Plângere: OI/1/2021/KR

Titlul cazului: Modul în care Comisia Europeană gestionează provocarea reprezentată de situațiile de tip „ușă turnantă” în care sunt implicați (foștii) membri ai personalului său.

Data: Miercuri, 15 decembrie 2021

Inspecție la distanță și reuniune

Prezent(ă)

Reprezentanți ai Comisiei:

Șef de unitate, DG HR

Șef de unitate adjunct, DG HR

Consilier juridic, DG HR

Responsabil de politici, Secretariatul General

Reprezentanții Ombudsmanului:

Dna Ángela Marcos Figueruelo, responsabilă cu anchetele

Dna Leticia Díez Sánchez, responsabilă cu anchetele

Dl Koen Roovers, responsabil cu anchetele

Dna Nina Klubert, stagiară pentru anchete

Introducere și informații procedurale

Reuniunea a început la ora 10:00 și s-a încheiat la ora 13:15.

Ombudsmanul European examinează modul în care Comisia a gestionat situațiile de tip „ușă turnantă” în care sunt implicați (foștii) membri ai personalului său. Reuniunea a fost organizată cu scopul de a clarifica întrebările care au apărut la examinarea celor 100 de decizii ale Comisiei privind situațiile de tip „ușă turnantă” în care sunt implicați (foști) membri ai personalului Comisiei. Comisia a adoptat aceste decizii în urma solicitărilor membrilor personalului care doresc:  a) să desfășoare o activitate profesională după părăsirea Comisiei [„decizii în temeiul articolului 16 ^[1]”]; și b) să desfășoare o activitate profesională în timpul concediului pentru interese personale [„deciziile în temeiul articolului 12b/40 ^[2]”]. Întrebările au fost trimise Comisiei înainte de reuniune, împreună cu cererea de reuniune, la 15 octombrie 2021. Având în vedere că întrebările din anexa II la cererea Ombudsmanului privind reuniunea de inspecție conțin date cu caracter personal, răspunsurile aferente ale Comisiei sunt incluse într-o anexă care trebuie tratată în mod confidențial în această etapă a anchetei.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a informat reprezentanții Comisiei că vor primi un proiect al raportului reuniunii de inspecție pentru a verifica exactitatea acestuia, înainte de a face publice orice părți ale raportului.

Documente inspectate 

La 25 iunie și 8 septembrie 2021, Comisia a comunicat toate documentele pe care le-a identificat ca intrând în domeniul de aplicare al cererii Ombudsmanului European de a inspecta:

• Deciziile Comisiei din 2019 și 2020 în temeiul articolului 16 pentru cadrele de conducere de nivel superior și mediu ale următoarelor direcții generale: AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, ECHO, ENER, GROW, HOME, MARE, RTD, SANTE și TRADE, precum și următoarele entități: Cabinete, Serviciul Juridic, Secretariatul General și Comitetul de control normativ;
• Deciziile Comisiei din 2019 și 2020 în temeiul articolului 12b/40 pentru cadrele de conducere de nivel superior și mediu ale următoarelor direcții generale: AGRI, CNECT, COMP, ECFIN, FISMA, RTD și TRADE, precum și următoarele entități: Cabinete, Serviciul Juridic și Comitetul de control normativ;
• Deciziile Comisiei în temeiul articolului 16 privind personalul DG FISMA și cele ale grupului intern de reflecție/centrului de consiliere EPSC/IDEA al Comisiei.
• Deciziile Comisiei din 2021 în temeiul articolului 16 privind doi foști directori generali adjuncți ai DG Concurență, plus o selecție de alte patru decizii din 2021 în temeiul articolului 16 privind cadrele de conducere de nivel superior alese de Comisie.

Comisia a solicitat un tratament confidențial al acestor documente.

Luate împreună, inspecția acestor decizii ale Comisiei referitoare la situațiile de tip „ușă turnantă” a inclus 100 de dosare, care conțineau:

• 80 Deciziile Comisiei în temeiul articolului 16 privind cererile de autorizare a unor noi activități profesionale ale foștilor membri ai personalului ^[3]. 79 de decizii au autorizat cererea, impunând uneori restricții. O decizie a fost negativă, ceea ce înseamnă că noua activitate profesională preconizată nu a fost autorizată.
• 20 Deciziile în temeiul articolului 12b/40 ale Comisiei privind cererile de autorizare a exercitării unor activități profesionale în timpul concediului pentru interese personale, referitoare la 10 membri ai personalului. Unele decizii au vizat cereri de reînnoire a unor activități aprobate anterior.

