Sporządzono zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [1]

Sprawa dotyczyła odrzucenia wniosku o stanowisko stypendysty w kontekście siódmego programu ramowego w zakresie badań i rozwoju technologicznego. Po początkowym zaproponowaniu stanowiska przez przedmiotowy projekt skarżący został poinformowany, że jego wcześniejszy staż w prywatnej firmie sprawił, że jego wniosek stał się „etycznie nie do przyjęcia”. Skarżący skarżył się Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych, że proces rekrutacji nie był ani przejrzysty, ani sprawiedliwy. Agencja argumentowała, że rekrutacja naukowców leży w wyłącznej gestii beneficjentów dotacji i zaprzeczyła, jakoby miała jakikolwiek udział w podejmowaniu decyzji.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że Agencja nie zapewniła przejrzystości i uczciwości procedury. W związku z tym wydała zalecenie dla Agencji.

Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący ubiegał się o stanowisko stypendysty w projekcie finansowanym w kontekście siódmego programu ramowego w zakresie badań i rozwoju (7PR) w ramach zaproszenia do składania wniosków dotyczących sieci szkolenia wstępnego Marie Curie (ITN)[2] ("projekt").

2. Skarżący został początkowo wybrany przez komisję selekcyjną projektu i zaoferował stanowisko stypendysty w czerwcu 2014 r. Kilka dni później opiekun stypendium poinformował skarżącego, że Rada Naukowa projektu odrzuciła jego wniosek. Rada Naukowa stwierdziła, że chociaż spełniał on wymogi akademickie dotyczące tego stanowiska, „po konsultacji z doradcami Marie Curie w Brukseli” jego poprzednia praca w prywatnej firmie („Spółka”) została uznana za „etycznie nieakceptowalną” z trzech powodów: (i) między członkami zespołu projektowego a Spółką toczył się konflikt prawny; (ii) program Marie Curie nie zezwalał na jakiekolwiek powiązania z przedsiębiorstwami prywatnymi, które mogą być w sporze z innymi przedsiębiorstwami lub pracownikami naukowymi projektów Marie Curie; oraz (iii) przedsiębiorstwo było znane na arenie międzynarodowej jako przedsiębiorstwo „wątpliwe”.

3. Skarżący odwołał się od decyzji do koordynatora projektu, wyjaśniając, że został niesłusznie potraktowany jako pracownik wspomnianej firmy, gdy był jedynie stażystą. Podkreślił, że nie ma już żadnych powiązań ze Spółką, że staż był wówczas finansowany przez Unię Europejską [3] oraz że jego zadania ograniczały się do badań archiwalnych i dokumentalnych. Jednak po skontaktowaniu się z urzędnikiem ds. projektów w Brukseli koordynator projektu potwierdził odrzucenie wniosku skarżącego.

4. W sierpniu 2014 r. skarżący złożył skargę do Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych (zwanej dalej „Agencją”), twierdząc, że został niesprawiedliwie potraktowany jako pracownik wspomnianej spółki prywatnej. W swojej odpowiedzi Agencja wyjaśniła, że nie była zaangażowana w rekrutację pracowników ITN, za co wyłączną odpowiedzialność ponoszą beneficjenci. Ponadto Agencja nie mogła interweniować ze względu na brak stosunku umownego między skarżącym a projektem.

5. W dniu 26 sierpnia 2014 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie skargi i zidentyfikował następujące zarzuty i związane z nimi roszczenia:

Zarzuty

1) Agencja nie wyjaśniła jasno swojego zaangażowania w procedurę rekrutacji stypendystów w ramach projektu.

2) Agencja nie upewniła się, że podmioty odpowiedzialne za projekt przeprowadziły uczciwą i przejrzystą procedurę wyboru.

Roszczenia

1) Agencja powinna odpowiednio wyjaśnić, kto był zaangażowany w procedurę wyboru projektu.

