Sprawa dotyczyła zwolnienia kierownika zespołu w projekcie finansowanym przez UE w Ameryce Środkowej.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że Komisja działała rozsądnie, zezwalając beneficjentowi projektu na zwolnienie kierownika zespołu po podpisaniu umowy. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę.

Sprawa dotyczyła postępowania przetargowego Komisji Europejskiej na świadczenie usług zarządzania IT i usług powiązanych. Skarżący jest konsorcjum, którego oferta dotycząca przedmiotowego zamówienia została odrzucona.

Skarżący twierdzi przede wszystkim, że Komisja udzieliła zamówienia oferentowi, który zaproponował rozwiązanie umożliwiające odzyskanie danych w przypadku klęski żywiołowej niższej od wymaganej w zamówieniu.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że uznając, iż zwycięska oferta była zgodna ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, Komisja dopuściła się niewłaściwego administrowania w tej sprawie. Zaleciła Komisji, aby a) przyznała się do niewłaściwego administrowania oraz b) ustosunkowała się do wniosku skarżącego o odszkodowanie.

Niestety Komisja nie przyjęła zaleceń Rzecznika i nie przedstawiła przekonujących powodów odmowy. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę, kierując do Komisji dwie uwagi krytyczne.

Skarga dotyczyła funkcjonowania systemu wczesnego ostrzegania Komisji Europejskiej, czyli skomputeryzowanego systemu informacyjnego mającego na celu identyfikację "zagrożeń" dla interesów finansowych i reputacji UE. SWO ma pięć głównych kategorii ostrzeżeń, od W1 do W5. Niektóre kategorie ostrzeżeń zawierają podkategorie (W1a, b, c i d, W3a i b itd.). Niniejsza sprawa dotyczy ostrzeżenia W3b. Ostrzeżenie W3b jest wydawane w odniesieniu do osób, wobec których toczy się postępowanie sądowe w związku z poważnymi błędami administracyjnymi lub nadużyciami finansowymi.

Skarżący twierdził, że wniosek OLAF-u o zarejestrowanie ostrzeżenia w SWO przeciwko skarżącemu był nieprawidłowy, podobnie jak jego odmowa uchylenia tego ostrzeżenia, ponieważ skarżący nie podlega żadnemu postępowaniu sądowemu.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że musi istnieć podstawa faktyczna do umieszczenia danej osoby w określonej kategorii SWO. W przeciwnym razie kategoryzacja osób w SWO jest pozbawiona jakiegokolwiek znaczenia. Stwierdził, że interpretacja OLAF-u dotycząca ostrzeżenia W3b pozwala na odmienną kategoryzację osób znajdujących się w porównywalnych sytuacjach. Osoba podlegająca na przykład brytyjskiemu systemowi prawnemu nadal byłaby klasyfikowana do kategorii W2, gdyby OLAF informował brytyjską Prokuraturę Koronną o swoich ustaleniach, natomiast osoba podlegająca na przykład belgijskiemu systemowi prawnemu byłaby klasyfikowana do kategorii W3b, gdyby była przedmiotem dochodzenia. Nie można przedstawić obiektywnego uzasadnienia takiego odmiennego traktowania. Rzecznik wysunął zatem propozycję polubownego rozwiązania, zwracając się do OLAF-u o uchylenie ostrzeżenia W3b wydanego wobec skarżącego oraz o przeanalizowanie posiadanych informacji dotyczących skarżącego w celu ustalenia, czy właściwe jest kolejne ostrzeżenie. OLAF nie zastosował się do propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich. Na podstawie dochodzenia w sprawie skargi Rzecznik Praw Obywatelskich zamknął swoje dochodzenie uwagą krytyczną.

