Contextul plângerii

1. Reclamantul, o firmă de pictură, a participat la o procedură de ofertare lansată de Consiliul Uniunii Europene, care a acționat în calitate de autoritate contractantă. Cererea de propuneri, care a fost publicată în Suplimentul la Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, a vizat finalizarea lucrărilor de amenajare interioară (pictură, pardoseală și tapet) care urmau să fie efectuate în diferite clădiri ale Consiliului din Bruxelles.

2. Prin scrisoarea din 19 octombrie 2007, Secretariatul General al Consiliului l-a informat pe reclamant că și-a păstrat candidatura și că i se vor trimite documentele de licitație în săptămânile următoare.

3. Prin scrisoarea din 17 martie 2008, Secretariatul General a transmis tuturor candidaților selectați documentele de licitație în limba franceză. Punctul 14 din documentele de licitație, care se referea la „criteriile de atribuire”, prevedea că oferta va fi atribuită ofertantului care a făcut cea mai ieftină ofertă dintre ofertele eligibile, astfel cum se subliniază în anexa 3. Termenul limită pentru depunerea ofertelor a fost 28 aprilie 2008.

4. La 7 și 8 aprilie 2008, Secretariatul General a organizat vizite în clădirile sale pentru candidații selectați. Participarea la vizită a fost opțională. Reclamantul a vizitat clădirile la 7 aprilie 2008. La 10 aprilie 2008, Secretariatul General a trimis tuturor candidaților o scrisoare însoțită de un rezumat de 5 pagini al întrebărilor și al răspunsurilor date în timpul vizitelor.

5. La 23 aprilie 2008, reclamantul și-a prezentat oferta. În scrisoarea care însoțește oferta, reclamantul a enumerat 15 puncte referitoare la anumite aspecte ale documentației de licitație și a furnizat explicații cu privire la oferta sa. În special, aceasta și-a exprimat regretul cu privire la faptul că, deși întrebările pe care le-a adresat cu ocazia vizitei din 7 aprilie 2008 au primit un răspuns în limba neerlandeză, documentele cererii de ofertă nu erau disponibile în această limbă. Reclamantul a susținut că specificațiile tehnice sunt foarte scurte și nu prevăd criteriile minime de calitate pentru materialele care urmează să fie utilizate. Aceasta a atras atenția asupra faptului că prețurile sale au fost calculate pe baza costului materialelor de înaltă calitate și că, în cazul în care autoritatea contractantă ar fi dispusă să accepte materiale de o calitate mai scăzută, acest lucru ar putea avea o influență pozitivă asupra prețului pe care l-ar putea oferi.

6. Comitetul de evaluare a evaluat ofertele la 15 mai și 12 iunie 2008. Oferta reclamantului s-a clasat pe locul al patrulea din cele cinci oferte prezentate. O altă societate („firma A”) a fost selectată ca ofertant câștigător.

7. La 17 iunie 2008, reclamantul a trimis o scrisoare Secretariatului General, solicitându-i să adopte o poziție cu privire la observațiile formulate în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008.

8. Prin scrisoarea din 20 iunie 2008, Secretariatul General a informat reclamantul că oferta sa nu a fost reținută deoarece nu era cea mai ieftină. În continuare, aceasta a arătat că comitetul de evaluare a luat în considerare observațiile formulate de reclamant în oferta sa și în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008.

9. Prin scrisoarea din 4 iulie 2008, reclamantul a informat Secretariatul General că nu este întru totul de acord cu decizia luată, deoarece motivele pe care se bazează aceasta nu au fost explicate în mod corespunzător. Reclamantul și-a exprimat regretul că, în ciuda solicitării sale din timpul vizitei din 7 aprilie 2008 de a i se trimite o versiune în limba neerlandeză a documentelor de licitație, o astfel de versiune nu i-a fost pusă la dispoziție. În continuare, aceasta a susținut că deținerea unei astfel de versiuni lingvistice ar fi putut avea o influență pozitivă asupra ofertei sale de preț. În continuare, Comisia a adresat Secretariatului General următoarele treisprezece întrebări: "1) Care firmă a depus cea mai ieftină ofertă? 2) Licitația a fost atribuită firmei respective? 3) Care a fost prețul total pe an oferit de această firmă? 4) Care sunt prețurile totale pe capitol oferite de această firmă? 5) În ce procent suntem mai scumpi decât cea mai ieftină ofertă? 6) Cea mai ieftină firmă a lucrat deja direct pentru Consiliu înainte de iunie 2008? 7) Cea mai ieftină întreprindere a lucrat deja indirect pentru Consiliu înainte de iunie 2008 (în regim de subcontractare)? 8) Ne puteți furniza detalii cu privire la toți ofertanții care respectă anonimatul acestora? 9) Cum ați constatat că ofertantul cel mai ieftin nu prevedea o suprapunere a lucrărilor care urmau să fie efectuate, astfel cum se prevede în capitolele I și II? 10) Cum ați controlat - conform PC 124 - salariile solicitate în capitolul II? 11) În ce mod ați luat în considerare comentariile mele - care fac parte integrantă din oferta noastră? 12) Cum ați analizat propunerea mea privind reducerea calității și a prețurilor? 13) De ce nu am primit o copie a eventualelor întrebări pe care le-ați adresat concurenților noștri ca urmare a observațiilor noastre?

