- PL Polski
Tłumaczenia maszynowe mogą zawierać błędy potencjalnie zmniejszające zrozumiałość i dokładność; Rzecznik Praw Obywatelskich nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek rozbieżności. Aby uzyskać najbardziej wiarygodne informacje i pewność prawną, należy zapoznać się z następującymi informacjami wersja źródłowa na angielski, do której odnośnik znajduje się powyżej.
Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce językowej i tłumaczeniowej.
Pismo Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do Komisji Europejskiej w sprawie sposobu, w jaki instytucje, organy, urzędy i agencje UE rejestrują wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne wysyłane/otrzymywane przez pracowników w ramach ich obowiązków zawodowych
Korespondencja - Data Środa | 30 czerwca 2021
Sprawa SI/4/2021/MIG - Otwarta Środa | 30 czerwca 2021 - Decyzja z Środa | 13 lipca 2022 - Dane instytucje Parlament Europejski | Rada Unii Europejskiej | Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej | Europejska Agencja ds. Chemikaliów | Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności | Europejska Agencja Leków | Komisja Europejska | Europejski Bank Centralny - Kraj Francja
Szanowny Panie Przewodniczący!
Zwracam się do Pana, a jednocześnie do innych instytucji, organów i agencji UE, z prośbą o współpracę w ważnej, ale potencjalnie pomijanej kwestii: nagrywanie wiadomości tekstowych i błyskawicznych.
Administracja UE, podobnie jak każda inna administracja publiczna, w swojej codziennej pracy coraz częściej korzysta ze środków nowoczesnej komunikacji elektronicznej. Kryzys związany z COVID-19 i związane z nim ustalenia dotyczące telepracy jeszcze bardziej zwiększyły ich wykorzystanie.
Administracja UE powinna dołożyć wszelkich starań, aby odzwierciedlić rzeczywistość nowoczesnej komunikacji w swoich zasadach i praktykach zarządzania dokumentami. Chociaż nie jest wykonalne ani pożądane, aby pracownicy rejestrowali wszystkie wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne wysyłane lub otrzymywane w ramach swoich obowiązków zawodowych, prawo UE nakłada na administrację UE obowiązek sporządzania i przechowywania dokumentacji dotyczącej jej działalności, w miarę możliwości oraz w sposób niearbitralny i przewidywalny.[1] Decyzja o zarejestrowaniu określonej informacji w systemie zarządzania dokumentami administracji nie powinna, zgodnie z prawem UE, zależeć od nośnika - listu, wiadomości e-mail, wiadomości tekstowej lub wiadomości błyskawicznej - ale od jej treści [2].
Jako Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zobowiązuję się do promowania najwyższych możliwych standardów administracji w całej służbie cywilnej UE. Rejestrowanie informacji spełnia ważną funkcję polegającą na ułatwianiu ich wymiany, dostarczaniu dowodów podjętych działań, wywiązywaniu się z obowiązków prawnych instytucji i zachowaniu ich pamięci. Jest to również warunek wstępny wypełnienia przez administrację UE jej obowiązków w zakresie przejrzystości, w szczególności poprzez ułatwienie publicznego dostępu do dokumentów i wdrożenie zasady rozliczalności działań publicznych.
Nagrywanie wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych oraz ich ujawnianie było ostatnio przedmiotem debaty w kilku państwach członkowskich UE [3]. Kwestia ta została mi również zgłoszona w październiku 2020 r.[4], kiedy Rada Europejska stwierdziła, że nie przechowuje żadnych wiadomości opartych na telefonie komórkowym wysłanych przez ówczesnego przewodniczącego do szefów państw i rządów w 2018 r. w odpowiedzi na wniosek o publiczny dostęp.
W związku z tym uważam, że nadszedł czas, aby rozpocząć dyskusję na temat odpowiednich zasad i praktyk w zakresie prowadzenia rejestrów, jeśli chodzi o komunikację elektroniczną, taką jak wiadomości tekstowe i komunikatory internetowe, na szczeblu administracji UE.
