Contextul plângerii

1. Reclamantul este o organizație caritabilă înregistrată în Regatul Unit care lucrează cu refugiații și solicitanții de azil. Comisia Europeană i-a acordat un grant ^[1] pentru a realiza un proiect menit să permită refugiaților și solicitanților de azil să ducă o viață mai împlinită prin activitate fizică.

2. În conformitate cu acordul de grant, Comisia trebuia să plătească 19,42 % din costurile eligibile ale proiectului, care, la momentul semnării acordului, erau estimate la 294 657,22 euro.

3. Înainte de proiect, Comisia a efectuat o „plată de prefinanțare” în valoare de 45 793,50 EUR către reclamant.

4. Cu toate acestea, la sfârșitul proiectului, costurile reale suportate de reclamant se ridicau doar la 105 539,29 EUR. Prin urmare, în temeiul acordului de grant, valoarea subvenției finale din partea Comisiei pentru care proiectul era eligibil era de 20 995,73 euro, cu 25 297,77 euro mai mică decât valoarea plății de prefinanțare.

5. La 11 iunie 2018, Comisia a solicitat reclamantului, printr-o așa-numită „scrisoare de preinformare”, rambursarea sumei de 25 297,77 EUR. În scrisoarea sa, Comisia a explicat calculele efectuate și a informat reclamantul că orice întrebări sau plângeri ar trebui transmise în termen de 30 de zile. De asemenea, Comisia a prezentat în detaliu informațiile și documentele pe care reclamantul ar trebui să le prezinte în cazul în care dorește să conteste decizia. Comisia a adăugat că va trimite reclamantului o notă de debit în cazul în care reclamantul nu reacționează în termen de 30 de zile. În plus, aceasta a precizat că, în cazul în care nu plătește în termenul stabilit în nota de debit, se vor adăuga dobânzi penalizatoare la rata indicată în notă.

6. Prin scrisoarea din 11 iulie 2018, reclamantul a răspuns Comisiei. Aceasta a afirmat că a făcut „o greșeală onestă” și nu și-a dat seama că ar putea fi nevoită să ramburseze o parte din plata de prefinanțare ^[2]. Reclamantul a afirmat că este o organizație caritabilă foarte mică și că impactul efectuării unei rambursări în avans a sumei de 25 297,22 EUR ar fi „catastrofal” atât pentru organizația caritabilă, cât și pentru clienții săi. Aceasta a întrebat dacă există motive pentru a contesta valoarea rambursării sau condițiile acesteia (de exemplu, prin rambursarea în rate). De asemenea, acesta a întrebat dacă există vreo modalitate prin care Comisia ar putea anula sau reduce în mod semnificativ suma care trebuie rambursată.

7. În urma acestei scrisori, au existat schimburi de e-mailuri între Comisie și reclamant atât cu privire la posibila reducere a sumei datorate, cât și cu privire la posibilitatea rambursării în rate ^[3].

8. În decembrie 2018, Comisia a emis o notă de debit în care se preciza că reclamantul ar trebui să plătească suma de 25 297,77 EUR până la 14 ianuarie 2019. După această dată, reclamantul ar trebui să plătească o dobândă de 2,43 EUR pe zi până la stingerea datoriei.

9. La 29 ianuarie 2019, reclamantul a răspuns și a subliniat că, potrivit corespondenței în curs, Comisia încă analizează cererea sa. Ca atare, aceasta nu a considerat că este prudent să ramburseze întreaga sumă și a solicitat Comisiei să suspende plățile dobânzilor. Comisia a răspuns în aceeași zi că nu poate suspenda plata dobânzilor ^[4].

10. În urma unei corespondențe ulterioare, reclamantul a declarat într-un e-mail din 21 februarie 2019 că înțelege că nu există altă opțiune decât să ramburseze întreaga sumă și că depune eforturi pentru a confirma modul de a face acest lucru cât mai curând posibil. Cu toate acestea, la 21 iulie 2019, aceasta a informat Comisia că, după ce a solicitat consultanță juridică, a contestat dreptul Comisiei de a solicita rambursarea, precum și dobânzile ^[5].

11. Reclamantul s-a adresat apoi Ombudsmanului European. Aceasta a arătat că rezultatul urmărit era posibilitatea de a rambursa suma în tranșe și de a renunța la dobânzi.

Ancheta

12. Ombudsmanul a deschis o anchetă pentru a stabili dacă Comisia a urmat procedura aplicabilă în ceea ce privește modul în care a încercat să recupereze fondurile.

13. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul Comisiei cu privire la plângere ^[6] și, ulterior, observațiile reclamantului ca răspuns la răspunsul Comisiei.