10. Prin scrisoarea din 8 iulie 2008, Secretariatul General a răspuns reclamantului. Aceasta a amintit că, potrivit punctului 14 din caietul de sarcini, oferta urma să fie atribuită ofertantului care prezenta oferta eligibilă cea mai ieftină. Secretariatul General a informat reclamantul că oferta a fost atribuită firmei A. Secretariatul General a inclus în răspunsul său un tabel în care a comparat oferta de preț a reclamantului (1 652 338 EUR) cu oferta ofertantului câștigător (1 097 920,90 EUR). Aceasta a afirmat că ceea ce s-a luat în considerare a fost „valoarea totală a ofertei”, astfel cum se menționează în anexa 3 la documentele de licitație („Prețuri și alte condiții financiare”). Aceasta a subliniat că, în cazul reclamantului, această sumă (1 603 293 EUR) diferă ușor de oferta de preț a reclamantului. Secretariatul General a reamintit, de asemenea, că, întrucât oferta a fost atribuită pe baza celui mai mic preț, a fost luat în considerare numai prețul și nu au fost luate în considerare alte elemente, cum ar fi calitatea. Acesta a afirmat, de asemenea, că Consiliul nu a trebuit să adreseze întrebări suplimentare cu privire la niciuna dintre observațiile reclamantului sau ale celorlalți ofertanți și a adăugat că niciuna dintre aceste observații nu a indicat neconformitatea ofertelor. Secretariatul General a subliniat că nu poate furniza informații suplimentare cu privire la conținutul ofertelor concurenților reclamantului (de exemplu, în ceea ce privește prețul pe capitol), deoarece ofertele sunt confidențiale și trebuie asigurată concurența loială între ofertanți. De asemenea, aceasta a informat reclamantul că contractul va fi semnat cu ofertantul câștigător după expirarea unui termen de 14 zile calendaristice de la notificarea deciziilor de atribuire și de respingere. În ceea ce privește documentele de licitație, Secretariatul General a susținut că nu a primit niciodată o cerere explicită din partea reclamantului de a le pune la dispoziție în limba neerlandeză.

11. Procedura de licitație s-a încheiat la 5 august 2008. La 15 octombrie 2008, reclamantul a trimis o nouă scrisoare Secretariatului General, susținând că acesta din urmă nu a răspuns la întrebările 6 și 7 cuprinse în scrisoarea reclamantului din 4 iulie 2008 și că întrebările 8, 9, 10, 11, 12 și 13 nu au primit un răspuns suficient. Reclamantul a adăugat, de asemenea, următoarele întrebări suplimentare: "1) Observăm că prețul oferit de firma A este anormal de scăzut în comparație cu oferta noastră. Cum a luat Consiliul în considerare articolul 110 alineatul (4) din KB [1] din 1.8.1996 (BS 26.1.1996)? Acest KB permite o abatere de numai 15 % de la media ofertanților. 2) Pe baza celor de mai sus, observăm că firma A a prezentat prețuri unitare anormal de scăzute. Firmei A i s-a permis să revizuiască aceste prețuri unitare? Această revizuire a avut un impact asupra clasamentului ofertei sale? 3) Ce vrei să spui cu "cea mai mică ofertă regulată"? În ce mod ați investigat relația dintre calitate și salariile minime? … Facem trimitere la scrisoarea noastră din 23 aprilie 2008, …, în care am stabilit în mod clar că anumite indicații de finisare și criterii calitative lipseau din documentele dumneavoastră de licitație. Veți înțelege că există o legătură directă între procentul de finalizare a lucrărilor necesare și prețurile unitare oferite. Ce procent de finalizare a oferit firma A în oferta sa? Împotriva căror prețuri unitare? După cum am menționat în mod clar în scrisoarea noastră din 23 aprilie 2008, prețurile noastre unitare ar putea fi influențate pozitiv (preț mai mic) dacă ați fi inclus un criteriu minim de calitate în documentele de licitație. 4) În ce mod veți controla dacă întreprinderea A va îndeplini toate specificațiile tehnice ale ofertei, precum și toate obligațiile legale (a se vedea PC124), astfel cum ați afirmat în scrisoarea dumneavoastră? 5) [Apelul] se referă numai la lucrările de finisare sau se preconizează că trebuie vopsite clădiri întregi, deoarece, în opinia noastră, prețurile firmei A sunt anormal de scăzute? … 6) Puteți să ne trimiteți o prezentare generală a tuturor ofertanților și a ofertelor lor de preț? 7) În ce mod ați făcut o evaluare a cantităților menționate în tabelul dumneavoastră recapitulativ? … 8) De ce au fost impuse denumiri de produse și/sau mărci pentru lucrările de acoperire a pereților și podelelor? Acest lucru este în contradicție cu lucrările de pictură. … A fost luată în considerare o ofertă pentru un produs similar?„Reclamantul a contestat, de asemenea, declarația Secretariatului General potrivit căreia nu a solicitat o versiune în limba neerlandeză a documentelor de licitație. Aceasta a subliniat că domnul T., acționând în numele reclamantului, a formulat în mod explicit această cerere în cursul vizitei din 7 aprilie 2008, în prezența concurenților.

12. La 5 noiembrie 2008, Secretariatul General a răspuns reclamantului, făcând trimitere la corespondența anterioară și subliniind că legislația belgiană privind achizițiile publice nu era aplicabilă în cazul de față, care urma să fie evaluată exclusiv pe baza Regulamentului financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene [2] (denumit în continuare "Regulamentul financiar") și a dispozițiilor de punere în aplicare a Regulamentului financiar [3] (denumite în continuare "dispozițiile de punere în aplicare"). Aceasta a concluzionat că nu poate furniza informații suplimentare.

Obiectul anchetei

13. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a subliniat că, atunci când și-a prezentat oferta la 23 aprilie 2008, a făcut unele observații tehnice și administrative privind (i) specificațiile tehnice neclare cu privire la criteriile exacte ale Consiliului în ceea ce privește calitatea necesară pentru lucrările de pictură; (ii) faptul că prețurile sale unitare ar putea fi mai mici dacă criteriile de calitate ar fi clarificate; (iii) obligația de a plăti salariile minime; și (iv) obligația de a furniza produse de la anumiți producători (covor, vinil).

