Sprawa dotyczyła odmowy udzielenia przez Radę Unii Europejskiej pełnego dostępu do opinii prawnych odnoszących się do wniosków ustawodawczych dotyczących rozporządzeń w sprawie ustanowienia Prokuratury Europejskiej oraz Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (EUROJUST).

W trakcie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich Rada zgodziła się na ujawnienie dwóch z czterech dokumentów, lecz ponownie odmówiła pełnego ujawnienia dwóch pozostałych, mimo że przyznała do nich dostęp częściowy.

Rzecznik zgadza się, że odmowa ujawnienia opinii prawnych była w pełni uzasadniona na podstawie ochrony porady prawnej i postępowania sądowego. W związku z tym Rzecznik zamyka sprawę, nie stwierdzając niewłaściwego administrowania, lecz zwraca się do Rady o ponowne rozpatrzenie odmowy z uwagi na upływ czasu.

Sprawa dotyczyła rozpatrzenia przez Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) skargi dotyczącej warunków konkursu na urzędników UE w ośrodku egzaminacyjnym. Skarżącej przydzielono komputer przy drzwiach wejściowych i twierdziła, że zakłócenia spowodowane przez osoby wchodzące i wychodzące z pokoju negatywnie wpłynęły na jej wydajność. Próby rozwiązania jej problemów przez personel ośrodka egzaminacyjnego zakończyły się niepowodzeniem, a następnie złożyła skargę do EPSO. Niezadowolona ze sposobu, w jaki EPSO rozpatrzyło jej skargę, zwróciła się następnie do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i zwrócił się do EPSO o dokładniejsze zbadanie skargi. Zespół dochodzeniowy Rzecznika spotkał się również z przedstawicielami EPSO i wykonawcą odpowiedzialnym za zarządzanie testami oraz odwiedził ośrodek egzaminacyjny w siedzibie EPSO. Rzecznik stwierdziła, że ogólnie rzecz biorąc, dalsze dochodzenia w tej sprawie nie były uzasadnione; przedstawiła jednak EPSO szereg sugestii dotyczących ulepszeń.

Sprawa dotyczyła oceny okresu próbnego pracownika zatrudnionego na czas określony w Europejskim Urzędzie Wsparcia w dziedzinie Azylu („EASO”). Skarżąca, która została zwolniona po zakończeniu okresu próbnego, twierdziła, że w jej ocenie wystąpiły pewne uchybienia proceduralne. Ponadto EASO nie odpowiedział na jej zażalenia złożone na podstawie regulaminu pracowniczego UE.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i zwrócił się do EASO o udzielenie odpowiedzi na skargi. Stwierdziła, że EASO podjął niezbędne kroki w celu zapewnienia bezstronnej oceny okresu próbnego skarżącej i przestrzegał prawa skarżącej do bycia wysłuchaną przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie jej dalszego zatrudnienia. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę.

Sprawa dotyczyła braku odpowiedzi Komisji na przesłania skarżącego dotyczące trudności ze złożeniem wniosku o dotację. Ze względu na problemy techniczne skarżący nie był w stanie złożyć wniosku za pośrednictwem systemu Komisji PRIAMOS. Zamiast tego przedłożyła swoją propozycję pocztą elektroniczną, która pozostała bez odpowiedzi.

Rzecznik Praw Obywatelskich zapytał o tę kwestię i zwrócił się do Komisji o udzielenie odpowiedzi. W swojej odpowiedzi Komisja przeprosiła za brak wcześniejszej odpowiedzi. Stwierdziła, że nie może przyjąć wniosku skarżącego pocztą elektroniczną, ponieważ system funkcjonował prawidłowo, a Komisja nie była w stanie zidentyfikować żadnych prób przesłania wniosku przez skarżącego za pośrednictwem PRIAMOS przed upływem terminu.

To strategiczne dochodzenie dotyczy przejrzystości ważnej nieformalnej części procesu legislacyjnego UE, a mianowicie przejrzystości rozmów trójstronnych.

Dwa organy ustawodawcze UE, Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej, uchwalają akty prawne na wniosek Komisji Europejskiej. Podczas tego procesu obaj współprawodawcy, wspierani przez Komisję, często negocjują w ramach tzw. rozmów trójstronnych, które są nieformalnymi spotkaniami przedstawicieli trzech zaangażowanych instytucji. Podczas rozmów trójstronnych Parlament i Rada starają się uzgodnić wspólny tekst, oparty na ich początkowych stanowiskach, który jest następnie poddawany pod głosowanie zgodnie z formalną procedurą ustawodawczą. Rozmowy trójstronne okazały się bardzo skuteczne w osiąganiu takich porozumień i większość przepisów jest obecnie przyjmowana w ten sposób.

