Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący jest włoską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością świadczącą usługi techniczne dla sektora badawczego. Zarządzała ona dwoma projektami, IST-2000-26038 PISA i IST-2001-37244 MOSES (zwanymi dalej odpowiednio umowami lub projektami PISA i MOSES) w kontekście piątego programu ramowego Unii Europejskiej (5PR). Komisja Europejska zawarła ze skarżącym umowę o udzielenie dotacji w celu współfinansowania tych dwóch projektów, które skarżący zrealizował w ramach konsorcjum.

2. W styczniu 2007 r. Komisja wszczęła procedurę audytu i zwróciła się do prywatnej firmy audytorskiej o przeprowadzenie audytu oraz przygotowanie końcowego sprawozdania z audytu dwóch wyżej wymienionych projektów. W sprawozdaniu stwierdzono, że skarżący zawyżył koszty swojego udziału w projekcie PISA, podczas gdy mógł domagać się wyższych kosztów swojego udziału w projekcie MOSES.

3. W dniu 7 września 2007 r. skarżący zwrócił się do Komisji z wnioskiem o płatność na jej rzecz w ramach projektu MOSES. Skarżący oparł swój wniosek na wnioskach ze sprawozdania z audytu.

4. Pismem z dnia 8 stycznia 2008 r. Komisja poinformowała skarżącego, że w przypadku wszelkich kwot zaniżonych skarżący będzie musiał przedłożyć zmienione zestawienia poniesionych wydatków w terminie 60 dni od otrzymania tego pisma. Ponadto odniosła się do maksymalnego pułapu finansowego przewidzianego w odpowiedniej umowie, a także do dostępności środków finansowych.

5. W dniu 5 marca 2008 r. skarżący poinformował Komisję, że przedstawi odpowiednie zestawienia poniesionych wydatków.

6. W piśmie do skarżącego z dnia 15 sierpnia 2008 r. Komisja odniosła się do umowy PISA i poinformowała skarżącego o zamiarze odzyskania kwoty 7 571,90 EUR na tej podstawie, że „Komisja obliczyła wpływ wniosków z audytu na całkowite koszty kwalifikowalne”. W wyniku tej oceny Komisja stwierdziła, że całkowite koszty zadeklarowane przez skarżącego i wcześniej przez niego zaakceptowane zostały zawyżone. Ponadto zwróciła się do skarżącego o przedstawienie uwag w terminie jednego miesiąca od otrzymania pisma.

7. Skarżący odpowiedział Komisji w dniu 12 września 2008 r. Skarżący zgodził się z kwotą należną z tytułu umowy PISA. Biorąc jednak pod uwagę, że umowa MOSES była przedmiotem tego samego audytu, skarżący zasugerował odjęcie wyżej wymienionej kwoty od kwoty należnej mu na podstawie umowy MOSES. W związku z tym skarżący zwrócił się do Komisji o płatność w wysokości 40 829 EUR na jego rzecz.

8. W piśmie do skarżącego z dnia 29 września 2008 r. Komisja odniosła się do swojego pisma do skarżącego z dnia 8 stycznia 2008 r. oraz do sprawozdania z audytu i stwierdziła: „wszystkie płatności uzupełniające są ograniczone do maksymalnego pułapu finansowego przewidzianego w umowie i dostępności środków finansowych”. Przypomniała ona skarżącemu, że potrącenie może być możliwe tylko wtedy, gdy Komisja będzie mu należna płatność, oraz że w tym celu skarżący musi przedstawić Komisji zmienione zestawienia kosztów projektu MOSES.

9. Skarżący otrzymał od Komisji notę debetową z dnia 31 października 2008 r. na kwotę 7 571,90 EUR na projekt PISA.

10. Skarżący ponownie skierował pismo do Komisji w dniu 1 grudnia 2008 r. i poruszył kwestię wyżej wymienionej noty debetowej oraz możliwości potrącenia kwot, zgodnie z wcześniejszymi sugestiami zawartymi w piśmie z dnia 12 września 2008 r.

11. W dniu 14 stycznia 2009 r. Komisja udzieliła skarżącemu odpowiedzi. Komisja stwierdziła, że „aby rekompensata miała miejsce, należy odpowiednio ustalić płatność uzupełniającą” i odniosła się do odpowiednich terminów płatności i pułapów finansowych przewidzianych w umowie MOSES.

