Strasbourg, 28 iunie 2004

Stimată doamnă N.,
Stimate domnule C.,
Stimată doamnă G.,

La 30 august 2002, ați depus o plângere la Ombudsmanul European în numele THALES ATM cu privire la decontarea financiară a contractului TN/063 cu Comisia Europeană.

La 19 septembrie 2002, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia a transmis avizul său la 20 ianuarie 2003. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 28 martie 2003.

La 5 iunie 2003, am solicitat informații suplimentare din partea Comisiei și am solicitat Comisiei să comenteze cererea dumneavoastră de reexaminare a dosarului dumneavoastră pentru a se ajunge la o soluție amiabilă. Comisia a transmis avizul său suplimentar la 22 iulie 2003. La 27 august 2003, Comisia a transmis, de asemenea, o copie a procesului-verbal al unei reuniuni care a avut loc la 9 iulie 2003 între serviciile Comisiei și reprezentanții reclamantului. V-am transmis avizul împreună cu invitația de a formula observații, pe care mi-ați trimis-o la 30 septembrie 2003. La 3 noiembrie 2003, ați trimis, de asemenea, o copie a procesului-verbal menționat mai sus.

La 28 noiembrie 2003, am scris Comisiei pentru a căuta o soluție amiabilă la plângerea dumneavoastră. Comisia a transmis avizul său suplimentar la 30 ianuarie 2004. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 30 martie 2004. La 6 mai 2004, ați transmis procesul-verbal al unei reuniuni ulterioare, care a avut loc la 6 noiembrie 2003, între serviciile Comisiei și reprezentanții reclamantului.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante au fost următoarele:

Reclamantul este consorțiul THALES ATM, compus din Siemens AG, Siemens Plessey, Alenia și Deutsche Aerospace-Dasa (denumit în continuare „consorțiul”). Plângerea se referă la soluționarea financiară a contractului TN/063 de către Comisie, în special la cererea reclamantului de plată a unei sume restante și la o cerere de rambursare din partea Comisiei. Contractul, care se referea la cursuri de formare și studii pentru controlul traficului aerian și aeroporturi în nouă țări din fosta Uniune Sovietică, a fost semnat la 9 decembrie 1993 între consorțiu și Comisie în cadrul programului TACIS. Bugetul contractului, astfel cum a fost modificat ulterior, a fost de 11 383 243 de euro.

Toate serviciile au fost furnizate și completate în mod corespunzător de consorțiu, în bună cooperare cu Comisia. În ceea ce privește articolul 83 din condițiile specifice ale contractului, care necesită aprobarea scrisă din partea Comisiei pentru modificarea personalului consorțiului, reclamantul a subliniat că proiectul necesită intervenția unui număr mare de actori și că, în practică, unele CV-uri ale noilor membri ai personalului nu au fost prezentate Comisiei. Cu toate acestea, Comisia nu a solicitat CV-urile menționate și nici nu a invocat o încălcare a contractului în temeiul articolului 83 din condițiile specifice.

Consorțiul a primit o plată de 7 767 549,19 euro pentru cheltuielile efectuate. Într-o etapă ulterioară, Comisia a susținut că reclamantul nu a respectat îndeaproape Orientările TACIS, care prevedeau că plățile pot fi efectuate numai pe baza prezentării documentelor justificative originale și în conformitate cu formatul stabilit. Membrii consorțiului s-au confruntat cu dificultăți în colectarea tuturor documentelor justificative. Reclamantul a observat că aceste orientări au fost furnizate consorțiului la începutul anului 1995, și anume după semnarea contractului și finalizarea majorității serviciilor. La 15 iulie 1999, Comisia a trimis reclamantului un ordin de recuperare pentru suma de 5 369 141 EUR.

Având în vedere complexitatea dosarului prezentat de reclamant, Comisia a solicitat un audit în ianuarie 2000. Raportul de audit, care a fost pus la dispoziția reclamantului în februarie 2001, conținea o serie de contradicții și erori care ridicau semne serioase de întrebare cu privire la validitatea sa. Potrivit raportului de audit, formatul în care consorțiul a prezentat dosarul în septembrie 1999 nu era conform cu Liniile directoare TACIS, în special în ceea ce privește CV-urile experților care lucrau în cadrul programului. În urma raportului de audit, o notă de debit modificată a fost trimisă reclamantului la 11 decembrie 2001 pentru suma de 6 347 183,51 EUR în loc de 5 369 141 EUR. Reclamantul subliniază că ordinul de recuperare este inacceptabil și disproporționat în măsura în care se bazează pe interpretarea formală a contractului, fără a lua în considerare activitatea desfășurată efectiv.

În numeroase ocazii, dar fără succes, reclamantul a solicitat reevaluarea poziției Comisiei pentru a obține o soluționare corectă și echitabilă a contractului. În ultima sa scrisoare din 21 iunie 2002, Comisia a respins cererea reclamantului.

Nemulțumit, consorțiul s-a adresat Ombudsmanului la 30 august 2002, sperând să ajungă la o soluționare amiabilă a problemei. Reclamantul a făcut următoarele două afirmații:

1) Ordinul de recuperare al Comisiei în valoare de 6 347 183,51 EUR este nejustificat, deoarece se bazează pe anumite presupuse vicii de formă care nu afectează conformitatea materială a reclamantului cu contractul.

