Stimate domnule B.,
La 5 mai 1999, tatăl dumneavoastră, dr. B., a adresat, în numele Informations-Industrie Consulting GmbH, o plângere Ombudsmanului European privind participarea acestei societăți la mai multe proiecte de cercetare finanțate de Comisie, precum și obligațiile și drepturile care decurg din acestea.
La 20 mai 1999, am transmis plângerea Comisiei.
Alte două scrisori privind aspecte procedurale mi-au fost trimise de tatăl dumneavoastră la 28 mai 1999. Printre altele, tatăl tău s-a oferit să-mi furnizeze un set complet de documente referitoare la plângere.
Tatăl dumneavoastră mi-a transmis o nouă scrisoare la 9 iunie 1999.
Pe 21 septembrie 1999, m-ai informat că tatăl tău a murit. De asemenea, mi-ați transmis un document referitor la plângerea dumneavoastră.
Comisia și-a trimis avizul la 21 octombrie 1999, iar eu vi l-am transmis la 27 octombrie 1999, invitându-vă să formulați observații. La 29 noiembrie 1999, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră cu privire la avizul Comisiei.
La 1 decembrie 1999, am trimis Comisiei o cerere de informații suplimentare. V-am informat în consecință printr-o scrisoare trimisă în aceeași zi în care v-am solicitat, de asemenea, să prezentați documentele pe care tatăl dumneavoastră s-a oferit anterior să le furnizeze.
La 16 decembrie 1999, mi-ați trimis o serie de documente referitoare la plângerea dumneavoastră și mi-ați cerut să tratez aceste documente în mod confidențial.
Comisia a trimis răspunsul său la solicitarea mea de informații la 7 februarie 2000 și vi l-am transmis la 10 februarie 2000, împreună cu o invitație de a formula observații. La 29 martie 2000, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră cu privire la scrisoarea Comisiei. De asemenea, ați fost de acord ca decizia Ombudsmanului să vă fie trimisă în limba engleză pentru a economisi timp.
Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

În decembrie 1996, Comisia a încheiat două contracte privind proiectele „DCC - Digital Content for Culture” și „Donna - Art, Design & Fashion Online” cu două societăți germane, CSC Ploenzke AG („CSC”, coordonatorul ambelor proiecte) și reclamantul. În plus, proiectul „DCC” a prevăzut că CSC va fi asistată de doi parteneri asociați, Koninklijk Museum voor Midden-Africa (Muzeul Regal al Africii) din Tervuren (Belgia) și Deutsche Forschungsanstalt für Luft- und Raumfahrt e.V. Din partea Comisiei, aceste contracte au fost tratate de Direcția Generală XIII (DG XIII) (1).
Proiectul "DCC" a durat din ianuarie 1997 până în decembrie 1997, iar proiectul "Donna" din ianuarie 1997 până în septembrie 1997.
În octombrie 1997, Comisia a efectuat o revizuire tehnică a proiectului „DCC”, care a ajuns la concluzia că ar trebui efectuate audituri tehnice și financiare complete ale proiectului. Revizuirea tehnică aprofundată a fost efectuată în decembrie 1997. Reclamantul a susținut că nu a fost făcută nicio observație critică cu privire la el însuși și la contribuția sa la proiectul „DCC” cu acea ocazie, dar că Comisia a retras procesele-verbale relevante care ar confirma acest lucru. Raportul privind bilanțul aprofundat a recomandat rezilierea contractului. Acest raport a fost trimis CSC (cu o copie către reclamant) la 17 decembrie 1997.
Prin scrisoarea din 23 decembrie 1997 adresată CSC (cu o copie către reclamant), Comisia a reziliat contractul.
