Okoliczności powstania skargi

1. Skarga dotyczy rozpatrzenia przez Komisję wniosku o publiczny dostęp do dokumentów [1], złożonego w lutym 2013 r., dotyczącego kontaktów między DG ds. Sprawiedliwości Komisji a włoską agencją adopcyjną Amici dei Bambini w okresie od stycznia 2007 r. do grudnia 2009 r.

Przedmiot dochodzenia

2. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku o dostęp do dokumentów.

3. Skarżący twierdził, że Komisja powinna zapewnić pełny dostęp do jego korespondencji z Amici dei Bambini.

4. Na poparcie swojego zarzutu i twierdzenia skarżący twierdził, że Komisja nie rozpatrzyła wniosku potwierdzającego zgodnie z obowiązującymi procedurami i w ustalonych terminach oraz że Komisja nie uzasadniła odmowy udzielenia dostępu do dokumentów osób trzecich.

W przedmiocie dochodzenia

5. Rzecznik wszczął dochodzenie w dniu 14 października 2013 r. Komisja przedstawiła swoją opinię w dniu 6 grudnia 2013 r. Skarżący przedstawił swoje uwagi do opinii w dniu 30 stycznia 2014 r.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Rzekomy brak prawidłowego rozpatrzenia wniosku o dostęp do dokumentów

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

6. Według skarżącego Komisja udzieliła dostępu do szeregu dokumentów. Odmówiono jednak dostępu do innych dokumentów pochodzących od osoby trzeciej, Amici dei Bambini. Osoba trzecia sprzeciwiła się ujawnieniu, twierdząc, że musi skonsultować się ze swoimi adwokatami.

7. Skarżący stwierdził, że w dniu 1 lipca 2013 r. Komisja przekazała mu dokumenty, do których udzieliła mu dostępu w dniu 2 maja 2013 r. (skarżący nigdy nie otrzymał pisma Komisji z dnia 2 maja 2013 r.). Komisja poinformowała go również, że nie otrzymała od osoby trzeciej żadnej zgody na ujawnienie przedłożonej przez nią korespondencji. Komisja uznała to za dorozumianą odmowę udzielenia dostępu. Po tym, jak Komisja odmówiła dostępu do dokumentów osób trzecich, w dniu 21 lipca 2013 r. skarżący złożył ponowny wniosek. Komisja poinformowała go, że jego ponowny wniosek został złożony zbyt późno. Skarżący ponownie skierował pismo do Komisji, stwierdzając, że odmowa udzielenia dostępu do dokumentów osób trzecich została złożona dopiero w dniu 1 lipca 2013 r. i że w związku z tym jego ponowny wniosek został złożony w obowiązującym terminie. W dniu 6 sierpnia 2013 r. Komisja przyznała, że ponowny wniosek został rzeczywiście złożony w terminie. Ponowny wniosek został zarejestrowany tego samego dnia. Gdy skarżący nie otrzymał odpowiedzi od Komisji w wyznaczonym terminie, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

8. W swojej opinii Komisja stwierdziła, że w dniu 2 maja 2013 r. udzieliła dostępu do dziewięciu z 19 istotnych dokumentów, z wyjątkiem danych osobowych. Odmówiono dostępu do pozostałych dokumentów, które były dokumentami osób trzecich, ponieważ autor będący osobą trzecią wyraził swoje zastrzeżenia. W dniu 1 lipca 2013 r. skarżący poinformował Komisję, że nie otrzymał dokumentów, do których udzielono mu dostępu.

9. Według Komisji ponowny wniosek skarżącego z dnia 21 lipca 2013 r. został zarejestrowany w dniu 6 sierpnia 2013 r. W dniach 9 i 17 września Komisja ponownie skonsultowała się z autorem będącym osobą trzecią, jednocześnie wysyłając pisma do skarżącego. W swoich pismach kontrolnych Komisja wyraziła ubolewanie z powodu opóźnień i szczerze przeprosiła za wszelkie spowodowane niedogodności. W dniu 15 września 2013 r. autor będący osobą trzecią zwrócił się o podanie tożsamości skarżącego. W dniu 19 września 2013 r. Komisja zapytała skarżącego, czy wyraził zgodę na ujawnienie jego tożsamości autorowi będącemu osobą trzecią. W dniu 20 września 2013 r. udzielił pozytywnej odpowiedzi. W dniu 15 października 2013 r., wobec braku ostatecznego stanowiska ze strony autora będącego osobą trzecią, Komisja przesłała skarżącemu swoją odpowiedź, udzielając dostępu do wszystkich istotnych dokumentów, z wyjątkiem danych osobowych.

