Contextul plângerii

1. Plângerea se referă la respingerea de către Comisia Europeană a costurilor cu personalul declarate de reclamant, o societate de înaltă tehnologie cu sediul în Regatul Unit, în cadrul unui proiect finanțat de UE în temeiul celui de Al cincilea program-cadru pentru activități de cercetare, de dezvoltare tehnologică și demonstrative (denumit în continuare „proiectul”). Reclamantul a participat la proiect în calitate de membru al unui consorțiu.

2. Între 1998 și 2000, reclamantul a încheiat patru contracte de cercetare cu Comisia. În 2002, Comisia a lansat un audit extern cu privire la aceste contracte. Conform raportului de audit, care a fost întocmit în 2003, costurile declarate de reclamant pentru aceste proiecte nu au fost coroborate cu documente adecvate și nu a existat nicio dovadă că costurile declarate au fost suportate în cursul perioadelor de referință contractuale. Ca urmare a constatărilor auditului, în 2005, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) a notificat reclamantului lansarea unei investigații externe (OF/2004/0203) cu privire la toate cele 13 contracte în care reclamantul a fost implicat între 2000 și 2005. La 26 decembrie 2007, reclamantul a fost informat de OLAF că această investigație a fost închisă fără nicio monitorizare administrativă.

3. Contractul privind proiectul în cauză a fost semnat de partenerii consorțiului și de Comisie la 30 noiembrie 2001 și trebuia să rămână valabil pentru o perioadă de 36 de luni. Contractanții au fost obligați să prezinte (i) rapoarte periodice care să conțină informații cu privire la evoluția lucrărilor, resursele utilizate, abaterile de la programul de lucru și rezultatele și (ii) declarațiile de cheltuieli corespunzătoare.

4. La sfârșitul celei de a doua perioade de raportare, Comisia a respins totalitatea costurilor declarate de reclamant pentru perioada respectivă. Comisia a considerat că raportul care acoperă perioada respectivă nu „conține toate informațiile necesare pentru a justifica toate costurile prezentate. Prin urmare, costurile nu sunt acceptate de responsabilul științific responsabil”. Reclamantului i s-a oferit posibilitatea de a declara costurile în cursul celei de a treia perioade, cu condiția să prezinte documentele justificative necesare. În special, aceasta a fost invitată să prezinte fișe de pontaj, o descriere detaliată a tarifelor orare, dovada faptului că costurile cu personalul au fost reale și că sumele relevante au fost plătite personalului în cauză, precum și documente justificative (facturi, chitanțe) care să dovedească costurile de deplasare și de ședere.

5. La 29 iulie 2009, pentru a efectua plata finală aferentă proiectului, Comisia a solicitat reclamantului să furnizeze certificarea de către un auditor extern independent a costurilor declarate pentru prima și a treia perioadă. Comisia și-a reiterat solicitarea la 4 septembrie 2009.

6. În martie 2010, reclamantul a prezentat certificatul solicitat, care acoperea întreaga durată a contractului (decembrie 2001-noiembrie 2004). Potrivit auditorilor, rezumatul declarației de cheltuieli pentru proiect a confirmat faptul că costurile au fost reale și au fost suportate în perioada acoperită.

7. La 16 septembrie 2010, Comisia a transmis reclamantului defalcarea proiectului. Reclamantul a solicitat explicații cu privire la calculul plății finale, deoarece exista o diferență între sumele solicitate și suma care trebuia plătită. Prin e-mailul din 29 decembrie 2010, Comisia a explicat că, deși a acceptat certificatul furnizat de auditorii externi, a respins deja costurile declarate pentru a doua perioadă de raportare. Comisia a adăugat că certificatul nu conținea nicio informație care să îi poată modifica evaluarea anterioară cu privire la eligibilitatea costurilor declarate pentru a doua perioadă de raportare. Într-o scrisoare ulterioară, datată 24 februarie 2011, Comisia a reiterat faptul că cheltuielile declarate pentru a doua perioadă au fost refuzate.