12. W dniu 27 maja 2009 r. skarżący skierował do Komisji pismo, w którym stwierdził, że żądane informacje zostały już do niej przesłane.

13. W dniu 4 sierpnia 2009 r. Komisja powtórzyła, że potrzebuje zmienionych zestawień poniesionych wydatków dotyczących projektu MOSES, które są warunkiem wstępnym ustalenia ewentualnej dodatkowej płatności na rzecz skarżącego.

14. W dniu 18 września 2009 r. skarżący skierował do Komisji pismo, w którym stwierdził, że „przesyłamy Państwu koszty subskrybowane w wersji zmienionej w ramach audytu finansowego”.

15. W odpowiedzi z dnia 14 grudnia 2009 r. Komisja powtórzyła skarżącemu, że musi otrzymać należycie wypełnione zestawienia poniesionych wydatków. Komisja powtórzyła również swoją opinię, że sprawozdanie z audytu jako takie nie stanowi nowych i zmienionych zestawień poniesionych wydatków przedstawionych przez skarżącego oraz że sprawozdania tego nie można uznać za wniosek o płatność.

16. W dniu 9 lutego 2010 r. skarżący wystosował do Komisji kolejne pismo, w którym ponownie zwrócił się do Komisji o dokonanie żądanej przez nią płatności. Skarżący wyraził również zamiar podjęcia działań prawnych, jeżeli nie zostanie mu wypłacona żadna płatność.

17. W dniu 20 czerwca 2011 r. skarżący zwrócił się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z niniejszą skargą.

Przedmiot dochodzenia

18. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie następującego zarzutu i roszczenia.

Zarzut

Komisja nie wypłaciła skarżącemu kwoty 40 829 EUR za świadczone przez nią usługi techniczne.

Roszczenie

Komisja powinna zapłacić skarżącemu 40 829 EUR za świadczone przez niego usługi techniczne.

W przedmiocie dochodzenia

19. W dniu 30 sierpnia 2011 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o opinię w sprawie zarzutu i twierdzenia skarżącego. Rzecznik zwrócił się również do Komisji o dostarczenie mu kopii obu umów oraz wszelkich innych dokumentów związanych z tą skargą. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 16 grudnia 2011 r. wraz z dodatkową dokumentacją wymaganą przez Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym kopie obu umów. Komisja odniosła się do szeroko zakrojonej wymiany korespondencji ze skarżącym. Opinia została następnie przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący przedstawił swoje uwagi do opinii w dniu 27 lutego 2012 r.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

Uwaga wstępna

20. Ponieważ zarzut i roszczenie skarżącego są ze sobą ściśle powiązane, wydaje się rozsądne, aby Rzecznik rozpatrzył je wspólnie.

A. Domniemany brak zapłaty na rzecz skarżącego kwoty 40 829 EUR za świadczone przez niego usługi techniczne i związane z tym roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

21. W skardze skarżący podniósł w skrócie, że zgodnie z danymi zawartymi w sprawozdaniu z audytu Komisja jest mu winna 40 829 EUR (tj. 50 % kwoty wynikającej z płatności kredytowej w wysokości 96 801 EUR za projekt MOSES pomniejszonej o płatność debetową w wysokości 15 144 EUR za projekt PISA).

22. Skarżący zauważył, że wysłał do Komisji różne pisma i e-maile dotyczące jego twierdzenia. Według skarżącego Komisja nigdy nie udzieliła odpowiedzi w tej kwestii. Komisja rzekomo przesłała jedynie kilka pism, w których zwróciła się do skarżącego o spłatę długów związanych z projektem PISA.

23. W swojej opinii Komisja poczyniła następujące uwagi. Wskazała, że zgodnie z umową MOSES wnioski o płatność mają formę składania specjalnych zestawień poniesionych wydatków. Formularze stanowią część umowy, a ich stosowanie jest obowiązkowe zgodnie z art. 4 ust. 2 załącznika II do umowy MOSES.

