Strasbourg, 16 iulie 2007

Stimate domnule X,

La 9 februarie 2006, ați depus o plângere la Ombudsmanul European, în numele Y Ltd, împotriva Comisiei Europene, privind procedura de depunere a propunerilor prevăzută într-o cerere specifică de propuneri în temeiul celui de-al șaselea program-cadru (1) ("PC6").

La 28 aprilie 2006, am transmis plângerea dumneavoastră președintelui Comisiei.

Comisia și-a trimis avizul la 25 iulie 2006. V-am transmis-o cu invitația de a face observații. Nu s-au primit observații din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor pe care le-am efectuat în plângerea dumneavoastră.

Plângerea

Plângerea a fost depusă în numele Y Ltd (denumit în continuare „reclamantul”), care a dorit să participe la ultima cerere de propuneri din cadrul PC6 dedicată întreprinderilor mici și mijlocii (denumite în continuare „IMM-uri”) din cadrul PC6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (2) (denumită în continuare „cererea de propuneri”). Cererea de propuneri prevedea că propunerile trebuiau să cuprindă părțile A și B. Propunerile puteau fi pregătite fie offline, fie online și trebuiau depuse online. Termenul de depunere a propunerilor a fost 9 noiembrie 2005.

Potrivit reclamantului, acesta a utilizat instrumentul sistemului electronic de depunere a propunerilor (EPSS)(3) pentru a-și prezenta propunerea, dar s-a confruntat cu o problemă atunci când a încercat să adauge un document necesar. Potrivit reclamantului, problema cu care s-a confruntat în timpul depunerii propunerii și măsurile pe care le-a luat au fost următoarele:

Reclamantul a pregătit propunerea off-line utilizând instrumentul EPSS. La 9 noiembrie 2005, aceasta a încărcat deja partea A a propunerii atunci când a încercat să adauge partea B la propunere. Cu toate acestea, EPSS nu a acceptat fișierul și a continuat să apară un mesaj de eroare, explicând că „numele pdf nu ar trebui să aibă (, ), - etc în titlu”. Reclamantul a declarat că „după trei încercări de redenumire a fișierului și de eliminare a tuturor parantezelor, datelor, liniuțelor etc.”, a sunat la serviciul de asistență EPSS la ora 15:50 (ora Regatului Unit) și i s-a spus că spațiul dintre „Parte” și „B” trebuie eliminat. După ce a fost redenumit, dosarul a putut fi adăugat cu succes la pachetul de propuneri. Această operațiune a durat încă cinci minute pentru a fi validată și trimisă. Reclamantul a încercat să încarce propunerea completă, dar nu s-a întâmplat nimic, iar pagina a revenit la autentificare. După re-logare, reclamantul a încercat din nou să încarce propunerea, dar nu s-a întâmplat nimic până când nu a apărut un mesaj care să ateste că apelul a fost închis. Reclamantul a contactat imediat serviciul de asistență EPSS și a explicat problema. Persoana din cadrul serviciului de asistență a solicitat reclamantului să trimită propunerea, împreună cu o explicație a problemelor întâmpinate, prin e-mail, serviciului de asistență, astfel încât aceasta să poată fi transmisă Comisiei. Reclamantul a făcut acest lucru prin e-mail în aceeași zi, descriind mesajul de eroare primit și problema tehnică, și anume faptul că site-ul web a expirat și nu se va reîncărca. Acesta a solicitat serviciului de asistență EPSS să prezinte Comisiei propunerea anexată, astfel cum s-a promis într-o conversație telefonică înainte de e-mail.

Dna K. de la serviciul de asistență al EPSS a răspuns la e-mailul reclamantului la 11 noiembrie 2005, informându-l că incidentul a fost înregistrat și că toate informațiile relevante vor fi transferate Comisiei spre examinare. Înainte de a face acest lucru, doamna K. a solicitat reclamantului să clarifice ce s-a întâmplat exact în timpul depunerii nereușite.

Prin e-mailul din 14 noiembrie 2005, reclamantul a descris detaliile încercărilor sale de depunere a propunerilor. Prin e-mailul din aceeași zi, doamna K. a explicat reclamantului că faptul că numele fișierului din partea B nu putea conține spații era menționat într-un ghid relevant și că mesajul de eroare explicase ce caractere nu erau permise. Ea a afirmat că problema va fi transferată Comisiei.

Prin scrisoarea din 13 decembrie 2005, Comisia a informat reclamantul că comitetul de eligibilitate a ajuns la concluzia că propunerea sa trebuie considerată neprimită. Comitetul și-a bazat concluzia pe (i) corespondența privind dificultățile legate de transmiterea electronică; (ii) raportul EPSS cu privire la activitatea din contul reclamantului în ultima zi de depunere a propunerilor; (iii) faptul că EPSS era pe deplin operațional la 9 noiembrie 2005; și (iv) informațiile puse la dispoziție de Comisie cu privire la pregătirea și prezentarea propunerilor. După ce a analizat cazul reclamantului, comitetul a concluzionat că motivul pentru care propunerea nu a putut fi prezentată nu a fost o deficiență sau o deficiență pentru care Comisia ar putea fi considerată responsabilă. Comisia a declarat că a înțeles pe deplin nemulțumirea reclamantului, dar că, având în vedere cele de mai sus și cerința absolută de tratament egal al tuturor celor care înaintează propunerea, nu a fost în măsură să răspundă cererii reclamantului de a-i admite propunerea.

