Contextul plângerii

1. În acest caz, proiectul a vizat combaterea șomajului în rândul tinerilor din Slovenia și Croația. Inițial, aceasta a fost programată pentru o perioadă de 24 de luni.

2. În cursul proiectului, compania selectată inițial pentru a conduce proiectul a trebuit să fie înlocuită. Reclamantul a decis să preia punerea în aplicare a proiectului. Pentru a reflecta această modificare, Comisia și reclamantul au semnat un act adițional la acordul de grant, care a prelungit durata proiectului la 32 de luni. Bugetul estimat al proiectului, inclusiv programul de lucru, a rămas neschimbat.

3. În cursul etapei de punere în aplicare a proiectului, reclamantul a informat în scris Comisia că are în vedere unele schimbări de personal. Acesta a furnizat Comisiei date privind timpul de lucru (în zile) preconizat pentru personal, inclusiv pentru sarcinile administrative și de punere în aplicare. Cu toate acestea, tabelul nu era nici complet, nici actualizat.

4. După finalizarea proiectului și în urma unor schimburi scrise, Comisia a respins anumite costuri pe care le-a considerat neeligibile. Aceasta a susținut că acest lucru s-a datorat faptului că costurile au reprezentat un „număr exagerat de zile pentru trei angajați în ceea ce privește gestionarea și punerea în aplicare”^[1]. După luarea în considerare a observațiilor reclamantului, Comisia a acceptat unele costuri suplimentare. Cu toate acestea, Comisia a refuzat să efectueze plata finală de aproximativ 24 000 de euro.

5. Nemulțumit de comportamentul Comisiei în acest caz, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului, care a deschis o anchetă.

Respingerea costurilor reclamantului legate de administrarea și punerea în aplicare a proiectului

Propunerea Ombudsmanului pentru o soluție

6. Ombudsmanul a remarcat că proiectul s-a derulat cu opt luni mai mult decât se prevăzuse inițial. Prin urmare, a fost necesar un timp de lucru suplimentar pentru finalizarea proiectului. Atunci când Comisia și reclamantul au semnat actul adițional, bugetul estimat și zilele lucrătoare preconizate au rămas neschimbate. Deși reclamantul, într-o etapă ulterioară, a trimis informații suplimentare cu privire la creșterea timpului de lucru, acest lucru nu a fost pe deplin exact.

7. Cu toate acestea, Ombudsmanul a fost de părere că, având în vedere prelungirea acordată, era rezonabil să se aștepte ca reclamantul să ajusteze zilele lucrătoare pentru administrare și punere în aplicare. Ea a remarcat, de asemenea, că reclamantul a finalizat proiectul fără a depăși bugetul estimat.

8. Prin urmare, Ombudsmanul a propus Comisiei să își reconsidere decizia privind costurile neeligibile și să plătească în consecință - parțial sau integral - costurile restante declarate pentru administrarea și punerea în aplicare a proiectului.

9. În răspunsul său, Comisia și-a menținut opinia cu privire la costurile neeligibile. Aceasta a luat act de faptul că, la semnarea addendumului, nu a primit nicio cerere din partea reclamantului cu privire la modificarea numărului de zile lucrătoare pentru administrare și execuție sau la ajustări suplimentare ale bugetului estimat. În conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, Comisia nu a putut fi de acord cu nicio majorare a bugetului. 

10. Comisia a susținut că reclamantul avea obligația de a-l informa în scris atunci când ajustează bugetul. Întrucât nu a fost formulată nicio cerere de creștere a numărului de zile lucrătoare pentru administrare și punere în aplicare, aceasta nu a putut efectua plata finală.

11. Reclamantul nu a formulat nicio observație cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea de soluție a Ombudsmanului.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii de soluție

12. Ombudsmanul a considerat că principiile proporționalității și echității necesită o examinare suplimentară pentru a stabili ce anume nu a funcționat în acest caz. Prin urmare, raportoarea salută faptul că Comisia a reevaluat cazul.

13.  Esența problemei provine din neajustarea inițială a zilelor lucrătoare pentru administrare și execuție în buget, atunci când a fost semnat actul adițional. Reclamantul nu a formulat nicio cerere explicită în acest sens. Cu toate acestea, este posibil ca acest lucru să se fi datorat faptului că nu a fost în măsură să anticipeze orele de lucru suplimentare care ar fi necesare atunci când a fost de acord să preia proiectul.

14. De asemenea, Comisia nu a solicitat o revizuire. S-ar fi putut aștepta să facă acest lucru, având în vedere circumstanțele schimbate. Pentru a evita apariția unor probleme similare în viitor, Ombudsmanul va face o sugestie corespunzătoare de îmbunătățire. În acest caz, reclamantul a trebuit să plătească prețul.

15. Cu toate acestea, în cele din urmă, Comisiei îi revine sarcina de a decide dacă majorarea zilelor lucrătoare a fost rezonabilă și în conformitate cu normele aplicabile, în special cu principiul bunei gestiuni financiare.

16. Întrucât nu există elemente suficiente în dosar ^[2] pentru a pune sub semnul întrebării evaluarea finală a Comisiei, Ombudsmanul constată că anchetele suplimentare cu privire la această plângere nu ar conduce la un rezultat pozitiv pentru reclamant. Prin urmare, aceasta a decis să închidă cazul.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie și o sugestie de îmbunătățire:

Nu se justifică nicio anchetă suplimentară cu privire la această plângere.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestie de îmbunătățire

Pentru a evita probleme similare în viitor, Ombudsmanul sugerează Comisiei să sensibilizeze beneficiarii care preiau punerea în aplicare a proiectelor cu privire la necesitatea de a prezenta din nou o estimare actualizată a bugetului și a programului de lucru.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 30/07/2019

[1] Comisia a utilizat ca temei juridic articolul II.14.1. din condițiile generale ale acordului de grant privind costurile eligibile.

[2] Reclamantul nu a prezentat observații cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea de soluție a Ombudsmanului.