O processo dizia respeito a um pedido de acesso do público a documentos relativos a processos disciplinares na sequência de um inquérito e de uma recomendação do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) à Comissão. A Comissão identificou 23 documentos como abrangidos pelo âmbito do pedido e recusou o acesso a todos os documentos na sua totalidade. Ao fazê-lo, a Comissão baseou-se na necessidade de proteger os dados pessoais.

Quando o autor da denúncia solicitou à Comissão que revisse a sua decisão, a Comissão confirmou a recusa de acesso, invocando uma presunção geral de confidencialidade decorrente da proteção dos objetivos das investigações. A Comissão alegou igualmente que o acesso do público não pode ser concedido para proteger os dados pessoais contidos nos documentos.

O Provedor de Justiça considerou que a aplicação pela Comissão de uma presunção geral de confidencialidade, após o encerramento do processo disciplinar em causa, não era razoável. Com base numa inspeção dos documentos em causa, o Provedor de Justiça considerou que, embora partes dos documentos possam ter de ser ocultadas para impedir a identificação de pessoas ou proteger o objetivo de investigações futuras, os documentos não contêm informações sensíveis em todo o processo. Por conseguinte, a Provedora de Justiça propôs, como solução, que a Comissão reconsiderasse a sua posição sobre o pedido de acesso, com vista a facultar um acesso parcial significativo aos documentos solicitados.

Em resposta, a Comissão confirmou a sua invocação de uma presunção geral de confidencialidade e considerou que, em todo o caso, não era possível um acesso parcial significativo sem divulgar dados pessoais e pôr em risco a proteção da finalidade dos inquéritos disciplinares da Comissão.

A Provedora de Justiça lamentou que a Comissão não tenha concedido acesso parcial na sequência da sua proposta de solução. A Provedora de Justiça considerou que o tratamento deste pedido de acesso pela Comissão constituiu má administração.

Uma vez que a Comissão reavaliou a sua posição sobre o pedido de acesso do queixoso na sequência da proposta de solução do Provedor de Justiça e chegou à mesma conclusão que na sua decisão confirmativa, o Provedor de Justiça não considerou útil prosseguir este inquérito com uma recomendação formal sobre a matéria. Por conseguinte, encerrou o processo.

O processo dizia respeito à decisão da Comissão Europeia de recusar o acesso do público às decisões definitivas em matéria de sanções que encerram processos disciplinares contra membros do pessoal da Comissão. A Comissão aplicou uma presunção geral de confidencialidade a todos os documentos controvertidos baseada na necessidade de proteger os objetivos das atividades de inquérito. A Comissão alegou igualmente que, em todo o caso, não podia ser concedido acesso público às decisões sem a divulgação de dados pessoais.

O Provedor de Justiça considerou que a Comissão não podia basear-se numa presunção geral de confidencialidade baseada na necessidade de proteger os objetivos das investigações para recusar o acesso às decisões finais sobre sanções. Por conseguinte, a equipa de inquérito do Provedor de Justiça inspecionou os documentos em questão. Com base na inspeção, a Provedora de Justiça considerou que, embora algumas das decisões finais em matéria de sanções possam exigir ocultações mais extensas do que outras para impedir a identificação de pessoas e, assim, proteger a sua privacidade e integridade, a posição da Comissão de que não podia ser concedido acesso não era razoável. O Provedor de Justiça considerou igualmente que os documentos incluíam apenas informações limitadas que teriam de ser retidas para proteger o objetivo das investigações.

Tendo em conta o que precede, a Provedora de Justiça considerou que a recusa da Comissão em conceder acesso público aos documentos solicitados na sua totalidade constituía má administração.

A Provedora de Justiça já expôs o seu ponto de vista numa proposta de solução no âmbito de um inquérito paralelo relativo ao acesso do público a documentos semelhantes. Uma vez que a Comissão reavaliou a sua posição na sequência desta proposta de solução e chegou à mesma conclusão que na sua decisão confirmativa, o Provedor de Justiça não considerou útil prosseguir este inquérito formulando uma recomendação formal sobre a matéria. Por conseguinte, encerrou o processo.

O processo dizia respeito à recusa do Parlamento Europeu em conceder acesso público a documentos relacionados com um inquérito do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) relativo a faltas cometidas pelo pessoal. Ao recusar o acesso, o Parlamento invocou duas exceções ao abrigo da legislação da UE em matéria de acesso do público aos documentos, alegando que a divulgação prejudicaria a privacidade e a integridade das pessoas afetadas pelo inquérito do OLAF e pelo seu processo decisório.

