Contextul

1. Această plângere se referea la o cerere de acces la documente referitoare la certificarea de către AESA a întreprinderilor de întreținere a aeronavelor cu sediul în afara UE. Normele detaliate privind certificarea acestor organizații și a personalului acestora sunt stabilite în Regulamentul (CE) nr. 2042/2003 al Comisiei [1]. Articolul 4 din regulament („Autorizările întreprinderilor cu atribuții de întreținere”– MOA) prevede că întreprinderile implicate în întreținerea aeronavelor de transport de mari dimensiuni sau comerciale trebuie să fie autorizate în conformitate cu dispozițiile anexei II „partea 145”. Printre cerințele pe care trebuie să le îndeplinească o întreprindere pentru a se califica pentru autorizare sau pentru ca autorizarea respectivă să fie prelungită se numără regula 145.A.30 care se referă la „cerințele privind personalul”.

2. La fiecare 24 de luni, auditorii AESA întocmesc un „Raport privind recomandarea de aprobare a părții 145 a AESA (formularul 6 partea 4 al AESA)”, cu constatări și recomandări relevante privind aprobarea AESA.

3. Reclamantul a fost interesat de rapoartele în care s-a constatat nerespectarea de către organizațiile străine de întreținere a „cerințelor privind personalul”. La 19 decembrie 2013, acesta a solicitat AESA accesul public la:

„[a] udits și rezoluția din partea 145 pentru stațiile de reparații străine certificate de AESA și nu de o altă autoritate competentă, în cazul în care s-a constatat o neconformitate în ceea ce privește AMC [mijloace acceptabile de conformitate] 145.A.30(e) Cerințe privind personalul (7) referitoare în mod specific la [materialul de orientare] MG 145.A.30(e) și, în special, secțiunile

1. „Competențe de comunicare și alfabetizare adecvate”

2. „Capacitatea de a înțelege comenzile de lucru, fișele de lucru și de a consulta și
utiliza datele de întreținere aplicabile”

3. „Capacitatea de a înregistra și de a semna în mod corespunzător pentru activitatea desfășurată”[cererea reclamantului nu a specificat o perioadă de timp].

4. AESA a refuzat accesul la documente pe baza excepțiilor privind protecția obiectivelor activităților de inspecție, de anchetă și de audit [articolul 4 alineatul (2) a treia liniuță din Regulamentul nr. 1049/2001] și protecția intereselor comerciale [articolul 4 alineatul (2) prima liniuță].

5. Ca răspuns la argumentul reclamantului potrivit căruia există un interes public superior ca cetățenii UE să poată monitoriza modul în care AESA certifică stațiile de reparații aeronautice, AESA a declarat că legiuitorul a încredințat în mod specific AESA misiunea de a promova cele mai înalte standarde de siguranță. În această calitate, AESA ține deja seama pe deplin de interesul public de a se asigura că cetățenilor li se acordă niveluri ridicate și uniforme de siguranță. Divulgarea documentelor în cauză ar pune în pericol climatul de încredere între entitățile implicate direct sau indirect în audituri și așteptările acestora ca informațiile sensibile din punct de vedere comercial sau din punctul de vedere al siguranței să nu fie divulgate.

6. La 7 februarie 2014, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele afirmații și revendicări:

Afirmație:

AESA a refuzat în mod eronat accesul la documentele solicitate de reclamant în cererea sa din 19 decembrie 2013.

Revendicarea:

AESA ar trebui să acorde acces la documentele solicitate

7. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit avizul AESA cu privire la plângere și, ulterior, observațiile succinte ale reclamantului ca răspuns la avizul AESA. Serviciile sale au efectuat, de asemenea, o inspecție a dosarului AESA. La 5 mai 2015, Ombudsmanul a prezentat AESA o propunere de soluție [2].

Refuzul pretins nejustificat de a acorda acces la rapoartele de audit

Propunerea de soluție a Ombudsmanului

8. Atunci când și-a prezentat propunerea de soluție, Ombudsmanul a luat în considerare argumentele și avizele prezentate de părți.

9. Ombudsmanul a considerat că AESA ar trebui, în principiu, să acorde acces la versiunile ocultate ale rapoartelor de recomandare de aprobare, în același mod în care a procedat ca răspuns la proiectul de recomandare al Ombudsmanului în cazul similar 1174/2011/MMN.

10. Cu toate acestea, în cazul de față, cererea de acces a reclamantului a fost extrem de largă și deschisă, deoarece i) nu a vizat întreprinderi de întreținere identificate în mod specific și ii) nu a fost, în plus, limitată în timp și, prin urmare, ar putea acoperi aproximativ 6000 de rapoarte pe o perioadă de zece ani, începând din 2004. Ombudsmanul a subliniat că articolul 6 alineatele (2) și (3) din Regulamentul 1049/2001 prevede situația în care - precum în cazul de față - o instituție se confruntă cu o cerere de acces care nu este suficient de specifică și/sau acoperă un număr foarte mare de documente, caz în care instituția poate cere solicitantului să clarifice cererea și „să se consulte informal cu solicitantul, în vederea găsirii unei soluții echitabile”.

