Contextul plângerii

1. Cererea de acces se referă la documente legate de un acord de grant Orizont 2020 încheiat între Agenția Executivă pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii (EASME) și o societate cu sediul în Regatul Unit (denumită în continuare „beneficiarul”) pentru finanțarea unui proiect de dezvoltare a unei toalete cu jet de apă foarte scăzut ^[1].

2. În august 2020, reclamantul, fost membru al personalului beneficiarului, a solicitat EASME acces public ^[2] la „copii ale tuturor rapoartelor și evaluărilor depuse în legătură cu acest proiect de la începutul său, inclusiv orice modificări ale domeniului de aplicare al proiectului și ale rezultatelor preconizate (inclusiv rezultatele tuturor celor 9 pachete de lucru și detalii privind orice pachete de lucru adăugate sau abandonate)”.

3. EASME a răspuns că a identificat patru categorii de documente legate de proiect (și anume „rapoarte”, „rapoarte de reexaminare”, „rezultate” și „modificări”) și a oferit acces parțial la toate (trei) documentele din modificările categoriei. Aceasta a refuzat să divulge restul documentelor în temeiul mai multor excepții cuprinse în normele privind accesul public. Mai precis, EASME a afirmat că divulgarea ar submina protecția vieții private și a integrității individului ^[3], protecția intereselor comerciale ale beneficiarului ^[4] și protecția procesului său decizional ^[5].

4. În septembrie 2020, reclamantul a solicitat EASME să își revizuiască decizia (făcând ceea ce se numește „cerere de confirmare”) în ceea ce privește documentele din categoriile livrabile și modificări.

5. EASME a răspuns, susținând că nu se mai poate acorda acces. În ceea ce privește rezultatele preconizate, Comisia a explicat că anexa 1 la acordul de grant identifica 21 de astfel de rezultate, dintre care cinci fuseseră prezentate de beneficiar la momentul respectiv (și, prin urmare, intrau în domeniul de aplicare al cererii). În timp ce un rezultat - un raport - a fost pus la dispoziția publicului ^[6], celelalte patru au fost prezentate la „nivelul de diseminare confidențial” și nu au putut fi divulgate, pe baza excepțiilor de la accesul public prevăzute în răspunsul inițial al EASME, și anume protecția intereselor comerciale și protecția procesului decizional. În ceea ce privește modificările, acordul de grant inițial dintre EASME și beneficiar, precum și anexa 1 la acesta (care include descrierea proiectului) fuseseră modificate de trei ori la momentul deciziei finale a EASME. În răspunsul său inițial, EASME a oferit acces parțial la cele trei acorduri de grant modificate. Cu toate acestea, Comisia a confirmat că nu se mai putea acorda acces din cauza motivelor menționate în răspunsul inițial, și anume protecția vieții private și a integrității individului, precum și protecția intereselor comerciale.

6. Nemulțumit de răspuns, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului la 31 decembrie 2020.

Propunerea Ombudsmanului pentru o soluție

7. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat copii ale documentelor care se încadrează în categoriile „rezultate” și „modificări”.

8. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit, de asemenea, cu reprezentanții EASME pentru a obține informații suplimentare cu privire la decizia EASME de a nu divulga integral documentele respective.

9. La 26 martie 2021, Ombudsmanul a propus o soluție pentru EASME. În propunerea sa de soluție, Ombudsmanul a remarcat că:

