Strasburg, 28 sierpnia 2008 r.

Szanowny Panie,

W dniu 13 października 2005 r., działając w imieniu UETP (University Enterprise Partnership), złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej w związku z przeprowadzonym audytem dotyczącym wykorzystania dotacji przyznanej UETP na projekt w ramach programu Leonardo da Vinci.

W dniu 11 listopada 2005 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała angielską wersję swojej opinii w dniu 3 lutego 2006 r., a jej szwedzkie tłumaczenie w dniu 21 lutego 2006 r. Przekazałem je Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 28 kwietnia 2006 r.

W dniu 11 listopada 2006 r. wysłałem do Komisji pismo z dalszymi zapytaniami i poinformowałem Pana o tym. W dniu 12 kwietnia 2007 r. Komisja przesłała angielską wersję swojej opinii dodatkowej, a w dniu 26 kwietnia 2007 r. – jej szwedzkie tłumaczenie. Przekazałem je Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia dalszych uwag, które przesłał Pan w dniu 6 czerwca 2007 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone. Proszę przyjąć moje przeprosiny za opóźnienie w rozpatrzeniu Pana skargi.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty są, w skrócie, następujące:

UETP (University Enterprise Partnership) zakończyła projekt w ramach programu Leonardo da Vinci w 2000 r. Komisja zatwierdziła wynik projektu, ale pojawiły się problemy dotyczące kwalifikowalności kosztów personelu. Kontrola przeprowadzona w dniach 27-29 czerwca 2005 r. dotyczyła kwalifikowalności kosztów personelu UETP w ramach projektu. Działając w imieniu Komisji, pan C. z Deloitte & Touche w Belgii („Deloitte”) przeprowadził audyt na terenie UETP. Kiedy pan C. zdał sobie sprawę, że sprawozdania i wykazy, z którymi zwykle współpracuje, nie są dostępne i że UETP może dostarczyć mu jedynie bilanse, zestawienia dochodów, księgi główne i weryfikacje, zwrócił się do UETP o sporządzenie sprawozdań i wykazów zgodnie z jego wymaganiami. Skarżący wyjaśnił panu C., że uzgodniono z Komisją, iż UETP będzie musiała jedynie udzielać informacji i odpowiadać na pytania podczas audytu oraz że do Deloitte należy sporządzenie wszelkich wykazów lub wszelkich innych potrzebnych informacji. Skarżący wyjaśnił ponadto, że ze względu na odmienną terminologię i słaby angielski pana C., on, to znaczy skarżący, nie rozumiał, do jakiego rodzaju list pan C. się odnosił. Następnie pan C. zagroził UETP w imieniu Komisji, mówiąc, że jeśli UETP nie dostarczy mu przedmiotowych wykazów, doprowadzi UETP do upadłości, ponieważ Komisja będzie postępować zgodnie z jego instrukcjami i zaleceniami. Pan C. wygłaszał upokarzające komentarze do pracowników UETP, gdy nie rozumieli jego pytań dotyczących danych z 1997 r. lub gdy nie mogli natychmiast odpowiedzieć na jego pytania. Ponadto, wbrew szwedzkiemu prawu, C. przeniósł dane z systemu komputerowego UETP do swojego własnego w Brukseli. Chociaż skarżący poinformował go o tej sprawie, pan C. wskazał, że nie obchodzi go to.

Tuż przed wyjazdem pan C. podszedł do skarżącego z dokumentem i zapytał, kiedy został utworzony. Skarżący powiedział, że nie wie, przy czym pan C. odpowiedział, niegrzecznym tonem, że "jak zawsze nic nie wiesz". Skarżący powiedział panu C., że jeśli wyjaśni, gdzie znalazł dokumenty, będzie mógł odpowiedzieć na swoje pytanie. Pan C. powiedział, że znalazł dokument w sprawozdaniu końcowym. Skarżący odpowiedział, że w tym przypadku dokument musiał zostać sporządzony wiosną 2000 r. Pan C. zapytał następnie, dlaczego znalazł ten dokument w księgach za czerwiec 1998 r. Skarżący odpowiedział, że w tym przypadku dokument musiał zostać sporządzony w ramach sprawozdania okresowego. "Chciałem tylko sprawdzić, czy jesteś kłamcą"- powiedział pan C. i wyszedł.

