Niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy dotyczyło rozpatrywania przez Europejski Urząd Doboru Kadr („EPSO”) wniosków o ponowne rozpatrzenie złożonych przez odrzuconych kandydatów w konkursach selekcyjnych. Dochodzenie koncentrowało się w szczególności na opóźnieniach EPSO w odpowiadaniu na wnioski kandydatów o dokonanie przeglądu.

Rzecznik wszczęła dochodzenie po otrzymaniu skarg, które sugerowały, że EPSO napotyka poważne trudności w rozpatrywaniu wniosków o wszczęcie procedury odwoławczej w rozsądnym terminie. Celem dochodzenia było ustalenie, czy wystąpiły problemy systemowe powodujące opóźnienia, a jeśli tak, pomoc EPSO w usprawnieniu procedury. Dochodzenie miało również na celu zapewnienie, aby kandydaci otrzymywali jasne i dokładne informacje na temat procedury przeglądu.

Rzecznik przyznaje, że EPSO podjęło rzeczywiste wysiłki w celu przewidywania i przygotowania się do radzenia sobie ze szczytowym wzrostem liczby wniosków o dokonanie przeglądu. EPSO starało się również zaradzić opóźnieniom i ogólnie poprawić jakość informacji przekazywanych kandydatom. W okresie, w którym trwa dochodzenie, EPSO udało się wyeliminować zaległości w rozpatrywaniu wniosków o ponowne rozpatrzenie.

Aby uniknąć zbyt dużych opóźnień w przyszłości, Rzecznik zamyka niniejsze dochodzenie, przedstawiając szereg sugestii mających pomóc EPSO w dopilnowaniu, aby wszyscy kandydaci, którzy zwrócą się z wnioskiem o dokonanie przeglądu, otrzymali terminową i dostosowaną do potrzeb odpowiedź.

Okoliczności leżące u podstaw dochodzenia

1. Instytucje UE rekrutują nowych urzędników służby cywilnej w drodze procedur naboru, zwanych zazwyczaj „konkursami otwartymi”. Procedury te muszą być zgodne z zasadami określonymi w regulaminie pracowniczym UE.[1] Zasady te opisują role „organu powołującego” (który jest instytucją, która zamierza zatrudnić nowych pracowników) oraz „komisji selekcyjnej” (która jest organem powołanym dla każdego konkursu w celu sporządzenia listy rezerwowej kandydatów, którzy mogą zostać następnie zatrudnieni przez organ powołujący).[2] Organ powołujący sporządza ogłoszenie o konkursie, które zawiera kryteria wyboru kandydatów oraz sposób przeprowadzania testów. Po zakończeniu konkursu organ powołujący może powołać laureatów na wolne stanowiska. Komisję konkursową powołuje organ powołujący. Odpowiada za sporządzanie i ocenę testów oraz przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami. Następnie sporządza ostateczną listę laureatów (tzw. listę rezerwową) dla organu powołującego. Komisja konkursowa składa się z urzędników już pracujących w instytucjach UE. Komisja konkursowa może składać się ze stałych członków (którzy są powoływani zazwyczaj na okres od 2 do 4 lat w celu zapewnienia spójności procedur naboru) i niestałych członków (mianowanych w ramach konkretnego procesu naboru w celu wniesienia wiedzy technicznej).

2. W 2002 r. niektóre instytucje UE [3] postanowiły utworzyć organ międzyinstytucjonalny, Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO).[4] Od tego czasu EPSO jest odpowiedzialne za organizowanie, w imieniu organów powołujących, konkursów mających na celu wyłonienie nowych urzędników UE. EPSO udziela również wsparcia komisjom konkursowym i pomaga im w informowaniu kandydatów o ich decyzjach.

3. Kandydaci, którzy pomyślnie przejdą procedurę naboru, są umieszczani na „listach rezerwowych”, a następnie mogą zostać zatrudnieni przez różne instytucje UE na stanowiska urzędników służby cywilnej UE. Kandydaci, którzy nie pomyślnie przeszli procedurę konkursową, mogą złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie decyzji o wykluczeniu ich z konkursu. Celem przeglądu jest ustalenie, czy w ocenie kandydata wystąpił istotny błąd lub czy przestrzegano zasad konkursu.[5] Dochodzenie to dotyczyło procedury rozpatrywania przez EPSO takich wniosków o weryfikację złożonych przez kandydatów.

