Skarżący pracował jako ekspert dla zewnętrznego wykonawcy UE przy projekcie finansowanym przez UE w Tanzanii, zarządzanym przez delegaturę Unii Europejskiej w Tanzanii i we Wspólnocie Wschodnioafrykańskiej. Skarżący twierdził, że wykonawca naruszył prawo Tanzanii, nie rejestrując się w Tanzanii, uniemożliwiając mu uzyskanie ważnego pozwolenia na pracę. Następnie wykonawca poinformował skarżącego o swojej decyzji o rozwiązaniu umowy, biorąc pod uwagę obawy dotyczące pracy skarżącego zgłoszone przez delegaturę UE.

Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie obaw skarżącego dotyczących sposobu, w jaki delegatura zajęła się obiema sprawami. W tym względzie Rzecznik odniosła się do jej konsekwentnego stanowiska, zgodnie z którym w przypadku gdy instytucje UE ubiegają się o zastąpienie ekspertów pracujących nad projektami UE, osoby te powinny zostać wysłuchane przed ich zastąpieniem. Chociaż Komisja argumentowała, że nie zwróciła się o zastąpienie eksperta, Rzecznik stwierdził, że Komisja była zaangażowana w decyzję o zastąpieniu. Rzecznik stwierdził zatem, że Komisja nie zapewniła przestrzegania prawa skarżącego do bycia wysłuchanym przed jego zastąpieniem, co stanowiło niewłaściwe administrowanie.  Zaproponowała ulepszenie mające na celu zapobieżenie pojawieniu się problemu w przyszłości. 

Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że ponieważ umowa skarżącego została rozwiązana, nie uzasadniono żadnych dalszych dochodzeń w sprawie wydania pozwolenia na pracę. Zwróciła się jednak do Komisji z propozycją poprawy, zwracając się do niej o zweryfikowanie tej kwestii, ponieważ może ona mieć wpływ na innych ekspertów pracujących nad projektem UE. 

 

Agencje UE odgrywają kluczową rolę, wdrażając politykę UE i zapewniając techniczną, naukową i prawną wiedzę fachową we wszystkich kluczowych sektorach. Wszelkie postrzeganie, że ich urzędnicy publiczni realizują interesy prywatne, które są sprzeczne z ich obowiązkami, może podważyć zaufanie publiczne do ich pracy. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich konsekwentnie podkreślał ryzyko związane ze zjawiskiem „drzwi obrotowych”, w którym pracownicy przenoszą się na stanowiska zewnętrzne, zwłaszcza w sektorze prywatnym. Nawet niewielka liczba głośnych spraw może wywołać niepokój opinii publicznej i zaszkodzić reputacji, co znalazło odzwierciedlenie w ostatnich dochodzeniach.

Jednocześnie administracja UE musi przyciągnąć wykwalifikowanych specjalistów, aby zająć się priorytetami takimi jak zrównoważony rozwój, cyfryzacja i bezpieczeństwo. Środki takie jak okresy karencji i ograniczenia zatrudnienia mogą wpływać na elastyczność kariery, zwłaszcza w dziedzinach takich jak prawo, finanse lub technologia.

W tym kontekście w niniejszym dochodzeniu zbadano, z systemowego punktu widzenia, w jaki sposób agencje UE radzą sobie ze sprawami dotyczącymi efektu „drzwi obrotowych”. Celem było określenie dobrych praktyk i ewentualnych niedociągnięć w obowiązujących politykach i praktykach. W tym celu Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził szczegółowy przegląd polityki wprowadzonej przez 15 agencji UE i skontrolował 54 akta dotyczące poszczególnych spraw rozpatrywanych przez dziewięć agencji UE. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z przedstawicielami pięciu agencji UE w celu wyjaśnienia nierozstrzygniętych kwestii.