10. Komisja argumentowała, że nie była w stanie podjąć decyzji w sprawie ponownego wniosku w wyznaczonym terminie, głównie ze względu na liczbę odnośnych dokumentów oraz fakt, że niektóre dokumenty zostały sporządzone przez osobę trzecią. Komisja musiała również zwrócić się do skarżącego o zgodę na ujawnienie jego tożsamości osobie trzeciej będącej autorem i musiała dać tej osobie trzeciej rozsądny czas na udzielenie odpowiedzi na konsultacje.

11. Komisja argumentowała, że dołożyła znacznych starań w celu udzielenia odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe, o czym jej zdaniem świadczy fakt, że wobec braku odpowiedzi ze strony autora będącego osobą trzecią w rozsądnym terminie przystąpiła do podjęcia decyzji w sprawie wniosku o udzielenie dostępu.

12. Komisja argumentowała, że odmowa dostępu do dokumentów osób trzecich na początkowym etapie była słuszna, ponieważ osoba trzecia nie wyraziła wyraźnej zgody na udzielenie publicznego dostępu.

13. W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący argumentował, że Komisja skonsultowała się z autorem będącym osobą trzecią ponad tydzień po upływie terminu na udzielenie odpowiedzi na jego ponowny wniosek. Skarżący jest zdania, że Komisja powinna była wyznaczyć stronie trzeciej wyraźny termin na udzielenie odpowiedzi na pierwsze konsultacje. Brak reakcji nie jest uzasadnionym powodem odmowy dostępu na mocy rozporządzenia 1049/2001. Komisja powinna była przeanalizować ponowny wniosek skarżącego bez konieczności przeprowadzania drugiej konsultacji z autorem będącym osobą trzecią. Ponadto nigdy nie otrzymał listów od Komisji.

14. Skarżący nie jest przekonany, że otrzymał całą stosowną korespondencję i chciałby wiedzieć, czy korespondencję na osobistą skrzynkę pocztową urzędnika uważa się za prywatną i nieoficjalną.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

15. Wnioski o dostęp do dokumentów są rozpatrywane niezwłocznie.[2] Zasadniczo wnioskodawca powinien zatem mieć możliwość oczekiwania odpowiedzi w określonym terminie. Jednocześnie terminy te mają na celu przyznanie wnioskodawcy prawa do środków odwoławczych w przypadku dorozumianej odmowy dostępu, takiej jak wszczęcie postępowania sądowego lub złożenie skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich [3], z której skarżący skorzystał w niniejszej sprawie.

16. Chociaż skarżący twierdził, że nie otrzymał pism od Komisji, Rzecznik nie znajduje niczego, co sugerowałoby, że pisma te nie zostały wysłane. Działania Komisji w tym zakresie były zatem zgodne z zasadami dobrej administracji, które nakładają na administrację UE obowiązek informowania wnioskodawców o opóźnieniach w rozpatrywaniu wniosków o udzielenie dostępu, umożliwiając im podejmowanie świadomych decyzji, czy czekać na odpowiedź, czy też niezwłocznie złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

17. W związku z powyższym oraz biorąc pod uwagę fakt, że Komisja ostatecznie udzieliła wyraźnej odpowiedzi na ponowny wniosek, udzielając dostępu do żądanych dokumentów, Rzecznik nie znajduje podstaw do dalszych działań, ponieważ Komisja nie odpowiedziała na wniosek o udzielenie dostępu w terminach określonych w rozporządzeniu 1049/2001.

18. Jeżeli chodzi o powody odmowy dostępu, Rzecznik uważa, że Komisja niesłusznie odmówiła dostępu do pierwotnego wniosku na tej podstawie, że osoba trzecia nie wyraziła wyraźnej zgody na ujawnienie, ale wyraziła „zastrzeżenia”. Jak słusznie zauważył skarżący, można odmówić dostępu tylko wtedy, gdy zastosowanie ma jeden (lub kilka) wyjątków od dostępu określonych w rozporządzeniu 1049/2001. Rzecznik zauważa jednak, że Komisja udzieliła dostępu do odpowiednich dokumentów w trakcie dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika (z wyjątkiem danych osobowych, których utajnienia skarżący nie wydaje się kwestionować). Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjmuje decyzję Komisji w tym zakresie i w związku z tym nie będzie dalej zajmować się kwestią odpowiedzi Komisji na pierwotny wniosek. Poczyni jednak kolejną uwagę, którą Komisja powinna wziąć pod uwagę przy składaniu przyszłych wniosków o dokumenty osób trzecich.

