Skarżący, francuska organizacja naukowa nienastawiona na zysk, z powodzeniem zrealizowała trzy projekty finansowane przez Komisję w byłym Związku Radzieckim. Przeprowadzony następnie w siedzibie skarżącego audyt zewnętrzny wykazał jednak, że porozumienie zawarte między skarżącym a przedsiębiorstwem w Moskwie w sprawie wynagrodzenia pracowników było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Skarżący przyznał się do błędu, który, jak wyjaśnił, wynikał z jego ograniczonego rozumienia kwestii prawnych. Twierdziła jednak, że zawsze informowała o swoich praktykach urzędnika Komisji ds. projektów, który uczestniczył w szeregu wydarzeń organizowanych w związku z projektami. Urzędnik ds. projektu był zatem świadomy, że skarżący nie miał własnych pracowników (ponieważ wszyscy jego pracownicy byli wolontariuszami) i że bez porozumienia z udziałem przedsiębiorstwa w Moskwie nie byłoby możliwe pomyślne zakończenie projektów.

Rzecznik najpierw przedstawił propozycję polubownego rozwiązania, a następnie projekt zalecenia, wzywając Komisję do odstąpienia od wniosku o zwrot kosztów. Komisja odmówiła. Rzecznik podkreślił następnie, że w obliczu milczenia urzędników ds. projektów w odniesieniu do ich działań dotyczących realizowanych przez nich projektów organizacje takie jak skarżący mogą racjonalnie wierzyć, że działają zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeżeli tak nie jest i gdy urzędnicy ds. projektów zostaną poinformowani o takich działaniach, powinni podjąć działania zapobiegawcze, a gdy tego nie zrobią, powinna istnieć możliwość poddania ich środkom dyscyplinarnym. Ponieważ w związku z powyższym poruszono istotną kwestię zasadniczą, Rzecznik uznał, że sprawozdanie specjalne dla Parlamentu Europejskiego może być uzasadnione. Postanowił jednak nie kierować takiego sprawozdania do Parlamentu przed przeprowadzeniem specjalnego dochodzenia z własnej inicjatywy w sprawie niektórych aspektów zachowania Komisji w odniesieniu do finansowanych przez nią projektów. W związku z tym poinformował Komisję, że rozważy wszczęcie takiego dochodzenia z własnej inicjatywy i zamknął sprawę stwierdzeniem niewłaściwego administrowania ze strony Komisji w związku z nieproporcjonalnym i niesprawiedliwym odzyskaniem niektórych kwot od skarżącego.

Skarżący jest kanadyjskim studentem, który uczestniczył w programie magisterskim w zakresie aeronautyki i technologii kosmicznych na uczelniach w Monachium i Madrycie (EuMAS 2006-2008). Komisja oferowała stypendium Erasmus Mundus w wysokości 21 000 EUR studentom z państw trzecich na wielu programach magisterskich, w tym EuMAS 2006-2008. Na stronie internetowej Komisji podano, że stypendium miało pokrywać „koszty podróży i utrzymania oraz czesne za cały okres trwania programu w Europie”.

Skarżący zwrócił się do Komisji, wskazując, że zarówno on, jak i jego koledzy ze studiów – grupa prawie 30 studentów spoza UE – borykali się z poważnymi trudnościami finansowymi. Twierdził, że pod odliczeniu czesnego w wysokości 12 000 EUR oraz kosztów podróży, pozostała kwota była niewystarczająca na pokrycie kosztów utrzymania w Monachium czy Madrycie. Skarżący zwrócił się zatem z prośbą do Komisji o przyznanie jemu i innym studentom uczestniczącym w programie EuMAS 2006-2008 pomocy finansowej. Komisja przyznała, że w świetle kwestii przedstawionych w omawianej sprawie będzie musiała rozważyć swoje podejście w przyszłości. Dodała jednak, że nie jest przygotowana, aby przyznać żądaną pomoc finansową. Skarżący zwrócił się zatem do Rzecznika.

Po szczegółowym dochodzeniu Rzecznik doszedł do wniosku, że: (i) przedstawione przez Komisję informacje dotyczące programu Erasmus Mundus rzeczywiście pozwalały uczestnikom programu EuMAS 2006-2008 spoza UE sądzić, że otrzymane stypendium pozwoli im na utrzymanie przyzwoitego standardu życia według standardów europejskich; (ii) dostępna kwota była niewystarczająca do tego celu. W opinii Rzecznika dane opublikowane przez Komisję nie zapewniły uczestnikom programu EuMAS 2006-2008 prawidłowych i wiarygodnych informacji. Jest to zatem przypadek niewłaściwej administracji Komisji. Rzecznik najpierw przedstawił propozycję rozwiązania polubownego, a następnie skierował do Komisji zalecenie wstępne. Rzecznik zasugerował w zaleceniu, aby Komisja dokonała dobrowolnej płatności w kwocie 1 500 EUR na rzecz każdego z zainteresowanych studentów jako rekompensatę za niedogodności, których doznali.

