Exmo. Senhor,

Em 11 de Setembro de 2001, V. Ex.a apresentou, em nome da Verschwisterungsverein Reichelsheim e.V., uma queixa contra a Comissão Europeia relativa ao tratamento dado por esta última a um pedido de subvenção para um projecto de geminação de cidades.

Em 18 de Setembro de 2001, transmiti a denúncia à Comissão para que esta apresentasse as suas observações.

A Comissão enviou o seu parecer sobre a queixa em 7 de Novembro de 2001. Transmiti-lhe o parecer da Comissão em 13 de Novembro de 2001, convidando-o a apresentar as suas observações, se assim o desejar. Em 18 de Dezembro de 2001, enviou-me as suas observações sobre o parecer da Comissão.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados dos inquéritos que foram feitos.

A QUEIXA

O queixoso é o comité de geminação de cidades de uma comuna alemã que apresentou um pedido de subvenção comunitária para um projecto de geminação de cidades. O recurso foi interposto em 1 de Agosto de 2001. Em 20 de Agosto de 2001, a Comissão informou o autor da denúncia de que o pedido tinha de ser rejeitado, uma vez que faltavam os dados bancários da cidade anfitriã e das cidades convidadas e que não tinha sido fornecido um orçamento pormenorizado que estabelecesse os custos unitários.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso alegou que a Comissão não tinha o direito de basear a sua decisão nestes motivos puramente formais. Além disso, apresentou à Comissão os documentos que faltavam na sua petição.

O INQUÉRITO

No seu parecer, a Comissão formulou as seguintes observações:

A candidatura do queixoso não tinha sido seleccionada, uma vez que não estava em conformidade com as regras estabelecidas no convite à apresentação de propostas relevante (1) em dois aspectos. Em primeiro lugar, o orçamento incluído na candidatura não tinha sido "acompanhado de informações pormenorizadas sobre as despesas e as receitas, indicando os custos unitários", tal como exigido no ponto 7.1.b) do texto acima referido. Estas informações eram indispensáveis para o tratamento da candidatura, uma vez que era apenas nesta base que o comité de seleção podia decidir se as despesas propostas eram elegíveis para financiamento comunitário. Em segundo lugar, os "dados bancários da organização" exigidos no ponto 7.1.d) do convite à apresentação de propostas não tinham sido incluídos na candidatura. Estes dados eram indispensáveis para o tratamento rápido e completo de qualquer pedido de subvenção.

O último parágrafo do convite à apresentação de propostas estipulava que "após o termo do prazo para a apresentação da candidatura, o processo não pode ser alterado de forma alguma". Esta disposição visava assegurar, por um lado, que todas as candidaturas apresentadas no âmbito da mesma fase fossem examinadas pelo mesmo comité de seleção e, por outro, que as candidaturas aceites fossem tratadas rapidamente, em benefício dos candidatos que tivessem apresentado uma candidatura completa em conformidade com as regras estabelecidas no convite à apresentação de propostas.

Nas suas observações, o autor da denúncia reiterou a sua opinião de que o pedido tinha sido rejeitado por razões puramente formais. Sublinhou ainda que os dados em falta tinham sido fornecidos posteriormente e sem demora. O autor da denúncia observou igualmente que os custos unitários não precisam de ser indicados no futuro.

A DECISÃO

1.1 O queixoso, o comité de geminação de cidades de uma comuna alemã, solicitou uma subvenção comunitária para uma acção de geminação de cidades. O pedido apresentado em 1 de Agosto de 2001 foi indeferido pela Comissão em 20 de Agosto de 2001, com o fundamento de que faltavam os dados bancários da cidade anfitriã e das cidades convidadas e de que não tinha sido apresentado um orçamento pormenorizado que indicasse os custos unitários. O autor da denúncia considera que a Comissão não podia basear a sua decisão nestes fundamentos puramente formais.

1.2 A Comissão considera que a candidatura não cumpriu os requisitos formais estabelecidos no convite à apresentação de propostas em causa (2). Segundo a Comissão, o orçamento incluído na candidatura não tinha sido "acompanhado dos dados relativos às despesas e receitas, com indicação dos custos unitários", tal como exigido no ponto 7.1.b) do texto acima referido, e a candidatura não tinha incluído "os dados bancários da organização" exigidos no ponto 7.1.d) do convite à apresentação de propostas. A Comissão salienta ainda que o convite à apresentação de propostas estipulava que «após o termo do prazo para a apresentação da candidatura, o processo não pode ser alterado de forma alguma». Esta disposição visava assegurar, por um lado, que todas as candidaturas apresentadas no âmbito da mesma fase fossem examinadas pelo mesmo comité de seleção e, por outro, que as candidaturas aceites fossem tratadas rapidamente, em benefício dos candidatos que tivessem apresentado uma candidatura completa em conformidade com as regras estabelecidas no convite à apresentação de propostas.

1.3 O Provedor de Justiça já teve oportunidade de examinar o novo sistema da Comissão para o tratamento dos pedidos de subvenção relativos a projectos de geminação de cidades no contexto do seu inquérito a uma queixa semelhante (3). Nesta decisão, o Provedor de Justiça chegou à conclusão de que a decisão da Comissão de optar por uma interpretação estrita das novas regras, de modo a tratar os pedidos o mais rapidamente possível, não se afigurava irrazoável. Neste contexto, o Provedor de Justiça observou que, se os requerentes que não tinham apresentado pedidos completos dispusessem de mais tempo para corrigir estes defeitos, haveria provavelmente atrasos que prejudicariam os requerentes que tivessem cumprido todos os requisitos pertinentes. O Provedor de Justiça salientou, no entanto, que uma abordagem tão rigorosa só era adequada se fossem fornecidas informações suficientes aos requerentes e se os erros causados pela redação inadequada dos formulários pertinentes não conduzissem automaticamente à rejeição de um pedido (4). Estas considerações são igualmente aplicáveis no caso em apreço.

1.4 O autor da denúncia não contesta que o seu pedido inicial não foi "acompanhado de informações sobre as despesas e as receitas, indicando os custos unitários" e não incluiu "os dados bancários da organização". O Provedor de Justiça observa, no entanto, que estes dados tinham de ser fornecidos pelos candidatos de acordo com as instruções dadas no convite à apresentação de propostas. Tendo em conta estas circunstâncias, a opinião da Comissão de que o pedido devia ser indeferido por não estar em conformidade com as regras aplicáveis afigura-se razoável.

Com base nos inquéritos do Provedor de Justiça Europeu sobre esta queixa, afigura-se que não existe má administração por parte da Comissão. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

O Presidente da Comissão Europeia será igualmente informado desta decisão.

Com os melhores cumprimentos,

Jacob SÖDERMAN

(1) JO 2000, C 320, p. 9.

(2) JO 2000, C 320, p. 9.

(3) Queixa 905/2001/GG. Apresenta-se em anexo uma cópia da decisão relativa a este caso, tal como publicada no sítio Web do Provedor de Justiça ( http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Ver pontos 2.3 e 2.4 da decisão no processo 905/2001/GG.