(Fabricado em conformidade com o artigo 3.o, n.o 6, do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu (1))

A QUEIXA

Antecedentes

Em 30 de Março de 2005, o queixoso (jornalista alemão) apresentou um pedido de acesso a documentos ao Secretariado-Geral da Comissão Europeia. Este pedido baseou-se no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (2) («Regulamento n.o 1049/2001»). No seu pedido, solicitou o acesso a "uma lista completa da correspondência que o OLAF teve com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães em 2003 e 2004". O autor da denúncia acrescentou que esta lista deve incluir a data, os nomes do remetente e do destinatário, bem como o objeto das cartas.

Em 14 de abril de 2005, P. (diretor do OLAF) informou o queixoso de que não era possível entregar-lhe o documento solicitado, uma vez que esse documento não existia.

No mesmo dia, e em resposta a esta mensagem, o autor da denúncia apresentou o que designou por pedido confirmativo. O queixoso alegou que a declaração de P. parecia estar em contradição com o artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001. Na opinião do queixoso, esta disposição estipulava que "todos" os documentos deveriam ser inscritos num registo acessível ao público. O queixoso salientou que o seu pedido visava obter um excerto deste registo. Observou que, no passado, a Comissão e outros organismos comunitários lhe tinham fornecido ou apresentado, a seu pedido, esses excertos. Por conseguinte, o autor da denúncia renovou o seu pedido de acesso. Sublinhou que, em alternativa, também se contentaria em receber uma lista completa de toda a correspondência do OLAF com terceiros em 2003 e 2004, bem como de todos os outros documentos elaborados pelo OLAF.

Na sua resposta de 11 de Maio de 2005, P. alegou que o artigo 11.° do Regulamento n.° 1049/2001 não obrigava as instituições em causa a inscrever todos os documentos no registo. P. observou que a Comissão tinha criado um registo dos seus documentos essenciais. Foi fornecida uma referência ao sítio Web do registo da Comissão. O Sr. P. salientou ainda que não existia uma lista da correspondência do OLAF, tal como solicitado pelo queixoso, e que seria um encargo desproporcionado para o OLAF apresentar uma. Concluiu afirmando que, uma vez que esta já tinha sido a segunda pergunta do autor da denúncia sobre a mesma questão, qualquer outra correspondência seria considerada repetitiva de acordo com o ponto 4 do Código de Conduta da Comissão (3) ("Código da Comissão") e, por conseguinte, não receberia resposta.

Em 20 de Maio de 2005, o queixoso apresentou uma queixa dirigida ao Secretário-Geral da Comissão e ao Director-Geral do OLAF, na qual reiterava o seu ponto de vista quanto ao mérito da questão. O queixoso reconheceu que o registo da Comissão não constituía uma lista completa de todos os documentos. Acrescentou, no entanto, que a Comissão parecia estar consciente do facto de que o seu registo não cumpria os requisitos estabelecidos no artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001 e que sempre lhe tinham sido fornecidas, mediante pedido, listas de documentos que pareciam estar completos. O queixoso criticou ainda (1) o facto de P. não o ter informado, na sua carta de 14 de Abril de 2005, do seu direito de apresentar um pedido confirmativo; 2) O facto de, contrariamente às disposições de execução da Comissão, a mesma pessoa que tinha tratado o pedido inicial de acesso ter decidido sobre o seu pedido confirmativo; (3) o facto de o Sr. P. ter indicado que não seria dada resposta a outras cartas; e 4) o facto de a carta de 11 de Maio de 2005 não o ter informado do seu direito de interpor recurso ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça.

Em 10 de Junho de 2005, o Director-Geral do OLAF informou o queixoso de que, dada a complexidade das questões suscitadas pela sua mensagem de correio electrónico de 20 de Maio de 2005, seria enviada uma resposta até 28 de Junho de 2005, o mais tardar, e solicitou o acordo do queixoso.

Queixa 2174/2005/GG

Numa queixa ao Provedor de Justiça, apresentada em 13 de Junho de 2005 (queixa 2174/2005/GG), o queixoso alegou que lhe tinha sido recusado o acesso a documentos, que o OLAF e a Comissão tinham violado várias disposições pertinentes e que os seus direitos cívicos tinham sido violados. O autor da denúncia alegou que, tendo em conta o facto de o seu pedido de acesso já ter sido apresentado em 30 de Março de 2005, um novo atraso (tal como anunciado na carta de 10 de Junho de 2005) era inaceitável.

Na sua decisão de 24 de Junho de 2005 sobre esta queixa, o Provedor de Justiça observou que o OLAF tinha anunciado que iria responder à queixa do queixoso de 20 de Maio de 2005 até 28 de Junho de 2005. Uma vez que esta resposta era de alguma importância para o caso do autor da denúncia, não se afigurava adequado abrir um inquérito antes de esta resposta ter sido enviada ou antes de este prazo ter expirado. É verdade que isto causaria mais algum atraso. No entanto, deve notar-se que, se o Provedor de Justiça decidir abrir um inquérito, terá de dar à Comissão e/ou ao OLAF, pelo menos, dois meses para emitir um parecer. Por conseguinte, a abertura de um inquérito sobre a denúncia não pouparia tempo. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça informou o queixoso de que não havia motivos suficientes para um inquérito.

Quanto à nova acusação

Em 29 de Junho de 2005, o queixoso renovou a sua queixa. Por conseguinte, esta carta foi registada como uma nova denúncia (queixa 2350/2005/GG).

O queixoso salientou que o OLAF tinha entretanto respondido à sua carta de 20 de Maio de 2005. Acrescentou, no entanto, que a resposta não era satisfatória. Nesta resposta de 28 de Junho de 2005, P. salientou que o queixoso tinha apresentado dois pedidos de acesso a listas de documentos, o primeiro em 30 de Março de 2005 (relativo à correspondência do OLAF com as autoridades alemãs em 2003 e 2004) e o segundo em 20 de Maio de 2005 (relativo à correspondência do OLAF com as autoridades alemãs em 2000, 2001 e 2002). O OLAF confirmou que essas listas não existiam e que, por conseguinte, os pedidos tinham sido tratados como pedidos de informações. Segundo P., fornecer as informações solicitadas exigiria a elaboração de uma lista de cerca de 8 000 documentos. Deste modo, na opinião do OLAF, tal exigiria um esforço desproporcionado. No entanto, o OLAF estava disposto a ajudar tanto quanto possível. Por conseguinte, solicitou ao autor da denúncia que fornecesse informações mais específicas sobre a correspondência em que estava interessado (por exemplo, nome do remetente ou do destinatário, data ou referência).

Na sua queixa, o queixoso alegava, no essencial, que a Comissão e o OLAF não tinham tratado correctamente, tanto quanto ao mérito como quanto ao procedimento, o seu pedido de acesso apresentado em 30 de Março de 2005, o pedido confirmativo apresentado em 14 de Abril de 2005 e a queixa de 20 de Maio de 2005.

O queixoso salientou que o artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 previa que todos os documentos deviam ser incluídos num registo. Segundo o queixoso, não havia dúvidas de que essa lista existia, uma vez que todos os documentos do OLAF de que tinha conhecimento tinham um número.

Endereço electrónico do autor da denúncia de 22 de Julho de 2005

Numa mensagem de correio electrónico enviada em 22 de Julho de 2005, o queixoso explicou que, em 20 de Maio de 2005, tinha apresentado um novo pedido de acesso a documentos à Comissão. Este pedido baseou-se novamente no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. No seu pedido, solicitou o acesso a "uma lista completa da correspondência que o OLAF teve com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães em 2000, 2001 e 2002". Na sua carta de 28 de Junho de 2005, acima referida, o Sr. P. informou-o de que essa lista não existia e que, por conseguinte, o pedido tinha sido tratado como um pedido de informações. Em 29 de Junho de 2005, o autor da denúncia apresentou um pedido confirmativo. Na sua resposta de 15 de Julho de 2005, P. confirmou a posição do OLAF.

Na sua mensagem de correio electrónico de 22 de Julho de 2005, o queixoso informou o Provedor de Justiça de que pretendia queixar-se desta decisão.

O INQUÉRITO

A abordagem do Provedor de Justiça

A denúncia inicial foi dirigida tanto à Comissão como ao OLAF. No entanto, uma vez que o OLAF (e apenas o OLAF) parecia ter tratado o assunto desde o início, o Provedor de Justiça considerou que não havia motivos suficientes para um inquérito no que diz respeito à Comissão.

Por conseguinte, em 8 de Julho de 2005, o Provedor de Justiça enviou a queixa ao OLAF, solicitando a apresentação de um parecer até 30 de Setembro de 2005.

Em 22 de Julho de 2005, o queixoso informou o Provedor de Justiça de que pretendia queixar-se de uma nova decisão do OLAF que recusava o acesso a documentos. Dado que os argumentos e alegações apresentados pelo queixoso nesta mensagem de correio eletrónico eram, mutatis mutandis, idênticos aos apresentados na queixa inicial, o Provedor de Justiça considerou que faria sentido alargar o âmbito da presente queixa de modo a abranger também o tratamento pelo OLAF do segundo pedido de acesso.

Em 30 de Agosto de 2005, o Provedor de Justiça informou o OLAF em conformidade, prorrogando o prazo para a apresentação do parecer até 31 de Outubro de 2005.