4. Dochodzenie wszczęto [6] po otrzymaniu przez Rzecznika ponad 30 skarg, z których wynikało, że EPSO napotyka poważne trudności w rozpatrywaniu wniosków o dokonanie przeglądu w rozsądnym terminie [7]. Celem dochodzenia było udzielenie EPSO pomocy w określeniu możliwych systemowych usprawnień procedury.

Dochodzenie

5. Rzecznik wskazała następujące kwestie, które należy zbadać w ramach dochodzenia:

1. Opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu (odnotowano, że niektóre odpowiedzi zostały faktycznie wysłane po opublikowaniu list rezerwowych laureatów).

2. Kompletność i przydatność informacji udzielonych kandydatom na temat wniosku o wszczęcie procedury odwoławczej, w tym to, czy posiadane odpowiedzi przesłane kandydatom były odpowiednie.

3. Obowiązujące zasady i procedury, w szczególności sposób, w jaki komisje konkursowe wykonują swoje zadania.

6. Na pierwszym etapie dochodzenia i w celu uzyskania pełnego zrozumienia procedury pracownicy Rzecznika spotkali się ze swoimi odpowiednikami w EPSO, aby uzyskać informacje, wymienić poglądy i zapoznać się z odpowiednimi dokumentami.[8] Zorganizowano drugie spotkanie, w tym również kontrolę dokumentów, w celu wyjaśnienia pozostałych kwestii i umożliwienia Rzecznikowi sfinalizowania analizy.[9] Decyzja ta uwzględnia wszystkie informacje zebrane podczas tych spotkań, a także w korespondencji pisemnej z EPSO.[10]

7. Wśród najważniejszych punktów, które wyłoniły się z posiedzeń, znalazły się:

Czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi: EPSO stwierdziło, że opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu pojawiły się po raz pierwszy w 2014 r., kiedy liczba wniosków o dokonanie przeglądu podwoiła się w porównaniu z rokiem poprzednim. Aby przyspieszyć rozpatrywanie tych wniosków o weryfikację, EPSO zreorganizowało pracę swojego zespołu prawnego w celu uproszczenia wewnętrznego obiegu zadań. Jako środek tymczasowy wykorzystała również większą liczbę pracowników, aby pomóc zespołowi prawnemu w rozpatrywaniu spraw. EPSO stwierdziło również problemy techniczne ze swoim systemem informatycznym, które utrudniały rozpatrywanie wniosków o dokonanie przeglądu. Ponadto w celu usprawnienia procesu EPSO sporządziło uproszczone standardowe pisma, na których mogłyby opierać się jego odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu. Te nowe standardowe pisma zawierają mniej szczegółów i obejmują szersze kategorie okoliczności niż miało to miejsce wcześniej.

Sposób, w jaki komisje konkursowe wykonują swoją pracę: EPSO stwierdziło, że komisje konkursowe odgrywają kluczową rolę. Komisje konkursowe są odpowiedzialne za wstępne decyzje, w sprawie których kandydaci zostali wybrani, a także za merytoryczną decyzję w sprawie każdego wniosku o ponowne rozpatrzenie pierwotnej decyzji. Komisje konkursowe spotykają się, aby podjąć decyzję w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie bardzo szybko po upływie terminu składania takich wniosków, zwykle w ciągu dwóch tygodni. W przypadku opóźnienia powstaje ono później, gdy EPSO musi sporządzić uzasadnioną odpowiedź odzwierciedlającą merytoryczną decyzję podjętą już przez komisję konkursową. Poziom szczegółowości uzasadnienia przedstawianego EPSO przez komisje konkursowe w celu uzasadnienia decyzji komisji konkursowych różni się znacznie w zależności od komisji konkursowej. Im bardziej szczegółowe uzasadnienie zostało udokumentowane przez komisje konkursowe, tym łatwiej EPSO może szybko opracowywać szczegółowe odpowiedzi na wnioski o weryfikację. Im mniej szczegółowe uzasadnienie decyzji o odwołaniu przedstawione przez komisje konkursowe, tym trudniejsze i bardziej czasochłonne jest sporządzanie przez EPSO odpowiednich odpowiedzi.

