Szanowny Panie,

W dniu 19 lutego 2014 r. złożył Pan w imieniu swojego stowarzyszenia (zwanego dalej „skarżącym”) skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Agencji Wykonawczej ds. Zdrowia i Konsumentów (zwanej dalej „EAHC” lub „Agencją”) dotyczącą projektu.

W swojej skardze skarżący przedstawił następujące zarzuty i argumenty.

Zarzuty

1. Chociaż uzgodniono zmianę budżetu i przedłużenie terminu zakończenia projektu, EAHC nie uwzględniła tego przy obliczaniu końcowej płatności salda.

2. Agencja nie przedstawiła skarżącemu wyjaśnień dotyczących cięć lub odrzuceń kosztów w podziale na partnerów.

3. Agencja wielokrotnie gubiła lub niewłaściwie umieszczała dokumenty przesłane przez skarżącego.

Roszczenie

EAHC powinna obliczyć płatność salda końcowego na podstawie uzgodnionych zmian.

Wszcząłem dochodzenie w sprawie niniejszej skargi i w dniu 2 kwietnia 2014 r. zwróciłem się do Agencji o wyjaśnienia w odniesieniu do pierwszego zarzutu i powiązanego roszczenia. Poinformowałem również skarżącego i Agencję, że na późniejszym etapie podejmę decyzję w sprawie dalszego postępowania w odniesieniu do drugiego i trzeciego zarzutu, a także odpowiednich roszczeń.

Następnie w dniu 3 kwietnia 2014 r. skarżący przedstawił mi pewne wyjaśnienia. Następnie Agencja przedstawiła wyjaśnienia, o które zwrócono się w piśmie z dnia 30 kwietnia 2014 r., w odniesieniu do których skarżący przedstawił uwagi w dniu 15 maja 2014 r.

Oceniłem teraz wszystkie dostępne mi dowody i doszedłem do wniosku w odniesieniu do niniejszego zarzutu. W dalszej części zajmę się kluczowymi kwestiami pojedynczo.

W przedmiocie pierwszego zarzutu

a) W odniesieniu do kwestii, że Agencja zgodziła się na pewne zmiany, a następnie odmówiła uwzględnienia tych zmian

Stanowisko Agencji opiera się na trzech głównych argumentach: (i) zezwoliła skarżącemu na przeniesienie środków na nowego partnera, w przypadku braku wymaganych dokumentów, w celu zagwarantowania prawidłowej realizacji projektu, nie sugerując jednak, że formalna zmiana nie jest konieczna; (ii) w każdym razie wiadomość elektroniczna z dnia 24 maja 2011 r. dotyczyła tylko jednej zmiany budżetu, podczas gdy skarżący złożył kilka wniosków o wprowadzenie zmian, które również wymagały zatwierdzenia; oraz (iii) skarżący nigdy nie kwestionował konieczności dostarczenia dokumentów, o które zwróciła się Agencja.

Stanowisko Agencji w odniesieniu do tego aspektu sprawy jest przekonujące, a skarżący nie przedstawił żadnych argumentów mogących go zakwestionować. W szczególności uwaga skarżącego w odpowiedzi na wyjaśnienia Agencji, że Agencja zaakceptowała wniosek skarżącego o zmianę budżetu, nie jest argumentem merytorycznym, lecz zwykłym oświadczeniem.

Ponadto Rzecznik nie podziela zdziwienia skarżącego co do powodów, dla których płatność końcowa nadal opierała się na pierwotnej umowie o udzielenie dotacji, biorąc pod uwagę, że „wszelkie działania zostały zrealizowane przez partnerów”. W tym względzie należy podkreślić, że podstawową kwestią w niniejszej sprawie nie jest to, czy działania w ramach przedmiotowego projektu zostały prawidłowo zrealizowane, ale czy wnioski o zmianę złożone przez skarżącego zostały odpowiednio zatwierdzone przez Agencję, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W tym względzie należy zauważyć, że Agencja wielokrotnie zwracała się do skarżącego o dostarczenie brakujących dokumentów. Nie można zatem zarzucać Agencji niewłaściwego postępowania w tym zakresie.

Ponadto skarżący w ogóle nie odniósł się do argumentu Agencji, że jej e-mail z dnia 24 maja 2011 r. "zatwierdził", jeśli w ogóle, tylko jeden z kilku wniosków o zmianę budżetu, a także nie odniósł się do faktu, że nigdy nie zakwestionował konieczności dostarczenia odpowiednich dokumentów. W odniesieniu do tej ostatniej kwestii należy zauważyć, że skarżący twierdził w swojej skardze, że dostarczył wymagane dokumenty i że Agencja je zgubiła lub zgubiła. Ponieważ jednak ocena tej kwestii wchodzi w zakres trzeciego zarzutu skarżącego, jest ona rozpatrywana w tym kontekście. 

W związku z powyższym stwierdzam, że Agencja słusznie obliczyła płatność końcową na rzecz skarżącego na podstawie pierwotnej umowy o udzielenie dotacji.

W związku z tym uważam, że nie istnieją wystarczające powody uzasadniające dalsze badania tego aspektu zarzutu.

b) W odniesieniu do kwestii, czy zmiany, na które zgodziła się EAHC, miały wpływ na koszty podwykonawstwa ponoszone przez partnera skarżącego, czy też zostałyby one w każdym razie odrzucone

W tym względzie należy przypomnieć, że Agencja zasadniczo stwierdziła, po pierwsze, że podwykonawstwo między współbeneficjentami jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami, a po drugie, że nigdy nie zezwoliła na przedmiotowe podwykonawstwo, zgodnie z wymogami. Podniosła ona zatem, że odrzucenie odpowiednich kosztów podwykonawstwa nie było związane z brakiem podpisania zmiany.

