Strasbourg, 26 martie 2007

Stimate domnule L.,

La 29 noiembrie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Parlamentului European, cu privire la propunerea dumneavoastră de recrutare de către Oficiul European de Luptă Antifraudă, după includerea numelui dumneavoastră pe lista candidaților eligibili din cadrul concursului general PE/32/B.

La 8 decembrie 2004, serviciile din subordinea mea v-au contactat telefonic cu privire la plângerea dumneavoastră.

Prin e-mailul din 10 decembrie 2004, mi-ați trimis alte documente referitoare la plângerea dumneavoastră.

La 10 ianuarie 2005, am transmis plângerea Președintelui Parlamentului. Parlamentul și-a trimis avizul la 13 aprilie 2005. Având în vedere că avizul Parlamentului s-a referit doar la prima afirmație formulată în plângerea dumneavoastră, la 4 mai 2005, am solicitat Președintelui Parlamentului să prezinte, până la 15 iunie 2005, un aviz și cu privire la a doua afirmație a plângerii dumneavoastră. În aceeași zi, v-am transmis primul aviz al Parlamentului și v-am informat că am solicitat Președintelui Parlamentului să prezinte un aviz cu privire la a doua afirmație a plângerii dumneavoastră.

Parlamentul și-a trimis avizul cu privire la a doua afirmație la 8 iunie 2005. La 16 iunie 2005, v-am transmis-o cu invitația de a formula observații. Ați transmis observațiile dumneavoastră la 26 iulie 2005.

La 22 septembrie 2005 și având în vedere observațiile dumneavoastră, am solicitat informații suplimentare din partea Oficiului European de Luptă Antifraudă („OLAF”). Ați fost informat(ă) în consecință în aceeași zi.

Cu ocazia unei conversații telefonice din 28 octombrie 2005 între serviciile OLAF și serviciile din subordinea mea, OLAF a informat Ombudsmanul că problema ridicată în solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului intră în sfera de competență a Direcției Generale Personal și Administrație a Comisiei Europene („DG Personal și Administrație”) și că OLAF nu a putut furniza informații detaliate cu privire la chestiunea relevantă. Serviciile OLAF au sugerat ca scrisoarea Ombudsmanului să fie transmisă Comisiei, care ar putea trimite un răspuns separat detaliat cu privire la această chestiune. Serviciile noastre au considerat că această abordare pare a fi adecvată.

La 7 noiembrie 2005, OLAF m-a informat că a transmis o copie a scrisorii mele Comisiei și că aceasta din urmă va trimite un răspuns separat.

La 22 decembrie 2005, Comisia mi-a trimis răspunsul său la cererea mea de informații suplimentare cu privire la plângerea dumneavoastră. La 16 ianuarie 2006, v-am transmis răspunsul Comisiei cu invitația de a prezenta observații înainte de 28 februarie 2006. Nu s-au primit observații din partea dumneavoastră până la data stabilită în acest scop.

La 5 și 13 februarie 2007, serviciile din subordinea mea v-au contactat telefonic cu privire la problemele ridicate în plângerea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate. Îmi cer scuze pentru perioada de timp care mi-a luat pentru a finaliza investigarea plângerii dumneavoastră.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante au fost, pe scurt, următoarele:

Reclamantul a trecut testele din cadrul Concursului general PE/32/B, organizat în 2002 de Parlament pentru a constitui o listă de rezervă de asistenți administrativi de rang înalt în domeniul tehnologiilor informației și comunicațiilor.

La 12 martie 2004, reclamantul a fost informat de către șeful Serviciului Concursuri al Parlamentului că numele său a fost inclus pe lista de rezervă și că „includerea l-a făcut eligibil pentru a fi numit într-un post vacant în cadrul uneia dintre instituțiile Uniunii Europene”. Lista de rezervă urma să expire la sfârșitul lunii decembrie 2004.

