Contextul plângerii

1. Între 2004 și 2008, reclamantul, o societate germană care consiliază întreprinderile mici și mijlocii cu privire la proiecte legate de inovare și tehnologie, a fost coordonatorul unui proiect care făcea parte din rețeaua de centre releu de inovare (IRC). Rețeaua IRC a fost o acțiune specifică de sprijin în cadrul celui de Al șaselea program-cadru al UE pentru cercetare și dezvoltare tehnologică (PC6) și a vizat îmbunătățirea transferului de tehnologie inovatoare de la centrele de cercetare către industrie. Data de începere a contractului dintre Comisia Europeană și consorțiul coordonat de reclamant a fost 4 aprilie 2004. Contribuția maximă a UE a fost de 932 925 EUR. Prin scrisoarea din 22 iulie 2008, Direcția Generală Întreprinderi și Industrie (DG ENTR) a Comisiei a informat reclamantul că totalul costurilor eligibile s-a ridicat la 2 129 559,04 EUR și că a fost plătită contribuția UE în valoare de 932 925 EUR.

2. La sfârșitul anului 2009, o societate privată de audit a efectuat un audit în numele Comisiei în legătură cu un membru al consorțiului, B. Aceasta a constatat că unele costuri trebuiau realocate și că unele costuri erau neeligibile. În special, costurile neeligibile legate de costul achiziționării unui laptop nou la sfârșitul proiectului (840,25 EUR) și costurile declarate drept consumabile pe care le-a considerat ca nefiind suportate în legătură cu proiectul (720,66 EUR pentru „formarea avansată”, 1 168,57 EUR pentru un jurnal al întreprinderii, 808,91 EUR pentru camera de comerț și industrie și alte afilieri, 736,97 EUR pentru papetărie și echipamente de birou și 822,40 EUR pentru un anunț de angajare). Acest lucru a însemnat, de asemenea, că costurile indirecte, care s-au ridicat la 20 % din costurile directe, ar trebui reduse cu 1 016,75 EUR.

3. În observațiile sale cu privire la raportul de audit, B a fost, în general, de acord cu aceste constatări. Cu toate acestea, a apărat achiziționarea laptopului, precum și costurile de publicitate a unui post vacant pentru proiect și costurile de formare, jurnalul companiei și echipamentele de birou, după cum este necesar pentru proiect. Aceasta a concluzionat că, în orice caz, nu se aștepta la un ordin de recuperare, întrucât, în ceea ce privește perioada relevantă a proiectului, solicitase costuri cu 12 404 euro mai mari decât cele finanțate de Comisie. Aceasta a fost de aproximativ trei ori mai mare decât valoarea costurilor nerecunoscute de auditori (4 175 EUR) și, prin urmare, chiar dacă această sumă ar fi dedusă din costurile totale, contribuția UE ar trebui să rămână aceeași.

4. La 15 decembrie 2009, Comisia l-a informat pe B cu privire la decizia sa, bazată pe raportul de audit, de a recupera suma de 4 216,48 EUR. Prin scrisoarea din 29 ianuarie 2010, aceasta a inițiat procedura de recuperare.

5. La 4 martie 2010, reclamantul, în calitate de coordonator al proiectului, a răspuns Comisiei. În primul rând, aceasta a subliniat că, în ceea ce privește consorțiul, costurile eligibile totale s-au ridicat la 2 129 559,04 euro și au fost rambursate 932 925 de euro. Luând în considerare rata de rambursare de 45 % stabilită în contract (și neluând în considerare rata de 100 % care s-a aplicat doar unei mici părți a costurilor), această rambursare ar fi fost efectuată chiar dacă totalul costurilor eligibile s-ar fi ridicat la numai 2 073 166,67 EUR. Astfel, chiar dacă aproximativ 56 000 EUR din costurile acceptate inițial ca fiind eligibile s-ar dovedi în cele din urmă neeligibile, contribuția plătită efectiv de UE ar fi fost în continuare justificată. Aceeași analiză s-a aplicat atunci când s-a luat în considerare numai contribuția lui B la costuri. Reclamantul a reamintit, de asemenea, că, potrivit acestei înțelegeri, B nu a formulat obiecții cu privire la majoritatea constatărilor formulate în raportul de audit. În concluzie, a fost greșit din partea Comisiei să recupereze banii.

6. În al doilea rând, auditorii au propus în mod eronat să realoce costurile pentru auditul financiar în ceea ce îl privește pe B de la "gestionarea consorțiului" (în legătură cu care acordul a stabilit rata de rambursare la 100 %) la "alte activități specifice" (cu o rată de rambursare de 45 %). Formularele de pregătire a contractelor și notele explicative pentru acțiunile de sprijin specific prevedeau că obținerea certificatelor de audit era una dintre activitățile incluse în gestionarea consorțiului. Reclamantul a remarcat că auditorii nu păreau să aibă cunoștință de aceste documente.

7. În al treilea rând, auditul costurilor prezentate de reclamant a arătat că acesta a suportat costuri eligibile suplimentare în valoare de 4 630,98 EUR în plus față de cele acceptate de Comisie și că auditorii au propus o ajustare corespunzătoare. Cu toate acestea, deoarece plafonul prevăzut în acord a fost atins, reclamantul renunțase la o cerere de finanțare suplimentară la momentul respectiv.

8. Comisia a răspuns la 14 aprilie 2010. În ceea ce privește primul punct al reclamantului, acesta a afirmat că totalul costurilor eligibile acceptate s-a ridicat la 2 128 558,79 EUR și că, prin urmare, contribuția totală a UE ar fi fost de 932 925,81 EUR, cu excepția limitei contractuale de 932 925 EUR. Astfel, ordinul de recuperare împotriva lui B era cu 81 de cenți mai mare. În al doilea rând, Comisia a acceptat că costurile de audit aparțineau secțiunii de subcontractare a costurilor pentru "gestionarea consorțiului". Ținând seama de acest lucru, suma care trebuie recuperată de la B s-a ridicat în prezent în mod corespunzător la 1 878,88 EUR minus 0,81 EUR. În ceea ce privește al treilea punct, faptul că un contractant nu a cheltuit suficient nu a fost relevant pentru stabilirea costurilor care ar putea fi considerate eligibile pentru un alt contractant.

9. La 10 iunie 2010, Comisia a trimis lui B un ordin de recuperare în valoare de 1 878,07 EUR.

10. În plângerea sa, reclamantul și-a menținut primul punct. De asemenea, acesta a constatat că Comisia nu a făcut trimitere la normele relevante și nici nu a anexat documente explicative la ordinul său de recuperare.

Obiectul anchetei

11. Reclamantul a prezentat următoarele afirmații și revendicări.

Acuzații

1. Comisia a decis în mod eronat să recupereze suma de 1 878,07 EUR de la un contractant din consorțiul gestionat de reclamant.

În sprijinul acestei afirmații, reclamantul a susținut că costurile considerate neeligibile pe baza auditului ar trebui deduse din costurile eligibile totale și nu din contribuția UE.

În cazul de față, UE a plătit contribuția maximă a UE convenită în contract (932 925 EUR). Valoarea costurilor eligibile a depășit suma necesară pentru a beneficia de această contribuție maximă a UE. Acest lucru ar fi valabil și în cazul în care costurile puse sub semnul întrebării de auditori ar fi deduse din costurile eligibile.

2. Comisia nu și-a motivat decizia de a nu accepta obiecțiile reclamantului cu privire la ordinul de recuperare și nu a făcut trimitere la normele aplicabile.

3. Comisia a recurs în mod eronat la auditori care nu cunoșteau pe deplin normele și acordurile care reglementează proiectul.

Creanțe

1. Comisia ar trebui să își retragă ordinul de recuperare.

2. Atunci când emite ordine de recuperare, Comisia ar trebui să facă trimitere la documentele și orientările pe care se bazează ordinele de recuperare.

3. În viitor, Comisia ar trebui să se asigure că responsabilii săi de proiect care sunt familiarizați cu particularitățile contractului rămân disponibili pentru evaluarea auditurilor.

Ancheta

12. Plângerea a fost depusă la 6 iulie 2010. La 23 august 2010, Ombudsmanul a deschis o anchetă și a solicitat Comisiei un aviz.

13. Comisia și-a trimis avizul la 16 februarie 2011. Acest aviz a fost transmis reclamantului, care și-a prezentat observațiile la 23 martie 2011.

14. La 15 iulie 2011, Comisia a copiat o scrisoare adresată Ombudsmanului pe care o adresase lui B și în care arăta că ajunsese la concluzia că nu era necesară nicio recuperare.

15. La 1 august 2011, reclamantul s-a adresat în scris Ombudsmanului pentru a-l informa că a primit scrisoarea Comisiei. Astfel, aceasta a considerat că primul și al doilea aspect ale plângerii fuseseră soluționate. În plus, nu a fost necesar ca Ombudsmanul să se pronunțe cu privire la al treilea aspect, deoarece s-ar putea presupune că, atunci când a tratat prezenta plângere, DG Întreprinderi a luat măsuri pentru a îmbunătăți procedura de audit pentru viitor. Reclamantul a mulțumit Ombudsmanului pentru sprijinul acordat.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Acuzațiile și revendicările reclamantului

Argumente prezentate Ombudsmanului

16. Astfel cum s-a menționat mai sus, reclamantul a susținut în principal că Comisia ar fi trebuit să deducă sumele pe care le-a considerat neeligibile din totalul costurilor eligibile, mai degrabă decât din contribuția sa. Acesta a observat că Comisia nu a tratat acest argument principal și nu a făcut trimitere la documentele contractuale relevante. În plus, aceasta a subliniat că auditorii au aplicat o rată de rambursare greșită pentru unele dintre cheltuielile lui B.