Streszczenie decyzji w sprawie skargi OI/3/2008/FOR przeciwko Komisji Europejskiej

System wczesnego ostrzegania Komisji Europejskiej jest skomputeryzowanym systemem informacyjnym, którego celem jest identyfikacja „zagrożeń” dla interesów finansowych i reputacji UE. Na przykład system wczesnego ostrzegania umożliwia pracownikom Komisji uczestniczącym w procedurach przetargowych sprawdzenie, czy którykolwiek z oferentów jest podejrzany o oszustwo. Po otrzymaniu kilku skarg dotyczących funkcjonowania SWO Rzecznik wszczął dochodzenie, w tym konsultacje publiczne, w których uczestniczyło wiele zainteresowanych stron. Wśród obaw poruszonych w trakcie konsultacji znalazł się fakt, że osoby fizyczne i przedsiębiorstwa nie są systematycznie informowane o tym, że zostały wymienione w SWO. Uczestnicy argumentowali również, że brakuje jasności co do sposobu wniesienia odwołania od takiego umieszczenia w wykazie.

W swojej opinii Komisja potwierdziła, że podmioty wymienione w SWO zwykle nie są informowane o tym fakcie. Przyznał ponadto, że system nie posiada formalnego mechanizmu odwoławczego.

Rzecznik stwierdziła, że zakres niektórych ostrzeżeń w SWO nie jest jasno określony. Wezwał również Komisję do zagwarantowania prawa do bycia wysłuchanym przed podjęciem jakichkolwiek decyzji o włączeniu osób lub przedsiębiorstw do SWO. Ponadto należy przestrzegać prawa dostępu do akt. Ponadto zainteresowane osoby lub przedsiębiorstwa powinny być informowane o przysługującym im prawie do wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

W odpowiedzi na projekt zalecenia Komisja stwierdziła, że zamierza przedstawić zmienioną decyzję w sprawie SWO w 2013 r. Taka zmieniona decyzja zostanie przygotowana w świetle zarówno projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich, jak i wyniku odwołania do Trybunału Sprawiedliwości w sprawie Planet (dotyczącej SWO).

Rzecznik Praw Obywatelskich zamknął dochodzenie na podstawie zobowiązania Komisji do zreformowania SWO. Poczynił jednak kolejną uwagę, wzywając Komisję do dopilnowania, by podjęła ona również kroki w celu ochrony praw podstawowych w okresie poprzedzającym reformę SWO.

Skarżący jest obywatelem niemieckim. W sierpniu 2010 r. zwrócił się do Komisji z wnioskiem, zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów, o kopie niektórych dokumentów przygotowawczych dotyczących komunikatu wyjaśniającego Komisji w sprawie stosowania art. 296 Traktatu w dziedzinie zamówień publicznych w dziedzinie obronności. Komisja odmówiła dostępu i argumentowała, że całość żądanych dokumentów wchodzi w zakres wyjątku przewidzianego w art. 4 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 1049/2001 („sprawy obronne i wojskowe”). Stwierdził on następnie, że z tego samego powodu częściowy dostęp również nie może zostać przyznany. Skarżący złożył następnie ponowny wniosek o udzielenie dostępu. Po przedłużeniu terminu rozpatrzenia jego ponownego wniosku o 15 dni roboczych Komisja poinformowała skarżącego, że pomimo przedłużonego terminu nie była w stanie sfinalizować swojej decyzji.

W swojej skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że Komisja nie rozpatrzyła jego ponownego wniosku o dostęp do niektórych dokumentów w terminach przewidzianych w rozporządzeniu 1049/2001. Stwierdził on, że Komisja powinna (i) szybko rozpatrzyć jego ponowny wniosek oraz (ii) udzielić dostępu do odnośnych dokumentów.

W dniu 17 grudnia 2010 r. skarga została przekazana przewodniczącemu Komisji do zaopiniowania. W dniu 23 grudnia 2010 r. skarżący poinformował służby Rzecznika Praw Obywatelskich, że Komisja, ku jego zaskoczeniu i wielkiej radości, udzieliła mu nieograniczonego dostępu do wszystkich żądanych przez niego dokumentów. Wskazał, że jego wniosek o udzielenie dostępu został rozpatrzony pozytywnie i że uważa sprawę za rozstrzygniętą.

W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę zgodnie z ustaleniami instytucji.