Zainteresowana instytucja lub organ: EPSO

Data i godzina: 7 lipca 2015 r., w godz. 15.00–17.00

Lokalizacja: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bruksela, C-25 05/072

Służby Rzecznika Praw Obywatelskich reprezentowane przez:

• Pani Nastasja Fuxa, Dział Skargi i Zapytania 4
• Tina Nilsson, kierownik działu skarg i dochodzeń 4

EPSO reprezentowane przez:

• Renata Krizsai, EPSO.05.001
• Sarah Rooney, EPSO

1. Wprowadzenie i aspekty proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika przedstawił się i przedstawił cel dochodzenia z własnej inicjatywy i posiedzenia. Dochodzenie z własnej inicjatywy zostało wszczęte, ponieważ Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że kwestii objętych dochodzeniem - na które zwrócono jej uwagę w indywidualnych skargach - nie można skutecznie rozwiązać w drodze indywidualnych dochodzeń opartych na skargach. Celem niniejszego dochodzenia jest zatem pomoc EPSO w określeniu i wprowadzeniu ewentualnych usprawnień systemowych w procedurze odwoławczej i w jej stosowaniu.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich wyjaśnił, że spotkanie miało dwojaki cel: (i) służyć jako inspekcja niektórych dokumentów i otrzymać informacje wymagane przez Rzecznika w piśmie otwierającym dochodzenie[1] oraz (ii) zapewnić zarówno EPSO, jak i zespołowi dochodzeniowemu Rzecznika możliwość wymiany poglądów i przedstawienia wyjaśnień na wczesnym etapie.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich przedstawił ramy prawne mające zastosowanie do kontroli Rzecznika Praw Obywatelskich, takie jak brak możliwości udzielenia dostępu do kopii skontrolowanych dokumentów uznanych przez EPSO za poufne[2].

Ponadto zespół dochodzeniowy Rzecznika poinformował EPSO, że Rzecznik opublikuje sprawozdanie z kontroli na swojej stronie internetowej, aby umożliwić każdemu zainteresowanemu zapoznanie się z nim.

2. W przedmiocie wglądu do akt

Sprawdzone dokumenty

Zespół dochodzeniowy Rzecznika przeprowadził inspekcję i sporządził kopie następujących dokumentów.

(i) Dokument „Przetwarzanie wniosków o dokonanie przeglądu” określający wewnętrzną procedurę EPSO dotyczącą rozpatrywania wniosków o dokonanie przeglądu (poufne).

(ii) Dokument „Fiche jury - requests for review”, czyli arkusz wykorzystywany przez komisję konkursową do rejestrowania decyzji w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie (poufne).

(iii) Dokument „Wnioski o dokonanie przeglądu – wytyczne dotyczące sporządzania odpowiedzi” (poufne).

(iv) Projekty standardowych pism, na których opierają się odpowiedzi EPSO na wnioski o dokonanie przeglądu.

(v)Dokument "Réponses type aux demandes de réexamens" zawiera standardowe sformułowanie i uzasadnienie dotyczące różnych kwestii, oparte na odpowiednim orzecznictwie, z którego EPSO korzysta przy sporządzaniu odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu.

(vi) Dokument „Przewodnik dla komisji konkursowych” z lutego 2014 r. (poufne).

(vii)Przedstawiciele Rzecznika Praw Obywatelskich otrzymali również dokument „Wnioski o dokonanie przeglądu – dane statystyczne do celów dochodzenia z własnej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich UE OI/10/2015/NF”, w którym przedstawiono odpowiedzi na poniższe pytania (poufne).

liczbę kandydatów, którzy po skorzystaniu z procedury odwoławczej postanowili złożyć zażalenie administracyjne na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego z tych samych powodów; liczba takich skarg administracyjnych w 2014 r. i w pierwszym kwartale 2015 r. w porównaniu z 2013 r.

- Średni czas rozpatrywania przez EPSO wniosków o ponowne rozpatrzenie w 2014 r. i w pierwszym kwartale 2015 r.

Ile (i jakie) spraw sądowych wszczęto przeciwko EPSO w związku z rozpatrywaniem przez nie wniosków o ponowne rozpatrzenie w 2014 r. i w pierwszym kwartale 2015 r. w porównaniu z 2013 r.

(viii) W dniu 25 września 2015 r. EPSO przekazało Rzecznikowi sprawozdanie „grupy roboczej ds. wniosków o dokonanie przeglądu” (poufne).

