WSTĘP DO SKARGI

1. W dniu 2 marca 2007 r. skarżący złożył wniosek o wakat na stanowisku sekretarza w Europejskim Komitecie Ekonomiczno-Społecznym (EKES-ie) na podstawie umowy o pracę na czas określony. Została wstępnie wybrana, a następnie zaproszona na badanie lekarskie, rozmowę kwalifikacyjną i test praktyczny. W dniu 2 kwietnia 2007 r. zdała wszystkie z nich.

2. W dniu 15 kwietnia 2007 r. zwróciła się do członka komisji selekcyjnej, pani X., o potwierdzenie, czy została wybrana. W dniu 16 kwietnia 2007 r. X. poinformowała ją pocztą elektroniczną, że rzeczywiście została wybrana. X poinformowała ją również, że podpisanie umowy w pierwszym dniu roboczym jest normalną praktyką. Stwierdziła jednak, że EKES wyśle skarżącej pismo z ofertą po otrzymaniu od niej wszystkich niezbędnych dokumentów. W dniu 17 kwietnia 2007 r. EKES zwrócił się do skarżącego o przedłożenie tej dokumentacji. W odpowiedzi skarżąca zapytała, czy powinna przesłać kopie żądanych dokumentów, czy też może je przywieźć ze sobą w pierwszym dniu pracy na początku czerwca 2007 r. W dniu 24 kwietnia 2007 r. administracja EKES-u potwierdziła, że będzie to możliwe.

3. W dniu 11 maja 2007 r. EKES poinformował skarżącą, że nie może zostać zatrudniona. Po zbadaniu jej akt okazało się, że nie ukończyła ona trzyletnich studiów pomaturalnych, co stanowiło minimalny wymóg zatrudnienia na tym stanowisku. W dniu 13 maja 2007 r. skarżąca poinformowała EKES, że w piśmie zgłoszeniowym i życiorysie przedstawiła wszystkie informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego. Przedstawiła te informacje również komisji selekcyjnej podczas wywiadu. W następstwie pozytywnej odpowiedzi pani X. dotyczącej jej zatrudnienia skarżąca wystosowała wymagane prawem miesięczne powiadomienie do swojego pracodawcy w Finlandii, wynajęła mieszkanie w Brukseli i wynajęła mieszkanie w Helsinkach.

4. W dniu 14 maja 2007 r. urzędnik EKES-u poinformował skarżącą, że jej sprawa zostanie rozpatrzona. W dniu 23 maja 2007 r. kierownik wydziału ds. rekrutacji potwierdził, że nie może zostać zatrudniona na tym stanowisku. Pismem z dnia 31 maja 2007 r. skarżąca zwróciła się do sekretarza generalnego EKES-u o interwencję lub zapewnienie jej odszkodowania [1]. W dniu 12 lipca 2007 r. EKES przesłał jej pismo z przeprosinami. W celu naprawienia poniesionej przez nią szkody zaproponował jej umowę o pracę na okres czterech miesięcy. Skarżąca nie otrzymała tego pisma, ponieważ przeniosła się już ze swojego adresu w Brukseli. 19 lipca 2007 r. przekazała EKES-owi nowe dane kontaktowe w Finlandii. Pismem z dnia 13 sierpnia 2007 r. EKES odnowił powyższą ofertę. W dniu 15 sierpnia 2007 r. skarżąca odpowiedziała, że nie jest już w stanie zaakceptować swojej oferty zatrudnienia. W dniu 19 listopada 2007 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO

5. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie następującego zarzutu i roszczenia.

Zarzut: EKES z opóźnieniem, tj. po wyborze skarżącej i na zaawansowanym etapie procedury rekrutacji, uznał, że nie spełnia ona odpowiednich wymogów edukacyjnych.

Roszczenie: EKES powinien zrekompensować skarżącej szkody wyrządzone jej przez spóźnioną decyzję.

WNIOSEK

6. Pismo otwierające dochodzenie zostało przekazane przewodniczącemu EKES-u. EKES przesłał swoją opinię w dniu 13 czerwca 2008 r., która została następnie przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. W dniu 22 lipca 2008 r. przedstawiła ona uwagi, a następnie w dniu 10 czerwca 2009 r. szczegółowe informacje i dokumenty potwierdzające dotyczące szkód, jakie miała ponieść. W dniu 11 września 2009 r. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił propozycję polubownego rozwiązania.

