Okoliczności powstania skargi

1. Skarga dotyczy odmowy udzielenia przez Europejski Urząd Doboru Kadr („EPSO”) dostępu do arkusza oceny dotyczącego testu d) skarżącego w konkursie otwartym EPSO/AST/111/10.

2. Skarżący uczestniczył w powyższym konkursie otwartym, ale nie znalazł się wśród laureatów, którzy zostali umieszczeni na liście rezerwowej. Równocześnie zwróciła się o weryfikację wyników egzaminu praktycznego, tj. egzaminu d), a także zwróciła się do EPSO o „kryteria oceny” oraz „kopię egzaminu z ewentualnymi poprawkami”.

3. EPSO przekazało skarżącej kopię testu d). Ponownie zapytała, czy „możliwe byłoby otrzymanie arkusza oceny [jej] testu d)”. EPSO odpowiedziało, że „test d) został oznaczony przy użyciu szczegółowej i wyczerpującej siatki oznakowania... Niniejszy arkusz oceny stanowi część poufnej pracy komisji konkursowej i w związku z tym nie jest dostępny dla kandydatów.„W odpowiedzi na wniosek skarżącego o dokonanie przeglądu EPSO podtrzymało swoje stanowisko, że „[k]ryteria korygujące i korekty dokonane przez osoby oceniające/oceniające stanowią część poufnej pracy komisji konkursowej i w związku z tym nie są dostępne dla kandydatów”.

Przedmiot dochodzenia

4. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżąca twierdziła, że EPSO niesłusznie odmówiło przekazania jej arkusza oceny dotyczącego testu d), pokazującego kryteria oceny i korekty dokonane w odniesieniu do tych kryteriów.

5. Skarżący twierdził, że EPSO powinno dostarczyć mu arkusz oceny.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik zwrócił się do EPSO o wydanie opinii w sprawie skargi do dnia 29 lutego 2012 r. W piśmie skierowanym przez Rzecznika do EPSO w sprawie wszczęcia dochodzenia w sprawie niniejszej skargi Rzecznik zwrócił się do EPSO o wypowiedzenie się w jego opinii na temat odmowy w świetle wcześniejszego zobowiązania. Zobowiązanie to zostało podjęte w następstwie dochodzenia z własnej inicjatywy OI/5/2005/PB [1]. Nakładała ona na EPSO obowiązek wykorzystania i dostarczenia kandydatom wzoru arkusza oceny zawierającego: kryteria oceny określone w opublikowanych ogłoszeniach o konkursie (w tym różne elementy ostatecznie ocenione przez Radę w odniesieniu do każdego kryterium) oraz osiągnięty poziom wyników (od doskonałych do niewystarczających); oraz (ii) oprócz ogólnej oceny, oceny przyznanej przez Izbę za każde kryterium określone w ogłoszeniu o konkursie.

7. Po przedłużeniu terminu EPSO przedstawiło swoją opinię w dniu 28 marca 2012 r. Opinia została przekazana skarżącej z prośbą o przedstawienie ewentualnych uwag do dnia 31 maja 2012 r. Rzecznik nie otrzymał żadnych uwag od skarżącego.

8. W dniu 2 maja 2013 r. Rzecznik Praw Obywatelskich sporządził projekt zalecenia dla EPSO w sprawie skargi, zwracając się do EPSO o wydanie szczegółowej opinii do dnia 31 lipca 2013 r. Szczegółowa opinia EPSO w sprawie projektu zalecenia została przekazana skarżącej z prośbą o przedstawienie ewentualnych uwag do dnia 30 września 2013 r. Rzecznik nie otrzymał żadnych uwag od skarżącego.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Odmowa dostarczenia arkusza oceny i powiązanego wniosku

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

9. Skarżący twierdził, że w celu zapewnienia przejrzystości w konkursach otwartych EPSO powinno umożliwić kandydatom dostęp do arkuszy oceny i korekt dotyczących poszczególnych testów.

10. W swojej opinii EPSO stwierdziło, że komisje konkursowe działają „w pełni niezależnie” i, jak potwierdza „stałe orzecznictwo”, dysponują szerokim zakresem uznania w odniesieniu do wyboru metod korekty i ustanawiania kryteriów punktacji przed testami. Ponadto organ powołujący lub ogólnie administracja nie mogą ingerować w prace komisji konkursowych ze względu na ich niezależność.

