Strasburg, 12 lutego 2021 r.

Skarga 274/2021/TE

Przedmiot sprawy: Odmowa udzielenia przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych publicznego dostępu do dokumentów związanych ze sprawozdaniem dotyczącym wyroku w sprawie Schrems II

Szanowna Pani/Szanowny Panie,

Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał skargę X przeciwko Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych (EIOD). Poprosiła mnie o zajęcie się sprawą w jej imieniu.

Skarżący zwrócił się do EIOD o dostęp do:

a) mapowanie określające, które trwające umowy, postępowania o udzielenie zamówienia i inne rodzaje współpracy obejmują przekazywanie danych, które EIOD przeprowadził dla siebie w kontekście swojej „Strategii na rzecz instytucji, urzędów, organów i agencji Unii w celu zastosowania się do orzeczenia w sprawie Schrems II”;^[1]

b) kopię wszelkich ocen prywatności, w tym ocen skutków dla ochrony danych, przeprowadzonych przez EIOD w celu wykorzystania przez EIOD następujących narzędzi: Microsoft Office365, Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Skype.

EIOD odmówił publicznego dostępu, argumentując, że żądane dokumenty stanowią integralną i nierozerwalną część szerszego trwającego procesu decyzyjnego oraz że ujawnienie dokumentów na tym etapie poważnie podważyłoby zaufanie i ducha współpracy między instytucjami UE i zagroziłoby wynikowi tego procesu. EIOD zauważył ponadto, że nie może potwierdzić istnienia ani liczby jakichkolwiek innych dokumentów, oprócz sprawozdania z procesu mapowania, które mogą wchodzić w zakres wniosku, „ponieważ są one częścią toczących się procedur, a zatem ich status lub liczba są nadal w toku”.

Postanowiliśmy wszcząć dochodzenie w sprawie skargi na decyzję EIOD o odmowie dostępu na mocy rozporządzenia 1049/2001 do sprawozdania z procesu mapowania oraz jego stanowisko, zgodnie z którym nie może on potwierdzić istnienia ani liczby innych dokumentów, które mogą wchodzić w zakres wniosku.

Rozporządzenie 1049/2001 stanowi, że wnioski o udzielenie dostępu należy rozpatrywać niezwłocznie. Zgodnie z tą zasadą Rzecznik stara się również jak najszybciej rozpatrywać takie sprawy.

W pierwszej kolejności uważam, że należy dokonać przeglądu dokumentów będących przedmiotem wniosku skarżącego. Byłbym zatem wdzięczny, gdyby EIOD mógł przekazać nam kopię sprawozdania z przeprowadzonego przez siebie mapowania, najlepiej w formacie elektronicznym (poprzez zaszyfrowaną wiadomość e-mail ^[2]), do piątku 19 lutego 2021 r.

Dokumenty będące przedmiotem wniosku o publiczny dostęp będą traktowane jako poufne, podobnie jak wszelkie inne materiały, którymi EIOD postanowi się z nami podzielić i które oznaczono jako poufne. Dokumenty tego rodzaju będą przetwarzane i przechowywane zgodnie z tym poufnym statusem i zostaną usunięte z akt Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich wkrótce po zakończeniu dochodzenia.

Stanowisko EIOD przedstawiono w jego odpowiedzi potwierdzającej z dnia 8 lutego 2021 r. Jeżeli jednak EIOD zechce przedstawić dodatkowe opinie, które zostaną uwzględnione przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich podczas tego dochodzenia, byłbym wdzięczny za przekazanie mi ich w ciągu piętnastu dni roboczych od otrzymania niniejszego pisma, tj. 5 marca 2021 r.

Ponadto uważamy, że pomocne byłoby zaplanowanie spotkania między EIOD a zespołem dochodzeniowym Rzecznika Praw Obywatelskich, na którym moglibyśmy omówić tę sprawę. Prosimy o skontaktowanie się z moją koleżanką Tanją Ehnert w celu ustalenia szczegółów tego posiedzenia, najlepiej przed 26 lutego 2021 r.

Z poważaniem,

Rosita Hickey
Dyrektor ds. zapytań

[1] https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/2020-10-29_edps_strategy_schremsii_en_0.pdf

[2] Zaszyfrowane wiadomości e-mail można przesyłać do Gaëla Lamberta, urzędnika ds. technologii informacyjnych w Europejskim Rzeczniku Praw Obywatelskich.