ANALIZA I WNIOSKI RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

A. Zarzut, że skarżący nie spełnił odpowiednich wymogów edukacyjnych i odpowiedniego twierdzenia zawartego w spóźnionej decyzji

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

7. Skarżąca wskazała, że 15 kwietnia 2007 r. wyraźnie zwróciła się do EKES-u o potwierdzenie, że została wybrana na to stanowisko. Potrzebowała tych informacji, aby powiadomić swojego pracodawcę w Finlandii z wymaganym prawem miesięcznym wyprzedzeniem. Po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi służb EKES-u na to pytanie powiadomiła o tym swojego pracodawcę w Finlandii. Wynajęła również swoje mieszkanie w Finlandii, a także wynajęła mieszkanie w Brukseli.

8. Skarżąca wskazała, że w swojej aplikacji o pracę i ponownie podczas rozmowy kwalifikacyjnej przedstawiła informacje dotyczące swoich obecnych studiów i przyszłej daty ukończenia studiów oraz zwróciła się o poinformowanie jej o pewności zatrudnienia. Następnie przypomniała, że EKES odwołał jej zatrudnienie dopiero 11 maja 2007 r. Uznała ona, że odwołanie, wysłane do niej w dniu 11 maja 2007 r., nastąpiło z opóźnieniem, ponieważ nastąpiło zaledwie kilka tygodni przed datą rozpoczęcia przez nią nowej pracy w Brukseli, a mianowicie 1 czerwca 2007 r. Skarżąca twierdziła, że poniosła szkodę finansową, ponieważ EKES z opóźnieniem poinformował ją o swojej decyzji o anulowaniu jej oferty zatrudnienia.

9. W swojej opinii EKES odrzucił zarzut skarżącego, twierdząc, że: (i) nigdy nie złożyła skarżącemu formalnej oferty; oraz (ii) zawsze stwierdzała, że nie powinna oczekiwać formalnego zobowiązania przed pomyślnym zakończeniem procedury. EKES stwierdził, że powyższe informacje zostały przekazane skarżącemu na piśmie, po pierwsze w zaproszeniu na rozmowę z dnia 19 marca 2007 r., a po drugie w e-mailu służb administracyjnych z dnia 17 kwietnia 2007 r.

10. Ponadto EKES stwierdził, że działał w dobrej wierze. Informacje przedstawione przez skarżącą w jej życiorysie doprowadziły ją do przekonania, że posiada ona wymagane kwalifikacje. Twierdziła, że jej życiorys wyraźnie nie był precyzyjny w odniesieniu do: daty uzyskania dyplomów (wskazano tylko lata); oraz (ii) dyplomów, których uzyskania oczekiwała. Ponadto EKES stwierdził, że w protokole rozmowy wskazano, iż jej badania zostaną ukończone w maju 2007 r. W związku z tym EKES uznał, że „[w] tym dniu mogło dojść do nieporozumienia, chociaż członkowie panelu jednomyślnie przypomnieli sobie oświadczenia złożone podczas wywiadu”.

11. EKES odrzucił wniosek skarżącej o odszkodowanie, stwierdzając, że jego stanowisko w sprawie przyznania rekompensaty finansowej za rzekome szkody pozostało niezmienione. W związku z tym EKES przypomniał również oświadczenie złożone przez skarżącą podczas wywiadu, że jej mąż i siostra mieszkają w Brukseli. EKES argumentował, że powyższe stwierdzenie jest częściowo sprzeczne z jej twierdzeniem, że musi kupować bilety lotnicze z Finlandii do Brukseli dla męża i dla siebie. Skarżąca nie wyjaśniła powyższej niespójności ani nie przedstawiła żadnych dowodów potwierdzających jej inne wydatki na poparcie swojego żądania.

12. Niezależnie od powyższego EKES zwrócił uwagę, że „jedynym celem było złagodzenie szkody, jaką, jak się wydaje, poniosła” oraz „ze względu na dobrą wolę i zrozumienie sytuacji skarżącej” zgodził się ponownie zaoferować swoje zatrudnienie w ramach systemu pracowników kontraktowych. W dniu 12 lipca 2007 r. pismo zawierające tę ofertę zostało wysłane na jej ostatni znany adres w Brukseli. EKES dowiedział się później, że do tego czasu skarżąca wróciła już do Finlandii i nie poinformowała jej o swoim nowym adresie. Po zapoznaniu się z nowym adresem EKES ponownie przesłał jej tę samą ofertę 13 sierpnia 2007 r. EKES wyraził ubolewanie, że nie poinformowała go o swoim nowym adresie ani nie utrzymywała kontaktu z administracją. EKES doszedł do wniosku, że nie czyniąc tego, skarżąca znalazła się w sytuacji, w której nie mogła przyjąć nowej oferty pracy.

