Strasburg, 20 grudnia 2006 r.

Szanowny Panie,

W dniu 11 lutego 2006 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą sposobu, w jaki Rada Unii Europejskiej rozpatrzyła wniosek o udzielenie informacji złożony telefonicznie. W wiadomościach e-mail z dnia 16 i 17 marca 2006 r. przekazał Pan dalsze informacje na temat swojej skargi.

W dniu 31 marca 2006 r. przekazałem skargę sekretarzowi generalnemu Rady. Rada przesłała swoją opinię w języku szwedzkim w dniu 11 lipca 2006 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy, do dnia 31 października 2006 r. Nie otrzymano od Pana żadnych uwag.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty są, w skrócie, następujące:

W dniu 6 lutego 2006 r. zadzwonił do Komisji Europejskiej z pytaniem, czy Komisja lub Rada Unii Europejskiej mają jakiekolwiek zobowiązania lub możliwości wyrażenia poparcia dla Danii w jej niezgodzie z wieloma krajami muzułmańskimi. Rozmowa telefoniczna została wykonana pod numerem +3222991111 i o ile pamięta, została wykonana tuż po południu. Osoba w Komisji, która odpowiedziała na jego rozmowę telefoniczną, nie podała swojego imienia i nazwiska, ale wyjaśniła, że pytanie jest zbyt skomplikowane, aby mogła na nie odpowiedzieć. Zasugerowała, aby zadzwonił bezpośrednio do pana Solany w Radzie i przekazał mu następujący numer telefonu w tym celu: +3222856111. Na ten numer Rady odpowiedział mężczyzna. Osoba odpowiadająca również nie podała swojego nazwiska. Skarżący poprosił o p. Solanę i został przesłuchany przez sekretarkę, która nie podała jej nazwiska i która powiedziała mu, że nie może rozmawiać z p. Solaną. Sekretarz powiedziała, że odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa i przekazała go osobie odpowiedzialnej za kontakty z prasą. Ta osoba również nie potrafiła odpowiedzieć na to pytanie.

Następnego dnia skontaktował się z przedstawicielstwem Komisji w Sztokholmie i rozmawiał z prawnikiem Eurojus, który podał swoje nazwisko. Adwokat udzielił odpowiedzi pocztą elektroniczną, która, choć zawierała interesujące informacje na temat wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa Unii Europejskiej, nie odpowiedziała na jego pytanie. Jednak prawnik był co najmniej pomocny i wykazał prawdziwe zainteresowanie próbą pomocy.

W związku z tym pytanie pozostało bez odpowiedzi, a skarżący był niezadowolony ze sposobu, w jaki został potraktowany podczas kontaktu z Brukselą. Nikt nie wykazał zainteresowania odpowiedzią na jego pytanie ani nie skierował go do kogoś, kto mógłby odpowiedzieć. Fakt, że żadna z osób, z którymi rozmawiał, nie zwracała uwagi na swoje imię, jeszcze bardziej komplikował sprawę.

Skarżący twierdził, że rozpatrując jego wniosek o udzielenie informacji złożony telefonicznie w dniu 6 lutego 2006 r., Rada nie działała zgodnie ze swoją polityką większej otwartości i życzliwości wobec obywateli (1).

WNIOSEK

Opinia Rady

W swojej opinii Rada przedstawiła w skrócie następujące uwagi:

Jej polityka w zakresie odbierania rozmów telefonicznych wykonywanych przez obywateli jest określona w kodeksie dobrego postępowania administracyjnego Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej i jego pracowników w ich stosunkach zawodowych ze społeczeństwem (2) (zwanym dalej „kodeksem”). Odpowiednie artykuły kodeksu stanowią, co następuje:

„Artykuł 5 Uprzejmość

Członkowie personelu działają sumiennie, prawidłowo, uprzejmie i przystępnie. Odpowiadając na korespondencję, rozmowy telefoniczne lub wszelkie inne kontakty zawodowe ze społeczeństwem, starają się być jak najbardziej pomocni.