W skardze do Rzecznika skarżący twierdził, że sposób, w jaki Deloitte przeprowadził audyt w imieniu Komisji, stanowi niewłaściwe administrowanie. Skarżący twierdził, że Deloitte, działając w imieniu Komisji, groził, szantażował, upokarzał i wyszydzał personel UETP i oskarżył go o kłamstwo.

Skarżący twierdził, że Komisja powinna:

1. stwierdzenie nieważności audytu;
2. dokonać przeglądu swoich procedur audytu, zezwalając jedynie osobom posiadającym specjalistyczną wiedzę na temat lokalnych uwarunkowań i rodzaju danej organizacji na przeprowadzanie audytów oraz uniemożliwiając stosowanie metod zastraszania;
3. ponowne przeprowadzenie audytu z partnerem innym niż Deloitte, w przypadku gdyby dowody dotyczące kosztów personelu przedłożone Komisji w sierpniu 2005 r. nie zostały uwzględnione.

W dniu 11 listopada 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie powyższych zarzutów i roszczeń (1).

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła w skrócie następujące uwagi:

Komisja przypomniała najpierw kontekst sprawy, wyjaśniając, że umowa podpisana między Komisją a UEPT weszła w życie w dniu 2 grudnia 1996 r. i miała obowiązywać przez okres 36 miesięcy, czyli do dnia 1 grudnia 1999 r. Umowa przewidywała płatność w trzech ratach: 40 % przydziału umownego, czyli 78 000 EUR, miało służyć jako wstępna zaliczka; 30 % kwoty umownej, tj. 58 200 EUR, zostanie udostępnione po przedłożeniu i przyjęciu sprawozdania okresowego; oraz 30 % przydziału umownego, tj. 58 500 EUR, po przedłożeniu i przyjęciu sprawozdania końcowego. Pierwsza płatność w wysokości 78 000 EUR została dokonana w dniu 7 marca 1997 r. po podpisaniu umowy. Druga płatność nie została wypłacona, ponieważ nie wszystkie wymagane informacje zostały dostarczone po przedłożeniu sprawozdania okresowego.

W styczniu 2001 r. rzeczoznawca finansowy zażądał dodatkowych informacji w celu uzasadnienia zadeklarowanych kosztów odnoszących się zarówno do pierwszego, jak i drugiego okresu. Od stycznia 2001 r. do czerwca 2001 r. UETP kilkakrotnie przekazywała dodatkowe informacje. W dniu 30 stycznia 2002 r. Komisja poinformowała UETP, że jej sprawozdanie końcowe zostało ocenione i że przygotowano zmniejszoną płatność.

W czerwcu 2002 r. Komisja otrzymała pismo od UETP, w którym UETP nie zaakceptowała obniżki i zażądała pełnej zapłaty wraz z odsetkami, ponieważ uznała, że dostarczyła wszystkie wymagane dokumenty.

W dniu 27 czerwca 2002 r. Komisja przesłała do UETP pismo, w którym wyjaśniła, że obniżona płatność w wysokości 45 199 EUR (zamiast 58 500 EUR) wynikała głównie z wysokich kosztów personelu, które przekroczyły limity umowne, oraz z poważnych wątpliwości wyrażonych w przedłożonych dokumentach potwierdzających.

W dniu 22 sierpnia 2002 r. skarżący przesłał skargę do Dyrekcji Generalnej ds. Edukacji i Kultury Komisji Europejskiej.

Ponieważ argumenty przedstawione w odniesieniu do wysokich kosztów personelu nie były zadowalające, w październiku 2002 r. właściwe służby Komisji zaproponowały przeprowadzenie audytu zewnętrznego.