Parecer do OLAF

No seu parecer, o OLAF formulou as seguintes observações:

O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 previa que, caso um pedido inicial de acesso a documentos não fosse plenamente satisfeito, o requerente devia ser informado da possibilidade de apresentar um pedido confirmativo. Nos casos em que o pedido confirmativo foi igualmente indeferido, o requerente teve de ser informado da possibilidade de recorrer para o Tribunal de Primeira Instância ou para o Provedor de Justiça. No entanto, estes procedimentos não se aplicavam quando era apresentado um pedido para um documento que não existia, uma vez que era impossível conceder acesso a um documento inexistente. Em vez disso, o pedido foi tratado como um pedido de informações, em conformidade com a secção 4 do Código da Comissão. Nos termos deste código, o funcionário responsável era obrigado a fornecer aos membros do público as informações solicitadas (ou a informá-los das razões pelas quais as informações não podiam ser fornecidas). No entanto, não existia qualquer obrigação de informar a pessoa do direito de apresentar um pedido confirmativo ou das vias de recurso à sua disposição, uma vez que estes procedimentos não se aplicavam a um pedido de informações.

O OLAF tinha fornecido ao queixoso as informações que este tinha solicitado, a saber, que a lista de documentos que tinha solicitado não existia, que, para lhe fornecer essas informações relativamente a todos os anos em causa, o OLAF deveria ter criado uma lista de mais de 8 000 documentos, o que constituiria um encargo administrativo desproporcionado.

Por conseguinte, o tratamento dado pelo OLAF aos pedidos do queixoso estava em plena conformidade com os requisitos do Código da Comissão.

O artigo 11.° do Regulamento n.° 1049/2001 dispõe:

"Registos

1. A fim de tornar efetivos os direitos dos cidadãos ao abrigo do presente regulamento, cada instituição deve facultar o acesso do público a um registo de documentos. O acesso ao registo deve ser facultado em formato eletrónico. As referências a documentos devem ser inscritas no registo sem demora.
2. Para cada documento, o registo deve conter um número de referência (incluindo, se for caso disso, a referência interinstitucional), o objeto e/ou uma breve descrição do conteúdo do documento e a data em que foi recebido ou elaborado e inscrito no registo. As referências devem ser feitas de forma a não prejudicar a proteção dos interesses a que se refere o artigo 4.o.
3. As instituições tomarão imediatamente as medidas necessárias para criar um registo operacional até 3 de Junho de 2002."

O artigo 8.o da Decisão 2001/937/CE, CECA, Euratom da Comissão, de 5 de Dezembro de 2001, que altera o seu Regulamento Interno (4), que dá execução ao artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, aborda a cobertura do registo. Dispõe:

"A cobertura do registo prevista no artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 deve ser alargada gradualmente. Será anunciada na página inicial do EUROPA."

A Comissão tinha tomado medidas substanciais para aplicar estes requisitos. Tal como explicado ao autor da denúncia na carta de 11 de Maio de 2005, a Comissão tinha exercido o seu poder discricionário ao criar um registo dos seus documentos mais importantes. Foi fornecida ao autor da denúncia uma ligação para esse registo. Na página inicial «Europa», foi feita a seguinte declaração sobre o registo da Comissão:

"Por conseguinte, a Comissão decidiu criar um registo que inclua, em primeira instância, determinadas categorias de documentos, principalmente documentos legislativos com os números COM, C e SEC e outras categorias, como as ordens do dia e as atas das reuniões da Comissão. Este registo contém apenas referências a documentos produzidos a partir de 1 de Janeiro de 2001. A cobertura será gradualmente alargada a outras categorias de documentos."

Uma vez que fazia parte da Comissão, o OLAF participava no registo da Comissão e, por conseguinte, os documentos relativos à política antifraude e ao domínio das atividades do OLAF estavam incluídos nesse registo. O registo estava em constante evolução para incluir um número cada vez maior de documentos. Desta forma, a Comissão e o OLAF cumpriram plenamente os requisitos do artigo 11.o.

O queixoso citou as palavras "cada documento" do artigo 11.o, n.o 2, do Regulamento n.o 1049/2001 fora do contexto para sugerir que todos os documentos de uma instituição tinham de ser incluídos no seu registo. No entanto, esse número limitava-se a especificar o tipo de informações a incluir para cada documento inscrito no registo. Não estabelecia a obrigação de enumerar todos os documentos de uma instituição. O artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e o artigo 8.o das disposições de execução da Comissão são omissos quanto aos documentos que devem ser incluídos no registo, deixando à discrição da instituição aplicar este requisito de forma adequada. Tal como acima demonstrado, a Comissão exerceu de boa-fé o seu poder de apreciação a este respeito.

Pelas razões acima expostas, o tratamento dado pelo OLAF aos pedidos do queixoso tinha sido inteiramente correcto.

Observações do queixoso

Nas suas observações, o queixoso manteve a sua queixa e formulou as seguintes observações adicionais:

O artigo 11.°, n.° 1, do Regulamento n.° 1049/2001 dispõe: "As referências a documentos devem ser inscritas sem demora no registo", o que dificilmente pode ser interpretado de outra forma que não seja no sentido de que todos os documentos têm de ser incluídos no registo logo que sejam apresentados. Esta interpretação foi corroborada pelo artigo 9.o do regulamento, que prevê que, no que diz respeito aos documentos "sensíveis", é necessário avaliar quais as referências que devem ser feitas no registo e que esses documentos devem ser inscritos no registo "apenas com o consentimento da entidade de origem". Foi necessário concluir que o legislador tinha pretendido que, em princípio, todos os documentos fossem inscritos num registo público, mas tinha previsto exceções para documentos específicos. Por conseguinte, a recusa do OLAF seria legítima se os documentos em causa se enquadrassem nas categorias definidas no artigo 9.o do Regulamento n.o 1049/2001. No entanto, este não era manifestamente o caso e também não tinha sido invocado pelo OLAF.

A Comissão pareceu tomar o dever de manter um registo menos a sério do que a redação exigida pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Embora o regulamento estivesse em vigor desde 3 de Dezembro de 2001 e o registo estivesse previsto para 3 de Junho de 2002, a Comissão apenas tinha dado um passo, a saber, a publicação de uma lista de documentos COM, C e SEC. Embora o Conselho e o Parlamento tivessem criado registos relativamente completos, a Comissão estava, de facto, mesmo a reduzir os seus registos públicos. Enquanto Romano Prodi tinha publicado uma lista (incompleta) de correspondência, o seu sucessor como Presidente da Comissão, José Manuel Barroso, tinha decidido pôr termo a esta prática.

No seu «Documento de trabalho dos serviços da Comissão – Relatório do grupo de trabalho interdepartamental sobre uma eventual iniciativa europeia em matéria de transparência», recentemente publicado, a Comissão reconheceu que o âmbito dos seus registos era «ainda relativamente limitado» e que tal causava «um volume considerável de trabalho administrativo», uma vez que, de certa forma, inevitavelmente, os pedidos de acesso dos cidadãos eram muitas vezes imprecisos.

Em todo o caso, continuava a colocar-se a questão de saber se o OLAF mantinha um registo. Embora o OLAF o tenha negado, era manifesto que o OLAF dispunha de um sistema de registo de documentos. Por conseguinte, existiam, sem qualquer dúvida, registos que eram, em princípio, acessíveis. O OLAF não tinha abordado esta questão. Tão-pouco tratou a sua proposta de inspeccionar o registo completo de modo a evitar qualquer esforço adicional para o OLAF.

O queixoso salientou que o OLAF tinha tentado justificar os numerosos erros processuais que tinha cometido, argumentando que o seu pedido não tinha sido um pedido baseado no Regulamento n.o 1049/2001. No entanto, este argumento não tinha sido utilizado quando o OLAF indeferiu o seu primeiro pedido.

O queixoso concluiu afirmando que os argumentos do OLAF não foram convincentes. Reiterou a sua opinião de que deveria ser concedido acesso às listas de documentos pertinentes ou ao registo completo de todos os documentos do OLAF.

Inquéritos adicionais

Após uma análise cuidadosa do parecer do OLAF e das observações do queixoso, verificou-se que eram necessários mais inquéritos.

Quanto ao primeiro pedido de informações complementares

Por conseguinte, em 13 de Dezembro de 2005, o Provedor de Justiça enviou um pedido de informações complementares ao OLAF. O Provedor de Justiça solicitou ao OLAF que respondesse às seguintes perguntas:

1. No seu parecer, o OLAF abordou a questão de fundo suscitada pela presente queixa e dois dos quatro pontos que o queixoso tinha invocado na sua mensagem de correio electrónico de 20 de Maio de 2005. No entanto, o OLAF não respondeu às críticas do queixoso no que respeita 1) ao facto de, contrariamente às disposições de execução da Comissão, a mesma pessoa que tinha tratado o pedido de acesso inicial (P.) também ter decidido sobre o seu pedido confirmativo e 2) ao facto de, na sua resposta de 11 de Maio de 2005, P. ter indicado que não receberia resposta a outras cartas relativas ao assunto em causa. Poderá o OLAF pronunciar-se sobre estas questões?
2. Nas suas observações, o queixoso alegou que o OLAF dispunha manifestamente de um sistema de registo de documentos e que, por conseguinte, existiam indubitavelmente registos. O queixoso pareceu argumentar que o OLAF poderia, assim, fornecer-lhe as listas solicitadas sem ter de suportar encargos administrativos desproporcionados. O queixoso referiu igualmente a sua proposta de inspeccionar o registo completo, a fim de evitar qualquer esforço adicional para o OLAF. Pode o OLAF comentar estes pontos?
3. Nas suas observações, o queixoso apresentou novos argumentos em apoio da sua opinião de que o registo previsto no artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001 deveria estar completo. No âmbito do seu inquérito à queixa 917/2000/GG, que deu origem a um relatório especial dirigido ao Parlamento, o Provedor de Justiça já teve oportunidade de analisar a questão de saber se as regras em matéria de acesso do público exigem a manutenção de uma lista completa ou de um registo de documentos. Este inquérito conduziu a um projeto de recomendação e, subsequentemente, a um relatório especial ao Parlamento. Pode o OLAF apresentar os seus pontos de vista sobre os argumentos apresentados pelo autor da denúncia e sobre a eventual pertinência do relatório especial acima referido para o caso em apreço?

