Strasburg, 16 lipca 2008 r.

Szanowny Panie,

W dniu 5 sierpnia 2005 r., działając w imieniu CINAR Ltd. (zwanej dalej „CINAR”), złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej. Pańska skarga dotyczyła audytu zewnętrznego i jego kolejnych etapów w ramach czterech umów badawczych (1), zawartych w ramach czwartego i piątego programu Komisji w zakresie badań i rozwoju technologicznego. Audyt ten został przeprowadzony w siedzibie CINAR w dniach 20–21 sierpnia 2002 r.

W dniu 13 września 2005 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji.

Komisja przesłała swoją opinię w dniu 11 stycznia 2006 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 4 kwietnia 2006 r.

W dniu 29 stycznia 2008 r. przesłał Pan kolejne pismo informujące mnie o zakończeniu dochodzenia OLAF-u, które obejmowało wyżej wymienione cztery umowy.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

Przepraszam za czas, jaki minął do zakończenia mojego śledztwa.

WNIOSEK

Skarżący jest dyrektorem przedsiębiorstwa o nazwie CINAR Ltd. (zwanego dalej „CINAR”), które jest małym przedsiębiorstwem high-tech posiadającym wiedzę specjalistyczną w zakresie spalania węgla i biomasy oraz kontroli emisji. Świadczy usługi techniczne i uczestniczy w różnych projektach badawczo-rozwojowych sponsorowanych przez Komisję Europejską. W okresie od czerwca 1998 r. do maja 2000 r. przedsiębiorstwo CINAR, występujące w charakterze Wykonawcy, zawarło z Komisją cztery umowy badawcze (2) dotyczące siedmiu projektów badawczych podjętych w ramach czwartego programu ramowego („PR4”) i piątego programu ramowego („PR5”).

W dniach 20-21 sierpnia 2002 r. przedstawiciel Działu Audytu Zewnętrznego Dyrekcji Generalnej Komisji ds. Badań Naukowych („DG RTD”) oraz dwóch księgowych odwiedzili biura CINAR w celu skontrolowania wyżej wymienionych czterech umów na badania.

W dniu 15 września 2003 r. Komisja zatwierdziła sprawozdanie z audytu sporządzone przez audytorów. Komisja odrzuciła wyjaśnienia i dowody, w tym odcinki wypłaty, przedstawione następnie przez CINAR, ponieważ nie zostały one przedstawione wcześniej. Ponadto Komisja nie uwzględniła kosztów personelu i powiązanych kosztów ogólnych, które przedsiębiorstwo CINAR uznało za koszty kwalifikowalne.

W dniu 28 lutego 2005 r. skarżący spotkał się z przedstawicielem Komisji w celu wyjaśnienia wniosków z audytu, ale nie zakończył się on sukcesem.

W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że Komisja potraktowała CINAR niesprawiedliwie w odniesieniu do wyżej wymienionego audytu zewnętrznego z 2002 r. i jego kolejnych etapów.

Skarżący, po pierwsze, argumentował, że przedstawiciele CINAR „poczuli się jak przestępcy przed audytorami, a (...) podczas jednej z sesji wywiadu wygłoszono nawet komentarz rasowy” oraz że „cel audytu wydaje się graniczyć z obsesją zamknięcia nas”.

Po drugie, skarżący twierdził, że CINAR nie przestrzega prawa do prywatności, ponieważ zażądano danych osobowych i umownych oraz informacji dotyczących wynagrodzeń pracowników. Według skarżącego było to "gorzo tolerowane".

Po trzecie, skarżący twierdził, że CINAR został poproszony o dostarczenie niepowiązanych i nieuzasadnionych informacji, tj. informacji na temat „wszystkich wniosków oczekujących na rozpatrzenie”, chociaż tylko ułamek takich wniosków został sfinansowany przez Komisję.

Po czwarte, skarżący twierdził, że chociaż brakowało tylko części informacji o wynagrodzeniach, audytorzy zewnętrzni złożyli nieuczciwe oświadczenie, że „nie uzyskano żadnych informacji o wynagrodzeniach od przedsiębiorstwa CINAR”.

Piąty argument dotyczył zasadniczo roli biegłego rewidenta Komisji od zakończenia sprawozdania z audytu przez zewnętrzną firmę audytorską do spotkania z przedstawicielami CINAR w dniu 28 lutego 2005 r. W szczególności skarżący skrytykował decyzję audytora Komisji o zatwierdzeniu sprawozdania z audytu sporządzonego przez audytorów zewnętrznych oraz o odrzuceniu wszystkich wyjaśnień i dowodów skarżącego tylko dlatego, że nie zostały one przedstawione wcześniej.

WNIOSEK

Kontekst
opinii Komisji

Przedsiębiorstwo CINAR zawarło z Komisją cztery umowy w sprawie badań (3).

W dniu 6 czerwca 2002 r. DG RTD zwróciła się o przeprowadzenie audytu finansowego w siedzibie CINAR. W celu uzyskania sprawozdania z audytu z niezależnego i profesjonalnego źródła Komisja postanowiła zlecić to zadanie audytowe zewnętrznej firmie audytorskiej, tj. Littlejohn Frasier („LF”)(4). W tym celu w lipcu 2002 r. zawarto specjalne porozumienie z LF, a Komisja wyznaczyła własnego audytora z Działu Audytu Zewnętrznego do współpracy z LF.