La 15 decembrie 2005, reclamantul s-a adresat în scris domnului F. din cadrul serviciilor Comisiei cu privire la decizia menționată anterior a comitetului de eligibilitate. Reclamantul a dorit să introducă o cale de atac oficială și a solicitat consiliere cu privire la modul în care poate face acest lucru. Aspectul specific pe care reclamantul a dorit să își întemeieze recursul a fost reprezentat de informațiile puse la dispoziție de Comisie cu privire la pregătirea și transmiterea propunerilor [punctul (iv) de mai sus], întrucât se presupune că necesitatea de a elimina spațiul din titlul părții B nu ar fi apărut în mesajul de eroare atunci când s-a salvat transmiterea. Reclamantul a solicitat, de asemenea, raportul EPSS privind activitatea contului său în ultima zi de depunere, deoarece acesta ar trebui să indice o conectare inițială cu o oră înainte de termenul de închidere a cererii de propuneri. În cele din urmă, reclamantul a considerat că este important să ofere feedback cu privire la această evoluție descurajantă, care a afectat nu numai reclamantul, ci a avut implicații pentru alte IMM-uri din domeniul științelor vieții în care au fost implicați membrii consiliului de administrație și membrii consorțiului reclamantului. Reclamantul a afirmat că există un scepticism considerabil în cadrul multor întreprinderi cu privire la timpul și resursele necesare pentru a se implica în acest proces. Prin urmare, au existat bariere interne considerabile care trebuiau depășite pentru a obține aprobarea internă de a face astfel de propuneri în primul rând. Dificultățile tehnice din timpul depunerii păreau un criteriu inadecvat pentru a respinge pur și simplu conținutul științific și beneficiile societale ale unui proiect. Reclamantul a solicitat să fie informat dacă este posibil în vreun fel să se îmbunătățească procesul de depunere a cererilor pentru PC6 în viitor.

La 23 decembrie 2005, domnul F. l-a informat pe reclamant că, în cazurile în care partea care înaintează propunerea de proiect nu este mulțumită de concluziile comitetului de eligibilitate, poate fi înaintată o plângere fie Secretariatului General al Comisiei pentru încălcarea Codului bunei administrări în relațiile cu publicul; Ombudsmanul European pentru „administrare defectuoasă”; sau Curtea de Justiție a Comunităților Europene. El a mers pe scurt pentru a descrie fiecare posibilitate.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că Comisia a respins în mod eronat propunerea sa în cadrul cererii de propuneri. Reclamantul a susținut, în special, că (i) necesitatea de a elimina spațierea din titlul dosarului propunerii, care a fost motivul întârzierii în depunerea propunerii, nu a apărut în mesajul de eroare atunci când a salvat dosarul în EPSS și (ii) Comisia nu ar fi trebuit să fie atât de rigidă în a decide cu privire la admisibilitatea propunerilor atunci când partea care înaintează propunerea s-a confruntat cu probleme reale în ceea ce privește încărcarea unor fișiere precum cele în cauză.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat următoarele observații:

Contextul

Cererea de propuneri a fost lansată la 8 iulie 2005 și s-a încheiat la 9 noiembrie 2005, la ora 17.00 (ora Bruxelles-ului). În Ghidul ofertanților pentru proiecte de cercetare specifice specifice PC6-2005-LifeSciHealth-7 (4) ("Ghidul ofertanților") s-a indicat pe prima pagină că propunerile pot fi depuse numai în format electronic ("doar transmitere electronică").

Potențialilor candidați li s-a recomandat să pregătească propunerile online. Alternativ, propunerile ar putea fi pregătite off-line folosind software special care urmează să fie descărcat și instalat pe computerele lor. Reclamantul și-a pregătit propunerea offline prin intermediul instrumentului electronic de propunere al EPSS, o aplicație bazată pe internet care oferă un spațiu de lucru securizat pentru ca un consorțiu să pregătească și să prezinte o propunere în comun, care ar putea fi accesată online (5). În conformitate cu punctul 5 alineatul (4) din cererea de propuneri, propunerile trebuie să fi cuprins partea A (formularele) și partea B (conținutul), care trebuiau depuse în format PDF. La pagina 15 din Ghidul utilizatorului instrumentului electronic de propunere offline (denumit în continuare „Ghidul utilizatorului EPT”)(6), a fost furnizat un model pentru a contribui la crearea și încărcarea părții B. Pe aceeași pagină, s-a afirmat, de asemenea, că „Numele fișierului din partea B nu ar trebui să conțină caractere sau spații speciale.” Odată ce propunerea a fost pregătită împreună cu EPT și în conformitate cu instrucțiunile din Ghidul utilizatorului EPT, utilizatorul a trebuit să se întoarcă la EPSS pentru a prezenta propunerea.

Conform istoricului jurnalului EPSS (7), reclamantul a început să creeze partea A din propunerea sa la 7 noiembrie 2005. La 8 noiembrie 2005, nu s-a înregistrat nicio încercare a reclamantului de a se conecta la EPSS. La 9 noiembrie 2005, ora 16:21:52, ora Bruxelles-ului, reclamantul s-a conectat, dar nu a reușit să împacheteze dosarul propunerii și a primit mesaje de eroare succesive care explicau care era problema. Reclamantul a sunat la serviciul de asistență EPSS la ora 16.50, când a fost informat că spațiul dintre „Partea” și „B” ar trebui eliminat. După ce reclamantul a redenumit partea B, acesta a adăugat-o la pachetul de propuneri. Cu toate acestea, atunci când a încercat să încarce fișierul, conexiunea a expirat. Reclamantul s-a conectat din nou la ora 17.09.06, ora Bruxelles-ului, adică atunci când procedura a fost închisă și nu a mai fost posibilă încărcarea propunerii. Reclamantul a contactat din nou serviciul de asistență EPSS și i s-a solicitat să trimită propunerea prin e-mail. E-mailul, care conține pachetul de propuneri cu marca temporală 16:08, ora Regatului Unit, a fost trimis la ora 17:16, ora Bruxelles-ului. La 11 noiembrie 2005, serviciul de asistență al EPSS a trimis un e-mail reclamantului, informându-l că incidentul a fost înregistrat și că toate informațiile relevante vor fi transferate Comisiei spre examinare. Reclamantul a fost, de asemenea, informat că serviciul de asistență EPSS nu a monitorizat cazurile semnalate Comisiei. În același timp, reclamantului i s-a solicitat să furnizeze informații mai detaliate cu privire la ceea ce s-a întâmplat în timpul tentativei de depunere a propunerii la 9 noiembrie 2005, ceea ce reclamantul a făcut prin e-mailul din 14 noiembrie 2005. Reclamantul a afirmat că informațiile cu privire la numele fișierului din partea B nu au apărut în mesajele de eroare primite și nici nu au fost conținute în materialul instrucțiunilor.