Argumente prezentate Ombudsmanului

14. Reclamantul a susținut că Comisia nu a luat în considerare în mod corespunzător și a răspuns la cererea sa de clemență înainte de a emite nota de debit. Printre altele, acest lucru a însemnat că reclamantului i s-a perceput dobândă începând cu 15 ianuarie 2019.

15. Reclamantul a susținut că este o organizație caritabilă mică și că rambursarea în avans a sumei solicitate, în combinație cu plata dobânzilor, ar amenința existența acesteia. Aceasta a susținut că Comisia ar fi trebuit să țină seama de acest aspect și să examineze în mod corespunzător cererea sa înainte de a emite nota de debit. În cele din urmă, reclamantul a susținut că nici condițiile de rambursare, nici procedura de recurs nu sunt stabilite în mod clar în acordul de grant.

16. Comisia a susținut că a oferit asistență continuă reclamantului în timpul și după încheierea proiectului, inclusiv după ce a primit răspunsul reclamantului la scrisoarea sa de informare prealabilă.

17. Cu toate acestea, potrivit Comisiei, în răspunsul respectiv, reclamantul nu a contestat suma care trebuia recuperată și nu a prezentat „observații” sau elemente de probă în susținerea recursului său. Prin urmare, Comisia nu a considerat că trebuie să formuleze un „răspuns motivat” formal înainte de emiterea notei de debit ^[7].

18. Cu toate acestea, Comisia a susținut că, în contactele telefonice cu reclamantul, a furnizat informații cu privire la posibilitatea de a rambursa suma restantă în tranșe, precum și condițiile legate de această opțiune. Comisia a subliniat că, în conformitate cu Regulamentul financiar al UE ^[8], nu poate anula datoria în cauză ^[9]. Aceasta a adăugat că orice rambursare în rate implică faptul că debitorul rambursează datoria după data scadenței și, prin urmare, trebuie să plătească și dobânzi. Astfel, aceasta nu ar putea renunța la obligația de a plăti dobânzile, care sunt considerate ca făcând parte din datorie. Potrivit Comisiei, aceasta a furnizat reclamantului aceste informații și alte clarificări.

19. În plus, Comisia a subliniat că, într-un e-mail din 21 februarie 2019, reprezentantul legal al reclamantului a confirmat că reclamantul „subliniază că nu există altă opțiune decât să ramburseze întreaga sumă”. Prin urmare, reclamantul și-a recunoscut datoria.

20. Comisia a afirmat că acordul de grant a clarificat faptul că, în cazul în care plata de prefinanțare este ulterior mai mare decât valoarea finală a grantului, Comisia este obligată să recupereze diferența ^[10].

21. Comisia a respins, de asemenea, argumentul reclamantului privind lipsa de claritate în ceea ce privește procedura de recurs. Aceasta a susținut că acordul de grant ^[11] stabilește în mod clar procedura și motivele pe care ar trebui să se bazeze observațiile, „și anume suma datorată și motivele recuperării” ^[12].

22. Deși a respins argumentele reclamantului, Comisia a declarat că poate accepta cererea reclamantului de plată eșalonată. Aceasta a afirmat că detaliile acestui lucru ar trebui să fie convenite în conformitate cu normele aplicabile ^[13]. Cu toate acestea, Comisia a considerat că nu există nicio justificare pentru renunțarea la dobândă.

23. În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei, reclamantul a declarat că nu contestă exactitatea faptelor, astfel cum se menționează în răspunsul Comisiei. Acesta a declarat că a rambursat datoria în rate de 500 de lire sterline pe lună. Cu toate acestea, de la ultimul său schimb cu Comisia, situația sa financiară s-a înrăutățit semnificativ, ceea ce a dus la dificultăți financiare semnificative. Reclamantul a subliniat că, în conformitate cu Regulamentul financiar, se poate renunța la datorii în anumite circumstanțe, cum ar fi în cazul în care recuperarea este incompatibilă cu principiul proporționalității ^[14]. Reclamantul a susținut că, întrucât rambursarea datoriei amenință existența acesteia ca organizație caritabilă de mici dimensiuni, recuperarea contravine principiului proporționalității ^[15].

Evaluarea Ombudsmanului

24. Ombudsmanul apreciază cât de dificil trebuie să fie pentru o organizație caritabilă mică precum reclamantul să parcurgă proceduri precum cea în discuție aici. Ceea ce reclamantul a considerat a fi un succes al proiectului, și anume faptul că acesta a fost livrat cu mult sub buget datorită activității voluntarilor, a dus la confruntarea acestuia cu o situație bugetară care îi amenință existența.

25. Ombudsmanul observă, de asemenea, că Comisia a emis nota de debit în cauză în decembrie 2018, în pofida faptului că, în etapa respectivă, încă făcea schimb de informații cu reclamantul cu privire la aspectele examinate în cadrul prezentei anchete. Emiterea acestei note de debit a determinat plata unor dobânzi, ceea ce a agravat și mai mult dificultățile financiare ale reclamantului.

26. Ombudsmanul acceptă argumentul Comisiei potrivit căruia acordul de grant stabilește în mod clar condițiile de rambursare a sumelor plătite în plus de către Comisie și procedura de recurs. În plus, deși este posibil să fi existat o anumită lipsă de comunicare între Comisie și reclamant, pentru care Comisia și-a cerut scuze înainte de deschiderea acestei anchete, în cele din urmă Comisia a acționat în conformitate cu acordul de grant.

27. Acordul de grant prevede în mod clar ^[16] că grantul se ridică la 19,42 % din costurile eligibile care sunt "suportate efectiv". În plus, aceasta stabilește în mod clar ^[17] costurile care pot fi considerate "costuri eligibile". În cazul în care unele dintre costurile înscrise în buget nu sunt, în cele din urmă, suportate efectiv de un contractant, acestea nu sunt, în condiții normale, eligibile pentru finanțare.

28. Astfel cum a menționat Comisia, acordul de grant ^[18] clarifică, de asemenea, faptul că, în cazul în care plata de prefinanțare este ulterior considerată a fi mai mare decât valoarea grantului, Comisia este obligată să recupereze diferența.

29. Acordul de grant prevede că reclamantul ar fi putut prezenta observații cu privire la scrisoarea de preinformare și, procedând astfel, a contestat recuperarea.^[19] Scrisoarea respectivă a explicat, de asemenea, în mod clar modul în care decizia Comisiei ar fi putut fi contestată (și necesitatea de a furniza argumente și documente justificative). Din păcate, în răspunsul reclamantului la scrisoarea de informare prealabilă, acesta nu a prezentat argumente care ar putea fi luate în considerare pentru a contesta decizia Comisiei și suma datorată. Aceasta s-a limitat să solicite Comisiei să adopte o abordare indulgentă și a solicitat informații cu privire la posibilitatea de a plăti suma datorată în tranșe. Aceste solicitări nu pot fi considerate ca reprezentând observații. Astfel de observații ar fi trebuit să demonstreze, de exemplu, că Comisia a săvârșit o eroare la calcularea sumei care trebuia rambursată sau că suma pe care Comisia o solicita reclamantului nu era datorată din alt motiv. Aceste observații ar fi trebuit, de asemenea, să fie însoțite de documente justificative. Din păcate, reclamantul nu a prezentat astfel de argumente sau documente justificative.

30. Reclamantul a întrebat, de asemenea, dacă există motive pentru contestarea sumei care trebuie rambursată sau a condițiilor de rambursare. Cu toate acestea, astfel cum s-a menționat mai sus, orice astfel de cale de atac ar fi trebuit introdusă în termen de o lună de la data trimiterii scrisorii de preinformare (și anume, până la 11 iulie 2018, data scrisorii reclamantului).

31. Având în vedere cele de mai sus, Comisia avea dreptul să emită o notă de debit. Cu toate acestea, astfel cum s-a menționat mai sus, ar fi fost preferabil ca Comisia să fi răspuns la cererile reclamantului înainte de a emite nota de debit. Nu în ultimul rând pentru că, odată ce nota de debit a fost emisă, reclamantul a devenit răspunzător pentru dobânzi pentru fiecare zi de întârziere a rambursării datoriei, în plus față de valoarea totală a datoriei.

32. Ombudsmanul salută faptul că Comisia și-a cerut scuze din timp pentru orice neînțelegere. În plus, Comisia a acceptat acum cererea reclamantului de a rambursa suma datorată în tranșe, ceea ce Ombudsmanul înțelege că reclamantul a făcut în ultimul an.

33. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că nu a existat o administrare defectuoasă din partea Comisiei.

34. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de declarația reclamantului potrivit căreia situația sa financiară s-a înrăutățit semnificativ. Ea recunoaște, de asemenea, activitatea importantă a reclamantului și nu are niciun motiv să se îndoiască de faptul că eroarea a fost comisă cu bună-credință.