W okresie od października do grudnia 2003 r. Deloitte próbowało ustalić datę audytu zewnętrznego, ale nie było to możliwe ze względu na brak odpowiedzialnych pracowników UETP. Deloitte próbował znaleźć kogoś innego, do kogo mógłby się odnieść w związku z audytem. UETP zasugerowała P. i B. Jednakże P. wyjaśnił, że nie posiada materiałów potrzebnych do udzielenia odpowiedzi na pytania Deloitte. W związku z tym w dniu 19 stycznia 200 r. Komisja przesłała UETP pismo określające ostateczny termin audytu. UETP poinformowano, że w przypadku nieprzestrzegania przepisów nastąpi całkowite odzyskanie zaliczek, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W dniu 12 marca 2004 r. Komisja otrzymała faks od skarżącego wyjaśniający, że on i pan W. przebywali na długoterminowym zwolnieniu chorobowym co najmniej do dnia 30 kwietnia 2004 r. oraz że pod nieobecność pana W. pan P. działał jako osoba odpowiedzialna.

W dniu 20 lipca 2004 r. Komisja przesłała dwa listy polecone z żądaniem całkowitego odzyskania wypłaconych już kwot. Listy zostały zwrócone jako "non réclamé", ponieważ nikt ich nie zebrał.

W dniu 14 września 2004 r. ten sam wniosek został przesłany skarżącemu pocztą elektroniczną.

W dniu 22 września 2004 r. skarżący odpowiedział pocztą elektroniczną, że przebywał na wakacjach w lipcu i sierpniu oraz że ponieważ pisma były skierowane do niego osobiście, nikt inny nie mógł ich otrzymać. Stwierdził ponadto, że zaproponował osobę z zewnętrznej firmy audytorskiej UETP, ale audytorzy Deloitte wymagali obecności jego i pana W. Skarżący twierdził również, że pracownicy Komisji stosowali różne metody obliczania kosztów personelu.

W dniu 23 września 2004 r. Komisja przesłała skarżącemu e-mail z informacją, że pismo z ostateczną datą audytu zostało wysłane w dniu 19 stycznia 2004 r. Ponieważ UETP nie odpowiedziała na to pismo, Komisja podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy i zwróceniu się o całkowity zwrot już wypłaconych środków.

Tego samego dnia skarżący odpowiedział Komisji, wyjaśniając, że nigdy nie otrzymał pisma z dnia 19 stycznia 2004 r., wskazując, że nie pracuje już dla UETP, i stwierdzając, że mimo to chce pomóc w rozwiązaniu tej sytuacji.

W dniu 8 października 2004 r. Komisja wysłała list polecony do UETP z pytaniem, kto był odpowiedzialny za zarządzanie umową S/96/2/1672/PI/II.1.1.c/FPC, ponieważ skarżący nie pracował już dla UETP.

W dniu 11 października 2004 r. Komisja otrzymała pismo od skarżącego, w którym stwierdził on, że to audytorzy Deloitte nie chcieli współpracować z audytorem UETP i zażądali, aby skarżący i pan W. byli obecni podczas audytu, mimo że osoby te były chore. W związku z tym nie była to wina UETP, że audyt nie mógł zostać przeprowadzony.

Pismem poleconym z dnia 25 listopada 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jest gotowa wyznaczyć UETP nowy termin przeprowadzenia audytu oraz że Deloitte skontaktuje się ze skarżącym w celu ustalenia daty audytu. Pismo Komisji zostało jednak zwrócone bez wyjaśnienia.

W dniu 17 marca 2005 r. UETP przesłała Komisji pismo, w którym zasugerowała przeprowadzenie kontroli w ostatnim tygodniu czerwca 2005 r.

W dniu 18 kwietnia 2005 r. Komisja zwróciła się do Deloitte o przeprowadzenie audytu we wnioskowanym tygodniu. Pismem przesłanym pocztą elektroniczną w dniu 12 maja 2005 r. spółka Deloitte potwierdziła tę datę.