Publikacja list rezerwowych: Ponieważ EPSO czasami publikuje listy rezerwowe laureatów przed udzieleniem odpowiedzi na wszystkie wnioski o weryfikację, EPSO stwierdziło, że przygotowując i wysyłając odpowiedzi, zajmuje się najpierw wnioskami kandydatów, którzy uzyskali pozytywną decyzję komisji konkursowej. Umożliwia to EPSO jak najszybsze ponowne przyjęcie kandydatów do konkursu. EPSO stwierdziło, że ponieważ priorytetowo traktuje informowanie o pozytywnych decyzjach komisji konkursowej, prawie zawsze było w stanie ponownie przyjąć laureatów do kolejnego etapu konkursu.

Informacje dla kandydatów: EPSO poinformowało, że zamierza zmienić informacje, które przekazuje kandydatom, w szczególności w pismach informujących odrzuconych kandydatów o ich wynikach oraz w swoich odpowiedziach na wnioski o weryfikację. W szczególności będzie on zawierał informacje na temat możliwości odwołania. EPSO stwierdziło również, że planuje sporządzić i opublikować dokument zawierający najczęściej zadawane pytania (FAQ) na swojej stronie internetowej, aby przedstawić najczęściej stosowane bezskuteczne argumenty przemawiające za złożeniem wniosku o dokonanie przeglądu (umożliwiając tym samym kandydatom podejmowanie świadomych decyzji co do przydatności złożenia wniosku o dokonanie przeglądu).

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

8. Dochodzenie to porusza kwestie, z którymi na co dzień boryka się każda administracja publiczna: w jaki sposób, przy ograniczonych zasobach, administracja publiczna może zapewnić poszczególnym obywatelom terminową, dostosowaną do potrzeb, dobrze uzasadnioną i ostatecznie prawidłową reakcję. Rzecznik docenia fakt, że EPSO podjęło rzeczywiste wysiłki w celu przygotowania się do szczytowego obciążenia pracą w związku z wnioskiem o dokonanie przeglądu, rozwiązania problemu opóźnień, z którymi się boryka, oraz ogólnie poprawy informacji, które przekazuje kandydatom, aby zapewnić ich, że ich wnioski są rozpatrywane zgodnie z zasadami dobrej administracji.

9. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że sytuacja znacznie się poprawiła od czasu wszczęcia dochodzenia przez Rzecznika. EPSO udało się obecnie zlikwidować zaległości w rozpatrywaniu nierozstrzygniętych wniosków o ponowne rozpatrzenie. Zmiany te powinny zapewnić EPSO niezbędny czas na zastanowienie się nad przedstawionymi poniżej sugestiami, tak aby procedura rozpatrywania wniosku o dokonanie przeglądu służyła jako skuteczny wewnętrzny mechanizm odwoławczy, za pośrednictwem którego kandydaci otrzymują należycie przemyślaną, dobrze uzasadnioną, ale również terminową odpowiedź.

10. Przed przedstawieniem tych sugestii należy przeanalizować rolę komisji konkursowych w tej procedurze.

11. Regulamin pracowniczy UE zawiera „porozumienie o podziale władzy” między: (i) organ powołujący oraz (ii) komisje konkursowe. Organ powołujący sporządza ogłoszenie o konkursie i po zakończeniu konkursu powołuje laureatów na wolne stanowiska. Komisja konkursowa jest odpowiedzialna za przygotowanie testów oraz ocenę kandydatów i przeprowadzanie z nimi rozmów kwalifikacyjnych. Następnie sporządza listę kandydatów (tzw. „listę rezerwową”), z której organ powołujący zatrudnia nowych urzędników [11].

12. Utworzenie EPSO nie miało i w rzeczywistości nie mogło mieć wpływu na ten podział zadań. Decyzja [12] ustanawiająca EPSO wyraźnie stanowi, że EPSO wykonuje uprawnienia przyznane organowi powołującemu w odniesieniu do konkursów [13]. EPSO nie może wykonywać zadań komisji konkursowych. W szczególności EPSO nie może wykonywać zadania komisji konkursowej polegającego na ocenie kandydatów i umieszczeniu ich na liście rezerwowej. Oznacza to, że podstawowe prace związane z rozpatrywaniem wniosków o przegląd wyników kandydata mogą być wykonywane wyłącznie przez komisje konkursowe.