După reuniunea de inspecție din 20 decembrie 2021, Comisia a comunicat Ombudsmanului:

• un document de orientare internă din februarie 2021, pe care DG HR îl furnizează departamentelor relevante ale Comisiei, astfel încât acestea să poată evalua potențialele conflicte de interese dintre cererea unui fost membru al personalului ´ de a se angaja într-o activitate profesională după părăsirea Comisiei și sarcinile îndeplinite în ultimii trei ani de serviciu; precum și
• o scrisoare a directorului general al DG HR adresată altor departamente ale Comisiei, din 23 iulie 2021, care stabilește principiile și criteriile de evaluare a cererilor membrilor personalului de activități externe în timpul concediului pentru interese personale.

Discuție

În ceea ce privește deciziile privind activitățile postangajare ale foștilor membri ai personalului ^[4]:

1. Pe baza inspecției, se pare că opțiunea de a interzice un nou loc de muncă, astfel cum este inclusă în articolul 16 din Statutul funcționarilor de către legiuitor, este utilizată rar. Dintre deciziile adoptate de Comisie în temeiul articolului 16 în 2019, 2020 și 2021 (până în prezent), câte au inclus o interdicție (temporară) privind activitatea preconizată?

Comisia a afirmat că opțiunea de a interzice o activitate postangajare este utilizată numai în ultimă instanță în cazul în care riscul nu poate fi atenuat prin:

• restricționarea, și anume prin limitarea domeniului de aplicare al activității solicitate și prin interzicerea ca membrul personalului să se ocupe, de exemplu, de dosare specifice, proceduri legislative, granturi, cereri de propuneri, cazuri sau aspecte legate de activitatea desfășurată în ultimii 3 ani de serviciu, inclusiv cazuri conexe sau ulterioare și/sau proceduri judiciare; sau
• Răcire, adică prin impunerea unei perioade definite în care fostul membru al personalului este exclus de la a avea (anumite) contacte profesionale cu foști colegi sau de la reprezentarea părților adverse.

În perioada 2019-2021 au existat zece decizii de interzicere a unei activități. Comisia a adăugat că aceste cifre nu oferă neapărat o imagine exactă a situației, deoarece este posibil ca activitățile recente de sensibilizare să fi contribuit la o scădere a numărului de cereri de activități care ar trebui interzise.

În plus, Comisia a adăugat că DG HR se angajează în mod regulat într-un dialog cu (foștii) membri ai personalului pentru a oferi consiliere cu privire la activitatea postangajare preconizată. Uneori, o astfel de consiliere „preliminară” conduce la o retragere a ceea ce altfel ar fi fost o cerere problematică sau împiedică membrul personalului să introducă o astfel de cerere. Această posibilitate nu este reflectată în statistici.

Măsurile de sensibilizare cu privire la conflictele de interese includ furnizarea de cursuri de formare pentru membrii personalului. Această formare se desfășoară în prima zi de serviciu, în timpul perioadei de probă și în mod regulat în timpul serviciului. În plus, există o formare specifică axată pe activitățile post-servicii la sfârșitul perioadei de angajare. Pe platforma de învățare online a Comisiei se oferă o formare în materie de etică, iar mai multe direcții generale au, de asemenea, o formare suplimentară specială. Șefii de unitate beneficiază de formare suplimentară în materie de etică. Statisticile Comisiei arată că peste 3 000 de membri ai personalului beneficiază de formare în domeniul eticii în fiecare an. În plus, pe intranetul Comisiei sunt furnizate informații ample, inclusiv exemple cu privire la ceea ce constituie un conflict de interese. DG HR colaborează îndeaproape cu persoanele de contact în materie de etică din alte departamente ale Comisiei și oferă consiliere individuală membrilor personalului.

În cele din urmă, Comisia a explicat că marea majoritate a cererilor sunt formulate de agenți contractuali și de agenți temporari și/sau nu se referă la situații de conflict de interese.

2. Cum asigură Comisia coerența deciziilor pe care le ia în ceea ce privește noile locuri de muncă ale foștilor membri ai personalului care pot părea să prezinte riscuri comparabile de conflict de interese?

Astfel de riscuri ar putea include acțiuni anticipative ale unui membru al personalului înainte de a trece la un nou rol, care ar putea fi lipsit de imparțialitate; sau activități viitoare direct legate de activitatea persoanei în cursul ultimilor trei ani de serviciu în cadrul Comisiei.

Comisia a observat că există mai multe moduri în care Comisia asigură coerența unor astfel de decizii. În 2018, Comisia a făcut obiectul unei centralizări a tuturor proceselor legate de etică, ceea ce a făcut ca DG HR să fie responsabilă de furnizarea de avize cu privire la toate cererile în materie de etică, în special cu privire la declarațiile membrilor personalului în temeiul articolului 11a din Statutul funcționarilor ^[5]. În plus, Comitetul mixt ^[6] este întotdeauna consultat înainte de adoptarea unei decizii în temeiul articolului 16, în timp ce Serviciul juridic și Secretariatul General sunt consultate pentru a garanta că fiecare proiect de decizie este solid din punct de vedere juridic și coerent cu cazuri similare.

