Contextul plângerii

1. Plângerea se referă la (a) caracterul adecvat al răspunsurilor la scrisorile pe care reclamantul le-a trimis Consiliului European cu privire la utilizarea autoturismelor de serviciu de către președintele Consiliului European și (b) tratarea de către Consiliul European a cererii reclamantului de acces la un document.

2. Reclamantul, cetățean polonez, a luat cunoștință de faptul că, în vara anului 2010, în timpul vacanței, președintele Consiliului European a utilizat trei dintre autoturismele de serviciu ale Consiliului European [1] pentru a se deplasa de la Bruxelles la un aeroport francez și înapoi, împreună cu familia sa (soția sa, copiii săi, soțiile și nepoții acestora). Distanța dintre Bruxelles și aeroport este de aproximativ 260 km.

3. Reclamantul a considerat că, procedând astfel, președintele a abuzat de puterea sa și că ar fi trebuit să plătească pentru aceste deplasări din fonduri proprii, iar nu din fonduri publice.

4. La 15 februarie 2011, reclamantul s-a adresat Consiliului European în această privință. Scrisoarea sa a fost intitulată "Plângerea". El s-a plâns că președintele nu a plătit deplasările în cauză din propriul buzunar. El a adresat Consiliului European patru întrebări cu privire la: (i) costul utilizării autoturismelor; (ii) motivul pentru care Președintele nu a plătit pentru această utilizare din fonduri proprii; (iii) dacă a avut vreo intenție de a plăti pentru aceasta; și (iv) dacă există o sancțiune pentru a nu face acest lucru.

5. La 3 martie 2011, Consiliul European a răspuns foarte sincer că (i) a luat act de conținutul scrisorii reclamantului; (ii) mașinile de serviciu au fost într-adevăr utilizate și (iii) „aceasta este o procedură normală în cazul unei personalități publice atât de bine poziționate și al familiei sale.”

6. Reclamantul nu a fost mulțumit de acest răspuns și, la 9 martie 2011, s-a adresat din nou Consiliului European. El a menționat mai întâi că răspunsul său menționat mai sus nu a fost semnat și, prin urmare, nu este, în opinia sa, valabil. În plus, el a considerat că „o astfel de personalitate publică de rang înalt” ar trebui să fie în măsură să plătească pentru autoturisme din fonduri proprii. Făcând acest lucru, el ar fi putut da un bun exemplu altora. El a susținut că există un principiu juridic care prevede că autoturismele de serviciu ar trebui utilizate numai în scopuri oficiale, nu și în scopuri personale. În plus, el a solicitat o copie a normelor Consiliului European care permit utilizarea personală a autoturismelor de serviciu. El a solicitat, de asemenea, să i se dea un răspuns adecvat la scrisoarea sa anterioară.

7. Consiliul European a răspuns la 18 martie 2011. Această scrisoare era chiar mai scurtă decât cea precedentă. Consiliul European a declarat că a luat act de scrisoarea reclamantului din 9 martie 2011 și că nu are nimic de adăugat la răspunsul său din 3 martie 2011.

8. Reclamantul s-a adresat apoi Ombudsmanului European.

Obiectul anchetei

9. Reclamantul a susținut că Consiliul European nu a răspuns în mod corespunzător la întrebarea sa privind utilizarea autoturismelor de serviciu în scopuri personale de către președintele său.

10. El a susținut, de asemenea, că Consiliul European nu a dat curs cererii sale de acces la normele Consiliului European privind utilizarea privată a autoturismelor de serviciu.

11. Acesta a susținut că Consiliul European ar trebui să răspundă în mod corespunzător la întrebarea sa și la cererea sa de acces la documentul relevant.

Ancheta

12. Ombudsmanul a solicitat Consiliului European un aviz. La 24 iunie 2011, Secretariatul General al Consiliului Uniunii Europene (denumit în continuare „Consiliul”) a răspuns și a explicat că, în temeiul articolului 235 alineatul (4) din TFUE, asistă Consiliul European. Prin urmare, Comisia a prezentat Ombudsmanului European poziția Consiliului European cu privire la plângere. Traducerea avizului în limba polonă a fost transmisă reclamantului cu invitația de a prezenta observații până la 31 august 2011. Reclamantul nu a prezentat observații. La 24 noiembrie 2011, serviciile Ombudsmanului au scris o scrisoare reclamantului, pentru a analiza posibilitatea de a face o propunere pentru o soluție amiabilă. La 1 decembrie 2012, reclamantul a răspuns la scrisoare. La 20 decembrie 2012, Ombudsmanul a prezentat Consiliului European o propunere de soluție amiabilă. Consiliul Uniunii Europene a răspuns la 30 ianuarie 2012. Acest răspuns a fost transmis reclamantului, care a răspuns printr-o scrisoare datată 12 martie 2012.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusele răspunsuri inadecvate și gestionarea necorespunzătoare a cererii de acces și a cererii conexe

