Strasbourg, 30 iulie 2007

Stimate domnule L.,

La 5 aprilie 2005, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene, referitoare la decizia acesteia din 3 martie 2005 de a nu da curs acuzațiilor dumneavoastră privind utilizarea frauduloasă a unei subvenții acordate de instituție unei asociații regionale din Spania (referință 98/034208).

La 29 aprilie 2005, l-am informat pe președintele Comisiei cu privire la plângerea dumneavoastră și i-am solicitat să prezinte un aviz cu privire la aceasta până la 31 iulie 2005. La 5 august 2005, Comisia a transmis avizul său în limba franceză. La 2 septembrie 2005, Comisia a transmis o traducere a avizului său în limba spaniolă, care v-a fost transmisă la 20 septembrie 2005, cu invitația de a prezenta observații.

La 20 octombrie 2005, mi-ați transmis observațiile dumneavoastră scrise.

La 19 iunie 2006, am solicitat informații suplimentare din partea Comisiei. La 2 august 2006, Comisia a transmis cel de-al doilea aviz, pe care vi l-am transmis la 12 septembrie 2006, cu invitația de a formula observații, dacă doriți. Nu am primit nicio observație din partea dumneavoastră cu privire la cel de-al doilea aviz al Comisiei.

La 13 februarie 2007, Comisia mi-a trimis informații suplimentare. V-am transmis aceste informații la 8 martie 2007. La 13 aprilie 2007, am primit observațiile dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele cauzei sunt, pe scurt, următoarele:

Reclamantul s-a adresat în scris Curții de Conturi a Comunităților Europene, afirmând că o asociație regională din regiunea Cantabria, Spania (denumită în continuare „asociația”), cu care Comisia Europeană a semnat un acord de finanțare (referința 98/034208), a utilizat în mod fraudulos fondurile comunitare. La 25 februarie 2004, Curtea de Conturi a informat reclamantul că a transmis toate informațiile Oficiului European de Luptă Antifraudă („OLAF”), astfel încât acest organism să poată investiga în mod corespunzător acuzațiile. La 1 martie 2004, reclamantul a depus o plângere atât la OLAF, cât și la Comisie, cu privire la această problemă.

La 19 mai 2004, OLAF a informat reclamantul că a efectuat o investigație cu privire la obiectul plângerii sale și că, în urma acestei investigații, serviciile sale au concluzionat că o parte din asistența comunitară acordată organizației trebuia recuperată. OLAF a menționat în scrisoarea sa că orice acțiune suplimentară ar trebui întreprinsă de serviciile Comisiei responsabile cu acordarea fondurilor, și anume Direcția Generală Educație și Cultură („DG EAC”). Reclamantul a transmis Comisiei scrisoarea OLAF la 31 mai 2004, solicitând luarea de măsuri împotriva asociației. Comisia a răspuns la 22 iunie 2004, informându-l pe reclamant că serviciile responsabile urmăresc această chestiune și că va fi informat cu privire la rezultatele anchetei, cât mai curând posibil.

La 3 martie 2005, Comisia a informat reclamantul că a revizuit aspectele financiare ale proiectului, în special documentele justificative prezentate de asociație cu privire la toate cheltuielile efectuate pentru realizarea proiectului. După ce a analizat aceste elemente de probă, Comisia a concluzionat că prima sa evaluare financiară a proiectului, efectuată la 21 septembrie 1999 și aprobată la 18 octombrie 1999, era corectă și că nu au avut loc nereguli în punerea în aplicare a acordului de finanțare. Prin urmare, Comisia a decis să nu redeschidă acest dosar și, prin urmare, să nu ia măsuri împotriva asociației.

La 5 aprilie 2005, reclamantul a depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei. În opinia sa, decizia Comisiei din 3 martie 2005 de a nu continua acuzațiile pe care le adusese asociației contrazicea constatările făcute de OLAF în cadrul investigației sale. El a remarcat, de asemenea, că decizia Comisiei nu pare să țină seama de constatările de mai sus.

Afirmația cu privire la care Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz a fost următoarea:

Deși OLAF l-a informat pe reclamant la 19 mai 2004 că, în urma plângerii sale din 1 martie 2004 privind utilizarea frauduloasă a unei subvenții acordate de Comisie unei asociații regionale (referința 98/034208), a recomandat rambursarea asistenței financiare, Comisia a decis, la 3 martie 2005, să ignore această recomandare și să îndepărteze asociația de orice ilegalitate.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a explicat că, pe baza programului de acțiune comunitară Raphaël (1) în domeniul patrimoniului cultural, serviciile sale au semnat cu asociația un acord de grant (referința 98/034208) în valoare de 40 000 EUR. Proiectul a avut ca scop sprijinirea unui proiect privind patrimoniul audiovizual (2).