Aspekt czasowy i kwestie proceduralne [14]

13. Chociaż EPSO dołożyło znacznych starań, aby poradzić sobie z obciążeniem pracą wynikającym z gwałtownego wzrostu liczby wniosków o dokonanie przeglądu otrzymanych od 2014 r., czas rozpatrywania takich wniosków nadal się zmieniał. Chociaż rozpatrywanie wniosków o dokonanie przeglądu w 2013 r. zajęło EPSO średnio 3,75 miesiąca, w 2014 r. EPSO potrzebowało 5,75 miesiąca na rozpatrzenie wniosków o dokonanie przeglądu. Liczba ta spadła średnio do 3,5 miesiąca w przypadku wniosków o dokonanie przeglądu otrzymanych w pierwszej połowie 2015 r. W całym 2015 r. średni czas rozpatrywania wniosków o dokonanie przeglądu ponownie wydłużył się do 4,75 miesiąca. W 2016 r. EPSO zdołało zlikwidować zaległości w rozpatrywaniu oczekujących wniosków o ponowne rozpatrzenie i skróciło średni czas rozpatrywania wniosków [15].

14. Sytuacja z pewnością znacznie się poprawiła w porównaniu z sytuacją, która skłoniła Rzecznika Praw Obywatelskich do wszczęcia dochodzenia. Dane te, w połączeniu ze skargami, które Rzecznik nadal otrzymywał, doprowadziły jednak Rzecznika do wniosku, że pomimo godnych pochwały starań EPSO z opóźnieniem, przez pewien czas występowały zbyt duże opóźnienia.

15. Z dużym zadowoleniem przyjmuje się skrócenie czasu rozpatrywania wniosków o dokonanie przeglądu. Do pewnego stopnia poprawa ta jest jednak odzwierciedleniem tymczasowego spadku poziomu działalności EPSO w ujęciu bardziej ogólnym. Im mniej konkursów EPSO przeprowadza w danym okresie, tym mniej będzie otrzymywanych wniosków o weryfikację.

16. Ważne jest zatem dalsze zastanowienie się nad funkcjonowaniem procedury wniosku o dokonanie przeglądu w celu zapewnienia, aby w przypadku kolejnego szczytowego obciążenia pracą podobne opóźnienia nie powtórzyły się w przyszłości. Rzecznik zachęca zatem EPSO do dołożenia wszelkich starań, aby nadal dążyć do systemowych usprawnień w procedurze rozpatrywania wniosku o wszczęcie procedury odwoławczej oraz w sposobie jej stosowania w celu zapewnienia, aby wszyscy kandydaci składający wniosek o wszczęcie procedury odwoławczej otrzymywali terminową odpowiedź, zgodnie z art. 17 Europejskiego kodeksu dobrej praktyki administracyjnej dotyczącym rozsądnych terminów na podjęcie decyzji.

17. Szczególne znaczenie ma fakt, że po podjęciu przez komisję konkursową decyzji w sprawie wniosku o dokonanie przeglądu EPSO często potrzebuje kilku miesięcy na sporządzenie odpowiedzi, w której informuje kandydata o decyzji komisji konkursowej. Jak wyjaśnił EPSO, komisja konkursowa zazwyczaj decyduje w ciągu dwóch tygodni, czy wniosek kandydata o dokonanie przeglądu został rozpatrzony pozytywnie, czy też nie. Kandydat nie jest jednak informowany o tej decyzji, dopóki EPSO nie wystosuje do niego pisma. Chociaż EPSO reaguje natychmiast za każdym razem, gdy wynik przeglądu jest pozytywny, odpowiedź nie może zostać wysłana na okres do pięciu miesięcy, jeżeli wynik wniosku o przegląd jest negatywny. Z przyczyn obiektywnych trudno jest uzasadnić rozbieżność między stosunkowo ograniczonym czasem, jaki zajmuje komisji konkursowej podjęcie decyzji o wykluczeniu lub readmisji kandydata, a czasem potrzebnym EPSO na poinformowanie kandydatów o uzasadnionych decyzjach.

18. Wydaje się, że opóźnienie to ma miejsce, ponieważ EPSO, przygotowując odpowiedzi dla kandydatów, musi powiązać uzasadnienie decyzji komisji konkursowych ze stanem faktycznym zawartym w aktach kandydatów oraz z argumentami podniesionymi przez kandydatów we wnioskach o ponowne rozpatrzenie. EPSO stara się również przedstawić w swoich pismach zawierających negatywną decyzję w sprawie ponownego rozpatrzenia sprawy szczegółowe uzasadnienie tej negatywnej decyzji. EPSO i komisje konkursowe ponoszą wspólną odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie procedury przeglądu. W ramach swoich odpowiednich kompetencji obie strony powinny zatem dołożyć starań, aby ułatwić rozpatrywanie wniosków o ponowne rozpatrzenie poprzez zapewnienie, aby decyzje komisji konkursowych mogły być łatwo przekładane na odpowiedzi kandydatów z uzasadnieniem.