Argumente prezentate Ombudsmanului

13. Reclamantul a considerat că răspunsurile Consiliului European la cele două scrisori ale sale au fost inadecvate și nepoliticoase și că Consiliul European nu a răspuns la toate întrebările sale. El dorește să afle mai multe despre condițiile de utilizare a autoturismelor de serviciu de către președintele Consiliului European. În scrisorile sale, el a adresat Consiliului European cinci întrebări cu privire la: (i) costul utilizării autoturismelor de către președintele Consiliului European atunci când călătorește în vacanță; (ii) motivul pentru care Președintele nu a plătit pentru această utilizare din fonduri proprii; (iii) dacă a avut vreo intenție de a plăti pentru aceasta; (iv) dacă există o sancțiune pentru a nu face acest lucru; (v) existența unor norme privind utilizarea autoturismelor de serviciu în scopuri personale. În ceea ce privește ultima întrebare, reclamantul a solicitat să i se furnizeze o copie a acestor norme. Niciuna dintre aceste întrebări nu a fost abordată pe fond.

14. În plus, răspunsurile Consiliului European au fost extrem de scurte și nu au fost semnate. În opinia reclamantului, astfel de răspunsuri nu sunt valabile.

15. În avizul pe care Secretarul General al Consiliului UE l-a prezentat în numele Consiliului European, Secretarul General a informat Ombudsmanul că a analizat din nou problemele ridicate de reclamant în scrisorile sale din 15 februarie și 9 martie 2011. Acesta consideră că răspunsurile date de Consiliul European reclamantului ar trebui completate prin trimiterea la răspunsul Consiliului din 4 aprilie 2011 la o întrebare parlamentară cu solicitare de răspuns scris adresată de dl Nigel Farage, deputat în Parlamentul European, intitulată „Utilizarea autoturismelor oficiale de către membrii Consiliului și funcționari și familiile acestora”[2]. Deputatul a adresat următoarele întrebări: „Care sunt normele care reglementează utilizarea autoturismelor oficiale de către funcționarii care lucrează pentru Consiliu și membrii familiilor acestora? Este președintele Consiliului vizat de aceste norme? Care sunt normele care reglementează utilizarea autoturismelor oficiale de către președintele Consiliului?”

16. Secretarul General a anexat la aviz [3] o copie a răspunsului Consiliului la întrebările parlamentare cu numărul E-000635/2011.

În opinia sa, „nu există niciun alt document public referitor la normele privind utilizarea vehiculelor oficiale care să aparțină Consiliului Uniunii Europene”.

17. În răspunsul său adresat deputatului în Parlamentul European, Consiliul a afirmat că normele care reglementează utilizarea vehiculelor oficiale sunt stabilite printr-o decizie a secretarului său general. În acest răspuns, Consiliul a citat apoi următorul extras din decizia Secretarului General: „Autovehiculele oficiale pot fi puse la dispoziție ca răspuns la nevoile profesionale sau oficiale ale Consiliului. Cererile pentru vehicule sunt luate în considerare în următoarea ordine de prioritate: - toate cerințele referitoare la funcțiile oficiale ale Consiliului European și ale Consiliului, la cererea Unității de protocol; cereri din partea șefilor de cabinet, a directorilor generali și a directorilor generali adjuncți; În plus, Consiliul a declarat că "aceste norme se aplică unei flote de autoturisme care nu sunt atribuite unor persoane anume. Utilizarea unui autoturism este autorizată de la caz la caz pentru anumite deplasări, iar vehiculele trebuie returnate în fiecare seară în parcarea din clădirea Justus Lipsius. Din cele de mai sus rezultă că autoturismele oficiale care aparțin Consiliului Uniunii Europene nu pot fi utilizate în scopuri personale. Singura excepție de la aceste norme este că, din motive de securitate, președintele Consiliului European utilizează un vehicul în orice moment. În plus, Consiliul Uniunii Europene pune la dispoziția Președinției o mașină oficială în timpul sesiunilor Parlamentului European de la Strasbourg.”

18. În aviz, Secretarul General a subliniat că, din documentul sus-menționat, reiese că „din motive de securitate, președintele Consiliului European utilizează în orice moment un vehicul oficial”.

Evaluarea Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

Calitatea răspunsurilor Consiliului European din 3 și 18 martie 2011

19. În opinia Ombudsmanului, modul în care Consiliul European a tratat întrebările reclamantului nu este acceptabil în conformitate cu principiile bunelor practici administrative și ar putea determina cetățenii să creadă că instituțiile UE ignoră complet sau chiar arată dispreț față de opiniile și preocupările lor. Întrebările adresate de reclamant au fost clare și rezonabile și ambele scrisori au fost scrise de mână într-un mod atent și politicos. Răspunsurile Consiliului European, pe de altă parte, au fost laconice, respingătoare și lipsite de respect.

20. În scrisoarea sa din 3 martie 2011, Consiliul European nu a răspuns la fiecare dintre întrebările specifice ale reclamantului, ci s-a limitat să afirme că utilizarea autoturismelor de serviciu în scopuri personale constituie „o procedură normală în cazul unei persoane publice cu o poziție atât de înaltă și al familiei sale”. În plus, Consiliul European nu a profitat de ocazie pentru a-și ameliora răspunsul atunci când reclamantul și-a reiterat întrebările într-o scrisoare ulterioară din 9 martie 2011.

21. Astfel, Consiliul European nu a respectat articolul 12 alineatul (1) din Codul european al bunei conduite administrative, care prevede că „… [w] găină care răspunde la corespondență … oficialul … răspunde cât mai complet și mai exact posibil la întrebările adresate”. Ombudsmanul nu vede de ce Consiliul European sau Consiliul UE care îl asistă pe primul nu i-au dat reclamantului același răspuns sau un răspuns similar cu cel pe care Consiliul l-a dat deputatului în cauză. Cetățenii europeni vor avea încredere în instituții și vor accepta Uniunea Europeană numai dacă vor vedea că instituțiile UE le respectă și le iau în considerare întrebările.

22. În cele din urmă, astfel cum a subliniat pe bună dreptate reclamantul, forma răspunsurilor Consiliului European a fost inadecvată. În aceste răspunsuri, funcționarul care se ocupă de această chestiune nu a fost identificat. În schimb, doar o semnătură ilizibilă (sau mai degrabă inițiale) a apărut pe ștampilă. Articolul 14 alineatul (2) din Codul european al bunei conduite administrative impune în mod clar instituțiilor să indice în răspunsurile lor „numele și numărul de telefon al funcționarului care se ocupă de chestiunea …”. Consiliul European nu a respectat nici această regulă.

23. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a considerat că Consiliul European nu a răspuns în mod corespunzător la scrisorile reclamantului. În plus, Secretarul General nu și-a cerut scuze pentru răspunsurile inadecvate pe care Consiliul European le-a dat reclamantului. Acest lucru ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă.

Tratarea cererii reclamantului de acces la un anumit document

24. De la bun început, Ombudsmanul a subliniat că normele Consiliului European privind accesul la documente se referă la normele Consiliului privind accesul la documente. În temeiul articolului 10 alineatul (2) din Decizia 2009/882/UE a Consiliului European de adoptare a regulamentului său de procedură [4], dispozițiile privind accesul public la documentele Consiliului, prevăzute în anexa II la regulamentul de procedură al Consiliului Uniunii Europene, se aplică mutatis mutandis documentelor Consiliului European.

25. Ombudsmanul a subliniat, de asemenea, că Regulamentul 1049/2001 se aplică documentelor deținute de Consiliu. Articolul 1 din anexa II la Decizia 2006/683/CE, Euratom a Consiliului [5] de adoptare a regulamentului de procedură al Consiliului prevede că orice persoană fizică sau juridică are acces la documentele Consiliului sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor prevăzute în Regulamentul 1049/2001 și a dispozițiilor specifice prevăzute în anexa respectivă.

26. În cele din urmă, Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, în temeiul articolului 235 alineatul (4) din TFUE, Consiliul European este asistat de Secretariatul General al Consiliului Uniunii Europene.

