Stimate domnule K.,
La 22 martie 2000, ați depus o plângere, în numele IFHOH Europe, la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene, cu privire la decizia acesteia din urmă de a solicita înapoi o parte din subvenția care a fost acordată pentru un proiect destinat persoanelor adulte cu deficiențe de auz și persoanelor cu deficiențe de auz.
La 30 martie 2000, am transmis plângerea Comisiei pentru observații.
Comisia și-a trimis avizul cu privire la plângerea dumneavoastră la 16 iunie 2000, iar eu vi l-am transmis la 22 iunie 2000, cu invitația de a formula observații, dacă doriți. La 3 iulie 2000, am primit observațiile dumneavoastră cu privire la avizul Comisiei.
La 5 iulie 2000, am decis că trebuia să consult dosarul Comisiei. Această inspecție a fost efectuată la 14 septembrie 2000.
Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

În iunie/iulie 1997, reclamantul, Federația internațională a persoanelor cu deficiențe de auz, regiunea europeană (IFHOH Europe), a solicitat o subvenție pentru un seminar și două cursuri pentru persoanele cu deficiențe de auz (proiectul 97/E3/II/047). Conform bugetului prezentat de reclamant, costurile seminarului au fost € 14 300, în timp ce costurile pentru cele două cursuri urmau să fie € 50 560. Reclamantul a solicitat o subvenție de € 45 400, și anume 70 % din cheltuielile totale preconizate. Potrivit reclamantului, această cerere a fost aprobată de Comisie.
La începutul anului 1998, reclamantul a primit suma de € 22 700, adică jumătate din subvenția totală de € 45 400. Ulterior, reclamantul a informat Comisia că costurile reale au fost mai mici decât se prevăzuse și s-au ridicat doar la € 36 323. În consecință, reclamantul se aștepta să primească o plată finală de € 2 726 din partea Comisiei (și anume, 70 % din € 36 323 minus € 22 700 deja primite). În schimb, la începutul anului 1999, reclamantul a primit o factură nedatată în limba franceză, care nu conținea nicio referire la proiect. Factura menționa o "cotă reală" a € 21 078,30 (care reprezenta 89,7943 % din "costurile reale") și deducea această sumă din suma deja plătită de Comisie. Reclamantului i s-a solicitat să ramburseze soldul € 1 621,69.
După ce reclamantul a solicitat această factură, Comisia a explicat într-o scrisoare din 16 martie 1999 că calculul a fost corect. Potrivit Comisiei, la momentul semnării contractului, s-a convenit să nu se ia în considerare cheltuielile € 14 300 pentru organizarea seminarului. Prin urmare, cuvintele „montant rejeté” au fost adăugate pentru articolul respectiv, iar reprezentantul reclamantului a semnat acea pagină a contractului la momentul respectiv.
Reclamantul a rambursat ulterior suma relevantă, dar a întrebat în mai multe rânduri (în special într-o scrisoare din 15 iunie 1999) de ce a fost utilizată descrierea „Cursuri de formare și un seminar pentru persoanele cu deficiențe de auz”, de ce prima tranșă a subvenției s-a bazat pe costul total estimat al proiectului și de ce Comisia a ridicat ulterior o întrebare cu privire la seminar în cazul în care seminarul respectiv nu ar fi făcut deloc parte din proiect. Reclamantul a solicitat, de asemenea, o copie a paginii menționate în scrisoarea Comisiei din 16 martie 1999.
Într-o scurtă scrisoare din 11 ianuarie 2000, Comisia și-a confirmat poziția, subliniind că a acceptat doar costurile estimate ale celor două cursuri ale € 50 560 în scopul calculării subvenției sale.
În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a făcut următoarele afirmații:
1) Comisia ar fi trebuit să efectueze o plată suplimentară de € 2 726 către reclamant în loc să solicite înapoi suma de € 1 621,69.
2) Comisia nu a furnizat suficiente explicații cu privire la motivul pentru care a solicitat înapoi suma de € 1 621,69.