11. În avizul său adresat Ombudsmanului, AESA a subliniat că a întâmpinat dificultăți practice în identificarea documentelor solicitate, deoarece nu există copii electronice semnificative ale acestor rapoarte. În absența unei baze de date electronice, Ombudsmanul a împărtășit poziția AESA potrivit căreia identificarea tuturor documentelor solicitate ar reprezenta o sarcină excesivă pentru administrația AESA.

12. Cu toate acestea, inspecția Ombudsmanului a arătat că AESA a identificat cel puțin unele rapoarte de recomandare de aprobare din anii 2005-2014 privind întreprinderile de întreținere pentru care AESA suspendase sau revocase certificatul și care conțineau trimiteri la punctul 145.A.30 litera (e) din AMC și GM. Pe această bază, Ombudsmanul a făcut următoarea propunere de soluție:

„Ținând seama de constatările de mai sus, Ombudsmanul propune ca, în conformitate cu articolul 6 alineatele (2) și (3) din Regulamentul 1049/2001, AESA să se consulte cu reclamantul pentru a găsi o soluție echitabilă la cererea acestuia de acces. O soluție echitabilă ar putea fi acordarea accesului parțial la unele rapoarte privind recomandările de aprobare ale întreprinderilor străine de întreținere a aeronavelor în care s-a constatat nerespectarea punctului 145.A.30 litera (e) din AMC și GM”.

13. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că este foarte neobișnuit, pentru o activitate atât de importantă legată de siguranța aeriană, cum ar fi supravegherea continuă a întreprinderilor de întreținere a aeronavelor, să nu existe o bază de date electronică și ca documentele relevante să fie păstrate numai în arhive pe suport de hârtie și în copii în format pdf. Prin urmare, ea a făcut următoarea observație suplimentară:

„În contextul programului său de transparență, AESA ar trebui să acorde o atenție deosebită rapoartelor de recomandare de aprobare din partea 145 a AESA (formularul AESA 6 partea 4) și să analizeze dacă rapoartele respective ar trebui introduse într-o bază de date electronică cu funcție de căutare.

Ca o chestiune de bună practică în general, AESA ar trebui să colaboreze întotdeauna cu solicitantul, încă de la început, în cazul în care o cerere de acces la documente formulată în temeiul Regulamentului 1049/2001 este neclară sau imprecisă sau în cazul în care cererea vizează un document foarte lung sau un număr foarte mare de documente. Un astfel de angajament, astfel cum se prevede la articolul 6 din Regulamentul 1049/2001, poate fi atât în beneficiul AESA, cât și al solicitantului”.

14. În avizul său din 15 iulie 2015, AESA a informat Ombudsmanul că s-a convenit asupra unei soluții împreună cu reclamantul. Mai precis, s-a convenit cu reclamantul că AESA va evalua perioada de trei ani care precedă cererea sa din 19 decembrie 2013 în vederea identificării și acordării accesului parțial la documentele care conțin constatări privind punctul 145.A.30 litera (e) din Regulamentul 2042/2003. AESA a indicat că va oculta numele persoanelor și organizațiilor, precum și referințele care permit identificarea acestora. Într-o scrisoare ulterioară din 16 octombrie 2015, AESA a informat Ombudsmanul că, în urma acestui exercițiu, a oferit acces parțial reclamantului și a publicat extrase din constatările relevante.

15. În ceea ce privește observația suplimentară a Ombudsmanului, AESA a declarat că se are deja în vedere utilizarea unei baze de date electronice cu funcție de căutare și că, în prezent, caută furnizori adecvați. Ca răspuns la a doua parte a observației suplimentare, AESA a declarat că va pune un accent și mai mare pe discutarea cererii cu solicitanții atunci când va fi necesar.

16. În observațiile sale, reclamanta a mulțumit Ombudsmanului pentru eforturile depuse.

Evaluarea Ombudsmanului după propunerea de soluție

17. Ombudsmanul ia act de faptul că AESA a acceptat propunerea sa de soluție și a colaborat cu reclamantul pentru a conveni asupra unei soluții echitabile.

18. Ombudsmanul salută, de asemenea, reacția AESA la observația sa ulterioară.

Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

AESA a acceptat propunerea de soluție a Ombudsmanului.

Reclamantul și AESA vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 19.10.2015

[1] Regulamentul (CE) nr. 2042/2003 al Comisiei din 20 noiembrie 2003 privind menținerea navigabilității aeronavelor și a produselor, reperelor și dispozitivelor aeronautice și autorizarea întreprinderilor și a personalului cu atribuții în domeniu (JO 2003, L 315, p. 1, Ediție specială, 07/vol. 7, p. 112), modificat de mai multe ori. Versiunea consolidată este disponibilă la adresa http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:2003R2042:20120801:RO:PDF

[2] Pentru informații suplimentare privind contextul plângerii, argumentele părților și ancheta Ombudsmanului, vă rugăm să consultați textul integral al propunerii de soluție a Ombudsmanului, disponibil la adresa:

http://www.ombudsman.europa.eu/cases/correspondence.faces/en/60984/html.bookmark