Stimate domnule X,

Vă transmitem în anexă decizia mea de mai sus.

Pe baza anchetei mele din proprie inițiativă, am decis să închid cazul cu următoarele concluzii:

Agențiile UE ar trebui să adopte o procedură solidă de evaluare a notificărilor primite de la (foștii) membri ai personalului de conducere în vederea asumării unor roluri din sectorul privat strâns legate de fostele lor atribuții.

Agențiile UE care nu dispun de o politică internă de prevenire a conflictelor de interese ale membrilor consiliului de administrație (care nu sunt membri ai personalului) ar trebui să își încurajeze organele de conducere să adopte o astfel de politică.

Pentru a ajuta agențiile UE să își îmbunătățească practicile în ceea ce privește mișcările de tip „ușă turnantă”, Ombudsmanul a adoptat „Orientările de bună practică pentru gestionarea situațiilor de tip „ușă turnantă” anexate.

Intenționez să aplic orientările privind bunele practici în cazurile care îmi vor fi aduse la cunoștință în viitor. Veți găsi orientările anexate la prezenta scrisoare.

Cu stimă,

Teresa Anjinho Ombudsmanul
European

Strasbourg, 20.4.2026

Anexă – Orientări privind bunele practici pentru gestionarea situațiilor de tip „ușă turnantă”

1. Prevenirea

• Să dispună de o procedură standard de evaluare a situațiilor de tip „ușă turnantă”, care să includă un ghid pas cu pas clar pentru agenție, personalul acesteia și membrii consiliului de administrație în ceea ce privește notificările, evaluarea, măsurile de atenuare, transparența și conformitatea.
• Să pună la dispoziția personalului și a membrilor consiliului de administrație materiale cuprinzătoare de formare și orientare și să desfășoare periodic campanii de sensibilizare și inițiative de comunicare pentru a promova aderarea la normele de etică aplicabile.
• Stabilirea unor criterii clare pentru (i) interzicerea mutărilor ulterioare mandatului sau (ii) formularea de recomandări în cazurile care implică anumiți membri cu fracțiune de normă ai consiliului numiți de autoritățile naționale, asigurându-se că potențialii membri ai personalului sau ai consiliului înțeleg aceste restricții înainte de a se alătura agenției.
• După ce a luat cunoștință de intenția unui membru al personalului sau al consiliului de administrație de a ocupa un nou loc de muncă, să evalueze cu promptitudine dacă să revoce drepturile de acces sau, în cazul membrilor personalului, să îi recuze de la sarcini specifice.
• Solicitarea ca membrii personalului care intenționează să ocupe o nouă poziție să își informeze echipele de etică și/sau de conformitate, ceea ce poate contribui la evaluarea riscurilor potențiale și la consilierea cu privire la etapele următoare, inclusiv informarea superiorului ierarhic direct.

2. Notificare

Pentru (foștii) membri ai personalului:

• În cazul notificărilor tardive, însărcinați-l pe (fostul) membru al personalului să aștepte aprobarea oficială înainte de a începe noua activitate (dacă este încă posibil) și reamintiți-i în mod explicit obligațiile sale de a asigura respectarea în viitor a termenelor de notificare.
• În cazul notificărilor incomplete sau neclare, solicitați cu promptitudine informațiile lipsă și suspendați termenul de 30 de zile lucrătoare pentru luarea unei decizii până la finalizarea notificării sau începeți termenul numai după ce au fost furnizate toate informațiile necesare.

Pentru (foștii) membri ai consiliului:

• Să solicite (foștilor) membri ai consiliului de administrație să notifice activitățile ulterioare mandatului timp de doi ani de la încheierea mandatului lor și înainte de începerea activităților preconizate ulterioare mandatului, prin analogie cu normele aplicabile membrilor personalului.

3. Evaluare

• Să se asigure că (foștilor) membri ai personalului sau ai consiliului de administrație li se oferă posibilitatea de a prezenta observații cu privire la proiectele de decizii sau de recomandări care propun restricții sau interdicții.
• Adoptarea promptă a unei decizii motivate, care să informeze (foștii) membri ai personalului și ai consiliului de administrație cu privire la dreptul lor de a contesta decizia.
• Documentarea evaluării notificărilor și a proceselor decizionale aferente pentru a se asigura că sunt colectate toate informațiile relevante și că este posibilă o supraveghere eficace.