W dniu 6 czerwca 2002 r. Komisja poinformowała CINAR listem poleconym, że audyt rozpocznie się w jej siedzibie, i opisała jego zakres w następujący sposób:

1. przegląd racjonalności i rozliczalności systemów kalkulacji kosztów i faktur stosowanych w CINAR; oraz
2. sprawdzenie wydatków związanych z umowami badawczymi w celu sprawdzenia, czy Komisja została zafakturowana zgodnie z postanowieniami umownymi dotyczącymi wydatków poniesionych w związku z realizacją projektu badawczego.

W piśmie tym Komisja zwróciła się również do CINAR o przekazanie audytorowi Komisji „w terminie jednego miesiąca od otrzymania niniejszego pisma następujących dokumentów lub informacji:

(1) Podpisana i opatrzona datą kopia wszystkich umów o pracę wszystkich osób objętych wyżej wymienionymi umowami wraz ze wskazaniem, czy osoby te są obecnie nadal zatrudnione przez Cinar Ltd.

(2) Schemat organizacyjny Cinar Ltd, z podaniem nazwy i funkcji zarządu oraz zarządu, jeżeli taki istnieje. Dalsze wskazanie całkowitej liczby pracowników zatrudnionych w Cinar Ltd.

(3) Odpowiedź na następujące pytanie: czy konta Cinar są prowadzone przez pracowników Cinar lub przez zewnętrznych księgowych? Jeśli ma to zastosowanie, prosimy o podanie pełnych danych.”

W odpowiedzi z dnia 8 lipca 2002 r. przedsiębiorstwo CINAR wyjaśniło, że jego księgi rachunkowe są prowadzone przez księgowych, z którymi audytor Komisji powinien się skontaktować w przypadku konieczności uzyskania dodatkowych informacji.

W następstwie dalszych ustaleń między LF a CINAR, w dniach 20-21 sierpnia 2002 r. przeprowadzono uzgodniony audyt na miejscu. Komisja dostarczyła kopie szczegółowych protokołów z audytu.

W dniu 29 maja 2003 r. Komisja przesłała CINAR listem poleconym projekt sprawozdania z audytu sporządzony przez audytorów zewnętrznych w celu przedstawienia uwag. Przedsiębiorstwo CINAR udzieliło najpierw tymczasowej odpowiedzi pismem z dnia 19 czerwca 2003 r. Bardziej ostateczna odpowiedź została wysłana w dniu 30 lipca 2003 r. Komisja nie zmieniła jednak sprawozdania z audytu w świetle uwag CINAR i przesłała mu niezmienione końcowe sprawozdanie z audytu w dniu 15 września 2003 r.

Komisja podkreśliła w swojej opinii problemy napotkane przez audytorów przy pozyskiwaniu odpowiednich informacji od CINAR. Zdaniem Komisji z audytu wynikało, że wbrew temu, co CINAR oświadczyła w piśmie z dnia 8 lipca 2002 r., księgowi CINAR nie dysponowali żadnymi istotnymi informacjami z audytu.

Komisja odniosła się do sprawozdania z audytu, w którym audytorzy zewnętrzni stwierdzili zasadniczo, że informacje potwierdzające przedstawione przez CINAR w celu zgłoszenia kosztów przedmiotowych umów były niewystarczające, biorąc pod uwagę, że:

• do audytu nie przedstawiono żadnych informacji dotyczących wynagrodzeń;
• arkusze czasu pracy przedstawione do kontroli nie odpowiadały godzinom zadeklarowanym w zestawieniach poniesionych wydatków;
• nie można było znaleźć faktur potwierdzających wnioskowane koszty podróży i materiałów eksploatacyjnych dla TESSA, ENDASH i VISCON;
• nie przedstawiono żadnych obliczeń w celu wykazania, na jakiej podstawie wnioskowano o zwrot kosztów ogólnych; oraz
• amortyzacja dozwolona dla urządzeń ENDASH została nieprawidłowo obliczona.

Ponadto w sprawozdaniu z audytu wymieniono problemy w następujących obszarach:

• zarządzanie finansowe projektem;
• opis kluczowych mechanizmów kontroli wewnętrznej;
• testowanie kontroli wewnętrznych nad systemem księgowości;
• arkusze czasu pracy, informacje o wynagrodzeniach, faktury od dostawców i koszty ogólne;
• ustanowienie odrębnego systemu kalkulacji kosztów projektów;
• oddzielenie kosztów związanych z projektami finansowanymi przez KE od kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem pracy na rzecz klientów prywatnych, a także obowiązków pracowników CINAR.

Według Komisji, na podstawie podsumowania sprawozdania z audytu, zarządzanie finansowe umowami nie zostało przeprowadzone w akceptowalny sposób i nie było zgodne z wymogami umowy. Okazało się, że kwoty zawyżone wyniosły około 300 000 GBP w przypadku czterech skontrolowanych umów.