La 16 noiembrie 2005, coordonatorul cererii de propuneri din cadrul Comisiei a primit de la serviciul de asistență al EPSS o listă de propuneri care întâmpinaseră dificultăți în ceea ce privește depunerea electronică a propunerilor. Pe baza acestei liste și a altor cazuri identificate de Comisie, coordonatorul cererii de propuneri a întocmit o listă a tuturor cazurilor care urmează să fie discutate de comitetul intern de eligibilitate, care a examinat problemele legate de depunerea propunerilor și alte aspecte legate de eligibilitate. Comitetul s-a reunit la 24 noiembrie 2005 și, printre altele, a examinat cazul reclamantului. Aceasta nu a identificat nicio eroare în funcționarea EPSS și a considerat că nicio propunere nu a fost primită la timp. Prin urmare, nu a fost în măsură să răspundă cererii reclamantului de a accepta propunerea. Reclamantul a fost informat cu privire la decizia comitetului prin scrisoarea din 13 decembrie 2005. Pe baza acestor informații, reclamantul a trimis, la 15 decembrie 2005, un e-mail coordonatorului cererii de propuneri, solicitând informații cu privire la modul de introducere a unei căi de atac oficiale împotriva deciziei comisiei. Prin e-mailul din 23 decembrie 2005, coordonatorul cererii de propuneri a informat reclamantul cu privire la diferite căi de atac.

Proceduri de depunere a cererilor pentru PC6

În conformitate cu articolul 9 alineatul (1) din Normele de participare a întreprinderilor, a centrelor de cercetare și a universităților la punerea în aplicare a PC6 și de difuzare a rezultatelor cercetării pentru punerea în aplicare a acestuia (8), „propunerile de acțiuni indirecte se depun în conformitate cu termenii cererilor de propuneri”. În conformitate cu punctul 2 din cererea de propuneri în cauză, cererea de propuneri cuprindea o parte generală și condiții specifice care au fost descrise în anexe. În special, anexele indicau datele de încheiere pentru depunerea propunerilor de acțiuni indirecte de CDT. În conformitate cu punctul 4 din cererea de propuneri, Comisia a pus la dispoziția celor care au prezentat propuneri ghiduri care conțineau informații privind pregătirea și prezentarea unei propuneri de acțiune indirectă de CDT. La același punct, s-a menționat, de asemenea, că ghidul, precum și alte informații referitoare la cererea de propuneri, ar putea fi obținute de la Comisie fie prin poștă, fie prin intermediul site-ului CORDIS (9). Această documentație justificativă a constat într-un „pachet de informații” compus din următoarele: (i) cererea de propuneri, (ii) extrasul programului de lucru PC6 din prioritatea tematică 1, (iii) PC6 pe scurt (o prezentare generală a caracteristicilor de bază ale programului) și (iv) Ghidul pentru ofertanți. Documentația suplimentară a fost pusă la dispoziție și accesibilă pe site-ul CORDIS. Astfel, toți termenii și toate condițiile privind pregătirea propunerilor au fost puse la dispoziția potențialilor candidați. Pe site-ul CORDIS, solicitanții au fost, de asemenea, invitați să consulte instrucțiunile pentru depunerea propunerilor prin intermediul EPSS. Toate documentele relevante pot fi descărcate de pe site.

Astfel cum se specifică la punctul 5 alineatul (5) din cererea de propuneri, „propunerile de acțiuni indirecte de CDT [ar putea] fi pregătite offline sau on-line și depuse on-line”. Același lucru a fost prevăzut în anexa J la orientări și la punctul III din Ghidul pentru ofertanți. Pentru a pregăti propunerea off-line, autorii propunerii au trebuit să descarce o versiune off-line a instrumentului EPSS și să își pregătească propunerile urmând instrucțiunile din Ghidul utilizatorului EPT, care descrie acest proces pas cu pas. La pagina 15 din Ghidul utilizatorului EPT s-a specificat în mod clar că numele fișierului „Partea B” nu trebuie să conțină caractere sau spații speciale. Acesta [ar putea] conține numai litere latine (a-z), cifre (0-9), sublinierea (_), liniuța (-) și caracterul punct (.). „Aceste restricții au fost necesare din motive de compatibilitate a propunerilor cu sistemul central (UNIX) utilizat de Comisie. Opțiunea de a permite celor care înaintează propuneri să își prezinte propunerile în orice format posibil ar impune Comisiei să mențină un arsenal de programe informatice în diferite versiuni, ceea ce nu a fost posibil. Prin urmare, în conformitate cu instrucțiunile și orientările justificative disponibile pentru pregătirea unei propuneri offline, care specificau în mod clar formatul și limitările privind partea B a unei propuneri, reclamantul nu a putut susține că nu au fost puse la dispoziție informații suficiente și clare.