INQUIRY

Avizul Comisiei În
avizul său, Comisia a susținut că a fost de acord să acorde o subvenție în valoare de maximum € 45 400, în cazul în care costurile proiectului au fost estimate la € 50 560. O primă tranșă de 50 % din această sumă a fost plătită în conformitate cu articolul 4 din acord. Acordul, semnat de ambele părți, a acoperit perioada cuprinsă între 16 iunie 1997 și 16 mai 1998. Numai cheltuielile suportate în această perioadă au fost luate în considerare la stabilirea totalului costurilor reale. Seminarul a fost planificat pentru 30/31 mai 1997, adică în afara perioadei acoperite. În consecință, costurile seminarului au fost deduse din costurile care trebuie luate în considerare.
Comisia a subliniat, de asemenea, că estimările bugetare prevăzute în anexa II la acord fac parte integrantă din acesta. Pe pagina relevantă, costurile seminarului au fost excluse, prin adăugarea cuvintelor „montant rejeté” pentru acest punct. Reprezentantul reclamantului semnase acea pagină a contractului la momentul respectiv.
Comisia a furnizat o copie a acordului și a menționat că originalul se află în posesia sa.
Comisia a susținut că a explicat aceste fapte reclamantului în mai multe rânduri.

În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea și a subliniat că copia acordului furnizată de Comisie nu dovedește că a fost semnată de reprezentantul său.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

Având în vedere faptul că copia acordului furnizată de Comisie nu a arătat semnătura reprezentantului reclamantului, Ombudsmanul a procedat la o inspecție a dosarului. Cu această ocazie, agenților Ombudsmanului li s-a arătat acordul inițial la care s-a referit Comisia.