• În ceea ce privește rezultatele preconizate, EASME a explicat că numărul de rezultate preconizate a rămas neschimbat, în pofida modificărilor aduse acordului de grant. Unele dintre rezultatele preconizate sunt destinate diseminării publice și vor fi făcute publice treptat după primirea și evaluarea de către EASME, în timp ce altele sunt confidențiale și, prin urmare, nu pot fi divulgate. Prin urmare, decizia EASME de a nu divulga cele patru rezultate confidențiale care intră în domeniul de aplicare al cererii a fost justificată.
• În ceea ce privește modificările aduse acordului de grant, la momentul solicitării reclamantului, acordul de grant inițial fusese modificat de trei ori. Modificările au vizat durata acțiunii și calendarul și s-au reflectat în două părți ale acordului de grant („Termeni și condiții” și „Anexa 1 - Descrierea acțiunii”).^[7]
• Pentru fiecare dintre cele trei amendamente, EASME a oferit acces deplin la partea „Termeni și condiții” și acces parțial la „anexa 1”.
• Versiunea originală a acordului de grant dintre agenție și beneficiar a fost pusă integral la dispoziția publicului de către beneficiar. Prin urmare, în speță, nu existau interese comerciale care să fie protejate în ceea ce privește acele părți ale acordului de grant care au rămas neschimbate. Părțile care au fost modificate ar fi putut fi încă refuzate, dacă excepțiile relevante în temeiul Regulamentului 1049/2001, cum ar fi protecția datelor comerciale (noul calendar detaliat) și a datelor cu caracter personal, s-ar fi aplicat în continuare.

10. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a propus EASME să își reconsidere poziția în ceea ce privește anexa 1 modificată la acordul de grant, în vederea acordării unui acces public cât mai larg posibil prin divulgarea parțială suplimentară a acestui document.

11. Agenția Executivă pentru Consiliul European pentru Inovare și IMM-uri (EISMEA), care a succedat și a înlocuit EASME la 1 aprilie 2021, a respins propunerea de soluție a Ombudsmanului.

12. EISMEA a subliniat că decizia sa cu privire la cererea de acces a fost luată având în vedere circumstanțele specifice în care a fost depusă cererea reclamantului. Și anume, la momentul în care proiectul era încă în curs de desfășurare, nu fuseseră prezentate toate rezultatele preconizate și, în urma consultării sale, s-au respectat așteptările legitime ale beneficiarului de a-și proteja interesele comerciale.

13. EISMEA a considerat că nu își poate reconsidera decizia decât dacă sunt invocate noi circumstanțe de drept sau de fapt, în conformitate cu principiul securității juridice. În cazul în care reclamantul formulează o nouă cerere de acces la documentele referitoare la proiect, acesta va evalua cererea în lumina modificării circumstanțelor. Acest lucru ar necesita o nouă decizie care ar putea conduce la o divulgare mai largă a documentelor.

14. Reclamantului i s-a furnizat o copie a propunerii de soluție și răspunsul EISMEA la aceasta. El a subliniat că, deși proiectul s-a încheiat, rezultatele preconizate pentru diseminarea publică nu sunt încă disponibile.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii de soluție

15. Scopul anchetei Ombudsmanului a fost de a aprecia dacă decizia EASME de a nu divulga documentele în litigiu, la momentul adoptării sale, era justificată.

16. Astfel cum se menționează în propunerea de soluție, Ombudsmanul consideră că agenția a refuzat în mod justificat să divulge cele patru documente care conțin informații privind rezultatele disponibile la momentul solicitării. Rezultatele respective sunt enumerate ca fiind confidențiale și, prin urmare, sunt restricționate în conformitate cu dispozițiile acordului de grant ^[8].

17. În ceea ce privește modificările, circumstanțele de la momentul solicitării erau de așa natură încât, deși proiectul era în desfășurare, beneficiarul publicase acordul de grant în întregime. Prin urmare, beneficiarul nu a considerat că publicarea acordului de grant a adus atingere intereselor sale comerciale legitime. Reclamantul a informat agenția cu privire la acest fapt atunci când a formulat cererea sa de acces. Prin urmare, agenția a fost pe deplin conștientă de acest lucru atunci când a refuzat să acorde accesul. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că EISMEA ar fi putut divulga alte părți din „anexa 1” la acordul de grant modificat, fără a submina interesele comerciale ale beneficiarului.

