Contextul plângerii

1. Reclamantul, fost deputat în Parlamentul European, a depus mai multe cereri de acces public la documente [1] referitoare la un fost comisar și la un furnizor de servicii financiare.

2. Comisia a identificat șase documente care se încadrează în domeniul de aplicare al cererilor reclamantului. Aceasta a acordat acces parțial la cinci documente, susținând că divulgarea integrală a fost împiedicată de necesitatea de a proteja datele cu caracter personal și interesele comerciale. Comisia a refuzat accesul la un document, o ordine de zi a reuniunii, în întregime. Acesta a precizat că ordinea de zi a reuniunii provine de la un terț care a fost consultat și care s-a opus divulgării acesteia. Comisia a susținut că divulgarea (parțială) a ordinii de zi a reuniunii ar putea submina protecția datelor cu caracter personal și consultanța juridică.

3. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia de a refuza accesul la ordinea de zi a reuniunii în întregime (prin depunerea unei „cereri de confirmare”). Atunci când Comisia nu a răspuns, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Propunerea de soluție a Ombudsmanului

4. Ombudsmanul a deschis o anchetă, iar echipa sa de anchetă a inspectat ordinea de zi a reuniunii și consultările cu părțile terțe desfășurate de Comisie.

5. Inspecția a arătat că, deși ordinea de zi a reuniunii conținea date cu caracter personal, aceasta nu conținea consultanță juridică.

6. Prin urmare, Ombudsmanul a propus ca soluție [2] revizuirea de către Comisie a poziției sale inițiale cu privire la cererea de acces public a reclamantului, în vederea acordării unui acces cât mai larg posibil la ordinea de zi.

7. În urma propunerii de soluție a Ombudsmanului, Comisia a consultat din nou partea terță, o firmă de avocatură. Partea terță s-a opus divulgării documentului. Procedând astfel, aceasta a susținut că divulgarea ar aduce atingere protecției consultanței juridice și relației client-avocat protejate în temeiul dreptului național.

8. Comisia a evaluat argumentele părții terțe și a concluzionat că nu există obiecții valabile cu privire la divulgarea parțială a ordinii de zi a reuniunii în temeiul legislației UE privind accesul public la documente. Aceasta a informat partea terță cu privire la intenția sa de a divulga parțial documentul. Cu toate acestea, pentru a evita orice acțiune ireversibilă care ar putea rezulta din divulgarea documentului și pentru a păstra dreptul terțului de a recurge la căi de atac, Comisia a solicitat terțului să semnaleze, în termen de zece zile lucrătoare, dacă intenționează să introducă o acțiune în justiție împotriva deciziei Comisiei.

9. În cazul în care partea terță nu a semnalat intenția de a introduce o acțiune în justiție, Comisia a comunicat parțial reclamantului ordinea de zi a reuniunii.

10. Reclamantul nu a prezentat observații suplimentare cu privire la accesul acordat de Comisie.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii de soluție

11. Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei la propunerea sa de soluție și decizia sa de a acorda un acces parțial larg la ordinea de zi a reuniunii. Întrucât reclamantul nu a contestat ocultările limitate efectuate de Comisie, Ombudsmanul consideră că plângerea a fost soluționată.

12. Acestea fiind spuse, petiționara este preocupată de timpul necesar Comisiei pentru a adopta decizia sa de confirmare. În special, Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a lansat consultarea părților terțe în acest caz numai după ce Ombudsmanul și-a prezentat propunerea de soluție. Acest lucru a dus la o întârziere de cinci luni, întrucât reclamantul și-a depus cererea de confirmare la începutul lunii mai 2023, iar Comisia a consultat partea terță numai în septembrie și octombrie 2023.

13. Prin urmare, acest caz este un alt exemplu al întârzierilor semnificative și sistemice cu care se confruntă Comisia în tratarea cererilor de confirmare, pe care Ombudsmanul le-a considerat ca reprezentând administrare defectuoasă [3]. În urma unui raport special al Ombudsmanului către Parlamentul European cu privire la această chestiune, Parlamentul European a îndemnat Comisia să își corecteze întârzierile sistematice și semnificative în prelucrarea cererilor de acces public la documente [4].

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Comisia a acceptat propunerea de soluție a Ombudsmanului și a oferit reclamantului un acces parțial larg la documentul solicitat.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 10.6.2024

[1] În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei; https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/solution/185319

[3] Recomandare privind timpul necesar Comisiei Europene pentru a trata cererile de acces public la documente

(ancheta strategică OI/2/2022/OAM), 4 aprilie 2023, disponibilă la adresa:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661

[4] A se vedea https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html