14. Reclamantul a subliniat că motivul plângerii sale a fost faptul că Consiliul a negat că i s-a solicitat o versiune în limba neerlandeză a documentelor de licitație. Aceasta a adăugat că, potrivit informațiilor de care dispunea, se părea că ofertantul câștigător lucrase pentru Consiliu de mai mult de zece ani și avea cunoștințe prealabile cu privire la ofertă, și anume că cantitățile care urmau să fie livrate erau mai mici decât ceea ce era efectiv necesar.

15. În plângerea sa, reclamantul s-a referit, printre altele, la interzicerea discriminării, prevăzută la articolul 5 alineatul (3) din Codul european al bunei conduite administrative, la principiul obiectivității (articolul 9 din cod) și la dreptul la bună administrare (articolul 41 din Carta drepturilor fundamentale a omului)[4].

16. Reclamantul a afirmat că plângerea sa se referea la următoarele presupuse „încălcări”: (i) „confuzie” și „negarea certitudinii lingvistice”[5]; (ii) lipsa unui răspuns sau un răspuns incomplet la întrebări; (iii) investigarea incompletă a ofertelor de preț; și (iv) cunoștințe prealabile din partea ofertantului câștigător. În ceea ce privește punctul (ii), reclamantul a susținut că Consiliul nu a răspuns sau nu a răspuns complet la întrebările privind, în special, (1) „limba neerlandeză a cererii de propuneri”; (2) "cel mai ieftin istoric"[sic] al firmei A; (3) "detaliile privind conformitatea"; (4) observațiile menționate în oferta de preț a reclamantului; și (5) întrebările care ar fi putut fi adresate altor ofertanți. Reclamantul a menționat că a presupus că anumite informații îi sunt ascunse.

17. În scrisoarea sa prin care solicita Consiliului un aviz cu privire la plângere, Ombudsmanul a interpretat observațiile reclamantului în sensul că acesta dorea să afirme că Consiliul:

1) nu a pus la dispoziție documentele de licitație în limba neerlandeză, în ciuda solicitării reclamantului în acest sens;

2) nu a răspuns la întrebările reclamantului;

3) a examinat incomplet ofertele de preț; și

4) a atribuit oferta unei societăți care avea anumite cunoștințe despre ofertă pe care alte societăți nu le dețineau.

Ancheta

18. Plângerea a fost transmisă Consiliului în vederea emiterii unui aviz. Consiliul și-a trimis avizul la 22 septembrie 2009, care a fost apoi transmis reclamantului. Reclamantul și-a transmis observațiile la 30 octombrie 2009.

19. La 21 aprilie 2010, Ombudsmanul a decis că este necesar să efectueze o inspecție a dosarului Consiliului. Inspecția a fost efectuată de serviciile Ombudsmanului la 16 iunie 2010. La 28 iunie 2010, Ombudsmanul a transmis reclamantului o copie a raportului de inspecție, cu invitația de a prezenta observații. Reclamantul a prezentat observații la 30 iunie 2010.

20. În observațiile sale cu privire la avizul Consiliului, reclamantul a afirmat că, în cazul în care s-ar constata un caz de administrare defectuoasă, ar dori să primească o compensație adecvată în valoare de 10 % din oferta sa. Având în vedere concluziile sale cu privire la plângerea inițială (a se vedea punctele 28, 37-42, 52 și 57 de mai jos), Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să se dea curs acestei noi cereri de anchetă.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa nepunere la dispoziție a documentelor de licitație în limba neerlandeză

Argumente prezentate Ombudsmanului

21. Reclamantul a susținut că Consiliul nu a pus la dispoziție documentele de licitație în limba neerlandeză, în pofida solicitării sale în acest sens.

22. În avizul său, Consiliul a susținut că afirmația reclamantului nu corespunde realității, deoarece nu există niciun document la dosarul său care să demonstreze că Secretariatul General a primit o astfel de cerere. Consiliul a susținut că, în niciun moment înainte de depunerea ofertei sale la 23 aprilie 2008, reclamantul nu a adresat întrebări în limba neerlandeză și nici nu a reacționat la faptul că documentele de licitație erau în limba franceză. Între 10 aprilie 2008 (data transmiterii către ofertanți a raportului privind vizita din 7 și 8 aprilie 2008) și 28 aprilie 2008 (termenul de depunere a ofertelor), niciun candidat nu a solicitat traducerea documentelor de licitație într-o altă limbă. Consiliul a subliniat că reclamantul este o societate care își desfășoară activitatea în Valonia, Franța și Luxemburg și, prin urmare, era obișnuită să lucreze în două limbi și era perfect capabilă să înțeleagă documentația pe care Secretariatul General a trimis-o tuturor candidaților. Acest lucru a fost confirmat, de asemenea, de aspectele detaliate pe care reclamantul le-a menționat în scrisoarea care însoțește oferta sa și de faptul că oferta sa de preț a fost prezentată în limba franceză. Reclamantul și-a exprimat regretul că nu a primit documentele de licitație în limba neerlandeză numai atunci când și-a depus oferta. Chiar dacă această declarație ar trebui considerată o cerere implicită de traducere a documentelor de licitație în limba neerlandeză, quod non, și în pofida faptului că, în temeiul articolului 141 alineatul (1) din Normele de aplicare, Secretariatul General nu era obligat să răspundă la cererile de documente formulate cu mai puțin de cinci zile lucrătoare înainte de expirarea termenului de depunere a ofertelor, orice astfel de cerere ar fi fost inutilă, întrucât reclamantul tocmai își depusese oferta pe baza versiunii în limba franceză a documentelor de licitație, pe care le primise, le înțelesese și le analizase. Consiliul a concluzionat că nu a comis nicio neregulă, nici prin trimiterea documentelor de licitație în limba franceză, nici în ceea ce privește „securitatea lingvistică”.