2) Comisia a refuzat să plătească sumele restante datorate pentru serviciile prestate în mod corespunzător în temeiul contractului menționat, care se ridică la 1 357 985 de euro.

INQUIRY

Avizul Comisiei

La 9 decembrie 1993, a fost semnat un contract TN/063 între Thomson-CSF (în prezent THALES), liderul consorțiului, și Comisie pentru furnizarea de asistență tehnică pentru nouă țări din fosta Uniune Sovietică în ceea ce privește controlul traficului aerian și aeroporturile. Contractul, în valoare de 10,8 milioane EUR, a fost încheiat în cadrul programului TACIS.

În noiembrie 1994, Comisia a convenit să plătească avansuri în valoare totală de 7,24 milioane EUR, reprezentând 80 % din taxe, precum și 528 000 EUR drept costuri rambursabile. Proiectul a început în ultimul trimestru al anului 1994, iar cea mai mare parte a lucrărilor s-a desfășurat în 1995. Cu toate acestea, în cursul anului respectiv, comunicările din partea contractantului au fost deficitare. În special, contractantul a omis să furnizeze rapoarte inițiale, rapoarte intermediare și raportul lunar privind detașarea experților, dar, în schimb, a transmis direct rapoartele finale. La 31 octombrie 1995, a fost semnat un act adițional care prelungește perioada de punere în aplicare la 30 de luni pentru o sumă suplimentară de 600 000 EUR (acest document a fost semnat de reclamant la 22 noiembrie 1995). Contractul s-a încheiat la 8 iunie 1996.

În etapa finală a proiectului, a existat un dezacord substanțial între Comisie și contractant cu privire la suma datorată, deoarece Comisia și-a dat seama că serviciile prestate erau foarte diferite de cele prevăzute în caietul de sarcini. Comisia a reținut plata facturilor finale pentru taxe și cheltuieli directe (2,4 milioane EUR restante) și a sumei rambursabile rămase. Comisia a solicitat contractantului să justifice onorariile și cheltuielile directe în conformitate cu anexa D, partea financiară a contractului. În aprilie 1997, Comisia a returnat contractantului toate facturile în curs.

La 10 iulie 1997, Comisia a organizat o reuniune cu contractantul. Concluzia reuniunii a fost că problema s-a datorat interpretărilor diferite ale tipului de contract (cu sumă forfetară sau pe bază de taxă). De asemenea, s-a convenit ca contractantul să furnizeze dovezi ale resurselor utilizate efectiv în cadrul proiectului pe baza sistemelor contabile interne. La 10 septembrie 1999, documentele solicitate au fost transmise Comisiei.

La 10 ianuarie 2000, Comisia a emis nota de debit nr. 3240018257 pentru suma de 5 369 141 EUR. Între timp, Comisia a dispus efectuarea unui audit pentru a examina dosarul prezentat în septembrie 1999 de către contractant. În urma încheierii raportului de audit, Comisia a emis un ordin suplimentar de recuperare a sumei de 978 042,51 euro, care a adus suma totală de recuperat la 6 347 183,51 euro. De la această dată, au fost stabilite mai multe contacte cu contractantul, dar nu s-a ajuns la niciun acord.

Poziția reclamantului se bazează pe următoarele afirmații: a) În cursul punerii în aplicare a proiectului, Comisia nu a subliniat că au existat discrepanțe între performanță și obligațiile contractuale. Prin urmare, contractantul ar trebui să fie plătit integral, deoarece această tăcere este considerată o aprobare tacită; b) experții incluși în contract au fost un "simplu exemplu", astfel contractantul nu avea obligația de a solicita aprobarea prealabilă a Comisiei în cazul schimbării unui expert; și c) contractul a fost un contract cu sumă forfetară, fără obligația de a contabiliza resursele utilizate.

Cu privire la aceste aspecte, Comisia a formulat următoarele observații:

1. Comisia consideră că prezentul litigiu constituie un dezacord pur contractual între două părți. Articolul 53 din Condițiile speciale ale contractului prevede în mod explicit că „legea contractului este legea belgiană. Orice litigiu între Comisie și consultant care decurge din prezentul contract și care nu poate fi soluționat pe cale amiabilă între cele două părți este înaintat instanțelor belgiene”.

2. În ceea ce privește argumentele a), b) și c) invocate de contractant mai sus, Comisia are următoarele observații:

(a) Calitatea performanței consorțiului a fost inacceptabilă: Mai mult de jumătate din lucrări au fost subcontractate unor companii neautorizate. Doar 9 % din lucrări au fost efectuate la fața locului, spre deosebire de procentul de 60 % indicat în metodologie. Mai puțin de 20 % din rapoartele datorate prin contract au fost efectiv prezentate.

Consorțiul este de părere că modificările contractuale au fost autorizate în cursul punerii în aplicare prin acordul tacit al Comisiei, deoarece rapoartele nu au fost niciodată contestate și „au fost considerate aprobate de Comisie în cazul în care această instituție nu a notificat THALES ATM nicio observație în termen de 30 de zile de la primirea acestora”. Raționamentul consorțiului nu poate fi acceptat, având în vedere că articolul 85 din Condițiile speciale se referă numai la rapoartele care au fost prezentate. Întrucât aproape 80 % din rapoarte lipseau, rezultă că rezultatele proiectului în ansamblu nu au fost și nu au putut fi aprobate, nici măcar tacit, de responsabilii cu gestionarea sarcinilor.