La 30 martie 2004, reclamantul a fost invitat la un interviu pentru un post în cadrul OLAF. Acesta a fost supus examenului medical și a prezentat documentele justificative pentru recrutarea sa de către OLAF, prevăzută pentru începutul lunii mai 2004. De la această dată, procedura de recrutare a fost oprită. În opinia reclamantului, Parlamentul a decis să oprească procedura de recrutare a acestuia de către OLAF din motive legate de cote. Reclamantul a subliniat că a fost informat în mod informal că Parlamentul nu va mai accepta recrutarea de către alte instituții a candidaților ale căror nume se află pe propriile liste de rezervă. În opinia reclamantului, aceasta a fost o situație inechitabilă, având în vedere că, în prezent, nu existau posturi vacante care să fie ocupate în Parlament.

Reclamantul a contactat Parlamentul prin e-mail, în mai multe rânduri. La 11 octombrie 2004, acesta a telefonat Direcției Generale Personal a Parlamentului pentru a obține informații cu privire la posturile vacante. Reclamantul a fost informat că curriculum vitae-ul său a fost trimis direcției generale competente a Parlamentului. El a întrebat, de asemenea, dacă recrutarea sa a fost oprită din cauza existenței unor cote. Cu ocazia acestei convorbiri telefonice, reclamantul a solicitat informații suplimentare cu privire la perioada de timp în care va fi evaluată lista de rezervă a concursului pe care l-a promovat. Potrivit reclamantului, persoana responsabilă de listele de rezervă nu a fost în măsură să îi furnizeze informațiile. Reclamantul a subliniat că, într-o scrisoare din 16 iulie 2004, Parlamentul l-a informat că durata valabilității listei de rezervă relevante rămâne neschimbată și că va fi informat în timp util dacă aceasta va fi prelungită.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului European, reclamantul a susținut că Parlamentul a decis în mod inechitabil să oprească procedura de recrutare a acestuia de către OLAF. El a susținut, de asemenea, că Parlamentul nu l-a informat în timp util cu privire la posibila prelungire a duratei de valabilitate a listei de rezervă pentru concursul general PE/32/B.

INQUIRY

Avizul Parlamentului

Avizul Parlamentului cu privire la plângere a fost, pe scurt, după cum urmează:

Reclamantul a promovat examenele din cadrul Open C ompetition PE/32/B, organizată de Parlament pentru recrutarea de asistenți în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor. Numele său a fost astfel înscris pe lista de rezervă constituită la 27 februarie 2004.

Concursul deschis PE/32/B a fost organizat de Parlament pentru a răspunde propriilor nevoi în ceea ce privește personalul din acest domeniu. În conformitate cu acordurile interinstituționale privind partajarea listelor de rezervă rezultate în urma concursurilor, la întocmirea listei de rezervă, Parlamentul a ținut seama, pe lângă propriile nevoi, de nevoile următoarelor instituții: Comisia Europeană, Consiliul Uniunii Europene, Curtea Europeană de Justiție („CEJ”), Comitetul European al Regiunilor („COR”) și Comitetul Economic și Social European („CESE”). Numărul de laureați preconizat inițial s-a ridicat la 120 și a fost împărțit după cum urmează: 67 de laureați ai Parlamentului; 45 de laureați ai Comisiei; 4 laureați ai CESE (1); 2 laureați ai CEJ; și 2 laureați ai CESE. Cu toate acestea, lista de rezervă rezultată în urma concursului deschis PE/32/B cuprindea o listă de 68 de laureați, care era mai mică decât numărul de laureați preconizat inițial. Prin urmare, numărul de laureați alocați proporțional fiecărei instituții în cauză a fost mai mic decât cel prevăzut inițial.

În ceea ce privește prima afirmație a reclamantului, Comisia a fost instituția responsabilă de gestionarea personalului mai multor agenții și oficii, inclusiv OLAF. În conformitate cu cota , Comisia a comunicat Parlamentului o listă a laureaților pe care avea dreptul să îi recruteze și pe care dorea să îi recruteze, și anume 37,5 % dintre laureați corespunzând unui număr de 25 de laureați (în loc de cei 45 prevăzuți inițial). Numele reclamantului nu a fost inclus în această listă de 25 de laureați.

Curriculum vitae al reclamantului a fost transmis serviciilor competente ale Parlamentului. El a fost apoi contactat de mai multe ori pentru interviuri în diferite servicii ale Parlamentului. Atunci când a fost contactat la 23 martie 2004, reclamantul a declarat că a solicitat un post la OLAF. De asemenea, a fost contactat la 21 aprilie 2004 și la 23 iunie 2004.