Informacje przekazane przez EPSO w związku z dokumentami, o których sprawdzenie zwrócił się Rzecznik Praw Obywatelskich:

W odniesieniu do skontrolowanego dokumentu (i) w piśmie otwierającym dochodzenie Rzecznik zwróciła się do EPSO o udostępnienie do wglądu aktualnej wersji wewnętrznych przepisów EPSO dotyczących rozpatrywania wniosków o dokonanie przeglądu, w tym informacji na temat ostatnich zmian tych przepisów. Przedstawiciele EPSO poinformowali zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich, że zmiany wprowadzone przez EPSO od 2014 r.[3] nie zostały odzwierciedlone w dokumencie "Przetwarzanie wniosków o dokonanie przeglądu".

W odniesieniu do skontrolowanego dokumentu (vi) w piśmie otwierającym dochodzenie Rzecznik zwróciła się do EPSO o udostępnienie do wglądu nowego przewodnika dla komisji konkursowych. Przedstawiciele EPSO poinformowali zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich, że EPSO jest nadal w trakcie przeglądu istniejącego przewodnika dla komisji konkursowych. W związku z tym nowy przewodnik nie jest jeszcze dostępny. EPSO przekazało Rzecznikowi kopię aktualnego przewodnika.

W piśmie otwierającym dochodzenie Rzecznik zwróciła się również do EPSO o przygotowanie do kontroli informacji i dokumentów ewentualnie sporządzonych przez grupę roboczą EPSO ds. wniosków o dokonanie przeglądu. Przedstawiciele EPSO wyjaśnili, że jego grupa robocza ds. wniosków o dokonanie przeglądu stworzyła wewnętrzną internetową wiki[4] dotyczącą wniosków o dokonanie przeglądu w odniesieniu do etapu sprawdzania talentów w konkursach. EPSO przedstawiło wiki na żywo zespołowi dochodzeniowemu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Na podstawie informacji zebranych za pośrednictwem wiki grupa robocza jest w trakcie sporządzania sprawozdania zawierającego konkretne sugestie. Przedstawiciele EPSO oświadczyli, że sprawozdanie zostanie wkrótce przedłożone kierownictwu EPSO do przyjęcia.

Przedstawiciele EPSO zgodzili się przesłać kopię sprawozdania Rzecznikowi Praw Obywatelskich po jego zatwierdzeniu przez kierownictwo EPSO (skontrolowany dokument (viii) powyżej).

Poufność skontrolowanych dokumentów

Jak wskazano na powyższej liście (pod nagłówkiem „Sprawdzone dokumenty”), przedstawiciele EPSO uznali niektóre ze skontrolowanych dokumentów za poufne, zgodnie z art. 5 ust. 2 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Kopie odpowiednich dokumentów zostały oznaczone jako „poufne”, podpisane i opatrzone datą przez przedstawiciela EPSO.

3. Wymiana poglądów i wyjaśnienia przekazane przez EPSO

Ostatnie zmiany proceduralne w rozpatrywaniu przez EPSO wniosków o ponowne rozpatrzenie

Zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego komisje konkursowe podejmują wszelkie merytoryczne decyzje dotyczące udziału kandydatów w konkursach otwartych. EPSO organizuje jednak konkursy i wspiera komisje konkursowe w informowaniu kandydatów o ich decyzjach. Ta funkcja wspierająca EPSO obejmuje sporządzanie pism do kandydatów, w tym odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu. EPSO samo decyduje o procedurach stosowanych przy organizowaniu konkursów i udzielaniu wsparcia komisjom konkursowym.

Przedstawiciele EPSO stwierdzili, że pod koniec 2012 r. EPSO wprowadziło zmienioną procedurę rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie. Od tego czasu procedurą zarządza dział ds. prawnych EPSO. Rozpatrując wnioski o ponowne rozpatrzenie, EPSO polegało na osobach prowadzących sprawy, tj. na pracownikach administracyjnych, a także na urzędnikach ds. prawnych, którzy, jak przedstawiono poniżej, wykonywali różne zadania w różnych momentach.

W ramach tej procedury początkowo dwie osoby zajmujące się sprawą były odpowiedzialne za rozpatrywanie wniosków o ponowne rozpatrzenie. Obejmowało to rejestrowanie wniosków, przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia komisji konkursowej, podejmowanie działań następczych w związku z ewentualnymi ponownymi zgłoszeniami, a także sporządzanie odpowiedzi i wysyłanie ich za pośrednictwem systemu informatycznego wykorzystywanego do zarządzania konkursami. Procedura obejmowała również odrębny etap kontroli jakości prawnej, na którym urzędnicy prawni mieli szczególne zadanie kontrasygnowania, tj. systematycznego sprawdzania dokładności i rzetelności prawnej odpowiedzi przygotowywanych przez osoby prowadzące sprawy. W 2013 r. EPSO nie doświadczyło żadnych szczególnych problemów ani opóźnień w rozpatrywaniu wniosków o ponowne rozpatrzenie na podstawie tej procedury.