Prawie wszystkie agencje UE, które przedłożyły Rzecznikowi dokumentację, stwierdziły, że przyjęły podejście Komisji Europejskiej do wdrażania obowiązków prawnych pracowników przechodzących na stanowiska w sektorze prywatnym, zarówno w momencie wyjazdu, jak i podczas urlopu bezpłatnego. Rzecznik stwierdził jednak, że niektóre agencje UE mają bardziej szczegółowe i kompleksowe wytyczne dotyczące wdrażania tych obowiązków prawnych niż inne. Różnice, które zauważył Rzecznik, dotyczą sposobu, w jaki agencje rozpatrują spóźnione lub niekompletne powiadomienia o działalności po zakończeniu służby, sposobu, w jaki agencje oceniają takie powiadomienia, charakteru nałożonych środków łagodzących, przejrzystości decyzji w sprawie zgłoszonych działań po zakończeniu służby oraz sposobu monitorowania wszelkich wynikających z nich obowiązków, a także sposobu, w jaki agencje szkolą pracowników w zakresie ich obowiązków w zakresie etyki.

Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że zasady i polityki regulujące działalność po zakończeniu kadencji osób niebędących pracownikami, tj. członków zarządów lub rad nadzorczych agencji, znacznie się różnią. Większość członków zarządu agencji jest powoływana przez organy krajowe i reprezentuje ich państwa członkowskie, co oznacza, że nadal podlegają oni krajowym zasadom etycznym, które różnią się w poszczególnych państwach członkowskich. Aby zaradzić potencjalnym konfliktom interesów i szkodom dla reputacji wynikającym z efektu „drzwi obrotowych”, tylko kilka organów zarządzających agencji UE zbadanych w niniejszym dochodzeniu przyjęło politykę regulującą działalność (byłych) członków zarządu po zakończeniu mandatu.

Aby pomóc agencjom UE w dalszym zaostrzaniu przepisów dotyczących efektu „drzwi obrotowych”, Rzecznik przedstawiła szereg wytycznych dotyczących dobrych praktyk:

• Silne ramy uczciwości zaczynają się od zapobiegania: zasadnicze znaczenie ma zapewnienie pracownikom i członkom zarządu jasnych wytycznych, regularnych szkoleń i bieżących inicjatyw uświadamiających, aby zapewnić pełne zrozumienie obowiązków etycznych.
• Jest to wzmocnione solidnymi standardowymi procedurami operacyjnymi dotyczącymi obsługi sytuacji drzwi obrotowych, które zapewniają jasne, stopniowe podejście do powiadomień, ocen i zgodności.
• Należy z góry ustalić przejrzyste kryteria ograniczania ról po zakończeniu służby lub po zakończeniu mandatu, tak aby osoby fizyczne były w pełni świadome ograniczeń przed przystąpieniem.
• Kiedy sygnalizuje się przejście do sektora prywatnego, agencje powinny działać szybko - przeprowadzając dogłębne oceny ryzyka, identyfikując potencjalne konflikty interesów i podejmując natychmiastowe kroki zapobiegawcze, takie jak cofnięcie praw dostępu lub przeniesienie obowiązków w razie potrzeby.
• Podejmowanie decyzji powinno być sprawiedliwe, przejrzyste i dobrze udokumentowane, umożliwiając osobom fizycznym zgłaszanie uwag na temat proponowanych ograniczeń, przy jednoczesnym zapewnieniu skutecznego zarządzania ryzykiem za pomocą proporcjonalnych środków, takich jak okresy karencji, zakazy lobbingu lub, w razie potrzeby, bezpośrednie zakazy.
• Terminowe, uzasadnione decyzje muszą jasno określać prawo do odwołania.
• Poza gruntownym podejmowaniem decyzji odpowiedzialność zależy od zdecydowanego egzekwowania przepisów. Obejmuje to publikowanie streszczeń zatwierdzonych działań, aktywne monitorowanie zgodności z nałożonymi warunkami oraz przestrzeganie obowiązków w zakresie poufności.
• W przypadku podejrzenia naruszenia agencje muszą szybko reagować - ustalając fakty i podejmując działania dyscyplinarne w poważnych przypadkach - w celu utrzymania zaufania i ochrony integralności instytucjonalnej.

Rzecznik stwierdza, że agencje UE mogą się wiele nauczyć od siebie nawzajem. Rzecznik Praw Obywatelskich zamierza stosować te wytyczne dotyczące dobrych praktyk w odniesieniu do spraw, na które może zostać poinformowana w przyszłości.