Komisja utrzymywała, że w odpowiedzi CINAR z dnia 25 września 2003 r. nie było żadnych istotnych dowodów, które podważałyby ogólne ustalenia zawarte w sprawozdaniu z audytu. Komisja udzieliła odpowiedzi przedsiębiorstwu CINAR w dniu 13 listopada 2003 r. i do końca 2004 r. nie otrzymano od tego przedsiębiorstwa żadnej dalszej odpowiedzi.

Komisja stwierdziła, że ponieważ zgodnie z przepisami urzędnicy są zobowiązani do informowania OLAF-u o nieprawidłowościach i podejrzeniach nadużyć finansowych, w dniu 14 kwietnia 2004 r. DG RTD poinformowała OLAF o sprawozdaniu z audytu CINAR. OLAF podjął decyzję o wszczęciu dochodzenia (OF/2004/0203) i pismem z dnia 28 czerwca 2005 r. powiadomił CINAR o powodach wszczęcia dochodzenia.

Komisja zauważyła, że większość faktów, na których oparto skargę, była związana z wydarzeniami, które miały miejsce podczas przeprowadzania audytu (20-21 sierpnia 2002 r.) lub przed przekazaniem skarżącemu sprawozdania z audytu (29 maja 2003 r.). Komisja podniosła, że w obu przypadkach termin na wniesienie skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, oparty na tych faktach, nie został dotrzymany. Jednak w duchu dobrej współpracy z Rzecznikiem Praw Obywatelskich Komisja odniosła się do wszystkich uwag skarżącego.

Argumenty dotyczące zachowania audytorów

Jeżeli chodzi o zachowanie audytorów podczas wizyty w siedzibie CINAR w dniach 20-21 sierpnia 2002 r., Komisja stwierdziła, że w sprawozdaniu z audytu przesłanym skarżącemu w dniu 29 maja 2003 r. stwierdzono:

„[audytor Komisji] zapytał [skarżącego], czy jego zdaniem zastosowana procedura audytu jest prawidłowa z jego punktu widzenia. [Skarżący] odpowiedział, że uważa, iż procedura audytu została prawidłowo zastosowana w trakcie wizyty na miejscu.”

Zdaniem Komisji dopiero w piśmie z dnia 25 września 2003 r. CINAR po raz pierwszy przedstawiła omawiany argument.

Jeżeli chodzi o rzekomą „uwagę rasową”, Komisja podkreśliła, że skarżący nie sprecyzował, jakie uwagi można sklasyfikować jako „rasowe”, ani nie określił, kto je zgłosił. Niemniej jednak audytor Komisji zdecydowanie zaprzeczył, jakoby podczas wizyty na miejscu poczyniono jakiekolwiek uwagi, które można by zakwalifikować jako „rasowe”.

Komisja utrzymywała, że sformułowanie takiej uwagi byłoby niedopuszczalne, ale w tych okolicznościach nie było możliwe dalsze zajęcie się tym argumentem.

Jeżeli chodzi o rzekomą „obsesję zamknięcia CINAR”, Komisja argumentowała, że po prostu przeprowadziła audyt zgodnie ze zwykłymi procedurami stosowanymi do takich audytów i zgodnie z umowami WE. Ponadto przeprowadził audyt z należytym poszanowaniem wszystkich potencjalnych gwarancji dla badanego przedsiębiorstwa, takich jak obecność niezależnych audytorów zewnętrznych w celu przeprowadzenia audytu i przedłożenie wstępnych ustaleń audytu CINAR w celu uzyskania uwag. Przedsiębiorstwo CINAR nie dostarczyło jednak odpowiednich dokumentów uzasadniających koszty i na tej podstawie ustalono ostateczne ustalenia z audytu.

Argument dotyczący nieprzestrzegania prawa do prywatności

Komisja utrzymywała, że skontrolowane umowy zawierały następujące postanowienia:

a) Dwie skontrolowane umowy objęte czwartym programem ramowym:

Artykuł 24 załącznika II: 24.1: „Komisja lub osoby przez nią upoważnione są uprawnione do przeprowadzania audytów w okresie do dwóch lat od daty zakończenia lub rozwiązania umowy. Mają oni pełny dostęp na miejscu w każdym rozsądnym czasie do personelu zaangażowanego w projekt oraz do wszystkich dokumentów, zapisów komputerowych i sprzętu związanego z projektem lub, w razie potrzeby, są uprawnieni do żądania przedłożenia wszelkich takich dokumentów dowodowych”.

Artykuł 22 załącznika II stanowi: „Każdy wykonawca prowadzi, regularnie i zgodnie ze zwykłymi konwencjami księgowymi państwa, w którym ma siedzibę, odpowiednie księgi rachunkowe i odpowiednią dokumentację na poparcie i uzasadnienie zgłoszonych kosztów i godzin. Są one udostępniane na potrzeby audytów”.

Ponadto art. 18–21 załącznika E oraz wzór zestawienia kosztów wymagają podania nazwisk osób pracujących nad projektem. W niektórych przypadkach przedsiębiorstwo CINAR nie dostarczyło niezbędnych informacji dotyczących takich nazw.

b) Dwie skontrolowane umowy objęte 5PR zawierały podobne, a nawet bardziej rygorystyczne przepisy w porównaniu z 4PR.