13. W swoich uwagach skarżąca zakwestionowała argument EKES-u, że kilkakrotnie informował ją o tym, że jej zatrudnienie nie jest pewne. Stwierdziła również, że otrzymała kilka pism od EKES-u z prośbą o przyniesienie wymaganych dokumentów w pierwszym dniu pracy. W związku z tym przypomniała, że zwróciła się do EKES-u o potwierdzenie zatrudnienia właśnie dlatego, że zgodnie z prawem była zobowiązana do powiadomienia pracodawcy z miesięcznym wyprzedzeniem przed rozpoczęciem nowej pracy w czerwcu 2007 r. Odrzuciła również argument EKES-u, zgodnie z którym informacje dotyczące dat ukończenia studiów zawarte w jej wniosku były niejasne, a informacje, które przedstawiła podczas przesłuchania, nie były dokładne. Przypomniała, że: (i) wyraźnie wspomniała zarówno w piśmie zgłoszeniowym, jak i w życiorysie, że nadal studiuje i ukończy studia w 2008 r.; oraz (ii) podczas rozmowy kwalifikacyjnej przedstawiła komisji selekcyjnej dokumenty zawierające informacje na temat jej wcześniejszych, bieżących i pozostałych studiów, w tym dokument określający przewidywaną datę ukończenia studiów. Ponadto stwierdziła ona, że w dniu 23 maja 2007 r. X. poinformowała ją telefonicznie, że wstępne przyjęcie jej kandydatury było poważnym błędem EKES-u i że data jej ukończenia, która była wyraźnie wymieniona w kilku dokumentach, po prostu nie została zauważona na wcześniejszym etapie postępowania.

Wstępna ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do propozycji polubownego rozwiązania

14. W piśmie z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie podania o pracę skarżąca stwierdziła, co następuje:

"Obecnie studiuję program studiów w zakresie języków nowożytnych i studiów biznesowych dla asystentów zarządzających na Politechnice Biznesowej w Helsinkach, kończąc w 2008 roku"(podkreślenie dodane).

Jej życiorys, który został załączony do wniosku, zawierał następujące informacje:

„KSZTAŁCENIE

Erasmus Hogeschool w Brukseli

Studia nad wymianą, Zarządzanie biurem wiosna 2006

studia w języku angielskim i francuskim

Politechnika Biznesowa w Helsinkach

Program studiów we współczesnym 2004 roku -

Studia językowe i biznesowe dla

Asystenci zarządzający, 140 cu" (podkreślenie dodane)

15. Zgodnie z protokołem rozmowy kwalifikacyjnej EKES-u z dnia 2 kwietnia 2007 r. skarżący „będzie dostępny od dnia 1 czerwca 2007 r.”(podkreślenie dodane). W protokołach nie wspomniano daty ukończenia studiów ani czasu ukończenia studiów.

16. Poza wyżej wymienionymi informacjami skarżąca nie przedstawiła EKES-owi żadnych dalszych szczegółów dotyczących jej wykształcenia, zanim w dniu 11 maja 2007 r. nie poinformowała go, że nie może zostać zatrudniona.

17. Skarżący ubiegał się o stanowisko pracownika zatrudnionego na czas określony w grupie zaszeregowania AST 1, a umowa miała się rozpocząć w dniu 1 czerwca 2007 r. Rzecznik zauważył, że zgodnie z art. 5 regulaminu pracowniczego, aby zostać powołanym na stanowisko w grupie funkcyjnej AST, kandydat musi posiadać co najmniej wykształcenie na poziomie pomaturalnym potwierdzone dyplomem. Skargę zwiększono dopiero w 2008 r. Ponieważ skarżąca nie otrzymałaby dyplomu ukończenia szkoły średniej do dnia 1 czerwca 2007 r., czyli do dnia, w którym miała rozpocząć pracę w EKES-ie, nie spełniła tego minimalnego warunku kwalifikowalności.