No projeto de recomendação apresentado no processo 917/2000/GG (que dizia respeito ao Conselho da União Europeia), o Provedor de Justiça exprimiu a opinião

"que os princípios da boa administração exigem que, a fim de permitir que os cidadãos exerçam devidamente o seu direito de acesso aos documentos, todos os documentos apresentados ao Conselho constem de um documento ou registo acessível aos cidadãos. O trabalho administrativo adicional que tal implicará para o Conselho terá de ser aceite, tendo em conta a importância fundamental que o direito de acesso dos cidadãos aos documentos na posse do Conselho tem para garantir a abertura e a transparência no processo de tomada de decisões deste último."

No seu relatório especial sobre este caso, o Provedor de Justiça observou que o Conselho tinha, no seu parecer circunstanciado, aceite o seu projeto de recomendação (fornecer uma lista ou um registo completos). Na opinião do Provedor de Justiça, a resposta do Conselho deixou, no entanto, margem para dúvidas. Em seguida, o Provedor de Justiça declarou:

"No entanto, é necessário ter em conta o [Regulamento 1049/2001]. O n.o 1 do artigo 11.o deste regulamento, adoptado com base no n.o 2 do artigo 255.o do Tratado CE, estabelece que cada uma destas três instituições facultará o acesso do público a um registo de documentos. O artigo 11.o, n.o 2, do regulamento prevê que esse registo contenha uma referência para «cada» documento. Tal como referido no artigo 11.o, n.o 1, a obrigação de manter esse registo é imposta a fim de «tornar efetivos os direitos dos cidadãos ao abrigo do presente regulamento». No entanto, o artigo 1.° do regulamento precisa que este tem por objectivo garantir um acesso o mais amplo possível aos documentos. Note-se igualmente que, nos termos do seu artigo 2.o, n.o 3, o regulamento é aplicável a «todos» os documentos na posse das referidas instituições. (...)

O Provedor de Justiça conclui do que precede que o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 criou o dever jurídico de criar e disponibilizar um registo público de todos os documentos apresentados ao Conselho. (...)"

Respostas do OLAF

O OLAF respondeu a este pedido de informações em 31 de Janeiro de 2006. Dado que esta carta apenas respondeu a duas das três perguntas que o Provedor de Justiça tinha colocado ao OLAF, o Provedor de Justiça, por carta de 10 de Fevereiro de 2006, solicitou-lhe que respondesse à pergunta restante. O OLAF enviou uma nova resposta em 2 de Março de 2006.

Nas suas respostas, o OLAF formulou as seguintes observações:

No que diz respeito à primeira questão, o OLAF tinha abordado todas as questões suscitadas pelo queixoso. A carta do OLAF de 14 de Abril de 2005, assinada por P., não constituía uma recusa de acesso, uma vez que o documento solicitado pelo queixoso não existia. Pelo contrário, constituiu uma resposta a um pedido de informações. A resposta do autor da denúncia de 14 de Abril de 2005 foi dirigida a P. Assim, era inteiramente adequado que P. assinasse a resposta, que foi enviada em 11 de Maio de 2005. Pela razão já indicada, a mensagem de correio electrónico do autor da denúncia de 14 de Abril de 2005 não constituiu um pedido confirmativo. Pelo contrário, constituiu um pedido repetitivo das mesmas informações que o autor da denúncia já tinha solicitado em 30 de março de 2005. Uma vez que a carta de 11 de Maio de 2005 já era a segunda carta do OLAF relativa ao mesmo pedido de informações, era perfeitamente adequado afirmar que, nos termos do ponto 4 do Código da Comissão, uma nova correspondência sobre esta matéria seria considerada repetitiva e não receberia resposta. Não obstante esta declaração, o OLAF enviou uma terceira resposta em 28 de Junho de 2005, num esforço para garantir uma clareza absoluta sobre a questão e para ter em conta, tanto quanto possível, o queixoso. Esta carta tinha novamente explicado que o pedido do autor da denúncia estava a ser tratado como um pedido de informações.

Quanto à segunda questão, o OLAF nunca alegou que não dispõe de um sistema de registo de documentos. Pelo contrário, o OLAF respeitou plenamente as regras e os procedimentos da Comissão em matéria de gestão de documentos, incluindo as regras relativas ao registo e à manutenção de registos de documentos. Por conseguinte, todo o correio recebido, interno e enviado é tratado em conformidade com o sistema de registo de correio do OLAF («MRS»). O correio é registado no Adonis, o software de registo central da Comissão para documentos recebidos e enviados, e digitalizado. As EMR do OLAF são um instrumento de gestão crucial. No entanto, não foi concebido para permitir o acesso de um membro do público. Não permite uma pesquisa limitada, em que os campos de dados específicos possam ser rastreados. Assim, violaria flagrantemente as disposições comunitárias em matéria de protecção de dados permitir que o queixoso inspeccionasse o registo completo.

A fim de lhe fornecer as informações que solicitou, o OLAF seria obrigado não só a elaborar uma lista de todas as mensagens recebidas e enviadas ao Governo Federal alemão e aos Governos Regionais alemães ao longo de um período de cinco anos, mas também a rever cada elemento da lista para garantir que a revelação das informações nela contidas não violaria os requisitos comunitários em matéria de sigilo profissional e de protecção de dados, bem como os requisitos nacionais em matéria de sigilo judicial. Escusado será dizer que a criação dessa lista de toda a correspondência recebida e enviada pelo OLAF de e para qualquer destinatário e autor seria ainda mais onerosa.

Tal como referido nas observações anteriores do OLAF, este tinha convidado o queixoso a fornecer mais pormenores sobre a correspondência que lhe interessava. Até agora, ele recusou-se a fazê-lo. Se o Provedor de Justiça o incentivasse a limitar o seu pedido, por exemplo, a um período de tempo mais limitado, tal poderia permitir ao OLAF satisfazer o seu pedido. Numa demonstração do empenho do OLAF em alcançar um resultado satisfatório, foi anexada uma lista que abrange os últimos três meses de 2004.

Quanto à terceira questão, uma vez que o OLAF fazia parte da Comissão, participou no registo da Comissão. Incumbia à Comissão, e não ao OLAF, decidir quais os documentos a incluir no seu registo. Os registos da Comissão incluíam atualmente referências a mais de 73 000 documentos. Estes registos foram continuamente alargados para incluir um número cada vez maior de documentos. No entanto, por enquanto, a Comissão não tencionava incluir referências à correspondência nos seus registos em linha, nem documentos que tratassem de questões sensíveis, como as operações do OLAF.

A Comissão teve de fazer uma aplicação razoável do requisito do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e equilibrá-lo com outras obrigações, como o sigilo profissional e os requisitos em matéria de proteção de dados. Dada a natureza sensível do trabalho dos serviços incumbidos de poderes de inquérito, como o OLAF, a divulgação mesmo da existência de documentos relacionados com questões operacionais pode, em determinadas circunstâncias, ser prejudicial para os objetivos dos inquéritos e revelar informações confidenciais sujeitas a requisitos de sigilo profissional e de proteção de dados. A correspondência entre o OLAF e as autoridades nacionais envolvia frequentemente questões altamente sensíveis, como a transmissão das conclusões de um inquérito do OLAF que estavam a ser transmitidas a uma autoridade judiciária nacional para medidas de acompanhamento.

A escolha da Comissão quanto aos documentos a incluir nos seus registos eletrónicos acessíveis ao público foi coerente com a escolha feita pelas outras instituições quanto aos seus registos. O registo do Conselho incluía todos os documentos normalizados que foram objeto de debate pelo Conselho, incluindo as suas instâncias preparatórias. No entanto, não foi incluída qualquer correspondência no registo e não havia planos imediatos para o fazer. Do mesmo modo, o registo do Parlamento Europeu incluía documentos legislativos oficiais. Embora tenha sido incluída alguma correspondência no registo, tratava-se apenas de correspondência oficial, principalmente com outras instituições. A abordagem da Comissão estava igualmente em consonância com a prática do próprio Provedor de Justiça, que não incluía um registo de toda a correspondência no seu sítio.

A obrigação de incluir todos e cada um dos documentos de uma instituição no seu registo acessível ao público constituiria um encargo administrativo esmagador. Seria mesmo impossível gerir registos totalmente completos devido à grande quantidade de documentos tratados diariamente pelos serviços da Comissão. No entanto, a Comissão tinha procedido ao registo interno sistemático dos seus documentos com base em regras vinculativas aplicáveis a todos os seus serviços.

Num esforço para dar pleno efeito ao artigo 6.o, n.o 2, e ao artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Comissão complementou os seus registos em linha acessíveis ao público em resposta a pedidos específicos de acesso a documentos, fornecendo uma lista de documentos a fim de ajudar o requerente a identificar o documento que procura. Em conformidade com esta política, o OLAF já tinha fornecido ao queixoso uma lista que cobria um período de três meses e estaria disposto a fornecer uma nova lista de documentos se restringisse o seu pedido.

Se houvesse outras questões relativas ao registo da Comissão, sugeria-se que fossem directamente dirigidas à Comissão.

Observações do queixoso

Nas suas observações, o autor da denúncia formulou as seguintes observações:

Foi positivo notar que o OLAF reconheceu agora implicitamente que os registos de documentos devem, pelo menos, ser disponibilizados mediante pedido. Congratulo-me igualmente com o facto de o OLAF ter podido fornecer essa lista pelo menos durante um período de três meses.

Uma vez que as respostas do OLAF se referiam explicitamente ao Regulamento n.o 1049/2001, admitiu implicitamente que este regulamento era relevante no que diz respeito aos seus pedidos de acesso. Por conseguinte, as críticas relativas ao tratamento processual destes pedidos continuavam a ser válidas.