23. În observațiile sale, reclamantul a afirmat că Consiliul a refuzat în mod eronat să accepte cererea implicită de traducere a documentelor de licitație în limba neerlandeză, pe care a prezentat-o în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008. Aceasta a subliniat că această cerere a fost depusă la timp, și anume cu cinci zile înainte de expirarea termenului de depunere a ofertelor. Reclamantul și-a menținut, de asemenea, argumentul potrivit căruia a solicitat o versiune în limba neerlandeză a documentelor de licitație în cursul vizitei din 7 aprilie 2008. Aceasta a clarificat faptul că această cerere a fost adresată unui funcționar al Consiliului a cărui limbă maternă este neerlandeza, care a răspuns că documentul va fi furnizat reclamantului. Reclamantul a susținut că raportul privind vizita a fost, prin urmare, incomplet. Reclamantul a respins ca irelevant argumentul Consiliului potrivit căruia reclamantul stăpânea limba franceză și își desfășura activitatea în teritorii de limbă franceză și, prin urmare, putea înțelege documentele de licitație. Reclamantul a susținut că prima limbă oficială din Belgia, țara gazdă a Consiliului, este neerlandeza. Aceasta a subliniat, de asemenea, că punctul IV.3.6 din cererea de propuneri prevede că limba neerlandeză ar putea fi utilizată în procedura de licitație. În opinia reclamantului, ofertanții erau, prin urmare, îndreptățiți să se aștepte ca documentele de licitație să fie puse la dispoziție într-o altă limbă decât limba franceză.

24. Reclamantul a concluzionat că, având în vedere că a depus o cerere pentru o versiune în limba neerlandeză a documentelor de licitație în cursul vizitei din 7 aprilie 2008 și că și-a reiterat cererea în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008, articolul 41 alineatul (4) din Carta drepturilor fundamentale privind „securitatea lingvistică” a fost încălcat.

Evaluarea Ombudsmanului

25. Ombudsmanul ia act de argumentul reclamantului potrivit căruia acesta a depus două cereri pentru o versiune olandeză a documentelor de licitație, și anume (i) prima dată în timpul vizitei din 7 aprilie 2008 și (ii) a doua oară în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008. În ceea ce privește cererea pretins formulată în cursul vizitei din 7 aprilie 2008, Ombudsmanul constată că reclamantul nu a prezentat niciun document care să dovedească afirmația sa. Este adevărat că reclamantul a susținut că cererea sa a fost formulată oral. Cu toate acestea, o astfel de cerere nu este menționată în raportul privind vizita din 7 aprilie 2008, care a fost transmis reclamantului. În cazul în care o astfel de cerere a fost formulată și acceptată în cursul vizitei respective, se pune întrebarea de ce reclamantul nu s-a adresat în scris Consiliului pentru a-i atrage atenția asupra faptului că raportul menționat era incomplet. Cu toate acestea, se pare că nu s-a luat nicio astfel de măsură.

26. În ceea ce privește cererea pretins formulată în scrisoarea din 23 aprilie 2008, Ombudsmanul observă că, în această scrisoare, reclamantul s-a limitat să își exprime regretul cu privire la faptul că documentele de licitație nu erau disponibile în limba neerlandeză. Ombudsmanul este de părere că această scrisoare nu ar putea fi înțeleasă, astfel cum susține reclamantul, ca o cerere implicită pentru o versiune olandeză a documentului de licitație, în special având în vedere faptul că scrisoarea din 23 aprilie 2008 a fost însăși scrisoarea prin care reclamantul și-a prezentat oferta. Ombudsmanul consideră că acest fapt arată că reclamantul nu pare să fi întâmpinat nicio problemă în depunerea ofertei sale pe baza documentelor de licitație în limba franceză. El observă, de asemenea, că, atunci când reclamantul și-a prezentat oferta prin scrisoarea din 23 aprilie 2008, acesta a mulțumit Consiliului pentru că a răspuns la întrebările sale în limba olandeză în timpul vizitei din 7 aprilie 2008. Având în vedere aceste circumstanțe, reclamantul ar fi trebuit să facă o cerere explicită dacă ar fi dorit totuși să primească documentele de licitație în limba neerlandeză. Cu toate acestea, în scrisoarea reclamantului din 23 aprilie 2008 nu s-a formulat nicio astfel de cerere explicită.

27. Reclamantul s-a referit la dreptul la bună administrare, în special la articolul 41 alineatul (4) din Carta drepturilor fundamentale, care, potrivit reclamantului, garantează „securitatea lingvistică”. Ombudsmanul ar dori să sublinieze că acest articol prevede că „[o]rice persoană se poate adresa în scris instituțiilor Uniunii într-una dintre limbile tratatelor și trebuie să primească un răspuns în aceeași limbă”. Acest articol abordează astfel problema limbii care trebuie utilizată atunci când se răspunde la corespondența cetățenilor. Prin urmare, ar fi relevant în contextul actual numai dacă Consiliul nu ar fi răspuns reclamantului în aceeași limbă utilizată de acesta din urmă în corespondența sa cu Consiliul. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de faptul că, la 20 iunie, 8 iulie și 5 noiembrie 2008, Consiliul a răspuns în limba neerlandeză la scrisorile reclamantului redactate în limba neerlandeză.

28. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a concluzionat că nu a existat o administrare defectuoasă din partea Consiliului cu privire la acest aspect al cazului.