18. Rzecznik uznał, że nie ma sensu przeprowadzanie rozmów z kandydatami, którzy nie spełniają minimalnych kryteriów kwalifikowalności, ponieważ takich kandydatów nie można zatrudnić w przyszłości. Wezwanie takich kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną wiąże się z niepotrzebnymi wydatkami dla instytucji (która musi pokryć koszty kandydatów wezwanych na rozmowę kwalifikacyjną). Jest to również niesprawiedliwe w stosunku do zainteresowanych osób. Instytucje powinny zatem zapraszać na rozmowę kwalifikacyjną wyłącznie tych kandydatów, którzy spełniają minimalne kryteria kwalifikowalności.

19. Rzecznik uznała, że informacje przekazane EKES-owi przez skarżącą w piśmie w sprawie wniosku z dnia 2 marca 2007 r. wyraźnie wskazywały, że nie ukończy studiów do 2008 r. Po otrzymaniu pisma zgłoszeniowego EKES powinien był zatem zdać sobie sprawę, że nie spełnia ona minimalnych kryteriów kwalifikowalności. Sam fakt, że w dniu 11 maja 2007 r. EKES skontaktował się ze skarżącą w celu uzyskania wyjaśnień dotyczących jej kwalifikacji, pomimo braku dodatkowych informacji w aktach dotyczących jej kwalifikacji w tym czasie, dowiódł, że był on również w stanie zwrócić się o takie wyjaśnienia przed wezwaniem jej na rozmowę kwalifikacyjną. EKES błędnie założył jednak, że skarżąca spełnia kryteria kwalifikowalności i zaprosił ją na rozmowę kwalifikacyjną.

20. W świetle tych dowodów Rzecznik doszedł do wniosku, że EKES nie dokonał odpowiedniego przeglądu wniosku skarżącej i towarzyszącego mu życiorysu przed zaproszeniem jej na rozmowę kwalifikacyjną. Był to potencjalny przypadek niewłaściwego administrowania.

21. Po przesłuchaniu w dniu 15 kwietnia 2007 r. skarżąca zwróciła się do członka komisji selekcyjnej, pani X., o potwierdzenie, czy została wybrana. W dniu 16 kwietnia 2007 r. X. poinformowała ją pocztą elektroniczną, że tak właśnie jest. Stwierdziła, że EKES wyśle jej pismo z ofertą po otrzymaniu od niej wszystkich niezbędnych dokumentów.

22. Rzecznik dokładnie przeanalizował wewnętrzną wymianę wiadomości e-mail w EKES-ie dotyczącą wiadomości e-mail pani X. Stwierdził on, że X. nie otrzymała od organu powołującego upoważnienia do złożenia skarżącemu takiego oświadczenia. Wewnętrzna wymiana wiadomości e-mail wskazywała bowiem, że w tym czasie EKES nadal badał akta skarżącego. W związku z tym pani X. nie powinna była informować skarżącej, że zostanie zatrudniona.

23. Uchybienia poszczególnych pracowników należy przypisać zatrudniającej ich instytucji. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że w dniu 15 kwietnia 2007 r. EKES niesłusznie poinformował skarżącą o jej wyborze. Był to potencjalny przypadek niewłaściwego administrowania.

24. Rzecznik zauważył, że EKES przeprosił skarżącą za niedogodności, których doznała, i zaproponował jej rekompensatę poprzez zaoferowanie jej czteromiesięcznej umowy. Z zadowoleniem przyjął fakt, że EKES przeprosił już skarżącego za „nieporozumienie” z jego strony.

25. Rzecznik z zadowoleniem przyjął również konstruktywne próby znalezienia przez EKES polubownego rozwiązania problemów poprzez zaoferowanie skarżącemu rekompensaty w postaci czteromiesięcznej umowy. Zauważył jednak, że skarżąca nie mogła przyjąć tej oferty, ponieważ przeprowadziła się już z Brukseli do Finlandii. Rzecznik uznał wyjaśnienie skarżącego za rozsądne.

26. EKES uznał, że nie jest możliwe udzielenie pozytywnej odpowiedzi na wniosek skarżącej o odszkodowanie finansowe z tytułu poniesionej przez nią szkody majątkowej. Wynikało to z faktu, że: nie przedstawiła żadnych dowodów potwierdzających poniesione przez nią koszty; oraz (ii) EKES nie zgodził się z jej wstępnym obliczeniem domniemanej szkody.