W dniu 23 maja 2005 r. UETP skontaktowała się z Komisją, stwierdzając, że audytorzy Deloitte skontaktowali się z nim i zażądali dokumentów z kontroli wstępnej, których nie mógł dostarczyć, ponieważ przebywał na zwolnieniu chorobowym, oraz że zgodnie ze szwedzkim prawem nie wolno mu było przebywać w jego biurze podczas tego urlopu. W związku z tym nie był w stanie zebrać wszystkich wymaganych dokumentów.

Tego samego dnia Komisja zapytała Deloitte, czy możliwe jest zaproponowanie kompromisu, biorąc pod uwagę fakt, że wykonawca nie był w stanie wykonać wszystkich prac przygotowawczych. Deloitte odpowiedziało, że UETP może dostarczyć audytorom informacji potrzebnych podczas audytu. Kontrola rozpoczęła się w dniu 27 czerwca 2005 r. w godzinach porannych, a zakończyła w dniu 30 czerwca 2005 r. w godzinach popołudniowych.

W przedmiocie skargi

W odniesieniu do niezadowolenia skarżącego ze sposobu, w jaki Deloitte przeprowadził audyt w siedzibie UETP, Komisja przypomniała, że Deloitte miało duże trudności z organizacją audytu. Deloitte skontaktowało się z UETP po raz pierwszy w dniu 24 października 2003 r. i pomimo licznych przypomnień i prób jak najszybszego przeprowadzenia audytu mogło to nastąpić dopiero pod koniec czerwca 2005 r., czyli półtora roku po pierwszym kontakcie z UETP.

Ponieważ skarżący nie mógł dostarczyć dokumentów wymaganych przez Deloitte przed audytem, Deloitte zgodziło się, że nie zostaną one przekazane przed audytem, pod warunkiem że będą dostępne podczas audytu. Ponadto Deloitte zaproponowało przedłużenie audytu o jeden dzień, tak aby prace mogły być wykonywane w najlepszych warunkach.

W dniu 28 czerwca 2005 r., w drugim dniu audytu, audytorzy poinformowali Komisję, że nie dostarczono im wszystkich niezbędnych dokumentów, że dokumenty dostarczone przez UETP nie odpowiadają dokumentom dostarczonym Komisji oraz że nie spełniają one wymogów w zakresie rachunkowości. Ponadto skarżący i jego asystent nie byli w stanie odpowiedzieć na pytania zadane im przez audytorów.

W wiadomości e-mail z dnia 30 czerwca 2005 r. przedsiębiorstwo Deloitte potwierdziło Komisji, że nie może już poczynić postępów w audycie ze względu na brak współpracy ze strony skarżącego.

W sprawozdaniu końcowym, przedłożonym Komisji przez Deloitte w dniu 28 października 2005 r., jak również w oświadczeniu Deloitte, potwierdzono uchybienia UETP, co doprowadziło Komisję do wniosku, że należy odzyskać całość przyznanych środków.

Komisja zakończyła swoją opinię stwierdzeniem, że UETP wykazała brak gotowości do współpracy i starała się uniknąć kontroli. Następnie stwierdził, że wszystkie powyższe elementy sprawiają wrażenie, że skarżący nie działał zgodnie z zasadami określonymi w umowie, którą podpisał z Komisją. Ponadto Komisja zasugerowała, że UETP, przewidując negatywne wnioski z audytu, starała się zrzucić winę na postawę audytorów, aby uniknąć decyzji Komisji o odzyskaniu całkowitej kwoty pieniędzy już przydzielonych skarżącemu. Ponadto Komisja potwierdziła zasadność sprawozdania z audytu sporządzonego przez Deloitte i zwróciła się do Rzecznika o uznanie skargi za bezzasadną.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i wskazał, że podczas audytu audytorzy odmówili przyjrzenia się dostarczonym im materiałom oraz że od pracowników UETP oczekuje się zapamiętania szczegółów, porozumień itp., które miały miejsce w latach 1997–1999. Następnie argumentował, że za każdym razem, gdy mylili się w tych szczegółach, byli korygowani w niegrzeczny sposób. Skarżący zwrócił ponadto uwagę, że pracownicy UETP zostali poproszeni o działanie w charakterze ekspertów w zakresie oprogramowania księgowego i księgowego oraz o posiadanie wiedzy na temat tego, w jaki sposób eksperci z Deloitte powinni śledzić różne koszty na poziomie szczegółowości, który był dostępny tylko dla zewnętrznego audytora UETP, który zajmował się tymi sprawami co roku. Chociaż audytor zewnętrzny obiecał odpowiedzieć na wszystkie pytania pocztą elektroniczną, ponieważ był w pełni zarezerwowany o tej porze roku, audytorzy Deloitte odmówili rozważenia umieszczenia swoich pytań i uwag na papierze.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia, ponieważ wydaje się, że Komisja nie odniosła się do niektórych istotnych argumentów przedstawionych przez skarżącego. W związku z tym w dniu 15 listopada 2006 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o przedłożenie opinii uzupełniającej, w której odpowiednio odniósłby się do istotnych kwestii.