Reclamantul susține, de asemenea, că Comisia ar fi trebuit să conteste executarea contractului de către consorțiu în momentul în care rapoartele lipsă ar fi trebuit prezentate și că, nefăcând acest lucru, Comisia a renunțat tacit la dreptul său de a face acest lucru ulterior. Comisia a observat că numai plata finală eliberează contractantul de obligațiile sale contractuale. Articolul 92 alineatul (3) din condițiile generale prevede, de fapt, că „plata plăților intermediare nu are caracterul unei plăți finale care eliberează beneficiarul de obligațiile sale”. Prin urmare, Comisia are dreptul legitim de a contesta executarea contractului la sfârșitul proiectului.

Având în vedere cele de mai sus, Comisia nu poate accepta declarația consorțiului potrivit căreia „toate serviciile au fost furnizate în mod corespunzător, cu respectarea deplină a așteptărilor Comisiei”. Prin urmare, Comisia confirmă ordinul său de recuperare.

(b) Utilizarea experților contractuali era obligatorie și nicio modificare nu putea avea loc fără aprobarea prealabilă a Comisiei. Pretenția finală a contractantului a fost pentru serviciile a 240 de experți, dintre care doar 19 au fost aprobați oficial în contract. Din nou, consorțiul utilizează argumentul „aprobarea tacită a Comisiei” pentru a legitima nerespectarea dispozițiilor contractuale. Cu toate acestea, în conformitate cu articolul 83 din condițiile speciale și cu articolul 84 alineatul (1) din condițiile generale, contractantul avea obligația de a solicita înlocuirea experților atunci când era necesar, și nu obligația Comisiei de a investiga identitatea experților. Autorizațiile pentru 221 de noi experți nu au fost niciodată solicitate și, prin urmare, nu au fost acordate.

Argumentul reclamantului potrivit căruia „în practică, unele dintre noile CV-uri nu au fost prezentate deoarece reprezentanții Comisiei erau pe deplin conștienți de identitatea lor” nu este grav. Fiind de 221, numărul noilor experți nu poate fi definit ca fiind „unii”, în special deoarece această cifră corespunde unui număr mai mare decât dublul numărului de experți prevăzut în contract.

În plus, mai mult de jumătate din lucrările efectuate au fost subcontractate unor societăți neautorizate, deși articolul 60 alineatul (2) din Condițiile generale prevede că „Consultantul nu poate cesiona contractul fără autorizarea autorității contractante”.

(c) Astfel cum se stabilește în mod clar la articolul 54 din Condițiile speciale, contractul „(…) este un contract compus în sensul articolului 54 din Condițiile generale. Prețul contractului cuprinde cheltuielile directe și costurile rambursabile”. Articolul 54 alineatul (5) din condițiile generale definește un contract compus ca fiind un contract în care „prețul se stabilește și serviciile se plătesc în conformitate cu două sau mai multe dintre metodele prevăzute la alineatul (2) (contracte cu sumă forfetară), la alineatul (3) (contracte cu preț unitar) și la alineatul (4) (contracte cost-plus). În astfel de contracte, condițiile speciale indică metoda prin care se stabilesc prețurile.” În acest context, articolul 92 din Condițiile speciale prevede că „Plățile pentru onorarii și, după caz, pentru cheltuieli directe, se calculează pe baza duratei serviciilor furnizate, excluzând orice perioadă de concediu.” Taxele și sumele rambursabile se plătesc conform metodei contractului cu preț unitar în conformitate cu anexa D și pe baza documentelor justificative care justifică activitatea prestată și cheltuielile reale suportate. Articolul 98 din Condițiile speciale prevede că diurnele se plătesc sub formă de sume forfetare.

Comisia a concluzionat că nu a existat o administrare defectuoasă și că are motive juridice suficiente pentru a recupera întreaga sumă de 6 347 183,51 EUR, astfel cum a fost calculată de auditori. Comisia a considerat că atitudinea sa este o bună gestionare a fondurilor publice.

Observațiile reclamantului

Reclamantul a afirmat mai întâi că prezentarea faptelor de către Comisie a fost înșelătoare și nu a fost susținută de nicio dovadă materială. Reclamantului nu i s-a furnizat niciodată o copie a mandatului pe baza căruia Comisia a dispus un audit „independent”. Acest audit pare să fi fost comandat pentru a justifica cererea de plată formulată de Comisie.

Reclamantul a formulat următoarele 4 puncte cu privire la ceea ce a numit prezentarea înșelătoare a faptelor de către Comisie:

a) Raportul auditorului confirmă că procedurile de plată au fost în conformitate cu contractul.

b) Din raportul auditorului (anexa IV) reiese că implementarea proiectului s-a realizat pe parcursul anului 1994. Întârzierile nu se aflau sub controlul reclamantului, fapt recunoscut de Comisie prin prelungirea duratei proiectului cu 18 luni.

c) În ceea ce privește presupusele nereguli din raportare, reclamantul s-a referit la raportul auditorului, potrivit căruia „se poate presupune că toate rapoartele au fost prezentate și aprobate de Comisie”. Contractantul a trebuit să retrimită rapoarte pe care Comisia le-a pierdut. Consorțiul este în măsură să furnizeze unele dintre rapoartele inițiale sau intermediare pe care le-a păstrat în dosarele sale. Comisia nu furnizează dovezi pentru cifra de 80 % din rapoartele care nu au fost prezentate.

