Cara Sra. F.,
Em 21 de Julho de 1998, apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu sobre o tempo que a Comissão Europeia demora a reembolsar as despesas de viagem dos peritos que participam nas reuniões organizadas pela Comissão.
Em 26 de Agosto de 1998, transmiti a queixa ao Presidente da Comissão Europeia. A Comissão Europeia enviou o seu parecer em 27 de Outubro de 1998. Enviei-lhe um convite para apresentar observações, que enviou em 30 de Dezembro de 1998.
Em 3 de Fevereiro de 1999, voltei a escrever à Comissão, solicitando informações complementares. A Comissão enviou o seu segundo parecer em 29 de Março de 1999 e eu transmiti-o a V. Exa., convidando-a a apresentar as suas observações, se assim o desejasse. Não parecem ter sido recebidas quaisquer observações da sua parte.
Escrevo agora para informá-lo dos resultados dos inquéritos que foram feitos.

A QUEIXA

O queixoso, um perito nacional, que participou em reuniões organizadas pela Comissão, queixou-se do tempo que a Comissão demora a reembolsar as despesas de viagem. O queixoso anexou um documento que mostrava, num caso, um atraso de cinco meses no reembolso das despesas. Além disso, a queixosa manifestou a sua surpresa pelo facto de a Comissão não ter datado as contas de despesas.

O INQUÉRITO

Parecer da Comissão No
seu parecer, a Comissão apresentou resumidamente o seguinte:
O objetivo dos serviços da Comissão é reembolsar as despesas de viagem dos peritos que participam em reuniões organizadas pela Comissão no prazo de 60 dias. Durante este período, a Direção-Geral que organiza a reunião recolhe a identidade bancária do perito. Em seguida, a Direção-Geral IX fixa os montantes a reembolsar e solicita o pagamento, que deve ser autorizado pela Direção-Geral XX e efetuado pela Direção-Geral XIX.
A Comissão manteve este objectivo até ao final de 1996, altura em que substituiu o anterior sistema contabilístico por um sistema informatizado. Esta alteração conduz a um atraso no prazo de reembolso (até 180 dias). À luz desta situação, a Comissão introduziu a reforma MAP2000 para acelerar o reembolso. Os casos tratados após a aplicação (1 de Abril de 1998) da reforma foram reembolsados num prazo médio de 60 dias.
A Comissão alegou que esta alegação deve ser vista em relação a alguns problemas gerais, que entretanto foram resolvidos. No entanto, a Comissão lamentou os atrasos no caso em apreço, mas salientou que este tipo de atrasos não se verificou em todos os pagamentos ao autor da denúncia. A Comissão mencionou uma reunião realizada em 16 de Março de 1998, na sequência da qual o queixoso recebeu o reembolso em 16 de Abril de 1998.
No que diz respeito às datas das contas de despesas, a Comissão indicou que as datas carimbadas nos envelopes deviam ser tidas em conta.
Observações do autor da denúncia O
autor da denúncia declarou resumidamente o seguinte:
É perita externa há mais de 25 anos e sempre houve problemas com o reembolso. No entanto, a queixosa congratulou-se com o facto de a Comissão respeitar o limite de 60 dias no futuro e confirmou que, de facto, tinha sido paga ultimamente dentro do limite de 60 dias. No que diz respeito às datas a carimbar nos envelopes, o queixoso considerou adequado que a Comissão também datasse as contas.

INQUÉRITOS ADICIONAIS

Após uma análise cuidadosa do parecer da Comissão e das observações do queixoso, verificou-se que eram necessários mais inquéritos. O Provedor de Justiça solicitou à Comissão que o informasse sobre o período exato entre as datas das reuniões da comissão e o reembolso das despesas.
No seu novo parecer, a Comissão anexou um inquérito sobre as datas das reuniões em que o queixoso participou e as datas de reembolso. A Comissão lamentou a situação do reembolso das despesas de viagem aos peritos e declarou que está a tentar eliminar o problema. A Comissão salientou que, desde 1 de Abril de 1998, data de entrada em vigor do novo sistema, as despesas foram reembolsadas no prazo de 60 dias, como o demonstra o levantamento das datas apresentado pela Comissão.
O Provedor de Justiça Europeu enviou a carta da Comissão ao queixoso, convidando-o a apresentar novas observações. O Provedor de Justiça não recebeu quaisquer outras observações do queixoso.

A DECISÃO

1 Reembolso das despesas de viagem pela Comissão Europeia
1.1 O queixoso queixou-se de que o tempo que a Comissão demora a reembolsar as despesas de viagem é excessivamente longo. A Comissão reconheceu a existência de problemas e apresentou as suas desculpas ao autor da denúncia. Além disso, a Comissão assegurou que já tinha tomado medidas para melhorar e encurtar o prazo de reembolso.
1.2 Depreende-se das observações do queixoso que este está convencido de que a Comissão respeitará o prazo no futuro. A Comissão também se desculpou pelos atrasos e depreende-se das informações fornecidas pela Comissão que os reembolsos efectuados após 1 de Abril de 1998 foram efectuados no prazo de 60 dias.
2 Conclusão
Com base nos inquéritos do Provedor de Justiça Europeu sobre esta queixa, não parece ter havido má administração por parte da Comissão Europeia. Por conseguinte, o Provedor de Justiça decidiu encerrar o processo.
O Presidente da Comissão será igualmente informado desta decisão.
Com os melhores cumprimentos,
Jacob Söderman