ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1. La 28 martie 2007, Hydroplan Ingenieurs GmbH (denumită în continuare „contractantul”) și Comisia Europeană au încheiat contractul EUROPEAID 2007/133373 intitulat „Identificarea și pregătirea acțiunilor prioritare care urmează să fie finanțate în cadrul celei de a doua tranșe a Facilității pentru apă”. În temeiul contractului, contractantul s-a angajat să realizeze două proiecte separate. Obiectul prezentei plângeri se referă numai la al doilea proiect [1].

2. În conformitate cu termenii de referință ai proiectului, contractantului i s-a solicitat să furnizeze servicii în două etape. Întregul proiect urma să fie finalizat în termen de șapte luni, și anume până cel târziu la 8 octombrie 2007.

3. În prima fază („faza de identificare”), misiunile inițiale pe teren ar urma să aibă loc în regiunile în cauză. După fiecare misiune, se redactează un raport al misiunii pe teren. La sfârșitul activității pe teren, contractantul a trebuit să prezinte Comisiei un „Proiect de raport I”. După aprobarea proiectului de raport I, va începe a doua etapă („faza de formulare”). Etapa de formulare ar conduce la prezentarea unui al doilea proiect de raport, proiectul de raport II. Ulterior, contractantul a trebuit să prezinte un proiect de raport final. Comisia ar putea prezenta observații în termen de maximum patru săptămâni de la primirea proiectului de raport final.

4. Reclamantul este un consultant care a lucrat pentru contractant ca șef de echipă. În urma unei prime misiuni pe teren în aprilie 2007, reclamantul a prezentat un raport al misiunii pe teren. În cursul unei reuniuni ulterioare între Comisie și contractant, raportul misiunii pe teren s-a dovedit a fi incomplet. În urma solicitării Comisiei, reclamantul a prezentat un nou proiect o săptămână mai târziu. Comisia a considerat că noul proiect nu era conform cu cerințele contractuale.

5. În urma unei a doua misiuni pe teren, reclamantul a prezentat Comisiei proiectul de raport I. Comisia a respins proiectul de raport I și a prezentat observații (observațiile se refereau la absența unei validări formale a constatărilor, la lipsa unei legături clare cu prioritățile proiectului și la absența unor informații coerente).

6. La 19 iulie 2007, contractantul a solicitat o modificare a bugetului pentru a permite unui alt expert să participe la ultima parte a proiectului. În documentul prin care se urmărește justificarea acestor cheltuieli suplimentare, contractantul a declarat că: „În așteptarea luării unei decizii cu privire la proiectele identificate, misiunea de formulare (etapa II) va fi desfășurată începând cu 23 iulie 2007.”

7. Prin scrisoarea din 23 iulie 2007, Comisia a emis un ordin administrativ care permitea echipei de consultanți să efectueze misiunea de formulare. În scrisoare, Comisia a adăugat că această misiune ar trebui, de asemenea, să permită consultanților să completeze și să finalizeze proiectul de raport I [2].

8. După ce a avut loc misiunea de formulare, reclamantul a prezentat proiectul de raport II. În urma unei reuniuni între reclamant și Comisie, Comisia și-a exprimat îngrijorarea cu privire la conținutul, coerența și lizibilitatea proiectului de raport II.

9. Prin e-mailul din 12 noiembrie 2007, contractantul a prezentat un proiect de raport final.

10. Prin scrisoarea din 14 martie 2008, Comisia a informat contractantul că, în opinia sa, contractul a fost reziliat „chiar și pentru serviciile care nu au fost prestate”. Cu aceeași scrisoare, a propus o soluționare pe cale amiabilă. În ceea ce privește cesiunea în cauză [3], Comisia a respins valoarea totală a cesiunii pe motiv că nu a fost în măsură să accepte raportul final din cauza prezentării cu întârziere a acestuia (contractantul a prezentat proiectul de raport final la 12 noiembrie 2007, chiar dacă acesta trebuia să fie finalizat, cel târziu, până la 8 octombrie 2007) și a calității sale slabe. În special, Comisia a subliniat că, astfel cum a subliniat deja contractantului, este esențial ca termenul să fie respectat, astfel încât acțiunile propuse să poată fi finanțate din fondurile Facilității pentru apă înainte de data-limită bugetară de 31 decembrie 2007. După această dată, toate fondurile neangajate vor fi pierdute. Cu toate acestea, Comisia a fost de acord să ia în considerare costurile legate de deplasările pe teren (și anume, costurile de deplasare, diurnele și zilele lucrătoare în timpul misiunilor).

11. Pe baza acestei propuneri, Comisia a primit din partea contractantului o factură finală datată 15 august 2008. Plata finală a fost efectuată la 24 octombrie 2008.

12. La 11 decembrie 2008, reclamantul a depus prezenta plângere. Potrivit reclamantului, contractantul l-a plătit doar pentru o parte din lucrările pe care le-a efectuat în cadrul proiectului.