Zdaniem Komisji z powyższego wynika, że aby audytorzy mogli sprawdzić, czy CINAR prawidłowo zadeklarował koszty osobowe, konieczne było nie tylko sprawdzenie, kto pracował nad tymi projektami, ale także ile czasu każdy pracownik poświęcił na projekty, z jaką pensją i czy wynagrodzenia te zostały faktycznie wypłacone tym pracownikom przez CINAR.

Argumenty dotyczące niepowiązanych i nieuzasadnionych informacji

Komisja podkreśliła, że podczas wizyty na miejscu w dniach 20-21 sierpnia 2002 r. Komisja ustnie zażądała dwóch dokumentów i dała CINAR dwa tygodnie na dostarczenie tych informacji. Wniosek ten został odnotowany jako część wniosków operacyjnych w protokole ze spotkania ze skarżącym z dnia 20 sierpnia 2002 r. Mają one następujące brzmienie:

„[audytor Komisji] zwrócił się do [skarżącego] o dostarczenie dwóch następujących dokumentów:

1) wyjaśnienie (do dwóch stron), dlaczego przedsiębiorstwo CINAR stosowało różne średnie stawki kosztów osobowych w tych samych okresach między różnymi propozycjami umów,

2) Szczegółowy powyższy harmonogram przedstawiający wszystkie projekty finansowane przez WE, w których CINAR uczestniczył od dnia 1 stycznia 1997 r., wraz z opisem, którzy pracownicy CINAR pracowali nad każdym projektem.

[Skarżący] zgodził się dostarczyć te dokumenty,

[Audytor Komisji] zwrócił się następnie o umożliwienie zespołowi audytowemu przeprowadzenia wywiadów z pracownikami CINAR, którym powierzono zadania związane ze skontrolowanymi umowami i którzy nad nimi pracowali. [Skarżący] nie miał zastrzeżeń do tego wniosku.”

Chociaż skarżący zgodził się na dostarczenie tych dokumentów, nie zgłaszając żadnych zastrzeżeń, Komisja potwierdziła, że nie otrzymała żadnego z nich.

Audytorzy zewnętrzni ponowili swój wniosek o wyżej wymienione dokumenty (1) i (2) w wiadomości e-mail z dnia 5 września 2002 r. Ponadto zwróciły się o coroczne wskazanie procentowego obrotu uzyskanego ze składek WE; kopie niektórych umów o pracę, świadectw dyplomowych, arkuszy czasu pracy i faktur; a także oświadczenie wyjaśniające różnice w średnich stawkach stosowanych w odniesieniu do różnych umów wykonywanych w tym samym czasie.

W dniu 19 września 2002 r. audytor Komisji wysłał wiadomość elektroniczną, w której zażądał oświadczeń dotyczących dwóch pracowników CINAR w celu potwierdzenia istnienia ich umów o pracę, których nie można było znaleźć w trakcie kontroli na miejscu.

Ponieważ nie otrzymano żadnej z wyżej wymienionych wymaganych informacji, w dniu 24 września 2002 r. do skarżącego wysłano kolejną wiadomość e-mail dotyczącą tej sprawy.

W dniu 25 września 2002 r. audytorzy zewnętrzni otrzymali pocztą pewne informacje od skarżącego. Nie dostarczono jednak informacji o wynagrodzeniach dla wszystkich naukowców zaangażowanych w projekty.

W dniu 8 października 2002 r. audytorzy zewnętrzni ponownie wysłali do skarżącego wiadomość e-mail z pytaniem, kiedy pozostałe pozycje zostaną rozpatrzone, i potwierdzili, że wszystkie takie informacje są wymagane w celu pełnego uzasadnienia kosztów wnioskowanych przez Komisję.

W dniu 9 października 2002 r. skarżący odpowiedział pocztą elektroniczną, że „był bardzo zajęty po spokojnym lecie i nadal będzie to do końca miesiąca, a ja mam trudności ze znalezieniem czasu na udzielenie odpowiedzi na Pańskie wnioski. W przyszłym tygodniu będę we Włoszech, gdzie organizujemy kurs spalania." Podał wymagane informacje procentowe na temat wkładów WE.

W dniu 14 października 2002 r. audytor Komisji ponownie przesłał swój e-mail z dnia 19 września 2002 r.

W dniu 30 października 2002 r. audytorzy zewnętrzni wysłali do skarżącego wiadomość e-mail z prośbą o informacje, o które prosili już w wiadomości e-mail z dnia 5 września 2002 r., ale których jeszcze nie otrzymali. Audytorzy wyjaśnili również, że najważniejszą nieocenioną informacją były informacje o wynagrodzeniach ukazujące faktyczne wynagrodzenie wypłacone naukowcom zaangażowanym w projekty.

W dniu 8 listopada 2002 r. audytorzy zewnętrzni wysłali do skarżącego wiadomość e-mail, wyznaczając termin dostarczenia wszystkich nierozstrzygniętych informacji na dzień 30 listopada 2002 r.

