Stimată doamnă X,

Vă transmit în anexă decizia mea de mai sus.

Pe baza anchetei mele din proprie inițiativă, am decis să închid cazul cu următoarele concluzii:

Agențiile UE ar trebui să adopte o procedură solidă de evaluare a notificărilor (foștilor) membri ai personalului de conducere pentru a prelua roluri din sectorul privat strâns legate de atribuțiile lor anterioare.

Agențiile UE care nu dispun de o politică internă de prevenire a conflictelor de interese ale membrilor Consiliului de administrație (care nu sunt membri ai personalului) ar trebui să își încurajeze organele de conducere să adopte o astfel de politică.

Pentru a ajuta agențiile UE să își îmbunătățească practicile în ceea ce privește mișcările de tip „uși turnante”, Ombudsmanul a adoptat „Orientările privind bunele practici pentru gestionarea situațiilor de tip „uși turnante” anexate.

Intenționez să aplic orientările privind bunele practici în cazurile care îmi vor fi aduse la cunoștință în viitor. Orientările sunt anexate la prezenta scrisoare.

Vă atragem atenția asupra faptului că, în decizie, am făcut referire la exemple a ceea ce consider a fi o bună practică administrativă, inclusiv din partea agenției dumneavoastră. În cazul în care doriți să formulați obiecții cu privire la includerea acestor referințe în versiunea publicată a deciziei, vă rugăm să informați biroul meu înainte de 22 aprilie 2026, ora 10:00 (data publicării).

În plus, anexez versiunea finală a raportului reuniunii de inspecție, care va fi făcută publică împreună cu decizia. Aș dori să le mulțumesc membrilor personalului dumneavoastră implicați pentru buna lor cooperare.

Cu stimă,

Teresa Anjinho

Ombudsmanul European

Strasbourg, 20.4.2026

Anexă – Orientări privind bunele practici pentru gestionarea situațiilor de tip „uși turnante”

1. Prevenire

să dispună de o procedură standard de evaluare a situațiilor de tip „uși turnante”, care să includă un ghid pas cu pas clar pentru agenție, personalul acesteia și membrii consiliului de administrație în ceea ce privește notificările, evaluarea, măsurile de atenuare, transparența și conformitatea.

Punerea la dispoziția personalului și a membrilor consiliului de administrație a unor materiale cuprinzătoare de formare și orientare și desfășurarea periodică a unor campanii de sensibilizare și a unor inițiative de comunicare pentru a promova respectarea normelor de etică aplicabile.

Stabilirea unor criterii clare pentru (i) interzicerea mutărilor post-serviciu sau post-mandat sau (ii) formularea de recomandări în cazurile care implică anumiți membri cu fracțiune de normă ai consiliului numiți de autoritățile naționale, asigurându-se că personalul potențial sau membrii consiliului înțeleg aceste restricții înainte de a se alătura agenției.

Odată ce a luat cunoștință de intenția unui membru al personalului sau al consiliului de administrație de a ocupa un nou loc de muncă, evaluează cu promptitudine dacă să revoce drepturile de acces sau, în cazul membrilor personalului, să îi recupereze de la sarcini specifice.

Să solicite membrilor personalului care intenționează să ocupe o nouă poziție să își informeze echipele de etică și/sau de conformitate, ceea ce poate contribui la evaluarea riscurilor potențiale și la consilierea cu privire la etapele următoare, inclusiv informarea superiorului ierarhic ierarhic.

2. Notificare

Pentru (foștii) membri ai personalului:

În cazul notificărilor tardive, instruiți (fostul) membru al personalului să aștepte aprobarea oficială înainte de a începe noua activitate (dacă este încă posibil) și reamintiți-i în mod explicit obligațiile care îi revin de a asigura respectarea în viitor a termenelor de notificare.

În cazul notificărilor incomplete sau neclare, solicitați prompt informațiile lipsă și suspendați termenul de 30 de zile lucrătoare pentru luarea unei decizii până la finalizarea notificării sau începeți termenul numai după ce au fost furnizate toate informațiile necesare.

Pentru (foștii) membri ai consiliului de administrație:

Să solicite (foștilor) membri ai consiliului de administrație să notifice activitățile ulterioare mandatului timp de doi ani de la încheierea mandatului lor și înainte de începerea activităților ulterioare mandatului preconizate, prin analogie cu normele aplicabile membrilor personalului.