În plus, la ambalarea unei propuneri, s-a efectuat o validare. În cazul în care s-au înregistrat erori, transmiterea s-a oprit și au apărut avertismente. În timpul încercărilor de încărcare a propunerii sale, reclamantul a primit de mai multe ori următorul mesaj de eroare cu privire la partea B a propunerii sale: „Caracter nevalid” pentru numele fișierului. Numele fișierului trebuie să conțină numai caractere: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' și '_'". Funcționarea EPSS a fost verificată și, la momentul în care reclamantul a încercat să își prezinte propunerea, nu a fost identificată nicio problemă tehnică sau de altă natură care să indice că avertismentele și alte măsuri legate de depunerea normală a propunerilor nu funcționau. Comisia nu a putut fi considerată responsabilă pentru dificultățile întâmpinate de reclamant în încărcarea părții B, deoarece au fost furnizate informații explicite în formatul părții B, iar sistemul de avertizare a funcționat corect.

Inflexibilitatea Comisiei de a lua în considerare prezentarea problematică

Comisia dispune de norme clare, transparente și stricte pe care trebuie să le aplice în mod egal tuturor solicitanților:

(i) În conformitate cu punctul 6 din cererea de propuneri, „[p]ropunerile pentru acțiuni indirecte de CDT trebuie să parvină Comisiei cel târziu la data închiderii și la ora specificată în cererea de propuneri în cauză. Propunerile de acțiuni indirecte de CDT care sosesc după această dată și oră vor fi excluse.”

(ii) La pagina 4, Ghidul pentru ofertanți prevedea că „toate termenele sunt absolut ferme și sunt aplicate cu strictețe. Propunerile trebuie primite înainte de termen sau la termen, astfel cum se specifică în cererea de propuneri. Propunerilor li se reamintește că este responsabilitatea lor să asigure transmiterea la timp a propunerii lor. Propunerile care ajung la Comisie după termenul-limită nu sunt eligibile pentru evaluare. Nu vor fi luate în considerare circumstanțe atenuante.”

(iii) Punctul III.4 din Ghidul pentru ofertanți prevedea că „propunerile depuse electronic trebuie depuse în sistemul EPSS înainte de termenul-limită al cererii de propuneri, moment în care se va închide accesul la EPSS pentru prezenta cerere de propuneri.”

Comisia a reamintit în repetate rânduri potențialilor candidați că este în interesul lor să nu înceapă să prezinte propuneri în ultimul moment. Atât la pagina 4, cât și la punctul III.4 din Ghidul pentru ofertanți, li s-a reamintit că este responsabilitatea lor să asigure transmiterea la timp a propunerilor lor. Propunerilor li s-a reamintit, de asemenea, că „dacă [ei] așteaptă prea aproape de încheierea apelului pentru a începe încărcarea propunerii dumneavoastră, există o mare probabilitate [ca ei] să nu poată depune propunerea la timp”. În plus, în Ghidul utilizatorului PTE, părțile care au prezentat propuneri au fost informate că pot crea și depune o propunere ori de câte ori doresc, înainte de termenul-limită. Astfel, în conformitate cu punctul III.3 din Ghidul solicitantului, „erori descoperite în propunerile depuse de EPSS (...) pot fi rectificate prin simpla depunere a unei versiuni corectate. Atâta timp cât apelul nu este încă închis, noua depunere o va suprascrie pe cea anterioară". În plus, punctul V prevedea că

„[s-a] recomandat insistent să se prezinte o primă versiune a unei propuneri cu mult înainte de termenul-limită (și anume, cu cel puțin câteva zile înainte) și apoi să se continue îmbunătățirea acesteia prin retransmiteri periodice, astfel încât, în cazul unor probleme tehnice sau de altă natură în apropierea termenului-limită, să existe o versiune valabilă deja transmisă.”

În consecință, părțile care au prezentat propunerea au fost informate cu privire la posibilitatea de a prezenta o propunere de mai multe ori și cu mult timp înainte de termenul-limită, pentru a avea timp să soluționeze eventualele probleme. În plus, au fost înființate o serie de birouri de asistență, în special serviciul de asistență EPSS, care se afla la dispoziția persoanelor care au prezentat propuneri și care se confruntau cu dificultăți tehnice. În pofida faptului că reclamantul era conștient de faptul că au apărut probleme cu numele fișierului din partea B și că încercările succesive de încărcare au rămas fără succes, acesta nu a contactat serviciul de asistență EPSS până la ora 16.50. Reclamantul s-a pus într-o poziție care nu i-a permis să remedieze rapid orice dificultate potențială care ar fi putut apărea în timpul prezentării propunerii sale atât de aproape de termenul-limită.

Selectarea și posibila finanțare a unei propuneri care nu ar fi eligibilă în ceea ce privește propriile norme nu ar putea fi justificate. De asemenea, Comisia nu a putut justifica o excepție pentru această propunere, în timp ce, în alte cazuri, a aplicat întotdeauna normele de eligibilitate cu aceeași strictețe. Cu toate acestea, Comisia a oferit consultanță și asistență solicitanților pentru a preveni apariția unor dificultăți tehnice sau pentru a le soluționa. În cazul unor dificultăți care conduc la plângeri, serviciile Comisiei acordă cea mai mare atenție fiecărui caz, pentru a stabili dacă instituția ar putea fi responsabilă pentru problema întâmpinată de un solicitant.

Concluzii

Reclamantul a fost informat în mod corespunzător cu privire la normele și termenele de depunere. Era clar că era responsabilitatea exclusivă a reclamantului să asigure prezentarea corectă și în timp util a unei propuneri complete. Comisia a furnizat consiliere și servicii care, în mod normal, i-ar fi permis reclamantului să rezolve dificultățile în timp util, dacă ar fi urmat recomandarea. Comisiei nu i s-a putut imputa nicio eroare pentru nerespectarea de către reclamant a instrucțiunilor în fiecare etapă a transmiterii informațiilor. În absența unei funcționări defectuoase a EPSS și ținând seama de cerința de a trata toate propunerile în mod egal, Comisia nu a fost în măsură să accepte prezentarea propunerii prin e-mail după expirarea termenului.