Komisja odrzuciła zalecenie wstępne. Rzecznik uznał, że argumenty, na podstawie których Komisja odmówiła przyjęcia zalecenia wstępnego, są nieprzekonujące. Rzecznik zamknął zatem sprawę uwagą krytyczną.

Skarżący uczestniczył w zaproszeniu do składania ofert na usługi tłumaczeniowe zorganizowanym przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej („Trybunał”). Jego oferta została wykluczona z postępowania przetargowego, ponieważ zaoferowana przez niego cena została uznana za nadmierną.

W skardze do Rzecznika skarżący twierdził, że Trybunał niesłusznie wykluczył jego ofertę. Biorąc pod uwagę, że kryterium udzielenia zamówienia było „najlepszy stosunek jakości do ceny”, zakwestionował on, w jaki sposób jego oferta może zostać odrzucona ze względu na to, że cena była „zbyt wysoka”.

Trybunał wyjaśnił, że procedura przetargowa jest „procedurą negocjacyjną”. Argumentował on, że możliwość negocjacji byłaby bezprzedmiotowa, gdyby był on zobowiązany do przyjęcia oferty oferującej zawyżoną cenę, mimo że zwrócił się do oferenta o negocjowanie. Zauważyła, że wszyscy oferenci zostali zaproszeni do negocjowania swoich cen i wszyscy zostali poinformowani, że oferty nadal oferujące zawyżoną cenę zostaną odrzucone. Skarżący postanowił nie obniżać ceny.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że we wszystkich procedurach przetargowych dobrą administracją jest dołożenie starań w celu zapewnienia uzyskania ofert o najlepszym stosunku jakości do ceny. Uznał również, że można ustalić maksymalne budżety w odniesieniu do zamówień na produkty i usługi. Ponadto oferenci w procedurze negocjacyjnej nie mają uzasadnionych oczekiwań co do udzielenia zamówienia bez konieczności dostosowania złożonej oferty. Rzecznik stwierdził również, że zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu Trybunał był uprawniony do oceny ofert w świetle kryteriów określonych w zaproszeniu do negocjacji. Kryterium zawarte w zaproszeniu do negocjacji stanowiło, że podane ceny nie powinny być nadmierne.

Rzecznik stwierdził, że przedmiotowa procedura przetargowa była zgodna z zasadami należytego zarządzania finansami, równego traktowania i sprawiedliwości.

W związku z powyższym Rzecznik stwierdził, że Trybunał nie dopuścił się niewłaściwego administrowania.

Aby jeszcze bardziej udoskonalić procedury przetargowe Trybunału, Rzecznik poczynił kolejną uwagę sugerującą, że Trybunał mógłby rozważyć przekazanie oferentom większej ilości informacji na temat rodzaju procedury przetargowej, którą wybrał.

Władze włoskie ukarały skarżącego, obywatela Litwy, grzywną i zajęły jego pojazdy ze względu na to, że nie posiadał on licencji Unii Europejskiej niezbędnej do przewozu drogowego towarów. Skarżący złożył do Komisji skargę w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego. Komisja poinformowała skarżącego, że jej służby nie będą dalej badać skargi.

Skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich, który wszczął dochodzenie w sprawie zarzutu skarżącego, że Komisja nie zbadała z należytą starannością jego skargi w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego. W swojej opinii Komisja stwierdziła, że skarga skarżącego nie została rozpatrzona jako skarga w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego, ponieważ działania podjęte przez władze włoskie nie stanowiły nieprawidłowego stosowania prawa UE. W swoich uwagach skarżący utrzymywał, że nie był zobowiązany do posiadania omawianego zezwolenia, i twierdził, że Komisja nie przeprowadziła dokładnego badania jego konkretnej sytuacji, mimo że dostarczył jej wszystkie niezbędne dokumenty i pokwitowania.

W swojej decyzji Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie rozpatrzyła skargi skarżącego dotyczącej naruszenia z należytą starannością i zgodnie z procedurą rejestracji i rozpatrywania skarg dotyczących naruszenia przewidzianą w komunikacie z 2002 r. Ściślej rzecz ujmując, stwierdził on, że komunikat z 2002 r. nie stanowi podstawy dla decyzji Komisji o nierozpatrywaniu korespondencji skarżącego jako skargi dotyczącej naruszenia i o niezwracaniu się do skarżącego o przedstawienie uwag na temat zamiaru zamknięcia sprawy. Stanowi to niewłaściwe administrowanie. Ponadto Komisja nie zbadała z należytą starannością skargi w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego, ponieważ nie przeanalizowała dostarczonych dokumentów; Nie oceniła też ich znaczenia prawnego. Jeżeli przedstawiona jej dokumentacja okaże się niewystarczająca do ustalenia, czy doszło do naruszenia, Komisja powinna wskazać skarżącemu, co może stanowić dodatkowe istotne fakty lub dowody. Nie przeprowadzając takiej analizy, Komisja dopuściła się niewłaściwego administrowania, w związku z czym Rzecznik Praw Obywatelskich sformułował uwagę krytyczną.