În plus, Comisia a instituit mai multe orientări interne, inclusiv, de exemplu, liste de verificare. Deși fiecare caz este evaluat pe baza propriilor merite, DG HR analizează, de asemenea, deciziile anterioare pentru a compara restricțiile care urmează să fie impuse într-un caz cu restricțiile impuse în decizii anterioare similare.

Riscurile specifice menționate în întrebare sunt luate foarte în serios de către Comisie. Articolul 11a din Statutul funcționarilor impune membrilor personalului să informeze imediat autoritatea împuternicită să facă numiri cu privire la astfel de situații. Comisia dispune de un flux de lucru specific pentru astfel de „declarații privind conflictele de interese”. Autoritatea împuternicită să facă numiri, care ia decizia finală, este direcția generală a fostului membru al personalului. DG HR este consultată înainte de luarea unei decizii finale, ceea ce asigură coerența.

Autoritatea împuternicită să facă numiri trebuie să ia toate măsurile corespunzătoare, inclusiv, de exemplu, eliberarea funcționarului de responsabilitatea în chestiunea în cauză. Unitățile responsabile iau adesea ele însele măsuri pentru a preveni un conflict de interese, chiar înainte de luarea unei decizii în conformitate cu articolul 11a din Statutul funcționarilor.

În urma revizuirii din 2018 a Deciziei ´ a Comisiei privind activitățile externe, formularul pentru declarațiile privind conflictele de interese în temeiul articolului 16 din Statutul funcționarilor a fost adaptat. Membrii personalului trebuie acum să confirme că respectă articolul 11a din Statutul funcționarilor.

3. Atunci când Direcția Generală (DG) la care a lucrat cel mai recent un fost membru al personalului este consultată de DG Resurse Umane (HR), în anexă sunt furnizate „orientări” care urmează să fie utilizate pentru evaluarea locului de muncă preconizat al fostului membru al personalului.

Vă rugăm să furnizați o copie a acestor orientări.

Comisia a fost de acord să furnizeze Ombudsmanului European o copie a acestor orientări.

Documentul de orientare a fost creat pentru a se conforma sugestiilor Ombudsmanului European din ancheta sa din 2019 cu privire la această chestiune ^[7].

Documentul de orientare cuprinde trei părți:

1. domeniul de aplicare și procedura,
2. opțiunile disponibile pentru atenuarea riscurilor de conflict de interese și
3. orientări privind evaluarea.

În plus, documentul de orientare include informații generale suplimentare, cum ar fi dispozițiile legale relevante.

Comisia a observat că documentul de orientare este utilizat în mod sistematic și a contribuit la evaluări mai fundamentate ale riscurilor de conflicte de interese furnizate de direcțiile generale ale foștilor membri ai personalului.

4. Cum asigură Comisia respectarea restricțiilor incluse în deciziile sale de atenuare a riscurilor de conflicte de interese legate de noile locuri de muncă ale foștilor membri ai personalului?

Există situații în care aceste riscuri au fost realizate și, în caz afirmativ, ce măsuri au fost luate?

Comisia a afirmat că foștii membri ai personalului trebuie să respecte obligațiile generale care decurg din Statutul funcționarilor și din deciziile autorității împuternicite să facă numiri care îi privesc în mod individual. Aceștia primesc o notificare cu privire la aceste obligații generale înainte de a părăsi serviciul.

Deciziile bazate pe articolul 16 din Statutul funcționarilor sunt comunicate departamentului competent al Comisiei din care fac parte foștii membri ai personalului, unde sunt diseminate pe baza principiului necesității de a cunoaște. Această măsură reprezintă un mijloc eficace de control, de exemplu, în cazul interzicerii contactelor profesionale sau a activităților de lobby pe lângă fosta DG sau instituție.

Comisia lucrează pe baza unei abordări bazate pe încredere: are încredere că foștii membri ai personalului își vor informa noul angajator cu privire la condițiile impuse în decizie și că vor consulta autoritatea împuternicită să facă numiri în caz de îndoieli.

Deși Comisia se așteaptă ca, atunci când este necesar, foștii săi membri ai personalului să își informeze în mod corespunzător noii angajatori sau clienți cu privire la restricțiile aplicabile activităților lor post-servicii, Comisia consideră că nu i se permite, din punct de vedere juridic, să intervină într-o relație bilaterală între foștii membri ai personalului și noul lor angajator. Prin urmare, Comisia nu solicită dovezi care să ateste că restricțiile impuse au fost comunicate noului angajator.