Prezentarea propunerii reclamantului a fost examinată cu cea mai mare atenție. Concluzia comitetului de eligibilitate a fost de a nu accepta cererea reclamantului de a-și admite propunerea. Această concluzie s-a bazat pe o analiză detaliată a cazului, pe informațiile furnizate în cererea de propuneri și în documentele conexe, precum și pe tratarea unor cazuri similare în circumstanțe similare. Prin urmare, decizia Comisiei a fost luată în conformitate cu normele și procedurile în vigoare pentru depunerea propunerilor. Având în vedere aplicarea de către Comisie a principiului egalității de tratament între cei care înaintează propunerea, aceasta nu a putut acorda un tratament preferențial sau o excepție specială în ceea ce privește prezentarea propunerii prin e-mail.

Dintre cei 357 de candidați care au depus o propunere în cadrul cererii de propuneri în cauză, doar 1 % nu au reușit să își depună propunerea la timp. Prin urmare, eventualele acuzații potrivit cărora Comisia ar fi putut institui un proces complicat sau „neprietenos pentru utilizatori”, ceea ce îngreunează depunerea unei propuneri de către IMM-urile cu mijloace limitate, nu au putut fi susținute în mod rezonabil.

Reclamantul nu a prezentat observații cu privire la avizul Comisiei.

DECIZIA

1 Respingere presupus eronată a propunerii reclamantului în cadrul cererii de propuneri PC6

1.1 Reclamantul a dorit să participe la ultima cerere de propuneri a celui de-al șaselea program-cadru ("PC6") pentru întreprinderile mici și mijlocii PC6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (10) ("cererea de propuneri"). Cererea de propuneri prevedea că propunerile trebuiau să cuprindă părțile A și B. Propunerile puteau fi pregătite fie offline, fie online și depuse online . Termenul de depunere a propunerilor a fost 9 noiembrie 2005. Potrivit reclamantului, acesta a utilizat sistemul electronic de depunere a propunerilor ("EPSS")(11) pentru a-și prezenta propunerea, dar s-a confruntat cu o problemă atunci când a încercat să adauge un document necesar la transmitere și a primit mai multe mesaje de eroare, dintre care niciunul nu a explicat care a fost problema reală. Reclamantul a declarat că a reușit să obțină aceste informații în ultimul moment de la serviciul de asistență EPSS și a încercat să încarce fișierul final. Cu toate acestea, reclamantul a depășit termenul cu cinci minute și nu a putut profita de ocazia de a-și prezenta propunerea și de a participa la cererea de propuneri.

Reclamantul a susținut că Comisia a respins în mod eronat propunerea sa în cadrul cererii de propuneri FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 pentru întreprinderile mici și mijlocii. Reclamantul a susținut, în special, că (i) instrucțiunea de a elimina spațierea din titlul dosarului de propunere, care a fost motivul întârzierii în depunerea propunerii, nu a apărut în mesajul de eroare, atunci când dosarul a fost salvat în EPSS, și (ii) Comisia nu ar fi trebuit să fie atât de rigidă în a decide cu privire la admisibilitatea propunerilor atunci când partea care înaintează propunerea s-a confruntat cu probleme reale în ceea ce privește încărcarea unor fișiere precum cele în cauză.

1.2 În ceea ce privește argumentul de la punctul (i) de mai sus, Comisia a subliniat în avizul său că cererea de propuneri a fost lansată la 8 iulie 2005 și s-a încheiat la 9 noiembrie 2005, la ora 17.00 (ora Bruxelles-ului). În conformitate cu punctul 4 din cererea de propuneri, Comisia a pus la dispoziția celor care au prezentat propuneri ghiduri care conțineau informații privind pregătirea și prezentarea unei propuneri (12). Acest "pachet de informații" a constat în patru documente, printre care Ghidul pentru ofertanții de proiecte de cercetare specifice specifice PC6-2005-LifeSciHealth-7 (13) ("Ghidul pentru ofertanți"). Astfel cum se specifică la punctul 5 alineatul (5) din cererea de propuneri și la punctul III din Ghidul pentru ofertanți, „propunerile de acțiuni indirecte de CDT [ar putea] fi pregătite offline sau online și depuse online” prin intermediul EPSS, care a fost accesibil pe site-ul CORDIS. Propunătorii care își pregătesc propunerile offline au trebuit să urmeze instrucțiunile cuprinse în Ghidul utilizatorului instrumentului electronic pentru propuneri offline („Ghidul utilizatorului EPT”)(14), care descrie acest proces pas cu pas. La pagina 15 din Ghidul utilizatorului EPT s-a specificat în mod clar că numele fișierului „Partea B” nu trebuie să conțină caractere sau spații speciale. Acesta [ar putea] conține doar litere latine (a-z), cifre (0-9), sublinierea (_), liniuța (-) și caracterul punct (.). "Mai mult, atunci când se ambalează o propunere, s-a efectuat o validare. În cazul în care s-au înregistrat erori, transmiterea s-a oprit și au apărut avertismente. În timpul încercărilor de încărcare a propunerii sale, reclamantul a primit de mai multe ori următorul mesaj de eroare cu privire la partea B a propunerii sale: „Caracter nevalid” pentru numele fișierului. Numele fișierului trebuie să conțină numai caractere: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' și '_'". Funcționarea EPSS a fost verificată și nu a fost identificată nicio problemă tehnică sau de altă natură la momentul în care reclamantul a încercat să își prezinte propunerea care să indice că avertismentele și alte măsuri legate de depunerea normală a propunerilor nu funcționau.