Artykuł 6 Udzielanie informacji

1. Członkowie personelu podają do wiadomości publicznej żądane informacje wchodzące w zakres ich odpowiedzialności. Zapewniają one, aby informacje były jak najbardziej jasne i zrozumiałe.

2. Jeżeli ze względu na poufność lub zgodnie z obowiązującymi przepisami (w szczególności art. 17 regulaminu pracowniczego) pracownik uzna, że nie jest w stanie ujawnić żądanych informacji, podaje się zainteresowanej osobie powody, dla których nie można jej udzielić.

Artykuł 8 Rozmowy telefoniczne

1. Odpowiadając na telefon, członkowie personelu określają siebie i swoje służby. Ustalają również tożsamość osoby wykonującej połączenie. O ile nie uniemożliwiają tego względy poufności, o których mowa w art. 6 ust. 2, przekazują one żądane informacje lub kierują dzwoniącego do odpowiedniego źródła. Jednakże w przypadku wątpliwości co do tego, czy informacje te mogą być dostarczone, konsultują się oni ze swoją hierarchią lub kierują dzwoniących do swojego przełożonego.

2. Jeżeli ustny wniosek o udzielenie informacji jest nieprecyzyjny lub złożony, pracownik, do którego zwrócono się z wnioskiem, może zwrócić się do zainteresowanej osoby o sformułowanie wniosku na piśmie.”;

Rada zobowiązuje się do przestrzegania tych wytycznych. Nie ma jednak śladu zdarzeń, na które powołuje się skarżący, w związku z czym nie jest w stanie zweryfikować, czy przedstawione przez niego fakty są prawidłowe. Jeżeli rzeczywiście jeden lub kilku urzędników Rady nie podało swoich nazwisk, Rada wyraża ubolewanie z powodu tego pominięcia. Pracownicy Sekretariatu Generalnego regularnie zwracają uwagę na znaczenie przestrzegania kodeksu.

Skarżący twierdzi, że Komisja przekazała mu numer telefonu pana Solany. Nie jest do końca pewne, czy skarga dotyczy również faktu, że skarżący nie mógł osobiście porozmawiać z panem Solaną. Niemniej jednak Rada pragnie skorzystać z okazji, by wyjaśnić, że zadaniem pana posła Solany nie jest osobiste odpowiadanie na pytania obywateli, nawet jeśli jego bardzo napięty harmonogram pozwoli mu to zrobić. W żadnym państwie członkowskim osoby zajmujące stanowiska podobne do stanowiska J. Solany nie stosują innej praktyki. W tych okolicznościach skierowanie opinii publicznej do biura prasowego nie jest nieuzasadnione.

Podobnie nie jest nierozsądne, że sekretarz i rzecznik prasowy nie byli w stanie udzielić odpowiedzi. W tym względzie przypomina się, że skarżący chciał zapytać, czy instytucje były w stanie lub były zobowiązane do wyrażenia poparcia dla Danii w konflikcie z kilkoma krajami muzułmańskimi, co oznaczało wyrażenie stanowiska instytucji. W tym czasie Rada nadal rozważała swoje szczegółowe stanowisko w tej sprawie.

W takich okolicznościach trudno sobie wyobrazić, jaka znacząca odpowiedź mogłaby zostać udzielona skarżącemu, tym bardziej że odpowiedź udzielona telefonicznie mogła łatwo zostać błędnie zinterpretowana jako oficjalny punkt widzenia Rady, która nie zajęła jeszcze stanowiska.

Uwagi skarżącego

Skarżący został poproszony o przedstawienie uwag do opinii Rady. Nie otrzymano żadnych uwag od skarżącego.

