Contextul plângerii

1. Instrumentul de sprijin tehnic („IST”) este un program al UE care oferă „expertiză tehnică personalizată statelor membre ale UE pentru a elabora și a pune în aplicare reforme”, făcând parte din inițiativele UE de sprijinire a statelor membre în abordarea consecințelor pandemiei de COVID-19. „Sprijinul poate lua forma, de exemplu, a consilierii strategice și juridice, a studiilor, a formării și a vizitelor experților pe teren”.[1]

2. La 17 octombrie 2023, reclamantul, un jurnalist, a solicitat acces public la cererea depusă de Țările de Jos pentru asistență tehnică în temeiul STI privind instituirea unui sistem de supraveghere a inteligenței artificiale în statul membru respectiv, precum și la orice alte documente conexe.

3. Comisia a confirmat primirea acestei cereri la 9 noiembrie 2023.

4. La 30 noiembrie 2023, Comisia a trimis reclamantului răspunsul său inițial. Comisia a identificat un document ca intrând în domeniul de aplicare al cererii, și anume cererea de asistență tehnică depusă de Țările de Jos, și a refuzat accesul la acest document în întregime.

5. La 12 decembrie 2023, reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască răspunsul inițial (prin depunerea unei „cereri de confirmare”).

6. La 12 ianuarie 2024, Comisia a prelungit termenul de răspuns până la 5 februarie 2024. La 2 februarie 2024, Comisia a informat reclamantul că nu se poate angaja la o anumită dată pentru o decizie finală și că îi va răspunde cât mai curând posibil.

7. Nemulțumit de modul în care Comisia a tratat cererea sa, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului la 8 aprilie 2024.

Ancheta

8. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la modul în care Comisia a tratat cererea reclamantului de acces public la documente.

9. Ancheta s-a axat pe obținerea unei decizii finale cu privire la cererea reclamantului de acces public la documente. În același timp, echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat documentul identificat în etapa inițială, având în vedere întârzierea persistentă. În urma unei reexaminări a documentului respectiv, Ombudsmanul a comunicat Comisiei opiniile sale preliminare la 17 iulie 2024, și anume că Comisia ar trebui să divulge documentul solicitat fără întârziere.

10. Comisia a răspuns la 1 august 2024 și a acordat reclamantului acces public deplin la documentul solicitat.

11. Reclamantul a informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că este mulțumit de accesul public acordat, dar foarte nemulțumit de întârziere. De asemenea, acesta a criticat faptul că, în etapa inițială, Comisia a invocat mai multe argumente pentru neacordarea accesului public care, fără explicații, s-au dovedit a nu mai fi relevante în etapa ulterioară.

Răspunsul inițial al Comisiei

12. Întrucât documentul în litigiu provenea din Țările de Jos, Comisia s-a referit, în răspunsul său inițial, la consultările sale cu autoritățile naționale competente în conformitate cu articolul 4 alineatele (4) și (5) din Regulamentul 1049/2001 [2]. Cu toate acestea, Comisia nu a precizat dacă Țările de Jos s-au opus divulgării documentului în litigiu.

13. Comisia a refuzat accesul public la documentul solicitat.

14. În primul rând, Comisia a susținut că documentul conține informații sensibile referitoare la structurile și procesele interne din cadrul autorităților neerlandeze relevante de la diferite niveluri de guvernare și la posibile reforme structurale viitoare. Divulgarea acestor informații ar submina „interesul public în ceea ce privește politicile financiare, monetare sau economice ale Țărilor de Jos”[3].

15. În al doilea rând, Comisia a susținut că divulgarea documentului solicitat „ar dezvălui opțiunile de politică care sunt în prezent luate în considerare în legătură cu documentele elaborate de Comisie ca parte a procesului de asistență tehnică”. Având în vedere cele de mai sus, procesul decizional al Comisiei ar fi grav subminat. [4]

16. În al treilea rând, Comisia a susținut că documentul solicitat se referă la „activitățile în curs ale Comisiei în ceea ce privește colectarea și analizarea informațiilor tehnice”, astfel încât să permită Comisiei să decidă cu privire la cerere. Ca atare, a fost necesar să se protejeze scopul „anchetelor”[5].

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului

17. În opiniile sale preliminare, Ombudsmanul a considerat că aceste argumente nu sunt convingătoare și a îndemnat Comisia să divulge fără întârziere documentul solicitat.

18. În primul rând, Comisia nu a dezvăluit dacă Țările de Jos au fost sau nu de acord cu divulgarea și, în caz contrar, ce argumente specifice a invocat pentru a se opune divulgării. În special, nu era clar modul în care divulgarea documentului solicitat ar aduce atingere politicii financiare, monetare sau economice a Țărilor de Jos. Argumentul Comisiei în această privință era excesiv de vag.

