Contextul plângerii

1. Reclamantul a participat la o procedură de selecție pentru recrutarea funcționarilor publici ai UE [1], care a fost organizată de Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO). Procedura de selecție a fost organizată pentru a recruta „șefi de administrație” în delegațiile UE.

2. Reclamantul a rezervat o programare în octombrie 2022 pentru a susține un test la distanță cu variante multiple de răspuns pe calculator (MCQ) în limba spaniolă. Testul urma să fie supravegheat prin aplicația ProProctor a Prometric, furnizorul de servicii contractat de EPSO pentru organizarea testului, cu supraveghetori Prometrici care să verifice identitatea candidaților înainte de începerea testului și să supravegheze testul.

3. Atunci când reclamantul a încercat să susțină testul, acesta a constatat că testul a fost stabilit în limba engleză, astfel încât nu a continuat și a ridicat problema la EPSO. EPSO a reprogramat testul reclamantului pentru noiembrie 2022, dar l-a informat că, în cazul unor probleme tehnice în timpul celui de al doilea test, nu va fi posibil să se reprogrameze din nou numirea.

4. Atunci când reclamantul s-a conectat la sistemul de testare online pentru a doua programare, supraveghetorul nu a putut să citească în mod clar actul său de identitate prin intermediul camerei web a computerului său. Reclamantul a fost instruit să se deconecteze, să facă o fotografie a cărții sale de identitate cu telefonul său, să se reconecteze și să arate supraveghetorului fotografia. Reclamantul a procedat conform instrucțiunilor, dar, atunci când a accesat din nou sistemul de testare online, i s-a atribuit un nou supraveghetor care nu avea cunoștință de această procedură de verificare a identității și care nu i-a permis să susțină testul.

5. În aceeași zi, reclamantul a raportat problema către EPSO, menționând că a urmat instrucțiunile primite de primul supraveghetor în ziua testului. El a menționat că i s-a cerut să urmeze aceeași procedură și în timpul primei sale numiri din octombrie, fără probleme.

6. EPSO a informat reclamantul că, astfel cum s-a menționat anterior, a doua dată a testului nu mai poate fi reprogramată. În plus, având în vedere că reclamantul nu a ridicat problema cu asistența tehnică a Prometric în prealabil, în conformitate cu normele aplicabile, EPSO nu a putut soluționa problema.

7. În decembrie 2022, reclamantul a depus o plângere la Ombudsman.

Ancheta

8. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la:

1) faptul că, în cazul unor probleme tehnice în timpul celei de-a doua programări a testului, testul nu a putut fi reprogramat din nou;

2) decizia EPSO de a nu da curs raportului reclamantului cu privire la problemele cu care s-a confruntat în timpul celei de a doua programări la test, deoarece nu a contactat asistența tehnică a Prometric înainte de a se adresa EPSO (Ombudsmanul a remarcat că această cerință nu a fost inclusă în „anunțul de concurs”[2]); și

3) informațiile furnizate reclamantului de către doi supraveghetori diferiți în timpul celei de a doua programări la test și modul în care EPSO monitorizează și asigură coerența activității supraveghetorilor.

9. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul EPSO la plângere. Ombudsmanul a oferit reclamantului posibilitatea de a formula observații cu privire la răspunsul EPSO. Reclamantul nu a făcut acest lucru.

Argumente prezentate Ombudsmanului

Reprogramarea încercării

10. EPSO a declarat că primul test nu a fost configurat în limba engleză, astfel cum susține reclamantul, ci în limba spaniolă. Reclamantul a considerat că testul a fost în limba engleză, deoarece interfața și tutorialul sunt în limba engleză, iar limba indicată pe pagina în care, înainte de începerea testului, candidații trebuie să confirme detaliile testului lor („pagina de confirmare a detaliilor”) este limba engleză. Acest lucru a fost indicat în mod clar în instrucțiunile anexate invitației. Cu toate acestea, EPSO a decis să reprogrameze testul, deoarece a considerat că reclamantul ar fi putut fi indus în eroare de informațiile furnizate de supraveghetor în ziua testului.

11. EPSO a explicat că procedura standard trebuie să permită o singură posibilitate de reprogramare pentru a se asigura că procedura de selecție nu este prelungită pe termen nelimitat.