O facto de algumas instituições da União possivelmente ainda não terem cumprido plenamente o seu dever de manter registos públicos de documentos não constitui um argumento contra a existência de tal obrigação legal.

O facto de as listas de documentos poderem, em determinadas circunstâncias, omitir documentos sensíveis não é novo. Como já tinha salientado nas suas observações sobre o parecer do OLAF, esta possibilidade estava explicitamente prevista no artigo 9.o do Regulamento n.o 1049/2001.

As disposições jurídicas atualmente em vigor não previam que um registo de documentos só pudesse ser disponibilizado no que diz respeito a «um período de tempo mais limitado». Por conseguinte, manteve-se o pedido de elaboração das listas de documentos pertinentes. No entanto, era obviamente aceitável que o OLAF apresentasse primeiro uma lista para 2004 e depois, passo a passo, enviasse as listas para 2003, 2002, 2001 e 2000, por exemplo, uma de poucas semanas.

Quanto ao segundo pedido de informações complementares

Em 12 de Julho de 2006, o Provedor de Justiça enviou ao OLAF um segundo pedido de informações complementares. O Provedor de Justiça solicitou igualmente informações à Comissão sobre este caso.

No que diz respeito ao OLAF, o Provedor de Justiça observou que o OLAF tinha fornecido, como sinal da sua boa vontade, uma lista de documentos que abrangia os últimos três meses de 2004 e que incluía referências a cerca de 300 documentos. No entanto, apenas uma pequena parte (cerca de 60 documentos) parece dizer respeito à correspondência com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães enquanto tais, enquanto o resto dizia respeito à correspondência com outras autoridades ou tribunais alemães. O Provedor de Justiça salientou que os seus serviços tinham, por conseguinte, contactado o queixoso para verificar quais os documentos que tinha em mente ao apresentar o seu pedido ao OLAF. O queixoso confirmou que o seu pedido dizia apenas respeito à correspondência do OLAF "com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães" e que o OLAF tinha enumerado mais documentos do que tinha previsto. Por conseguinte, o Provedor de Justiça solicitou ao OLAF que o informasse se esta clarificação poderia afetar a sua posição relativamente à presente queixa.

Na sua carta à Comissão, o Provedor de Justiça solicitou uma resposta às seguintes perguntas:

1. Pode a Comissão explicar se considera que o registo de documentos que criou para dar cumprimento ao artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 deve, em princípio, abranger documentos na posse de todos os serviços da Comissão, incluindo, para esse efeito, o OLAF, ou se considera que o estatuto de independência do OLAF no que diz respeito às funções que lhe são atribuídas exige uma solução diferente?
2. Caso a Comissão considere que o seu registo de documentos deve, em princípio, abranger também os documentos na posse do OLAF, pode a Comissão especificar de que forma os documentos na posse do OLAF são incluídos nesse registo, nomeadamente no que diz respeito à autoridade que decide sobre essa inclusão?
3. Caso a Comissão considere que o seu registo de documentos deve, em princípio, abranger também os documentos na posse do OLAF, pode a Comissão explicar por que razão a correspondência do OLAF não parece estar incluída neste registo?

Resposta do OLAF

Na sua réplica, o OLAF salientou que a lista que tinha fornecido tinha sido estabelecida através de uma primeira pesquisa informática de toda a correspondência enviada ou enviada pelas autoridades alemãs. Não foi possível limitar esta pesquisa por computador apenas às autoridades do Governo Federal alemão e aos governos dos Länder alemães, uma vez que o software não permitiria tal aperfeiçoamento na pesquisa. Segundo o OLAF, seria assim necessário que um membro do pessoal revisse cada elemento da lista e suprimisse manualmente todas as entradas que não impliquem correspondência com o Governo federal alemão e os governos dos Länder alemães. Tal seria mais oneroso do que a criação de uma lista de toda a correspondência de e para as autoridades alemãs. Por conseguinte, o OLAF alegou que a clarificação mencionada pelo Provedor de Justiça não afetava a posição do OLAF, uma vez que o aumento dos encargos decorrentes da criação manual da lista inicial contrabalançaria qualquer diminuição dos encargos decorrentes da revisão de cada elemento da lista mais curta, a fim de assegurar o cumprimento dos requisitos em matéria de sigilo profissional, proteção de dados e sigilo judicial nacional.

Resposta da Comissão

Na sua resposta, a Comissão formulou as seguintes observações:

1. O OLAF é um serviço da Comissão, mas goza de total independência no que diz respeito aos seus inquéritos. Uma vez que o OLAF não é uma instituição e não tem personalidade jurídica distinta, deve ser considerado como parte da Comissão para efeitos de aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. O estatuto de independência do OLAF não impede a inclusão de documentos na sua posse no registo de documentos da Comissão.
2. A Comissão gere principalmente dois registos públicos de documentos, um que abrange os documentos das séries COM, C e SEC, incluindo ordens do dia e atas das reuniões da Comissão, e outro que abrange documentos relacionados com o trabalho dos comités que assistem a Comissão na sua tomada de decisões. Todos os documentos do OLAF abrangidos pelo âmbito de aplicação destes registos estão incluídos nos mesmos.
3. O âmbito dos registos públicos da Comissão ainda não inclui a correspondência. O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 não exige que as instituições criem registos públicos completos de todos os documentos. No entanto, a Comissão está a ponderar a possibilidade de alargar o âmbito dos seus registos.

Observações do queixoso

Nas suas observações, o queixoso manteve a sua queixa.

OS ESFORÇOS DO OMBUDSMAN PARA A CONCLUSÃO DE UMA SOLUÇÃO AMIGOSA

Após uma análise cuidadosa do parecer e das observações, o Provedor de Justiça não ficou satisfeito com o facto de o OLAF ter respondido adequadamente aos argumentos do queixoso.

A proposta de uma solução amigável

O artigo 3.o, n.o 5, do Estatuto do Provedor de Justiça (5) incumbe o Provedor de Justiça de procurar, na medida do possível, uma solução com a instituição em causa, a fim de eliminar o caso de má administração e satisfazer o queixoso.

Por conseguinte, o Provedor de Justiça apresentou ao OLAF a seguinte proposta de solução amigável:

1. O OLAF poderia considerar a possibilidade de apresentar desculpas ao queixoso pelas irregularidades processuais ocorridas.
2. O OLAF poderia considerar a possibilidade de fornecer as informações solicitadas pelo queixoso.

Nessa carta, o Provedor de Justiça apresentou, nomeadamente, as seguintes conclusões provisórias:

• O OLAF tinha agido incorretamente quando informou o queixoso, na sua carta de 11 de maio de 2005, de que, uma vez que esta já era a segunda pergunta sobre a mesma questão, qualquer nova correspondência seria considerada repetitiva (de acordo com o ponto 4 do Código da Comissão) e, por conseguinte, não receberia resposta. (Ponto 10 da proposta)
• Era duvidoso que a elaboração das listas pertinentes fosse tão complexa e morosa como alegava o OLAF. (Ponto 18 da proposta)
• O OLAF não apresentou qualquer razão específica para que a correspondência a que se referia o pedido do queixoso pudesse ou não ser incluída no registo público de documentos mantido pela Comissão. Por conseguinte, o OLAF não podia agora argumentar que o cumprimento do pedido do queixoso poderia agora exigir uma quantidade considerável de trabalho.

Parecer do OLAF

No seu parecer, o OLAF formulou as seguintes observações:

No que diz respeito às questões processuais, o mecanismo estabelecido pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001 dizia respeito à recusa de acesso a um documento existente. No caso em apreço, era manifesto, no momento da primeira resposta, que não existia qualquer documento que correspondesse ao pedido do autor da denúncia. Nestas circunstâncias, o único tratamento lógico do pedido era considerá-lo um pedido de informações. Por conseguinte, o OLAF tratou correctamente o pedido do queixoso.

No que diz respeito ao mérito da causa, a abordagem da Comissão, até à data, de não incluir a correspondência no seu registo eletrónico público baseou-se nas dificuldades específicas em implementar um sistema abrangente para este tipo de documentos de uma forma que não prejudicasse a proteção dos interesses especificados no artigo 4.o do Regulamento n.o 1049/2001. Por conseguinte, o OLAF não deve ser responsabilizado por não ter previamente criado um registo público que incluísse toda a correspondência.

O OLAF estava disposto a fornecer uma lista de alguns dos documentos, desde que o queixoso reduzisse a sua lista para que a criação dessa lista não constituísse um encargo administrativo desproporcionado para o OLAF.

A proposta do queixoso de lhe fornecer, passo a passo, a lista solicitada tinha sido cuidadosamente analisada. No entanto, a apresentação desta lista continuava a representar um encargo administrativo desproporcionado. Mesmo difundida ao longo do tempo, tal constituiria uma tarefa substancial que reduziria os recursos disponíveis para a principal tarefa do OLAF de dissuasão e deteção de fraudes.

Pedido de informações complementares apresentado pelo Provedor de Justiça

Com base neste parecer, o Provedor de Justiça considerou possível que o OLAF tivesse ignorado algumas passagens da sua proposta, nomeadamente o ponto 10 no que se refere a questões processuais e os pontos 18 e 21 no que se refere ao mérito da causa. Por conseguinte, o Provedor de Justiça perguntou ao OLAF se, à luz do que precede, tinha observações a acrescentar às já formuladas na sua carta de 30 de Janeiro de 2007.

Resposta do OLAF

Na sua resposta, o OLAF formulou as seguintes observações:

No que se refere ao ponto 10 da proposta do Provedor de Justiça, o OLAF não se tinha recusado a dar uma segunda resposta ao queixoso, tendo simplesmente chamado a sua atenção para o facto de que qualquer nova correspondência seria considerada repetitiva. No entanto, a utilização da disposição pertinente (ponto 4 do Código da Comissão) seria, no futuro, considerada como um último recurso, que o OLAF só deveria utilizar após uma análise cuidadosa e quando as circunstâncias justificassem claramente esse tratamento da correspondência.