B. Presupusa lipsă de răspuns la întrebări

Argumente prezentate Ombudsmanului

29. Reclamantul a susținut că Consiliul nu a răspuns la întrebările sale. Acesta a susținut în special că Consiliul nu a răspuns sau nu a răspuns complet la întrebările referitoare la (1) „limba neerlandeză a cererii de propuneri”; (2) "cel mai ieftin istoric"[sic] al firmei A; (3) "detaliile privind conformitatea"; (4) observațiile menționate în oferta de preț a reclamantului; și (5) existența unor întrebări care ar fi putut fi adresate altor ofertanți.

30. În avizul său, Consiliul a afirmat că, în opinia sa, a oferit răspunsuri adecvate la toate întrebările reclamantului. Aceasta a susținut că nu se putea răspunde pe fond la anumite întrebări, deoarece acestea depășeau fie limitările Regulamentului financiar (de exemplu, întrebările privind informațiile referitoare la concurenți), fie cadrul procedurii de licitație, care a fost închisă la 5 august 2008 (de exemplu, întrebările din scrisoarea din 15 octombrie 2008). Consiliul a afirmat că impresia generală pe care a lăsat-o plângerea a fost că reclamantul dorea să își exercite dreptul de a adresa o plângere Ombudsmanului în speranța de a obține acces la informații la care nu avea dreptul.

31. În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns la întrebarea reclamantului cuprinsă în scrisoarea sa din 4 iulie 2008 și privind „cel mai ieftin istoric” al firmei A, Consiliul a subliniat că această scrisoare aparține categoriei de corespondență dintre un ofertant respins și autoritatea contractantă. Articolul 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar prevede în această privință că, la cererea scrisă a unui ofertant respins, autoritatea contractantă notifică tuturor candidaților sau ofertanților ale căror candidaturi sau oferte au fost respinse motivele pe baza cărora a fost luată decizia, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei reținute, precum și numele ofertantului căruia i se atribuie contractul. Informațiile solicitate de reclamant cu privire la „istoricul” societății A nu se referă în mod clar la informațiile definite la articolul 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar. Prin urmare, Secretariatul General avea dreptul să nu răspundă la această întrebare.

32. În ceea ce privește pretinsa lipsă de răspuns la o întrebare referitoare la conformitatea ofertelor depuse cu cerințele minime de calitate, Consiliul a subliniat că comitetul de evaluare a analizat toate ofertele în ceea ce privește conformitatea lor cu cerințele minime, întrucât aceasta era o condiție prealabilă pentru a proceda la evaluarea financiară a ofertelor. Aceasta a afirmat că toate ofertele au fost considerate conforme cu cerințele minime și că a informat reclamantul în consecință în scrisoarea sa din 8 iulie 2008.

33. În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns la întrebarea reclamantului din scrisoarea sa din 4 iulie 2008 cu privire la întrebarea dacă au fost adresate întrebări altor întreprinderi, Consiliul a subliniat din nou că această chestiune nu se referă la informații pe care Secretariatul General a trebuit să le comunice reclamantului în temeiul articolului 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar. Consiliul a afirmat că, la 5 iunie 2008, Secretariatul său General a trimis o scrisoare societății A, solicitându-i să clarifice și să confirme anumite oferte de preț, dar că acest lucru nu constituie o încălcare a normelor privind procedura de licitație. Secretariatul General nu a fost obligat să informeze reclamantul cu privire la clarificările pe care le-a primit cu privire la ofertele concurenților reclamantului, deoarece acest lucru ar putea aduce atingere intereselor comerciale ale acestora și concurenței loiale între ofertanți.

34. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că afirmația sa privind lipsa unui răspuns se referă în special la răspunsurile Consiliului referitoare la descrierea calitativă insuficient de clară conținută în documentele de licitație și la problema salariilor minime. Reclamantul a susținut că Consiliul nu a contestat faptul că reclamantul a criticat lipsa de claritate din documentele de licitație, în timp util, și anume cu cel puțin cinci zile înainte de expirarea termenului de depunere a ofertelor. În continuare, aceasta a arătat că, în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008, a subliniat că documentele cererii de ofertă conțineau specificații tehnice neclare, în special în ceea ce privește lucrările de pictură și de pardoseală. În plus, aceasta a arătat că, în avizul său, Consiliul a recunoscut că a solicitat clarificări din partea societății A cu privire la oferta sa de preț. În opinia reclamantului, acest lucru a arătat că au existat probleme în ceea ce privește specificațiile tehnice și de preț. În observațiile sale cu privire la raportul de inspecție, reclamantul a afirmat, de asemenea, că Consiliul se ascundea în spatele argumentului traducerii necorespunzătoare.

Evaluarea Ombudsmanului

35. Ombudsmanul ia act de faptul că, în observațiile sale, reclamantul a părut să mute accentul afirmației sale de la presupusa lipsă de răspuns din partea Consiliului la întrebările sale specifice la o critică potrivit căreia documentele de licitație nu erau suficient de clare în ceea ce privește lucrările care urmau să fie efectuate și că acest lucru i-a afectat oferta de preț. Cu toate acestea, Ombudsmanul este de părere că ceea ce trebuie examinat în prezenta cauză este afirmația inițială privind lipsa unui răspuns, care a fost inclusă în plângerea din 28 aprilie 2009 și cu privire la care Consiliului i s-a solicitat să prezinte un aviz. În ceea ce privește presupusa lipsă de claritate a documentelor de licitație, Ombudsmanul dorește doar să sublinieze că presupusa lipsă de claritate nu pare să fi împiedicat reclamantul să depună o ofertă eligibilă și completă la 23 aprilie 2008. De asemenea, se pare că reclamantul nu a ridicat problema pretinsei lipse de claritate a documentelor de licitație înainte de a-și depune oferta.