d) În ceea ce privește declarația Comisiei potrivit căreia serviciile prestate diferă foarte mult de cele prevăzute în caietul de sarcini, reclamantul a declarat că, din punct de vedere tehnic, contractul a fost pus în aplicare spre satisfacția Comisiei Europene și a beneficiarilor, care și-au exprimat satisfacția. Executarea tehnică a contractului nu a fost niciodată o problemă înainte de audit. Ceea ce a determinat reținerea plății facturii finale a fost o chestiune pur formală, deoarece consorțiul a utilizat un format pentru situația financiară care nu corespundea în totalitate așteptărilor Comisiei.

În cazul în care calitatea performanței consorțiului a fost inacceptabilă, reclamantul se întreabă de ce Comisia a așteptat până în 2001, când a fost emis raportul de audit și 5 ani după încheierea executării contractului, pentru a aduce în discuție acest aspect. Comisia, responsabilii de sarcini și unitatea de monitorizare nu ar putea ignora problemele în cazul în care acestea ar exista. Atunci când punerea în aplicare a fost finalizată timp de aproape 7 ani, este dificil de acceptat faptul că, în această etapă, Comisia ridică problema executării proiectului.

În ceea ce privește aprobarea experților și a subcontractanților, reclamantul a afirmat că cifrele Comisiei nu sunt corecte, întrucât peste 75 % din lucrări au fost efectuate de subcontractanți aprobați în mod oficial. De asemenea, această chestiune nu a reprezentat niciodată o problemă în cursul punerii în aplicare a proiectului și a fost abordată doar în raportul auditorului. Comisia, chiar dacă nu a fost informată în mod oficial, cunoștea subcontractanții care aveau o reputație remarcabilă. De asemenea, s-a menționat în mod clar în propunerea consorțiului - acceptată de Comisie - că, având în vedere dimensiunea proiectului, nu au fost enumerați toți experții și subcontractanții posibili.

Comisia a încălcat în mod vădit principiul proporționalității în măsura în care cererile sale de rambursare se întemeiază exclusiv pe o interpretare formală a contractului, fără a ține seama de realitatea lucrărilor efectuate sau de satisfacția beneficiarilor. Poziția Comisiei se întemeiază pe o pretinsă încălcare a obligațiilor secundare de natură administrativă privind neaprobarea înlocuirii anumitor membri ai personalului consorțiului și neprezentarea anumitor rapoarte intermediare.

De asemenea, Comisia a încălcat principiul încrederii legitime, întrucât, în cele 30 de luni de executare a contractului, Comisia nu a ridicat obiecții cu privire la pretinsa nerespectare a formalităților administrative. Pasivitatea Comisiei în această perioadă lungă a determinat consorțiul să considere că comportamentul său era pe deplin conform cu contractul. Având în vedere această poziție, consorțiul nu a putut prevedea în mod rezonabil că, ulterior, Comisia va considera că o presupusă nerespectare a formalităților administrative ar echivala cu o încălcare totală a contractului care ar conduce la o cerere de rambursare integrală a plăților parțiale efectuate în 1994 și 1995 și la neplata facturii finale prezentate.

Pentru a ajunge la o soluționare pe cale amiabilă, reclamantul a solicitat Ombudsmanului să obțină de la Comisie documentele și rapoartele care stau la baza avizului Comisiei.

Anchete suplimentare

La 5 iunie 2003, Ombudsmanul a scris Comisiei pentru a i se furniza documentele care susțin avizul Comisiei din 20 ianuarie 2003, precum și mandatul pe baza căruia Comisia a dispus un audit. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să adopte o poziție cu privire la cererea reclamanților de reexaminare a dosarului pentru a se ajunge la o soluție amiabilă.

Avizul suplimentar al Comisiei

Comisia a transmis o copie a mandatului auditului efectuat de TCLM, raportul final de audit, contractul TN/063, condițiile generale pentru contractul de servicii publice CEC aplicabile în programul TACIS și actul adițional la contract.

Comisia a observat că, în conformitate cu anexa IV la raportul de audit, au fost întocmite doar 37 de rapoarte în loc de 90. Contrar celor stipulate la articolul 69 alineatul (2) din Condițiile speciale, reclamanții au declarat că nu au fost în măsură să prezinte rapoarte inițiale și intermediare „deoarece în contract nu a fost prevăzută nicio obligație de a păstra rapoarte intermediare și inițiale”.

În ceea ce privește aprobarea subcontractanților neautorizați, argumentul reclamanților potrivit căruia „având în vedere calitatea lor, ar fi primit cu siguranță aprobarea oficială a Comisiei” nu are niciun temei juridic.

În ceea ce privește solicitarea unei soluții amiabile, Comisia a observat că toate serviciile în cauză (DG AIDCO, DG BUD, Serviciul Juridic și OLAF) s-au reunit în iulie 2003 și s-a luat decizia de a stabili o întâlnire cu reclamanții. O copie a procesului-verbal al acestei reuniuni, care a avut loc la 9 iulie 2003, a fost transmisă Ombudsmanului împreună cu avizul suplimentar al Comisiei.