W dniu 11 listopada 2002 r. skarżący przeprosił za opóźnienie, informując ich, że nie będzie w biurze przez dwa tygodnie i że spróbuje przesłać więcej informacji po tym terminie.

W dniu 27 listopada 2002 r. audytorzy zewnętrzni przesłali skarżącemu formalne pismo potwierdzające, że termin 30 listopada 2002 r. na dostarczenie nierozstrzygniętych informacji nadal obowiązuje. Audytorzy wyjaśnili również, że w przypadku niedostarczenia tych informacji sprawozdanie z audytu będzie oparte na informacjach, które faktycznie zostały dostarczone, a koszty zostaną odpowiednio odrzucone. W piśmie tym powtórzono, które informacje pozostają nierozstrzygnięte.

W dniu 27 listopada 2002 r. audytor Komisji wysłał do skarżącego wiadomość e-mail, w której powtórzył termin wyznaczony w powyższym piśmie audytorów zewnętrznych.

W dniu 4 grudnia 2002 r. skarżący wysłał e-mail do audytorów zewnętrznych, w odpowiedzi na powyższe pismo, zasadniczo odmawiając dostarczenia pozostałych informacji, ponieważ były one „obecnie poza naszymi zasobami ludzkimi”. Jeżeli chodzi o brakujące informacje dotyczące wynagrodzeń, skarżący stwierdził, że znajdowały się one w rękach jego „(...) poprzedniego księgowego, z którym niestety [] nie można było się skontaktować”.

W dniu 13 stycznia 2003 r., w związku z upływem terminu, zewnętrzna firma audytorska zwróciła się z zapytaniem, czy członek jej personelu mógłby odwiedzić księgowych CINAR w celu uzyskania wymaganych informacji o wynagrodzeniach.

W dniu 14 stycznia 2003 r. skarżący oświadczył, że upoważnił zewnętrzną firmę audytorską do skontaktowania się z księgowymi CINAR.

W dniu 30 stycznia 2003 r. audytorzy zewnętrzni wysłali pismo do księgowych CINAR z prośbą o informacje dotyczące wynagrodzeń przed każdą wizytą w ich pomieszczeniach.

Ponieważ nie otrzymano żadnej odpowiedzi dotyczącej przekazania informacji o wynagrodzeniach, audytorzy zewnętrzni dwukrotnie dzwonili do księgowych, za każdym razem informując ich, że dany księgowy jest poza biurem.

W dniu 4 marca 2003 r., z powodu braku odpowiedzi, do księgowych CINAR wysłano drugie pismo. Audytorzy zewnętrzni wysłali do skarżącego wiadomość e-mail z prośbą o zapewnienie otrzymania odpowiedzi od księgowych CINAR w celu uzupełnienia sprawozdania z audytu. Audytorzy zewnętrzni podkreślili, że „[j]eżeli informacje te nie zostaną otrzymane, będziemy zmuszeni wyciągnąć odpowiednie wnioski”.

W dniu 5 marca 2003 r. księgowi CINAR odpowiedzieli, że listy płac zostały przygotowane przez CINAR i że nie przechowują kopii list płac.

W okresie od dnia 5 marca do dnia 28 maja 2003 r. skarżący nie dostarczył żadnych dodatkowych informacji. W związku z tym audytorzy nie mieli innego wyboru, jak tylko uzupełnić sprawozdanie na podstawie dostępnych informacji.

W dniu 29 maja 2003 r. kopia sprawozdania została wysłana listem poleconym do CINAR w celu uzyskania ich uwag.

W dniu 19 czerwca 2003 r. skarżący przesłał tymczasową odpowiedź na sprawozdanie.

W dniu 24 lipca 2003 r. audytorzy wysłali do skarżącego e-mail, w którym potwierdzili otrzymanie jego tymczasowej odpowiedzi i stwierdzili, że CINAR ma czas do dnia 28 sierpnia 2003 r. na dostarczenie bardziej szczegółowej odpowiedzi na sprawozdanie lub wymaganej dokumentacji.

W dniu 30 lipca 2003 r. skarżący odpowiedział krótkim pismem, podkreślając, że audyt jest nadal kwestionowany i że CINAR nie może zaakceptować wersji przesłanej przez audytorów. Skarżący załączył 34 kopie informacji o odcinkach wypłaty dotyczących płatności dokonanych na rzecz naukowców objętych czterema umowami. Stwierdził, że audytorzy otrzymali kopie tych odcinków wypłaty.

W dniu 3 września 2003 r. audytorzy zewnętrzni odpowiedzieli, że załączone informacje dotyczące odcinka wypłaty dotyczą wyłącznie projektu VISCON. Zaprzeczyli oni, że otrzymali jakiekolwiek kopie odcinków wypłaty podczas wizyty lub w następstwie kilku wniosków o udzielenie tych informacji. W rzeczywistości, gdy zażądano odcinków wypłaty, audytorom powiedziano, że nie można uzyskać dostępu do tych informacji z systemu płac i że konieczne będzie zwrócenie się do księgowych skarżącego. Wyjaśnili również, że konieczne będzie wykonanie znacznej ilości dodatkowych prac na miejscu w CINAR oraz że ze względu na a) przedłużający się charakter korespondencji w celu uzyskania wymaganych dowodów; b) fakt, że LF ukończyła swoje sprawozdanie do ostatniego etapu; oraz c) że wszelkie dodatkowe zgromadzone dowody doprowadziłyby do przeredagowania sprawozdania, kosztu tych dodatkowych prac audytowych oraz sporządzenia sprawozdania musiałby zostać poniesiony przez CINAR przy szacowanym koszcie wynoszącym około 2900 GBP, bez VAT.