36. Afirmația inițială a reclamantului a fost că Consiliul nu a răspuns la întrebările sale. Ombudsmanul observă că reclamantul a adresat un număr considerabil de întrebări, și anume 13 în scrisoarea sa din 4 iulie 2008 și opt întrebări suplimentare în scrisoarea sa din 15 octombrie 2008. Cu toate acestea, în plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a indicat că este deosebit de preocupat de reacția Consiliului la întrebările referitoare la cele cinci aspecte menționate la punctul 29 de mai sus. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, în scrisoarea sa din 15 octombrie 2008, reclamantul a susținut în mod explicit că întrebările 6 și 7 din scrisoarea sa din 4 iulie 2008 nu au primit răspuns. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că examinarea sa ar trebui să se limiteze la reacția Consiliului la întrebările menționate, în măsura în care acestea pot fi identificate pe baza descrierii reclamantului.

37. Întrebările 6 și 7 din scrisoarea reclamantului din 4 iulie 2008 se refereau la aspectul dacă ofertantul câștigător lucrase deja, direct sau indirect, pentru Consiliu. Ombudsmanul ia act de faptul că Consiliul nu a răspuns la aceste întrebări în scrisorile sale din 8 iulie și 5 noiembrie 2008. Cu toate acestea, în cadrul avizului său privind afirmația potrivit căreia ofertantul câștigător dispunea de anumite informații prealabile (a se vedea punctul D de mai jos), Consiliul a explicat că societatea A a lucrat în calitate de subcontractant pentru societăți care au lucrat anterior pentru Consiliu. Având în vedere că, prin urmare, Consiliul a abordat în mod eficace aceste două întrebări în avizul său, Ombudsmanul consideră că nu sunt necesare anchete suplimentare în această parte a cazului.

38. În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns la punctele 1-5 de la punctul 29 de mai sus, Ombudsmanul constată următoarele. În ceea ce privește punctul (1) „limba olandeză a cererii de propuneri”, Ombudsmanul constată că nu au existat întrebări cu privire la limba cererii de propuneri în scrisorile reclamantului din 4 iulie și 15 octombrie 2008. Prin urmare, Ombudsmanul presupune că reclamantul a dorit să se refere la chestiunea punerii la dispoziție a documentelor de licitație în limba neerlandeză. Cu toate acestea, acest aspect a fost deja luat în considerare în contextul examinării primei afirmații, care a condus la concluzia că reclamantul nu a solicitat o traducere înainte sau în momentul depunerii ofertei sale. În lipsa unei astfel de cereri, nu se poate reproșa Consiliului că nu a răspuns. Prin urmare, nu s-a constatat niciun caz de administrare defectuoasă cu privire la acest aspect al cazului.

39. Punctul (2) se referea la „cel mai ieftin istoric”[sic] al firmei A. Ombudsmanul observă că întrebările care utilizează aceste cuvinte nu au fost adresate în scrisorile reclamantului din 4 iulie și 15 octombrie 2008. În măsura în care această expresie oarecum neclară ar trebui înțeleasă ca întrebarea dacă firma A a lucrat deja pentru Consiliu în trecut, conținutul său ar fi același cu cel al întrebărilor 6 și 7 din scrisoarea reclamantului din 4 iulie 2008. Prin urmare, Ombudsmanul face trimitere la concluzia sa de la punctul 37 de mai sus.

40. În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns la punctul 3 subliniat la punctul 29 de mai sus, și anume „detaliile privind conformitatea”, Ombudsmanul observă că nu este clar care sunt întrebările specifice pe care reclamantul a dorit să le adreseze. În orice caz, în avizul său, Consiliul a descris în detaliu modul în care a analizat conformitatea ofertelor depuse. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în absența unor detalii suplimentare care să precizeze la ce întrebări nu s-a răspuns, nu par a fi necesare investigații suplimentare cu privire la această parte a afirmației.

41. În ceea ce privește punctul 4, în cazul în care reclamantul a susținut că Consiliul nu a răspuns la observațiile pe care le-a făcut în oferta sa de preț, din nou nu este pe deplin clar ce întrebări intenționa să adreseze reclamantul. De fapt, scrisoarea din 23 aprilie 2008, prin care reclamantul și-a prezentat oferta (inclusiv oferta de preț), nu conține întrebări. Mai degrabă, aceasta conține doar o listă de 15 puncte în care reclamantul a furnizat clarificări suplimentare cu privire la diferite aspecte ale ofertei sale. În absența unor întrebări precise cu privire la aceste 15 puncte, Ombudsmanul nu constată niciun caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

42. În sfârșit, în ceea ce privește pretinsa lipsă de răspuns la problema ridicată la punctul 5 de la punctul 29 de mai sus, referitoare la întrebări care ar fi putut fi adresate altor ofertanți, Ombudsmanul amintește că Consiliul a abordat această problemă în scrisoarea sa din 8 iulie 2008. În scrisoarea respectivă, aceasta a explicat că nu a considerat necesar să adreseze întrebări suplimentare cu privire la observațiile formulate în ofertele reclamantului și nici în cele ale celorlalți ofertanți. Cu toate acestea, în avizul său, Consiliul a subliniat că a solicitat societății A o clarificare și o confirmare a anumitor oferte de preț. În cursul consultării dosarului, care a avut loc la 16 iunie 2010, reprezentanții Consiliului au susținut că declarația din scrisoarea sa din 8 iulie 2008 nu a fost contrazisă de ceea ce a afirmat în avizul său și că aparenta contradicție se datora unei probleme legate de formularea scrisorii adresate reclamantului la 8 iulie 2008, care fusese tradusă din limba franceză. Reprezentanții Consiliului au explicat că, deși ofertanților nu li se permite să prezinte completări sau completări la ofertele lor după expirarea termenului de depunere a ofertelor, Consiliul poate solicita confirmarea prețurilor și că această subtilitate a fost exprimată în mod eronat în scrisoarea adresată reclamantului. Desigur, Consiliul nu a adresat întrebări suplimentare societății A, ci i-a solicitat să își confirme oferta de preț. Prin urmare, Consiliul a răspuns la întrebarea reclamantului și a oferit o explicație rezonabilă pentru ceea ce, la prima vedere, părea a fi o contradicție în răspunsurile sale. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu a existat o administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al presupusei lipse de răspuns.