24. Komisja dodała, że w okresie objętym umową skarżący należycie korzystał z tych formularzy w celu przedłożenia pięciu okresowych zestawień poniesionych wydatków przewidzianych w umowie, które doprowadziły do płatności. Zauważyła, że po ustaleniu ostatecznego wkładu finansowego UE na rzecz projektu ostatnia płatność została dokonana na rzecz skarżącego w dniu 6 grudnia 2005 r. Komisja stwierdziła, że wypełniła wszystkie swoje zobowiązania umowne.

25. Odnotowując, że art. 26 załącznika II do umowy MOSES dotyczy audytów finansowych i ma nadal zastosowanie po dacie zakończenia umowy, Komisja wskazała, że wszczęła procedurę odzyskiwania należnych środków i wezwała skarżącego do przedstawienia uwag. Następnie stwierdził, że audyty nie mają na celu określenia dodatkowych kosztów kwalifikowalnych, które mogły zostać zgłoszone przez wykonawcę, zwłaszcza gdy chodzi o zamknięte umowy. W trosce o przejrzystość i uczciwość audytorzy nie tylko zgłaszają jednak korekty na korzyść Komisji, ale również uwzględniają ewentualne korekty na korzyść wykonawcy.

26. W sprawozdaniu z audytu stwierdzono, co następuje w odniesieniu do korekt kosztów zaakceptowanych przez Komisję na korzyść skarżącego w ramach projektu MOSES.

27. Ze sprawozdania z audytu wynika, że w okresie objętym zamówieniem dodatkowa kwota kosztów badań w wysokości 89 121,98 EUR spełniałaby kryteria kwalifikowalności określone w umowie. Sprawozdanie z audytu, w którym wskazano odpowiednie potencjalne dostosowania na korzyść skarżącego, nie stanowiło jednak wniosku o płatność złożonego przez wykonawcę. Komisja podkreśliła, że jedynie zestawienia kosztów przedłożone przez wykonawcę i zaakceptowane przez Komisję mogą stanowić podstawę płatności zgodnie z art. 3 ust. 1 załącznika II do umowy.

28. Z tego powodu Komisja pięciokrotnie zwracała się do skarżącego o przedłożenie zmienionych zestawień poniesionych wydatków, które obejmowałyby koszty kwalifikowalne wskazane w sprawozdaniu z audytu, ale niezgłoszone w okresowych zestawieniach poniesionych wydatków przedłożonych w okresach objętych umową. Komisja wskazała ponadto, że nigdy nie zakwestionowała dopuszczalności takiego wniosku. Wniosek skarżącego nie mógł jednak zostać uwzględniony ze względu na brak zmienionych zestawień poniesionych wydatków.

29. Ponadto w swojej opinii Komisja odniosła się do szeroko zakrojonej wymiany korespondencji ze skarżącym, a także dostarczyła dodatkową dokumentację, o którą wnioskował Rzecznik Praw Obywatelskich, w tym kopie obu umów.

30. W swoich uwagach skarżący zasadniczo podtrzymał swoje stanowisko i argumenty podniesione w skardze, twierdząc, że Komisja powinna zapłacić mu 40 829 EUR za świadczone przez niego usługi techniczne.

31. Zgodziła się z Komisją, że celem audytu nie było określenie dodatkowych dopuszczalnych kosztów, które skarżący mógłby zadeklarować. Skarżący podkreślił, że chociaż w sprawozdaniu stwierdzono zawyżenie kosztów projektu PISA o 15 144,29 EUR, w sprawozdaniu stwierdzono również, że poniesione koszty o wartości 96 801,80 EUR były dopuszczalne i mogły zostać zgłoszone w odniesieniu do projektu MOSES.

32. Skarżący wskazał ponadto, że Komisja nie poinformowała go należycie, jak stwierdziła, w piśmie z dnia 8 stycznia 2008 r. o procedurze, którą należy zastosować w celu przeprowadzenia wyników kontroli.

33. Skarżący wspomniał również, że dwa omawiane projekty były pierwszymi, które zrealizował przy wsparciu finansowym Unii, oraz że w odniesieniu do projektu MOSES nie wiedział, że może ubiegać się o zwrot części kosztów do czasu publikacji sprawozdania z audytu i oświadczeń Komisji w tym zakresie.

34. Następnie argumentowała, że po zaakceptowaniu przez zainteresowane strony korekt kosztów zawartych w sprawozdaniu z audytu nie można ich już kwestionować. Na poparcie tego argumentu powołała się na art. 26 załącznika II do umowy MOSES.

