Antecedentes da denúncia

1. O queixoso participou num processo de seleção para o recrutamento de funcionários da UE [1], organizado pelo Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO). O processo de seleção foi organizado para recrutar «chefes de administração» nas delegações da UE.

2. O autor da denúncia marcou uma entrevista em outubro de 2022 para realizar um teste de escolha múltipla à distância em computador em espanhol. O teste devia ser supervisionado através da aplicação ProProctor da Prometric, o prestador de serviços contratado pelo EPSO para organizar o teste, com os vigilantes da Prometric a verificar a identidade dos candidatos antes de iniciarem o teste e a supervisionar o teste.

3. Quando o queixoso tentou realizar o teste, verificou que este tinha sido organizado em inglês, pelo que não prosseguiu e levantou a questão junto do EPSO. O EPSO reagendou o teste do queixoso para novembro de 2022, mas informou-o de que, em caso de problemas técnicos durante o segundo teste, não seria possível reagendá-lo novamente.

4. Quando o queixoso se ligou ao sistema de testes em linha para a sua segunda consulta, o vigilante não conseguiu ler claramente o seu documento de identificação através da webcam do seu computador. O queixoso foi instruído a terminar a sessão, tirar uma fotografia do seu documento de identificação com o telemóvel, voltar a ligar-se e mostrar a fotografia ao vigilante. O queixoso cumpriu as instruções, mas, quando voltou a aceder ao sistema de testes em linha, foi-lhe atribuído um novo vigilante que não tinha conhecimento deste procedimento de verificação de identidade e que não lhe permitiu realizar o teste.

5. No mesmo dia, o queixoso comunicou a questão ao EPSO, observando que tinha seguido as instruções recebidas pelo primeiro vigilante no dia da prova. Observou que tinha sido convidado a seguir o mesmo procedimento também durante a sua primeira nomeação em outubro, sem quaisquer problemas.

6. O EPSO informou o queixoso de que, tal como referido anteriormente, a data do segundo teste não podia ser reprogramada. Além disso, uma vez que o queixoso não tinha suscitado previamente a questão com a assistência técnica da Prometric, em conformidade com as regras aplicáveis, o EPSO não podia tratar do assunto.

7. Em dezembro de 2022, o queixoso apresentou uma queixa à Provedora de Justiça.

O inquérito

8. O Provedor de Justiça abriu um inquérito sobre:

1) o facto de, em caso de problemas técnicos durante a segunda nomeação para o teste, o teste não poder ser reprogramado novamente;

2) Decisão do EPSO de não dar seguimento ao relatório do queixoso sobre os problemas com que se deparou durante a segunda nomeação para o teste por não ter contactado o apoio técnico da Prometric antes de se dirigir ao EPSO (o Provedor de Justiça observou que este requisito não estava incluído no «anúncio de concurso»[2]); e

3) as informações fornecidas ao queixoso por dois vigilantes diferentes durante a segunda nomeação para o teste e a forma como o EPSO acompanha e assegura a coerência do trabalho dos vigilantes.

9. No decurso do inquérito, o Provedor de Justiça recebeu a resposta do EPSO à queixa. O Provedor de Justiça deu ao queixoso a oportunidade de comentar a resposta do EPSO. O queixoso não o fez.

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

Reprogramação do ensaio

10. O EPSO afirmou que o primeiro teste não estava configurado em inglês, tal como alegado pelo queixoso, mas sim em espanhol. O autor da denúncia considerou que o teste era em inglês, uma vez que a interface e o tutorial são em inglês e a língua indicada na página em que, antes de iniciarem o teste, os candidatos têm de confirmar os dados do seu teste («página de confirmação dos dados») era o inglês. Tal foi claramente indicado nas instruções anexas ao convite. No entanto, o EPSO decidiu reprogramar o teste, uma vez que considerou que o queixoso poderia ter sido induzido em erro pelas informações fornecidas pelo vigilante no dia do teste.

11. O EPSO explicou que o procedimento normal consiste em permitir apenas uma oportunidade de reprogramação para garantir que o processo de seleção não é prolongado indefinidamente.