A doua observație a reclamantului

Pe scurt, reclamantul a reiterat faptul că poziția Comisiei constituie o încălcare a principiului încrederii legitime, având în vedere că comportamentul Comisiei pe o perioadă lungă de timp a determinat consorțiul să creadă că performanța sa a fost pe deplin conformă cu contractul. Consorțiul nu a putut prevedea că Comisia ar considera că o presupusă nerespectare a anumitor formalități administrative ar constitui o încălcare completă a contractului care ar conduce la o cerere de rambursare integrală a plăților parțiale efectuate în 1994 și 1995 și la neplata facturii finale.

Eforturile ombudsmanului de a obține o soluție prietenoasă

După o analiză atentă a avizelor și observațiilor, Ombudsmanul a considerat că ar putea exista un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din statut (1), la 28 noiembrie 2003, acesta s-a adresat în scris președintelui Comisiei pentru a propune o soluție amiabilă pe baza următoarei analize a chestiunii în litigiu dintre reclamant și Comisie:

1.1 Reclamantul a susținut că ordinul de recuperare al Comisiei în valoare de 6 347 183,51 EUR este nejustificat, deoarece se bazează pe anumite presupuse vicii de formă care nu afectează conformitatea materială a reclamantului cu contractul. În observațiile sale, reclamantul a clarificat faptul că, prin emiterea unui ordin de recuperare, Comisia a încălcat în mod vădit principiul proporționalității, deoarece poziția sa se bazează pe presupusa încălcare a obligațiilor secundare de natură administrativă. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia a încălcat, de asemenea, principiul încrederii legitime, deoarece, în cele 30 de luni de executare a contractului, Comisia nu a ridicat obiecții cu privire la presupusa nerespectare a formalităților administrative. Pasivitatea Comisiei în această perioadă lungă a determinat consorțiul să considere că comportamentul său era pe deplin conform cu contractul.

1.2 Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia a refuzat să plătească suma restantă de 1 357 985 EUR datorată pentru serviciile prestate în mod corespunzător în temeiul contractului menționat. Pentru ambele aspecte ale plângerii, reclamantul a dorit să se ajungă la o soluție amiabilă cu Comisia.

1.3 Comisia a observat că reclamantul a omis să furnizeze mai multe rapoarte privind punerea în aplicare a contractului. De asemenea, serviciile prestate erau foarte diferite de cele prevăzute în caietul de sarcini. Prin urmare, Comisia a emis o notă de debit pentru suma de 5 369 141 de euro. De asemenea, Comisia a dispus efectuarea unui audit pentru a examina dosarul prezentat de reclamant. Ca urmare a concluziilor auditului, Comisia a emis un ordin de recuperare suplimentar care a adus suma totală de recuperat la 6 347 183,51 euro. În opinia sa, Comisia a respins afirmațiile reclamantului, pe care se bazează afirmațiile. Comisia s-a referit în special la numărul mare de experți pe care nu i-a aprobat, la politica reclamantului de subcontractare a lucrărilor și la rapoartele care lipseau. Comisia a citat, de asemenea, dispozițiile contractuale privind rambursarea costurilor.

1.4 Pe baza unei analize a dosarului, Ombudsmanul ajunge la următoarele constatări: Ca urmare a propunerii reclamantului pentru o soluție amiabilă în cadrul anchetei Ombudsmanului, serviciile Comisiei au avut o întâlnire cu reprezentanții reclamantului la 9 iulie 2003. Atât Comisia, cât și reclamantul au trimis Ombudsmanului o copie a procesului-verbal al acestei reuniuni, din care reiese că una dintre posibilitățile avute în vedere a fost examinarea propunerii reclamantului pentru o soluție amiabilă (menționată în ultima intervenție a reprezentantului Comisiei). Procesul-verbal menționează, de asemenea, stabilirea unui calendar, până la jumătatea lunii octombrie 2003, pentru prezentarea de noi elemente de probă justificative de către reclamant.

1.5 Ombudsmanul observă că, în concluziile raportului de audit din septembrie 2000, pe baza căruia Comisia a emis ordinul final de recuperare în valoare de 6 347 183,51 EUR (adică aceeași sumă ca cea prevăzută în audit), se menționează că "în calitate de auditori financiari, s-a solicitat o interpretare strictă a contractului și a normelor financiare TACIS. Ca atare, unele ajustări ar putea fi interpretate în mod diferit de către Comisie în vederea adoptării unei decizii finale”. Prin urmare, raportul de audit lasă în mod explicit Comisiei posibilitatea de a adopta o abordare mai indulgentă în ceea ce privește ordinul de recuperare. Deși auditorii par să fi indicat că Comisia ar fi putut adopta în mod legal o abordare care ar fi fost mai favorabilă reclamantului, Comisia nu a prezentat niciun motiv pentru a nu face acest lucru.

1.6 Din dosar reiese că contractul care face obiectul prezentei plângeri a fost executat în perioada decembrie 1993-iunie 1996. În noiembrie 1994, Comisia a plătit avansuri în valoare de 7 240 000 EUR, precum și 528 000 EUR cu titlu de costuri rambursabile. La 22 noiembrie 1995, a fost semnat un act adițional pentru o sumă suplimentară de 600 000 EUR. În aprilie 1997, Comisia a returnat reclamantului toate facturile în așteptare. Anterior, Comisia a reținut plata facturilor pentru onorarii și cheltuieli directe (2 400 000 de euro restanți). La 10 septembrie 1999, reclamantul a trimis, la cererea Comisiei, elemente de probă suplimentare. Comisia a emis o primă notă de debit la 10 ianuarie 2000. În urma auditului, reclamantul a primit un ordin suplimentar de recuperare la 14 decembrie 2001.