19. Jeśli chodzi o kompetencje komisji konkursowych, Rzecznik jest zdania, że opóźnienie to można by zminimalizować, gdyby komisje konkursowe wzięły na siebie większą odpowiedzialność za przedstawienie EPSO bardziej szczegółowego uzasadnienia swoich decyzji. W szczególności komisje konkursowe powinny zapewnić powiązanie uzasadnienia swoich decyzji ze stanem faktycznym przedstawionym w aktach kandydata oraz z argumentami przedstawionymi we wniosku kandydata o ponowne rozpatrzenie (który komisja konkursowa powinna mieć przed sobą przy przeprowadzaniu przeglądu).

20. Jednocześnie Rzecznik uważa, że EPSO mogłoby pomóc komisjom konkursowym. Pomoc dla komisji konkursowych będzie z kolei pomocna dla EPSO, ponieważ powinno to oznaczać, że EPSO będzie miało mniej do zrobienia po podjęciu przez komisję konkursową decyzji w sprawie przeglądu. Rzecznik rozumie, że EPSO zajęło się już tą sprawą wewnętrznie.

Aby pomóc komisji konkursowej w przyjęciu większej odpowiedzialności w tej dziedzinie, EPSO powinno rozważyć zmianę wzoru („sędzia fiszkowy”) stosowanego przez komisję konkursową do rejestrowania jej decyzji, a także wytycznych EPSO dla komisji konkursowej dotyczących praktycznych aspektów związanych z dokumentowaniem decyzji. EPSO powinno również realizować pomysły przedstawione w trakcie niniejszego dochodzenia w celu (i) zapewnienia członkom komisji konkursowej dodatkowych szkoleń w zakresie rozpatrywania skarg i praktycznych aspektów rozpatrywania wniosków o weryfikację oraz (ii) rozważenia nadania większej roli stałym członkom komisji konkursowej w koordynowaniu rejestrowania decyzji.

21. Biorąc pod uwagę, że EPSO czasami publikuje listy rezerwowe laureatów przed udzieleniem odpowiedzi na wszystkie wnioski o dokonanie przeglądu [16], Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje oświadczenie EPSO, że poprzez priorytetowe traktowanie wniosków o dokonanie przeglądu, które uzyskały pozytywną decyzję komisji konkursowej, zawsze jest w stanie ponownie przyjąć tych laureatów do kolejnego etapu konkursu.

22. Oprócz wyżej wymienionych sugestii Rzecznik Praw Obywatelskich ma kilka dalszych sugestii, które pomogą EPSO w rozwiązaniu problemu opóźnień w procedurze. Po pierwsze, EPSO powinno rozważyć położenie jeszcze większego nacisku na oszacowanie [17] liczby wniosków o dokonanie przeglądu, które spodziewa się otrzymać, oraz odpowiednie przydzielenie zasobów kadrowych, aby zapewnić odpowiednie przygotowanie EPSO na ewentualne szczytowe obciążenie pracą. Wydaje się, że czynnikiem przyczyniającym się do opóźnień był niedostatecznie zaopatrzony zespół ds. wniosków o dokonanie przeglądu.

23. Po drugie, EPSO powinno dążyć do określenia rozwiązań technologicznych. Z zadowoleniem przyjmuje się niedawną decyzję EPSO o zmianie systemu informatycznego, który uznano za źródło komplikacji przy rozpatrywaniu wniosków o weryfikację. Rzecznik zwraca się do EPSO, aby w ramach działań następczych podjętych w związku z tym dochodzeniem poinformowało ją o postępach w tej dziedzinie.

24. W przypadku nieprzewidywalnego wzrostu liczby wniosków o dokonanie przeglądu i wynikających z tego opóźnień EPSO powinno rozważyć szybkie poinformowanie kandydatów, którzy złożyli wniosek o dokonanie przeglądu, o możliwych opóźnieniach. Jak najszybsze przekazanie tych informacji kandydatom mogłoby pomóc ograniczyć liczbę czasochłonnych indywidualnych wniosków o informacje otrzymywanych przez EPSO na temat procedury i uwolnić zasoby do faktycznego rozpatrywania wniosków o weryfikację.