18. EISMEA a reexaminat chestiunea și, în ciuda celor de mai sus, a ajuns la aceeași concluzie pe care agenția a adoptat-o inițial. Ombudsmanul regretă că EISMEA nu a acceptat propunerea sa de soluție și consideră că explicațiile sale nu sunt convingătoare.

19. Ombudsmanul ia act de faptul că proiectul în temeiul acordului de grant s-a încheiat. EISMEA a declarat că va evalua o nouă cerere de acces la documente din partea reclamantului în lumina noilor circumstanțe, în perspectiva unei divulgări mai ample. Deși Ombudsmanul salută faptul că EISMEA pare dispusă să acorde un acces mai larg în cazul în care i se depune o nouă cerere de acces, acesta observă, de asemenea, că faptul esențial din propunerea sa de soluție, și anume faptul că beneficiarul a publicat acordul de grant, era deja cunoscut de agenție atunci când a refuzat să acorde acces parțial suplimentar.

20. Ombudsmanul este de părere că o instituție sau o agenție a UE nu ar trebui să refuze accesul la un document pentru a proteja interesele comerciale ale unui terț atunci când terțul respectiv a publicat același document. Cu toate acestea, în cazul de față, nu există niciun scop util pentru ca Ombudsmanul să urmărească cazul prin formularea unei constatări oficiale a administrării defectuoase și a unei recomandări corespunzătoare. Reclamantul are cunoștință de conținutul acordului de grant inițial (în urma publicării acestuia de către beneficiar), iar modificările se referă numai la durata acțiunii și la calendarul acesteia. Prin urmare, în aceste circumstanțe, Ombudsmanul închide cazul.

21. La un nivel mai general, Ombudsmanul consideră că publicul are dreptul de a fi informat în mod adecvat cu privire la punerea în aplicare a proiectelor finanțate din bani publici. Actualizările privind dezvoltarea unor astfel de proiecte ar trebui să fie puse la dispoziție în timp util.

22. Proiectul în cauză a început la 1 octombrie 2017. În cursul proiectului, acordul de grant a fost modificat de patru ori pentru a prelungi durata acțiunii, care s-a încheiat la 31 martie 2021. Contribuția totală a UE a fost de 890 250 EUR. Informațiile privind stadiul punerii în aplicare a proiectului nu par să fi fost actualizate din septembrie 2020; din livrabilele destinate difuzării publice, doar unul este publicat. Prin urmare, Ombudsmanul solicită EISMEA să dea curs obligațiilor de publicare necesare în temeiul acordului de grant. Acest lucru ar fi în conformitate cu angajamentul agenției față de principiile bunei administrări, inclusiv principiile deschiderii și transparenței, și ar asigura încrederea publicului în modul în care a gestionat proiectul.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Deși Ombudsmanul regretă că EISMEA nu a acceptat propunerea sa de soluție, acesta este de părere că nu sunt justificate anchete suplimentare.

Reclamantul și Agenția Executivă pentru Consiliul European pentru Inovare și IMM-uri vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 8.7.2021

[1] Pentru mai multe informații despre proiect, a se vedea https://cordis.europa.eu/project/id/778742.

[2] În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la Parlamentul European, Consiliu și Comisie

documente: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN, aplicabil EASME în temeiul articolului 23 alineatul (1) din Regulamentul 58/2003 al Consiliului de stabilire a statutului agențiilor executive cărora urmează să li se încredințeze anumite sarcini în gestionarea programelor comunitare: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32003R0058.

[3] În conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

[4] În conformitate cu articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001.

[5] În conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001.

[6] A se vedea https://cordis.europa.eu/project/id/778742/results.

[7] Cu titlu ilustrativ, a se vedea modelul de acord de grant al Comisiei pentru programul Orizont 2020, disponibil la adresa: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/sme/h2020-mga-eic-sme-mono_en.pdf.

[8] A se vedea articolul 36 – „Confidențialitate” din modelul de acord de grant Orizont 2020.