8. Reclamantul s-a adresat Ombudsmanului European.

Obiectul anchetei

9. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații și cereri.

Afirmație:

Comisia nu a recunoscut anumite costuri suportate de reclamant în cadrul proiectului drept costuri eligibile.

Revendicarea:

Comisia ar trebui să recunoască costurile menționate anterior drept costuri eligibile.

Ancheta

10. La 20 septembrie 2011, Ombudsmanul a solicitat reclamantului clarificări. La 3 octombrie 2011, reclamantul și-a trimis clarificările și documentele justificative. La 30 noiembrie 2011, Ombudsmanul a adresat Comisiei o cerere de aviz. La 27 martie 2012, Comisia a transmis avizul său. Ombudsmanul a primit observațiile reclamantului cu privire la aviz la 26 aprilie 2012. La 15 noiembrie 2013, serviciile Ombudsmanului au efectuat o inspecție a dosarului Comisiei privind cazul de față. La 29 noiembrie 2013, Ombudsmanul a transmis Comisiei și reclamantului o copie a raportului privind inspecția. Ea a primit observații din partea reclamantului la 23 decembrie 2013.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

Observații preliminare

11. Ca punct de plecare, Ombudsmanul consideră că este necesar să ia act de faptul că, în conformitate cu poziția consacrată a Ombudsmanului, în cauzele privind litigiile contractuale, este justificat ca anchetele sale să se limiteze la a examina dacă instituția i-a furnizat o descriere coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și de ce consideră că punctul său de vedere cu privire la poziția contractuală este justificat. În acest caz, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă. Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a solicita examinarea și soluționarea cu autoritate a litigiului lor contractual de către o instanță competentă [1]. Având în vedere cele de mai sus, rolul Ombudsmanului în cazul de față se limitează la a examina dacă poziția Comisiei a fost rezonabilă și corectă în ceea ce privește decizia sa de a respinge o parte din costurile declarate de reclamant.

A. Presupusa nerecunoaștere a anumitor costuri ca fiind eligibile și creanțe conexe

Argumente prezentate Ombudsmanului

12. Reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a considera anumite costuri neeligibile a fost inechitabilă și nu a fost justificată.

13. În avizul său, Comisia a explicat că a decis să respingă costurile declarate pentru a doua perioadă în ianuarie 2004, deoarece raportul științific care acoperă perioada respectivă a fost considerat incomplet și insuficient pentru a justifica costurile declarate de reclamant. Această decizie s-a bazat pe următoarele fapte: (i) în octombrie 2003, la reuniunea de evaluare intermediară a proiectului, coordonatorul proiectului a pus sub semnul întrebării contribuția reclamantului la proiect și a subliniat faptul că majoritatea rapoartelor așteptate de la reclamant au fost întârziate; (ii) aceste întârzieri au fost, de asemenea, subliniate de coordonator în raportul privind a doua perioadă a proiectului. În avizul său, Comisia s-a referit, de asemenea, la o notă internă din 14 decembrie 2010, în care directorul științific al proiectului a prezentat în detaliu contextul și motivele pentru care costurile declarate pentru a doua perioadă au fost respinse. Comisia a observat că documentul este confidențial, dar că Ombudsmanul îl poate consulta la cerere.

14. Comisia a subliniat, de asemenea, că a oferit reclamantului posibilitatea de a declara costurile relevante în cursul celei de a treia perioade, cu condiția să prezinte documentele justificative necesare. Cu toate acestea, reclamantul nu a făcut acest lucru nici în a treia perioadă, nici în raportul final.

15. În observațiile sale, reclamantul a susținut că, în 2004, a trimis copii ale fișelor de pontaj, ale chitanțelor de călătorie și ale dovezilor plăților efectuate către personal în ceea ce privește proiectul pentru a doua perioadă, nu numai coordonatorului proiectului, ci și Comisiei înseși. Acesta a criticat, de asemenea, faptul că Comisia nu a luat în considerare contribuția reclamantului în a doua perioadă, chiar dacă proiectul nu ar fi putut fi finalizat fără această contribuție. În observațiile sale cu privire la raportul de inspecție, reclamantul a reiterat faptul că proiectul a fost unul de succes, în pofida unor întârzieri.