2) Agencja powinna zachęcać podmioty odpowiedzialne do ponownego rozpatrzenia wniosku skarżącego.

7. W trakcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał opinię Agencji w sprawie skargi, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na opinię Agencji. Prowadząc dochodzenie, Rzecznik uwzględnił argumenty i opinie przedstawione przez strony.

Zarzut, że Agencja nie wyjaśniła jasno swojego zaangażowania w procedurę rekrutacyjną i powiązane roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

8. Skarżący twierdził, że nie jest jasne, który podmiot był odpowiedzialny za ocenę jego wniosku. Zwrócił uwagę, że koordynator projektu potwierdził negatywną decyzję po konsultacji z „funkcjonariuszem ds. projektu w Brukseli”.

9. W swojej opinii Agencja stwierdziła, że nigdy nie była zaangażowana w rekrutację skarżącego ani nie udzielała porad w tym zakresie. Wyjaśniła ponadto, że po odrzuceniu wniosku skarżącego koordynator projektu zwrócił się o poradę w tej sprawie i odbyło się spotkanie między jednym z naukowców odpowiedzialnych za projekt a jednym z urzędników ds. projektów Agencji. Agencja poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, że nie udzieliła żadnej porady w sprawie decyzji o niezatrudnieniu skarżącego i po prostu stwierdziła, że odpowiedzialność spoczywa na konsorcjum projektu i jego członkach. Na poparcie powyższego Agencja dostarczyła kopie korespondencji, którą wymieniła z koordynatorem projektu w sprawie procedury wyboru.

10. W swoich uwagach skarżący podkreślił, że nadal nie zna składu rady naukowej ani nie wie, kto był zaangażowany w proces rekrutacji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

11. Rzecznik zauważa, że odpowiedzi koordynatora projektu udzielone skarżącemu odnosiły się kilkakrotnie do konsultacji z urzędnikami w Brukseli. Koordynator stwierdził na przykład, że wniosek został uznany za etycznie niedopuszczalny przez radę naukową „po konsultacji z doradcami Marie Curie w Brukseli”. W swojej opinii Agencja stwierdziła jednak, że nie doradza ani nie bierze udziału w procedurze rekrutacyjnej.

12. W korespondencji wymienianej między Agencją a koordynatorem projektu Rzecznik Praw Obywatelskich nie znalazł dowodów na to, że Agencja rzeczywiście uczestniczyła w procedurze rekrutacyjnej. Zauważa również, że po poinformowaniu skarżącego o tym fakcie Agencja zwróciła się do skarżącego o skierowanie zapytania dotyczącego podmiotu odpowiedzialnego za procedurę do koordynatora projektu.

13. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że obowiązek dostarczania obywatelom żądanych przez nich informacji stanowi ogólną zasadę dobrego postępowania administracyjnego [4]. W tym przypadku i w świetle informacji dostarczonych przez Agencję Rzecznik jest zdania, że Agencja wypełniła ten obowiązek i należycie poinformowała skarżącego, że nie była zaangażowana w rekrutację naukowców ani nie miała wpływu na decyzję o odrzuceniu wniosku skarżącego. Składająca petycję uważa również, że jeśli chodzi o tożsamość członków rady naukowej, Agencja prawidłowo skierowała skarżącego do koordynatora projektu jako właściwą osobę do przekazania mu takich informacji. Rzecznik nie stwierdza zatem niewłaściwego administrowania przez Agencję w odniesieniu do tego aspektu skargi.

Zarzut, że Agencja nie upewniła się, że odpowiedzialne podmioty przeprowadziły uczciwą i przejrzystą procedurę wyboru oraz związany z nią wniosek

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

14. Skarżący twierdził, że odrzucenie jego wniosku było wynikiem nieuczciwego i nieprzejrzystego procesu oraz że decyzja nie była oparta na jego zaletach, ale raczej na jego rzekomych powiązaniach ze Spółką.