No que diz respeito aos pontos 18 e 21 da proposta do Provedor de Justiça, não havia nada a acrescentar à resposta anterior, que tinha sido feita após uma análise cuidadosa das questões. O pedido do autor da denúncia não pôde ser satisfeito simplesmente através da realização de uma pesquisa eletrónica com base em palavras de pesquisa específicas. Esta foi a razão pela qual o OLAF teve de verificar todas as 300 entradas relativas à correspondência com as autoridades alemãs quando tinha realizado um exercício de amostragem para medir a extensão do trabalho necessário. Por conseguinte, o OLAF apenas pôde reiterar, com pesar, que não podia aceitar a sugestão do Provedor de Justiça a este respeito.

Pelas razões já expostas, não seria praticável incluir a correspondência do OLAF num registo público. A interpretação lata do artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001 sugerida pelo Provedor de Justiça também não estaria em conformidade com a prática das outras instituições.

Observações do queixoso

Nas suas observações, o queixoso manteve a sua queixa. Alegou que não considerava particularmente invulgar o encargo administrativo que o tratamento do seu pedido exigiria. O queixoso salientou ainda que, como já tinha salientado anteriormente, o artigo 9.o do Regulamento n.o 1049/2001 previa explicitamente a possibilidade de omitir documentos sensíveis do registo público. Se todos os documentos em causa fossem confidenciais e "sensíveis", não teriam obviamente de ser incluídos no registo ou na lista. O queixoso acrescentou que o OLAF não tinha abordado esta questão.

Apreciação do Provedor de Justiça

Com base no parecer do OLAF e nas observações do queixoso a este respeito, o Provedor de Justiça concluiu que não era possível alcançar uma solução amigável.

A DECISÃO

1 Os factos relevantes e a abordagem do Provedor de Justiça

1.1 O presente processo diz respeito ao tratamento pelo OLAF de dois pedidos que o queixoso, um jornalista alemão, lhe apresentou. Ambos os pedidos se basearam no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (6) («Regulamento n.o 1049/2001»).

1.2 No seu primeiro pedido, apresentado em 30 de Março de 2005, o queixoso solicitou o acesso a "uma lista completa da correspondência que o OLAF teve com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães em 2003 e 2004". No seu segundo pedido, apresentado em 20 de Maio de 2005, o queixoso solicitou "uma lista completa da correspondência que o OLAF teve com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães em 2000, 2001 e 2002".

1.3 Dado que, com excepção do período de tempo a que dizem respeito, os dois pedidos são idênticos e que o tratamento do segundo pedido não envolve quaisquer questões que ultrapassem as suscitadas pelo tratamento do primeiro pedido pelo OLAF, as considerações que se seguem centrar-se-ão neste último.

1.4 Em 14 de Abril de 2005, P., director do OLAF, informou o queixoso de que não lhe era possível entregar o documento solicitado, uma vez que esse documento não existia. No mesmo dia, e em resposta a esta mensagem, o autor da denúncia apresentou o que designou por pedido confirmativo. O queixoso alegou que a declaração de P. parecia estar em contradição com o artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001. Na opinião do queixoso, esta disposição estipulava que "todos" os documentos deveriam ser inscritos num registo acessível ao público. O queixoso salientou que o seu pedido visava obter um excerto deste registo. Observou que, no passado, a Comissão e outros organismos comunitários lhe tinham fornecido ou apresentado, a seu pedido, esses excertos.

1.5 Na sua resposta de 11 de Maio de 2005, P. alegou que o artigo 11.° do Regulamento n.° 1049/2001 não obrigava as instituições em causa a inscrever todos os documentos no registo. P. observou que a Comissão tinha criado um registo dos seus documentos essenciais. Salientou ainda que não existia uma lista da correspondência do OLAF, tal como solicitado pelo queixoso, e que a sua apresentação representaria um encargo desproporcionado para o OLAF. P. concluiu afirmando que, uma vez que esta já tinha sido a segunda pergunta do autor da denúncia sobre a mesma questão, qualquer outra correspondência seria considerada repetitiva de acordo com o ponto 4 do Código de Conduta da Comissão (7) ("Código da Comissão") e, por conseguinte, não receberia resposta.

1.6 Em 20 de Maio de 2005, o queixoso apresentou uma queixa ao OLAF, na qual reiterava o seu ponto de vista quanto ao mérito da questão. O queixoso criticou ainda (1) o facto de P. não o ter informado, na sua carta de 14 de Abril de 2005, do seu direito de apresentar um pedido confirmativo; 2) O facto de, contrariamente às disposições de execução da Comissão, a mesma pessoa que tinha tratado o pedido inicial de acesso ter decidido sobre o seu pedido confirmativo; (3) o facto de o Sr. P. ter indicado que não seria dada resposta a outras cartas; e 4) o facto de a carta de 11 de Maio de 2005 não o ter informado do seu direito de interpor recurso ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça.

1.7 Em 10 de Junho de 2005, o OLAF enviou uma carta ao queixoso e, em 28 de Junho de 2005, respondeu à carta do queixoso de 20 de Maio de 2005. Nessa resposta, o OLAF confirmou que as listas solicitadas pelo queixoso não existiam e que, por conseguinte, os seus pedidos de 30 de Março e 20 de Maio de 2005 tinham sido tratados como pedidos de informações. O fornecimento das informações solicitadas exigiria a elaboração de uma lista de cerca de 8 000 documentos, o que, na opinião do OLAF, exigiria um esforço desproporcionado. No entanto, o OLAF estava disposto a ajudar tanto quanto possível. Por conseguinte, solicitou ao autor da denúncia que fornecesse informações mais específicas sobre a correspondência em que estava interessado (por exemplo, nome do remetente ou do destinatário, data ou referência).

1.8 Na sua queixa ao Provedor de Justiça, apresentada em 29 de Junho de 2005, o queixoso alegava, no essencial, que o OLAF não tinha tratado correctamente, tanto quanto ao mérito como quanto ao procedimento, o seu pedido de acesso apresentado em 30 de Março de 2005, o pedido confirmativo apresentado em 14 de Abril de 2005 e a queixa de 20 de Maio de 2005. Posteriormente, o queixoso apresentou alegações correspondentes sobre o tratamento dado pelo OLAF ao seu segundo pedido de 20 de Maio de 2005.

1.9 O Provedor de Justiça observou que a queixa inicial se dirigia tanto à Comissão como ao OLAF. No entanto, uma vez que o OLAF (e apenas o OLAF) parecia ter tratado o assunto desde o início, o Provedor de Justiça considerou que não havia motivos suficientes para um inquérito no que diz respeito à Comissão. Por conseguinte, o Provedor de Justiça abriu um inquérito exclusivamente no que diz respeito ao OLAF.

1.10 O Provedor de Justiça considera adequado tratar as questões processuais antes de examinar o mérito da causa.

2 No que diz respeito aos aspetos processuais

2.1 O queixoso criticou (1) o facto de, na sua carta de 14 de Abril de 2005, o Sr. P. não o ter informado do seu direito de apresentar um pedido confirmativo, (2) o facto de, contrariamente às disposições de execução da Comissão, a mesma pessoa que tinha tratado o pedido inicial de acesso ter decidido sobre o seu pedido confirmativo; (3) o facto de o Sr. P. ter indicado que não seria dada resposta a novas cartas e (4) o facto de a carta de 11 de Maio de 2005 não o ter informado do seu direito de interpor recurso ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça.

2.2 No seu parecer, o OLAF reconheceu que o Regulamento n.o 1049/2001 previa que, quando um pedido inicial de acesso a documentos não fosse plenamente satisfeito, o requerente devia ser informado da possibilidade de apresentar um pedido confirmativo. Nos casos em que o pedido confirmativo foi igualmente indeferido, o requerente teve de ser informado da possibilidade de recorrer para o Tribunal de Primeira Instância ou para o Provedor de Justiça. No entanto, segundo o OLAF, estes procedimentos não se aplicavam quando era apresentado um pedido relativo a um documento que não existia, uma vez que era impossível conceder acesso a um documento inexistente. O OLAF alegou que, em vez disso, o pedido tinha sido tratado como um pedido de informações, em conformidade com a secção 4 do Código da Comissão. Nos termos deste código, o funcionário responsável era obrigado a fornecer aos membros do público as informações solicitadas (ou a informá-los das razões pelas quais as informações não podiam ser fornecidas). No entanto, não existia qualquer obrigação de informar a pessoa do direito de apresentar um pedido confirmativo ou das vias de recurso à sua disposição, uma vez que estes procedimentos não se aplicavam a um pedido de informações. Por conseguinte, o tratamento dado pelo OLAF aos pedidos do queixoso tinha sido inteiramente correcto.

2.3 Nas suas observações, o queixoso afirmou que o OLAF tinha tentado justificar os numerosos erros processuais que tinha cometido, argumentando que o seu pedido não tinha sido um pedido baseado no Regulamento n.o 1049/2001. No entanto, este argumento não tinha sido utilizado quando o OLAF indeferiu o seu primeiro pedido.