Jestem zdania, że stanowisko Agencji w odniesieniu do lit. b) jest przekonujące, a skarżący nie przedstawił żadnych argumentów mogących go zakwestionować.

Oprócz nieprzedstawienia żadnego merytorycznego argumentu kwestionującego stwierdzenie Agencji, że podwykonawstwo między współbeneficjentami jest zabronione zgodnie z obowiązującymi przepisami, spostrzeżenie skarżącego, że wszystkie działania były realizowane przez „oddziały Uniwersytetu w Kumbrii nieuczestniczące w projekcie”, nie zmienia faktu, że działy, które prowadziły działania, są częścią nowego partnera skarżącego i że w związku z tym odpowiednie działania były prowadzone przez współbeneficjenta z naruszeniem obowiązujących przepisów. Ponadto argument, że partner skarżącego zorganizował obóz letni w dobrej wierze, nie oznacza, że obowiązujące przepisy dotyczące kwalifikowalności poniesionych kosztów nie mają już zastosowania.

W związku z tym oświadczenie skarżącego złożone w dniu 3 kwietnia 2014 r., że gdyby zmiana przeszła przez koszty, zostałyby przedłożone jako poniesione przez odpowiednich partnerów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie jest przekonujące.

W związku z powyższym jestem zdania, że Agencja słusznie odrzuciła koszty podwykonawstwa poniesione przez partnera skarżącego.

W związku z tym uważam, że nie ma wystarczających powodów uzasadniających dalsze dochodzenie również w tym aspekcie skargi.

W odniesieniu do drugiego zarzutu

Należy przypomnieć, że w dniu 1 lipca 2013 r. Agencja przesłała skarżącemu (i) tabelę płatności salda, przedstawiającą poszczególne etapy prowadzące do obliczenia ostatecznej dotacji na działanie i wynikającej z niej płatności salda, a także (ii) arkusze finansowe uczestników, wskazując przyczyny odrzucenia kosztów w podziale na partnerów. W pismach z dnia 14 października 2013 r. i 17 stycznia 2014 r. EAHC powtórzyło również, że należycie poinformowało skarżącego, że odrzucenie kosztów było związane z kosztami podwykonawstwa partnera.

Skarżący dostarczył kopię wszystkich wyżej wymienionych dokumentów. Treść powiązanych tabel zawiera wystarczająco szczegółowe informacje, które umożliwiają zrozumienie powodów, na których Agencja oparła się w odniesieniu do cięć lub odrzuceń kosztów w podziale na partnerów.

W związku z tym stwierdzam, że nie ma wystarczających powodów uzasadniających wszczęcie dochodzenia w sprawie tego zarzutu.

W przedmiocie zarzutu trzeciego

Okazało się, że skarżący nie poruszył tej kwestii przed pismem z dnia 7 sierpnia 2013 r., mimo że wielokrotnie wymieniał z Agencją korespondencję dotyczącą dokumentów, które rzekomo nie dotarły do Agencji. Po tym, jak skarżący wyraźnie podniósł kwestię utraty przez Agencję niektórych dokumentów, agencja ta, zarówno w pismach z dnia 14 października 2013 r., jak i z dnia 17 stycznia 2014 r., wyjaśniła skarżącemu swoje wewnętrzne procedury rejestracji dokumentów i zauważyła, że nie ma rejestru utraconych dokumentów, które zostały następnie znalezione z powodu potwierdzenia dostawy, wbrew temu, co twierdził skarżący. Wydaje się, że skarżący nie odniósł się do tej kwestii w swojej skardze.

Co więcej, biorąc pod uwagę, że w przeszłości Agencja wielokrotnie kontaktowała się ze skarżącym, prosząc go o przedłożenie brakujących dokumentów, nie ma powodów, aby wątpić w stanowisko EAHC w tym zakresie.  Należy zauważyć, że skarżący załączył do skargi dwa potwierdzenia odbioru z dnia 5 października i 14 listopada 2012 r. oraz jedno potwierdzenie odbioru z dnia 15 kwietnia 2013 r. Jednakże o ile przesłanie pokwitowań z definicji nie potwierdza otrzymania żadnego dokumentu, a zatem nie ma znaczenia jako dowód w niniejszej sprawie, o tyle potwierdzenie odbioru z dnia 15 kwietnia 2013 r. dowodzi jedynie, że skarżący przesłał Agencji pewne dokumenty po dniu 19 października 2012 r., czyli w dniu, w którym Agencja poinformowała skarżącego, że oceni sprawozdanie końcowe w świetle pierwotnej umowy o udzielenie dotacji, a zatem zbyt późno, aby można je było rozpatrzyć.

W związku z tym uważam, że nie ma wystarczających podstaw do wszczęcia dochodzenia w sprawie tego aspektu zarzutu.

W związku z powyższym postanowiłem zamknąć Pańską sprawę, stwierdzając, że dalsze dochodzenia w tej sprawie nie są uzasadnione, i poinformowałem o tym Agencję.

Na koniec pragnę zauważyć, że poprosił mnie Pan o radę, jak ogólnie zająć się tą sprawą. Chociaż nie jestem w stanie udzielić odpowiedzi na to pytanie, pragnę poinformować Pana o możliwości zwrócenia się do prawnika o poradę co do dalszych kroków, jakie należy podjąć.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly