Contextul plângerii

1. Reclamantul, care locuiește în Germania, a solicitat Parlamentului European accesul la documentele privind rambursarea cheltuielilor de deplasare și de cazare ale jurnaliștilor invitați la sediul Parlamentului de la Strasbourg. Reclamantul și-a depus cererea de acces la 23 mai 2019 prin intermediul platformei online „FragDenStaat”.

2. Reclamantul a trimis Parlamentului o serie de atenționări. În ultima sa scrisoare de atenționare, trimisă la 31 iulie 2019, reclamantul a solicitat Parlamentului să îi trimită decizia sa prin e-mail cât mai curând posibil.

3. Parlamentul a răspuns prin e-mail la 1 august 2019, declarând că își trimite deciziile de refuz al accesului public la documente prin scrisoare recomandată. Poșta recomandată oferă o dovadă solidă - confirmarea de primire - pentru termenul de 15 zile lucrătoare în care solicitanții pot contesta decizia de a refuza accesul public.^[1] Acesta este motivul pentru care Parlamentul a trimis decizia sa reclamantului prin scrisoare recomandată și nu prin e-mail.

4. Nemulțumit de răspunsul Parlamentului, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului. El a susținut că alte instituții ale UE, cum ar fi Comisia Europeană, sunt mai prietenoase cu cetățenii prin faptul că trimit deciziile de respingere prin e-mail, pe lângă trimiterea lor prin scrisoare recomandată. El a susținut, de asemenea, că Parlamentul nu și-a motivat în mod valabil refuzul de a trimite decizia prin e-mail.

Ancheta

5. Ombudsmanul a deschis o anchetă privind refuzul Parlamentului European de a-și trimite decizia cu privire la o cerere de acces la documente prin e-mail, pe lângă trimiterea acesteia prin scrisoare recomandată.

6. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit din partea Parlamentului anumite clarificări cu privire la problemele ridicate în plângere.

7. Parlamentul a stabilit cronologia evenimentelor după cum urmează: Aceasta a luat decizia finală de respingere a cererii reclamantului de acces la documente la 9 iulie 2019 și i-a transmis-o prin scrisoare recomandată. Confirmarea de primire, semnată de reclamant, a arătat că acesta a primit decizia la 16 iulie 2019. Reclamantul a trimis scrisori de atenționare la 23 și 31 iulie 2019, în pofida faptului că primise deja decizia. Parlamentul a răspuns reclamantului la 1 august 2019, explicând de ce a trimis decizia prin scrisoare recomandată și nu prin e-mail.

8. Parlamentul a explicat Ombudsmanului că trimite răspunsuri pozitive la cererile de acces la documente prin e-mail. Deciziile prin care se refuză accesul public la documente sunt întotdeauna notificate prin scrisoare recomandată, pentru a se asigura securitatea juridică. Astfel cum se prevede în Tratatul UE, deciziile luate de instituțiile UE produc efecte din momentul notificării persoanei căreia i se adresează. Jurisprudența UE ^[2] favorizează notificarea prin scrisoare recomandată în detrimentul confirmărilor de trimitere prin e-mail. Parlamentul a susținut că, în cazul în care deciziile de refuz al accesului public la documente ar fi trimise în mod sistematic prin e-mail, destinatarul ar putea fi înclinat să nu ridice decizia pe suport de hârtie de la oficiul poștal și, prin urmare, nu ar semna confirmarea de primire, pe care a solicitat-o din motive de securitate juridică.

9. Parlamentul a afirmat că poate, de asemenea, să trimită o copie a deciziei de refuz al accesului la documente la adresa de e-mail privată a solicitantului, dacă solicitantul solicită acest lucru și dacă solicitantul a primit deja și a confirmat decizia trimisă prin scrisoare recomandată. Cu toate acestea, pentru a respecta normele de protecție a datelor ^[3], nu este o bună practică administrativă să se trimită decizii de refuz al accesului la documente către conturi de e-mail care nu sunt private, create prin intermediul unei platforme online, cum ar fi cea utilizată de reclamant. În cazul în care sunt trimise către astfel de conturi, e-mailurile și anexele acestora pot fi publicate automat online, fără o examinare prealabilă. Decizia poate conține date cu caracter personal ale solicitantului, precum și ale terților.

10. Parlamentul a declarat că nu poate aplica în mod sistematic practica Comisiei Europene de a trimite decizii de refuz al accesului la cererile de documente atât prin e-mail, cât și prin scrisoare recomandată. Spre deosebire de Comisie, Parlamentul nu dispune de un sistem descentralizat de gestionare a cererilor inițiale de acces public la documente.

Evaluarea Ombudsmanului

11. Parlamentul nu refuză întotdeauna să trimită o decizie negativă prin e-mail, pe lângă trimiterea acesteia prin scrisoare recomandată. Parlamentul poate alege să trimită decizia și prin e-mail, dacă sunt îndeplinite anumite condiții.

12. În acest caz, Ombudsmanul constată că reclamantul și-a formulat scrisorile de atenționare din 23 și 31 iulie ca și cum nu ar fi primit încă decizia negativă din partea Parlamentului, și nu ca o cerere de a primi o copie a deciziei și prin e-mail. Deși Ombudsmanul consideră că Parlamentul ar fi putut trimite decizia și prin e-mail, astfel cum s-a solicitat, nu a fost nerezonabil, în circumstanțele date, ca Parlamentul să răspundă reclamantului în modul în care a făcut-o.

13. Parlamentul și-a motivat decizia de a nu trimite automat decizii negative prin e-mail, pe lângă trimiterea acestora prin scrisoare recomandată. În acest sens, Ombudsmanul recunoaște importanța de a ști, cu certitudine, când un solicitant a primit un răspuns, pentru a stabili termenul pentru introducerea unei căi de atac în temeiul normelor aplicabile privind accesul la documente ^[4]. Deși instanțele UE consideră că notificarea unei decizii prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire este o soluție deosebit de sigură în comparație cu confirmările de primire a e-mailurilor, acestea recunosc, de asemenea, că alte mijloace de notificare a deciziilor administrative pot răspunde nevoii de securitate juridică ^[5]. Ombudsmanul ar încuraja toate instituțiile UE să dezvolte abordări mai moderne și mai accesibile cetățenilor în ceea ce privește notificarea deciziilor administrative, care să îndeplinească standardele necesare de securitate și securitate juridică.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Parlamentului European în acest caz.

Reclamantul și Parlamentul European vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 28.5.2020

[1] În conformitate cu termenele stabilite în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, disponibile la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] A se vedea hotărârea Tribunalului din 7 decembrie 2018, GE.CO.P. Generale Costruzioni e Progettazioni SpA/Comisia Europeană, T-280/17, punctele 50-62.

[3] Regulamentul (UE) 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

[5] A se vedea hotărârea GE.CO.P. menționată la nota de subsol 2, punctele 61 și 62.