În aprilie 1998, Comisia a informat CSC că urma să se efectueze o revizuire tehnică a proiectului „Donna”. Această revizuire, care a avut loc în iunie 1998, a condus la concluzia că proiectul ar trebui încheiat. Reclamantul a susținut că nu a fost făcută nicio observație critică cu privire la el însuși și la contribuția sa la proiectul „Donna” cu ocazia acestei reexaminări, dar că Comisia a retras procesele-verbale care ar confirma acest lucru și a amânat publicarea proceselor-verbale care au fost falsificate. Reclamantul a susținut, de asemenea, că revizuirea tehnică care a avut loc la nouă luni de la încheierea oficială a proiectului a încălcat contractul. Potrivit reclamantului, Comisia a confirmat deja în scris primirea tuturor articolelor care urmau să fie livrate în temeiul contractului (inclusiv raportul final) la 9 decembrie 1997. Reclamantul s-a bazat pe o dispoziție din contract care prevedea, potrivit reclamantului, că, în absența observațiilor din partea Comisiei, raportul final a fost considerat aprobat în termen de două luni de la primirea sa de către Comisie.
Auditul financiar al proiectului "DCC" și al proiectului "Donna" a fost efectuat în martie 1998. Reclamantul a susținut că auditorii au confirmat că contabilitatea și administrarea sa au fost în ordine. Cu toate acestea, potrivit reclamantului, Comisia a suprimat procesele-verbale care ar confirma acest lucru. La 28 aprilie 1998 și, respectiv, la 25 mai 1998, Comisia a transmis reclamantului proiectele de rapoarte de audit pentru proiectele „DCC” și „Donna”. La 30 iunie 1998, avocații reclamantului au transmis Comisiei observații cu privire la aceste proiecte de rapoarte. La 29 iulie 1998, Comisia a transmis reclamantului rapoartele finale de audit și evaluările Comisiei privind observațiile prezentate cu privire la proiectele de rapoarte de audit. În raportul referitor la proiectul „DCC”, Comisia a concluzionat că, din totalul costurilor declarate de CSC și de reclamantul în valoare de 3 164 102 ECU, numai 26 290 ECU erau admisibile. În raportul referitor la proiectul „Donna”, suma permisă a fost de 42 601 ECU din suma de 980 733 ECU care fusese solicitată.
La sfârșitul lunii august/începutul lunii septembrie 1998, Direcția Generală XIX a Comisiei (2) a emis ordine de recuperare împotriva CSC și a reclamantului, în care a solicitat rambursarea sumelor plătite în plus în cadrul contractelor „DCC” și „Donna”. Cererea împotriva reclamantului se ridica la suma de 179 337 ECU. Într-o scrisoare din 10 septembrie 1998, avocații reclamantului au solicitat Comisiei să motiveze ordinul de recuperare emis împotriva reclamantului. La 30 noiembrie 1998, reclamantul a trimis Comisiei două facturi în care solicita plata sumei de 352 800 ECU pentru activitatea sa legată de proiectul „DCC” și a sumei de 110 781 ECU pentru activitatea desfășurată în cadrul proiectului „Donna”.
În plus, reclamantul a participat la proiectul „VR-Learners”. Contractul pentru acest proiect a fost semnat în decembrie 1997. Reclamantul a susținut că Comisia l-a obligat să părăsească acest proiect. În februarie 1999, reclamantul a trimis Comisiei o factură în care solicita plata sumei de 121 857 ECU pentru activitatea sa legată de acest proiect.
Reclamantul a formulat următoarele afirmații:
1. DG XIII a manipulat procesele-verbale referitoare la auditurile efectuate cu privire la proiectele „DCC” și „Donna”.
2. DG XIII a încercat, timp de peste doi ani, să elimine în mod sistematic reclamantul și partenerii săi în calitate de concurenți și critici, utilizând defăimarea, tacticile de intimidare și șantajul. DG XIX a participat la aceste eforturi.
3. DG XIX nu a oferit nicio explicație cu privire la motivele cererii formulate de Comisie și nu a reacționat la afirmațiile financiare ale reclamantului împotriva Comisiei.