Incumprimento, por parte do EPSO, do seguimento dado às questões comunicadas pelo queixoso aquando da segunda nomeação

12. O EPSO declarou que o anúncio de concurso estabelece que, se ocorrer um problema durante as provas à distância, os candidatos devem informar imediatamente os vigilantes e solicitar-lhes que registem a reclamação por escrito. As instruções do EPSO são mais específicas e solicitam aos candidatos que notifiquem o vigilante ou o apoio técnico da Prometric durante o exame e que resolvam o problema e solicitem que o incidente seja registado por escrito. As instruções estabelecem ainda que, se um candidato não puder iniciar o exame ou tiver problemas técnicos durante o exame, deve, ao contactar o EPSO, fornecer documentação comprovativa da sua tentativa de resolver o problema com o apoio técnico. As instruções indicam que o EPSO não tratará os pedidos que não tenham sido notificados ao apoio técnico da Prometric no momento do exame. O EPSO considera que estas regras são necessárias para obter elementos de prova que lhe permitam investigar adequadamente as queixas e assegurar o bom funcionamento dos procedimentos de seleção.

13. No que diz respeito ao facto de a obrigação de contactar o apoio técnico da Prometric não estar especificamente prevista no anúncio de concurso, o EPSO afirmou que, de acordo com a jurisprudência da UE, os candidatos têm de cumprir as instruções relativas às provas fornecidas para a preparação da prova [3]. Assim, o EPSO considera adequado que determinados requisitos sejam estabelecidos em instruções e não diretamente no anúncio de concurso. Se todas as informações relativas aos testes fossem incluídas no anúncio de concurso, este tornar-se-ia demasiado longo e técnico. Além disso, ao não incluir estas informações no anúncio de concurso, o EPSO tem maior flexibilidade para atualizar as informações pertinentes para realizar as provas mais perto da prova, se necessário.

Informações prestadas pelos vigilantes

14. O EPSO lamentou que o queixoso não tenha recebido informações claras dos vigilantes durante a segunda tentativa de teste.

15. O EPSO observou que os vigilantes da Prometric não trabalham apenas para o EPSO. Têm muitos clientes cujas práticas podem divergir. É por esta razão que o EPSO tenta dar o máximo de orientações possível nas instruções anexas ao convite para a realização de provas.

16. Além disso, a fim de assegurar o bom desenrolar das provas e a igualdade de tratamento dos candidatos, o EPSO procede a um intercâmbio com a Prometric na sequência de cada grande prova sobre os ensinamentos retirados. Neste contexto, o EPSO fornece à Prometric informações pormenorizadas com base na experiência dos candidatos e nas próprias investigações do EPSO sobre questões suscitadas durante os testes.

17. O EPSO dispõe igualmente de um documento de «prática do cliente», que enquadra as tarefas do vigilante e fornece orientações sobre as provas e práticas do EPSO, incluindo exemplos práticos. Por exemplo, com base na experiência deste caso, o documento fornece agora informações sobre como proceder quando os candidatos acreditam que o teste está na língua errada. O documento de prática do cliente também contém informações detalhadas sobre formas aceitáveis de ID. O EPSO organiza uma sessão de informação em direto antes do lançamento da primeira prova de um processo de seleção para recordar a todos os vigilantes os principais elementos estabelecidos na prática do cliente. Além disso, caso o EPSO tenha conhecimento, após um teste, de que um vigilante partilhou informações incorretas com um candidato, todos os vigilantes recebem feedback e são recordados da prática correta.

18. Além disso, todos os candidatos recebem instruções pormenorizadas para realizar a prova à distância.

Avaliação do Provedor de Justiça

19. O EPSO esclareceu que o primeiro teste do queixoso estava corretamente configurado em espanhol, mas as informações na página «confirm detail» estavam em inglês, que era a segunda língua do queixoso. O Provedor de Justiça reconhece que as instruções para os testes vigiados à distância indicam claramente que a língua do tutorial e da interface do teste será a segunda língua do candidato. Esclarecem igualmente que a língua em que o candidato realizará o teste é a indicada na carta de convite e que o vigilante pode não ter conhecimento da combinação linguística do teste. Os candidatos são aconselhados a realizar o teste em caso de dúvida e, caso o teste esteja redigido numa língua incorreta, a contactar o EPSO no prazo de três dias de calendário após o teste. As instruções também fornecem uma captura de ecrã da interface do teste, esclarecendo que a língua indicada na página «confirmar detalhes» corresponde à língua de comunicação e não à língua do teste.