25. EPSO może jednocześnie wskazać, że w pierwszej kolejności udzieli odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu, które komisja konkursowa uznała za uzasadnione. Informacje te mogą być również zawarte w informacjach, które EPSO udostępnia online na temat procedury przeglądu (na przykład w ogólnych zasadach regulujących konkursy otwarte [18] lub na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami na swojej stronie internetowej).

Informacje dla kandydatów

26. Przekazywanie kandydatom jasnych i dokładnych informacji na temat procedury pomaga im zapewnić, że ich prawa będą przestrzegane. Przyczynia się to do zmniejszenia liczby skarg i wniosków o udzielenie informacji składanych do EPSO i Rzecznika Praw Obywatelskich.

27. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w pismach do kandydatów, którzy przegrali konkurs, EPSO zamieszcza obecnie link do ogólnych zasad regulujących konkursy otwarte, które określają wszystkie dostępne możliwości odwołania się [19]. W kontekście odrębnego dochodzenia Rzecznika [20] EPSO poinformowało również Rzecznika, że wszystkie przyszłe pisma do kandydatów zawierające decyzję odmowną będą zawierały link do strony z najczęściej zadawanymi pytaniami na stronie internetowej EPSO, która zawiera specjalną sekcję poświęconą skargom.

28. Ponadto Rzecznik uważa, że niedawna inicjatywa EPSO, polegająca na przedstawieniu na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami (FAQ) na stronie internetowej EPSO najczęściej używanych nieudanych argumentów przemawiających za złożeniem wniosku o przegląd, może w pewnym stopniu przesądzić o rodzaju wniosku o przegląd, który prawdopodobnie nie zostanie rozpatrzony pozytywnie. Rzecznik zauważa jednak, że w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania na stronie internetowej EPSO udostępniono dotychczas jedynie ograniczoną ilość informacji dotyczących procedury odwoławczej [21]. Zachęca ona EPSO do dalszego zajmowania się tą sprawą.

Wnioski

Rzecznik wyraża uznanie dla dotychczasowych wysiłków EPSO w tej sprawie i zamyka dochodzenie, formułując następujący wniosek:

Obecnie nie ma podstaw do dalszych dochodzeń.

EPSO zostanie poinformowane o tej decyzji.

Propozycje usprawnień

W celu dalszej poprawy rozpatrywania wniosków o dokonanie przeglądu Rzecznik sugeruje, aby EPSO:

1) Zapewnienie lepszego wsparcia komisjom konkursowym, tak aby mogły one przedstawiać bardziej szczegółowe i oparte na faktach powody swoich decyzji w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie przez

• przegląd wzoru („ława przysięgłych”) stosowanego przez komisje konkursowe do rejestrowania ich decyzji;
• przegląd wytycznych EPSO dla komisji konkursowych dotyczących praktycznych aspektów dokumentowania decyzji;
• zapewnienie członkom komisji konkursowej dodatkowych szkoleń na temat rozpatrywania skarg i praktycznych aspektów rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie;
• zwiększenie odpowiedzialności stałych członków komisji konkursowej EPSO za koordynowanie sposobu rejestrowania decyzji komisji konkursowej.

2) Dalsze badanie rozwiązań technologicznych w celu usprawnienia procedury odwoławczej.

3) Podjąć kroki w celu oszacowania liczby wniosków o przegląd, które spodziewa się otrzymać, i odpowiednio przydzielić zasoby kadrowe.

4) Szybko informuj kandydatów, którzy złożyli wniosek o przegląd, o spodziewanych opóźnieniach, gdy pojawi się nieprzewidywalny szczyt wniosków. Aby pomóc EPSO w pogodzeniu opóźnień ze zobowiązaniem do readmisji kandydatów do konkursu w przypadku pozytywnej odpowiedzi, w takiej wiadomości dla kandydatów można by wyjaśnić, że EPSO przyzna pierwszeństwo odpowiedzi tym kandydatom, których wniosek o weryfikację został rozpatrzony pozytywnie. Informacje te można również zawrzeć w informacjach, które EPSO udostępnia online na temat procedury przeglądu.

5) Podać więcej informacji online na temat procedury składania wniosku o rewizję, w tym informacje na temat najczęściej stosowanych nieudanych argumentów przemawiających za złożeniem wniosku o rewizję.