35. Ca atare și ținând seama de posibilitatea de a renunța la datorii în temeiul Regulamentului financiar ^[20], Ombudsmanul invită Comisia să examineze cu atenție cele mai recente argumente ale reclamantului pentru a decide dacă ar putea să își reconsidere poziția. Cel puțin, aceasta ar putea analiza, de exemplu, dacă este posibil să se renunțe la o sumă a datoriei echivalentă cu plățile anticipate ale dobânzilor.

36. În cazul în care Comisia decide să nu renunțe la datoria datorată, Ombudsmanul o îndeamnă să ia măsuri pentru a ajunge cât mai curând posibil la un acord cu privire la detaliile rambursării eșalonate.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Deși nu există nicio dovadă de administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene, Ombudsmanul îndeamnă Comisia să țină seama de evaluarea sa în schimburile sale ulterioare cu reclamantul.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 31.7.2020

[1] Grantul a fost acordat pentru „The Ashtanga Yoga Good Health Project” (acord de grant: EAC-2016-0469), în cadrul cererii de propuneri EAC/S16/2016 privind promovarea măsurilor de politică

în domeniul activităților fizice de îmbunătățire a stării de sănătate (HEPA) și al acțiunilor pentru refugiați.

[2] Reclamantul a afirmat, de asemenea, că proiectul a fost realizat cu mult sub buget „numai datorită voluntarilor deosebit de dedicați și generoși care au alocat un număr foarte mare de ore voluntare pentru a face posibilă această muncă.”

[3] La 14 septembrie 2018, reclamantul a propus un plan de plăți cu patru plăți în valoare de 6 324,44 EUR la fiecare trei luni, începând cu 1 octombrie 2018. De asemenea, aceasta și-a reiterat cererea de renunțare sau de reducere a cuantumului rambursării. La 26 noiembrie 2018, Comisia a reamintit că termenii scrisorii de preinformare continuau să se aplice.

[4] Comisia a recomandat reclamantului să efectueze plata necesară cât mai curând posibil pentru a limita dobânda. Aceasta a subliniat că, în cazul în care va exista o decizie ulterioară de modificare a rambursării, eventualele plăți excedentare vor fi rambursate.

[5] Cu toate acestea, reclamantul a adăugat că, ca un gest de bunăvoință, va începe rambursările la o rată de 500 GBP pe lună, cu efect din iulie 2019.

[6] După ce a solicitat o prelungire a termenului de răspuns la 13 noiembrie și 11 decembrie 2019, Comisia a trimis răspunsul său Ombudsmanului la 11 mai 2020.

[7] Comisia a făcut trimitere la articolul II.26.2 din acordul de grant, care prevedea că: „în cazul în care nu au fost prezentate observații sau în cazul în care, în pofida observațiilor prezentate, Comisia decide să continue procedura de recuperare, Comisia poate confirma recuperarea trimițând beneficiarului o notificare oficială constând într-o notă de debit [...].”

[8] Regulamentul 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046&from=EN

[9] Comisia a susținut că articolul 101 alineatul (2) din Regulamentul financiar prevede posibilitatea de a renunța la datorie sau la o parte a acesteia numai în condiții foarte specifice, iar acestea nu sunt aplicabile în cazul reclamantului.

[10] Comisia a făcut trimitere la articolele I.5.2 și I.5.4 din condițiile speciale ale acordului de grant.

[11] Articolul II.26 din acordul de grant prevede că: „Înainte de recuperare, Comisia trebuie să trimită beneficiarului o notificare oficială: (a) să o informeze cu privire la intenția sa de a recupera suma plătită în mod necuvenit; (b) specificarea sumei datorate și a motivelor recuperării; și (c) invitarea beneficiarului să formuleze observații într-un anumit termen”.

[12] De asemenea, Comisia a făcut trimitere la articolul II.18 din condițiile generale ale acordului de grant, care stabilește normele privind soluționarea litigiilor și căile de atac.

[13] În special Regulamentul financiar.

[14] Articolul 101 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar.

[15] Reclamantul a făcut trimitere la articolul 101 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar. Aceasta a susținut că se poate renunța la o datorie atunci când eroarea a fost săvârșită cu bună-credință, iar renunțarea la datorie nu are un impact semnificativ asupra intereselor financiare ale Uniunii Europene.

[16] A se vedea articolul 1.3.2 din condițiile speciale ale acordului de grant.

[17] A se vedea articolul II.19 din condițiile generale ale acordului de grant.

[18] Articolul I.5.2 și articolul I.5.4 din condițiile speciale ale acordului de grant.

[19] Articolul II.26.2 - observațiile trebuie prezentate în termenul specificat de Comisie în scrisoarea sa de informare prealabilă (o lună în acest caz).

[20] Articolul 101 alineatul (2)