43. Ombudsmanul observă că, în avizul său, Consiliul s-a referit în mai multe rânduri la articolul 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar, susținând că anumite informații nu se încadrau în categoria informațiilor pe care trebuia să le comunice altor ofertanți în temeiul acestei dispoziții. Articolul 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar prevede că „[a]utoritatea contractantă notifică tuturor candidaților sau ofertanților ale căror candidaturi sau oferte au fost respinse motivele pentru care a fost luată decizia, precum și tuturor ofertanților ale căror oferte sunt admisibile și care fac o cerere scrisă, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei reținute și numele ofertantului căruia i se atribuie contractul. Cu toate acestea, anumite detalii nu trebuie divulgate în cazul în care divulgarea ar împiedica aplicarea legii, ar fi contrară interesului public sau ar aduce atingere intereselor comerciale legitime ale întreprinderilor publice sau private sau ar putea denatura concurența loială între aceste întreprinderi”. Ombudsmanul consideră că acest articol nu poate fi interpretat în sensul că Consiliul nu a putut divulga alte informații decât cele menționate în această dispoziție. Articolul 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar prevede obligativitatea furnizării anumitor informații. În cazul în care se formulează o cerere de informații suplimentare, o astfel de cerere nu ar trebui să se bazeze pe articolul 100 alineatul (2), ci ar trebui să fie evaluată pe baza propriilor merite, ținând seama în mod corespunzător de limitările explicite prevăzute în dispoziția menționată. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că, deși Consiliul a susținut că nu poate furniza informațiile menționate în temeiul articolului 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar, acesta a abordat totuși într-o măsură suficientă întrebările reclamantului. Prin urmare, nu este necesară o examinare mai detaliată a relevanței articolului 100 alineatul (2) din Regulamentul financiar pentru cazuri precum cel de față.

C. Presupusa examinare incompletă a ofertelor de preț

Argumente prezentate Ombudsmanului

44. Reclamantul a susținut că examinarea de către Consiliu a ofertelor de preț a fost incompletă.

45. În avizul său, Consiliul s-a referit la punctul IV.2.1 din anunțul cererii de ofertă în Jurnalul Oficial și la punctul 14 din documentele cererii de ofertă, potrivit căruia oferta urma să fie atribuită pe baza criteriului celui mai mic preț, și anume ofertantului a cărui ofertă îndeplinea criteriile minime de calitate și care propunea cea mai mică ofertă de preț. Aceasta însemna că faptul că o ofertă oferea materiale de o calitate superioară calității minime cerute nu putea avea nicio influență asupra clasificării acestei oferte, întrucât singurul parametru care era luat în considerare era prețul. Atunci când reclamantul și-a prezentat oferta la 23 aprilie 2008, acesta a informat Secretariatul General că a optat pentru materiale de înaltă calitate și că o calitate mai scăzută a materialelor ar putea avea o influență asupra ofertei sale de preț. Consiliul a afirmat că era logic ca (ceea ce reclamantul a considerat a fi) calitatea superioară a materialelor oferite în oferta sa să conducă la o ofertă de preț mai mare. Comisia de evaluare a luat act de informațiile suplimentare pe care reclamantul le-a furnizat împreună cu oferta sa, dar nu a putut lua în considerare aceste informații suplimentare în scopul clasificării candidaților, deoarece clasificarea s-a bazat doar pe cel mai mic preț.

46. În observațiile sale, reclamantul a susținut că insistența Consiliului asupra faptului că criteriul decisiv pentru atribuirea licitației a fost oferta cu cel mai mic preț a ridicat întrebări. Aceasta a precizat că nu exista nicio descriere clară în documentele de licitație a lucrărilor de pictură care urmau să fie efectuate. Prin urmare, reclamantul a indicat în scrisoarea sa din 23 aprilie 2008 că, în cazul în care calitatea materialelor ar putea fi mai scăzută decât cea pe care o oferă, acest lucru ar putea avea o influență pozitivă asupra ofertei sale de preț.

Inspecția

47. La 16 iunie 2010, reprezentanții Ombudsmanului au efectuat o inspecție a dosarului Consiliului. În cursul inspecției, reprezentanții Consiliului au explicat că, în temeiul Regulamentului financiar, ofertanților li se poate solicita confirmarea în cazul unei oferte anormal de scăzute și că, în cazul de față, având în vedere că anumite prețuri cotate de întreprinderea A erau deosebit de scăzute, Secretariatul General i-a solicitat să își confirme prețurile. Acestea au explicat, de asemenea, că evaluarea comitetului de evaluare a fost finalizată la 12 iunie 2008 și că dosarul a fost apoi prezentat Comisiei Consultative des Achats et Marchés (CCAM), care a emis un aviz favorabil la 20 iunie 2008.

Argumente suplimentare prezentate Ombudsmanului după inspecție

48. În observațiile sale cu privire la raportul de inspecție, reclamantul a afirmat că atât conținutul dosarului de licitație, cât și răspunsurile Consiliului sunt inconsecvente. În opinia reclamantului, raportul a confirmat că ofertantul câștigător propusese prețuri anormal de scăzute. Aceasta a afirmat, de asemenea, că nu cunoștea detaliile Regulamentului financiar. În cele din urmă, reclamantul a solicitat accesul la dosarul Consiliului pentru a obține dovezi suplimentare în sprijinul plângerii sale.