La 20 octombrie 1999, pe baza cheltuielilor declarate și după deducerea costurilor neeligibile, Comisia a efectuat o plată unică către organizație în valoare de 18 085,93 euro.

La 26 februarie 2001, Curtea de Conturi, după ce a primit o plângere împotriva asociației depusă de reclamant, a transmis-o OLAF. Ținând seama de conținutul plângerii și de afirmațiile cuprinse în aceasta, OLAF a decis, la 22 martie 2001, să deschidă o anchetă.

La 21 martie și la 30 iunie 2003, OLAF a trimis asociației două scrisori recomandate pentru a efectua o inspecție la fața locului în incintele asociației. Ambele scrisori au fost returnate nelivrate de Serviciul Poștal Spaniol. Prin urmare, OLAF a trebuit să își suspende inspecția, neavând, așadar, acces la documentele justificative originale. La 16 decembrie 2003, OLAF a ajuns la concluzia că, întrucât nu a avut posibilitatea de a verifica documentul justificativ care explică utilizarea fondurilor comunitare de către asociație, trebuia să presupună că a avut loc o încălcare a acordului de grant. OLAF a adăugat că fondurile comunitare ar trebui rambursate și că va informa Comisia astfel încât serviciile responsabile să poată adopta măsurile corespunzătoare. Prin scrisoarea din 19 mai 2004, OLAF a informat reclamantul cu privire la concluziile anchetei sale.

Având în vedere recomandările OLAF, Comisia a inițiat o procedură de recuperare pe baza unei presupuse încălcări a articolului 7 din acordul de grant. Asociația a fost informată, prin scrisoarea din 18 mai 2004, cu privire la decizia Comisiei și a fost invitată să își prezinte observațiile în următoarele două săptămâni.

La 3 iunie 2004, asociația a scris Comisiei, explicând că nu a primit nicio comunicare din partea OLAF. La 7 și la 30 iunie 2004, asociația a transmis toate documentele necesare privind cheltuielile efectuate în cadrul acordului de finanțare. După examinarea dovezilor justificative, Comisia a concluzionat că nu par să fi avut loc nereguli în punerea în aplicare a acordului de grant. În consecință, aceasta a decis să nu continue procedura de recuperare împotriva asociației. Prin scrisoarea din 3 martie 2005, cele trei părți interesate, și anume OLAF, asociația și reclamantul, au fost informate cu privire la concluziile Comisiei. Avizul Comisiei a anexat copii ale corespondenței dintre OLAF și Comisie, atât cu asociația, cât și cu reclamantul.

Comisia a subliniat faptul că constatările OLAF s-au bazat pe absența unui răspuns din partea asociației. Documentele prezentate de aceasta din urmă, odată ce Comisia și-a început propria investigație, au arătat totuși că au fost îndeplinite condițiile pentru acordul de grant. Prin urmare, nu a existat niciun temei juridic pentru recuperarea sumei plătite asociației ,, și anume 18 085,93 EUR.

Deși Comisia a considerat că asociația a respectat toate procedurile relevante și a luat toate măsurile necesare, serviciile sale au decis să efectueze un audit al proiectului pentru a înlătura orice posibilă îndoială. În cursul acestei proceduri, toate documentele originale urmau să fie revizuite. În opinia Comisiei, acest audit i-ar permite să clarifice orice posibilă neînțelegere. Comisia a explicat că, prin scrisoarea din 20 iunie 2005, asociația a acceptat propunerea Comisiei și și-a anunțat intenția de a introduce o acțiune în justiție pentru defăimare împotriva reclamantului.

Comisia a concluzionat că serviciile sale au acționat în mod corespunzător și s-a angajat să informeze reclamantul cu privire la rezultatele auditului de îndată ce acestea au fost disponibile.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a reiterat argumentele din plângerea sa. Cu toate acestea, el salută inițiativa Comisiei de a efectua un audit cu privire la proiectul în cauză. În opinia reclamantului, această procedură ar trebui să aducă o nouă lumină asupra problemei.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

Având în vedere informațiile disponibile, Ombudsmanul a scris Comisiei la 19 iunie 2006, solicitând informații suplimentare pentru a stabili dacă auditul menționat în avizul său a fost finalizat. În caz afirmativ, Ombudsmanul a solicitat o copie a raportului de audit, pe lângă informațiile referitoare la acțiunile subsecvente pe care Comisia intenționa să le întreprindă în urma constatărilor sale.

Al doilea aviz al Comisiei

În cel de-al doilea aviz, Comisia a explicat că o societate profesională de audit a efectuat un audit al asociației la 17 și 18 ianuarie 2006. În plus, la 10 aprilie 2006, un prim proiect al raportului de audit a fost trimis asociației în vederea formulării de observații. Asociația și-a prezentat observațiile cu privire la proiectul de raport la 10 aprilie 2006. Comisia a observat că, la momentul redactării prezentului document, serviciile sale examinau toate informațiile disponibile, inclusiv concluzia la care a ajuns auditorul. Comisia a considerat că, probabil, va fi în măsură să informeze Ombudsmanul cu privire la constatările auditului în cursul lunii octombrie 2006.

Observațiile reclamantului cu privire la al doilea aviz al Comisiei

Ombudsmanul nu a primit observații din partea reclamantului cu privire la al doilea aviz al Comisiei.

Informații suplimentare prezentate de Comisie

La 13 februarie 2007, Comisia a transmis Ombudsmanului o copie a „Rezumatului” și a „Concluziilor” auditului contractului nr. 98/034208 efectuat, la 17 și 18 ianuarie 2006, la birourile asociației de către o societate profesională de audit. Comisia și-a cerut scuze pentru întârzierea cu care a finalizat raportul. Comisia a observat că, astfel cum se prevede în secțiunea V, care include concluziile auditului, se pare că asociația nu a comis nicio neregulă în punerea în aplicare a acordului de grant. Prin urmare, niciun fond comunitar nu pare să fi fost cheltuit în mod necorespunzător și, prin urmare, nu a fost formulată nicio cerere de rambursare a vreunei sume deja plătite.

Observațiile reclamantului cu privire la informațiile suplimentare ale Comisiei

În observațiile sale cu privire la informațiile suplimentare prezentate de Comisie, reclamantul a subliniat că OLAF și Curtea de Conturi au adoptat deja o poziție cu privire la această chestiune, pe care Comisia a refuzat să o pună în aplicare. În opinia sa, Comisia nu a acționat în mod corespunzător prin faptul că nu a luat măsuri împotriva asociației.

DECIZIA

1 Investigarea de către Comisie a unei presupuse fraude

1.1 Reclamantul afirmă mai întâi că Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) l-a informat la 19 mai 2004 că, în urma plângerii sale din 1 martie 2004 privind utilizarea frauduloasă a unei subvenții (referința 98/034208) acordate de Comisie unei asociații regionale din regiunea Cantabria, în Spania (denumită în continuare "asociația"), a recomandat rambursarea asistenței financiare. În continuare, acesta susține că, în pofida recomandării OLAF, Comisia a decis, la 3 martie 2005, să ignore această recomandare și să exonereze asocierea de orice ilegalitate.

În opinia reclamantului, decizia Comisiei contravine constatărilor la care a ajuns OLAF în urma investigării prealabile a problemei.

1.2 Comisia susține că, după ce a verificat de două ori utilizarea fondurilor comunitare în acest caz și ținând seama de constatările unui audit suplimentar efectuat de un auditor independent la 17 și 18 ianuarie 2006, a concluzionat că , nu a comis nicio neregulă în punerea în aplicare a acordului de grant. În consecință, Comisia consideră că niciun fond comunitar nu a fost cheltuit în mod necorespunzător de asociație și, prin urmare, nu ar trebui formulată nicio cerere de rambursare a vreunei sume deja plătite.

Prin urmare, Comisia consideră că serviciile sale au acționat în mod corespunzător ca răspuns la plângerea primită împotriva asociației.

1.3 Pe baza informațiilor puse la dispoziție în cursul anchetei Ombudsmanului European, se pare că, la 22 martie 2001, ca răspuns la o plângere privind utilizarea necorespunzătoare a fondurilor UE de către beneficiarul unei subvenții comunitare, Curtea de Conturi a transmis toate materialele către OLAF. Ulterior, OLAF a deschis o anchetă privind utilizarea acestor fonduri și a încercat fără succes să contacteze reprezentantul asociației pentru a organiza o inspecție la fața locului a tuturor documentelor relevante.

Ombudsmanul observă că OLAF părea să își întemeieze concluzia potrivit căreia este posibil să fi avut loc o încălcare a acordului de grant pe faptul că serviciile sale nu au primit un răspuns din partea asociației la cererea sa de inspecție la fața locului a tuturor documentelor relevante.

1.4 Ombudsmanul ia notă de faptul că, în conformitate cu scrisoarea Comisiei către asociație din 18 mai 2004, decizia de a iniția o procedură de recuperare, prevăzută la articolul 7 din acordul de finanțare, a rezultat din faptul că asociația nu a furnizat OLAF informațiile financiare solicitate, încălcând articolele 5 și 6 din acordul de finanțare.

Ombudsmanul observă, de asemenea, că, drept răspuns la solicitarea Comisiei, asociația a declarat că nu a primit nicio comunicare din partea OLAF și că a prezentat toate dovezile solicitate cu privire la utilizarea fondurilor UE. După ce a analizat aceste elemente de probă, Comisia a concluzionat, la 3 martie 2005, că au fost respectate condițiile contractului și, prin urmare, că nu părea să fi avut loc nicio neregulă în punerea în aplicare a acordului de grant. În consecință, Comisia a considerat că nu existau motive pentru recuperarea sumelor deja plătite.

Ombudsmanul subliniază că informațiile financiare prezentate de asociație în sprijinul gestionării grantului au fost anexate la avizul Comisiei și, prin urmare, au fost transmise reclamantului. Ombudsmanul constată că nu a primit nicio informație care ar fi putut pune sub semnul întrebării conținutul documentelor pe baza cărora Comisia a decis să nu inițieze o acțiune de recuperare împotriva asociației.

1.5 Ombudsmanul observă, de asemenea, că, pentru a elimina eventualele îndoieli, Comisia a solicitat un audit al proiectului din partea unui auditor independent, care a examinat toate documentele relevante. Auditorul independent a emis un raport final care exonerează asociația de orice nereguli financiare sau de gestiune. Secțiunea V din raport conținea concluziile auditului și includea următoarele declarații în ceea ce privește controalele financiare:

„Auditul Curții a fost efectuat în conformitate cu standardele internaționale de audit și a inclus testele și controalele pe care Curtea le-a considerat necesare pentru atingerea obiectivelor de audit stabilite în mandatul său. Eșantionul Curții a condus la testarea a 100 % din costurile declarate pentru contract.

Curtea a planificat și a efectuat auditul pentru a obține o asigurare rezonabilă cu privire la faptul că cheltuielile declarate de contractant nu conțineau denaturări semnificative. Auditul a inclus examinarea probelor pe baza unui test în sprijinul cheltuielilor declarate. Curtea consideră că auditul său oferă o bază rezonabilă pentru opinia sa. (...)

[C]heltuielile declarate de [asociație] reflectă în mod corespunzător cheltuielile eligibile ale proiectului pentru perioada respectivă, care au fost suportate de contractant în conformitate cu normele și obligațiile contractuale.

Recomandăm Comisiei să recupereze suma de zero euro aferentă contractului nr. 98/Q3420S, calculată mai jos.”

Secțiunea V din raport a inclus, de asemenea, următoarele declarații care implică controalele de gestiune:

„În opinia noastră, procedurile și controalele interne instituite de [asociație] au asigurat o gestiune financiară adecvată a proiectului, au funcționat în mod satisfăcător și au fost în acord cu temeiul juridic/contractual al proiectului. Acestea prevedeau, de asemenea, prevenirea și detectarea erorilor, a neregulilor și a fraudei.”

Ombudsmanul subliniază că secțiunile relevante ale auditului de mai sus au fost trimise Ombudsmanului de către Comisie ca informații suplimentare. Aceste informații au fost transmise reclamantului. Ombudsmanul ia act de faptul că nu a primit nicio informație care ar fi putut pune sub semnul întrebării concluziile la care s-a ajuns în cadrul auditului sus-menționat.

1.6 Având în vedere constatările de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia a acționat în mod rezonabil și în conformitate cu normele aplicabile atunci când a decis că nu ar trebui să inițieze o acțiune de recuperare împotriva asociației pentru fondurile UE primite în cadrul unui acord de grant comunitar. În plus, Ombudsmanul consideră că Comisia a informat în mod corespunzător reclamantul cu privire la motivele poziției sale.

În aceste condiții, Ombudsmanul concluzionează că ancheta nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă.

2 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decizia nr. 2228/97/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 octombrie 1997 de instituire a unui program de acțiune comunitară în domeniul patrimoniului cultural (programul Rafael); JO 1997, L 305, p. 31.

(2) "Muestra Internacional Audiovisual de Patrimonio Cultural" (MIPS).