W odpowiedzi z dnia 26 marca 2007 r. Komisja przedstawiła w skrócie następujące uwagi.

Opinia Komisji z dnia 3 lutego 2006 r. opierała się na sprawozdaniu z audytu oraz na kontaktach Komisji z Deloitte w sprawie badania zarzutów skarżącego.

W dniu 13 grudnia 2006 r. Komisja zwróciła się do Deloitte o ustosunkowanie się do zarzutów skarżącego (i w dniu 7 lutego 2007 r. wysłała do Deloitte pismo przypominające). W dniu 5 lutego 2007 r. Deloitte odpowiedział Komisji, że audytorzy odpowiedzialni za przeprowadzenie audytu w siedzibie UETP wykazali się otwartością, elastycznością i zrozumieniem wobec przedstawicieli UETP. Audytorzy nie mogli jednak liczyć na współpracę UETP. Deloitte wskazała, że audytor oskarżony o niewłaściwe administrowanie, a mianowicie pan C., nie złożył żadnego z podnoszonych oświadczeń. Przedsiębiorstwo Deloitte wskazało również, że nigdy nie miało takich problemów z rzeczonym audytorem (2).

Komisja wskazała, że ponieważ nie jest odpowiedzialna za zewnętrzne audyty przeprowadzane w imieniu Komisji i nie ma możliwości ich zbadania ani kontrolowania, może opierać się wyłącznie na odpowiedziach udzielonych przez Deloitte w odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o wydanie opinii uzupełniającej.

Niemniej jednak, w przypadku gdyby skarżący mógł przedstawić bardziej konkretne dowody na poparcie swoich zarzutów, Komisja, po konsultacji z Deloitte, dysponowałaby solidniejszymi środkami wyjaśnienia sytuacji i dokładniejszego udzielenia odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich.

W swoich dodatkowych uwagach skarżący podtrzymał swoje zarzuty i twierdzenia. Wskazał, że podczas audytu UETP dostarczyła wszystkie dokumenty związane z przedmiotowym projektem, ale przedstawiciel Deloitte nie zaakceptował sposobu ich przedstawienia i odmówił przeprowadzenia audytu. UETP posiadała fotograficzne dowody na to, że w uzgodnionym terminie audytorom dostarczono ponad 20 segregatorów, a także byli świadkowie złego zachowania i źle przeprowadzonego audytu przez Deloitte. Skarżący wskazał również, że w sprawozdaniu z audytu błędnie stwierdzono, że UETP nie poniosła żadnych kosztów i w związku z tym nie powinna otrzymywać finansowania od Komisji, ponieważ rzeczywiście poniosła koszty związane z projektem uzasadniające jej wniosek o otrzymanie finansowania.

DECYZJA

1 Zarzut, że sposób, w jaki Deloitte przeprowadziło audyt, stanowił niewłaściwe administrowanie

1.1 W swojej skardze skarżący twierdził, że sposób, w jaki Deloitte, działając w imieniu Komisji, przeprowadził audyt w siedzibie UETP (University Enterprise Partnership) w dniach 27-29 czerwca 2005 r., stanowił niewłaściwe administrowanie. Kontrola dotyczyła kwalifikowalności kosztów personelu UETP związanych z projektem ukończonym przez UETP w 2005 r. w ramach programu Leonardo da Vinci. Skarżący twierdził, że jeden z audytorów z Deloitte, a mianowicie pan C., groził przedstawicielom UETP, szantażował ich, upokarzał i wyśmiewał oraz oskarżył o zniesławienie.

