Polityki i praktyki mające na celu wprowadzenie w życie prawa publicznego dostępu do dokumentów

- Krótki przewodnik dla administracji UE -

W niniejszym krótkim przewodniku przedstawiono polityki i praktyki, które powinny stosować instytucje, organy, urzędy i agencje UE, aby mogły one w pełni wywiązać się ze swoich obowiązków w zakresie realizacji podstawowego prawa do publicznego dostępu do dokumentów.

Każda instytucja, organ, urząd i agencja UE powinna:

1. Mają politykę rejestracji i przechowywania dokumentów. Pracownicy powinni otrzymywać odpowiednie informacje i szkolenia na temat sposobu realizacji tej polityki.

2. posiadać politykę dotyczącą publikacji dokumentów, określającą jasne kryteria dotyczące tego, które kategorie dokumentów powinny być publikowane proaktywnie.

3. Opublikuj te zasady na swojej stronie internetowej w łatwo dostępnym formacie.

4. Prowadzenie „publicznego rejestru” dokumentów i przyjęcie kryteriów dotyczących kategorii dokumentów, które powinny być w nim wymienione.

5. Dopilnowanie, by dokumenty wpisane do rejestru publicznego zawierały co najmniej: numer referencyjny; przedmiot lub krótki opis treści dokumentu; oraz datę otrzymania lub sporządzenia dokumentu i wpisania go do rejestru.

6. Publikuje sprawozdanie lub umieszcza specjalną sekcję w swoim sprawozdaniu rocznym na temat wniosków o publiczny dostęp do dokumentów, w tym statystyki dotyczące liczby wniosków i tego, czy dostęp został (częściowo) udzielony.

7. Na stronie internetowej instytucji znajduje się specjalna sekcja poświęcona publicznemu dostępowi do dokumentów oraz temu, w jaki sposób instytucja rozpatruje wnioski o dostęp.

8. Uwzględniła w tej sekcji informacje na temat podstawowego prawa do publicznego dostępu do dokumentów, jego podstawy prawnej i przepisów wewnętrznych, które instytucja wprowadziła, aby nadać temu skuteczność i rozpatrywać wnioski o publiczny dostęp do dokumentów.

9. Przekazywanie prostym i przystępnym językiem informacji o tym, jak złożyć wniosek o publiczny dostęp do dokumentów, oraz o procedurze stosowanej przez instytucję przy rozpatrywaniu wniosków. Powinno to obejmować informacje na temat środków odwoławczych: wprowadzenie do dwuetapowej procedury (wstępny wniosek i ponowny wniosek), a następnie możliwości zaskarżenia do Trybunału Sprawiedliwości UE lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.  

10. Rozważyły wprowadzenie formularza wniosku o dostęp do dokumentów, zawierającego wytyczne dotyczące informacji, które należy uwzględnić przy składaniu wniosku. Formularz powinien być opcjonalny, przyjazny dla użytkownika i wymagać jedynie danych, które są ściśle istotne dla rozpatrzenia wniosku. Instytucja powinna również opublikować adres e-mail funkcjonalnej skrzynki pocztowej sekcji operacyjnej lub zespołu zajmującego się takimi wnioskami.