O Provedor de Justiça considerou que o queixoso não tinha demonstrado a necessidade de divulgar os dados pessoais no interesse público, tal como exigido pela legislação da UE em matéria de proteção de dados. Por conseguinte, o Parlamento tinha fundamento para recusar a divulgação de quaisquer dados pessoais contidos nos documentos controvertidos. No entanto, a análise dos documentos revelou igualmente que estes não contêm dados pessoais e que certas partes dos documentos podem ser divulgadas, protegendo simultaneamente a privacidade e a integridade das pessoas em causa. Por conseguinte, o Provedor de Justiça propôs que o Parlamento reconsiderasse a sua posição de que o acesso aos documentos devia ser recusado na íntegra.

Em resposta, o Parlamento manteve a sua posição de que não poderia ser concedido acesso público, uma vez que considerou que não é possível ocultar todos os dados pessoais, deixando algum conteúdo significativo. A Provedora de Justiça lamentou que o Parlamento continue a recusar qualquer forma de acesso aos documentos solicitados. Dado que o Parlamento confirmou a sua posição em resposta à sua proposta de solução, o Provedor de Justiça considerou que não seria útil prosseguir a questão no contexto do presente processo. A Provedora de Justiça espera, no entanto, que o Parlamento tenha em conta a sua avaliação quando tratar de futuros pedidos de acesso do público a documentos semelhantes.

O processo dizia respeito à recusa do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) em conceder um acesso público suficientemente amplo aos relatórios finais e às recomendações do OLAF relacionados com dois inquéritos sobre faltas cometidas por membros do pessoal da UE. Ao recusar o acesso a partes desses documentos, o OLAF invocou duas exceções previstas na legislação da União relativa ao acesso do público aos documentos, alegando que a divulgação prejudicaria a necessidade de proteger a vida privada e a integridade das pessoas mencionadas nos documentos, incluindo as pessoas visadas pelos inquéritos do OLAF, bem como a necessidade de proteger os interesses comerciais das sociedades e das pessoas coletivas mencionadas nos documentos.

O Provedor de Justiça considerou que o queixoso não tinha demonstrado a necessidade de divulgar os dados pessoais em causa no interesse público, tal como exigido pela legislação da UE em matéria de proteção de dados. Na sequência de uma inspeção dos documentos controvertidos, o Provedor de Justiça considerou igualmente que as ocultações de informações comerciais eram razoáveis e que não existia um interesse público superior na divulgação a este respeito. Por conseguinte, o Provedor de Justiça concluiu que a decisão do OLAF de recusar o acesso do público a partes dos documentos controvertidos era justificada. Congratulando-se com a decisão do OLAF de divulgar pormenores significativos sobre os dois inquéritos em causa, a Provedora de Justiça encerrou o inquérito, concluindo que não houve má administração.

O processo dizia respeito à decisão do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) de recusar o acesso do público aos relatórios finais e às recomendações conexas em 44 inquéritos, bem como a um processo num caso disciplinar específico encerrado. O OLAF aplicou uma presunção geral de não divulgação a todos os documentos controvertidos, pelo que recusou o acesso do público a todos os documentos sem ter procedido a uma apreciação individual.

O Provedor de Justiça considerou que o OLAF não podia basear-se numa presunção geral de não divulgação baseada na necessidade de proteger os objetivos dos seus inquéritos, de recusar o acesso aos 37 relatórios finais e recomendações relativamente aos quais os inquéritos e as atividades de seguimento tinham sido encerrados. No que diz respeito aos relatórios finais e às recomendações em que o OLAF considerou que as atividades de acompanhamento ainda estavam em curso, o Provedor de Justiça considerou que não era claro se e, em caso afirmativo, de que forma o OLAF considerou que este período de acompanhamento ainda era razoável antes de aplicar a presunção geral de não divulgação.

Por conseguinte, a Provedora de Justiça propôs, como solução, que o OLAF i) procedesse a uma avaliação individual dos relatórios finais e das recomendações relacionadas com os inquéritos em que as atividades de seguimento foram encerradas, expurgando, se necessário, dados pessoais, com vista a conceder o acesso público mais amplo possível; e ii) fornecer explicações sobre as razões pelas quais considera que o prazo razoável para a conclusão das atividades de acompanhamento ainda não tinha expirado, quando aplicável.