Rzecznik poczynił kolejną uwagę, w której zwrócił się do Komisji o poinformowanie go o wszelkich dodatkowych krokach, takich jak wytyczne, które zamierza ona wdrożyć w celu zapewnienia, aby skargi wskazujące na środki lub praktyki sprzeczne z prawem Unii, zgodnie z komunikatem z 2002 r., były rejestrowane jako takie i rozpatrywane z wymaganą starannością.

Płacąc skarżącemu, pracownikowi pomocniczemu, Komisja popełniła szereg błędów: po pierwsze, zatrzymała kwoty, do których skarżący był uprawniony; następnie wypłaciła dodatki, do których skarżący nie był uprawniony; i wreszcie ponownie zapłacił skarżącemu kwotę, której nie powinien był zapłacić.

Komisja odzyskała część całkowitej kwoty nadpłaconej skarżącemu. Jednakże w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich zakwestionował on odzyskanie pozostałej części tej kwoty. Poparła swoją sprawę, podkreślając liczne błędy Komisji i jej trudną sytuację finansową w tamtym czasie.

Rzecznik zauważył, że Komisja była prawnie uprawniona do odzyskania kwoty od skarżącego. We wniosku dotyczącym polubownego rozwiązania Rzecznik Praw Obywatelskich wezwał jednak Komisję do wzięcia odpowiedzialności za powtarzające się błędy administracyjne poprzez rezygnację z odzyskania pomocy.

Komisja wykazała gotowość do współpracy z Rzecznikiem Praw Obywatelskich w celu uzyskania pozytywnego wyniku skargi i unieważniła wniosek o zwrot kosztów. W swojej decyzji Rzecznik z zadowoleniem przyjął podejście Komisji i zamknął sprawę.

Skarżący ubiegał się o wakat na stanowisku sekretarza w Europejskim Komitecie Ekonomiczno-Społecznym (EKES-ie) na podstawie umowy o pracę na czas określony. Została zaproszona na badanie lekarskie, rozmowę kwalifikacyjną i test praktyczny. Po przejściu wszystkich tych etapów EKES poinformował ją, że została wybrana na to stanowisko. Dwa tygodnie przed rozpoczęciem pracy EKES poinformował ją jednak, że nie może zostać zatrudniona. Wynikało to z faktu, że nie ukończyła trzech lat studiów pomaturalnych, co stanowiło minimalny wymóg na tym stanowisku. W tym momencie skarżąca zrezygnowała już z pracy w Finlandii, wynajęła mieszkanie w Brukseli i wynajęła mieszkanie w Finlandii. Skarżąca skontaktowała się z EKES-em i podkreśliła, że w piśmie zgłoszeniowym i życiorysie przedstawiła wszystkie informacje dotyczące jej wykształcenia, w tym przewidywany termin ukończenia studiów.

Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczyło: (i) rzekomo spóźniona decyzja EKES-u o niekontynuowaniu rekrutacji skarżącej, ponieważ nie spełniała ona minimalnych wymogów edukacyjnych na tym stanowisku; oraz (ii) jej roszczenia odszkodowawczego. Po wstępnym stwierdzeniu niewłaściwego administrowania Rzecznik przedstawił EKES-owi propozycję polubownego rozwiązania. Uznał on, że pomimo wyraźnego wskazania przez skarżącą daty ukończenia studiów w jej podaniu o pracę, EKES błędnie założył, że spełnia ona kryteria kwalifikowalności, i zaprosił ją na rozmowę kwalifikacyjną i testy. Podsumowując, EKES nie dokonał odpowiedniego przeglądu jej wniosku i życiorysu. Ponadto niesłusznie poinformowała ona skarżącą, że została wybrana na to stanowisko przed podjęciem przez organ powołujący formalnej decyzji w sprawie jej zatrudnienia. Powyższe działania EKES-u były potencjalnymi przypadkami niewłaściwego administrowania.

W następstwie propozycji polubownego rozwiązania przedstawionej przez Rzecznika, EKES zgodził się wypłacić skarżącej 3 965 EUR tytułem rozliczenia finansowego wydatków materialnych poniesionych przez nią w wyniku jej działań.