În ceea ce privește argumentul de la punctul (ii) de mai sus, Comisia a afirmat în avizul său că autorii propunerii au fost informați în mod corespunzător cu privire la normele și termenele de depunere (15). Comisia a reamintit în mod repetat potențialilor candidați că este în interesul lor să nu înceapă să prezinte propuneri în ultimul moment (16). În plus, în Ghidul utilizatorului PTE, părțile care au prezentat propuneri au fost informate cu privire la posibilitatea de a prezenta o propunere de mai multe ori și cu mult timp înainte de termenul-limită, pentru a avea timp să soluționeze eventualele probleme (17). Comisia a furnizat consiliere și servicii care, în mod normal, ar fi permis unei părți care înaintează o propunere să rezolve dificultățile în timp util, dacă ar fi urmat consilierea . În plus, au fost înființate o serie de birouri de asistență, în special serviciul de asistență EPSS, care se afla la dispoziția persoanelor care au prezentat propuneri și care se confruntau cu dificultăți tehnice. Conform istoricului jurnalului EPSS, reclamantul a început să creeze partea A a propunerii sale la 7 noiembrie 2005. La 8 noiembrie 2005, nu s-a înregistrat nicio încercare a reclamantului de a se conecta la EPSS. La 9 noiembrie 2005, ora 16:21:52, ora Bruxelles-ului, reclamantul s-a autentificat, dar nu a reușit să ambaleze dosarul propunerii și a primit mesaje de eroare succesive care explicau care era problema. Reclamantul a telefonat serviciului de asistență EPSS la ora 16.50, ora Bruxelles-ului, când a fost informat că spațiul dintre „Partea” și „B” ar trebui eliminat. După ce reclamantul a redenumit partea B, aceasta a fost adăugată la pachetul de propuneri. Cu toate acestea, atunci când a încercat să încarce fișierul, conexiunea a expirat. Reclamantul s-a conectat din nou la ora 17.09.06, ora Bruxelles-ului. Cu toate acestea, la momentul respectiv, procedura de ofertare fusese închisă și nu mai era posibilă încărcarea părții B.

În pofida faptului că reclamantul era conștient de faptul că au apărut probleme cu numele fișierului din partea B și că încercările succesive de încărcare au rămas fără succes, acesta nu a contactat serviciul de asistență EPSS până la ora 16.50. Prin urmare, reclamantul s-a pus într-o poziție care nu i-a permis să remedieze rapid orice dificultate potențială care ar fi putut apărea în timpul prezentării propunerii sale atât de aproape de termenul-limită. În consecință, Comisia nu a putut justifica admiterea unei propuneri care nu ar fi eligibilă în temeiul propriilor norme. De asemenea, aceasta nu ar putea justifica o excepție pentru prezenta propunere, în timp ce, în alte cazuri, a aplicat întotdeauna normele de eligibilitate cu aceeași strictețe.

1.3 Reclamantul nu a prezentat nicio observație cu privire la avizul Comisiei.

1.4 În primul rând, Ombudsmanul ar dori să reamintească principiul general al egalității de tratament a solicitanților de granturi (18). Acest principiu implică (i) obligația egală a tuturor solicitanților de a-și elabora și prezenta propunerile (19), (ii) evaluarea propunerilor, aplicarea obiectivă și uniformă a criteriilor de admisibilitate tuturor solicitanților (20) și (iii) obligația de transparență (21), ceea ce înseamnă, printre altele, că criteriile de admisibilitate și de atribuire menționate într-o cerere de propuneri sau într-un document la care face trimitere cererea de propuneri trebuie formulate astfel încât să permită tuturor solicitanților normal informați și care dau dovadă de o diligență normală să le interpreteze în același mod (22). În acest context, dispozițiile din cererea de propuneri sau dintr-un document la care se face trimitere în cererea de propuneri și care sunt puse la dispoziția potențialilor solicitanți, cu privire la momentul și modul în care ar trebui prezentate propunerile, sunt deosebit de importante. Astfel de dispoziții afectează pregătirea și formularea propunerilor și sunt relevante în mod substanțial pentru interesul semnificativ al Comunității de a oferi solicitanților posibilitatea de a concura pe picior de egalitate. În consecință, atunci când autoritatea contractantă examinează propunerile care îi sunt prezentate, trebuie să se țină seama în mod corespunzător de conținutul unor astfel de dispoziții, cel puțin în măsura în care conținutul lor sau aplicarea lor în circumstanțe speciale nu încalcă normele juridice imperative sau principiile bunei administrări.

1.5 În ceea ce privește cazul de față, Ombudsmanul observă că punctul 6 din cererea de propuneri prevedea că "[p]ropunerile (...) trebuie să parvină Comisiei cel târziu la data închiderii și la ora specificată în cererea de propuneri în cauză. Propunerile de acțiuni indirecte de CDT care sosesc după această dată și oră vor fi excluse.” În conformitate cu punctul 6 din anexa 2 la cererea de propuneri, data limită de depunere a propunerilor a fost 9 noiembrie 2005, ora 17.00 (ora locală a Bruxelles-ului).

În plus, Ombudsmanul ia act, de asemenea, de faptul că, în conformitate cu punctul 4 din cererea de propuneri (23), Comisia a pus la dispoziția potențialilor ofertanți Ghidul pentru ofertanți și Ghidul utilizatorului EPT, care conțineau informații detaliate, pas cu pas, cu privire la modul de depunere a unei propuneri. Ghidul pentru ofertanți prevedea că:

„Toate termenele sunt absolut ferme și sunt respectate cu strictețe. (...) Propunerilor li se reamintește că este responsabilitatea lor să asigure prezentarea în timp util a propunerii lor. Propunerile care ajung la Comisie după termenul-limită nu sunt eligibile pentru evaluare. Nu vor fi luate în considerare circumstanțe atenuante.”

