Senhor Deputado S.,
em 30 de Abril de 1999, informei-o de um inquérito de iniciativa própria sobre o acesso do público a documentos na posse de quatro organismos, entre os quais a Europol. Em 15 de Julho de 1999, a Europol enviou-me o seu parecer. Em 24 de Setembro de 1999, solicitei informações complementares, tendo V. Exa. respondido em 24 de Novembro de 1999. Em 13 de Dezembro de 1999, o Provedor de Justiça enviou projectos de recomendações à Europol. Em 7 de Março de 2000, V. Exa. enviou uma carta, à qual respondi em 27 de Março de 2000. Em 16 de Junho de 2000, voltei a escrever-lhe e V. Exa. respondeu em 6 de Julho de 2000.
Escrevo-lhe agora para lhe dar a conhecer os resultados do inquérito de iniciativa própria relativo à Europol.

RAZÕES DO INQUÉRITO

Nos termos do artigo 195.o do Tratado CE, o Provedor de Justiça Europeu pode, por sua própria iniciativa, proceder a inquéritos sobre eventuais casos de má administração na actuação das instituições e organismos comunitários.
Em Junho de 1996, o Provedor de Justiça deu início a um inquérito de iniciativa própria (616/PUBAC/F/IJH) sobre o acesso do público a documentos na posse de instituições e organismos comunitários que não o Conselho e a Comissão, que já tinham adoptado as suas próprias regras, acessíveis ao público, que regem o acesso do público aos seus documentos (1).
O inquérito foi concluído por decisão do Provedor de Justiça de 20 de Dezembro de 1996. Considerou-se que a não adoção e a não disponibilização fácil ao público de regras sobre o acesso do público aos documentos poderiam constituir um caso de má administração. A decisão incluía os seguintes projetos de recomendações:

1 As instituições e organismos devem adotar regras relativas ao acesso do público aos documentos no prazo de três meses;

2 As regras devem aplicar-se a todos os documentos que ainda não estejam abrangidos por disposições legais em vigor que permitam o acesso ou exijam confidencialidade;

3 As regras devem ser facilmente acessíveis ao público.

Os pareceres circunstanciados que as instituições e organismos enviaram ao Provedor de Justiça em conformidade com o artigo 3.o, n.o 6, do Estatuto do Provedor de Justiça revelaram que quase todos já tinham adotado regras que regem o acesso do público aos seus documentos.
Em 15 de Dezembro de 1997, o Provedor de Justiça apresentou um relatório especial ao Parlamento Europeu, que adoptou uma resolução em que felicitava o Provedor de Justiça pela iniciativa e pelo relatório especial e se congratulava com a acção a favor da transparência (2).
O Provedor de Justiça tomou conhecimento de quatro organismos, incluindo o Serviço Europeu de Polícia (Europol), que foram criados ou que entraram em funcionamento após o encerramento do seu inquérito de iniciativa própria 616/PUBAC/F/IJH (3). Em Abril de 1999, deu início a um novo inquérito de iniciativa própria sobre o acesso do público aos documentos na posse destes organismos.

O INQUÉRITO

Por carta de 30 de Abril de 1999, o Provedor de Justiça informou a Europol do inquérito de iniciativa própria e do disposto no artigo 41.o do TUE, com a redacção que lhe foi dada pelo Tratado de Amesterdão, segundo o qual o artigo 195.o é um dos artigos do Tratado CE aplicáveis às disposições relativas aos domínios referidos no Título VI do TUE (cooperação policial e judiciária em matéria penal).
O Provedor de Justiça solicitou informações sobre a situação da Europol no que diz respeito ao acesso do público aos documentos; em especial, se a Europol dispõe de regras nesta matéria e, em caso afirmativo, se as regras são facilmente acessíveis ao público.
Parecer da Europol O parecer da
Europol, assinado pelo seu Director, informou o Provedor de Justiça das regras gerais relativas à confidencialidade das informações tratadas pela Europol, estabelecidas pelo Conselho (4), deliberando nos termos do n.o 1 do artigo 31.o da Convenção Europol (5), e do Manual de Segurança, previsto no artigo 6.o das referidas regras gerais, adoptado pelo Conselho de Administração da Europol em 28 de Janeiro de 1999.
O parecer referia-se igualmente às disposições da Convenção Europol que conferem às pessoas singulares o direito de acesso aos dados que lhes digam respeito conservados pela Europol (6), bem como aos esforços envidados pela Europol para informar o público sobre as suas actividades através do seu sítio Internet.
O parecer manifestou a vontade de ponderar a possibilidade de a Europol adotar, num futuro próximo, regras gerais em matéria de acesso do público e de as disponibilizar ao público. O Diretor declarou que, para o efeito, iria debater a questão com a Presidência do Conselho, com vista a chamar a atenção do Conselho de Administração da Europol para a questão. Comprometeu-se a informar o Provedor de Justiça sobre os progressos realizados antes do final de 1999.

