Instytucje, organy, urzędy i agencje UE powinny:

• Uwzględnienie w zasadach i praktykach zarządzania dokumentami coraz powszechniejszego korzystania z wiadomości tekstowych i komunikatorów internetowych . Konkretnie oznacza to, że decyzja o zarejestrowaniu określonej informacji w systemie zarządzania dokumentami administracji nie powinna zależeć od nośnika – czy to listu, e-maila, tekstu czy wiadomości błyskawicznej – ale od jego treści.
• Wprowadzenie rozwiązań technologicznych umożliwiających łatwe rejestrowanie wiadomości tekstowych i błyskawicznych w systemach zarządzania dokumentami. W międzyczasie należy przewidzieć alternatywne sposoby rejestrowania takich wiadomości.
• Wydanie jasnych wytycznych dla pracowników dotyczących sposobu pobierania, przekazywania i rejestrowania wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych, które spełniają kryteria dotyczące rejestrowania dokumentów. Wszyscy pracownicy korzystający z urządzeń elektronicznych do pracy powinni być w stanie zrozumieć, w jaki sposób wyodrębniać i przesyłać wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne z aplikacji lub platform do przesyłania wiadomości do odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami.
• Podnoszenie świadomości wśród pracowników na temat potrzeby zapewnienia, aby wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne spełniające kryteria rejestracji były pobierane, przekazywane i rejestrowane regularnie i rutynowo. Oprócz standardowych komunikatów komunikacji wewnętrznej można to osiągnąć poprzez oferowanie szkoleń obecnym pracownikom oraz na przykład w ramach programów wprowadzających dla nowych pracowników.
• Należy upewnić się, że okresy przechowywania wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych przechowywanych na urządzeniach elektronicznych wykorzystywanych do pracy są zgodne z polityką przechowywania.
• wdrożyły proces mający na celu zapewnienie, aby w momencie odejścia pracownika wszelkie posiadane przez niego dokumenty, w tym wszelkie wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne spełniające kryteria rejestracji, były rejestrowane.
• Uznanie, że wiadomości tekstowe i komunikaty natychmiastowe związane z pracą są „dokumentami” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów.
• Rozpatrując wnioski o publiczny dostęp do dokumentów, które mogłyby obejmować wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne, należy wziąć pod uwagę wszystkie miejsca, w których takie wiadomości mogą być przechowywane, w tym urządzenia elektroniczne wykorzystywane przez pracowników, oraz pomagać pracownikom potencjalnie posiadającym takie wiadomości w ich wyszukiwaniu, na przykład poprzez wydawanie instrukcji.
• Zapewnienie, aby ich standardowe narzędzie wyszukiwania umożliwiało identyfikację wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych (jako takich) po ich zarejestrowaniu w ich systemie zarządzania dokumentami.