6) Regularnie składa Zarządowi sprawozdania w sprawie wniosków o dokonanie przeglądu oraz wszelkich problemów związanych z ich rozpatrywaniem. Zarząd reprezentuje instytucje UE, w imieniu których EPSO prowadzi konkursy, i w związku z tym powinien być informowany o wszelkich istniejących lub potencjalnych problemach w tej dziedzinie.

 

Europejska
Rzecznik Praw Obywatelskich Emily O'Reilly

 

Strasburg, 21 grudnia 2016 r.

 

[1] Rozporządzenie nr 31 (EWG), 11 (EWEA) ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej, Dz.U. 1962, 45, s. 1385, ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady 1416/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., Dz.U. 2013, L 353, s. 24.

[2] Zob. tytuł III. Rozdział 1 („rekrutacja”) i załącznik III do regulaminu pracowniczego.

[3] Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej, Komisja Europejska, Trybunał Sprawiedliwości, Trybunał Obrachunkowy, Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów i Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich.

[4] 2002/620/WE: Decyzja Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2002 r. ustanawiająca Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich (Dz.U. 2002, L 197, s. 53).

[5] Pkt 3.4.3. „Procedura przeglądu wewnętrznego” ogólnych zasad EPSO dotyczących konkursów otwartych, Dz.U. 2014, C 60 A, s. 1. Istnieją dwa rodzaje wniosków o przegląd: (i) te, co do których komisja konkursowa musi podjąć decyzję, oraz (ii) te, co do których EPSO musi podjąć decyzję. Te ostatnie są bardzo rzadkie.

[6] Pismo otwierające dochodzenie jest dostępne tutaj: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[7] Od czasu wszczęcia dochodzenia z własnej inicjatywy Rzecznik otrzymał 16 kolejnych skarg dotyczących kwestii poruszonych w dochodzeniu. Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił nie wszczynać żadnych dochodzeń opartych na skargach dotyczących kwestii objętych dochodzeniem z własnej inicjatywy, dopóki dochodzenie jest w toku.

[8] Sprawozdanie z pierwszego spotkania i inspekcji jest dostępne pod adresem: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/61018/html.bookmark

[9] Sprawozdanie z drugiego posiedzenia i inspekcji jest dostępne pod adresem: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/74176/html.bookmark

[10] W 2016 r. EPSO przekazało Rzecznikowi zaktualizowane dane statystyczne i informacje.

[11] Wyrok Sądu do spraw Służby Publicznej z dnia 15 czerwca 2010 r., Pachtitis/Komisja, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, pkt 50–52.

[12] 2002/620/WE: Decyzja Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2002 r. ustanawiająca Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich (Dz.U. 2002, L 197, s. 53).

[13] Wyrok w sprawie Pachtitis przeciwko Komisji, F-35/08, cytowany powyżej, ECLI:EU:F:2010:51, pkt 56.

[14] W niniejszej sekcji omówiono istotne punkty trzeciego aspektu zawartego w piśmie otwierającym dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich, a mianowicie „Regulamin i procedury”.

[15] Statystyki i informacje dostarczone przez EPSO.

[16] EPSO nie może opóźnić publikacji listy rezerwowej tylko dlatego, że nie sfinalizowano wszystkich odpowiedzi na wnioski o dokonanie przeglądu.

[17] Na podstawie takich czynników, jak liczba konkursów selekcyjnych organizowanych równolegle; oczekiwaną liczbę kandydatów biorących udział w konkursie selekcyjnym na podstawie wcześniejszego doświadczenia; rodzaj konkursów selekcyjnych (ogólne lub specjalistyczne konkursy selekcyjne) oraz informację, czy konkurs selekcyjny wprowadza nowatorski profil kandydata.

[18] Ogólne zasady dotyczące konkursów otwartych, Dz.U. 2014, C 60 A, s. 1.

[19] Zob. pkt 3.4.3. „Wewnętrzna procedura odwoławcza” i 3.4.4. „Inne formy zakwestionowania” ogólnych zasad EPSO dotyczących konkursów otwartych, Dz.U. 2014, C 60 A, s. 1.

[20] Sprawa 164/2015/NF dotycząca braku wskazania przez EPSO możliwości odwołania się w piśmie informującym skarżącego o decyzji komisji konkursowej o nieumieszczeniu go na liście rezerwy kadrowej.

[21] Ostatnia kontrola w dniu 20 grudnia 2016 r.