Obiectul cererii

13. În plângerea sa, reclamantul a făcut, în esență, următoarele afirmații și revendicări:

Acuzație:

1. Comisia a contribuit la situația în care acesta nu a primit nicio plată pentru activitatea pe care a desfășurat-o în cadrul proiectului.

Creanțe:

1. Comisia ar trebui să plătească suma de 6 000 EUR pentru a acoperi taxele care i-au fost prevăzute inițial; și
2. Comisia ar trebui să îi prezinte scuze oficiale.

INQUIRY

14. La 25 februarie 2009, Ombudsmanul a invitat Comisia să își prezinte observațiile cu privire la afirmațiile și revendicările reclamantului. La 29 mai 2009, Comisia și-a prezentat avizul, care a fost transmis reclamantului pentru observații. Reclamantul și-a prezentat observațiile la 6 septembrie 2009.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

A. Presupusa gestionare defectuoasă care a dus la pierderea financiară a reclamantului și la cererile conexe.

Argumente prezentate Ombudsmanului

15. Reclamantul s-a concentrat asupra faptului că proiectul s-a desfășurat în două etape și că, în conformitate cu termenii de referință, etapa a II-a ar putea începe numai după „aprobarea” etapei I [4]. Cu toate acestea, el a susținut că Comisia a fost de acord că el ar putea lucra la faza a II-a a proiectului, chiar dacă aceasta nu a aprobat faza I anterioară. În opinia reclamantului, acordul Comisiei pentru el de a trece la faza a II-a implică faptul că a acceptat faza I.

16. În plus, reclamantul a susținut că a primit instrucțiuni greșite din partea Comisiei.

17. Reclamantul a susținut, de asemenea, că observațiile negative ale Comisiei cu privire la raportul său au fost amânate. În opinia sa, gestionarea defectuoasă a Comisiei i-a cauzat pierderi financiare.

18. În avizul său adresat Ombudsmanului, Comisia a afirmat că contractul a fost reziliat din cauza calității slabe a studiului și a faptului că acesta a fost prezentat cu întârziere. Aceasta a subliniat că autoritatea contractantă nu este obligată să plătească pentru timpul necesar unui contractant pentru a întocmi rapoarte care nu sunt conforme cu caietul de sarcini și care, prin urmare, nu pot fi aprobate. În speță, niciunul dintre rapoarte nu a fost aprobat de Comisie, întrucât nu era conform cu mandatul. În plus, termenul pentru prezentarea raportului final (octombrie 2007) nu a fost respectat. Prin urmare, misiunea nu și-a îndeplinit obiectivul principal, și anume acela de a prezenta un program partenerilor și de a semna un acord înainte de 31 decembrie 2007.

19. Comisia nu a fost de acord cu argumentul reclamantului potrivit căruia a aprobat implicit etapa I. Aceasta a afirmat că a respins în mod repetat toate observațiile sale. Aceasta a aprobat o a treia misiune pentru a oferi reclamantului o ultimă șansă de a-și revizui raportul. Din motivele de mai sus, Comisia consideră că a aplicat în mod corect normele care reglementează gestionarea contractului și că nu are nicio obligație de a plăti o compensație financiară sau de a-i cere scuze.

Evaluarea Ombudsmanului

20. Ombudsmanul înțelege faptele necontestate după cum urmează. Scrisoarea din 14 martie 2008 arată în mod clar că Comisia a reziliat contractul deoarece lucrările care i-au fost prezentate nu erau în conformitate cu mandatul. În special, nu se contestă că raportul final a fost prezentat cu întârziere. În plus, reclamantul nu a prezentat niciun argument care să demonstreze că evaluarea de fond efectuată de Comisie în legătură cu activitatea desfășurată a fost vădit eronată. În cadrul unei înțelegeri amiabile cu contractantul, Comisia a convenit să plătească „costurile” legate de deplasările pe teren (și anume cheltuielile de deplasare, diurnele și zilele lucrătoare în timpul misiunilor).

21. Având în vedere că serviciile solicitate contractantului nu au fost furnizate integral, astfel cum se prevede în contract, Ombudsmanul este de acord că Comisia avea dreptul și, într-adevăr, obligația, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, de a nu plăti contractantul integral.

22. Ombudsmanul consideră că nu se poate reproșa Comisiei nimic în legătură cu acțiunile de mai sus.

23. Principalul argument invocat de reclamant este că Comisia a aprobat „în mod implicit” faza de identificare a proiectului sau, cel puțin, a dat impresia că l-a aprobat, deoarece a permis contractantului să treacă la faza de formulare. Reclamantul s-a bazat pe secțiunea privind metodologia din mandatul său pentru a-și susține argumentul. Secțiunea Metodologie din caietul de sarcini, într-o descriere a modului în care ar trebui să se desfășoare proiectul, prevede că a doua etapă va începe după aprobarea raportului privind prima etapă.