Punctul III.4 din ghid prevedea, de asemenea, că „propunerile depuse electronic trebuie să fie transmise sistemului EPSS înainte de termenul-limită al cererii de propuneri, moment în care accesul la EPSS pentru prezenta cerere de propuneri se va încheia.” În cele din urmă, Ombudsmanul observă că Ghidul utilizatorului EPT cuprindea 25 de pagini care stabilesc în mod clar și sistematic etapele relevante care trebuie urmate atunci când se prezintă o propunere. În special, cuprinsul conținea, sub titlul „PROPOSAL EDITOR”, o secțiune intitulată „PARTEA B”, în care se preciza în mod clar că „Numele fișierului din partea B nu trebuie să conțină caractere sau spații speciale. Acesta poate conține numai litere latine (a-z), cifre (0-9), sublinierea (_), liniuța (-) și caracterul punct (.).

1.6 În ceea ce privește argumentul reclamantului de la punctul (i) de mai sus, potrivit căruia necesitatea de a elimina spațierea din titlul dosarului de propunere nu a apărut în mesajul de eroare atunci când s-a salvat dosarul în EPSS, Ombudsmanul subliniază mai întâi că secțiunea relevantă din Ghidul utilizatorului EPT prevedea în mod clar că "numele fișierului din partea B nu ar trebui să conțină caractere sau spații speciale"(sublinierea noastră) și stabilește caracterele permise. În plus, Ombudsmanul ia act de faptul că, astfel cum se menționează în avizul Comisiei privind prezenta plângere, sistemul de validare al EPSS, pentru care nu au fost raportate probleme funcționale pentru perioada în care reclamantul a încercat să prezinte propunerea, a trimis în mod repetat reclamantului următorul mesaj, ca răspuns la încercarea sa nereușită de a încărca partea B a propunerii sale: „Caracter nevalid” pentru numele fișierului. Numele fișierului trebuie să conțină numai caractere: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' și '_'" . Reclamantul nu a formulat nicio observație care să conteste exactitatea factuală a declarației de mai sus. Ombudsmanul consideră că mesajul de mai sus a fost destul de clar, cu atât mai mult având în vedere informațiile furnizate în prealabil în Ghidul pentru ofertanți. Ombudsmanul observă, de asemenea, că Comisia a înființat un serviciu de asistență, care, odată contactat de reclamant, l-a informat cu promptitudine cu privire la modul de soluționare a problemei, dar că reclamantul a contactat serviciul de asistență al EPSS cu doar zece minute înainte de expirarea termenului de depunere a propunerilor. În consecință, Ombudsmanul consideră că primul argument al reclamantului în sprijinul afirmației sale nu poate fi admis.

1.7 În ceea ce privește argumentul reclamantului (ii), potrivit căruia Comisia nu ar fi trebuit să fie atât de rigidă în a decide cu privire la admisibilitatea propunerilor atunci când autorii propunerii s-au confruntat cu probleme reale în ceea ce privește încărcarea fișierelor, Ombudsmanul reamintește principiile și cerințele menționate la punctul 1.4 din prezenta decizie. Prin urmare, atunci când a examinat admisibilitatea propunerilor, Comisia a trebuit să respecte dispozițiile cererii de propuneri și ale ghidurilor la care se referea punctul 4 din cerere în ceea ce privește momentul și modul de depunere a propunerilor. În plus, nu s-a susținut, într-un mod specific, și nici nu s-a demonstrat că conținutul acestor dispoziții sau aplicarea lor în circumstanțele specifice încalcă normele juridice imperative sau principiile bunei administrări. Din aceste motive, argumentul reclamantului nu poate fi susținut.

1.8 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că afirmația reclamantului potrivit căreia Comisia a respins în mod eronat propunerea sa nu a fost justificată.

2 Concluzie

Pe baza anchetei Ombudsmanului în acest caz, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decizia nr. 1513/2002/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 27 iunie 2002 privind al șaselea program-cadru al Comunității Europene pentru activități de cercetare, de dezvoltare tehnologică și demonstrative, care contribuie la crearea Spațiului European de Cercetare și la inovare (2002-2006) (JO 2002, L 232, p. 1, Ediție specială, 15/vol. 6, p. 183).

(2) Cereri de propuneri pentru acțiuni indirecte de CDT în cadrul programului specific pentru cercetare, dezvoltare tehnologică și activități demonstrative: Integrarea și consolidarea Spațiului european de cercetare - Domeniul tematic prioritar Științele vieții, genomica și biotehnologia pentru sănătate (JO 2005, C 168, p. 54).

(3) EPSS este un sistem pus la dispoziție de Comisie pentru pregătirea și depunerea electronică a propunerilor în cadrul PC6 (sursa: http://cordis.europa.eu/fp6/stepbystep/electronics.htm).

(4) Ghidul pentru ofertanți este disponibil pe următorul site web din domeniul Europa: http://cordis.europa.eu/lifescihealth - la rubrica „Calls” / „FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7”.

(5) Această aplicație este disponibilă pe site-ul Cordis (http://www.cordis.lu/fp6).

(6) Ghidul utilizatorului Offline Electronic Proposal Tool este disponibil pe site-ul Cordis.

(7) În cazul unei pregătiri offline, EPSS nu a fost în măsură să urmărească propunerea pas cu pas, așa cum ar fi putut să o facă în cazul unei pregătiri online. Acest lucru se datorează faptului că aplicația a rulat pe hardware-ul local al utilizatorului, fără a fi nevoie de conexiune on-line. În cazul de față, serviciul de asistență EPSS a putut urmări doar faza de depunere online înregistrată în istoricul jurnalului EPSS al propunerii.