27. În acest context juridic și ținând seama de faptul că, atunci când a formulat cererea de acces, reclamantul nu cunoștea în mod evident Regulamentul 1049/2001, Ombudsmanul a adoptat următoarea poziție cu privire la acest aspect al prezentei cauze. Consiliul European ar fi acționat în conformitate cu principiile bunei conduite administrative dacă, după primirea cererii reclamantului de a obține o copie a normelor relevante, i-ar fi explicat reclamantului [6] procedura în două etape prevăzută în Regulamentul 1049/2001. Acest lucru ar fi fost în conformitate cu obligația de consiliere prevăzută la articolul 10 alineatul (3) din Codul european al bunei conduite administrative [7]. În plus, Consiliul European ar fi putut, de asemenea, să transfere cererea reclamantului către Secretariatul General al Consiliului pentru ca acesta să o trateze, cu atât mai mult cu cât documentul care conține normele în cauză este, de fapt, un document elaborat de Secretariatul General respectiv. Acest lucru ar fi fost în conformitate cu obligația de a transfera cererile către serviciul competent, prevăzută la articolul 15 alineatul (1) din Codul european al bunei conduite administrative [8].

28. Cu toate acestea, Consiliul European nu a reușit să facă ambele lucruri. Pur și simplu a ignorat cererea de acces a reclamantului. Acest comportament a reprezentat un al doilea caz de administrare defectuoasă.

29. Având în vedere că, prin anexarea răspunsului la întrebările parlamentare la aviz, Secretarul General al Consiliului a comunicat reclamantului normele în cauză, Ombudsmanul nu a continuat afirmația reclamantului potrivit căreia Consiliul European ar trebui să răspundă în mod corespunzător cererii sale de acces la documentul relevant [9]. Cu toate acestea, opinia preliminară a Ombudsmanului a fost că, prin simpla ignorare a cererii reclamantului de acces la un document, Consiliul European a comis un al doilea caz de administrare defectuoasă.

Propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului

30. Având în vedere constatările sale de la punctele 23 și 29 și în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European, Ombudsmanul a sugerat, în propunerea sa de soluție amiabilă, ca Consiliul European să îi ceară scuze reclamantului pentru comportamentul său.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

31. Răspunsul la propunerea sus-menționată a fost transmis de Secretariatul General al Consiliului UE în numele Consiliului European. Aceasta a subliniat că, în esență, răspunsurile date reclamantului au fost corecte. Cu toate acestea, Secretariatul General și-a exprimat regretul cu privire la faptul că răspunsurile furnizate par să fi lăsat reclamantului o impresie negativă și i-a oferit scuze sincere.

32. Reclamantul a fost mulțumit de răspunsul Secretariatului General și a mulțumit Ombudsmanului pentru eforturile sale.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

33. Ombudsmanul felicită Consiliul pentru faptul că și-a cerut scuze unui cetățean "obișnuit", care cu greu are ocazia de a fi în contact cu instituțiile UE și totuși s-a adresat Consiliului European pentru a-și exprima îngrijorarea. Aceste scuze sincere constituie cel mai bun exemplu al administrației UE care își respectă cetățenii. Fără acest respect, decalajul dintre UE și cetățenii săi nu poate fi redus.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Consiliul European, care a fost asistat de Secretariatul General al Consiliului Uniunii Europene, a soluționat plângerea.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 27 martie 2012

[1] Reclamantul a utilizat expresia „taxiuri cu șoferi plătiți din bugetul UE”.

[2] Întrebările parlamentare au avut numărul de referință E-000635/2011.

[3] Acest răspuns nedatat a fost anexat la o notă din 7 martie 2011 adresată reprezentanțelor permanente ale statelor membre, în care Consiliul a solicitat reprezentanțelor să își exprime opiniile cu privire la proiectul de răspuns de la momentul respectiv până la 23 martie 2011.

[4] JO 2009, L 315, p. 51.

[5] JO 2006, L 285, p. 47.

[6] Articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 prevede că, în cazul în care o cerere de acces la documente nu este suficient de precisă, instituția cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă în acest sens, de exemplu prin furnizarea de informații privind utilizarea registrelor publice de documente.

[7] Articolul 10 alineatul (3) din Codul european al bunei conduite administrative: „Funcționarul consiliază, dacă este necesar, publicul cu privire la modul în care trebuie urmărită o chestiune care intră în sfera sa de competență și cu privire la modul în care trebuie tratată chestiunea.”

[8] Articolul 15 din Codul european al bunei conduite administrative: „În cazul în care o scrisoare sau o plângere adresată instituției este adresată sau transmisă unei direcții generale, direcții sau unități care nu are competența de a o trata, serviciile sale se asigură că dosarul este transmis fără întârziere serviciului competent al instituției.”

[9] Ombudsmanul subliniază că prezenta plângere nu se referea la refuzul de a divulga documente. El reamintește, în acest sens, că poate trata plângerile referitoare la deciziile negative privind cererile de acces la documente numai după ce reclamanții depun o cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001.