La 29 aprilie 2004, Comisia a invitat reclamantul la un examen medical. Acest lucru ar fi putut induce în eroare reclamantul cu privire la intențiile de recrutare ale Comisiei.

Reclamantul fie a refuzat invitațiile Parlamentului la interviuri prin telefon, fie a solicitat fișele posturilor relevante din Bruxelles. Fișele postului relevante au fost trimise reclamantului, dar acesta nu a dat curs invitației Parlamentului la interviuri. În conformitate cu acordurile interinstituționale privind utilizarea listelor de rezervă rezultate în urma concursurilor, Parlamentul a dat curs cererilor de recrutare din partea celorlalte instituții care și-au manifestat interesul pentru concursul deschis PE/32/B. În opinia Parlamentului, Comisia nu a solicitat niciodată recrutarea reclamantului.

Parlamentul a ignorat motivele pentru care pregătirile pentru recrutarea reclamantului de către OLAF nu au fost monitorizate și a considerat că această chestiune ține de competența exclusivă a OLAF.

În ceea ce privește a doua afirmație a reclamantului, anunțul de concurs preciza că valabilitatea listei de rezervă expira la 31 decembrie 2004. Prin scrisoarea din 25 ianuarie 2005, Parlamentul a informat reclamantul că valabilitatea listei de rezervă a fost prelungită până la 31 decembrie 2005. Reclamantul a confirmat primirea scrisorii Parlamentului la 9 februarie 2005.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale din 26 iulie 2005, reclamantul a făcut referire la declarațiile Parlamentului în temeiul cărora Comisia nu a solicitat niciodată recrutarea sa și că numai OLAF era responsabil pentru faptul că recrutarea sa de către acesta din urmă nu a fost monitorizată. Reclamantul a întrebat dacă este posibil să se solicite observații din partea Comisiei și a OLAF cu privire la aceste două declarații.

Reclamantul a afirmat, de asemenea, că nici anunțul de concurs, nici scrisoarea Parlamentului prin care a fost informat cu privire la rezultatul candidaturii sale nu conțineau informații cu privire la cotele la care Parlamentul s-a referit în avizul său.

Solicitări suplimentare
Solicitarea de informații adresată OLAF

Având în vedere avizul Parlamentului și observațiile reclamantului, Ombudsmanul a considerat că este necesar să solicite OLAF să furnizeze informații pentru a-i permite să trateze plângerea îndreptată împotriva Parlamentului. Prin urmare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (2) din statutul său, Ombudsmanul a solicitat OLAF să îi furnizeze informații cu privire la următorul aspect:

„La punctul 9 din avizul său privind plângerea, Parlamentul a afirmat că „Parlamentul European nu este în măsură să cunoască motivele pentru care pregătirile recrutării reclamanților de către OLAF nu au fost urmate, această chestiune fiind doar responsabilitatea OLAF”.

Ar putea OLAF să furnizeze Ombudsmanului informații cu privire la motivele pentru care nu a recrutat reclamantul?”

Scrisoarea OLAF din 7 noiembrie 2005

În scrisoarea sa din 7 noiembrie 2005, directorul general al OLAF a informat Ombudsmanul că, deși era autoritatea împuternicită să facă numiri pentru deciziile de recrutare referitoare la OLAF, gestionarea administrativă a procedurilor de recrutare pentru toate serviciile Comisiei ținea de responsabilitatea exclusivă a DG Personal și Administrație a Comisiei.

Directorul general al OLAF a informat, de asemenea, Ombudsmanul că, prin urmare, a transmis o copie a scrisorii Ombudsmanului Secretariatului General al Comisiei, care va trimite un răspuns separat cu privire la chestiunea relevantă (2).

Răspunsul Comisiei din 22 decembrie 2005

În memoriul său în replică, Comisia a arătat că OLAF, păstrându-și competențele de autoritate împuternicită să facă numiri, invita celelalte servicii ale Comisiei, și anume DG Personal și Administrație, să efectueze gestionarea administrativă a procedurilor de recrutare a personalului său.