2.4 Em 13 de Dezembro de 2005, o Provedor de Justiça solicitou ao OLAF mais informações sobre estas questões.

2.5 Na sua resposta, o OLAF sublinhou que a sua carta de 14 de Abril de 2005, assinada por P., não constituía uma recusa de acesso, uma vez que o documento solicitado pelo queixoso não existia. A resposta do queixoso de 14 de Abril de 2005 foi dirigida a P. Na opinião do OLAF, era, portanto, inteiramente adequado que P. assinasse a resposta, que foi enviada em 11 de Maio de 2005. Pela razão já indicada, a mensagem de correio electrónico do autor da denúncia de 14 de Abril de 2005 não constituiu um pedido confirmativo. Segundo o OLAF, tratava-se antes de um pedido repetitivo das mesmas informações que o queixoso já tinha solicitado em 30 de Março de 2005. Uma vez que a carta de 11 de Maio de 2005 já era a segunda carta do OLAF relativa ao mesmo pedido de informações, o OLAF considerou que era perfeitamente adequado afirmar que, nos termos do ponto 4 do Código da Comissão, uma nova correspondência sobre esta matéria seria considerada repetitiva e não receberia qualquer resposta. Não obstante esta declaração, o OLAF enviou uma terceira resposta em 28 de Junho de 2005, num esforço para garantir uma clareza absoluta sobre a questão e para ter em conta, tanto quanto possível, o queixoso. Esta carta tinha novamente explicado que o pedido do autor da denúncia estava a ser tratado como um pedido de informações.

2.6 Nas suas observações, o queixoso manteve as suas observações.

2.7 Nos termos do artigo 23.o do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa (8), os pedidos de acesso do público a documentos devem ser tratados em conformidade com as regras e os princípios estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2.8 O Provedor de Justiça observa que o pedido do queixoso de 30 de Março de 2005 se baseava explicitamente no Regulamento 1049/2001. O OLAF apresentou uma cópia do aviso de recepção enviado ao queixoso em 31 de Março de 2005. Nessa mensagem, o queixoso foi informado de que o seu «pedido de acesso a documentos» tinha sido recebido e que, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001, receberia uma resposta no prazo de 15 dias úteis. A resposta do OLAF de 14 de Abril de 2005 refere-se igualmente ao "pedido de acesso a documentos apresentado em conformidade com o Regulamento 1049/2001" apresentado pelo queixoso. Por conseguinte, é evidente que o OLAF estava ciente do facto de o pedido do queixoso ter sido apresentado com base no Regulamento n.o 1049/2001 e ter de ser tratado em conformidade.

2.9 O n.o 1 do artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 prevê que, em caso de recusa de acesso, o requerente será informado do seu direito de apresentar um pedido confirmativo. O Provedor de Justiça entende que o OLAF não forneceu estas informações com o fundamento de que o documento não existia. À primeira vista, o argumento do OLAF de que um requerente não necessita de ser informado do seu direito de apresentar um pedido confirmativo nesse caso afigura-se atraente. Na falta de um documento, a apresentação de um pedido confirmativo representaria efetivamente uma formalidade vazia, uma vez que a instituição em causa só poderia dar a mesma resposta que já deu ao pedido inicial, a saber, que não pode ser concedido acesso porque o documento em causa não existe. No entanto, deve ter-se em conta o facto de a possibilidade de apresentar um pedido confirmativo prevista no Regulamento n.o 1049/2001 servir o objetivo de permitir que a instituição reveja a sua posição com vista a corrigir eventuais erros que possam ter ocorrido. Uma vez que não se pode excluir que esta revisão possa levar a que, afinal, exista um documento que a instituição considerava inexistente, um pedido confirmativo pode, no entanto, ser útil nessas circunstâncias. Com efeito, o Provedor de Justiça já teve de tratar casos em que os documentos só foram descobertos depois de ter sido apresentado um pedido confirmativo ou depois de ter aberto um inquérito sobre uma queixa relativa ao indeferimento de um pedido de acesso. Tendo em conta estas circunstâncias, o Provedor de Justiça considera que a opinião do OLAF de que o queixoso não necessitava de ser informado sobre o seu direito de apresentar um pedido confirmativo estava errada.

2.10 O OLAF alegou que a sua carta de 14 de Abril de 2005 não constituía uma recusa de acesso, mas sim uma resposta a um pedido de informações. Com efeito, é concebível que um pedido de acesso a um documento possa, quando esse documento não existe efetivamente, ser entendido como um pedido de informações sobre o objeto do documento presumido. Nessa medida, o Provedor de Justiça concorda com a opinião expressa pelo OLAF, na sua resposta à proposta do Provedor de Justiça para uma solução amigável neste caso, segundo a qual era lógico tratar o pedido do queixoso como um pedido de informação. No entanto, nesse caso, o requerente teria de ser claramente informado de que o seu pedido de acesso foi reinterpretado como um pedido de informações. Além disso, e uma vez que os direitos previstos no Regulamento n.o 1049/2001 têm de ser respeitados pela administração, o requerente teria igualmente de ser informado de que, se desejasse dar seguimento ao seu pedido de acesso, poderia apresentar um pedido confirmativo. No entanto, o Provedor de Justiça observa que, no caso em apreço, o OLAF não informou o queixoso do seu direito de apresentar um pedido confirmativo nem indicou claramente, na sua carta de 14 de abril de 2005, que tencionava tratar o pedido como um pedido de informações. A primeira sugestão nesse sentido constava apenas da resposta do OLAF ao pedido confirmativo, na qual se referia a um "pedido de acesso à informação". No entanto, esta carta era ambígua, uma vez que a própria referência mencionava um pedido de "acesso a documentos". Foi apenas na sua carta de 28 de Junho de 2005 que o OLAF explicou que considerava os inquéritos do queixoso como "pedidos de informação". Por conseguinte, deve concluir-se que a forma como o OLAF aplicou a sua própria abordagem ao pedido do queixoso foi insatisfatória.

2.12 Através da sua Decisão 2001/937/CE, CECA, Euratom, de 5 de Dezembro de 2001, que altera o seu regulamento interno (9), a Comissão adoptou as regras de execução do Regulamento n.o 1049/2001 pelos seus serviços, incluindo (para esse efeito) o OLAF. O artigo 4.o desta regulamentação prevê que as decisões sobre os pedidos confirmativos são tomadas, no que diz respeito ao OLAF, pelo seu Diretor-Geral (10). O facto de a decisão de 11 de Maio de 2005 sobre o pedido confirmativo do queixoso ter sido enviada por P., director do OLAF (ou seja, chefe de uma das direcções do OLAF), não estava, portanto, em conformidade com as regras.

2.13 O artigo 4.° das normas de execução da Comissão prevê igualmente que a decisão relativa a um pedido confirmativo informará o requerente do seu direito de interpor recurso para o Tribunal de Primeira Instância ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça. O facto de o OLAF não o ter feito na sua carta de 11 de Maio de 2005 constitui, portanto, uma nova irregularidade processual.

2.14 Em vez de fornecer as informações previstas nas normas de execução do Regulamento n.o 1049/2001 da Comissão, o OLAF, na sua carta de 11 de Maio de 2005, informou o queixoso de que, dado tratar-se já da segunda questão relativa ao mesmo assunto, qualquer outra correspondência seria considerada repetitiva (de acordo com o ponto 4 do Código da Comissão) e, por conseguinte, não receberia resposta. Tendo em conta o facto de o Regulamento n.o 1049/2001 prever um procedimento em dois níveis e, por conseguinte, pressupor um segundo pedido nos casos em que o pedido inicial é indeferido, a resposta do OLAF constituiu claramente uma reacção incorrecta ao correio electrónico do queixoso de 14 de Abril de 2005. A aplicação da disposição pertinente do Código da Comissão só poderia ter sido concebível se o OLAF tivesse informado inequivocamente o queixoso, desde o início, de que considerava adequado tratar o seu pedido de acesso a documentos como um pedido de informações. Uma vez que essas informações não foram fornecidas, o OLAF não podia manifestamente invocar a referida disposição no caso em apreço. O Provedor de Justiça considera útil acrescentar que, mesmo que essas informações tivessem sido prestadas, teria sido inadequado basear-se no ponto 4 do Código da Comissão, uma vez que (tal como explicado no ponto 7 supra) os direitos previstos no Regulamento n.o 1049/2001 têm de ser respeitados pela administração. Por uma questão de exaustividade, deve ter-se em conta o facto de o ponto 4 do Código da Comissão se referir a correspondência «que pode razoavelmente ser considerada inadequada, por exemplo, por ser repetitiva». O Provedor de Justiça não vê de que forma o correio electrónico do queixoso de 14 de Abril de 2005 poderia ser considerado incorrecto, mesmo que fosse aceite a opinião do OLAF de que devia ser considerado um segundo pedido de informações.

2.15 Com base no que precede, o Provedor de Justiça conclui que o OLAF cometeu uma série de irregularidades processuais e que estas constituem casos de má administração.

2.16 O Provedor de Justiça considera que as irregularidades relativas às questões (1), (2) e (4) referidas no ponto 2.1 supra estão ligadas e podem ser consideradas comparativamente menores. No entanto, há que ter em conta o facto de o OLAF nem sequer ter manifestado arrependimentos a este respeito, e muito menos ter pedido desculpas por estas irregularidades, como o Provedor de Justiça tinha sugerido na sua proposta de solução amigável. Em vez disso, o OLAF insistiu que tinha tratado correctamente o pedido do queixoso. O Provedor de Justiça lamenta que, por conseguinte, o OLAF não tenha utilizado a possibilidade de resolver este aspeto do processo, que teria sido simples e convivial para os cidadãos.

2.17 No que diz respeito à quarta irregularidade, que diz respeito ao carácter alegadamente repetitivo da correspondência do queixoso, o Provedor de Justiça regista com satisfação que, na sua resposta à proposta de solução amigável, o OLAF sublinhou que a disposição pertinente (ponto 4 do Código da Comissão) seria, no futuro, considerada como um último recurso, que o OLAF só deveria utilizar após uma análise cuidadosa e quando as circunstâncias justificassem claramente esse tratamento da correspondência. No entanto, o Provedor de Justiça observa que o OLAF não se lamentou nem apresentou desculpas ao queixoso relativamente a esta questão.