3. Evaluare

Să se asigure că (foștii) membri ai personalului sau ai consiliului de administrație au posibilitatea de a formula observații cu privire la proiectele de decizii sau de recomandări care propun restricții sau interdicții.

Să adopte cu promptitudine o decizie motivată, care să informeze (foștii) membri ai personalului și ai consiliului de administrație cu privire la dreptul lor de a contesta decizia.

Documentați evaluarea notificărilor și procesele decizionale aferente pentru a vă asigura că sunt captate toate informațiile relevante și că este posibilă o supraveghere eficace.

Pentru (foștii) membri ai personalului:

Consultați superiorul ierarhic (fostul) membru al personalului într-un stadiu incipient.

Să consulte în mod consecvent comitetele mixte cu privire la activitățile post-servicii preconizate ale (foștilor) membri ai personalului în sectorul privat sau cu privire la alte posturi care pot genera riscuri.

Solicitați ca (foștii) membri ai personalului să prezinte o descriere oficială a noului lor rol sau a anunțului de post vacant aferent (dacă este disponibil) împreună cu notificarea lor.

Pentru (foștii) membri ai consiliului de administrație:

În absența unor mecanisme de asigurare a respectării legii obligatorii din punct de vedere juridic, să evalueze activitățile ulterioare mandatului în ceea ce privește orice conflict care ar putea apărea în legătură cu interesele legitime ale agenției și, după caz, să formuleze recomandări corespunzătoare adresate autorității naționale competente relevante. Acest lucru ar trebui să se întâmple cât mai curând posibil și, în mod ideal, înainte ca (fostul) membru al consiliului de administrație să înceapă activitatea notificată.

Pentru a asigura adoptarea în timp util a recomandărilor, să pună în aplicare proceduri de aprobare scrisă pentru organul de conducere relevant, evitând astfel eventualele întârzieri cauzate de reuniunile ocazionale cu prezență fizică.

4. Măsuri de atenuare

Explorați întreaga gamă de măsuri disponibile atunci când evaluați activitățile ulterioare serviciului sau post-mandat, cum ar fi perioadele de existență a stării de incompatibilitate, interdicțiile privind contactele și/sau activitățile de lobby și posibilele interdicții privind anumite roluri din sectorul privat.

În cazul în care riscurile nu pot fi atenuate suficient, interzice (temporar) persoanei în cauză să desfășoare astfel de activități. În cazul unui (fost) membru al consiliului de administrație care reprezintă o autoritate națională, această constatare poate lua forma unei recomandări adresate autorității lor naționale.

Pentru (foștii) membri ai personalului:

În cazul în care restricțiile interzic tratarea anumitor aspecte, facilitarea conformității prin compilarea și partajarea unei liste a acestor aspecte cu (fostul) membru al personalului în cauză.

5. Transparență

Să publice pe site-ul agenției, la scurt timp după adoptarea deciziilor sau recomandărilor relevante, informații privind activitățile post-servicii autorizate ale foștilor membri ai personalului de conducere și activitățile post-mandat ale foștilor membri ai consiliului de administrație.

Pentru (foștii) membri ai personalului:

Împărtășiți deciziile condiționate direct cu noul angajator al (fostului) membru al personalului.

Să aplice o definiție suficient de largă a personalului de conducere atunci când pune în aplicare dispoziția de la articolul 16 din Statutul funcționarilor UE, pentru a include toate rolurile-cheie de conducere din cadrul agenției.

Furnizați detalii privind restricțiile aplicabile foștilor membri ai personalului personalului relevant pe baza principiului necesității de a cunoaște.

Pentru (foștii) membri ai consiliului de administrație:

Să facă schimb de recomandări cu autoritatea națională relevantă și cu organele de conducere ale agenției cu privire la activitățile (foștilor) membri ai consiliului de administrație desfășurate după încheierea mandatului, care implică restricții sau interdicții.

6. Conformitate și monitorizare

Monitorizarea respectării oricăror măsuri de atenuare aplicate, precum și a obligației de confidențialitate.

În cazul unei presupuse încălcări a conformității, să stabilească cu promptitudine faptele, să evalueze gravitatea neconformității și, în cele mai grave cazuri, să inițieze acțiuni subsecvente (disciplinare).

Pentru membrii personalului aflați în concediu fără plată:

Punerea în aplicare a unui sistem automat de alertă pentru a notifica atât membrii personalului în cauză, cât și echipa responsabilă cu privire la viitoarele termene de reînnoire pentru activitățile externe autorizate.