24. Ombudsmanul nu este de acord cu această evaluare.

25. Ombudsmanul observă că normele contractuale aplicabile (beneficiarii contractului-cadru) au permis în mod expres modificarea termenilor de referință pe durata contractului (a se vedea secțiunea 5.4 „Modification du Contrat Specifique”), cu condiția ca atât contractantul, cât și Comisia să fie de acord cu modificarea. Ca atare, contractantul și Comisia nu au fost împiedicate să modifice termenii de referință în ceea ce privește metodologia pe durata contractului.

26. În legătură cu cele de mai sus, Ombudsmanul observă că contractantul a solicitat permisiunea de a începe faza de formulare, chiar dacă proiectul de raport I nu a fost acceptat. Printr-un ordin administrativ din 23 iulie 2007, Comisia a fost de acord cu cererea de începere a fazei de formulare, chiar dacă proiectul de raport I nu fusese acceptat. Aceasta a arătat în mod expres că raportul de identificare nu fusese acceptat. Într-adevăr, Comisia a afirmat în mod clar că scopul următoarei misiuni ar fi, printre altele, de a oferi consultanților posibilitatea de a finaliza proiectul de raport I.

27. Ca atare, acordul Comisiei de a trece la faza a II-a nu poate fi considerat, în niciun caz, o dovadă a faptului că aceasta a aprobat „în mod implicit” faza I a proiectului. Orice argument potrivit căruia Comisia ar fi aprobat în mod implicit documentele care i-au fost prezentate ar fi contrar declarațiilor sale exprese. Într-adevăr, Comisia și-a exprimat în mod repetat nemulțumirea cu privire la calitatea activității reclamantului și i-a solicitat în mod frecvent să își modifice rapoartele. Reclamantul era conștient de nemulțumirea Comisiei.

28. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, din comportamentul Comisiei, avea o așteptare legitimă de a presupune că întregul proiect va fi aprobat. Ombudsmanul observă, în acest sens, că proiectul global ar fi putut fi aprobat numai dacă ar fi fost prezentat la timp și produs la standardul necesar. Preocupările repetate ale Comisiei în ceea ce privește calitatea rapoartelor care i-au fost prezentate indică faptul că nu existau motive pentru ca reclamantul să aibă așteptări legitime cu privire la aprobarea de către Comisie a întregului proiect.

29. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia a primit instrucțiuni greșite din partea Comisiei în timpul pregătirii rapoartelor, Ombudsmanul observă că reclamantul nu a prezentat niciun element de probă în sprijinul acestui argument.

30. În cele din urmă, reclamantul a susținut că observațiile negative ale Comisiei cu privire la raportul final au fost amânate. Ombudsmanul observă că motivul pentru care Comisia a trebuit să prezinte rapid contractantului observații cu privire la raportul final a fost acela de a permite prezentarea unui program partenerilor Comisiei și semnarea unui acord înainte de 31 decembrie 2007. Contractantul a prezentat un proiect de raport final la 12 noiembrie 2007, la mai mult de o lună după termenul limită de 8 octombrie 2007. Prin scrisoarea din 14 martie 2008, Comisia a informat contractantul că, în opinia sa, contractul a fost reziliat. În scrisoarea sa, aceasta a explicat motivul pentru care a reziliat contractul și a subliniat importanța prezentării tardive a raportului final. Ombudsmanul consideră că, în sine, prezentarea cu întârziere a raportului final a anulat orice obligație a Comisiei de a formula observații într-un termen scurt.

31. În orice caz, nu există nicio legătură de cauzalitate între faptul că Comisia nu a prezentat observații cu privire la raportul final până în martie 2008 și presupusele pierderi ale reclamantului, având în vedere că presupusele pierderi ale acestuia rezultă în mod direct și numai din faptul că lucrările pe care le-a realizat au fost inadecvate.

32. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că afirmațiile și pretențiile reclamantului nu pot fi susținute.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Nu s-a constatat nicio administrare defectuoasă în cazul de față.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 26 iulie 2010.

[1] Prima misiune a fost finalizată cu succes, iar contractantul a primit o compensație integrală pentru toate serviciile prestate.

[2] Conform scrisorii inițiale:

"Suite à votre proposition du 19/07/07 (...), j'autorise (...) à débuter la mission de formulation le 263/07/07 (...).

Cette mission devra également permettre aux consultants d'intégrer les commentaires réalisés, de compléter et de finaliser le rapport d'identification de propositions de projets pour financement sur la zone SADC.

Cet ordre administratif autorise également la modification du budget tel qu'indiqué dans votre communication, modification dont l'objectif est la réalisation de ladite mission.”

[3] În ceea ce privește prima misiune, Comisia a solicitat contractantului să includă în factura finală toate serviciile prestate în vederea finalizării acesteia.

[4] 2.4. Metodologie

"…A doua fază, după aprobarea raportului primei faze, s-ar concentra pe pregătirea proiectelor convenite în cadrul regiunii SADC. Eventualele misiuni din această etapă vor trebui să fie convenite de autoritatea contractantă (se va emite un ordin administrativ) …"