1.7 Rezultă astfel din cele de mai sus că primul ordin de recuperare a fost emis la mai mult de cinci ani de la plata sumei principale a contractului către reclamant.

1.8 Ca răspuns la argumentul reclamantului potrivit căruia Comisia nu a contestat executarea contractului atunci când rapoartele lipseau, Comisia a susținut, făcând trimitere la articolul 92 alineatul (3) din condițiile generale, că numai plata finală eliberează contractantul de obligațiile sale contractuale și că, prin urmare, avea dreptul legitim de a contesta executarea contractului la sfârșitul proiectului. Cu toate acestea, Comisia nu a indicat că a contestat executarea materială a contractului în perioada contractuală sau la scurt timp după aceasta. De asemenea, Ombudsmanul nu a găsit în dosar dovezi care să ateste acest lucru din partea Comisiei.

1.9 În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că, în perioada contractuală și în perioada ulterioară rezilierii contractului până în aprilie 1997, când facturile au fost trimise pentru prima dată reclamantului, acesta ar putea crede în mod rezonabil că Comisia nu pare să aibă probleme deosebite cu modul în care a fost executat contractul.

1.10 Atunci când ia decizii, Comisia ar trebui să ia în considerare factorii relevanți și să acorde fiecăruia dintre aceștia ponderea cuvenită în decizie (2). În mod similar, Comisia ar trebui să respecte echilibrul just dintre interesele persoanelor private și interesul public general (3). Acționând pentru a recupera întreaga sumă menționată în contextul unei interpretări stricte în raportul de audit, Comisia pare să nu fi reușit să găsească un echilibru just între interesul public și cel privat în acest caz. În plus, Comisia nu pare să fi luat în considerare un element important, și anume faptul că, în perioada contractuală și în perioada ulterioară acesteia, nu a contestat executarea contractului. Prin urmare, concluzia provizorie a Ombudsmanului este că acesta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Propunerea unei soluții amiabile

Pe baza considerațiilor de mai sus și în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului, Ombudsmanul a propus o soluție amiabilă între reclamant și Comisie, care ar consta în acordul Comisiei de a negocia în continuare cu reclamantul și de a-și reconsidera ordinul de recuperare, pe o bază care să țină seama de constatările de mai sus.

Răspunsul Comisiei

Comisia nu este de acord cu concluzia la care a ajuns Ombudsmanul. Comisia consideră că a contestat calitatea executării contractului în timp util prin respingerea plății ultimelor facturi în valoare totală de 3,4 milioane de euro (a se vedea procesul-verbal al reuniunii din 17 aprilie 1996) și prin solicitarea simultană a tuturor rapoartelor care trebuiau prezentate în temeiul contractului.

Perioada de trei ani dintre încetarea contractului și emiterea ordinului de recuperare se datorează comportamentului contractantului, care, timp de trei ani, a respins numeroasele cereri ale Comisiei de a furniza dovezi cu privire la resursele utilizate efectiv. Această respingere s-a bazat pe interpretarea reclamantului potrivit căreia contractul a fost un contract cu sumă forfetară în care nu există nicio obligație de a furniza informații cu privire la resursele utilizate. Contractantul a fost de acord să furnizeze lista resurselor efectiv utilizate abia în septembrie 1999. Acest lucru a permis Comisiei să evalueze activitatea desfășurată, iar ordinul de recuperare a fost emis câteva luni mai târziu.

Următorii trei ani pentru emiterea celui de al doilea ordin de recuperare nu ar trebui considerați un element de pasivitate. Având în vedere respingerea de către contractant a primului ordin de recuperare, chestiunea a fost atribuită unor auditori independenți pentru ca aceștia să calculeze valoarea serviciilor prestate. Auditul în sine a durat un an. Pe lângă confirmarea faptului că valoarea primului ordin de recuperare a fost corectă, aceasta a indicat suspiciunile de coluziune ale auditorului. Elementele observate de auditori, inclusiv lipsa controlului, gestionarea laxă și nivelul scăzut al performanței contractantului, ar putea fi explicate prin această posibilă coluziune. Acesta este motivul pentru care Comisia, încă din 2001, a transmis cazul către OLAF spre examinare.

Cu toate acestea, de la ultima comunicare către Ombudsman, la 6 noiembrie 2003 a avut loc o altă reuniune între Comisie și reclamant. Din procesul-verbal al acestei reuniuni reiese clar că negocierile sunt încă în curs de desfășurare. Comisia apreciază pe deplin eforturile depuse de societate pentru a furniza informații suplimentare, dar trebuie să aștepte răspunsul oficial al OLAF cu privire la transmiterea dosarului. Evident, răspunsul OLAF va influența poziția care urmează să fie adoptată de Comisie. Prin urmare, Comisia continuă să urmeze recomandarea Ombudsmanului de a ajunge la o soluție amiabilă cu reclamantul.