11. EPSO stwierdziło następnie, że zobowiązanie to zostało podjęte w 2008 r. w następstwie dochodzenia z własnej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich OI/5/2005/PB, po którym wprowadzono nowe procedury konkursowe zgodnie z planem rozwoju EPSO dotyczącym zwiększenia przejrzystości procedur. Reforma procedury konkursowej zaowocowała wprowadzeniem nowego, ulepszonego modelu ogłoszeń o konkursach oraz opublikowaniem przewodnika po konkursach otwartych („przewodnik”), który zawiera wspólne zasady mające zastosowanie do wszystkich procedur konkursowych. Dokumenty te dostarczają kandydatom szczegółowych informacji na temat charakteru poszczególnych testów i ćwiczeń składających się na konkurs. Każde ogłoszenie o konkursie wyraźnie wskazuje, które kompetencje (równoważne kryteriom oceny) są oceniane w ramach jakich testów i ćwiczeń oraz w jaki sposób są one oceniane. Kompetencje zostały szczegółowo określone w przewodniku.

12. Zdaniem EPSO nowy wzór ogłoszeń o konkursach i przewodnik, które zgodnie z orzecznictwem są wiążące dla komisji konkursowych, przewidują nowy format dokumentu do celów przekazywania kandydatom wyników oceny zintegrowanej, a mianowicie paszport kompetencji. Paszport kompetencji zawiera: a) ogólny opis ram kompetencji; b) całkowitą ocenę uzyskaną przez kandydata, wraz z ogólnym przeglądem głównych mocnych i słabych stron kandydata, przedstawioną graficznie; oraz c) w odniesieniu do każdej ocenianej kompetencji, oceny przyznane przez komisję konkursową oraz opis głównych wniosków komisji dotyczących wyników kandydata. EPSO stwierdziło zatem, że zgodnie z zaleceniami Rzecznika poczyniło znaczne postępy w trwającym procesie zwiększania przejrzystości procedur naboru.

13. EPSO stwierdziło, że komisja konkursowa zastosowała w tym przypadku obiektywne kryteria oceny opracowane przed testami. Jednakże, jeśli chodzi o przydatność kandydatów, postępowania Izby miały przede wszystkim charakter porównawczy i w związku z tym były objęte klauzulą tajności dotyczącą takich postępowań. W związku z tym, zgodnie z „stałym orzecznictwem”, przekazanie uzyskanych znaków towarowych stanowiło wystarczające uzasadnienie. EPSO przekazało jednak skarżącemu więcej informacji niż uzyskane oceny. Skarżąca otrzymała paszport kompetencji zawierający szczegółową ocenę jej wyników w ramach oceny zintegrowanej. Paszport kompetencji obejmował jej "profil kompetencji", "przegląd kompetencji" oraz jej "względne mocne i słabe strony" we wszystkich siedmiu ocenianych kompetencjach ogólnych. Ponadto wszystkie uwagi Rady dotyczące tych siedmiu kompetencji zostały zawarte w części paszportu kompetencji skarżącej dotyczącej "względnych mocnych i słabych stron" wraz z jej ogólną oceną i oceną za każdą kompetencję. Biorąc jednak pod uwagę techniczny charakter testu d), który był testem praktycznym służącym ocenie umiejętności redakcyjnych kandydata, a w szczególności pisowni, składni i gramatyki, Rada postanowiła nie zamieszczać w paszporcie kompetencji żadnych uwag dotyczących konkretnych kompetencji kandydata.

14. EPSO stwierdziło, że test d) skarżącego został oceniony przy użyciu kompleksowej siatki zatwierdzonej przez Radę i zastosowany w równym stopniu do wszystkich kandydatów. Oznaczniki zostały poinformowane o procedurze oceny i kryteriach w celu zapewnienia, że zostały one prawidłowo zastosowane do wszystkich kandydatów.

15. EPSO stwierdziło, że skarżącemu przekazano: (i) jej ogólny wynik; (ii) jej oceny za siedem ocenianych kompetencji ogólnych; (iii) uwagi Rady dotyczące siedmiu ocenianych kompetencji ogólnych; (iv) informacje o kryteriach oznakowania dla badania d); oraz (v) kopię badania d). Zdaniem EPSO stanowiło to więcej informacji niż wymagają obowiązujące przepisy w celu wypełnienia obowiązku uzasadnienia.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do sporządzenia projektu zalecenia

16. Rzecznik doceniła kroki podjęte przez EPSO w celu dostarczenia kandydatom, za pośrednictwem paszportu kompetencji, informacji na temat oceny ich kompetencji na etapie oceny zintegrowanej konkursów otwartych. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznał, że – jak stwierdziło EPSO – paszport kompetencji stanowi „nowy format dokumentu do celów przekazywania kandydatom wyników oceny zintegrowanej”. Rzecznik wskazał jednak, że paszport kompetencji zawiera jedynie informacje, które zostaną automatycznie przekazane kandydatom, tj. ogólną ocenę każdej ocenianej kompetencji [2]. Nie oznacza to w żaden sposób, że EPSO nie może przekazywać kandydatom, na ich wniosek, dodatkowych informacji na temat ich wyników w danym teście.

17. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznał również, że zgodnie z orzecznictwem sądów Unii obowiązek prawny komisji konkursowej dotyczący uzasadnienia jej decyzji jest spełniony poprzez dostarczenie kandydatowi końcowej oceny uzyskanej w danym teście. Rzecznik ponownie podkreślił, że nie oznacza to, iż EPSO nie może przekazywać kandydatom dodatkowych informacji.

18. W odniesieniu do odniesienia EPSO do tajemnicy związanej z pracą komisji konkursowych Rzecznik powtórzył ustalenie poczynione w kontekście dochodzenia z własnej inicjatywy OI/5/2005/PB: przepis regulaminu pracowniczego stanowiący, że prace komisji konkursowych są tajne [3], nie uniemożliwia ujawnienia kandydatom kryteriów oceny lub szczegółowego podziału punktów w odniesieniu do konkretnego testu. W wyniku tego dochodzenia z własnej inicjatywy EPSO zobowiązało się do wypełnienia zobowiązania, zgodnie z którym kandydaci powinni mieć prawo do otrzymania arkusza oceny zawierającego nie tylko ogólną ocenę, ale także zastosowane kryteria oceny i ocenę przyznaną za każde kryterium.

19. Rzecznik zbadał niektóre sprawy EPSO w kontekście innych skarg dotyczących konkursu otwartego EPSO/AST/111/10. Rzecznik jest zatem świadomy, że w odniesieniu do testu d) markery wykorzystały arkusz oceny, w którym rozbito oceny według kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie (pisownia, składnia i gramatyka).

20. W związku z powyższym Rzecznik nie uznał za przekonujące argumentów EPSO, zgodnie z którymi nie musi ono już przestrzegać zobowiązania podjętego w ramach dochodzenia z własnej inicjatywy OI/5/2005/PB. Rzecznik odniósł się do nieuzasadnionej odmowy przekazania skarżącemu przez EPSO arkusza oceny w odniesieniu do testu d), który stanowi przypadek niewłaściwego administrowania, przedstawiając następujący projekt zalecenia:

Biorąc pod uwagę ustalenia Rzecznika, EPSO powinno dostarczyć skarżącej kopię jej arkusza oceny w odniesieniu do testu d), zawierającego kryteria oceny i oceny uzyskane w odniesieniu do tych kryteriów.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi po projekcie zalecenia

21. W swojej szczegółowej opinii w sprawie projektu zalecenia EPSO stwierdziło w podsumowaniu, że jego zdaniem dostarczenie paszportu kompetencji, o którym zadecydowały instytucje, wszystkim kandydatom na etapie oceny zintegrowanej konkursów stanowi najlepszą praktykę. Zapewnia zarówno ilościowe, jak i jakościowe informacje zwrotne, jest wysoce przejrzysty i stanowi duży krok naprzód w porównaniu z poprzednią praktyką. W związku z tym EPSO uważa, że decyzje zarządu w tej dziedzinie zastępują zatem porozumienie z 2005 r. zawarte między Rzecznikiem Praw Obywatelskich a dyrektorem EPSO, ponieważ wykracza ono znacznie poza warunki tego porozumienia. Świadczy to również o prawdziwym ogólnym zaangażowaniu EPSO w dostarczanie kandydatom nie tylko bardziej szczegółowych informacji, ale także istotnych i przydatnych informacji zwrotnych, co świadczy o obiektywności, uczciwości i dokładności procesu oceny.

22. EPSO oświadczyło, że podtrzymuje swoje zobowiązanie podjęte wobec Rzecznika Praw Obywatelskich w kontekście dochodzenia z własnej inicjatywy OI/5/2005/PB. EPSO podniosło jednak, że poszczególne punkty uzyskane przez kandydatów w odniesieniu do różnych aspektów ich kompetencji nie stanowią punktów pośrednich. Ponieważ każda kompetencja jest oceniana w dwóch oddzielnych testach, punkty uzyskane w każdym z nich są przedmiotem dyskusji i modyfikacji przez komisję konkursową. Tak więc jedynie końcowy wynik oceny dla każdej kompetencji stanowi znak, który jest należycie przekazywany w ramach paszportu kompetencji.