Em resposta, o OLAF realizou uma avaliação individual de 41 relatórios finais e recomendações em relação a todos os inquéritos em que se confirmou que o seguimento tinha sido encerrado. O OLAF concedeu acesso parcial a todos estes documentos. O OLAF descreveu igualmente a forma como avalia, em geral, se decorreu um prazo razoável para a autoridade competente decidir sobre o seguimento adequado das suas recomendações.

A Provedora de Justiça concluiu que o OLAF aceitou a sua proposta de solução que concede um amplo acesso parcial do público a 41 relatórios finais e recomendações conexas. Congratulou-se igualmente com os esclarecimentos prestados sobre os processos de seguimento em curso. Dito isto, observou que, nas investigações em causa, as atividades de acompanhamento estavam em curso há um período significativamente mais longo do que o que os órgãos jurisdicionais da União reconheceram como razoável. Por conseguinte, apresentou sugestões de melhorias ao OLAF em relação a esta matéria.

No que diz respeito à recusa de acesso aos restantes documentos do processo de inquérito do OLAF em causa, o Provedor de Justiça também não estava convencido de que o OLAF podia invocar uma presunção geral de não divulgação, tendo em conta que o seu inquérito e o seu procedimento de acompanhamento estavam ambos encerrados. Após ter inspecionado os documentos, o Provedor de Justiça considerou igualmente que parecia possível um acesso parcial, ao mesmo tempo que expurgava, nomeadamente, dados pessoais. Dito isto, o Provedor de Justiça observou que o número de documentos incluídos no processo é significativo, que o queixoso obteve agora um acesso parcial significativo ao relatório final em relação a este inquérito e que não é claro se os restantes documentos a que o acesso parcial pode ser possível contêm informações adicionais de interesse para o queixoso. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considerou que não se justificavam novos inquéritos sobre este aspeto da queixa. Referiu, a este respeito, a sugestão de melhoria feita ao OLAF num inquérito recente relativo ao tratamento dos pedidos de acesso do público a processos completos.

O processo dizia respeito à recusa do Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) em conceder pleno acesso público a documentos relacionados com inquéritos do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) relativos a faltas cometidas por membros do pessoal da UE. Ao recusar o acesso, o SEAE invocou uma exceção ao abrigo da legislação da União relativa ao acesso do público aos documentos, alegando que a divulgação prejudicaria a necessidade de proteger a privacidade e a integridade das pessoas mencionadas nos documentos, incluindo as pessoas abrangidas pelos inquéritos do OLAF. Além disso, o SEAE expurgou os nomes das pessoas coletivas mencionadas nos documentos para proteger a sua reputação.

O Provedor de Justiça considerou que o queixoso não tinha demonstrado a necessidade de divulgar os dados pessoais no interesse público, tal como exigido pela legislação da UE em matéria de proteção de dados. Na sequência de uma inspeção dos documentos em causa, o Provedor de Justiça considerou igualmente que as ocultações limitadas de informações comerciais eram razoáveis e não conseguiu identificar qualquer interesse público superior a este respeito. Por conseguinte, o Provedor de Justiça concluiu que a decisão do SEAE de recusar a divulgação integral dos documentos controvertidos era justificada. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerrou o inquérito, concluindo que não houve má administração.

O processo dizia respeito a uma empresa de consultoria que estava a ser investigada pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) por suspeitas de irregularidades em projetos financiados pela UE. O OLAF informou a empresa de que tinha encerrado o inquérito e apresentou recomendações financeiras e administrativas à Comissão. Embora o OLAF tenha informado a empresa de que poderia recorrer ao controlador das garantias processuais do OLAF, o OLAF não forneceu informações claras sobre o prazo aplicável para a apresentação de uma queixa. Isto significa que a empresa apresentou a reclamação após o prazo e o controlador rejeitou a reclamação.

O Provedor de Justiça considerou que, ao não fornecer ao queixoso informações claras, nomeadamente no que diz respeito à data de encerramento do inquérito, o OLAF agiu com má administração. No entanto, o Provedor de Justiça considerou que não havia nenhuma recomendação adequada a fazer para resolver este problema em relação ao queixoso. No entanto, apresentou uma sugestão destinada a evitar que tal problema ocorra em casos semelhantes futuros.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.