20. Embora seja lamentável que o queixoso não tenha obtido assistência da Prometric no dia da prova, as instruções para a realização de provas vigiadas à distância indicam claramente que, em caso de dúvida, os candidatos devem realizar a prova e, se necessário, contactar o EPSO após a prova. No entanto, o Provedor de Justiça considera que seria mais simples especificar claramente na página «confirmar pormenores» qual é a língua do teste. Isso evitaria situações como a deste caso. O Provedor de Justiça apresentará uma sugestão para abordar esta questão.

21. O Provedor de Justiça entende que a posição do EPSO é a de que a reprogramação das nomeações para os testes mais do que uma vez significaria que não é possível garantir que o processo de seleção seja concluído dentro de um prazo definido. Embora o Provedor de Justiça compreenda a necessidade de não prolongar desnecessariamente um procedimento, os candidatos não devem ser negativamente afetados por esta situação. Se um candidato tiver problemas com uma prova reprogramada e esses problemas não forem da responsabilidade do candidato, afigura-se justo e razoável permitir que esses candidatos voltem a reprogramar as suas provas.  O Provedor de Justiça apresentará uma sugestão para abordar esta questão.

22. A Provedora de Justiça não está convencida com a explicação do EPSO sobre a decisão de não incluir no anúncio de concurso informações sobre a obrigação de contactar o apoio técnico da Prometric sobre questões com que os candidatos se deparam. Uma vez que se trata de um requisito para o EPSO tratar uma queixa subsequente, afigura-se essencial que essas informações importantes sejam incluídas no anúncio de concurso e que tal possa ser feito sem que o anúncio se torne demasiado longo e técnico.

23. No que diz respeito às informações contraditórias recebidas pelo queixoso dos diferentes vigilantes, o Provedor de Justiça congratula-se com o facto de o EPSO dispor de sistemas para tentar assegurar uma ação coerente por parte dos mesmos. No entanto, é da maior importância garantir que todos os candidatos sejam tratados de forma equitativa, o que implica que os vigilantes adotem uma abordagem coerente em todas as suas interações com os candidatos. Embora o EPSO tenha anunciado recentemente que está a mudar para a vigilância automatizada à distância para testes, se tencionar recorrer novamente aos vigilantes da Prometric no futuro, o EPSO deve reforçar as suas salvaguardas para assegurar a coerência das ações dos vigilantes.

24. No entanto, a Provedora de Justiça já está a realizar um inquérito de iniciativa própria sobre a utilização de testes à distância pelo EPSO (OI/1/2023/VS)[4], que abrange algumas das questões suscitadas na presente queixa. Tendo em conta o que precede e o facto de o queixoso não ter apresentado quaisquer observações sobre a resposta do EPSO, o Provedor de Justiça considera que não se justificam novos inquéritos neste caso. A Provedora de Justiça apresentará sugestões de melhorias ao EPSO para resolver os problemas que identificou.

Conclusão

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com a seguinte conclusão:

Neste caso, não se justifica a realização de mais inquéritos.

O queixoso e o EPSO serão informados desta decisão.

Sugestões de melhoria

25. Na página «Confirmar informações» de uma prova à distância, o EPSO deve indicar claramente em que língua a prova será realizada para o candidato em questão.

26. Se os candidatos tiverem problemas em provas reprogramadas que não sejam da sua responsabilidade, o EPSO deve permitir que esses candidatos voltem a reprogramar as provas.

27. Sempre que o EPSO exija que os candidatos tenham contactado previamente o apoio técnico do seu contratante externo antes de lhe apresentarem uma queixa sobre questões que tenham ocorrido durante uma prova à distância, deve definir claramente este requisito no anúncio de concurso.

Emily O'Reilly Provedora
de Justiça Europeia

Estrasburgo, 10/11/2023

[1] EPSO/AST/153/22, Chefes de Administração nas Delegações da UE https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/heads-administration-eu-delegations.

[2] O anúncio de concurso estabelece os critérios e as regras aplicáveis ao processo de seleção.

[3] Acórdão do Tribunal da Função Pública de 14 de junho de 2007, De Meerleer/Comissão, F-121/05, n.o 87, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=60975&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3150803; Acórdão do Tribunal da Função Pública de 29 de novembro de 2007, Kerelov/Comissão, F-19/07, n.o 37, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=70617&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lstamp&;dir&=;ampocc=firstamp&part=1amp&cid=315.

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317.