Evaluarea Ombudsmanului

16. De la bun început, Ombudsmanul observă că principalul punct de dispută dintre reclamant și Comisie se referă la costurile declarate pentru a doua perioadă de raportare. Decizia Comisiei de a nu accepta niciun cost în legătură cu perioada respectivă s-a bazat pe presupusa (i) contribuție nesatisfăcătoare a reclamantului în cursul celei de a doua perioade de raportare și (ii) neprezentarea de către acesta a dovezilor justificative necesare.

17. În ceea ce privește contribuția reclamantului la proiect, Ombudsmanul observă că rezultă dintr-o serie de documente, și anume raportul privind a doua perioadă de raportare, raportul final al conducerii și documentele referitoare la reuniunea de evaluare la jumătatea perioadei a proiectului și plățile intermediare, că contribuția reclamantului în cea de a doua perioadă nu a fost considerată satisfăcătoare. Pe baza acestor documente, Comisia a decis să nu aprobe costurile declarate din motive tehnice.

18. Reclamantul nu pare să fi contestat declarațiile cuprinse în aceste documente cu privire la performanța sa la momentul publicării raportului final. De asemenea, reclamantul nu pare să fi contestat respingerea costurilor sale pentru a doua perioadă de raportare la momentul respectiv. De fapt, reclamantul a susținut, pentru prima dată, abia după ce și-a prezentat observațiile cu privire la avizul Comisiei în contextul prezentei anchete, că a prezentat documente justificative în legătură cu cheltuielile de personal și de călătorie suportate în a doua perioadă.

19. Ombudsmanul a observat că, deși reclamantul a anexat documentele în cauză la observațiile sale, acesta nu a furnizat nicio informație cu privire la data la care au fost redactate documentele respective și nicio dovadă care să demonstreze că acestea au fost efectiv transmise Comisiei. Pentru a clarifica această chestiune, Ombudsmanul a efectuat o inspecție a dosarului Comisiei. În cursul acestei inspecții, serviciile Ombudsmanului au examinat cu atenție dosarul cauzei pentru a stabili dacă acesta conținea documentele pe care reclamantul pretinde că le-a prezentat Comisiei. Cu toate acestea, ele nu au găsit nicio urmă sau dovadă a primirii unor astfel de documente de către Comisie.

20. În plus, Ombudsmanul ia act de faptul că toate comunicările dintre reclamant și Comisie au fost efectuate fie prin e-mail, fie prin scrisoare recomandată. Copii ale întregii corespondențe au fost puse la dispoziția Ombudsmanului. Singura corespondență cu care Ombudsmanul nu a fost pus la dispoziție privea documentele în cauză, pe care, astfel cum s-a arătat mai sus, Comisia a susținut că nu le-a primit niciodată. În plus, secțiunea 1.4 din raportul final al proiectului, intitulată „Alocarea forței de muncă”, indică în mod clar că lipseau cifrele privind eforturile efective ale reclamantului în perioada respectivă și în cadrul fiecărei sarcini în care a fost implicat reclamantul. Ombudsmanul concluzionează că factorii de mai sus confirmă constatările inspecției dosarului Comisiei, și anume faptul că Comisia nu a primit documentele justificative solicitate.

21. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia a oferit o explicație coerentă și rezonabilă a motivelor pentru care consideră că punctul său de vedere cu privire la poziția contractuală este justificat. Având în vedere că afirmația reclamantului nu poate fi susținută, nici afirmația acestuia nu poate fi admisă. Prin urmare, Ombudsmanul închide ancheta, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.

B. Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

Nu a existat nici un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Adoptată la Strasbourg, la 27 februarie 2014.

[1] Decizia de închidere a anchetei Ombudsmanului privind plângerea 346/2009/(BEH)KM împotriva Comisiei, punctul 36.