Reclamantul a solicitat Comisiei Europene accesul public la e-mailuri specifice și la alte schimburi legate de politicile și legislația UE în domeniul mediului. Comisia a acordat acces la o parte din documentele pe care le-a identificat ca intrând în domeniul de aplicare al cererii. În sprijinul deciziei sale de a oculta anumite informații, aceasta a invocat diverse excepții în temeiul legislației UE privind accesul public la documente (Regulamentul 1049/2001), susținând că divulgarea ar putea submina viața privată, interesele comerciale și procesul decizional. În ceea ce privește e-mailurile solicitate, Comisia a declarat că acestea nu au fost înregistrate, deoarece nu le consideră ca intrând sub incidența criteriilor sale de înregistrare a documentelor din cauza conținutului lor și a caracterului lor de scurtă durată.

Ancheta Ombudsmanului a demonstrat că e-mailurile se referă la „politici, activități și decizii” pentru care este responsabilă Comisia și erau în mod clar „documente” în sensul Regulamentului 1049/2001. Ca atare, în timp ce ancheta era în curs de desfășurare, Ombudsmanul a îndemnat Comisia să evalueze dacă ar putea fi acordat accesul public. Comisia a înregistrat e-mailurile și a fost de acord să le examineze în vederea unei eventuale divulgări în temeiul Regulamentului 1049/2001.

Ombudsmanul a constatat că omisiunea inițială a Comisiei de a înregistra și de a include e-mailurile în domeniul de aplicare al cererii a constituit un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, întrucât Comisia a fost de acord să le examineze în contextul cererii, anchetele suplimentare nu au fost justificate. Având în vedere timpul considerabil de care a avut nevoie Comisia pentru a trata în mod corespunzător cererea reclamantului de acces public, Ombudsmanul a îndemnat Comisia să își finalizeze evaluarea fără întârziere.