INQUÉRITOS ADICIONAIS

Após ter analisado cuidadosamente o parecer da Europol, o Provedor de Justiça enviou uma nova carta ao seu Director em 24 de Setembro de 1999, congratulando-se com a atitude positiva da Europol em relação à adopção de regras relativas ao acesso do público aos documentos.
O Provedor de Justiça salientou que, para qualquer administração europeia moderna, é importante ter a confiança e o apoio dos cidadãos. Para a Europol, essa confiança é ainda mais importante no cumprimento da sua missão de dar um contributo significativo para a acção policial da União Europeia contra a criminalidade organizada, com especial destaque para as organizações criminosas envolvidas. Por conseguinte, é fundamental que, desde o início da sua actividade, a Europol respeite plenamente os princípios da boa conduta administrativa.
O Provedor de Justiça observou que a própria natureza do trabalho policial implica necessariamente o tratamento de informações e documentos que, no interesse dos cidadãos, devem ser tratados de forma confidencial. No entanto, este facto não deve impedir a Europol de adotar regras em matéria de acesso do público aos documentos, adaptadas à sua própria situação, como fizeram outras instituições e organismos.
O Provedor de Justiça considerou igualmente razoável o calendário proposto pela Europol para a adopção das regras, tendo em conta que só iniciou formalmente as suas actividades em 1 de Julho de 1999 (7). Solicitou, por conseguinte, à Europol que fornecesse, o mais rapidamente possível, mais informações sobre os seus progressos no sentido da adopção de regras antes do final de 1999.
Em 24 de Novembro de 1999, a Europol informou o Provedor de Justiça de que o seu Conselho de Administração concordava com o estabelecimento de regras relativas ao acesso do público aos documentos. O Conselho de Administração tinha solicitado à Europol que elaborasse propostas com base nas regras já estabelecidas por outras instituições da União Europeia, nomeadamente o Conselho. Foi igualmente acordado que deverá ser prestada especial atenção à garantia da compatibilidade das regras da Europol com as regras de outras instituições para as quais possam ser enviados documentos da Europol.

PROJETO DE RECOMENDAÇÕES

Após uma análise cuidadosa, o Provedor de Justiça enviou à Europol, em 13 de Dezembro de 1999, os seguintes projectos de recomendações:

1 A Europol deve adotar regras relativas ao acesso do público aos documentos no prazo de três meses. As regras poderão basear-se nas já adotadas pelo Conselho, incluindo as exceções nelas previstas.

2 As regras devem aplicar-se a todos os documentos que ainda não estejam abrangidos por disposições legais em vigor que permitam o acesso ou exijam confidencialidade;

3 As regras devem ser facilmente acessíveis ao público.

A Europol foi convidada a enviar um parecer circunstanciado no prazo de três meses, em conformidade com o artigo 3.o, n.o 6, do Estatuto do Provedor de Justiça.
Em 7 de Março de 2000, o Director da Europol enviou uma carta ao Provedor de Justiça reafirmando o compromisso de assegurar a adopção de regras adequadas para a Europol em matéria de acesso do público aos documentos. Afirmou que, a este respeito, aceitava plenamente os projetos de recomendações. Indicou, no entanto, que não podia garantir a adoção de regras no prazo de três meses, uma vez que o Conselho de Administração não conseguiu chegar a acordo na sua reunião de 22 de fevereiro de 2000 sobre o projeto de regras que a Europol lhe apresentou, pelo que necessitava de um estudo mais aprofundado da questão antes de poder ser tomada uma decisão final.
Em resposta, o Provedor de Justiça solicitou o parecer circunstanciado da Europol até 31 de Maio de 2000. Em 16 de Junho de 2000, foi enviada uma carta de insistência à Europol, estabelecendo um novo prazo de 31 de Julho de 2000 e mencionando que, caso não fosse recebida qualquer resposta, ou uma resposta insatisfatória, seria necessário que o Provedor de Justiça apresentasse um relatório especial ao Parlamento Europeu sobre a matéria, em conformidade com o n.o 7 do artigo 3.o do Estatuto do Provedor de Justiça.