DECYZJA

1 Rozpatrywanie przez Radę wniosku skarżącego o udzielenie informacji

1.1 Skarga dotyczy sposobu, w jaki Rada rozpatrzyła wniosek skarżącego o udzielenie informacji, złożony telefonicznie. Według skarżącego w dniu 6 lutego 2006 r. zadzwonił on do Komisji z pytaniem, czy Komisja lub Rada mają jakiekolwiek zobowiązania lub możliwości wyrażenia poparcia dla Danii w jej niezgodzie z wieloma krajami muzułmańskimi. Osoba z Komisji, która odpowiedziała na jego telefon, wyjaśniła, że pytanie jest zbyt skomplikowane, aby mogła na nie odpowiedzieć, i zasugerowała, aby zadzwoniła bezpośrednio do pana Solany do Rady. Otrzymał w tym celu następujący numer telefonu: +3222856111. Na ten numer Rady odpowiedział mężczyzna. Osoba odpowiadająca również nie podała swojego nazwiska. Skarżący poprosił o p. Solanę i został przesłuchany przez sekretarkę, która nie podała jej nazwiska i która powiedziała mu, że nie może rozmawiać z p. Solaną. Sekretarz powiedziała, że odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa i przekazała go osobie odpowiedzialnej za kontakty z prasą. Ta osoba również nie potrafiła odpowiedzieć na to pytanie. W związku z tym pytanie pozostało bez odpowiedzi, a skarżący był niezadowolony ze sposobu, w jaki został potraktowany podczas kontaktu z Brukselą. Według skarżącego nikt nie wykazał zainteresowania udzieleniem odpowiedzi na jego pytanie ani nie skierował go do kogoś, kto mógłby udzielić odpowiedzi. Fakt, że żadna z osób, z którymi rozmawiano, nie dbała o to, aby podać swoje imię, jeszcze bardziej komplikował sprawę. Skarżący twierdził, że rozpatrując jego wniosek o udzielenie informacji złożony telefonicznie w dniu 6 lutego 2006 r., Rada nie działała zgodnie ze swoją polityką większej otwartości i życzliwości wobec obywateli (3).

1.2 Rada odniosła się do art. 5, 6 i 8 Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej i jego pracowników w ich stosunkach zawodowych ze społeczeństwem (4), zapewniając Rzecznika Praw Obywatelskich o jego zobowiązaniu do przestrzegania niniejszych wytycznych. Rada podniosła ponadto, że ponieważ nie ma śladu zdarzeń, na które powołuje się skarżący, nie jest w stanie zweryfikować, czy przedstawione przez niego fakty są prawdziwe. Jeżeli rzeczywiście jeden lub kilku urzędników Rady nie podało swoich nazwisk, Rada wyraża ubolewanie z powodu tego pominięcia. Pracownicy Sekretariatu Generalnego regularnie zwracają uwagę na znaczenie przestrzegania kodeksu. Zdaniem Rady zadaniem pana posła Solany nie jest osobiste odpowiadanie na pytania obywateli, nawet jeśli pozwala mu na to bardzo napięty harmonogram, a kierowanie opinii publicznej do biura prasowego nie jest nieracjonalne. Podobnie nie jest nierozsądne, że sekretarz i rzecznik prasowy nie byli w stanie udzielić odpowiedzi. W tym względzie przypomina się, że skarżący chciał zapytać, czy instytucje były w stanie lub były zobowiązane do wyrażenia poparcia dla Danii w konflikcie z kilkoma krajami muzułmańskimi, co oznaczało wyrażenie stanowiska instytucji. W tym czasie Rada nadal omawiała swoje szczegółowe stanowisko w tej sprawie. W takich okolicznościach trudno sobie wyobrazić, jaka znacząca odpowiedź mogłaby zostać udzielona skarżącemu, tym bardziej że odpowiedź udzielona telefonicznie mogła łatwo zostać błędnie zinterpretowana jako oficjalny punkt widzenia Rady, która nie zajęła jeszcze stanowiska.