În ceea ce privește monitorizarea deciziilor în temeiul articolului 16, pe lângă mijloacele interne de control (a se vedea mai sus diseminarea internă a informațiilor privind restricțiile), Comisia se bazează, de asemenea, pe controlul extern efectuat de alte instituții, de public și de părți terțe. De exemplu, serviciile Comisiei urmăresc în mod activ informațiile disponibile publicului, cum ar fi relatările din mass-media. Controlul extern poate fi exercitat pe baza raportului privind activitățile profesionale ale înalților funcționari după încetarea raporturilor de muncă ^[8], care este publicat anual. În plus, controlul poate fi exercitat prin accesul public la cererile de documente sau prin intermediul întrebărilor adresate de Parlamentul European.

Ombudsmanul European a sugerat să se pună la dispoziție informațiile privind activitățile profesionale ale înalților funcționari după încetarea raporturilor de muncă într-un timp mai scurt, în loc de o dată pe an. Cu toate acestea, Comisia consideră că este obligată să respecte Statutul funcționarilor, care se referă la publicarea anuală a raportului, precum și Regulamentul privind protecția datelor ^[9].

Comisia consideră că aceste mijloace de control interne și externe, combinate cu efectul disuasiv al procedurilor disciplinare, sunt adecvate și proporționale cu riscurile identificate. 

Comisia nu poate exclude posibilitatea materializării riscurilor. Cu toate acestea, consideră că restricțiile pe care le impune atenuează în mod eficace riscurile. În opinia Comisiei, riscurile cele mai frecvente pot fi cele legate de o posibilă utilizare de către foști membri ai personalului a contactelor profesionale dezvoltate în cadrul unui serviciu activ în vederea obținerii unui acces privilegiat la serviciile Comisiei. Cu toate acestea, o interdicție temporară a contactelor profesionale, combinată cu informațiile privind interdicția respectivă furnizate serviciilor relevante pe baza principiului necesității de a cunoaște, atenuează în mod eficace riscurile respective.

În cazul în care Comisia ar lua cunoștință de materializarea unui risc de conflict de interese, serviciile sale ar solicita imediat contactul cu fostul agent. În plus, Oficiul de Investigații și Disciplină (IDOC) are competența de a investiga în continuare astfel de aspecte și de a impune măsuri disuasive, precum și sancțiuni membrilor (foștilor) membri ai personalului în cazul în care o decizie ar fi fost încălcată.

5. Acceptă Comisia că foștii membri ai personalului – cărora i-a interzis să lucreze la anumite cazuri sau aspecte legate direct de fostele lor roluri – ar putea totuși să își consilieze noii colegi cu privire la astfel de aspecte – de exemplu, în cadrul unei firme de avocatură?

În cazul în care Comisia recunoaște acest risc, ce face pentru a contracara acest risc prin monitorizare?

În ceea ce privește comportamentul foștilor angajați, Comisia este de părere că membrii personalului său respectă cele mai înalte standarde etice în timpul activității lor în serviciul Comisiei și că vor continua să adere la aceste standarde după încetarea activității.

Comisia a explicat că restricțiile pe care le poate impune pentru a atenua riscurile de conflicte de interese legate de activitățile postangajare ale foștilor membri ai personalului pot include, în domeniul lor de aplicare, furnizarea de consiliere colegilor (astfel cum reiese din formularea restricțiilor din deciziile comunicate Ombudsmanului European în contextul prezentei anchete). Este demn de reamintit faptul că următoarea condiție/remitere este impusă în general în acest tip de cazuri:  „în temeiul articolului 16 primul paragraf din Statut, obligația de a se comporta cu integritate și discreție în ceea ce privește acceptarea anumitor numiri sau beneficii din partea oricărui nou angajator sau a clienților săi. Obligația menționată mai sus include abținerea de a consilia sau de a lucra în numele oricărui client cu privire la anumite dosare sau aspecte (de exemplu: contracte, dosare de politică, granturi, cazuri, cereri, investigații, proceduri legislative în curs), la care un fost membru al personalului a participat personal și în mod substanțial și care ar implica utilizarea informațiilor primite în exercitarea atribuțiilor care nu au fost făcute publice.”

În cazul în care foștilor membri ai personalului nu li se permite să lucreze cu privire la anumite aspecte sau cazuri, consilierea altor persoane cu privire la astfel de aspecte se califică drept activitate cu privire la aceste aspecte și, prin urmare, constituie o încălcare a restricțiilor impuse. Prin urmare, Comisia nu acceptă ca foștii colegi să ofere consiliere cu privire la aspecte asupra cărora nu ar trebui să lucreze. În orice caz, atunci când un fost agent exercită o nouă activitate profesională într-un cabinet de avocatură, Comisia interzice în mod sistematic fostului funcționar să se ocupe de cazurile în care a lucrat la Comisie, în conformitate cu obligația de discreție și cu principiul general al confidențialității.

Comisia își asumă buna-credință (buna-credință) a foștilor săi membri ai personalului, care merge mână în mână cu îndeplinirea obligațiilor care îi revin în temeiul Statutului funcționarilor. Prin urmare, în cazul unei eventuale încălcări, sarcina probei revine Comisiei, iar nu fostului membru al personalului.