Unia Europejska jest demokracją przedstawicielską, w której obywatele mają prawo pociągać swoich przedstawicieli do odpowiedzialności za wybory polityczne dokonane w ich imieniu. Obywatele mają również prawo uczestniczyć w procesie demokratycznym UE. Przejrzystość rozmów trójstronnych jest kluczowym elementem zapewniającym skuteczność tych praw i legitymizację przepisów przyjmowanych przez UE. Trybunał Sprawiedliwości UE stwierdził, że zdolność obywateli UE do poznania względów leżących u podstaw działań ustawodawczych jest warunkiem wstępnym skutecznego korzystania przez nich z praw demokratycznych.

Chociaż proces legislacyjny UE jest ogólnie dość przejrzysty, w tym w porównaniu z wieloma państwami członkowskimi, ta część procesu wzbudziła obawy co do równowagi między skutecznością procesu rozmów trójstronnych a jego przejrzystością.

W tym kontekście Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie strategiczne. Przeanalizowała, jakie informacje i dokumenty należy proaktywnie udostępniać opinii publicznej i w jakim momencie, aby obywatele mogli korzystać ze swoich praw.

Przejrzystość rozmów trójstronnych jest zasadniczym elementem legitymacji prawodawczej UE. Obywatele muszą mieć możliwość kontrolowania wyników swoich przedstawicieli w tej kluczowej części procesu legislacyjnego. Obywatele potrzebują również informacji na tematy omawiane podczas rozmów trójstronnych, aby móc skutecznie uczestniczyć w procesie legislacyjnym.

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje dotychczasowe postępy w zwiększaniu przejrzystości rozmów trójstronnych; proponuje jednak, aby trzy instytucje podały do wiadomości publicznej następujące dokumenty i informacje: daty rozmów trójstronnych, wstępne stanowiska trzech instytucji, ogólne porządki obrad rozmów trójstronnych, dokumenty czterokolumnowe, ostateczne teksty kompromisowe, notatki z rozmów trójstronnych, które zostały podane do wiadomości publicznej, wykazy zaangażowanych decydentów politycznych oraz, w miarę możliwości, wykaz innych dokumentów przedłożonych podczas negocjacji. Wszystkie te informacje powinny być udostępniane w łatwej w użyciu i zrozumiałej wspólnej bazie danych. Chociaż niektóre dokumenty mogłyby zostać udostępnione w trakcie negocjacji trójstronnych, instytucje mogą uznać za konieczne w interesie publicznym zapewnienie proaktywnego publicznego dostępu do niektórych rodzajów dokumentów dopiero po zakończeniu negocjacji.

Sprawa dotyczyła logo identyfikacji wizualnej Komisji, używanego w brukselskiej sali konferencyjnej od 2012 r. Zdaniem skarżącego wyłączne używanie języka angielskiego i francuskiego w tym logo identyfikacji wizualnej stanowi dyskryminację ze względu na język.

Obecny system językowy UE obejmuje prawo każdego obywatela do porozumiewania się z instytucjami UE w jego własnym języku oraz odpowiadające mu prawo do otrzymania odpowiedzi w tym języku. Zasady regulujące ten system językowy mają również zastosowanie do innych form komunikacji, takich jak komunikacja za pośrednictwem publikacji i stron internetowych. Każde zróżnicowanie w używaniu języków w takich okolicznościach powinno być obiektywnie uzasadnione. Jeśli chodzi o istnienie obiektywnego uzasadnienia w niniejszej sprawie, Rzecznik zgadza się, że z technicznego punktu widzenia nie jest możliwe przedstawienie terminu „Komisja Europejska” w 24 językach na ekranie telewizyjnym, ani poniżej, ani obok mówcy, ani za nim.

Jeśli chodzi o to, czy Komisja mogła wybrać więcej niż dwa języki, Rzecznik uważa, że rozsądne było, aby Komisja wybrała tylko dwa języki. Wybór liczby języków, których należy używać, sprowadza się do oceny, czy więcej niż dwa języki zagracałyby obraz wizualny w niedopuszczalny sposób. Okoliczność, że inne kombinacje języków również mogą być rozsądnymi wyborami, nie oznacza, że wybór języka angielskiego i francuskiego nie był rozsądny.