1.2 W swojej opinii Komisja odrzuciła zarzut i wskazała, że Deloitte (i) kilkakrotnie kontaktował się z UETP w celu ustalenia daty audytu; (ii) zgodziła się, że dokumenty nie musiałyby być przekazywane przed audytem, gdyby były dostępne podczas audytu; oraz (iii) zaproponował przedłużenie audytu o jeden dzień, tak aby prace mogły zostać wykonane w najlepszych warunkach. Komisja wskazała również, że drugiego dnia audytu audytorzy poinformowali jej służby, że (i) nie przekazano im wszystkich niezbędnych dokumentów; (ii) dokumenty dostarczone przez UETP nie odpowiadały dokumentom dostarczonym Komisji i nie spełniały wymogów w zakresie rachunkowości; oraz (iii) przedstawiciele UETP nie byli w stanie odpowiedzieć na ich pytania. Zarówno sprawozdanie końcowe przedłożone przez Deloitte w dniu 28 października 2005 r., jak i oświadczenie Deloitte potwierdziły uchybienia UETP i doprowadziły Komisję do wniosku, że należy odzyskać całość przyznanych środków. Ponadto UETP wykazało brak gotowości do współpracy i wydawało się, że stara się uniknąć kontroli.

1.3 W swoich uwagach skarżący wskazał, że podczas audytu audytorzy odmówili przyjrzenia się dostarczonym materiałom oraz że od przedstawicieli UETP oczekiwano zapamiętania szczegółów i porozumień, które miały miejsce w latach 1997-1999, a za każdym razem, gdy się mylilili, byli korygowani w niegrzeczny sposób.

1.4 W swojej dodatkowej opinii Komisja wyjaśniła, że aby móc odpowiedzieć na pismo Rzecznika w sprawie dalszego dochodzenia, zwróciła się do Deloitte o ustosunkowanie się do zarzutu skarżącego. W odpowiedzi na ten wniosek Deloitte stwierdziło, że podczas audytu audytorzy wykazali się otwartością, elastycznością i zrozumieniem wobec przedstawicieli UETP. Nie mogli jednak polegać na współpracy UETP. Deloitte stwierdziło ponadto, że audytor, pan C., nie złożył żadnego z oświadczeń zarzucanych przez skarżącego i że nigdy nie miał żadnych tego rodzaju problemów z rzeczonym audytorem. Komisja argumentowała, że ponieważ nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie audytorów wykonujących audyty zewnętrzne w jej imieniu i nie ma możliwości zbadania ani kontroli tego zachowania, może oprzeć swoje opinie wyłącznie na wyjaśnieniach przedstawionych przez Deloitte. Komisja dodała, że w przypadku gdyby skarżący mógł przedstawić bardziej konkretne fakty na poparcie swojego zarzutu, Komisja, po konsultacji z Deloitte, byłaby w stanie lepiej wyjaśnić sytuację i udzielić bardziej konkretnej odpowiedzi na wniosek Rzecznika zawarty w jego piśmie w sprawie dalszego dochodzenia.

1.5 Rzecznik zauważa, że zarzut skarżącego dotyczy rzekomego zachowania jednego z audytorów Deloitte, a mianowicie pana C., podczas audytu przeprowadzonego w siedzibie UETP w dniach 27-29 czerwca 2005 r. W tym względzie skarżący twierdził, że audytor ten odmówił przyjęcia niektórych rodzajów dokumentów, zagroził przedstawicielom UETP, że doprowadzi UETP do upadłości, złożył upokarzające oświadczenia i, wbrew szwedzkiemu prawu, przeniósł dane z systemu komputerowego UETP do własnego. Twierdził on zatem, że sposób, w jaki przeprowadzono audyt w imieniu Komisji, stanowił niewłaściwe administrowanie.

