Agențiile UE joacă un rol central prin punerea în aplicare a politicilor UE și prin furnizarea de expertiză tehnică, științifică și juridică în sectoare-cheie. Orice percepție că funcționarii lor publici urmăresc interese private care intră în conflict cu îndatoririle lor poate submina încrederea publică în activitatea lor. Ombudsmanul European a subliniat în mod constant riscurile fenomenului „ușilor turnante” – în care personalul se mută în roluri externe, în special în sectorul privat. Chiar și un număr mic de cazuri importante pot provoca neliniște publică și daune reputaționale, astfel cum se reflectă în anchetele recente.

În același timp, administrația UE trebuie să atragă profesioniști calificați pentru a aborda priorități precum durabilitatea, digitalizarea și securitatea. Măsuri precum perioadele de reflecție și restricțiile la locul de muncă pot afecta flexibilitatea carierei, în special în domenii precum dreptul, finanțele sau tehnologia.

În acest context, această anchetă a examinat, din punct de vedere sistemic, modul în care agențiile UE tratează cazurile de tip „ușă turnantă”. Scopul a fost de a identifica bunele practici și posibilele deficiențe ale politicilor și practicilor în vigoare. În acest scop, Ombudsmanul a efectuat o analiză detaliată a politicilor instituite de 15 agenții ale UE și a inspectat 54 de dosare privind cazuri individuale tratate de nouă agenții ale UE. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit cu reprezentanți ai cinci agenții ale UE pentru a clarifica chestiunile nesoluționate.

Aproape toate agențiile UE care au prezentat Ombudsmanului documente au declarat că au adoptat abordarea Comisiei Europene în ceea ce privește punerea în aplicare a obligațiilor legale ale personalului care trece la roluri din sectorul privat, fie la plecare, fie în timpul concediului fără plată. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că unele agenții ale UE dispun de orientări mai detaliate și mai cuprinzătoare cu privire la punerea în aplicare a acestor obligații legale decât altele. Diferențele identificate de Ombudsman se referă la modul în care agențiile tratează notificările tardive sau incomplete ale activităților ulterioare prestării serviciilor, la modul în care agențiile evaluează astfel de notificări, la natura măsurilor de atenuare impuse, la transparența deciziilor privind activitățile ulterioare prestării serviciilor notificate și la modul în care sunt monitorizate orice obligații care decurg din acestea, precum și la modul în care agențiile își formează personalul cu privire la obligațiile lor în materie de etică.

În plus, Ombudsmanul a constatat că normele și politicile care reglementează activitățile ulterioare mandatului ale persoanelor care nu sunt membri ai personalului, și anume membrii consiliilor de administrație sau ai consiliilor de supraveghere ale agențiilor, diferă în mod semnificativ. Majoritatea membrilor consiliului de administrație al agențiilor sunt numiți de autoritățile naționale și reprezintă statele lor membre respective, ceea ce înseamnă că aceștia fac în continuare obiectul normelor naționale de etică, care variază de la un stat membru la altul. Pentru a aborda potențialele conflicte de interese și prejudiciile aduse reputației care decurg din mișcările de tip „ușă turnantă”, doar câteva dintre organele de conducere ale agențiilor UE examinate în cadrul prezentei anchete au adoptat politici care reglementează activitățile ulterioare mandatului ale membrilor (foștilor) membri ai Consiliului de administrație.

Pentru a ajuta agențiile UE să își consolideze în continuare normele privind mișcările de tip „ușă turnantă”, Ombudsmanul a stabilit o serie de orientări privind bunele practici:

• Un cadru solid de integritate începe cu prevenirea: dotarea personalului și a membrilor consiliului de administrație cu orientări clare, formare periodică și inițiative de sensibilizare continue pentru a asigura înțelegerea deplină a obligațiilor etice este esențială.
• Acest lucru este consolidat de proceduri standard de operare robuste pentru gestionarea situațiilor de tip „ușă turnantă”, care oferă o abordare clară, pas cu pas, a notificărilor, a evaluărilor și a conformității.
• Trebuie stabilite în prealabil criterii transparente pentru restricționarea rolurilor post-serviciu sau post-mandat, astfel încât persoanele să fie pe deplin conștiente de limitări înainte de a se alătura.
• Atunci când se semnalează o trecere la sectorul privat, agențiile ar trebui să acționeze rapid, efectuând evaluări aprofundate ale riscurilor, identificând potențialele conflicte de interese și luând măsuri de precauție imediate, cum ar fi revocarea drepturilor de acces sau realocarea responsabilităților, dacă este necesar.
• Procesul decizional ar trebui să fie echitabil, transparent și bine documentat, permițând persoanelor să prezinte observații cu privire la restricțiile propuse, asigurându-se, în același timp, că riscurile sunt gestionate în mod eficace prin măsuri proporționale, cum ar fi perioadele de existență a stării de incompatibilitate, interdicțiile de lobby sau, dacă este necesar, interdicțiile absolute.
• Deciziile motivate în timp util trebuie să prezinte în mod clar dreptul la o cale de atac.
• Dincolo de un proces decizional riguros, responsabilitatea depinde de o aplicare riguroasă. Aceasta include publicarea rezumatelor activităților autorizate, monitorizarea activă a respectării condițiilor impuse și respectarea obligațiilor de confidențialitate.
• În cazul în care sunt suspectate încălcări, agențiile trebuie să răspundă prompt - stabilind faptele și urmărind acțiuni disciplinare în cazuri grave - pentru a menține încrederea și a proteja integritatea instituțională.

Ombudsmanul concluzionează că agențiile UE pot învăța multe din practicile celeilalte părți. Ombudsmanul intenționează să aplice aceste orientări privind bunele practici în cazurile care i-ar putea fi aduse la cunoștință în viitor.

Cazul a vizat modul în care Agenția UE pentru Cooperare în Materie de Aplicare a Legii (Europol) a abordat mutarea a doi dintre foștii săi membri ai personalului la Thorn (o entitate privată care dezvoltă soluții software bazate pe IA pentru a detecta materialele online care conțin abuzuri sexuale asupra copiilor), în timp ce UE avea în vedere adoptarea de norme în această privință. Reclamantul și-a exprimat îngrijorarea cu privire la potențialele conflicte de interese legate de aceste măsuri.

Ombudsmanul a constatat că modul în care Europol a gestionat mutarea unui membru al personalului în sectorul privat a reprezentat un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, în cursul anchetei, Europol și-a exprimat disponibilitatea de a-și revizui procesele existente. Ombudsmanul a salutat acest lucru și a solicitat Europol să raporteze, în termen de șase luni, indicând modul în care revizuirea abordează deficiențele identificate în cadrul prezentei anchete.

Cauza privea mutarea unui fost vicepreședinte (fost vicepreședinte) al Băncii Europene de Investiții (BEI), care era și președinte al Fondului European de Investiții (FEI), pentru a deveni director general (CEO) al „băncii naționale de promovare” din Italia, statul său membru de origine.

Băncile naționale de promovare acționează ca intermediari financiari între Grupul BEI și proiectele la scară mică care beneficiază de investițiile Grupului BEI. Ca atare, reclamantul a fost preocupat de faptul că mutarea fostului vicepreședinte a generat riscuri de conflict de interese.

Ombudsmanul a investigat această chestiune și a constatat că, cu câteva săptămâni înainte ca fostul vicepreședinte să fie numit director general al băncii naționale de promovare, acesta a participat la aprobarea acordurilor de finanțare atât între BEI, cât și FEI și banca națională de promovare din Italia. Acest lucru s-a întâmplat în pofida faptului că coordonatorul funcției de conformitate din cadrul BEI a recomandat să se abțină de la orice afaceri cu banca națională de promovare în timp ce procedura sa de numire în cadrul băncii respective era în curs de desfășurare. Coordonatorul principal al funcției de conformitate a făcut referire la o decizie conexă a Comitetului de etică și conformitate (ECC) al BEI din 2018.