Pentru (foștii) membri ai personalului:

• Consultați superiorul ierarhic direct al (fostului) membru al personalului într-un stadiu incipient.
• să consulte în mod consecvent comitetele mixte cu privire la activitățile post-servicii preconizate ale membrilor personalului (foștilor membri ai personalului) în sectorul privat sau cu privire la alte posturi care pot genera riscuri.
• Să solicite ca (foștii) membri ai personalului să prezinte o descriere oficială a noului lor rol sau a anunțului de post vacant aferent (dacă este disponibil) împreună cu notificarea lor.

Pentru (foștii) membri ai consiliului:

• În absența unor mecanisme obligatorii din punct de vedere juridic de asigurare a respectării legislației, să evalueze activitățile ulterioare mandatului în ceea ce privește orice conflict care ar putea apărea în legătură cu interesele legitime ale agenției și, după caz, să formuleze recomandări corespunzătoare adresate autorității naționale competente relevante. Acest lucru ar trebui să se întâmple cât mai curând posibil și, în mod ideal, înainte ca (fostul) membru al consiliului să înceapă activitatea notificată.
• Pentru a asigura adoptarea în timp util a recomandărilor, să pună în aplicare proceduri de aprobare scrisă pentru organul de conducere relevant, evitând astfel eventualele întârzieri cauzate de reuniunile ocazionale cu prezență fizică.

4. Măsuri de atenuare

• Explorați întreaga gamă de măsuri disponibile atunci când evaluați activitățile ulterioare serviciului sau mandatului, cum ar fi perioadele de reflecție, interdicțiile privind contactele și/sau activitățile de lobby și posibilele interdicții privind anumite roluri din sectorul privat.
• În cazul în care riscurile nu pot fi atenuate suficient, se interzice (temporar) persoanei în cauză să desfășoare astfel de activități. În cazul unui (fost) membru al consiliului care reprezintă o autoritate națională, această constatare poate lua forma unei recomandări adresate autorității sale naționale.

Pentru (foștii) membri ai personalului:

• În cazul în care restricțiile interzic tratarea anumitor aspecte, facilitează conformitatea prin compilarea și partajarea unei liste a acestor aspecte cu (fostul) membru al personalului în cauză.

5. Transparență

• Să publice informații privind activitățile post-servicii autorizate ale foștilor membri ai personalului de conducere și activitățile post-mandat ale foștilor membri ai consiliului de administrație pe site-ul agenției, la scurt timp după adoptarea deciziilor sau recomandărilor relevante.

Pentru (foștii) membri ai personalului:

• Împărtășiți deciziile condiționate direct cu noul angajator al (fostului) membru al personalului.
• Aplicarea unei definiții suficient de largi a personalului de conducere atunci când se pune în aplicare dispoziția de la articolul 16 din Statutul funcționarilor UE, pentru a include toate rolurile-cheie de conducere din cadrul agenției.
• Furnizați detalii privind restricțiile aplicabile foștilor membri ai personalului în cazul personalului relevant, pe baza principiului necesității de a cunoaște.

Pentru (foștii) membri ai consiliului:

• Împărtășirea recomandărilor privind activitățile ulterioare mandatului ale membrilor (foștilor) consiliilor de administrație care implică restricții sau interdicții cu autoritatea națională relevantă și cu organele de conducere ale agenției.

6. Conformitate și monitorizare

• Monitorizarea respectării oricăror măsuri de atenuare aplicate, precum și a obligației de confidențialitate.
• În cazul unei presupuse încălcări a conformității, să stabilească cu promptitudine faptele, să evalueze gravitatea neconformității și, în cazurile cele mai grave, să inițieze acțiuni subsecvente (disciplinare).

Pentru membrii personalului aflați în concediu fără plată:

• Punerea în aplicare a unui sistem automat de alertă pentru a notifica atât membrii personalului în cauză, cât și echipa responsabilă cu privire la viitoarele termene de reînnoire pentru activitățile externe autorizate.