15. W swojej opinii Agencja odniosła się do ram prawnych Marie Curie, zgodnie z którymi beneficjenci wybierają naukowców w drodze otwartych, przejrzystych, bezstronnych i sprawiedliwych procedur wyboru.[5] Wyjaśniła, że w celu zapewnienia, aby procesy rekrutacji były prowadzone zgodnie z tymi wartościami, zapewnia beneficjentom wytyczne i szkolenia oraz sprawdza procesy rekrutacji poprzez monitorowanie i sprawozdawczość roczną. Wskazała, że dokonała takiego przeglądu tego procesu rekrutacji w listopadzie 2014 r. i stwierdziła, że procedura naboru spełnia wymogi odpowiednich zasad i przepisów. Agencja wyjaśniła jednak, że wbrew twierdzeniom koordynatora odpowiednie przepisy „ani nie zakazują rekrutacji naukowców, którzy mają lub mieli powiązania z przedsiębiorstwami będącymi w sporze z beneficjentami projektów Marie Curie, ani nie uznają takich powiązań za nieetyczne”.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

16. Rozporządzenie regulujące siódmy program ramowy [6] stanowi, że rekrutacja w projektach finansowanych w ramach tego programu musi być zgodna z zasadami przejrzystości, sprawiedliwości i bezstronności [7]. Te podstawowe zasady są również zapisane w umowie o udzielenie dotacji, która stanowi, że beneficjenci muszą wybierać naukowców zgodnie z kryteriami kwalifikowalności, zgodnie z otwartymi, przejrzystymi, bezstronnymi i sprawiedliwymi procedurami rekrutacji.

17. W swojej opinii Agencja uznała te obowiązki i wyjaśniła, że w celu zapewnienia poszanowania tych wartości organizuje sesje szkoleniowe i prowadzi coroczne monitorowanie. Agencja odniosła się również do swoich praw nadzorczych wynikających z umowy o udzielenie dotacji, w szczególności do swoich działań monitorujących i uprawnień dyskrecjonalnych w zakresie przeprowadzania doraźnych kontroli realizacji i realizacji projektów.

18. W związku z tym Agencja nie kwestionuje, że ma ogólny obowiązek kontrolowania wykorzystania środków finansowych, które przyznaje. Rzecznik Praw Obywatelskich rozumie, że obowiązek ten obejmuje podejmowanie odpowiednich działań w przypadku, gdy na podstawie wystarczająco uzasadnionych informacji lub obaw przedłożonych mu przez osoby trzecie dowie się o możliwym niewypełnieniu przez beneficjenta obowiązków wynikających z umowy o udzielenie dotacji.

19. W tym przypadku umowa o udzielenie dotacji przewidywała, że rekrutacja musi opierać się na szeregu wymogów, takich jak umiejętności naukowe wnioskodawców i znaczenie ich doświadczenia badawczego.[8] Skarżący został jednak poinformowany, że jego wniosek został odrzucony ze względów etycznych. Agencja wyraźnie stwierdziła w tym względzie, że wbrew twierdzeniom koordynatora nie istnieją żadne ograniczenia prawne ani przepisy zakazujące rekrutacji naukowców, którzy mają lub mieli powiązania z niektórymi prywatnymi przedsiębiorstwami. Mimo to Agencja doszła do wniosku, że rekrutacja została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, i podkreśliła, że w każdym razie odpowiedzialność spoczywa na konsorcjum projektu i jego członkach.

20. Rzecznik Praw Obywatelskich musi zgodzić się ze skarżącym, że odpowiedź Agencji wydaje się potwierdzać, iż przedstawione skarżącemu powody odrzucenia jego wniosku nie były zgodne z obowiązującymi przepisami. Rzecznik nie może zatem zrozumieć, w jaki sposób Agencja mogła dojść do wniosku, że procedura rekrutacji była jednak zgodna z wymogami umowy o udzielenie dotacji. Rzecznik zauważa również, że Agencja przeprowadziła przegląd procesu rekrutacji dopiero w listopadzie 2014 r., kilka miesięcy po złożeniu skargi przez skarżącego.

21. Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że Agencja wielokrotnie stwierdzała w korespondencji z koordynatorem i skarżącym, a także w odpowiedzi skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich, że nie ponosi odpowiedzialności za procedurę rekrutacji. Wydaje się, że w tym oświadczeniu Agencja zaprzecza, jakoby ponosiła jakąkolwiek odpowiedzialność za ewentualne nieprzestrzeganie przez beneficjenta umowy o udzielenie dotacji.

22. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że Agencja nie wypełniła w tym przypadku ogólnego obowiązku nadzorowania finansowanego przez siebie projektu, po pierwsze, nie przeprowadzając odpowiedniego dochodzenia w tej sprawie (mimo że zidentyfikowała już możliwe niedociągnięcia w procedurze rekrutacyjnej), a po drugie, zrzekając się obowiązku nadzorowania beneficjenta. Stanowiło to niewłaściwe administrowanie.

23. W normalnych okolicznościach, gdy Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi niewłaściwe administrowanie, stara się znaleźć rozwiązanie, które sprawi, że skarżący powróci do sytuacji, w jakiej znajdowałby się, gdyby nie doszło do niewłaściwego administrowania. W tym przypadku skarżący poinformował ją, że jego sytuacja uległa w międzyczasie zmianie i że nie życzy sobie, aby jego wniosek został ponownie rozpatrzony. W związku z tym Rzecznik uważa, że w tej konkretnej sprawie nie ma możliwego rozwiązania.

24. Stwierdziwszy jednak, że Agencja dopuściła się niewłaściwego administrowania, Rzecznik podkreśla, że zgodnie z zasadami dobrej praktyki administracyjnej Agencja powinna podjąć niezbędne środki w celu zapewnienia, aby złe praktyki, takie jak w tym przypadku, nie miały negatywnego wpływu na przyszłe umowy o udzielenie dotacji. W związku z tym przedstawi ona zalecenie w tym zakresie.

Zalecenie

W przypadku gdy Agencja otrzyma wiarygodne informacje od osób trzecich i stwierdzi możliwe nieprawidłowości lub niespójności w procedurze rekrutacji w ramach umów o udzielenie dotacji, które finansuje, Agencja powinna przeprowadzić odpowiednie i terminowe dochodzenie w tej sprawie w celu zapewnienia, aby rekrutacja naukowców przez konkretnego odbiorcę dotacji była prowadzona w sposób sprawiedliwy i przejrzysty.

Skarżący i Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych zostaną poinformowani o tym zaleceniu. Zgodnie z art. 3 ust. 6 statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich Agencja przesyła szczegółową opinię do dnia 31 stycznia 2016 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu zalecenia i opisie sposobu jego wdrożenia.

Emily O'Reilly

Strasburg, 26 października 2015 r.

[1] Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (94/262/EWWiS, WE, Euratom), Dz.U. L 113, s. 15.

[2] 7PR-PEOPLE-2013-ITN (Dz.U. C 202 z 10 lipca 2012 r.).

[3] Program „Uczenie się przez całe życie” Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm

[4] Art. 22 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego.

[5] Umowa o udzielenie dotacji Marie Curie w ramach 7PR – załącznik III, art. III.2.2 lit. a) i art. III.3.4 lit. b)

[6] Rozporządzenie (WE) nr 1906/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. ustanawiające zasady uczestnictwa przedsiębiorstw, ośrodków badawczych i uczelni wyższych w działaniach prowadzonych w ramach siódmego programu ramowego oraz zasady upowszechniania wyników badań (2007–2013), Dz.U. L 391, s. 1.

[7] Zobacz jego art. 19 ust. 6.

[8] Artykuł III.3.4 lit. b) umowy o udzielenie dotacji