1.6 W tym względzie Rzecznik zauważa przede wszystkim, że umowa zawarta między UETP a Komisją (3) przewidywała możliwość przeprowadzenia audytu finansowego przez cały okres obowiązywania umowy (4). Ponadto pkt IV podręcznika administracyjnego i finansowego, który stanowi część umów zawieranych w ramach programów Leonardo da Vinci, przewiduje również możliwość audytu finansowego. W piśmie z dnia 23 października 2002 r. Komisja powołała się w szczególności na swoją decyzję o zwróceniu się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego. Wydaje się, że skarżący nie zakwestionował tej decyzji.

1.7 Rzecznik zauważa ponadto, że zewnętrzna firma audytorska, z której korzystała w tej sprawie, a mianowicie Deloitte, świadczyła usługi na rzecz Komisji. Skarżący zasadniczo zakwestionował sposób, w jaki audyt został przeprowadzony przez jednego z audytorów pracujących dla Deloitte, a mianowicie pana C., i odniósł się do kilku przypadków domniemanego niewłaściwego zachowania z jego strony. W tym względzie należy zauważyć, że – jak słusznie wskazała Komisja – nie może ona zostać pociągnięta do odpowiedzialności za zachowanie osób fizycznych przeprowadzających audyt zewnętrzny. Jednocześnie należy jednak również zauważyć, że osoba (prawna lub fizyczna), taka jak Deloitte w przedmiotowej sprawie, wybrana przez Komisję do przeprowadzenia audytu zewnętrznego, musi oferować wystarczające gwarancje uczciwości i rzetelności zawodowej oraz musi świadczyć odpowiednie usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami zawodowymi (w tym etycznymi) w tej dziedzinie. Oznacza to między innymi, że Komisja musi podjąć odpowiednie kroki w celu zapewnienia zgodności z powyższymi wymogami. Oznacza to w szczególności, że Komisja musi rozpatrywać z należytą starannością skargi zgłoszone przez osobę objętą audytem w odniesieniu do sposobu, w jaki przeprowadzono audyt zewnętrzny, oraz podejmować stosowne działania w zależności od wyniku badania sprawy.

W tym przypadku, biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia przedstawione przez Komisję w jej opiniach dotyczących skargi, Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że Komisja potraktowała z należytą starannością argumentację skarżącego dotyczącą sposobu przeprowadzenia audytu. Przywołuje on również przepis art. 7.5 umowy (zob. pkt 1.6, przypis 4). Na koniec zauważa, że skarżący nie przedstawił żadnych konkretnych dowodów na poparcie swoich kwestionowanych oświadczeń dotyczących sposobu przeprowadzenia audytu, w szczególności w odniesieniu do domniemanego niewłaściwego zachowania pana C.

1.8 W związku z powyższym Rzecznik uważa, że zarzut skarżącego nie został uzasadniony. W związku z tym Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania odpowiadającego zarzutowi skarżącego.

2 Roszczenia

2.1 Skarżący twierdził, że Komisja powinna (i) uznać audyt za nieważny; (ii) dokonać przeglądu swoich procedur audytu, zezwalając jedynie osobom posiadającym specjalistyczną wiedzę na temat lokalnych uwarunkowań i rodzaju danej organizacji na przeprowadzanie audytów oraz uniemożliwiając stosowanie metod zastraszania; oraz (iii) powtórzyć audyt z partnerem innym niż Deloitte, w przypadku gdyby dowody kosztów personelu przedłożone Komisji w sierpniu 2005 r. nie zostały uwzględnione.

2.2 W swojej opinii Komisja potwierdziła zasadność sprawozdania z audytu sporządzonego przez Deloitte i zwróciła się do Rzecznika o uznanie skargi za bezzasadną.

2.3 W świetle ustaleń zawartych w pkt 1.7 i 1.8 powyżej Rzecznik uważa, że twierdzenia skarżącego nie mogą zostać uwzględnione.