W swojej opinii Komisja argumentowała, że z następujących powodów żądane dokumenty i informacje nie były niezwiązane ani nieproporcjonalne, jak sugerowano w skardze:

(i) Przedsiębiorstwo CINAR zastosowało w swoich wnioskach dotyczących umów różne średnie stawki dla „starszych inżynierów” i „inżynierów” w tym samym roku, a zróżnicowanie ogólnych wartości procentowych w odniesieniu do umów w ramach 4PR było bardzo wysokie (od 40 % do 100 %);

(ii) CINAR w niektórych przypadkach nie wymienił nazwisk kluczowego personelu pracującego w ramach projektów. Zamiast tego czasami wskazywano tylko stopnie personelu. Ponieważ 55 % dochodów CINAR pochodzi z prywatnych usług doradczych, niemożliwe było pogodzenie pracy wykonanej przez personel CINAR przy projektach finansowanych przez WE z pracą wykonaną przy innych pracach. Audytorzy chcieli uzyskać jasny obraz tego, w jaki sposób dość małe przedsiębiorstwo, takie jak CINAR, oprócz doradztwa spoza WE lub innych prac, zdołało przepracować tak wiele godzin w projektach WE. W sprawozdaniu z audytu stwierdzono: „[t]hus, jeżeli nie było możliwe sprawdzenie, na ile skutecznie wykonawca jest w stanie oddzielić koszty związane z projektami finansowanymi przez WE od kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem prac na rzecz klientów prywatnych”(5);

(iii) Ponieważ przedsiębiorstwo CINAR zawarło również umowy z dyrekcjami generalnymi Komisji innymi niż DG RTD, uzyskanie pełnego obrazu tych umów było uzasadnione. Liczba projektów UE finansowanych przez DG RTD w ramach 4PR i 5PR wyniosła mniej niż 20;

(iv) W ogólnym obrazie tego, o co faktycznie poproszono podczas wizyty na miejscu, CINAR skoncentrował się na kwestii o mniejszym znaczeniu, tj. na propozycjach, które nie zostały jeszcze rozpatrzone w czasie wizyty kontrolnej. Komisja przyznała, że nie zauważyła, iż pan W., jeden z audytorów zewnętrznych, zawarł tę kwestię w swoim piśmie z dnia 29 listopada 2002 r. i przeprosił za to. Podtrzymała jednak pogląd, że ten konkretny wniosek jest uzasadniony w kontekście uzyskania ogólnego obrazu tego, w jaki sposób i którzy pracownicy CINAR będą zaangażowani w które projekty UE, biorąc pod uwagę, że wydaje się, że prawie wszyscy pracownicy CINAR są już zaangażowani w inne projekty finansowane przez UE.

Argument, że brakowało tylko części informacji o wynagrodzeniu

Jeżeli chodzi o argument CINAR, zgodnie z którym „przedstawiono zbiorcze informacje dotyczące wynagrodzeń”, sprawozdanie z audytu wyraźnie temu przeczyło. Komisja nie widziała powodu, dla którego audytorzy twierdziliby, że nie otrzymali pewnych informacji, gdyby było odwrotnie. Istotnie, gdyby informacje te zostały otrzymane, zostałyby one wymienione w sprawozdaniu z audytu - zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Audytor Komisji potwierdził, że podczas wizyty na miejscu nie otrzymano żadnych informacji na temat wynagrodzeń oraz że sama CINAR skierowała audytorów bezpośrednio do księgowych CINAR.

Ostatecznie okazało się jednak, że księgowi nie przechowują informacji o wynagrodzeniach. Księgowy CINAR w piśmie z dnia 5 marca 2003 r. stwierdził:

„Dziękujemy za Pańskie pisma i przepraszamy za opóźnienie w udzieleniu odpowiedzi. Lista płac została przygotowana przez CINAR Limited, a nie przez nas samych i nie robiliśmy kopii ewidencji płac, gdy odwiedzaliśmy biura firmy w celu przygotowania rachunków (...)".

Argument dotyczący roli audytora Komisji

Piąty argument dotyczył zasadniczo roli biegłego rewidenta Komisji od zakończenia sprawozdania z audytu przez zewnętrzną firmę audytorską do spotkania z przedstawicielami CINAR w dniu 28 lutego 2005 r.