În acest context, Ombudsmanul a considerat că modul în care BEI a gestionat riscurile de conflicte de interese a fost inadecvat și a constituit un caz de administrare defectuoasă. Pentru a aborda acest aspect, Ombudsmanul propune ca BEI să consolideze rolul CEC în ceea ce privește activitățile preconizate ulterioare mandatului ale (foștilor) membri ai comitetului de conducere al BEI, inclusiv în cazul în care activitățile ulterioare mandatului se desfășoară cu o entitate definită ca având o capacitate de serviciu public. În mod specific, CEC ar trebui să fie în măsură să impună măsuri de atenuare a oricăror riscuri de conflicte de interese care sunt identificate. Ombudsmanul a propus, de asemenea, ca BEI să facă publice deciziile CCE la scurt timp după adoptarea acestora, pentru a îmbunătăți monitorizarea și asigurarea respectării condițiilor impuse de CCE cu privire la activitățile ulterioare mandatului foștilor membri ai comitetului de gestionare. Ombudsmanul este încrezător că, prin aceste îmbunătățiri, BEI poate evita apariția unor probleme similare în viitor.

Întrucât UE primește din ce în ce mai multe competențe în domenii precum apărarea și asistența medicală, încrederea publicului în administrație este esențială. Prin urmare, orice percepție potrivit căreia funcționarii publici urmăresc interese private care intră în conflict cu activitatea lor publică este extrem de dăunătoare. Ombudsmanul European a identificat de mult timp fenomenul „ușilor turnante” ca fiind unul care poate dăuna încrederii publice dacă nu este gestionat în mod adecvat. Chiar și un număr mic de mișcări de profil înalt pot genera neliniște publică semnificativă și pot provoca daune reputației. Această anchetă strategică a analizat 100 de dosare „uși turnante” ale Comisiei Europene pentru a identifica domeniile în care sunt necesare îmbunătățiri și pentru a orienta restul administrației UE în viitor.

Ancheta Ombudsmanului a constatat îmbunătățiri reale de la ultima examinare a problemei, inclusiv orientări cu privire la modul de efectuare a unor examinări mai riguroase ale fiecărei mișcări.

Acestea fiind spuse, în unele cazuri, Comisia a aprobat cererile foștilor membri ai personalului de conducere de a începe activități, în pofida rezervelor cu privire la măsura în care condițiile impuse acțiunilor ar atenua riscurile potențiale (cum ar fi conflictele de interese și accesul la cunoștințe sau la contacte în cadrul administrației). Ombudsmanul consideră că astfel de măsuri ar trebui autorizate numai în cazul în care activitatea poate fi supusă unor restricții care să atenueze în mod adecvat riscurile și care să poată fi monitorizate și puse în aplicare în mod credibil.

În cazul în care astfel de restricții și măsuri de asigurare a respectării legislației nu sunt posibile, Comisia ar trebui să interzică temporar foștilor membri ai personalului accesul la locurile de muncă avute în vedere. Nerealizarea acestui lucru riscă să subestimeze efectele corozive de-a lungul timpului ale faptului că astfel de funcționari își aduc cunoștințele și rețelele în domenii conexe din sectorul privat, precum și prejudiciile conexe aduse reputației UE.

Atunci când aprobă o activitate cu măsuri de atenuare, Comisia ar trebui să analizeze întreaga gamă de măsuri disponibile. De exemplu, Comisia ar putea condiționa aprobarea unui nou loc de muncă de obținerea de către membrul personalului a unui angajament din partea noului angajator ca restricțiile impuse de Comisie să fie făcute publice pe site-ul noului angajator. Ca o condiție minimă, Comisia ar trebui să solicite (fostului) membru al personalului să prezinte dovezi că restricțiile impuse au fost comunicate noului angajator.

Dificultățile întâmpinate de Comisie în monitorizarea conformității au determinat Ombudsmanul să își reitereze sugestia ca Comisia să facă publice în timp util informații cu privire la toate activitățile post-servicii ale foștilor membri ai personalului de conducere pe care le evaluează. Acest lucru ar îmbunătăți controlul public al acestor decizii, care este esențial în scopuri de monitorizare.

Ombudsmanul European a identificat de mult timp fenomenul „ușilor turnante”, prin care funcționarii publici se mută în sectorul privat, ca fiind un fenomen care poate afecta încrederea publică dacă nu este gestionat în mod corespunzător.

Această anchetă din proprie inițiativă a urmărit să analizeze modul în care Banca Centrală Europeană (BCE) tratează mișcările de tip „ușă turnantă” ale membrilor personalului său.