1.3 Przed przystąpieniem do analizy zarzutu skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich uważa za konieczne ustosunkowanie się do argumentu Rady, że ponieważ nie ma ona śladu zdarzeń, na które powołuje się skarżący, nie jest w stanie zweryfikować, czy przedstawione przez niego fakty są prawdziwe. Rzecznik w pełni rozumie, że skarga dotycząca treści i okoliczności rozmów telefonicznych może być trudna do rozpatrzenia przez administrację, biorąc pod uwagę, że nie ma pisemnych zapisów dotyczących tych rozmów. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że niniejsza skarga została złożona wkrótce po przeprowadzeniu odpowiednich rozmów telefonicznych i została przekazana Radzie zaledwie kilka tygodni później. Ustalenie istotnych okoliczności faktycznych nie powinno być zatem niemożliwe. Rzecznik zauważa jednak w tym względzie, że Rada nie wyjaśniła, czy, a jeśli tak, to w jaki sposób próbowała prześledzić zdarzenia, o których wspomina skarżący. Rzecznik zauważa ponadto w tym względzie, że Rada powinna była przynajmniej mieć możliwość zidentyfikowania ostatniej osoby, do której przemawiał skarżący, i skonsultowania się z nią. Zauważa on ponadto, że Rada, podkreślając, że nie była w stanie zweryfikować, czy przedstawienie faktów przez skarżącego było prawidłowe, nie zakwestionowała faktu, że miały miejsce odpowiednie rozmowy telefoniczne. W tych okolicznościach Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że ma prawo oprzeć swoją ocenę na opisie wydarzeń przedstawionym przez skarżącego.

1.4 Analizując zarzut skarżącego, Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina, że art. 12 ust. 1 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego (5) ("kodeks") stanowi, że "[u]rzędnik jest nastawiony na służbę, prawidłowy, uprzejmy i dostępny w kontaktach ze społeczeństwem. Odpowiadając na korespondencję, rozmowy telefoniczne i e-maile, urzędnik stara się być jak najbardziej pomocny i udziela jak najpełniejszej i najdokładniejszej odpowiedzi na zadane pytania.” Artykuł 12 ust. 2 kodeksu stanowi ponadto, że „[j]eżeli urzędnik nie jest odpowiedzialny za daną sprawę, kieruje obywatela do właściwego urzędnika”. Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina również, że art. 22 ust. 2 kodeksu stanowi, że „[j]eżeli ustny wniosek o udzielenie informacji jest zbyt skomplikowany lub zbyt obszerny, aby mógł zostać rozpatrzony, urzędnik [odpowiedzialny] doradza zainteresowanej osobie sformułowanie wniosku na piśmie”.

1.5 Jeśli chodzi o spoczywający na pracownikach Rady obowiązek kierowania rozmówców do odpowiedniego urzędnika, Rzecznik nie uważa za nieuzasadnione, aby skarżący został skierowany do biura prasowego z prośbą o udzielenie informacji. Ponieważ biuro prasowe Rady jest odpowiedzialne za dostarczanie dziennikarzom informacji i dokumentacji na tematy będące przedmiotem dyskusji w Radzie i jej organach przygotowawczych (6), powinno ono zazwyczaj znać stanowisko Rady w różnych kwestiach.

1.6 Rzecznik nie jest jednak przekonany argumentem Rady, że nie było nierozsądne, aby rzecznik prasowy nie był w stanie udzielić odpowiedzi na wniosek skarżącego, ponieważ Rada nie zajęła jeszcze w tym czasie stanowiska w tej sprawie, a dalszy argument Rady, że w takich okolicznościach trudno było sobie wyobrazić, jaka sensowna odpowiedź mogłaby zostać udzielona skarżącemu. Rzecznik uważa, że jeśli powodem, dla którego rzecznik prasowy nie mógł udzielić odpowiedzi na pytanie skarżącego, było to, że stanowisko Rady w tej sprawie jeszcze nie istniało, rzecznik prasowy mógł i powinien był przekazać te informacje skarżącemu. Jeżeli rzecznik prasowy nie był w stanie udzielić odpowiedzi, ponieważ nie posiadał niezbędnej wiedzy, powinien był doradzić skarżącemu złożenie pisemnego wniosku o udzielenie informacji zgodnie z art. 22 ust. 2 kodeksu. Wydaje się jednak, że ani takie informacje, ani takie porady nie zostały udzielone skarżącemu w niniejszej sprawie. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania i Rzecznik Praw Obywatelskich zwróci w tym względzie uwagę krytyczną.