Sytuacja zmieniła się na początku 2014 r., kiedy to EPSO odnotowało drastyczny wzrost liczby wniosków o ponowne rozpatrzenie. W związku z tym w pierwszym kwartale 2014 r. EPSO postanowiło uprościć procedurę rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie i zreorganizować podział zadań w zespole prawnym, aby przyspieszyć rozpatrywanie wniosków. Po reorganizacji publikowanie odpowiedzi, a częściowo również działania następcze w związku z readmisją (w szczególności zadania związane z IT) przeniesiono na asystenta administracyjnego zespołu, a redakcję bezpośrednio na prawników. W związku z tym i z myślą o uniknięciu wąskiego gardła na tym etapie procedury obciążenie pracą rozłożono bardziej równomiernie na cały zespół, wyeliminowano odrębny etap przeglądu prawnego, a osoby prowadzące sprawy mogły skupić się na przygotowywaniu i przeprowadzaniu posiedzeń komisji konkursowej.

Według przedstawicieli EPSO liczba wniosków o ponowne rozpatrzenie otrzymanych w 2014 r. była o 100 % wyższa niż wartość odniesienia z 2013 r. W 2014 r. EPSO otrzymało 1 084 wnioski o dokonanie przeglądu w porównaniu z 571 wnioskami o dokonanie przeglądu w 2013 r.

Pod koniec 2014 r./na początku 2015 r. EPSO postanowiło zaangażować członków zespołu dyrektora w opracowywanie odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu, aby zapewnić wsparcie zespołowi prawnemu.

Reorganizacja zadań między urzędnikami prawnymi a osobami prowadzącymi sprawy w pierwszym kwartale 2014 r. ma charakter stały. Wsparcie ze strony członków zespołu dyrektora ma charakter tymczasowy, ale będzie utrzymywane tak długo, jak będzie to konieczne.

Dzięki zmianom proceduralnym wprowadzonym od 2014 r. EPSO stwierdziło, że nadrabia zaległości w rozpatrywaniu wniosków o ponowne rozpatrzenie. Podczas gdy w 2013 r. rozpatrywanie wniosków o ponowne rozpatrzenie trwało średnio 3,75 miesiąca, EPSO potrzebowało 5,75 miesiąca na rozpatrzenie wniosków o ponowne rozpatrzenie w 2014 r. W odniesieniu do wniosków o ponowne rozpatrzenie otrzymanych w pierwszej połowie 2015 r. czas rozpatrywania przez EPSO wniosków o ponowne rozpatrzenie skrócił się średnio do 3,5 miesiąca.

Na podstawie pewnych istotnych czynników EPSO szacuje liczbę wniosków o ponowne rozpatrzenie, które spodziewa się otrzymać, aby odpowiednio przydzielić zasoby kadrowe. Niemożliwe jest jednak przewidzenie wszystkich szczytów liczby wniosków o przegląd.

Przetwarzanie przez EPSO odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu

Komisja konkursowa zbiera się bardzo szybko po upływie terminu składania wniosków o ponowne rozpatrzenie[5], zwykle w ciągu 2 tygodni. Na tym posiedzeniu komisja konkursowa podejmuje decyzję w sprawie wszystkich wniosków o ponowne rozpatrzenie, potwierdzając wykluczenie kandydata z konkursu lub przyjmując go ponownie.

To właśnie sporządzanie i wysyłanie odpowiedzi przez EPSO, zgodnie z decyzjami komisji konkursowej, jest bardzo czasochłonne.

Opracowując i przesyłając odpowiedzi, EPSO najpierw rozpatruje wnioski o ponowne rozpatrzenie, które uzyskały pozytywną decyzję komisji konkursowej. Czyni to w celu zapewnienia, że zainteresowani kandydaci zostaną jak najszybciej ponownie przyjęci do konkursu, tak aby mogli wspólnie wziąć udział w kolejnym etapie konkursu, wszyscy pozostali kandydaci.

EPSO jest zatem praktycznie zawsze w stanie ponownie zintegrować kandydatów, którzy otrzymali pozytywną odpowiedź na ich wniosek o ponowne rozpatrzenie, w momencie, w którym mogą oni wziąć udział w kolejnym etapie konkursu wraz ze wszystkimi innymi dopuszczonymi kandydatami. W normalnych okolicznościach EPSO nie musi zatem organizować testów specjalnie dla kandydatów, którzy przeszli readmisję[6].

Decyzja merytoryczna w sprawie każdego wniosku o dokonanie przeglądu jest zatem znana w momencie publikacji listy rezerwowej. Fakt, że odpowiedzi na niektóre wnioski o dokonanie przeglądu są udzielane dopiero po opublikowaniu listy rezerwowej, odzwierciedla fakt, że EPSO nie zawsze jest w stanie sporządzić i przesłać wszystkie negatywne odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu przed publikacją.