Nerespectarea de către EPSO a obligației de a da curs aspectelor semnalate de reclamant la cea de a doua numire

12. EPSO a precizat că anunțul de concurs prevede că, în cazul în care apare o problemă în timpul testării la distanță, candidații ar trebui să informeze imediat supraveghetorii și să le solicite să înregistreze reclamația în scris. Instrucțiunile EPSO sunt mai specifice și solicită candidaților să notifice supraveghetorul sau asistența tehnică oferită de Prometric în timpul examenului și să le solicite să soluționeze problema și să solicite ca incidentul să fie înregistrat în scris. Instrucțiunile prevăd, de asemenea, că, în cazul în care un candidat nu este în măsură să lanseze examenul sau în cazul în care are probleme tehnice în timpul examenului, acesta ar trebui, atunci când contactează EPSO, să furnizeze documente justificative care să ateste încercarea sa de a soluționa problema cu sprijinul tehnic. Instrucțiunile precizează că EPSO nu va trata cererile care nu au fost notificate serviciului de asistență tehnică al Prometric la momentul examenului. EPSO consideră că aceste norme sunt necesare pentru a obține dovezi care să îi permită să investigheze în mod corespunzător plângerile și să asigure buna desfășurare a procedurilor de selecție.

13. În ceea ce privește faptul că cerința de a contacta asistența tehnică a Prometric nu este prevăzută în mod specific în anunțul de concurs, EPSO a afirmat că, în conformitate cu jurisprudența UE, candidații trebuie să respecte instrucțiunile legate de test furnizate în pregătirea testului [3]. Astfel, EPSO consideră că este oportun ca anumite cerințe să fie stabilite mai degrabă în instrucțiuni decât direct în anunțul de concurs. În cazul în care toate informațiile legate de teste ar fi incluse în anunțul de concurs, acesta ar deveni prea lung și prea tehnic. În plus, prin faptul că nu include aceste informații în anunțul de concurs, EPSO dispune de mai multă flexibilitate pentru a actualiza informațiile relevante pentru susținerea testelor mai aproape de test, dacă este necesar.

Informații furnizate de supraveghetori

14. EPSO și-a exprimat regretul că reclamantul nu a primit informații clare de la supraveghetori în timpul celei de a doua încercări de testare.

15. EPSO a remarcat că supraveghetorii Prometric nu lucrează doar pentru EPSO. Ei au mulți clienți ale căror practici ar putea fi divergente. Acesta este motivul pentru care EPSO încearcă să ofere cât mai multe îndrumări în instrucțiunile anexate invitației la teste.

16. În plus, pentru a asigura buna desfășurare a testelor și egalitatea de tratament a candidaților, EPSO efectuează un schimb de opinii cu Prometric în urma fiecărui test amplu privind lecțiile învățate. În acest context, EPSO oferă Prometric feedback detaliat pe baza experienței candidaților și a propriilor investigații ale EPSO cu privire la problemele apărute în timpul testării.

17. EPSO dispune, de asemenea, de un document de „practică pentru clienți”, care încadrează sarcinile supraveghetorului și oferă orientări cu privire la testele și practicile EPSO, inclusiv exemple practice. De exemplu, pe baza experienței din acest caz, documentul oferă acum informații cu privire la modul în care trebuie procedat atunci când candidații consideră că testul este în limba greșită. Documentul de practică al clientului conține, de asemenea, informații detaliate privind formele acceptabile de identificare. EPSO organizează o sesiune de informare în direct înainte de a lansa primul test al unei proceduri de selecție pentru a reaminti tuturor supraveghetorilor elementele-cheie prevăzute în practica clientului. În plus, în cazul în care EPSO află, în urma unui test, că un supraveghetor a transmis informații incorecte unui candidat, toți supraveghetorii primesc feedback și li se reamintește practica corectă.

18. În plus, tuturor candidaților li se trimit instrucțiuni detaliate pentru a susține testul de la distanță.

Evaluarea Ombudsmanului

19. EPSO a clarificat faptul că primul test al reclamantului a fost configurat corect în limba spaniolă, dar informațiile de pe pagina „confirm detail” au fost în limba engleză, care a fost a doua limbă a reclamantului. Ombudsmanul recunoaște că instrucțiunile pentru testarea supravegheată de la distanță prevăd în mod clar că limba tutorialului și a interfeței de testare va fi în a doua limbă a candidatului. De asemenea, acestea clarifică faptul că limba în care candidatul va susține testul este cea indicată în scrisoarea de invitație și că este posibil ca supraveghetorul să nu cunoască combinația de limbi de testare. Candidaților li se recomandă să susțină testul în cazul în care au îndoieli și, în cazul în care testul este redactat într-o limbă incorectă, să contacteze EPSO în termen de trei zile calendaristice de la data testului. Instrucțiunile oferă, de asemenea, o captură de ecran a interfeței de testare, clarificând faptul că limba indicată pe pagina „confirmă detaliile” corespunde limbii de comunicare și nu limbii testului.