În conformitate cu practica administrativă și cu acordurile existente între instituții, recrutarea candidaților care au reușit la un concurs organizat de Parlament de către o altă instituție decât Parlamentul a fost posibilă, sub rezerva anumitor cote. Având în vedere aceste circumstanțe, Parlamentul a acordat Comisiei (inclusiv, în acest scop, OLAF ) o cotă de 25 de laureați de pe lista de rezervă rezultată în urma concursului deschis PE/32/B. Recrutarea candidaților de pe această listă de către Comisie a trebuit să urmeze procedura de „numire și transfer”, și anume o numire în Parlament, urmată de un transfer către Comisie, cu aceeași dată de aplicare.

În martie 2004, imediat după publicarea listei de rezervă pentru concursul deschis PE/32/B ,, Comisia a întocmit, după consultarea direcțiilor generale și a serviciilor sale, o listă cu 23 de laureați pe care dorea să îi recruteze pentru .. Numele reclamantului nu se afla pe această listă.

Prin nota din 26 martie 2004, OLAF a solicitat și, ulterior, a obținut recrutarea unui alt laureat decât reclamantul.

Prin e-mailul din 31 martie 2004, OLAF informase Comisia, în mod informal, că intenționa să solicite recrutarea unui al doilea laureat, și anume reclamantul. OLAF a formulat o cerere oficială în acest sens prin nota din 6 aprilie 2004.

La 8 aprilie 2004, Comisia a transmis Parlamentului lista celor 23 de laureați pe care intenționa să îi recruteze. Deși cererea OLAF de recrutare a reclamantului fusese deja trimisă Comisiei la 6 aprilie 2004, ,, aceste două note fuseseră încrucișate. Acest lucru a explicat de ce numele reclamantului nu figura pe lista trimisă Parlamentului la 8 aprilie 2004.

Cu toate acestea, în acest moment, recrutarea reclamantului părea încă posibilă . În conformitate cu practica obișnuită, reclamantul a fost astfel invitat, la 16 aprilie 2004, să se supună unui examen medical, programat pentru 13 mai 2004. Scrisoarea de invitație a indicat în mod clar că o astfel de invitație nu ar putea în niciun caz „să constituie, în stadiul actual al procedurii, un angajament al Comisiei în privința sa”.

Cu toate acestea, autoritatea împuternicită să facă numiri a decis ulterior să aloce cele două drepturi de tragere rămase („ droits de tirage”) Direcției Generale Tehnologii Informaționale a Comisiei. În consecință, recrutarea reclamantului la OLAF a devenit imposibilă. Prin urmare, Comisia nu a transmis Parlamentului nicio cerere de recrutare a reclamantului. Comisia a informat OLAF în consecință, dar nu a anulat examinarea medicală a reclamantului.

Comisia a recunoscut că ar fi putut anula invitația adresată reclamantului de a se supune examinării medicale și că ar fi trebuit, cu această ocazie, să informeze reclamantul că recrutarea sa la OLAF nu mai este posibilă. Acest lucru ar fi evitat, probabil, orice alte neînțelegeri. Comisia și-a exprimat regretul pentru aceste neînțelegeri și și-a cerut scuze pentru acestea. Cu toate acestea, Curtea a reamintit că un candidat al cărui nume a fost înscris pe o listă de rezervă nu avea în mod automat dreptul de a fi recrutat .. În plus, Comisia a subliniat că autoritatea împuternicită să facă numiri nu s-a angajat niciodată să recruteze reclamantul.

În noiembrie 2005, Comisia a fost informată că Parlamentul intenționează să flexibilizeze sistemul de cote aplicat în primul an de constituire a listei de rezervă. În cazul în care aceste informații ar fi confirmate și cu dubla condiție ca Parlamentul să decidă să nu recruteze reclamantul pentru propriile sale servicii și ca OLAF să aibă în continuare o nevoie și un interes în recrutarea acestui candidat, Comisia ar putea avea în vedere să solicite numirea reclamantului de către Parlament și transferul acestuia la OLAF.

Observațiile suplimentare ale reclamantului

Nu s-au primit observații suplimentare din partea reclamantului până la data stabilită în acest scop.