Obecny system informatyczny, zaprojektowany w taki sposób, aby zapobiegać manipulowaniu konkursami, okazał się komplikować rozpatrywanie wniosków o ponowne rozpatrzenie. W związku z tym EPSO postanowiło niedawno dokonać przeglądu swojego systemu informatycznego.

EPSO planuje zamieścić na swojej stronie internetowej dokument zawierający najczęściej stosowane argumenty przemawiające za złożeniem wniosku o weryfikację, które zwykle nie są skuteczne.

Informacje na temat wniosku o dokonanie przeglądu przekazane kandydatom, którzy złożyli wniosek o dokonanie przeglądu

W piśmie otwierającym dochodzenie Rzecznik zasugerowała, aby EPSO uwzględniło w potwierdzeniu odbioru – wysyłanym kandydatom, którzy wnoszą o ponowne rozpatrzenie – informacje dotyczące wniosku o ponowne rozpatrzenie, które są określone w ogólnych zasadach regulujących konkursy otwarte[7]. Przedstawiciele EPSO stwierdzili, że jest to przydatna sugestia i że EPSO zajmie się tą sprawą.

Informacje na temat możliwości odwołania po rozpatrzeniu wniosku

Jak zauważyła Rzecznik w piśmie otwierającym dochodzenie, EPSO nie wskazuje wyraźnie możliwości odwołania się w swoich odpowiedziach na wnioski o ponowne rozpatrzenie. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich wyjaśnił, że przekazywanie takich informacji jest dobrą praktyką administracyjną. Przedstawiciele EPSO poinformowali zespół dochodzeniowy Rzecznika, że EPSO zamierza zawrzeć w swoich odpowiedziach link do ogólnych zasad regulujących konkursy otwarte. Zasady ogólne określają wszystkie dostępne możliwości odwołania[8].

Treść odpowiedzi wstrzymanych

Jak zauważyła Rzecznik w piśmie otwierającym dochodzenie, EPSO w przeszłości i w swoich odpowiedziach na wnioski o dokonanie przeglądu dostarczało kandydatom orientacyjne ramy czasowe na otrzymanie odpowiedzi na ich wniosek o dokonanie przeglądu. EPSO często pomijało te orientacyjne ramy czasowe. Przedstawiciele EPSO poinformowali zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich, że EPSO nie będzie już określać orientacyjnych ram czasowych odpowiedzi w swoich odpowiedziach na pytania kandydatów, ponieważ okazało się to nieprzydatne.

Aby określić sposób prowadzenia dochodzenia, Rzecznik uwzględni wszystkie informacje uzyskane przez jej zespół śledczy podczas spotkania z EPSO, w szczególności podczas wymiany poglądów (jak przedstawiono powyżej), i zastanowi się nad nimi.

Bruksela, 28 września 2015 r.

Nastasja Fuxa radca
prawny (osoba prowadząca sprawę)

Tina Nilsson
kierownik działu skarg i dochodzeń 4

[1] List otwierający zapytanie jest dostępny tutaj: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Art. 5 ust. 2 i art. 14 ust. 2 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[3] Przegląd zmian wprowadzonych przez EPSO od 2014 r. znajduje się poniżej "3. Wymiana poglądów i wyjaśnienia dostarczone przez EPSO”.

[4] "Wiki" to aplikacja, zazwyczaj internetowa, która umożliwia wspólną modyfikację, rozszerzenie lub usunięcie jej treści i struktury. Jest to rodzaj systemu zarządzania treścią, który może służyć wielu różnym celom, w tym zarządzaniu wiedzą i sporządzaniu notatek.

[5] Zgodnie z ogólnymi zasadami EPSO dotyczącymi konkursów otwartych wniosek o dokonanie przeglądu należy złożyć w terminie 10 dni kalendarzowych od daty umieszczenia na koncie EPSO kandydata decyzji, którą chce on zakwestionować. Dz.U. 2014, C 60 A, s. 1.

[6] Zorganizowanie odrębnych testów dla kandydatów podlegających readmisji może być jednak konieczne, gdy kandydaci składają wnioski o ponowne rozpatrzenie dopiero na etapie publikacji listy rezerwowej i jest konieczne w przypadku unieważnienia konkursu przez Sąd.

[7] Zob. pkt 3.4.3. „Wewnętrzna procedura odwoławcza” dotycząca ogólnych zasad EPSO regulujących konkursy otwarte, Dz.U. 2014, C 60 A, s. 1.

[8] Zob. pkt 3.4.4. „Inne formy zakwestionowania” ogólnych zasad EPSO dotyczących konkursów otwartych.