20. Deși este regretabil faptul că reclamantul nu a primit asistență din partea Prometric în ziua testului, instrucțiunile pentru testarea supravegheată de la distanță prevăd în mod clar că, în caz de îndoială, candidații ar trebui să susțină testul și, dacă este necesar, să contacteze EPSO după test. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că ar fi mai simplu să se specifice în mod clar pe pagina „detalii de confirmare” care este limba testului. Acest lucru ar preveni situații precum cea din acest caz. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens.

21. Ombudsmanul înțelege că poziția EPSO este că reprogramarea numirilor la teste de mai multe ori ar însemna că nu este posibil să se garanteze că procedura de selecție este finalizată într-un anumit interval de timp. Deși Ombudsmanul înțelege necesitatea de a nu prelungi în mod inutil o procedură, candidații nu ar trebui să fie afectați în mod negativ de acest lucru. În cazul în care un candidat se confruntă cu probleme legate de un test reprogramat, iar aceste probleme nu sunt din vina candidatului, ar părea corect și rezonabil să se permită acestor candidați să își reprogrameze din nou testele.  Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens.

22. Ombudsmanul nu este convins de explicația EPSO cu privire la decizia de a nu include în anunțul de concurs informații privind cerința de a contacta asistența tehnică a Prometric cu privire la problemele întâmpinate de candidați. Având în vedere că aceasta este o cerință pentru EPSO de a trata o reclamație ulterioară, pare esențial ca astfel de informații importante să fie incluse în anunțul de concurs și ca acest lucru să se poată face fără ca anunțul să devină prea lung și tehnic.

23. În ceea ce privește informațiile contradictorii primite de reclamant de la diferiții supraveghetori, Ombudsmanul apreciază că EPSO a instituit sisteme pentru a încerca să asigure acțiuni coerente din partea acestora. Cu toate acestea, este extrem de important să se garanteze că toți candidații sunt tratați în mod egal, ceea ce implică faptul că supraveghetorii adoptă o abordare coerentă în toate interacțiunile lor cu candidații. Deși EPSO a anunțat recent că trece la supravegherea automată de la distanță pentru testare, dacă intenționează să se bazeze din nou pe supraveghetorii Prometric în viitor, EPSO ar trebui să își consolideze garanțiile pentru a asigura coerența acțiunilor supraveghetorilor.

24. Cu toate acestea, Ombudsmanul desfășoară deja o anchetă din proprie inițiativă cu privire la utilizarea de către EPSO a testării la distanță (OI/1/2023/VS)[4], care acoperă unele dintre problemele ridicate în prezenta plângere. Având în vedere acest lucru și faptul că reclamantul nu a prezentat observații cu privire la răspunsul EPSO, Ombudsmanul consideră că în acest caz nu se justifică nicio anchetă suplimentară. Ombudsmanul va prezenta EPSO sugestii de îmbunătățire pentru a aborda problemele pe care le-a identificat.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Nicio anchetă suplimentară nu este justificată în acest caz.

Reclamantul și EPSO vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestii de îmbunătățire

25. Pe pagina „Detalii de confirmare” a unui test la distanță, EPSO ar trebui să indice în mod clar în ce limbă va fi testul pentru candidatul în cauză.

26. În cazul în care candidații se confruntă cu probleme la testele reprogramate care nu sunt din vina lor, EPSO ar trebui să le permită acestor candidați să le reprogrameze din nou.

27. În cazul în care EPSO solicită candidaților să fi contactat mai întâi asistența tehnică a contractantului său extern înainte de a-i adresa o plângere cu privire la probleme survenite în timpul unui test la distanță, acesta ar trebui să precizeze în mod clar această cerință în anunțul de concurs.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 10/11/2023

[1] EPSO/AST/153/22, șefi de administrație în delegațiile UE https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/heads-administration-eu-delegations.

[2] Anunțul de concurs stabilește criteriile și normele aplicabile procedurii de selecție.

[3] Hotărârea Tribunalului Funcției Publice din 14 iunie 2007, De Meerleer/Comisia, F-121/05, punctul 87, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=60975&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3150803; Hotărârea Tribunalului Funcției Publice din 29 noiembrie 2007, Kerelov/Comisia, F-19/07, punctul 37, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=70617&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3151239.

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317.