23. EPSO dodało, że dokładne kryteria oceny kompetencji kandydata podlegają, zgodnie z „stałym orzecznictwem”, przepisom dotyczącym zachowania tajemnicy w odniesieniu do prac komisji konkursowej i w związku z tym nie mogą być przekazywane.

24. EPSO uważa, że w pełni wywiązało się ze swojego zobowiązania wobec Rzecznika Praw Obywatelskich, polegającego na dostarczeniu kandydatom arkusza oceny zawierającego kryteria oceny stosowane przez komisję konkursową, poziom wyników kandydata oraz całkowitą liczbę przyznanych punktów. EPSO stwierdziło, że w wyniku przeglądu metodyki oraz pełnych i wyczerpujących informacji zwrotnych przekazywanych obecnie kandydatom podobne skargi nie powinny już mieć miejsca.

Ocena Rzecznika po projekcie zalecenia

25. EPSO wyjaśniło, że po reformie procedury konkursowej kompetencje określone w ogłoszeniu o konkursie stanowią kryteria oceny. Kompetencje ocenia się poprzez połączenie różnych testów. Wyniki kandydata dla każdej kompetencji uzyskuje się dopiero po ocenie każdego testu wraz z innymi odpowiednimi testami. Wynik każdego indywidualnego testu służy jako podstawa do dalszych dyskusji w komisji konkursowej, gdy komisja konkursowa ocenia poziom wyników kandydata w odniesieniu do danej kompetencji. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że takie narady są wyraźnie objęte klauzulą tajności regulującą prace komisji konkursowej, o której mowa w art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego.

26. Rzecznik zauważa jednak, że w paszporcie kompetencji EPSO podaje kandydatom całkowitą liczbę punktów uzyskanych w testach c) i d). Innymi słowy, EPSO uważa, że oceny te nie są objęte klauzulą tajności.

27. Rzecznik zauważa ponadto, że w arkuszu oceny stosowanym do testu d) (który z kolei został wykorzystany przez komisję konkursową w celu dokonania ostatecznej oceny kandydatów) określono kryteria podlegające ocenie (pismo, składnia i gramatyka), a także podział oceny dla każdego kryterium. Rzecznik zauważa ponadto, że testy c) i d) mają charakter eliminacyjny, ponieważ ogłoszenie o konkursie określa minimalną dopuszczalną liczbę punktów za te testy.

28. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że EPSO powinno przedstawić kandydatom podział oceny w odniesieniu do każdego kryterium oceny określonego w ogłoszeniu o konkursie na test d)[4], odzwierciedlający ostateczną ocenę kandydata dokonaną przez komisję konkursową na podstawie poprawek naniesionych przez znaczniki. Rzecznik utrzymuje zatem, że odmowa przekazania skarżącemu zestawienia ocen w odniesieniu do kryterium d) stanowi przypadek niewłaściwego administrowania. Rzecznik Praw Obywatelskich zwróci w tym względzie uwagę krytyczną.

29. Rzecznik zauważa, że w odpowiedzi na krytyczne uwagi poczynione w innych sprawach [5] dotyczące dostępu do podziału punktów w teście d) w przedmiotowym konkursie otwartym EPSO obiecało uwzględnić w przyszłych procedurach wniosek Rzecznika, zgodnie z którym kandydatom należało przyznać podział punktów w odniesieniu do każdego kryterium oceny. Byłoby wskazane, aby EPSO informowało Rzecznika Praw Obywatelskich o wszelkich konkretnych działaniach podjętych lub planowanych w tym zakresie w odpowiedzi na uwagę krytyczną w niniejszej sprawie. Na podstawie odpowiedzi EPSO na tę krytyczną uwagę Rzecznik rozważy, czy będzie musiała wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie tego konkretnego aspektu informacji zwrotnych przekazywanych kandydatom w paszporcie kompetencji dotyczących ich wyników w testach wiedzy na temat konkretnego stanowiska.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka ją następującą uwagą krytyczną:

Odmowa przekazania skarżącemu kryteriów oceny i oceny uzyskanych dla każdego kryterium w odniesieniu do kryterium d) stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Sporządzono w Strasburgu dnia 23 stycznia 2014 r.

[1] Decyzja jest dostępna pod adresem: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[2] Zgodnie z pkt 6.2 przewodnika.

[3] Art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego.

[4] Rzecznik zauważa, że w tym konkretnym przypadku skarżący zwrócił się jedynie o arkusz oceny testu d). Wydaje się jednak, że ta sama logika ma zastosowanie do badania c).

[5] 2022/2011/RT (http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49985/html.bookmark) oraz 2430/2011/RT (http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49986/html.bookmark)