Convorbiri telefonice între serviciile Ombudsmanului și reclamant

La 5 februarie 2007, serviciile Ombudsmanului l-au contactat telefonic pe reclamant pentru a verifica dacă avea observații de formulat. Reclamantul a răspuns că nu are observații de făcut și a informat Ombudsmanul că își poate închide ancheta. Reclamantul a informat, de asemenea, serviciile Ombudsmanului că, în urma republicării anunțului de angajare pentru postul respectiv, s-a adresat din nou OLAF și a fost recrutat de acesta din urmă.

Cu ocazia unei noi convorbiri telefonice din 13 februarie 2007, reclamantul a precizat că, în ceea ce privește cazul său individual, consideră că acesta poate fi închis. Serviciile Ombudsmanului l-au informat pe reclamant că Ombudsmanul European va analiza dacă este oportun ca acesta să deschidă o anchetă din proprie inițiativă cu privire la sistemul de cote la care s-au referit atât Parlamentul, cât și Comisia în cursul prezentei anchete. Reclamantul a salutat aceste informații.

DECIZIA

1 Cu privire la afirmațiile reclamantului

1.1 În 2002, Parlamentul European a organizat Concursul deschis PE/32/B pentru a constitui o listă de rezervă de înalți asistenți administrativi în domeniul tehnologiilor informației și comunicațiilor. Reclamantul a reușit la acest concurs și a fost informat, la 12 martie 2004, că numele său a fost inclus pe lista de rezervă, a cărei valabilitate, sub rezerva unei posibile prelungiri, urma să expire la sfârșitul lunii decembrie 2004. De asemenea, acesta a fost informat că includerea numelui său pe lista de rezervă înseamnă că este eligibil pentru a fi numit într-un post vacant în cadrul oricăreia dintre instituțiile UE. Ulterior, reclamantul a solicitat un loc de muncă la Oficiul European de Luptă Antifraudă („OLAF”). La 30 martie 2004, reclamantul a fost invitat la un interviu de către OLAF. Ulterior, acesta a fost supus examenului medical necesar. În plângerea sa adresată Ombudsmanului European, reclamantul a susținut că Parlamentul a decis în mod inechitabil să oprească procedura de recrutare a acestuia de către OLAF. El a susținut, de asemenea, că Parlamentul nu l-a informat în timp util cu privire la posibila prelungire a duratei de valabilitate a listei de rezervă pentru concursul general PE/32/B.

1.2 În avizul său, Parlamentul a subliniat că Comisia Europeană a avut dreptul la o cotă de 37,5 % din candidații înscriși pe lista de rezervă (echivalentul a 25 de laureați) pentru recrutarea în cadrul serviciilor sale, inclusiv, în acest scop, OLAF. Parlamentul a declarat că nu are cunoștință de motivele pentru care pregătirile pentru recrutarea reclamantului de către OLAF nu au fost monitorizate. În orice caz, această chestiune ține de competența exclusivă a OLAF. În ceea ce privește a doua afirmație a reclamantului, Parlamentul a declarat că l-a informat pe reclamant prin scrisoarea din 25 ianuarie 2005 că valabilitatea listei de rezervă a fost prelungită până la 31 decembrie 2005.

1.3 În observațiile sale, reclamantul a întrebat dacă este posibil să se solicite observații din partea Comisiei și a OLAF în ceea ce privește declarațiile Parlamentului. Reclamantul a afirmat, de asemenea, că nici anunțul de concurs, nici scrisoarea Parlamentului prin care a fost informat cu privire la rezultatul candidaturii sale nu conțineau informații cu privire la cotele la care Parlamentul s-a referit în avizul său.

1.4 În consecință, Ombudsmanul a solicitat OLAF să îi furnizeze informații cu privire la motivele pentru care nu a recrutat reclamantul. Având în vedere că gestionarea administrativă a procedurilor de recrutare ținea de competența Comisiei, OLAF a transmis Comisiei scrisoarea Ombudsmanului.