1.7 W odniesieniu do argumentu skarżącego, zgodnie z którym pracownicy Rady nie zidentyfikowali się podczas odbierania telefonu, Rzecznik uważa, że zawarty w art. 12 ust. 1 kodeksu wymóg, zgodnie z którym urzędnicy powinni być służebni, prawidłowi, uprzejmi i dostępni w kontaktach ze społeczeństwem, oznacza, że podczas odbierania telefonu urzędnicy muszą udzielać informacji o tym, do kogo dzwoniący dotarł. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że podejście to zostało podtrzymane w art. 8 kodeksu dobrego postępowania administracyjnego Rady, który stanowi, że podczas odbierania telefonu pracownicy określają siebie i swoje służby. Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje jednak do wiadomości oświadczenie Rady, że jeżeli rzeczywiście jeden lub kilku urzędników Rady nie podało swoich nazwisk, Rada wyraża ubolewanie z powodu tego pominięcia. Zdaniem Rady jej personel jest regularnie informowany o znaczeniu przestrzegania kodeksu dobrego postępowania administracyjnego. W świetle faktu, że Rada wyraziła ubolewanie w przypadku pominięcia w tym względzie i zapewniła Rzecznika o swoim zobowiązaniu do przestrzegania kodeksu dobrego postępowania administracyjnego, Rzecznik nie znajduje podstaw do prowadzenia dalszych dochodzeń w tym aspekcie skargi.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną w odniesieniu do sposobu, w jaki Rada rozpatruje wniosek skarżącego o udzielenie informacji:

Rzecznik nie jest przekonany argumentem Rady, że nie było nieuzasadnione, aby rzecznik prasowy nie był w stanie udzielić odpowiedzi na wniosek skarżącego, ponieważ Rada nie przyjęła jeszcze w tym czasie stanowiska w tej sprawie, a dalszy argument Rady, że w takich okolicznościach trudno było sobie wyobrazić, jaka sensowna odpowiedź mogłaby zostać udzielona skarżącemu. Rzecznik uważa, że jeśli powodem, dla którego rzecznik prasowy nie mógł udzielić odpowiedzi na pytanie skarżącego, było to, że stanowisko Rady w tej sprawie jeszcze nie istniało, rzecznik prasowy mógł i powinien był przekazać te informacje skarżącemu. Jeżeli rzecznik prasowy nie był w stanie udzielić odpowiedzi, ponieważ nie posiadał niezbędnej wiedzy, powinien był doradzić skarżącemu złożenie pisemnego wniosku o udzielenie informacji zgodnie z art. 22 ust. 2 kodeksu. Wydaje się jednak, że ani takie informacje, ani takie porady nie zostały udzielone skarżącemu w niniejszej sprawie. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

Biorąc pod uwagę, że ten aspekt sprawy dotyczy procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy.

Rzecznik nie znalazł podstaw do dalszego zajmowania się kwestią niepodania przez urzędników Rady ich nazwisk podczas odbierania telefonu.

W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Sekretarz Generalny Rady również zostanie poinformowany o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Skarżący podniósł ten sam zarzut wobec Komisji, który jest rozpatrywany jako odrębna sprawa (skarga 415/2006/TN) i będzie wymagał odrębnej decyzji.

(2) Dz.U. 2001, C 189, s. 2.

(3) Skarżący podniósł ten sam zarzut wobec Komisji Europejskiej. Skarga przeciwko Komisji jest rozpatrywana jako odrębna sprawa (skarga 415/2006/TN) i będzie obejmować odrębną decyzję.

(4) Dz.U. 2001, C 189, s. 2.

(5) Europejski kodeks dobrego postępowania administracyjnego jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/en/code2005_en.pdf).

(6) Zob. s. 8 przewodnika medialnego Rady. Przewodnik jest dostępny na stronie internetowej Rady (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).