A treia observație a reclamantului

Reclamantul a observat că nu există niciun element în procesul-verbal al reuniunii din 17 aprilie 1996 din care să se poată deduce că Comisia a pus sub semnul întrebării calitatea serviciilor prestate de consorțiu. În plus, această reuniune a avut loc aproape în etapa rezilierii contractului. Comisia a continuat să confunde îndeplinirea obligațiilor principale și materiale cu obligațiile secundare și formale, iar dezacordul de la momentul respectiv se referea doar la aspectele administrative și financiare.

În plus, Comisia încearcă să ofere o prezentare înșelătoare a faptelor atunci când susține că consorțiul a respins cererile Comisiei de a furniza dovezi ale resurselor utilizate efectiv în punerea în aplicare a contractului. Litigiul dintre Comisie și consorțiu rezultă din interpretarea divergentă a dispozițiilor contractului și a documentelor care trebuie furnizate pentru a dovedi activitatea desfășurată în conformitate cu orientările. Aceste orientări au fost furnizate consorțiului la începutul anului 1995, adică la mult timp după semnarea contractului și finalizarea majorității serviciilor prestate. Având în vedere diferitele interpretări, la 10 octombrie 1997 s-a ajuns la un „acord tacit” verbal care vizează clarificarea documentației necesare din sistemele contabile interne ale membrilor consorțiului pentru a dovedi resursele care au fost utilizate pentru executarea contractului. Consorțiul a furnizat Comisiei un dosar care includea toate aceste documente justificative în septembrie 1999. Ordinul de recuperare din 15 iulie 1999 a fost astfel transmis înainte ca documentația furnizată de consorțiu să fi putut fi revizuită.

De asemenea, Comisia a interpretat în mod eronat scopurile și obiectivele auditului efectuat în 2000. Declarația Comisiei potrivit căreia „având în vedere respingerea de către contractant a primului ordin de recuperare, chestiunea a fost atribuită unor auditori independenți pentru ca aceștia să calculeze valoarea serviciilor prestate” este eronată, deoarece auditul a avut loc din cauza documentației numeroase și cuprinzătoare furnizate de membrii consorțiului în septembrie 1999. În plus, referirea la „suspiciuni de coluziune” poate fi calificată doar ca simple afirmații speculative lipsite de orice bază materială. Raportul de audit nu a abordat niciun aspect referitor la o posibilă coluziune între membrii consorțiului.

Reclamantul a solicitat confirmarea concluziei provizorii a Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă cuprinsă în propunerea de soluție amiabilă din 28 noiembrie 2003. Reclamantul și-a declarat, de asemenea, buna credință în încercarea de a ajunge la o soluție amiabilă cu Comisia, de la care așteaptă în prezent un răspuns oficial în legătură cu dosarele documentare care dovedesc serviciile prestate în temeiul contractului.

Reclamantul a trimis, de asemenea, o copie a procesului-verbal al reuniunii sale cu Comisia, care a avut loc la 6 noiembrie 2003.

DECIZIA

1 Domeniul de aplicare al anchetei Ombudsmanului

1.1 Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al revizuirii pe care o poate efectua în cazurile contractuale este în mod necesar limitat. Ombudsmanul nu încearcă să stabilească dacă a existat o încălcare a contractului de către oricare dintre părți, în cazul în care chestiunea este contestată. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă, care ar avea posibilitatea de a audia argumentele părților cu privire la legislația națională relevantă și de a evalua probele contradictorii cu privire la orice aspecte de fapt contestate. În speță, articolul 53 din Condițiile speciale prevede că „Legea contractului este legea belgiană (…) Orice litigiu (…) care nu poate fi soluționat pe cale amiabilă între cele două părți este supus instanțelor belgiene”.

1.2 Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în cauzele privind litigiile contractuale, este justificat ca ancheta sa să se limiteze la a examina dacă instituția sau organul comunitar i-a furnizat o descriere coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și de ce consideră că punctul său de vedere cu privire la poziția contractuală este justificat.

2 Cu privire la pretinsul ordin de recuperare nejustificat și la neplata creanței neachitate

2.1 Reclamantul a susținut că ordinul de recuperare al Comisiei în valoare de 6 347 183,51 EUR nu este justificat, deoarece se bazează pe anumite presupuse vicii de formă care nu afectează conformitatea materială a reclamantului cu contractul. În observații, reclamantul a susținut că, prin emiterea unui ordin de recuperare, Comisia a încălcat în mod vădit principiul proporționalității, deoarece poziția sa se bazează pe presupusa încălcare a obligațiilor secundare de natură administrativă. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia a încălcat, de asemenea, principiul încrederii legitime, deoarece, în cele 30 de luni de executare a contractului, Comisia nu a ridicat obiecții cu privire la presupusa nerespectare a formalităților administrative. Pasivitatea Comisiei în această perioadă lungă a determinat consorțiul să considere că comportamentul său era pe deplin conform cu contractul. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia a refuzat să plătească suma restantă de 1 357 985 EUR datorată pentru serviciile prestate în mod corespunzător în temeiul contractului menționat. Pentru ambele aspecte ale plângerii, reclamantul a dorit să se ajungă la o soluție amiabilă cu Comisia.