W marcu 2003 r. Komisja dowiedziała się, że audytorzy nie uzyskają wymaganych informacji od księgowych CINAR. Fakt, że Komisja nie była w stanie uzyskać go od CINAR, jasno wynikał już z audytu na miejscu przeprowadzonego w siedzibie CINAR w sierpniu 2002 r. Komisja przypomniała ponadto, że przedsiębiorstwo CINAR nie przedstawiło żadnych informacji dotyczących swoich obliczeń kosztów ogólnych. W tych okolicznościach audytor Komisji zwrócił się do audytorów zewnętrznych o przedłożenie projektu sprawozdania z audytu do CINAR, mając na uwadze, że procedura audytu została jasno wyjaśniona CINAR podczas wizyty na miejscu i opisana w sprawozdaniu z audytu w następujący sposób:

„Na koniec [audytor Komisji] poinformował [skarżącego] o procedurach, których należy przestrzegać w odniesieniu do przygotowanego sprawozdania z audytu, powołując się na art. 26 ust. 3 piątej umowy ramowej: Na podstawie ustaleń poczynionych podczas audytu finansowego sporządza się sprawozdanie tymczasowe. Komisja przesyła go zainteresowanemu wykonawcy, który może zgłosić uwagi w tej sprawie w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania.";

Sprawozdanie końcowe jest przesyłane zainteresowanemu wykonawcy. Komisja może przekazać swoje uwagi Komisji w ciągu miesiąca od ich otrzymania. Komisja może podjąć decyzję o nieuwzględnieniu uwag przekazanych po tym terminie.

Na podstawie wniosków z audytu Komisja podejmuje wszelkie właściwe środki, jakie uzna za niezbędne, w tym wydaje nakaz odzyskania środków w odniesieniu do całości lub części dokonanych przez nią płatności.”;

W związku z tym projekt sprawozdania z audytu został przedłożony listem poleconym z dnia 29 maja 2003 r., tak aby CINAR został w pełni poinformowany o faktach i ustaleniach w nim zawartych wkrótce po dniu 29 maja 2003 r. CINAR odpowiedział pismem z dnia 19 czerwca 2003 r., którego ostatni akapit brzmi następująco: W tych okolicznościach musieliśmy skonsultować się z naszym księgowym i kancelarią prawną, aby przygotować bardziej ostateczną odpowiedź na twoje sprawozdanie, które zostanie ci przekazane tak szybko, jak to możliwe.

Pismem z dnia 30 lipca 2003 r. przedsiębiorstwo CINAR przekazało pewne informacje. Audytorzy zewnętrzni przeanalizowali tę kwestię i przekazali swoje uwagi CINAR w piśmie z dnia 3 września 2003 r. W piśmie tym zakwestionowali oświadczenie skarżącego, że podczas wizyty w lokalu otrzymali „kopie odcinków wypłaty dla naukowców zaangażowanych we wszystkie cztery skontrolowane projekty”.

Zdaniem Komisji Dział Audytu Zewnętrznego uznał, że CINAR miał wystarczająco dużo czasu i możliwości przedstawienia istotnych informacji (również dotyczących obliczania kosztów ogólnych, o których CINAR całkowicie milczał) i zdecydował, że na tym etapie nadszedł czas, aby Komisja zajęła stanowisko. Komisja uczyniła to w piśmie poleconym z dnia 15 września 2003 r., przywołując ogólną historię i odnosząc się do uwag CINAR zawartych w pismach CINAR z dnia 19 czerwca i 30 lipca 2003 r. Ostatni akapit wyżej wymienionego pisma Komisji do CINAR brzmi następująco:

„Aby jednak w pełni przestrzegać prawa do obrony i prawa do bycia wysłuchanym, mogą Państwo (por. art. 26 ust. 3 załącznika II do umów Viscon i Corrosion) przekazać wszelkie uwagi dotyczące załączonego sprawozdania końcowego w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania niniejszego pisma. Należy pamiętać, że Komisja nie jest zobowiązana do uwzględnienia uwag otrzymanych po upływie tego terminu. Z zastrzeżeniem powyższego Trybunał uzna tę kontrolę za zamkniętą, a odpowiednie służby Komisji wdrożą jej wyniki.”

CINAR odpowiedział pismem z dnia 25 września 2003 r., a Komisja odpowiedziała w dniu 13 listopada 2003 r., stwierdzając w ostatnim akapicie:

„Na zakończenie stwierdzamy, że Pańskie pismo z dnia 25 września 2003 r. nie zawiera żadnego nowego elementu ani żadnego istotnego argumentu, który podważyłby ustalenia zawarte w sprawozdaniu z audytu. W związku z tym nie jesteśmy w stanie dokonać przeglądu ani zmodyfikować żadnej części sprawozdania z audytu ani naszego stanowiska zawartego w naszym piśmie z dnia 15 września 2003 r. Ponieważ CINAR miał wystarczająco dużo czasu na dostarczenie wymaganych informacji i miał odpowiednie możliwości przekazania uwag, Trybunał uznaje niniejszą kontrolę za ostatecznie zamkniętą.”

Kolejne posiedzenie w dniu 28 lutego 2005 r.