Rzecznik uważa, że polityka wybrana przez Komisję była obiektywnie uzasadniona. W związku z tym stwierdziła, że wprowadzenie przez Komisję nowego logo identyfikacji wizualnej w sali konferencyjnej w Brukseli nie stanowi niewłaściwego administrowania.

Sprawa dotyczyła finansowania projektu partnerskiego w ramach programu „Europa dla Obywateli”.

Została ona przedłożona Rzecznikowi Praw Obywatelskich przez irlandzką organizację nienastawioną na zysk, która od 25 lat prowadzi projekty partnerskie z francuskim partnerem. Organizacja nie dotrzymała terminu składania wniosków o finansowanie w 2015 r. z powodu zmian wprowadzonych przez EACEA w terminie składania wniosków o finansowanie w ramach programu. Podniosła ona, że dokonując tych zmian, EACEA działała nieprawidłowo.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i przedstawił EACEA propozycję rozwiązania wraz z dodatkowymi sugestiami dotyczącymi ulepszeń w sposobie zarządzania programem. W rezultacie EACEA przedstawiła skarżącemu dodatkowe wyjaśnienia dotyczące przyczyn zmian terminów i zgodziła się, że projekt twinningowy może zostać zrealizowany w 2016 r.

W świetle powyższego Rzecznik stwierdza, że EACEA podjęła odpowiednie działania w celu rozstrzygnięcia sprawy w sposób zadowalający skarżącego.

Sprawa dotyczyła rozpatrzenia przez Komisję Europejską skargi dotyczącej irlandzkiego prawa regulującego prawo do pracy jako architekt. Prawo wymagało, aby osoby, które nie uzyskały formalnych kwalifikacji architektów, ale które chciały używać tytułu "architekt" w Irlandii, pracowały przez co najmniej 10 lat jako architekci w Irlandii. Skarżący uznał, że wymóg ten dyskryminuje osoby, które zdobyły równoważne doświadczenie poza Irlandią. Kiedy Komisja zamknęła skargę w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego, stwierdzając, że prawo irlandzkie nie jest dyskryminujące, skarżący skontaktował się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich.

Rzecznik wezwał Komisję do uznania, że irlandzkie prawo jest dyskryminujące i że jedynym powodem, dla którego nie posunęła się dalej, było to, że uznała, iż byłoby to nieproporcjonalne.

Komisja nie przyjęła projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik zamknęła zatem sprawę uwagą krytyczną.

Europejska inicjatywa obywatelska (EIO), dostępna od kwietnia 2012 r., umożliwia grupie co najmniej miliona obywateli UE wezwanie Komisji Europejskiej do zaproponowania nowych przepisów UE. Po otrzymaniu szeregu skarg Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił zbadać prawidłowe funkcjonowanie procedury europejskiej inicjatywy obywatelskiej oraz rolę i odpowiedzialność Komisji w tym zakresie. Rzecznik zwróciła się do organizatorów europejskich inicjatyw obywatelskich, organizacji społeczeństwa obywatelskiego i innych zainteresowanych osób o przedstawienie informacji na temat skuteczności europejskiej inicjatywy obywatelskiej. Na podstawie tych odpowiedzi Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił Komisji szereg sugestii mających na celu zwiększenie skuteczności procesu europejskiej inicjatywy obywatelskiej.

Po otrzymaniu odpowiedzi Komisji Rzecznik kończy swoje dochodzenie jedenastoma wytycznymi dotyczącymi dalszych ulepszeń. Zauważając, że Komisja zrobiła wiele, aby wprowadzić w życie prawo do europejskiej inicjatywy obywatelskiej w sposób przyjazny dla obywateli, Rzecznik uważa, że można zrobić więcej. Ponieważ niektóre z tych sugestii są istotne dla Parlamentu Europejskiego, Rzecznik Praw Obywatelskich wystosuje również pismo do przewodniczącego Parlamentu. Ufa w ten sposób, że jej sugestie, przedstawione zarówno podczas dochodzenia, jak i w niniejszej decyzji, okażą się przydatne, ponieważ instytucje te wraz z Radą UE przystąpią do przeglądu rozporządzenia w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej jeszcze w tym roku.