19. În al doilea rând, după ce a examinat documentul solicitat, Ombudsmanul a constatat că era dificil să vadă modul în care divulgarea acestuia ar dezvălui orice opțiuni de politică specifice avute în vedere de Comisie la momentul respectiv. Mai degrabă, s-a constatat că documentul solicitat conține o descriere generală a problemei semnalate de Țările de Jos, și anume provocările generate de inteligența artificială, precum și măsurile de sprijin solicitate. Având în vedere caracterul general al acestor informații, nu a fost clar ce proces decizional al Comisiei ar fi grav subminat de divulgarea documentului. În orice caz, Comisia anunțase deja public, la momentul deciziei inițiale, că sprijinul va fi acordat [6].

20. În al treilea rând, Ombudsmanul a considerat că nu era evident în ce mod documentul solicitat se referea la eventuale „anchete”, în special întrucât se părea că sprijinul fusese deja acordat Țărilor de Jos. În orice caz, era dificil să se înțeleagă modul în care o colectare și o analiză a informațiilor tehnice ca parte a procesului decizional ar putea fi considerată o „anchetă” în sensul excepției legale relevante de la accesul public.

21. Comisia a acordat acces public la documentul solicitat la 1 august 2024.

Evaluarea finală a Ombudsmanului

22. În conformitate cu Regulamentul 1049/2001, o decizie privind o cerere de acces public la documente ar trebui, în principiu, să fie luată în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii. Termenul de 15 zile lucrătoare poate fi prelungit cu alte zile lucrătoare numai în circumstanțe excepționale. Instituțiile și organismele UE ar trebui să depună toate eforturile pentru a trata cererile de acces public în aceste termene.

23. Comisia a avut nevoie de nouă luni din momentul în care reclamantul a depus cererea inițială la decizia de confirmare prin care se acordă accesul public. Documentele și informațiile solicitate de solicitanți își pot pierde relevanța pentru solicitant în cazul în care apar întârzieri.

24. Acest caz este un alt exemplu al întârzierilor semnificative și sistemice cu care se confruntă Comisia în tratarea cererilor de confirmare, pe care Ombudsmanul le-a considerat a fi un caz de administrare defectuoasă [7]. În urma unui raport special al Ombudsmanului către Parlamentul European pe această temă, Parlamentul European a îndemnat Comisia să își corecteze întârzierile sistematice și semnificative în prelucrarea cererilor de acces public la documente [8].

25. Astfel cum s-a arătat mai sus, Ombudsmanul nu a considerat convingătoare argumentele prezentate de Comisie în etapa inițială. Ea consideră că, în acest caz particular, Comisia ar fi putut divulga cu promptitudine documentul solicitat încă din etapa inițială. În decizia sa finală, Comisia a retras toate excepțiile de la accesul public pe care le invocase anterior, deși nu era evident că circumstanțele relevante s-au schimbat. Ea speră că Comisia va învăța din astfel de cazuri pentru a asigura îmbunătățiri pentru viitor.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarele concluzii:

În urma evaluării preliminare a Ombudsmanului, Comisia a oferit reclamantului acces public deplin la documentul solicitat.

Acestea fiind spuse, Ombudsmanul regretă întârzierea cu care Comisia a răspuns la cererea reclamantului. Ea insistă asupra faptului că nerespectarea termenelor stabilite de legiuitor în Regulamentul 1049/2001 nu poate fi o bună administrare. Ea îndeamnă din nou Comisia să își îmbunătățească tratarea cu prioritate a cererilor de acces public și face trimitere la recomandarea din ancheta sa strategică OI/2/2022/OAM.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 16.9.2024

[1] https://commission.europa.eu/funding-tenders/find-funding/eu-funding-programmes/technical-support-instrument/technical-support-instrument-tsi_en.

[2] Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[3] Articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European și ale Consiliului

accesul la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, JO L 145/43.

[4] Articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001.

[5] Articolul 4 alineatul (2) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001.

[6] A se vedea https://reform-support.ec.europa.eu/what-we-do/public-administration-and-governance/supervising-ai-competent-authorities_en#:~:text=Supervising%20Artificial%20Intelligence%20by%20Competent,Act%20and%20other%20relevant%20legislation; a se vedea, de asemenea, un comunicat de presă din 5 octombrie 2023, https://commission.europa.eu/news/commission-supports-netherlands-setting-national-artificial-intelligence-supervision-system-through-2023-10-05_en.

[7] Recomandare privind timpul necesar Comisiei Europene pentru a trata cererile de acces public la documente

(ancheta strategică OI/2/2022/OAM) https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.

[8] A se vedea https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html.