W pierwszej kolejności chciałbym zebrać informacje na temat przepisów i praktyk dotyczących rejestrowania wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych w całej administracji UE. W tym celu uprzejmie proszę Komisję o udzielenie odpowiedzi na pytania zawarte w załączniku do niniejszego pisma. Gromadząc te informacje, mam nadzieję, że uda mi się zidentyfikować dobre praktyki, które mogą pomóc administracji UE w rozwiązaniu tej ważnej kwestii w przyszłości.
Byłbym wdzięczny za otrzymanie odpowiedzi Komisji na moje pytania do dnia 15 listopada 2021 r. W przypadku gdyby Komisja zażądała dalszych informacji lub wyjaśnień w sprawie tej inicjatywy, proszę skontaktować się z odpowiedzialną urzędnikiem ds. dochodzeń, panią Tanją Ehnert.
Z góry dziękuję za współpracę w tej ważnej sprawie.
Z poważaniem,
Emily O'Reilly
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
Strasburg, 30 czerwca 2021 r.
załącznik
1) W odniesieniu do obowiązujących przepisów:
• Czy decyzja Komisji w sprawie zarządzania zapisami obejmuje wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne wysyłane lub odbierane za pośrednictwem urządzeń profesjonalnych lub osobistych?
• Czy w decyzji Komisji w sprawie zarządzania zapisami określono kryteria/zasady rejestrowania wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych?
• Czy w decyzji Komisji w sprawie zarządzania zapisami określono, w jaki sposób pracownicy powinni rejestrować wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne?
Prosimy o przekazanie nam odpowiednich postanowień decyzji w sprawie zarządzania dokumentacją.
2) W sprawie wdrażania obowiązujących przepisów:
• W jaki sposób wdraża się decyzję w sprawie zarządzania zapisami w odniesieniu do wiadomości tekstowych i komunikatorów internetowych? Na przykład, czy Komisja wydała odpowiednie wytyczne dla pracowników, czy też zapewnia pracownikom szkolenia w tym zakresie?
• Czy w praktyce Komisja rejestrowała wiadomości tekstowe i komunikatory? Jeśli tak, czy Komisja może podać przykłady?
• Czy Komisja otrzymała już wnioski o publiczny dostęp do wiadomości tekstowych lub wiadomości błyskawicznych na podstawie rozporządzenia 1049/2001, czy też uznała, że wiadomości tekstowe lub wiadomości błyskawiczne wchodzą w zakres wniosku o dostęp do dokumentów? Jeśli tak, czy Komisja mogłaby podać przykłady?
• W jaki sposób Komisja wyszukuje odpowiednie „dokumenty” w przypadku otrzymywania wniosków o publiczny dostęp, które w sposób wyraźny lub dorozumiany obejmują wiadomości tekstowe lub wiadomości błyskawiczne? Czy Komisja wprowadziła mechanizmy (np. wytyczne lub instrukcje), aby pomóc pracownikom w poszukiwaniu takich „dokumentów”?
Prosimy o dostarczenie nam odpowiednich dokumentów.
To samo pismo zostało wysłane do następujących instytucji i agencji:
- Rady
- Parlament Europejski
- Europejskiej Agencji Chemikaliów
- Europejski Urząd ds Bezpieczeństwa Żywności
- Europejskiej Agencji Leków
- Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej
- Europejskiego Banku Centralnego
[1] Wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 26 kwietnia 2007 r. w sprawie T-264/04, WWF European Policy Programme przeciwko Radzie, pkt 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264
[2] Zgodnie z definicją „dokumentu” zawartą w art. 3 lit. a) rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.
[3] Na przykład w Niderlandach (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 marca 2019 r.), w Niemczech (Berliński Sąd Administracyjny (VG) 2 K 163/18, 26 sierpnia 2020 r.) i w Irlandii (Irlandzki Komisarz ds. Informacji, numer sprawy: 180450, 15 maja 2019 r.).
[4] Decyzja w sprawie 1219/2020/MIG dotycząca sposobu rozpatrzenia przez Radę Europejską wniosku o publiczny dostęp do wiadomości telefonii komórkowej rzekomo wysłanych przez ówczesnego przewodniczącego do szefów państw i rządów, 26 października 2020 r.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.