1.5 În răspunsul său, Comisia a informat Ombudsmanul că, prin nota din 6 aprilie 2004, OLAF a formulat o cerere oficială de recrutare a reclamantului. La 8 aprilie 2004, Comisia a transmis Parlamentului o listă cu 23 de laureați pe care dorea să îi recruteze în cadrul cotei sale. Comisia a explicat că aceste două note au fost încrucișate și că acest lucru a explicat motivul pentru care numele reclamantului nu a fost inclus pe lista primilor 23 de laureați pe care Comisia a dorit să îi recruteze. Cu toate acestea, reclamantul a fost invitat, la 16 aprilie 2004, la examenul medical. Cu toate acestea, autoritatea împuternicită să facă numiri a decis ulterior să utilizeze cele două drepturi de tragere rămase („ droits de tirage”) pentru a ocupa posturi într-un alt serviciu. Prin urmare, recrutarea reclamantului la OLAF a devenit imposibilă. Comisia a recunoscut că ar fi putut anula invitația adresată reclamantului de a se supune examinării medicale și că ar fi trebuit, cu această ocazie, să informeze reclamantul că recrutarea sa la OLAF nu mai este posibilă. Acest lucru ar fi evitat, probabil, orice alte neînțelegeri. Comisia și-a exprimat regretul pentru aceste neînțelegeri și și-a prezentat scuzele reclamantului.

1.6 Răspunsul Comisiei a fost transmis reclamantului cu invitația de a formula observații. Nu s-a primit nicio observație din partea acestuia până la data stabilită în acest scop.

1.7 La 5 februarie 2007, serviciile Ombudsmanului l-au contactat telefonic pe reclamant pentru a verifica dacă avea observații de făcut. Reclamantul a informat serviciile Ombudsmanului că nu dorește să formuleze observații și că Ombudsmanul își poate închide ancheta. Reclamantul a informat, de asemenea, serviciile Ombudsmanului că, în urma republicării postului relevant, s-a adresat din nou OLAF și a fost recrutat de acesta din urmă. Cu ocazia unei noi convorbiri telefonice între serviciile Ombudsmanului și reclamant la 13 februarie 2007, reclamantul a precizat că, în ceea ce privește cazul său individual, consideră chestiunea închisă.

1.8 Având în vedere aceste circumstanțe și, în special, faptul că reclamantul a fost în cele din urmă recrutat de OLAF, Ombudsmanul consideră că nu pare să existe niciun motiv pentru continuarea anchetei sale cu privire la acuzațiile reclamantului împotriva Parlamentului. Ombudsmanul consideră că modul în care Comisia a gestionat recrutarea propusă de reclamant la OLAF ar fi meritat o examinare mai atentă. Cu toate acestea, având în vedere că reclamantul a precizat că, în ceea ce privește cazul său individual, consideră că problema este închisă, Ombudsmanul consideră că nu există motive pentru a deschide o anchetă împotriva Comisiei în acest sens.

1.9 Ombudsmanul ia notă de faptul că atât Parlamentul, cât și Comisia s-au referit, în observațiile lor, la un sistem de cote care pare să fie utilizat pentru recrutarea candidaților. În opinia Ombudsmanului, un astfel de sistem de cote ridică o serie de întrebări care ar justifica o examinare. O observație suplimentară va fi făcută mai jos în această privință.

2 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu există motive pentru anchete suplimentare cu privire la plângere. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Parlamentului va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

O copie a prezentei decizii va fi trimisă, de asemenea, directorului general al OLAF și președintelui Comisiei, spre informare.

ÎN AL DOILEA RÂND.

Ombudsmanul ia act de faptul că atât Parlamentul, cât și Comisia s-au referit, în observațiile lor, la un sistem de cote care pare să fie utilizat pentru recrutarea candidaților. În opinia Ombudsmanului, un astfel de sistem de cote ridică o serie de întrebări care ar justifica o examinare.

În aceste condiții, Ombudsmanul va analiza dacă această chestiune ar trebui să facă obiectul unei anchete din proprie inițiativă.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmanul presupune că rezerva de 4 laureați a fost pentru Consiliu și nu pentru CESE, care este menționat imediat după aceea și care urma să primească 2 laureați, sau pentru COR.

(2) Serviciile Ombudsmanului au fost consultate în mod informal înainte ca OLAF să transmită Comisiei scrisoarea Ombudsmanului.