2.2 Comisia a observat că reclamantul a omis să prezinte mai multe rapoarte privind punerea în aplicare a contractului. De asemenea, serviciile prestate erau foarte diferite de cele prevăzute în caietul de sarcini. Prin urmare, Comisia a emis o notă de debit pentru suma de 5 369 141 de euro. De asemenea, Comisia a dispus efectuarea unui audit pentru a examina dosarul prezentat de reclamant. Ca urmare a concluziilor auditului, Comisia a emis un ordin de recuperare suplimentar care a adus suma totală de recuperat la 6 347 183,51 euro. În opinia sa, Comisia a respins afirmațiile reclamantului, pe care se bazează afirmațiile. Comisia s-a referit în special la numărul mare de experți pe care nu i-a aprobat, la politica reclamantului de subcontractare a lucrărilor și la rapoartele care lipseau. Comisia a citat, de asemenea, dispozițiile contractului privind rambursarea costurilor.

2.3 La 28 noiembrie 2003, Ombudsmanul a făcut o propunere pentru o soluție amiabilă între reclamant și Comisie, care ar consta în acordul Comisiei de a negocia în continuare cu reclamantul și de a-și reconsidera ordinul de recuperare. Propunerea s-a bazat pe o constatare provizorie a administrării defectuoase, în sensul că Comisia părea a) că nu a reușit să găsească un echilibru just între interesele private și publice în acest caz și b) că nu a luat în considerare un element important, și anume faptul că, în perioada contractuală și în perioada ulterioară acesteia, nu a contestat executarea contractului.

2.4 Deși nu a acceptat constatarea provizorie a Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă, Comisia a indicat - făcând trimitere la procesul-verbal al reuniunii din 6 noiembrie 2003 - că negocierile cu reclamantul sunt încă în curs de desfășurare și că apreciază eforturile reclamantului de a furniza informații suplimentare. Comisia a concluzionat că, prin urmare, continuă să urmărească propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă cu reclamantul.

2.5 Reclamantul a solicitat confirmarea constatării provizorii a Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă și și-a exprimat buna credință în încercarea de a obține o soluție amiabilă cu Comisia, indicând că așteaptă un răspuns oficial din partea Comisiei în legătură cu documentația suplimentară pe care a furnizat-o.

2.6 Atât Comisia, cât și reclamantul au trimis Ombudsmanului o copie a procesului-verbal al reuniunii care a avut loc între părți la 6 noiembrie 2003, din care reiese că reprezentantul Comisiei și-a exprimat disponibilitatea serviciilor Comisiei de a analiza cu atenție noua documentație furnizată de reclamant și de a proceda rapid la evaluarea dosarului pentru a ajunge la o soluție.

2.7 Pe baza informațiilor furnizate de Comisie și de reclamant în urma propunerii Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, se pare că discuțiile privind posibilitatea unei soluții amiabile sunt în curs de desfășurare între părți și că Comisia își continuă eforturile în ceea ce privește propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nicio anchetă suplimentară cu privire la plângere nu pare a fi justificată în acest moment.

2.8 În ceea ce privește constatarea provizorie a administrării defectuoase făcută în propunerea sa pentru o soluție amiabilă din 28 noiembrie 2003, Ombudsmanul observă că, din procesul-verbal al reuniunii din 17 aprilie 19964, reiese că, de fapt, Comisia a contestat executarea contractului, dar numai într-un stadiu foarte tardiv, și anume în aprilie 1996, adică cu două luni înainte de expirarea perioadei contractuale (decembrie 1993 - iunie 1996). În plus, Comisia nu pare să fi răspuns la cealaltă constatare provizorie a Ombudsmanului potrivit căreia acesta nu a reușit să găsească un echilibru just între interesele private și cele publice în acest caz. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră că există vreun motiv pentru a revizui constatarea provizorie privind administrarea defectuoasă.

2.9 Ombudsmanul subliniază, de asemenea, că, în cazul în care reclamantul este nemulțumit de rezultatul final al negocierilor sale în curs cu Comisia, acesta își rezervă posibilitatea de a sesiza instanțele belgiene - în conformitate cu articolul 53 din Condițiile speciale, care prevede că "orice litigiu (…) care nu poate fi soluționat pe cale amiabilă între cele două părți va fi înaintat instanțelor belgiene" - sau de a depune o nouă plângere la Ombudsman.

3 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, Ombudsmanul nu vede niciun motiv pentru a-și revizui constatarea provizorie a administrării defectuoase făcută în scrisoarea sa către Comisie din 28 noiembrie 2003. Cu toate acestea, întrucât se pare că discuțiile privind posibilitatea unei soluții amiabile sunt în curs de desfășurare între părți și că Comisia își continuă eforturile în legătură cu propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, nicio anchetă suplimentară nu pare să fie justificată în acest moment. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "În măsura în care este posibil, Ombudsmanul caută o soluție împreună cu instituția sau organul în cauză pentru a elimina cazul de administrare defectuoasă și pentru a da curs plângerii".

(2) A se vedea articolul 9 din Codul european al bunei conduite administrative.

(3) A se vedea articolul 6 alineatul (2) din Codul european al bunei conduite administrative.

(4) În procesul-verbal se precizează că „plata «primei facturi finale» nu va fi efectuată până când Comisia nu va fi pe deplin convinsă că contractul a fost finalizat în mod satisfăcător și că sunt disponibile documente justificative complete. O primă plată parțială nu a fost, de asemenea, acceptabilă”.