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) W dniu 13 grudnia 2004 r. skarżący, działając w imieniu UETP, złożył kolejną skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 3645/2004/TN), która dotyczyła sposobu realizacji wyżej wymienionego projektu. Skarżący twierdził, że Komisja (i) dokonała niespójnych i nieprawidłowych interpretacji zasad dotyczących kwalifikowalności kosztów personelu; oraz (ii) niesłusznie rozwiązał umowę na podstawie rzekomej niechęci UETP do współpracy podczas audytu Komisji. Skarżący twierdził, że Komisja powinna dotrzymać kompromisu przedstawionego w piśmie z dnia 23 września 2002 r., w którym zaproponowała zapłatę na rzecz UETP kwoty 24 370 EUR, oprócz już zapłaconej kwoty 123 199 EUR.

W decyzji z dnia 18 grudnia 2006 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poczynił następujące ustalenia.

W odniesieniu do rzekomo nieprawidłowego rozwiązania umowy Rzecznik stwierdził, na podstawie informacji dostarczonych w trakcie dochodzenia w sprawie skargi 3394/2005/TN, że w międzyczasie przeprowadzono kontrolę projektu i że w świetle jej wyniku Komisja ponownie rozważyła decyzję o odzyskaniu pomocy, którą przyjęła w 2004 r. Chociaż Komisja nadal zwracała się o pełne odzyskanie przydzielonych środków, wydaje się, że decyzja o odzyskaniu środków nie była już oparta na decyzji Komisji o rozwiązaniu umowy ze względu na rzekomą niechęć UETP do współpracy w ramach audytu, lecz na wyniku audytu. Rzecznik uznał zatem, że dalsze dochodzenia w sprawie tego aspektu niniejszej skargi nie są uzasadnione.

W odniesieniu do rzekomo niespójnej i nieprawidłowej interpretacji obowiązujących przepisów dotyczących kosztów personelu Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że zarzut ten dotyczy ustaleń poczynionych przez Komisję w trakcie normalnego przebiegu projektu. Jednakże na podstawie informacji dostarczonych w toku dochodzenia w sprawie skargi 3394/2005/TN stało się oczywiste, że w następstwie wyników późniejszej kontroli projektu Komisja doszła do nowych ustaleń, na podstawie których postanowiła dokonać pełnego odzyskania już wypłaconego przydziału. W związku z tym Rzecznik uznał, że ustalenia poczynione przez Komisję w trakcie normalnego przebiegu projektu zostały zastąpione ustaleniami poczynionymi w następstwie kontroli. Ponieważ pierwotne ustalenia nie były już aktualne, Rzecznik nie uznał za uzasadnione prowadzenia dalszych dochodzeń w sprawie zarzutu opartego na tych ustaleniach.

W odniesieniu do twierdzenia skarżącego Rzecznik zauważył, że kompromis zaproponowany przez Komisję nie został zaakceptowany przez UETP i że w związku z tym Komisja przystąpiła do przeprowadzenia audytu projektu, w następstwie którego doszła do nowych ustaleń. Rzecznik wskazał, że nie zna żadnej reguły ani zasady, które zobowiązywałyby Komisję do przestrzegania proponowanego kompromisu, który nie został zaakceptowany przez drugą stronę, tym bardziej że w niniejszej sprawie wcześniejsze ustalenia Komisji, na których oparto kompromis, zostały zastąpione późniejszymi zmianami. Rzecznik uznał zatem, że skarga skarżącego powinna zostać odrzucona.

(2) Kopie tych trzech pism zostały załączone do dodatkowej opinii Komisji.

(3) Kopię tej opinii załączono do opinii Komisji.

(4) Artykuł 7.5 umowy stanowi: „Wykonawca podejmuje wszelkie niezbędne kroki w celu umożliwienia Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu Wspólnot Europejskich przeprowadzenia kontroli (akta, sprawozdania finansowe i dokumenty finansowe). Kontrola ta może zostać przeprowadzona w pomieszczeniach i polega na sprawdzeniu ksiąg rachunkowych i dokumentów potwierdzających dotyczących projektu objętego niniejszą umową. (...)”.