4. DG XIII și DG XIX au cauzat prejudicii grave reclamantului.

INQUIRY

Avizul Comisiei În
avizul său, Comisia a formulat următoarele observații:
Comisia încheiase două contracte privind proiectele „DCC” și „Donna”. În cursul executării proiectelor, serviciile Comisiei au considerat că progresul lucrărilor și rezultatele intermediare ale proiectelor nu au fost satisfăcătoare. Prin urmare, în decembrie 1997, a fost efectuată o analiză tehnică aprofundată cu privire la proiectul „DCC”. În raportul lor final, experții externi utilizați de Comisie pentru a efectua această revizuire au concluzionat că obiectivele inițiale ale proiectului nu au fost atinse și au recomandat încheierea proiectului. Comisia a urmat această recomandare. În iunie 1998, serviciile Comisiei, asistate de experți externi, au inițiat, de asemenea, o revizuire tehnică a proiectului „Donna”, care a condus, în esență, la aceleași concluzii, și anume rezilierea contractului.
În octombrie 1997, serviciile Comisiei au inițiat un audit financiar pentru a verifica dacă contribuțiile financiare ale CE la proiectele „DCC” și „Donna” erau justificate. După mai multe amânări solicitate de societățile în cauză, această reexaminare a fost în cele din urmă efectuată în martie 1998. Ca urmare a auditului, Comisia a trebuit să respingă aproape toate costurile declarate de CSC și de reclamant din cauza unor neconcordanțe grave cu contractele și a lipsei de justificare a costurilor în cauză. Prin urmare, în august 1998 au fost emise note de recuperare împotriva CSC și a reclamantului. În timp ce CSC rambursase de atunci suma datorată Comisiei, reclamantul nu a plătit, ci a început să răspândească acuzații defăimătoare împotriva funcționarilor Comisiei implicați în audituri.
Reclamantul a participat în calitate de contractant asociat la proiectul „VR-Learners”. În cursul unei renegocieri a contractului, serviciile Comisiei au precizat că reclamantul nu mai putea fi acceptat ca participant, având în vedere neregulile financiare grave constatate în cursul auditurilor proiectelor „DCC” și „Donna” și având în vedere faptul că reclamantul a refuzat să ramburseze sumele solicitate în ordinele de recuperare. Serviciile Comisiei și-au întemeiat poziția pe principiile bunei gestiuni financiare și pe necesitatea de a proteja interesele financiare ale Comunității. Ca urmare a unui audit, proiectul „VR-Learners” a fost încheiat de atunci.
Comisia a informat Ombudsmanul că funcționarii vizați de acuzațiile reclamantului pe care le consideră defăimătoare intenționează să introducă o acțiune în justiție.
În observațiile
sale, reclamantul și-a menținut plângerea. Reclamantul a susținut că a trimis un raport final privind proiectul „DCC”, la care nu s-a răspuns niciodată. Potrivit reclamantului, experții externi care au efectuat analiza tehnică în 1997 au fost aceiași cu cei care au efectuat analiza aprofundată în decembrie 1997. Independența acestor experți a fost discutabilă. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că acești experți nu au respins toate lucrările efectuate, ci au acceptat 49,5 din 130 de luni-om. Prin urmare, Comisia ar fi trebuit să plătească reclamantului cel puțin o sumă suplimentară de € 40 723. Reclamantul a susținut, de asemenea, că CSC a primit scrisoarea prin care Comisia a reziliat contractul la șase zile după încheierea oficială a proiectului. În ceea ce privește proiectul „Donna”, reclamantul și-a reiterat opinia potrivit căreia revizuirea tehnică a avut loc după ce proiectul a fost deja aprobat oficial de Comisie.