În ceea ce privește cererile de a desfășura o nouă activitate profesională în cadrul cabinetelor de avocatură, Comisia a remarcat că nu consideră că acest tip de activitate constituie activități de lobby (atât timp cât activitatea îndeplinește criteriile de excludere prevăzute în Acordul interinstituțional de instituire a registrului de transparență – anumite activități specifice desfășurate de unele cabinete de avocatură constituie activități de lobby). Nu toate cabinetele de avocatură sunt incluse în registrul de transparență ^[10]. În plus, avocații respectă normele deontologice (etice și profesionale) ale profesiei lor. Printre acestea se numără faptul că avocații nu ar trebui să încalce confidențialitatea informațiilor furnizate de foștii clienți și că nu ar trebui să utilizeze astfel de informații în avantajul unui client nou.

6. În cazul în care foștii membri ai personalului care participă la inițiativa „activ senior” a Comisiei ^[11] solicită, de asemenea, inițierea unei activități externe (remunerate), cum asigură Comisia compatibilitatea și absența oricărui potențial conflict de interese?

Inițiativa privind persoanele în vârstă active este o inițiativă relativ nouă. Acesta permite foștilor membri ai personalului de conducere să contribuie în continuare la activitatea Comisiei pe bază de voluntariat.

Atunci când un fost membru al personalului, care participă la inițiativă, solicită inițierea unei activități externe (remunerate), se vor efectua două evaluări separate și distincte. Unul referitor la riscurile de conflicte de interese cu activitățile foștilor membri ai personalului în cursul ultimilor trei ani de serviciu în cadrul Comisiei (în cazul în care evaluarea are loc în perioada de doi ani de la încetarea raporturilor de muncă) și unul referitor la riscurile de conflicte de interese în ceea ce privește participarea acestora la inițiativa privind persoanele în vârstă active.

În plus, contractele active pentru persoanele în vârstă includ o secțiune privind etica. Foștii membri ai personalului care participă la programul pentru persoanele în vârstă active trebuie să își declare toate activitățile externe în momentul recrutării și orice nouă activitate externă pe care o desfășoară în perioada în care participă la inițiativă. DG HR verifică aceste declarații și, în cazul în care ar exista un risc de conflict de interese, fostului membru al personalului nu i s-ar permite să participe la inițiativă.

7. Cum abordează Comisia orice risc de conflicte de interese între rolurile foștilor membri ai personalului în calitate de consilieri speciali ai Comisiei și activitățile lor postangajare?

Procedurile prevăzute la articolul 16 din Statutul funcționarilor și cele referitoare la consilierii speciali sunt independente și aplicate separat. În cazul în care, în primii doi ani de la încetarea raporturilor de muncă, un fost membru al personalului se angajează în calitate de consilier special și depune ulterior o cerere de exercitare a unei activități post-servicii, aceasta din urmă în temeiul articolului 16 din Statutul funcționarilor poate fi evaluată numai în raport cu ultimii trei ani de serviciu.

Cu toate acestea, există o procedură specifică ^[12] care garantează că nu există nicio incompatibilitate între o activitate externă avută în vedere și mandatul unui consilier special (numai pe durata mandatului).

DG HR este implicată în ambele evaluări.

Fiecare consilier special trebuie să semneze un document prin care declară că nu există niciun conflict de interese între atribuțiile sale de consilier al Comisiei Europene și celelalte activități ale sale. 

În plus, atunci când numește un consilier, fiecare membru al Comisiei trebuie să se asigure că nu există niciun conflict de interese între sarcinile viitoare ale consilierului său special și orice alte activități profesionale (remunerate sau nu) pe care le-ar putea desfășura.

Fiecare cerere de numire a unui consilier special trebuie să fie însoțită de documentația corespunzătoare.

Potențialii consilieri speciali trebuie (să completeze și) să semneze:

• o declarație pe propria răspundere (declarație pe propria răspundere) care să ateste că au luat cunoștință de articolele relevante din Statutul funcționarilor (articolele 11 și 11a) și că nu există niciun conflict de interese cu atribuțiile pe care urmează să le îndeplinească și
• o declarație de activitate, verificată de DG HR, care certifică faptul că aceasta nu poate stabili existența unui conflict de interese, înainte ca aceștia să își preia atribuțiile, pentru a se asigura că nu există niciun conflict de interese.

Pe baza acestor două declarații, membrul Comisiei responsabil trebuie să stabilească faptul că nu există niciun conflict de interese în ceea ce privește consilierii speciali pe care i-a ales și trebuie să confirme cererea de numire a acestora printr-o „declarație de asigurare”.

8. Atunci când un fost membru al personalului care a lucrat cel mai recent în cadrul DG este consultat cu privire la diferite cereri de autorizare a postului depuse de fostul membru al personalului, DG primește copii ale deciziilor Comisiei atunci când acestea sunt adoptate?