17. În opinia sa, Comisia a acceptat că acele costuri care sunt considerate neeligibile în urma unui audit trebuie, într-adevăr, să fie deduse din costurile totale declarate de contractantul relevant. Deși a considerat că, în general, a tratat cu diligență corespondența reclamantului, a acceptat că nu a abordat suficient acest argument. Ordinul de recuperare a fost emis în mod eronat și, prin urmare, ar fi anulat. Cu toate acestea, Comisia și-a exprimat, de asemenea, unele îndoieli cu privire la faptul că relația dintre veniturile lui B și contribuția UE încalcă norma privind nonprofitul prevăzută în acordul de grant. Comisia a observat că, prin urmare, la 11 noiembrie 2010, solicitase auditorilor responsabili să verifice valoarea veniturilor pe care B le declarase. Aceasta a indicat că va lua decizia finală cu privire la valoarea contribuției UE datorate efectiv societății B după primirea răspunsului auditorilor.

18. În ceea ce privește criticile reclamantului îndreptate împotriva auditorilor, Comisia a observat că, în conformitate cu condițiile generale ale acordurilor de grant pe care le încheiase, avea competența de a dispune efectuarea de audituri de către auditori externi. Aceste audituri au fost efectuate în conformitate cu standardele internaționale de audit relevante. Cu toate acestea, a fost adevărat că au existat erori în raportul de audit și, prin urmare, reclamantul a contestat în mod corect constatările eronate ale raportului. Deși astfel de greșeli nu au putut fi întotdeauna evitate, ele nu au justificat punerea sub semnul întrebării a competenței auditorilor în general. Comisia a observat, de asemenea, că B nu a ridicat obiecții în această privință în cursul procedurii care a condus la ordinul de recuperare.

19. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că, pe baza analizei sale potrivit căreia regula de nonprofit a fost încălcată, Comisia a trimis lui B un nou ordin de recuperare în valoare de 4 174,36 EUR în loc de 1 878,07 EUR. Această scrisoare a fost trimisă la 23 septembrie 2010, și anume înainte ca, prin scrisoarea din 11 noiembrie 2010, Comisia să solicite auditorilor să verifice acest aspect. Ulterior, auditorii au contactat B, care le-a transmis toate documentele relevante referitoare la încasările sale, precum și documente care explică mecanismul prin care a fost stabilită cofinanțarea din partea Ministerului Economiei Landului.

20. Reclamantul a adăugat că, în cazul în care Comisia ar fi fost mai diligentă în evaluarea raportului de audit, ar fi putut evita emiterea unor ordine de recuperare eronate și ar fi salvat toate părțile implicate de eforturi inutile considerabile. În ceea ce privește observația Comisiei potrivit căreia B nu s-a opus niciodată erorii din raportul de audit, reclamantul a remarcat că eroarea pe care au făcut-o auditorii a fost de un tip care ar fi putut să îi distragă cu ușurință atenția lui B. Reclamantul, în calitate de coordonator al proiectului, a avut o cunoaștere mai aprofundată a normelor relevante și a fost în măsură să identifice eroarea. Astfel de cunoștințe detaliate nu puteau fi așteptate de la un simplu partener într-un proiect. Cu toate acestea, ar putea fi de așteptat ca o firmă privată să efectueze un audit în numele Comisiei.

21. Într-o scrisoare datată 1 august 2011, reclamantul a informat Ombudsmanul că, în prezent, Comisia l-a informat că nu va solicita o plată de recuperare. Reclamantul a afirmat că, prin urmare, problema financiară ar putea fi considerată soluționată. În ceea ce privește problema suplimentară pe care a ridicat-o, reclamantul a declarat că nu mai este necesar ca Ombudsmanul să o trateze, având în vedere că se poate presupune că Comisia a tras unele învățăminte din tratarea prezentei plângeri.

Evaluarea Ombudsmanului

22. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că plângerea a fost soluționată de Comisie într-un mod satisfăcător pentru reclamant.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarele concluzii:

Comisia a soluționat plângerea în mod satisfăcător pentru reclamant.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 27 septembrie 2011.