Reclamantul susține, de asemenea, că, după plecarea unuia dintre partenerii din proiectul „VR-Learners”, Comisia a acceptat ca un nou partener să se alăture și ca bugetul prevăzut pentru reclamant să fie majorat. Abia ulterior, Comisia a răspândit afirmația incorectă potrivit căreia reclamantul datora bani Comisiei, exercitând astfel presiuni asupra celorlalți parteneri din cadrul acestui proiect pentru a-l exclude pe reclamant de la acest proiect.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

După ce a primit observațiile reclamantului cu privire la avizul Comisiei, Ombudsmanul a considerat că are nevoie de informații suplimentare pentru a putea trata plângerea. Prin urmare, acesta a solicitat Comisiei
(1) să furnizeze Ombudsmanului o copie a documentelor relevante pe care și-a bazat avizul cu privire la proiectele „DCC” și „Donna”,
(2) să prezinte observații cu privire la afirmația reclamantului potrivit căreia, din cauza faptului că Comisia nu ar fi prezentat observații în termen de două luni cu privire la raportul final prezentat de reclamant în cadrul proiectului „Donna”, acesta din urmă trebuia considerat ca fiind aprobat în conformitate cu condițiile generale aplicabile proiectului respectiv și
(3) să prezinte observații cu privire la afirmația reclamantului potrivit căreia legalitatea încetării proiectului „DCC” de către Comisie era discutabilă, având în vedere faptul că scrisoarea relevantă a Comisiei ar fi fost trimisă după încheierea proiectului.
În răspunsul său, Comisia a subliniat că nu este de acord cu interpretarea dată de reclamant contractelor relevante care stau la baza argumentelor menționate în a doua și a treia întrebare. Comisia a considerat că ambele puncte nu au afectat rezultatele auditului financiar efectuat și concluziile desprinse din constatările auditului. Întrucât Comisia era în curs de a-și urmări cererea împotriva reclamantului în instanță și întrucât este probabil ca aceste proceduri să acopere aspectele menționate la punctele 2) și 3), Comisia a considerat că nu ar fi oportun să detalieze aceste aspecte în această etapă. Comisia a furnizat, de asemenea, documentele solicitate de Ombudsman.
În observațiile sale cu privire la acest răspuns, reclamantul a deplâns faptul că Comisia nu a prezentat niciun motiv pentru care nu a acceptat argumentele reclamantului. Acesta nu a fost de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia aceste argumente nu erau relevante pentru rezultatele auditurilor financiare. Reclamantul a considerat că comportamentul Comisiei a avut scopul de a-l intimida.

DECIZIA

1 Observație introductivă
1.1 În opinia sa, Comisia a informat Ombudsmanul că funcționarii vizați de acuzațiile reclamantului pe care le consideră defăimătoare intenționează să introducă o acțiune în justiție. În răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Comisia a subliniat că este în curs de a-și continua acțiunea împotriva reclamantului în instanță.
1.2 Cu toate acestea, până în prezent, Ombudsmanul nu a fost informat cu privire la inițierea unei proceduri judiciare în fața unei instanțe în această privință. Prin urmare, Ombudsmanul nu este împiedicat să se pronunțe în prezenta cauză.
2 Manipularea proceselor-verbale în legătură cu auditurile efectuate 2.1
Reclamantul susține că Comisia a manipulat procesele-verbale referitoare la auditurile efectuate în ceea ce privește proiectele "DCC" și "Donna".
2.2 Comisia nu a formulat nicio observație specifică cu privire la această afirmație. Cu toate acestea, este clar că această afirmație aparține afirmațiilor pe care Comisia le consideră incorecte și defăimătoare.