DECIZIA

1 Neefectuarea de către Comisie a unei plăți suplimentare în valoare de € 2 726
1.1 Reclamantul consideră că Comisia ar fi trebuit să îi efectueze o plată suplimentară în valoare de € 2 726 în loc să solicite rambursarea sumei de € 1 621,69.
1.2 Comisia susține că a fost de acord să acorde o subvenție în valoare de maximum € 45 400, costurile proiectului fiind estimate la € 50 560. Potrivit Comisiei, costurile seminarului nu puteau fi luate în considerare, întrucât acesta fusese planificat pentru 30/31 mai 1997, în timp ce, în temeiul acordului, care acoperea perioada cuprinsă între 16 iunie 1997 și 16 mai 1998, erau luate în considerare numai cheltuielile efectuate în această perioadă. În cele din urmă, Comisia susține că costurile seminarului au fost excluse, întrucât cuvintele "montant rejeté" au fost adăugate pe pagina relevantă a contractului și întrucât reprezentantul reclamantului a semnat pagina respectivă.
1.3 O examinare a acordului inițial dintre reclamant și Comisie conduce Ombudsmanul la concluzia că poziția Comisiei pare a fi corectă. Acest acord a fost datat 27 noiembrie 1997 și a fost semnat de dna Christina Wahrolin în numele reclamantului. Toate paginile acordului și ale anexelor sale au fost parafate și se pare că aceste inițiale sunt „CW”.
1.4 În conformitate cu articolul 3 din acord, Comisia a fost de acord să acorde o subvenție în valoare de maximum € 45 400, în timp ce costurile proiectului au fost estimate la € 50 560. Valoarea subvenției era proporțională cu costurile estimate ale proiectului și urma să fie redusă proporțional în cazul în care costurile reale ar fi fost mai mici decât costurile estimate. Articolul 2 din acord prevede că numai cheltuielile efectuate în perioada pentru care a fost încheiat acordul (16 iunie 1997-16 mai 1998) trebuie luate în considerare pentru stabilirea costurilor. Cu toate acestea, conform calendarului din anexa I la acord, seminarul urma să aibă loc la 30/31 mai 1997.
1.5 Estimările bugetare sunt prezentate în anexa II la acordul care face parte integrantă din acesta (a se vedea articolul 3 din acord). Pe a doua pagină a acestei anexe, cuvintele "éléments considérés" au fost adăugate lângă suma de € 50 560 pentru cele două cursuri și cuvintele "éléments rejetés" lângă suma de € 14 300 pentru seminar. Pagina relevantă din copia acordului inspectată de Ombudsman părea să fie o fotocopie. Această pagină (la fel ca toate celelalte pagini din acord și din anexele sale) a fost parafată în biro. Prin urmare, pare clar că cuvintele menționate mai sus au fost adăugate înainte de parafarea paginii.
1.6 În aceste condiții, Ombudsmanul concluzionează că poziția adoptată de Comisie pare să fie conformă cu termenii acordului.
1.7 Pe baza celor de mai sus, se pare că nu a existat un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește prima afirmație a reclamantului.
2 Nefurnizarea unor explicații suficiente 2.1
Reclamantul susține că Comisia nu a furnizat explicații suficiente cu privire la motivul pentru care a solicitat rambursarea sumei de € 1 621,69.
2.2 Comisia răspunde că a explicat reclamantului faptele relevante în mai multe rânduri.
2.3 Ombudsmanul observă că, într-adevăr, Comisia a furnizat principalul motiv pentru care a solicitat reclamantului să solicite înapoi o parte din subvenție într-o scrisoare din 16 martie 1999. Această scrisoare sublinia faptul că, la semnarea contractului, s-a convenit să nu se ia în considerare cheltuielile € 14 300 pentru organizarea seminarului și că, prin urmare, s-a adăugat mențiunea „montant rejeté” pentru acest punct. Comisia a explicat, de asemenea, că reprezentantul reclamantului semnase acea pagină a contractului la momentul respectiv.
2.4 Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că reclamantul a adresat ulterior mai multe întrebări cu privire la motivele deciziei Comisiei în scrisoarea sa din 15 iunie 1999 și a solicitat, în special, să i se furnizeze o copie a paginii acordului la care a făcut referire Comisia. Se pare că singurul răspuns scris la această scrisoare a fost o scurtă scrisoare trimisă la 11 ianuarie 2000, în care Comisia și-a confirmat pur și simplu poziția. Niciuna dintre întrebările reclamantului menționate în scrisoarea din 15 iunie 1999 nu a fost abordată. În plus, se pare că reclamantul nu a primit niciodată copia paginii pe care o solicitase în scrisoarea respectivă.
2.5 Este o bună practică administrativă ca administrația să răspundă la scrisorile primite într-un termen rezonabil și într-un mod adecvat. În opinia Ombudsmanului, acest standard nu a fost respectat în cazul de față, având în vedere că Comisia a răspuns la scrisoarea reclamantului doar în scris, la mai mult de șase luni de la trimiterea acesteia, nu a răspuns la întrebările pe care le conținea și nu a furnizat un document pe care reclamantul l-a solicitat.
2.6 În aceste condiții, Ombudsmanul concluzionează că modul în care Comisia a tratat scrisoarea reclamantului din 15 iunie 1999 constituie un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că este necesar să facă o observație critică în această privință.
3 Concluzie
Pe baza anchetelor Ombudsmanului European cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică:

Este o bună practică administrativă ca administrația să răspundă la scrisorile pe care le primește într-un termen rezonabil și într-un mod adecvat. În opinia Ombudsmanului, acest standard nu a fost respectat în cazul de față, având în vedere că Comisia a răspuns la scrisoarea reclamantului doar în scris, la mai mult de șase luni de la trimiterea acesteia, nu a răspuns la întrebările pe care le conținea și nu a furnizat un document pe care reclamantul l-a solicitat.

Având în vedere că acest aspect al cauzei se referă la proceduri legate de evenimente specifice din trecut, nu este oportun să se urmărească o soluționare amiabilă a problemei. Prin urmare, Ombudsmanul închide dosarul.
Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.
Cu stimă
Jacob SÖDERMAN