(8) Regulamentul (CE) nr. 2321/2002 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 decembrie 2002 privind normele de participare a întreprinderilor, a centrelor de cercetare și a universităților la punerea în aplicare a celui de-al șaselea program-cadru al Comunității Europene (2002-2006) și de difuzare a rezultatelor cercetării în vederea acestei puneri în aplicare (JO 2002, L 355, p. 23, Ediție specială, 05/vol. 6, p. 3).

(9) În cererea de propuneri au fost furnizate adresa poștală a Comisiei (Comisia Europeană, Biroul de informare al PC6, Direcția Generală RTD, B-1049 Bruxelles) și adresa de internet a CORDIS (http://fp6.cordis.lu/lifescihealth/calls.cfm).

(10) Cereri de propuneri pentru acțiuni indirecte de CDT în cadrul programului specific pentru cercetare, dezvoltare tehnologică și activități demonstrative: Integrarea și consolidarea Spațiului european de cercetare - Domeniul tematic prioritar Științele vieții, genomica și biotehnologia pentru sănătate (JO 2005, C 168, p. 54).

(11) EPSS este un sistem pus la dispoziție de Comisie pentru pregătirea și depunerea electronică a propunerilor în cadrul PC6 (sursa: http://cordis.europa.eu/fp6/stepbystep/electronics.htm).

(12) La același punct, s-a menționat, de asemenea, că ghidurile, precum și alte informații referitoare la cererea de propuneri, ar putea fi obținute de la Comisie fie prin poștă, fie prin intermediul site-ului CORDIS. În cererea de propuneri au fost furnizate adresa poștală a Comisiei (Comisia Europeană, Biroul de informare al PC6, Direcția Generală RTD, B-1049 Bruxelles) și adresa de internet a CORDIS (http://fp6.cordis.lu/lifescihealth/calls.cfm).

(13) Ghidul pentru ofertanți este disponibil pe următorul site web din domeniul Europa: http://cordis.europa.eu/lifescihealth - la rubrica „Calls” / „FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7”.

(14) Ghidul de utilizare a instrumentului electronic offline pentru propuneri a fost disponibil pe site-ul Cordis.

(15) Punctul 6 din cererea de propuneri prevedea că "[p]ropunerile (...) trebuie să parvină Comisiei cel târziu la data închiderii și la ora specificată în cererea de propuneri în cauză. Propunerile de acțiuni indirecte de CDT care sosesc după această dată și oră vor fi excluse.

„Toate termenele sunt absolut ferme și sunt respectate cu strictețe. Propunerile trebuie primite înainte de termen sau la termen, astfel cum se specifică în cererea de propuneri. Propunerilor li se reamintește că este responsabilitatea lor să asigure transmiterea la timp a propunerii lor. Propunerile care ajung la Comisie după termenul-limită nu sunt eligibile pentru evaluare. Nu vor fi luate în considerare circumstanțe atenuante.”

Punctul III.4 din Ghidul pentru ofertanți prevedea că „propunerile depuse electronic trebuie depuse în sistemul EPSS înainte de termenul-limită al cererii de propuneri, moment în care se va închide accesul la EPSS pentru prezenta cerere de propuneri.”

(16) Atât la pagina 4, cât și la punctul III.4 din Ghidul pentru propuși, acestora li s-a reamintit că este responsabilitatea lor să asigure transmiterea la timp a propunerii lor. Propunerilor li s-a reamintit, de asemenea, că „dacă [ei] așteaptă prea aproape de încheierea apelului pentru a începe încărcarea propunerii [lor], există o mare probabilitate [ca ei] să nu fie în măsură să prezinte propunerea la timp”.

(17) În conformitate cu punctul III.3 din Ghidul solicitantului, "[e]rorările descoperite în propunerile depuse de EPSS (...) pot fi rectificate prin simpla depunere a unei versiuni corectate. Atâta timp cât apelul nu este încă închis, noua depunere o va suprascrie pe cea anterioară". În plus, punctul V prevedea că:

„[s-a] recomandat insistent să se prezinte o primă versiune a unei propuneri cu mult înainte de termenul-limită (și anume, cu cel puțin câteva zile înainte) și apoi să se continue îmbunătățirea acesteia prin retransmiteri periodice, astfel încât, în cazul unor probleme tehnice sau de altă natură în apropierea termenului-limită, să existe o versiune valabilă deja transmisă.”

(18) Articolul 109 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (JO 2002, L 248, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 197): „1. Atribuirea subvențiilor este supusă principiilor transparenței și egalității de tratament.” A se vedea, de asemenea, cauza C-57/01 Makedoniki Metro și Mikhaniki, Rec., 2003, p. I-1091, punctul 69 (privind ofertele).

(19) A se vedea cauza T-19/95, Adia Interim/Comisia, Rec., 1996, p. II-321, punctul 47 (privind procedurile de licitație).

(20) A se vedea cauza C-448/01 Evn și Wienstrom, Rec., 2003, p.

(21) Cauza C-448/01 Evn și Wienstrom, citată anterior, punctul 48.

(22) A se vedea cauza C-19/00 SIAC Construction, Rec., 2001, p. I-7725, punctul 42 (privind procedurile de licitație).

(23) Punctul 4 din cererea de propuneri prevede următoarele: „Comisia pune la dispoziția celor care înaintează propuneri ghiduri referitoare la cererile de propuneri care conțin informații privind pregătirea și prezentarea unei propuneri pentru o acțiune indirectă de CDT. De asemenea, Comisia pune la dispoziție orientări privind procedurile de evaluare și selecție a propunerilor (...).”