Având în vedere rolul BCE în asigurarea stabilității prețurilor și în supravegherea instituțiilor financiare și de credit, orice mutare a (foștilor) membri ai personalului BCE către instituții financiare sau de credit private, în special cele care se află sub supravegherea BCE, poate genera conflicte de interese și riscuri reputaționale și poate provoca neliniște publică.

Ancheta Ombudsmanului a evaluat un caz specific, care a suscitat preocupări din partea publicului, și a examinat, de asemenea, 26 de cazuri de solicitări din partea membrilor personalului de a desfășura activități profesionale, fie în timpul concediului fără plată, fie după încheierea activității la BCE. În toate dosarele analizate, cu excepția unuia, membrii personalului BCE s-au mutat în sectorul privat, inclusiv în entități și bănci aflate sub supravegherea BCE.

Ombudsmanul a concluzionat că BCE ar trebui să aplice o abordare mai solidă în ceea ce privește mișcările de tip „ușă turnantă” ale personalului său (fost) de nivel mediu și superior în ceea ce privește locurile de muncă din sectorul privat, în special în sectorul financiar.

Pentru a remedia deficiențele apărute în fiecare caz în parte și, în general, în ceea ce privește modul în care BCE abordează această provocare, Ombudsmanul a prezentat o serie de sugestii cu privire la modul în care BCE își poate consolida normele, inclusiv în contextul revizuirii în curs a cadrului etic al BCE.

Mai precis, BCE ar trebui să extindă domeniul de aplicare al personalului care face obiectul unor cerințe mai stricte de notificare și/sau de incompatibilitate sau să opteze pentru o cerință minimă generală pentru întregul personal, similară dispozițiilor Statutului funcționarilor UE referitoare la activitățile profesionale post-servicii.

De asemenea, BCE ar trebui să prelungească, de la șase luni la un an, interdicția impusă foștilor membri de rang înalt ai personalului BCE de a face lobby pe lângă foștii lor colegi.

BCE ar trebui să își îmbunătățească în continuare monitorizarea respectării de către (foștii) membri ai personalului a obligațiilor și condițiilor etice impuse de BCE, de exemplu prin publicarea condițiilor de autorizare a activităților postangajare ale foștilor membri ai personalului de conducere, astfel încât presupusele încălcări să poată fi semnalate.

În plus, Ombudsmanul a sugerat că, în cazul în care BCE consideră că o cerere din partea unui membru al personalului de a începe o activitate profesională în timpul concediului fără plată prezintă riscuri care nu pot fi atenuate în mod adecvat prin restricții sau atunci când restricțiile nu pot fi monitorizate sau aplicate în mod eficace, aceasta nu ar trebui să autorizeze o astfel de cerere.

 

Cauza privea decizia Băncii Europene de Investiții de a aproba o cerere formulată de un fost vicepreședinte și membru al comitetului său de conducere (CM) (denumit în continuare „fostul vicepreședinte”) de a deveni membru neexecutiv al consiliului de administrație al unei societăți spaniole de utilități energetice, care a primit împrumuturi de la BEI.

Reclamanții, doi deputați în Parlamentul European, și-au exprimat îngrijorarea cu privire la faptul că măsura a generat riscul unor conflicte de interese. BEI a susținut că fostul vicepreședinte nu a fost implicat în negocierea și punerea în aplicare a acordurilor de finanțare dintre BEI și societate.

Ombudsmanul a constatat că, prin aprobarea mutării, BEI nu a gestionat în mod corespunzător riscul de conflicte de interese pe care l-a generat, fără îndoială, cererea fostului vicepreședinte. Cu toate acestea, având în vedere că, între timp, BEI a adus îmbunătățiri normelor de etică relevante pentru a aborda aceste aspecte, Ombudsmanul a stabilit că nu au fost justificate alte anchete.

Cu toate acestea, Ombudsmanul a făcut sugestii de îmbunătățire în vederea consolidării modului în care BEI evaluează mișcările de tip „ușă turnantă” ale membrilor CM către sectorul privat și a modului în care asigură conformitatea în cazul în care Comitetul său de etică și conformitate autorizează o mișcare, dar aplică condiții persoanei și activităților acesteia.