35. Ponadto skarżący powtórzył, że dostarczył wszystkie zestawienia kosztów i dokumenty potwierdzające firmie audytorskiej, która przygotowała sprawozdanie z audytu, oraz że współpracował z Komisją w dobrej wierze.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

36. Rzecznik przypomina, że w sprawozdaniu z audytu stwierdzono, że chociaż niektóre koszty projektu PISA zostały zawyżone, skarżący mógł zadeklarować wyższe koszty projektu MOSES. Żadna ze stron niniejszego zarzutu nie zakwestionowała tego twierdzenia.

37. Ponadto zauważa on, że Komisja co do zasady nie wykluczyła potrącenia, lecz stwierdziła, że nie może dokonać potrącenia bez uprzedniego otrzymania od skarżącego wniosku o płatność w formie odpowiednich zestawień poniesionych wydatków.

38. Wynika z tego, że kwestią, którą powinien rozpatrzyć Rzecznik, jest to, czy stanowisko Komisji, tj. że w następstwie sprawozdania z audytu skarżący nie przedłożył wymaganych zestawień poniesionych wydatków dotyczących dodatkowych kosztów projektu MOSES, jest uzasadnione. Biorąc pod uwagę, że przedmiotowy spór dotyczy czasu po audycie, argument skarżącego, zgodnie z którym nie wiedział on, że może ubiegać się o zwrot części kosztów przed publikacją sprawozdania z audytu, nie ma znaczenia.

39. Rzecznik zwraca uwagę, że art. 4 ust. 1 umowy MOSES zawiera szczegółowe zasady dotyczące deklarowania kosztów poniesionych przez skarżącego. Stanowi on zatem, że koordynator przedkłada między innymi kopie zestawień poniesionych wydatków wymaganych na mocy umowy, zgodnie z art. 4 załącznika II do tej umowy. Zgodnie z art. 4 ust. 2 lit. b) załącznika II wykonawcy przedkładają Komisji zestawienia poniesionych wydatków w specjalnej formie, o której mowa w części E-1 tego załącznika. W związku z tym wydaje się jasne, że ustalenia zawarte w sprawozdaniu z audytu jako takie nie zastępują zestawień poniesionych wydatków, które wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Komisji. Rzecznik zauważa, że w swoich uwagach skarżący odniósł się do art. 26 załącznika II do umowy MOSES. Artykuł ten, który przyznaje Komisji uprawnienie do podjęcia wszelkich odpowiednich środków, jakie uważa ona za niezbędne, nie zwalnia skarżącego z obowiązku przestrzegania art. 4 umowy MOSES, a zatem z obowiązku przedstawiania zestawienia poniesionych wydatków. W związku z tym Rzecznik jest zdania, że stanowisko Komisji jest uzasadnione.

40. Ponadto Rzecznik uważa, że Komisja należycie poinformowała skarżącego, po raz pierwszy pismem z dnia 8 stycznia 2008 r., że w celu złożenia wniosku o niewypłacone kwoty skarżący będzie musiał przedłożyć zmienione zestawienia poniesionych wydatków. W późniejszej korespondencji ze skarżącym Komisja wielokrotnie przypominała skarżącemu, że uwagi zawarte w sprawozdaniu z audytu dotyczące ewentualnych dostosowań na korzyść skarżącego nie stanowią wniosku o płatność złożonego przez wykonawcę. Zamiast tego jedynie zestawienia kosztów przedłożone przez wykonawcę i zaakceptowane przez Komisję mogą stanowić podstawę płatności.

41. W odniesieniu do argumentu skarżącego, że dostarczył wszystkie zestawienia kosztów firmie audytorskiej, Rzecznik zauważa, że zestawienia kosztów, do których odniósł się skarżący, to tylko te, które do tej pory przedłożył Komisji. Jeżeli jednak skarżący chce otrzymać zwrot poniesionych dodatkowych kosztów, których wcześniej nie zadeklarował, musi przedłożyć Komisji odpowiednie nowe, zmienione zestawienia poniesionych wydatków.

42. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że w działaniach Komisji nie doszło do niewłaściwego administrowania.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

W działaniach Komisji nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 8 maja 2013 r.