3 Quanto ao mérito

3.1 Em 30 de Março e 20 de Maio de 2005, respectivamente, o queixoso solicitou ao OLAF o acesso a uma lista completa da correspondência que tinha tido com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães em 2000, 2001, 2002, 2003 e 2004. O autor da denúncia alegou que o artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 estipulava que «todos» os documentos deviam ser inscritos num registo acessível ao público. O queixoso salientou que o seu pedido visava obter um excerto deste registo. Observou que, no passado, a Comissão e outros organismos comunitários lhe tinham fornecido ou apresentado, a seu pedido, esses excertos. O OLAF considerou que o artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001 não obriga as instituições em causa a incluir todos os documentos no registo. Acrescentou que não existia uma lista da correspondência do OLAF, tal como solicitada pelo queixoso, e que a sua apresentação representaria um encargo desproporcionado para o OLAF.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso alegou, em substância, que o OLAF não tinha tratado adequadamente o conteúdo dos seus pedidos de acesso.

3.2 No seu parecer, o OLAF confirmou que essas listas não existiam e que, por conseguinte, os pedidos tinham sido tratados como pedidos de informações. Segundo o OLAF, o fornecimento das informações solicitadas exigiria a elaboração de uma lista de cerca de 8000 documentos. Deste modo, na opinião do OLAF, tal exigiria um esforço desproporcionado. No entanto, o OLAF estava disposto a ajudar tanto quanto possível. Por conseguinte, solicitou ao autor da denúncia que fornecesse informações mais específicas sobre a correspondência em que estava interessado (por exemplo, nome do remetente ou do destinatário, data ou referência).

3.3 Nas suas observações, o queixoso salientou que o artigo 11.o, n.o 1, do Regulamento n.o 1049/2001 previa: "As referências a documentos devem ser inscritas no registo sem demora." Segundo o queixoso, tal dificilmente poderia ser interpretado de outra forma que não significasse que todos os documentos tinham de ser incluídos no registo logo que tivessem sido apresentados. Esta interpretação foi corroborada pelo artigo 9.o do regulamento, que previa que, no que diz respeito aos documentos "sensíveis", era necessário avaliar quais as referências que deviam ser feitas no registo e que esses documentos deviam ser inscritos no registo "apenas com o consentimento da entidade de origem". O autor da denúncia alegou que tinha de se concluir daí que o legislador tinha pretendido que, em princípio, todos os documentos fossem inscritos num registo público, mas tinha previsto exceções para documentos específicos. Por conseguinte, a recusa do OLAF seria legítima se os documentos em causa se enquadrassem nas categorias definidas no artigo 9.o do Regulamento n.o 1049/2001. No entanto, este não era manifestamente o caso e também não tinha sido alegado pelo OLAF.

3.4 Na sua resposta ao primeiro pedido de informações complementares, o OLAF alegou que, para lhe fornecer as informações solicitadas, seria obrigado não só a elaborar uma lista de todas as correspondências recebidas e enviadas ao Governo federal alemão e aos Governos regionais alemães durante um período de cinco anos, mas também a rever cada elemento da lista, a fim de garantir que a revelação das informações nela contidas não violasse os requisitos comunitários em matéria de segredo profissional e de protecção de dados, bem como os requisitos nacionais em matéria de segredo judicial. Por conseguinte, o OLAF convidou o queixoso a fornecer mais pormenores sobre a correspondência que lhe interessava. Até agora, ele recusou-se a fazê-lo. Se o Provedor de Justiça o incitasse a limitar o seu pedido, por exemplo, a um período de tempo mais limitado, tal poderia permitir ao OLAF satisfazer o seu pedido. O OLAF acrescentou que, numa demonstração do seu empenho em alcançar um resultado satisfatório, foi anexada uma lista que abrange os últimos três meses de 2004.

O OLAF salientou que, num esforço para dar pleno efeito ao artigo 6.o, n.o 2, e ao artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001, a Comissão completou os seus registos em linha acessíveis ao público em resposta a pedidos específicos de acesso a documentos, fornecendo uma lista de documentos para ajudar o requerente a identificar o documento que procura. Acrescentou que, em conformidade com esta política, o OLAF já tinha fornecido ao queixoso uma lista que cobria um período de três meses e estaria disposto a fornecer uma nova lista de documentos se limitasse o seu pedido.

3.5 Nas suas observações, o queixoso insistiu no facto de as disposições legais actualmente em vigor não preverem que um registo de documentos só possa ser disponibilizado no que se refere a "um período de tempo mais limitado". Por conseguinte, manteve-se o pedido de elaboração das listas de documentos pertinentes. O queixoso sublinhou, no entanto, que era obviamente aceitável que o OLAF apresentasse primeiro uma lista para 2004 e depois, passo a passo, enviasse as listas para 2003, 2002, 2001 e 2000, por exemplo, uma de poucas semanas.

3.6 A alegação do queixoso baseia-se na opinião de que o OLAF deveria fornecer-lhe as listas exigidas com base no artigo 11.o do Regulamento n.o 1049/2001. De acordo com esta disposição, cada instituição deve, a fim de tornar efetivos os direitos dos cidadãos ao abrigo do presente regulamento, «facultar ao público o acesso a um registo. O acesso ao registo deve ser facultado em formato eletrónico. As referências a documentos devem ser inscritas no registo sem demora.»

3.7 O Provedor de Justiça já teve oportunidade de considerar esta disposição na recomendação d raft e no subsequente relatório especial que apresentou no processo 917/2000/GG, que dizia respeito ao Conselho da União Europeia (11). Nesse caso, o Provedor de Justiça chegou à conclusão de que o registo mantido pelo Conselho deveria incluir todos os documentos apresentados ao Conselho. Dado que o queixoso nesse processo estava apenas preocupado com este tipo de documento, o Provedor de Justiça não teve de examinar se outros documentos, como a correspondência com outras instituições ou terceiros, também deveriam ser incluídos no registo. No entanto, deve notar-se que o registo relevante se destina, como sublinha o artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a «tornar efetivos os direitos dos cidadãos ao abrigo do presente regulamento». O artigo 2.o, n.o 3, estabelece que o regulamento é aplicável a «todos» os documentos na posse de uma instituição, «ou seja, os documentos por ela elaborados ou recebidos que se encontrem na sua posse, em todos os domínios de atividade da União Europeia». O considerando 4 indica que o objetivo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 é «proporcionar o mais amplo efeito possível ao direito de acesso do público». Tendo em conta estes factos, o Provedor de Justiça considera que o registo referido no artigo 11.o só pode alcançar o seu objetivo de «tornar efetivos os direitos dos cidadãos ao abrigo do presente regulamento» se for o mais abrangente possível. Com efeito, é difícil ver como é que um cidadão pode fazer uso adequado do seu direito de acesso se nem sequer souber que documentos estão na posse de uma instituição.

3.8 A fim de evitar mal-entendidos, é importante salientar que este princípio não significa que os interesses legítimos que possam justificar o sigilo sejam postos em causa. Em primeiro lugar, o artigo 11.o, n.o 2, prevê que as referências no registo público devem ser feitas de forma «que não prejudique a proteção dos interesses referidos no artigo 4.o». Uma vez que o artigo 4.o prevê exceções ao direito de acesso para proteger determinados interesses públicos e privados, é evidente que a necessidade de proteger os interesses a que o OLAF se referiu deve ser tida em conta no registo dos documentos pertinentes. Em segundo lugar, como salientou corretamente o autor da denúncia, o artigo 9.o, n.o 2, prevê que a instituição deve avaliar, «sem prejuízo do artigo 11.o, n.o 2,», quais as referências a documentos «sensíveis» (ou seja, documentos na aceção do artigo 9.o, n.o 1, do Regulamento n.o 1049/2001) que podem ser inscritas no registo público. Por conseguinte, é perfeitamente possível que certos documentos "sensíveis" não necessitem de ser inscritos num registo público de documentos. Tendo em conta as possibilidades de proteger os legítimos interesses de confidencialidade que o Regulamento n.o 1049/2001 oferece, o Provedor de Justiça não está convencido pelo argumento do OLAF (na sua resposta à proposta de solução amigável) de que não seria praticável incluir referências à correspondência do OLAF num registo público.

3.9 No entanto, o Provedor de Justiça considera que o presente processo não o obriga a examinar mais pormenorizadamente o alcance das obrigações decorrentes do artigo 11.o, n.o 1, do Regulamento n.o 1049/2001 (12). Note-se que o OLAF não negou que o queixoso possa ter acesso a listas como as que solicitou. Pelo contrário, o OLAF referiu expressamente o facto de a Comissão, num esforço para dar pleno efeito aos artigos 6.°, n.° 2, e 11.° do Regulamento n.° 1049/2001, ter completado os seus registos em linha acessíveis ao público em resposta a pedidos específicos de acesso a documentos, fornecendo uma lista de documentos para ajudar um requerente a identificar os documentos que procura. O OLAF acrescentou que, em conformidade com esta política, já tinha fornecido ao queixoso uma lista que cobria um período de três meses e estaria disposto a fornecer uma nova lista de documentos se este limitasse o seu pedido. Afigura-se, assim, que o OLAF não nega ao queixoso o direito de receber informações do tipo das que solicita, limitando-se a alegar que o fornecimento de todas as informações exigiria um esforço desproporcionado da sua parte.

3.10 No seu parecer, o OLAF alegou que o cumprimento do pedido do queixoso o obrigaria a criar uma lista de mais de 8 000 documentos, o que constituiria um encargo administrativo desproporcionado.

3.11 Afigura-se útil notar que o Tribunal de Primeira Instância já teve de se debruçar sobre a questão de saber se o acesso aos documentos pode ser recusado ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001 se o tratamento do pedido em causa representar um encargo excessivo para a administração.