2.3 Se pare că reclamantul susține, în esență, că procesele-verbale întocmite de Comisie nu reflectau în mod corect ceea ce s-a spus sau s-a tranzacționat cu ocazia reexaminărilor în cauză. Pentru a da un exemplu, într-o scrisoare din 22 septembrie 1998, avocații reclamantului au formulat observații detaliate cu privire la procesul-verbal referitor la revizuirea tehnică a proiectului „Donna”, în care au criticat și au corectat pasajele din procesul-verbal pe care le-au considerat incorecte sau incomplete. În absența unor dovezi suplimentare cu privire la ceea ce s-a afirmat sau s-a tranzacționat efectiv cu ocazia reexaminărilor, Ombudsmanul nu este în măsură să stabilească dacă procesele-verbale în cauză sunt corecte sau dacă observațiile reclamantului sunt justificate. În aceste condiții, Ombudsmanul nu este în măsură să stabilească un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește această afirmație.
3 Cauzarea de prejudicii grave reclamantului
3.1 Reclamantul susține că Comisia i-a cauzat prejudicii grave. În acest context, reclamantul se referă la faptul că Comisia a reziliat proiectele „DCC” și „Donna”, a refuzat să accepte majoritatea costurilor pe care reclamantul a solicitat Comisiei să le acopere în ceea ce privește aceste proiecte, a refuzat să plătească sumele pe care reclamantul le-a considerat ca fiind datorate acestuia din cauza activității sale privind proiectele „DCC” și „Donna” și l-a exclus pe reclamant din proiectul „VR-Learners”.
3.2 Prezenta afirmație se referă, în esență, la obligațiile care decurg din contractele încheiate între Comisie și reclamant sau din contractele la care reclamantul a participat.
3.3 În conformitate cu articolul 195 din Tratatul CE, Ombudsmanul European este împuternicit să primească plângeri "privind cazuri de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor sau organismelor comunitare". Ombudsmanul consideră că administrarea defectuoasă apare atunci când un organism public nu acționează în conformitate cu o normă sau un principiu care îi este obligatoriu (3). Prin urmare, se poate constata o administrare defectuoasă și în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor care decurg din contractele încheiate de instituțiile sau organismele Comunităților.
3.4 Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al revizuirii pe care o poate efectua în astfel de cazuri este în mod necesar limitat. În special, Ombudsmanul este de părere că nu ar trebui să încerce să stabilească dacă a existat o încălcare a contractului de către oricare dintre părți, în cazul în care chestiunea este contestată. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă, care ar avea posibilitatea de a audia argumentele părților cu privire la legislația națională relevantă și de a evalua probele contradictorii cu privire la orice aspecte de fapt contestate.
3.5 Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în cauzele privind litigiile contractuale, este justificat ca ancheta sa să se limiteze la a examina dacă instituția sau organul comunitar i-a furnizat o descriere coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și de ce consideră că punctul său de vedere cu privire la poziția contractuală este justificat. În acest caz, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă. Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a-și examina și soluționa cu autoritate litigiul contractual de către o instanță competentă.
3.6 În cadrul prezentei proceduri, reclamantul a prezentat diverse argumente în sprijinul cauzei sale, care nu par a fi nefondate. Reclamantul a întrebat dacă rezilierea „DCC” a fost legală, având în vedere faptul că scrisoarea relevantă pare să fi fost primită numai după încheierea oficială a proiectului. Aceasta a invocat, de asemenea, o dispoziție contractuală conform căreia raportul său final privind rezultatele activității sale în cadrul proiectului „Donna” a fost considerat acceptat înainte de decizia Comisiei de a efectua o analiză tehnică. În cele din urmă, reclamantul a obiectat cu privire la rezultatele auditurilor financiare efectuate în legătură cu aceste două proiecte.
3.7 Comisia s-a bazat pe rezultatele auditurilor financiare efectuate și a considerat că cele două argumente prezentate de reclamant nu au afectat rezultatele acestor audituri.
3.8 Ombudsmanul consideră că argumentele prezentate de Comisie nu par a fi nerezonabile. În aceste circumstanțe și ținând seama de faptul că domeniul de aplicare al examinării Ombudsmanului este limitat în astfel de cazuri (a se vedea punctele 3.2-3.4 de mai sus), Ombudsmanul concluzionează că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește proiectele „DCC” și „Donna” în ceea ce privește această afirmație a reclamantului.