27. Rzecznik zgodził się, że na skarżącej spoczywa obowiązek przedstawienia wystarczających dowodów potwierdzających poniesione przez nią koszty finansowe wynikające z zapewnień X., że została wybrana. Uznał on również, że istotnymi wydatkami materialnymi są te, które mogła ponieść sama skarżąca. Wydatki, które mógł ponieść jej mąż, nie były istotnymi wydatkami.

28. Na wniosek Rzecznika skarżący przedłożył dokumentację uzupełniającą dotyczącą wydatków rzeczowych, o których mowa w pkt 27 powyżej. Wśród wydatków wskazanych przez skarżącego Rzecznik uznał następujące wydatki za istotne: bilet lotniczy skarżącego z Helsinek do Brukseli w dniu 30 maja 2007 r. (148,38 EUR); czynsz w Brukseli za czerwiec 2007 r. (540 EUR); utracone dochody ze stałej pracy w Helsinkach w okresie od 15 maja do 31 sierpnia (na podstawie średnio 100 godzin pracy miesięcznie i średniego wynagrodzenia w wysokości 9 EUR za godzinę: 3 150 EUR). Skarżąca przedłożyła również dokumenty potwierdzające lot jej i jej męża z Brukseli do Helsinek w dniu 29 czerwca 2007 r. (254 EUR). W świetle pkt 27 powyżej Rzecznik uznał, że rozsądne byłoby uwzględnienie połowy kosztów lotu powrotnego jako odpowiednich wydatków. Z powyższego wynika, że łączna kwota odnośnych wydatków wyniosła 3 965 EUR (148,38 EUR + 540 EUR + 3 150 EUR + 127 EUR).

29. W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich zaproponował następujące rozwiązanie polubowne:

Rzecznik uważa, że kwota odnosząca się bezpośrednio do kosztów własnych skarżącej - ale z wyłączeniem biletu lotniczego jej męża - wydaje się rozsądną podstawą do osiągnięcia sprawiedliwego rozwiązania roszczenia odszkodowawczego skarżącej. W odniesieniu do wniosku skarżącej o odszkodowanie za szkodę finansową, którą rzekomo poniosła w wyniku działania EKES-u, skarżąca przedstawiła wystarczające dowody dotyczące jej własnych kosztów, które wynoszą 3965 EUR. EKES mógłby rozważyć wypłacenie tej kwoty skarżącej jako odszkodowania za poniesioną przez nią szkodę.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi po jego propozycji polubownego rozwiązania

30. EKES zgodził się, że po otrzymaniu niezbędnych dowodów potwierdzających wypłaci skarżącemu 3 965 EUR tytułem rozliczenia finansowego za istotne wydatki, które Rzecznik Praw Obywatelskich uznał za istotne zgodnie z pkt 28 powyżej. Poinformowała również Rzecznika, że przypomniała swoim pracownikom na wszystkich szczeblach, że powinni powstrzymać się od ingerowania w procesy rekrutacyjne zainicjowane przez jej służby. Obejmuje to skontaktowanie się z kandydatami przed ostatecznym i pomyślnym zakończeniem procedury.

31. Skarżący z zadowoleniem przyjął porozumienie EKES-u w sprawie osiągnięcia porozumienia finansowego.

Ocena Rzecznika po jego propozycji polubownego rozwiązania

32. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje pozytywną reakcję EKES-u na jego propozycję polubownego rozwiązania. Na podstawie uwag skarżącego Rzecznik rozumie, że skarżący jest zadowolony z odpowiedzi EKES-u na propozycję rozwiązania polubownego. W związku z tym stwierdza, że osiągnięto polubowne rozwiązanie skargi.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Polubowne rozwiązanie zostało osiągnięte w sposób zadowalający skarżącego.

Skarżący i EKES zostaną poinformowani o tej decyzji.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Sporządzono w Strasburgu dnia 15 marca 2010 r.

[1] Do pisma załączono wstępne obliczenie szkody. W wyniku tych obliczeń uzyskano łączną kwotę 7 414,57 EUR, na którą składały się następujące pozycje: koszty najmu w Brukseli 4 x 540 EUR = 2 160 EUR; bilety lotnicze dla skarżącej i jej męża: 296 EUR + 238,57 EUR = 534,57 EUR; wynagrodzenie skarżącego z tytułu jego stałej pracy: 4 x 1 180 EUR = 4 720 EUR. Z uwagi na brak odpowiedzi ze strony EKES-u, w dniu 25 czerwca 2007 r. skarżąca ponownie przesłała pismo zawierające powyższe obliczenia ze swojego adresu w Brukseli.