3.12 No seu acórdão no processo T-2/03 (13), o Tribunal declarou o seguinte:

«101 Importa, no entanto, recordar que um requerente pode apresentar um pedido de acesso, ao abrigo do Regulamento n.° 1049/2001, relativo a um número manifestamente irrazoável de documentos, talvez por razões triviais, impondo assim um volume de trabalho para o tratamento do seu pedido suscetível de paralisar substancialmente o bom funcionamento da instituição. Importa igualmente salientar que, quando um pedido diz respeito a um número muito elevado de documentos, o direito da instituição de procurar uma «solução equitativa» com o requerente, ao abrigo do artigo 6.°, n.° 3, do Regulamento n.° 1049/2001, reflete a possibilidade de ter em conta, ainda que de forma particularmente limitada, a necessidade, se for caso disso, de conciliar os interesses do requerente com os da boa administração.

102 Por conseguinte, uma instituição deve conservar o direito, nomeadamente nos casos em que um exame concreto e individual dos documentos implicaria um trabalho administrativo excessivo, de ponderar o interesse do acesso do público aos documentos com o ónus do trabalho assim causado, a fim de salvaguardar, nesses casos específicos, o interesse de uma boa administração (v., por analogia, acórdão Hautala/Conselho, referido no n.° 69, supra, n.° 86).

103 No entanto, esta possibilidade só é aplicável em casos excecionais.

(...)

112 Por conseguinte, só em casos excepcionais e unicamente quando os encargos administrativos decorrentes de um exame concreto e individual dos documentos se revelarem particularmente pesados, ultrapassando assim os limites do que pode ser razoavelmente exigido, é que pode ser admitida uma derrogação a esta obrigação de exame dos documentos (v., por analogia, acórdão Kuijer II, já referido, n.° 57).

113 Além disso, na medida em que o direito de acesso aos documentos na posse das instituições constitui uma abordagem a adotar, em princípio, é à instituição que invoca uma exceção relativa ao caráter irrazoável da missão que o pedido implica que incumbe o ónus da prova da dimensão dessa missão.»

3.13 O presente processo não diz respeito a um pedido de acesso a documentos, mas a um pedido de lista de documentos. No entanto, o Provedor de Justiça considera que a jurisprudência acima referida também pode ser aplicada ao caso em apreço, tanto mais que a elaboração de uma lista de documentos, com base em dados ou material já disponível em formato eletrónico, dificilmente pode ser mais onerosa e demorada do que a análise da possibilidade de conceder o acesso aos próprios documentos.

3.14 O OLAF tem afirmado reiteradamente que o cumprimento do pedido do queixoso constituiria um encargo desproporcionado. No entanto, o OLAF não apresentou quaisquer argumentos convincentes em apoio desta alegação.

3.15 O único elemento concreto mencionado pelo OLAF diz respeito ao número de 8 000 documentos que teriam de ser incluídos nas listas pertinentes. No entanto, e tal como o Provedor de Justiça explicou na sua proposta de solução amigável, este número parece incluir muitos documentos que não são abrangidos pelo pedido do queixoso. O Provedor de Justiça analisou a lista da correspondência relativa aos últimos três meses de 2004 que o OLAF forneceu ao queixoso como um gesto de boa vontade. Esta lista inclui cerca de 300 documentos, dos quais apenas uma pequena parte (cerca de 60 documentos) eram relevantes para o autor da denúncia, uma vez que diziam respeito à correspondência com os serviços do Governo Federal alemão e dos governos dos Länder alemães. Na opinião do Provedor de Justiça, é, por conseguinte, muito provável que o número total de documentos que correspondem ao pedido do queixoso seja muito inferior ao número fornecido pelo OLAF. Note-se que o OLAF não contestou estas conclusões na sua resposta à proposta do Provedor de Justiça de uma solução amigável.

3.16 Além disso, e embora o OLAF tenha reiterado este argumento na sua resposta à proposta de solução amigável, o Provedor de Justiça não está convencido de que a elaboração das listas pertinentes seja tão complexa e morosa como o OLAF alega. O OLAF deixou claro que a lista que forneceu (que abrange os últimos três meses de 2004) se baseava numa pesquisa informática de toda a correspondência de ou para as autoridades alemãs. Por conseguinte, é evidente que os dados pertinentes (ou, pelo menos, o material que poderia ser utilizado para a elaboração das listas) estão disponíveis em formato eletrónico. Na sua resposta ao segundo pedido de informações complementares, o OLAF explicou que limitar a lista à correspondência que corresponda ao pedido do queixoso seria mais oneroso do que fornecer listas que também indiquem a correspondência com outras autoridades na Alemanha, uma vez que seria então necessário que um membro do pessoal revisse cada elemento da lista e suprimisse manualmente todas as entradas que não impliquem correspondência com o Governo Federal alemão e os governos dos Länder alemães. Se se partir do princípio de que a lista fornecida pelo OLAF pode ser considerada representativa de todas as listas solicitadas pelo queixoso, o Provedor de Justiça entende que a remoção dos elementos que não são relevantes pode ser bastante morosa. No entanto, o OLAF também alegou que tem de verificar todos os elementos da lista, a fim de assegurar o cumprimento dos requisitos em matéria de sigilo profissional, proteção de dados e sigilo judicial nacional. No caso da lista divulgada, tal significa que o OLAF teve de verificar todas as 300 entradas em vez das 60 que eram pertinentes. Se fazê-lo - como o OLAF insiste - for menos oneroso do que remover os elementos que não são relevantes, é difícil evitar concluir que o exame pertinente não pode ser muito moroso e que a elaboração das listas pertinentes não pode ser excessivamente onerosa.

3.17 Nas suas observações sobre a resposta do OLAF ao primeiro pedido de informações complementares, o queixoso sugeriu que o OLAF pudesse primeiro fornecer uma lista para 2004 e depois, passo a passo, enviar as listas para 2003, 2002, 2001 e 2000, por exemplo, uma de poucas semanas. O Provedor de Justiça considera que o queixoso parece ter apresentado uma proposta sensata para aliviar o fardo do trabalho do OLAF. No entanto, e embora lhe tenha sido transmitida uma cópia destas observações quando foi apresentado o segundo pedido de observações complementares, o OLAF apenas se pronunciou sobre esta sugestão na sua resposta à proposta do Provedor de Justiça no sentido de uma solução amigável. Nesta resposta, o OLAF alegou que o fornecimento desta lista continuava a representar um encargo administrativo desproporcionado. Mesmo difundida ao longo do tempo, tal constituiria uma tarefa substancial que reduziria os recursos disponíveis para a principal tarefa do OLAF de dissuasão e deteção de fraudes. O Provedor de Justiça concorda que os recursos do OLAF devem ser prioritariamente orientados para a tarefa principal a que se refere. No entanto, tal não significa que o OLAF deva ser dispensado do seu dever, decorrente do seu estatuto de parte da Comissão, de cumprir as obrigações decorrentes do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

3.18 Tendo em conta estas considerações, o Provedor de Justiça considera que o OLAF não demonstrou que a elaboração das listas solicitadas pelo queixoso constituiria um encargo desproporcionado.

4 Conclusão

Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça apresenta ao OLAF, em conformidade com o artigo 3.o, n.o 6, do seu Estatuto, o seguinte projeto de recomendação:

Projeto de recomendação

1. O OLAF deve apresentar as suas desculpas ao queixoso pelas irregularidades processuais que ocorreram.
2. O OLAF deve fornecer as informações solicitadas pelo queixoso.

O OLAF e o queixoso serão informados deste projecto de recomendação. Nos termos do n.o 6 do artigo 3.o do Estatuto do Provedor de Justiça, a Comissão enviará um parecer circunstanciado até 15 de Agosto de 2007. O parecer circunstanciado poderá consistir na aceitação da decisão do Provedor de Justiça e numa descrição das medidas tomadas para aplicar o projeto de recomendação.

Estrasburgo, 15 de Maio de 2007

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisão 94/262 do Parlamento Europeu, de 9 de Março de 1994, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113, p. 15).

(2) JO 2001, L 145, p. 43.

(3) Código de Boa Conduta Administrativa para o Pessoal da Comissão Europeia nas suas Relações com o Público. Este código foi aditado como anexo ao regulamento interno da Comissão (JO 2000, L 308, p. 26).

(4) JO 2001, L 345, p. 94.

(5) Decisão 94/262 do Parlamento Europeu, de 9 de Março de 1994, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113, p. 15).

(6) JO 2001, L 145, p. 43.

(7) Código de Boa Conduta Administrativa para o Pessoal da Comissão Europeia nas suas Relações com o Público. Este código foi aditado como anexo ao regulamento interno da Comissão (JO 2000, L 308, p. 26).

(8) Disponível no sítio do Provedor de Justiça Europeu (http://www.ombudsman.europa.eu).

(9) JO 2001, L 345, p. 94.

(10) A disposição refere-se ao "Director do OLAF". O artigo 12.° do Regulamento (CE) n.° 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de maio de 1999, relativo aos inquéritos efetuados pelo OLAF (JO 1999, L 136, p. 1), precisa que a pessoa visada é o chefe do OLAF que, de acordo com a nomenclatura utilizada pela Comissão, utiliza o título de «Diretor-Geral».

(11) Ambos os documentos estão disponíveis no sítio Web do Provedor de Justiça (http://www.ombudsman.europa.eu).

(12) Esta questão de princípio foi suscitada numa queixa recente contra a Comissão (queixa 3208/2006/GG) apresentada pela Statewatch, uma ONG do Reino Unido. A Comissão deve apresentar o seu parecer sobre essa denúncia até 31 de Maio de 2007.

(13) Processo T-2/03, Verein für Konsumenteninformation/Comissão, Coletânea 2005, p. II-1121.