3.9 Aceeași concluzie se aplică și în cazul proiectului "VR-Learners". După cum s-a menționat mai sus, Ombudsmanul nu a stabilit că Comisia s-a înșelat atunci când a considerat că reclamantul nu și-a îndeplinit în mod corespunzător obligațiile în ceea ce privește proiectele „DCC” și „Donna” și, prin urmare, a trebuit să ramburseze Comisiei anumite sume de bani. Explicația Comisiei potrivit căreia, în aceste circumstanțe, nu mai putea accepta ca reclamantul să fi participat la proiectul „VR-Learners” în timp ce refuza să ramburseze sumele solicitate de Comisie nu pare a fi nerezonabilă. În aceste condiții, Ombudsmanul nu este în măsură să stabilească un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește această afirmație.
4 Lipsa explicațiilor și a reacției
4.1 Reclamantul susține că Comisia nu a oferit nicio explicație cu privire la motivele cererii formulate de Comisie și nu a reacționat la afirmațiile financiare ale reclamantului împotriva Comisiei.
4.2 Comisia nu a formulat nicio observație specifică cu privire la această afirmație. Cu toate acestea, Comisia a explicat că ordinul de recuperare a fost emis pentru a recupera costurile care au trebuit să fie nepermise ca urmare a auditurilor financiare ale proiectelor „DCC” și „Donna”. Este adevărat că ordinul de recuperare în sine nu precizează motivele pe care se întemeiază. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că din documentele care i-au fost prezentate rezultă că reclamantul nu putea avea nicio îndoială rezonabilă cu privire la motivele ordinului de recuperare. Auditurile financiare au ajuns la concluzia că doar o mică parte din costurile declarate puteau fi acceptate. În continuare, Comisia a solicitat rambursarea diferenței dintre costurile permise și sumele care fuseseră deja plătite în avans. În plus, într-o scrisoare din 21 ianuarie 1999 care a fost transmisă Ombudsmanului de către reclamant, Comisia l-a informat pe reclamant că temeiul cererii și modul în care aceasta a fost calculată au fost explicate în detaliu în rapoartele privind auditurile financiare.
4.3 În ceea ce privește cererile reconvenționale ale reclamantului, se pare că Comisia nu a reacționat imediat la facturile trimise de reclamant. Cu toate acestea, întrucât afirmațiile erau în mod vădit incompatibile cu poziția adoptată de Comisie în această privință, reclamantul nu putea avea nicio îndoială că Comisia va respinge aceste afirmații. În plus, într-o scrisoare din 30 martie 1999 care a fost transmisă Ombudsmanului de către reclamant, Comisia l-a informat pe reclamant că nu există niciun temei pentru aceste cereri reconvenționale și că acest lucru i-a fost deja explicat reclamantului într-o scrisoare anterioară.
4.4 În aceste condiții, se pare că nu există un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește această afirmație.
5 Eliminarea sistematică a reclamantului
5.1 Reclamantul susține că, de peste doi ani, Comisia încearcă să elimine în mod sistematic reclamantul și partenerii săi în calitate de concurenți și critici, utilizând defăimarea, tacticile de intimidare și șantajul. Comisia neagă aceste afirmații.
5.2 Având în vedere concluziile sale cu privire la celelalte acuzații prezentate de reclamant, Ombudsmanul consideră că nu există suficiente dovezi care să susțină această afirmație a reclamantului.
5.3 În aceste condiții, se pare că nu există un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește această afirmație.
6 Concluzie
Pe baza anchetelor Ombudsmanului European cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene. Prin urmare, Ombudsmanul a decis să închidă cazul.
Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.
Cu stimă,
Jacob Söderman

---

(1) Denumită în prezent DG Societatea Informațională.

(2) Acum se numește DG Buget.

(3) A se vedea Raportul anual 1997, pagina 22 sequ.