Evaluarea Ombudsmanului

49. La punctul IV.2.1 din anunțul privind cererea de propuneri s-a afirmat că criteriul de atribuire a fost „prețul cel mai mic”. Punctul 14 (Criterii de atribuire) din documentația de licitație a furnizat detalii suplimentare și a precizat că oferta va fi atribuită ofertantului care a prezentat oferta cea mai puțin costisitoare dintre ofertele obișnuite. Aceasta a menționat, de asemenea, că prețul care trebuie luat în considerare pentru calcul a fost prețul care acoperă întreaga valoare a ofertei. Argumentul reclamantului potrivit căruia ar trebui adresate întrebări cu privire la motivul pentru care Consiliul a insistat atât de mult asupra ofertei cu cel mai mic preț este, prin urmare, dificil de înțeles, având în vedere că acest lucru a fost prevăzut în mod explicit în cererea de propuneri și în documentele de licitație.

50. Inspecția a arătat că comitetul de evaluare a stabilit un tabel Excel comparativ foarte detaliat, de 8 pagini, în care ofertele de preț ale celor cinci ofertanți au fost comparate între ele pentru fiecare capitol și apoi clasate de la cea mai ieftină la cea mai scumpă ofertă.

51. De asemenea, s-a constatat că, întrucât prima evaluare din 15 mai 2008 a arătat că anumite prețuri unitare propuse de întreprinderea A erau deosebit de scăzute, comitetul de evaluare a decis să solicite întreprinderii A să confirme aceste prețuri. Scrisoarea Consiliului din 5 iunie 2008 în acest sens a atras atenția în mod deosebit a lui A asupra faptului că clarificările care trebuiau furnizate nu puteau implica nicio modificare a condițiilor ofertei sale. Ulterior, comisia de evaluare s-a reunit pentru a doua oară la 12 iunie 2008, a confirmat clasamentul pe care îl stabilise la 15 mai 2008 și a propus atribuirea ofertei întreprinderii A.

52. Pe baza anchetelor sale, Ombudsmanul concluzionează că ofertele de preț au fost examinate cu atenție și comparate de către comisia de evaluare. Prin urmare, afirmația reclamantului este nefondată. Prin urmare, nu s-a constatat niciun caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește această parte a cazului.

53. În cele din urmă, în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la dosarul Consiliului, Ombudsmanul ar dori să informeze reclamantul că, în conformitate cu Regulamentul 1049/2001/CE [6], ar trebui să adreseze cererea sa de acces direct Consiliului.

D. Presupusele cunoștințe prealabile ale ofertantului câștigător

Argumente prezentate Ombudsmanului

54. Reclamantul a susținut că Consiliul a atribuit licitația unei societăți care avea anumite cunoștințe prealabile cu privire la licitație pe care alte societăți nu le dețineau.

55. Consiliul a subliniat că, în trecut, societatea A a lucrat exclusiv ca subcontractant pentru societăți care au lucrat anterior pentru Consiliu, dar că nu a fost niciodată unul dintre contractanții Consiliului și nici nu a participat la vreo procedură de cerere de ofertă anterioară. Prin urmare, Comisia a respins afirmația reclamantului și a subliniat, de asemenea, că aceasta nu a fost susținută de niciun element de probă concret.

56. În observațiile sale, reclamantul a susținut că, deși societatea A nu a fost în mod direct un contractant al Consiliului, acesta din urmă nu a contestat faptul că societatea A a lucrat deja pentru ea timp de mulți ani în calitate de subcontractant. Acest lucru a fost confirmat și de informațiile de pe site-ul firmei A. Prin urmare, s-ar putea deduce că, pe baza experienței sale, societatea A era perfect conștientă de calitatea muncii necesare și de procedurile relevante. Reclamantul a susținut că acesta este un fapt important, deoarece există o legătură de cauzalitate între lipsa de claritate din documentele de licitație, pe de o parte, și atribuirea ofertei unei întreprinderi deja familiarizate cu cerințele Consiliului, pe de altă parte. De asemenea, având în vedere că Consiliul a solicitat firmei A clarificarea și confirmarea ofertelor sale de preț, reclamantul a susținut că această firmă a avut un avantaj clar în cadrul procedurii de licitație. Reclamantul a concluzionat că nu a existat un tratament obiectiv și egal și că articolul 5 alineatul (3) și articolul 9 din Codul european al bunei conduite administrative au fost încălcate.

Evaluarea Ombudsmanului

57. Ombudsmanul observă că reclamantul nu a prezentat nicio dovadă concretă care să demonstreze că firma A avea anumite cunoștințe prealabile cu privire la ofertă, pe care ceilalți patru ofertanți nu le aveau. Afirmația reclamantului pare să se bazeze în principal pe prezumții. Faptul că societatea A a lucrat în calitate de subcontractant pentru societăți care au lucrat anterior pentru Consiliu nu înseamnă că aceasta a avut cunoștință în prealabil de oferta în cauză. În absența oricăror dovezi tangibile, Ombudsmanul concluzionează că reclamantul nu și-a dovedit afirmația. Prin urmare, nu s-a constatat niciun caz de administrare defectuoasă cu privire la acest aspect al cazului.

E. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă din partea Consiliului.

Reclamantul și Consiliul vor fi informați cu privire la această decizie.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 9 decembrie 2010.

---

[1] KB înseamnă "Koninklijk Besluit", adică un decret regal belgian sau o decizie a guvernului.

[2] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, JO 2002 L 248.

[3] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, JO 2002 L 357.

[4] Articolul 41 alineatul (4) din Carta drepturilor fundamentale prevede că „[p]ersoana fizică se poate adresa în scris instituțiilor Uniunii într-una dintre limbile tratatelor și trebuie să primească un răspuns în aceeași limbă”.

[5] În neerlandeză: „ontsteltenis” și „ontkenning van de taalzekerheid”.

[6] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).