PARECER PORMENORIZADO DA EUROPOL

Num parecer circunstanciado enviado em 6 de Julho de 2000, o Director da Europol informou o Provedor de Justiça de que o Conselho de Administração da Europol pretende retomar os debates sobre a questão do acesso do público aos documentos da Europol logo que os debates sobre as recentes propostas da Comissão tenham conduzido a novos regulamentos concretos para outros organismos europeus.
Entretanto, para tratar desta questão, o Conselho de Administração autorizou o Director da Europol a tratar os pedidos de acesso do público aos documentos da Europol através da aplicação por analogia da Decisão 93/731 do Conselho.
O Diretor informou igualmente o Provedor de Justiça de que encarregou o seu pessoal de tratar quaisquer pedidos de acesso do público aos documentos da Europol em conformidade com a decisão e de os publicar no sítio Web da Europol em http://www.europol.europa.eu, a fim de permitir que o público tome nota desta política.

A DECISÃO

1 Adoção de regras relativas ao acesso do público aos documentos
1.1 O Provedor de Justiça informou a Europol dos seus projetos de recomendações, formulados num inquérito de iniciativa própria anterior realizado nos termos do artigo 195.o do Tratado CE, no sentido de as instituições e organismos comunitários adotarem regras relativas ao acesso do público aos documentos, no prazo de três meses. O Provedor de Justiça informou igualmente a Europol do disposto no artigo 41.o do TUE, com a redacção que lhe foi dada pelo Tratado de Amesterdão, segundo o qual o artigo 195.o é um dos artigos do Tratado CE aplicáveis às disposições relativas aos domínios referidos no Título VI do TUE (cooperação policial e judiciária em matéria penal).
1.2 A Europol informou o Provedor de Justiça das regras em vigor que regem a confidencialidade das informações tratadas pela Europol e o direito de acesso das pessoas aos dados que lhes dizem respeito armazenados pela Europol. A Europol aceitou igualmente o princípio da adoção e disponibilização fácil ao público de regras que regulem o acesso do público aos documentos. Verificou-se que o Conselho de Administração da Europol era favorável à adoção de regras baseadas nas adotadas por outras instituições da União Europeia, nomeadamente o Conselho.
2 Calendário para a adopção das regras
2.1 No seu parecer de 15 de Julho de 1999, verificou-se que a Europol previa a adopção de regras relativas ao acesso do público aos documentos antes do final de 1999. No entanto, as informações complementares fornecidas pela Europol em 24 de Novembro de 1999 não continham um calendário definitivo para a adopção de regras.
2.2 Os princípios da boa administração exigem que as decisões sejam tomadas num prazo razoável. A fim de evitar atrasos desnecessários, afigura-se, por conseguinte, adequado estabelecer um calendário definitivo para a adoção de regras.
3 Os projetos de recomendações e o parecer circunstanciado
3.1 Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça Europeu apresentou à Europol os seguintes projetos de recomendações:

1 A Europol deve adotar regras relativas ao acesso do público aos documentos no prazo de três meses. As regras poderão basear-se nas já adotadas pelo Conselho, incluindo as exceções nelas previstas.

2 As regras devem aplicar-se a todos os documentos que ainda não estejam abrangidos por disposições legais em vigor que permitam o acesso ou exijam confidencialidade;

3 As regras devem ser facilmente acessíveis ao público.

3.2 No seu parecer circunstanciado, a Europol informou o Provedor de Justiça de que o seu Conselho de Administração pretende retomar os debates sobre a questão do acesso do público aos documentos da Europol logo que os debates sobre as recentes propostas da Comissão tenham conduzido a novos regulamentos concretos para outros organismos europeus. A título de medida provisória, a Europol tratará os pedidos de acesso do público aos documentos da Europol através da aplicação por analogia do Regulamento (CE) n.o 93/731 do Conselho. O público será informado deste facto através da publicação no sítio Web da Europol em http://www.europol.europa.eu.
3.3 O Provedor de Justiça considera que o parecer circunstanciado da Europol demonstra que esta aceitou os projectos de recomendações e tomou medidas satisfatórias para os aplicar. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.
Com os melhores cumprimentos,
Jacob Söderman

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(1) Código de Conduta Conjunto do Conselho e da Comissão (JO 1993, L 340/41); Decisão 93/731 do Conselho, de 20 de Dezembro de 1993, relativa ao acesso do público aos documentos do Conselho (JO L 340/43); Decisão 94/90 da Comissão, de 8 de Fevereiro de 1994, relativa ao acesso do público aos documentos da Comissão (JO L 46/58).

(2) JO 1998, C 292/170; A4-0265/98.

(3) Os outros organismos abrangidos pelo OI/1/99/IJH são: Instituto Comunitário das Variedades Vegetais Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho Banco Central Europeu.

(4) Ato do Conselho, de 3 de novembro de 1998, que adota regras sobre a confidencialidade das informações da Europol, 1999 JO C 26/10.

(5) JO C 316/1 de 1995.

(6) Convenção Europol, artigo 19.o.

(7) Comunicação relativa ao acesso às actividades da Europol, 1999 JO L 185/1.