19. Rzecznik Praw Obywatelskich wyjaśni również niektóre inne kwestie, umożliwiając Komisji udzielanie w przyszłości szybszych odpowiedzi na wnioski o dostęp.

20. Jeżeli instytucja UE musi skonsultować się ze stroną trzecią w celu oceny, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków od dostępu określonych w rozporządzeniu 1049/2001 [4], instytucja powinna wyznaczyć stronie trzeciej termin na udzielenie odpowiedzi. Termin ten należy ustalić w taki sposób, aby umożliwić instytucji szybkie rozpatrzenie wniosku o dostęp. (Nie jest jasne, czy Komisja uczyniła to w niniejszej sprawie.) Jeżeli osoba trzecia nie odpowie w wyznaczonym terminie, instytucja powinna przystąpić do badania dokumentów, mając na uwadze, że co do zasady wszystkie dokumenty powinny być publicznie dostępne. (Tak ostatecznie uczyniła Komisja w niniejszej sprawie.) Jeżeli osoba trzecia nie odpowiedziała na konsultacje przeprowadzone przez instytucję w odniesieniu do pierwotnego wniosku o udzielenie dostępu, zwykle nie powinno być powodu, aby instytucja przeprowadziła nowe konsultacje w odniesieniu do ponownego wniosku o udzielenie dostępu.

21. Biorąc pod uwagę, że tożsamość wnioskodawcy nie ma wpływu na decyzję, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków od dostępu przewidzianych w rozporządzeniu 1049/2001, wniosek autora będącego osobą trzecią o udzielenie informacji na temat tożsamości wnioskodawcy należy rozpatrywać jako odrębną kwestię, a wniosek ten nie powinien mieć możliwości opóźnienia przez instytucję rozpatrywania wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów osób trzecich (co uczyniła w niniejszej sprawie).

22. W związku z powyższym Rzecznik nie znajduje podstaw do prowadzenia dalszych dochodzeń w przedmiotowej sprawie. Przedstawi jednak Komisji dalsze uwagi w odniesieniu do kwestii wyjaśnionych powyżej.

23. Jeżeli skarżący ma dalsze pytania dotyczące ewentualnych dokumentów będących w posiadaniu Komisji, powinien skierować je bezpośrednio do Komisji.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Rzecznik Praw Obywatelskich nie uzasadnia dalszych dochodzeń.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

Dalsze uwagi

(i) Jeżeli instytucja UE musi skonsultować się ze stroną trzecią w celu oceny, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków od dostępu określonych w rozporządzeniu 1049/2001, instytucja powinna wyznaczyć stronie trzeciej termin na udzielenie odpowiedzi. Termin ten należy ustalić w taki sposób, aby umożliwić instytucji szybkie rozpatrzenie wniosku o dostęp.

(ii) Jeżeli osoba trzecia nie udzieli odpowiedzi w wyznaczonym terminie, instytucja powinna przystąpić do badania dokumentów, pamiętając, że co do zasady wszystkie dokumenty powinny być publicznie dostępne.

(iii) Każda decyzja o odmowie dostępu do dokumentów osób trzecich, czy to na podstawie pierwotnego wniosku, czy też wniosku potwierdzającego, musi opierać się na wyjątkach od dostępu określonych w rozporządzeniu 1049/2001, a nie tylko na niezdefiniowanych zastrzeżeniach osoby trzeciej dotyczących ujawnienia.

(iv) Jeżeli osoba trzecia nie odpowiedziała na konsultacje przeprowadzone przez instytucję w odniesieniu do pierwotnego wniosku o udzielenie dostępu, zwykle nie powinno być powodu, aby instytucja przeprowadziła nowe konsultacje w odniesieniu do ponownego wniosku o udzielenie dostępu.

(v) Biorąc pod uwagę, że tożsamość wnioskodawcy nie ma wpływu na decyzję, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków od dostępu przewidzianych w rozporządzeniu 1049/2001, wniosek autora będącego osobą trzecią o udzielenie informacji na temat tożsamości wnioskodawcy należy rozpatrywać oddzielnie, a wniosek ten nie powinien mieć możliwości opóźnienia rozpatrywania przez instytucję wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów osób trzecich.

Emily O'Reilly

Sporządzono w Strasburgu dnia 20 maja 2014 r.

[1] Na podstawie rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji

[2] Art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001.

[3] Artykuł 8 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001

[4] Artykuł 4 ust. 4 rozporządzenia 1049/2001