Dacă nu, de ce nu?

DG HR copiază în mod sistematic persoanele de contact în materie de etică din toate direcțiile generale din sistemul Comisiei de gestionare a documentelor ´s (ARES) atunci când trimite o decizie în temeiul articolului 16. Persoanele de contact pot apoi să comunice decizia, pe baza principiului necesității de a cunoaște, altor membri ai personalului.

În cazurile în care mai multe decizii sunt luate pe baza unei cereri depuse de un fost membru al personalului, deciziile sunt trimise pe măsură ce devin disponibile.

9. Comisia consultă Comitetul mixt al personalului și al reprezentanților instituționali cu privire la cererile de autorizare a activităților postangajare ale foștilor membri ai personalului. Comitetul mixt își poate emite avizul pe baza unei proceduri scrise sau pe baza unei discuții cu prezență fizică.

Care sunt criteriile pentru organizarea unei reuniuni cu prezență fizică?

Avizele Comitetului mixt privind proiectele de decizii ale autorității împuternicite să facă numiri referitoare la activitatea unui fost funcționar/agent în temeiul articolului 16 din Statutul funcționarilor se obțin prin procedură scrisă, în conformitate cu următoarele norme:

a) În cazurile în care autoritatea împuternicită să facă numiri nu intenționează să refuze autorizarea activității sau intenționează să supună o astfel de autorizare unor restricții, Comitetul mixt este informat printr-o procedură scrisă și emite un aviz "silențios"în termen de 5 zile calendaristice.

În cazul în care, în aceste cinci zile calendaristice, trei membri titulari sau supleanți ai Comitetului mixt declară că se opun utilizării procedurii scrise, cererea de aviz se înscrie automat pe ordinea de zi a următoarei reuniuni a Comitetului mixt;

b) În cazurile în care autoritatea împuternicită să facă numiri intenționează să refuze autorizarea activității, cererea de aviz se înscrie automat pe ordinea de zi a următoarei ședințe a Comitetului mixt.

Comitetul mixt urmărește să ajungă la un aviz comun prin consens sau prin vot majoritar. Avizele se adoptă cu majoritatea simplă (7+1) a membrilor, ținând seama de faptul că președintele Comitetului mixt nu are drept de vot. În caz de egalitate de voturi (7-7), avizul comitetului mixt este considerat divizat („avis partagé”).

O discuție cu prezență fizică are loc numai în cazul în care cel puțin trei membri și/sau membri supleanți ai Comitetului mixt se opun avizului asupra căruia s-a decis prin procedură scrisă în termen de cinci zile. În acest caz, cererea va fi adăugată pe ordinea de zi a următoarei reuniuni a comisiei, care va fi discutată personal. Comitetul mixt poartă discuții în persoană cu privire la toate proiectele de decizii care conțin interzicerea unei activități. Cu toate acestea, în cazul în care cvorumul nu este întrunit în cursul ședinței cu prezență fizică, nu se adoptă niciun aviz.

DG HR furnizează Comitetului toate informațiile necesare pentru a lua o decizie în deplină cunoștință de cauză. Organizarea comitetului mixt este stabilită chiar de comitet.

10. Informează Comisia Comitetul mixt cu privire la deciziile finale privind cererile de autorizare a locurilor de muncă preconizate ale foștilor membri ai personalului, odată ce acestea sunt adoptate?

Întrucât Comitetul mixt este consultat cu privire la deciziile în temeiul articolului 16 numai înainte de adoptarea acestora și nu are responsabilități în ceea ce privește punerea în aplicare a deciziilor în temeiul articolului 16, DG HR nu împărtășește deciziile finale cu Comitetul mixt. Statutul funcționarilor nu conține nici obligația de a informa comitetul mixt cu privire la deciziile finale. Cu toate acestea, pentru a-și da avizul, Comitetul este informat cu privire la decizia care urmează să fie adoptată. În principiu, decizia nu este modificată după ce Comitetul și-a dat avizul. Prin urmare, membrii Comitetului sunt deja la curent cu această decizie.

În ceea ce privește deciziile privind activitățile externe ale personalului aflat în concediu fără plată pentru interese personale [^13]:

11. Cum asigură Comisia coerența deciziilor pe care le ia în legătură cu activitățile externe ale membrilor personalului aflați în concediu fără plată din motive personale care pot părea să prezinte un risc comparabil de conflict de interese, de exemplu din cauza unui risc de prejudiciere a reputației Comisiei?

Comisia se angajează pe deplin să asigure integritatea practicii de autorizare a activităților externe ale membrilor personalului aflați în concediu fără plată din motive personale.

Există un flux de lucru specific pentru evaluarea cererilor pentru astfel de activități ^[14]:

i. Fiecare cerere este evaluată în mod independent de cei doi superiori direcți (sau de un superior, după caz), care își prezintă opinia motivată cu privire la absența sau existența unor riscuri potențiale.

ii. cererea este apoi evaluată de responsabilul central pentru etică din cadrul DG HR, care transmite avizul

iii. autoritatea împuternicită să facă numiri (AA)^[15], care adoptă aprobarea sau respingerea finală.

În cazul cererilor de reînnoire a unei autorizații, care trebuie depuse în fiecare an, pot fi impuse noi restricții în cazul în care Comisia ia cunoștință de riscurile care trebuie atenuate pentru a-și proteja interesele legitime.

DG HR, în calitate de autoritate împuternicită să facă numiri, a adoptat abordarea de a trata mai strict cazurile în care activitatea planificată urmează să se desfășoare în cadrul cabinetelor de avocatură, al cabinetelor de consultanță și al departamentelor de afaceri publice ale organizațiilor din același domeniu de expertiză ca cel în care lucrează membrul personalului în cadrul Comisiei sau în care Comisia acționează în calitate de autoritate de aplicare a legii sau de autoritate de reglementare în domeniu și, în special, în cazul în care membrii personalului urmează să își reprezinte noul angajator în fața Comisiei. Această abordare a fost împărtășită cu alte departamente ale Comisiei, invitându-le să adopte o abordare similară. Comisia a explicat că acordul DG HR este necesar pentru decizia finală a autorității împuternicite să facă numiri și, prin urmare, de facto, DG HR este în măsură să asigure o punere în aplicare corespunzătoare a acestei abordări.

12. Cum asigură Comisia respectarea restricțiilor incluse în deciziile sale care vizează atenuarea riscului de conflicte de interese legate de activitățile externe ale membrilor personalului aflați în concediu fără plată?

Comisia a afirmat că respectarea restricției este asigurată în același mod ca și în cazul activităților profesionale ulterioare prestării serviciului. Comisia a afirmat că membrii personalului, inclusiv cei aflați în concediu pentru interese personale, trebuie să respecte obligațiile care decurg din Statutul funcționarilor și din deciziile autorității împuternicite să facă numiri care îi privesc în mod individual. Comisia are încredere că membrii personalului autorizați să desfășoare o activitate externă în timpul concediului pentru interese personale își vor informa noii angajatori cu privire la restricțiile care le sunt impuse și că vor respecta restricțiile.

Comisia împărtășește în mod sistematic cu departamentele relevante restricțiile pe care le impune asupra activității externe a membrilor personalului în timpul concediului pentru interese personale pe baza principiului necesității de a cunoaște, de exemplu atunci când restricțiile includ interzicerea contactelor profesionale.

Pe lângă măsurile interne menționate mai sus, cum ar fi schimbul de informații privind restricțiile pe baza principiului necesității de a cunoaște în cadrul departamentelor de origine ale membrilor personalului, aceasta monitorizează îndeaproape informațiile disponibile publicului. În cazurile în care Comisia ia cunoștință de o potențială încălcare, o va urmări rapid împreună cu fostul membru al personalului în cauză. În plus, IDOC are competența de a efectua investigații suplimentare și de a lua măsuri, dacă este necesar. Comisia consideră că aceste mijloace de control interne și externe, combinate cu efectul disuasiv al procedurilor disciplinare, sunt adecvate și proporționale cu riscurile identificate.

13. DG HR solicită informații mai detaliate, pe lângă descrierea generală a activității prezentată de solicitant?

Acest lucru poate apărea, de exemplu, în cazul în care membrul personalului se mută la o firmă de avocatură sau de consultanță în cazul în care ar putea apărea întrebări cu privire la natura clienților și la cazurile pentru care membrul personalului intenționează să lucreze? Dacă da, puteți da câteva exemple?

DG HR efectuează o evaluare cuprinzătoare a situației, evaluând riscul de conflicte de interese legate de activitățile externe pe care un membru al personalului aflat în concediu fără plată pentru interese personale dorește să le întreprindă. În acest scop, se angajează într-un dialog cu membrii personalului. În urma sugestiilor tehnice făcute de Ombudsmanul European în decizia de închidere a anchetei strategice anterioare privind practica „ușilor turnante”, întrebările adresate supraveghetorului membrului personalului au fost revizuite pentru a-i solicita acestuia să detalieze în continuare un potențial conflict de interese.

DG HR solicită, de obicei, informații suplimentare de la membrul personalului, de la supraveghetorul acestuia sau de la alte persoane ori de câte ori este necesar. În plus, DG HR desfășoară propria investigație și se informează, de exemplu, cu privire la informațiile disponibile public cu privire la viitorul nou angajator. Toate informațiile luate în considerare de DG HR sunt furnizate autorității împuternicite să facă numiri înainte ca aceasta să ia decizia finală.

În ceea ce privește în mod specific cabinetele de avocatură, riscul unui conflict de interese depinde în mare măsură de faptul dacă membrul personalului se va alătura unei firme de avocatură care lucrează în același domeniu de expertiză sau într-un domeniu diferit. În primul caz, DG HR va solicita membrului personalului informații suplimentare cu privire la domeniile de activitate și la potențialii clienți pentru a evalua dacă există riscuri.

Există cazuri în care membrii personalului au lucrat în cabinete de avocatură în diferite domenii de drept în comparație cu cele în care au lucrat la Comisie, de exemplu, în domeniul legislației naționale din țara lor de origine. În astfel de cazuri, Comisia consideră că riscurile sunt semnificativ mai mici decât în cazurile în care membrii personalului ar lucra în același domeniu în care au lucrat la Comisie. În acest context, DG HR ia în considerare, de asemenea, situația personală a membrului personalului în cauză în evaluarea sa (de exemplu, dacă un membru al personalului trebuie să se întoarcă să lucreze în țara sa de origine din motive familiale).

Trecerea la serviciile de consultanță este considerată deosebit de problematică, deoarece reprezentarea unui interes privat în fața Comisiei, în special atunci când este legată de activitatea desfășurată în timp ce lucrează pentru Comisie, poate da naștere unor riscuri de conflicte de interese. Astfel de măsuri sunt, de obicei, permise numai cu restricții, cum ar fi interdicția de a lucra în cazurile care implică Comisia sau în ceea ce privește aspectele la care persoana a lucrat în timpul activității sale în cadrul Comisiei.

Acțiuni subsecvente

Reprezentanții Ombudsmanului și ai Comisiei au convenit să discute progresele înregistrate de Comisie în gestionarea situațiilor de tip „uși turnante”, de la ultima anchetă a Ombudsmanului din 2019 ^[16], în cadrul unei reuniuni din 20 ianuarie 2022.

Reprezentanții Comisiei au convenit să comunice Ombudsmanului European:

• Câteva detalii statistice suplimentare privind cazurile în care Comisia a impus o interdicție (temporară) asupra unei activități postangajare preconizate în perioada 2019-2021. Comisia va prezenta o defalcare pe an și pe agenți contractuali, agenți temporari și personal permanent;
• statistici privind numărul de cereri formulate în temeiul articolului 11a în perioada 2019-2021;

 

Bruxelles, 18/2/2022

 

Koen Roovers Angela Marcos Figueruelo

Ofițer de investigații Ofițer de investigații

Anexe:

· Anexă confidențială care conține răspunsurile la întrebările din anexa II la cererea de reuniune  

 

[1] Adoptat în temeiul articolului 16 din Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (CEEA) de stabilire a Statutului funcționarilor și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice (Statutul funcționarilor), disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Adoptat în temeiul articolului 12b40 din Statutul funcționarilor

[3] Unii foști funcționari au solicitat autorizarea mai multor activități.

[4] Este vorba despre decizii întemeiate pe articolul 16 din Statutul funcționarilor, a se vedea https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] Articolul 11a prevede că funcționarii Uniunii nu pot, „în exercitarea atribuțiilor lor [..], să se ocupe de o chestiune în care, în mod direct sau indirect, [au] vreun interes personal de natură să le afecteze independența și, în special, interesele familiale și financiare”.

[6] A se vedea anexa II la Statutul funcționarilor.

[7] A se vedea https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608

[8] A se vedea: https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-fost-senior-officials-annual-report_de.

[9] Articolul 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor și Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date, disponibile la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[10] A se vedea: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do.

[11] În cadrul inițiativei privind persoanele în vârstă active, foștii membri ai personalului pot participa în mod voluntar la misiuni sau activități neremunerate exercitate în cadrul Comisiei.

[12] A se vedea: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-rules-on-special-advisers_c2007_6655_en_0.pdf.

[13] Este vorba despre decizii întemeiate pe articolul 12b coroborat cu articolul 40 din Statutul funcționarilor, a se vedea https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[14] Cererile de concediu pentru interese personale (care sunt separate de cererea de exercitare a unei activități profesionale) sunt tratate de o altă autoritate împuternicită să facă numiri: comisarul pentru resurse umane pentru cererile depuse de membrii personalului de conducere; pentru ceilalți membri ai personalului, autoritatea împuternicită să facă numiri este directorul general relevant. Șefii de cabinet sunt autoritatea împuternicită să facă numiri pentru membrii personalului care lucrează într-un cabinet.

[15] În cazul personalului de conducere, autoritatea împuternicită să facă numiri este directorul general al HR. Pentru ceilalți membri ai personalului, autoritatea împuternicită să facă numiri este directorul general relevant. Șefii de cabinet sunt autoritatea împuternicită să facă numiri pentru membrii personalului care lucrează într-un cabinet.

[16] A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.