Komisja podkreśliła, że CINAR milczał w okresie od listopada 2003 r. do grudnia 2004 r. Po wymianie korespondencji elektronicznej Komisja zgodziła się na spotkanie z przedstawicielami CINAR w dniu 28 lutego 2005 r., mimo że CINAR nie wskazał dokładnego tematu spotkania i został wyraźnie poinformowany (już w piśmie Komisji z dnia 15 września 2003 r.), że inne służby RTD niż Dział Audytu Zewnętrznego są odpowiedzialne za wdrożenie ostatecznych ustaleń audytu. Ponadto w wiadomości elektronicznej z dnia 3 lutego 2005 r. przedsiębiorstwo CINAR wymieniło następujące zarzuty (które zostały odrzucone następnego dnia przez Komisję):

"Mam pytanie. Brytyjscy audytorzy byli, naszym zdaniem, drakońscy pod każdym względem. Plotka głosi, że wypłaca się im prowizję od odzyskanych środków. Wydaje mi się to raczej niewiarygodne. Możesz zaprzeczyć tej pogłosce?

Wewnętrzny protokół posiedzenia sporządzony przez przedstawiciela audytorów Działu Audytu Zewnętrznego jest wyraźnie sprzeczny z kwestiami poruszonymi w pkt 2 na s. 3 skargi CINAR do Rzecznika Praw Obywatelskich w odniesieniu do zatwierdzenia sprawozdania z audytu oraz odrzucenia wyjaśnień i dowodów skarżącego, ponieważ nie zostały one przesłane wcześniej. Protokół ten stanowi między innymi:

„1. [Audytor Komisji] przypomniał zarówno [Audytorowi DG RTD], jak i [skarżącemu] historię audytu, w której:

• W piśmie zapowiadającym audyt (który ma zostać przeprowadzony przez firmę audytorską [LF]) wyraźnie określono, jaką dokumentację należy uznać za dowód zadeklarowanych kosztów; zadała również konkretne pytanie dotyczące miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych CINAR. Odpowiedzią na to było to, że [firma księgowa CINAR] prowadziła księgi rachunkowe dla CINAR.
• Po skontaktowaniu się z księgowym CINAR audytorzy zostali poinformowani, że księgowy w rzeczywistości nic nie ma. W związku z tym nie można było udowodnić żadnych informacji o wynagrodzeniu.
• Przedsiębiorstwo CINAR nie było w stanie wyprodukować większości odcinków wynagrodzenia pracowników objętych umowami WE.
• Nie można było udowodnić, że zostały one wypłacone.
• Formularze payslip nie mógł [sic] pokazano.
• Faktury wystawione przez podwykonawców nie wydawały się zgodne z prawem ze względu na [ ] brak numeru VAT, a poza tym CINAR nie mógł udowodnić, że zostały zapłacone.
• Wyniki audytu zostały przekazane przedsiębiorstwu CINAR w piśmie zawierającym wnioski [15 września 2003 r.]. Odpowiedzi otrzymane od CINAR były bardzo niejasne, ponieważ [sic] nie odpowiedziały na żadną z tych kwestii.
• powinien on uznać, że umowa podpisana przez CINAR z KE wymagała od CINAR udowodnienia kosztów poniesionych w związku z umową, a CINAR tego nie uczynił. W związku z tym audyt został zamknięty, a jego wyniki przekazano zainteresowanym dyrekcjom do wdrożenia.

2. [Skarżący] i LF przyznali, że istniały pewne problemy związane z ich administracją, ponieważ wszyscy byli pracownikami technicznymi, a nie finansowymi [personelem]. W związku z tym zlecili oni prowadzenie księgowości na zewnątrz, ale wystąpiły problemy z komunikacją; [skarżący] utrzymuje jednak, że informacje dotyczące wynagrodzeń zostały przesłane do KE w odniesieniu do wszystkich pracowników z wyjątkiem jednego. [Rewident Komisji] nie jest w posiadaniu takich informacji i nigdy ich nie widział. [Skarżący] i FL utrzymują, że faktury podwykonawców były zgodne z prawem i spełniały wymogi prawa Zjednoczonego Królestwa.

3. [Audytor Komisji] poinformował ich o bardzo ścisłym podziale obowiązków w KE/DG RTD. Jednostka audytowa przeprowadza audyt i przekazuje wnioski z wyników do odpowiedniej dyrekcji odpowiedzialnej za wdrażanie. Jednostka audytowa nie może w żaden sposób wpływać na wdrażanie wyników. Jedynie urzędnik zatwierdzający w dyrekcji może podejmować decyzje dotyczące niewdrożenia lub częściowego wdrożenia wyników audytu. CINAR musiałby zwrócić się do zainteresowanych dyrekcji i przekonać je do swoich argumentów [dotyczących na przykład przeprowadzonych prac technicznych]. [Audytor Komisji] jest skłonny przekazać CINAR dane kontaktowe.

4. [Audytor Komisji] poinformował również CINAR, że jeżeli zainteresowane dyrekcje zwrócą się z takim wnioskiem, dział audytu zewnętrznego jest gotów przeprowadzić kolejny audyt, ale stwierdził, że jeżeli taki audyt miał miejsce, CINAR musi zapewnić, aby wszystkie koszty były odpowiednio rejestrowane i uzasadniane wraz z dowodem płatności oraz aby nie były akceptowane żadne wyjątki. [Skarżący] zgodził się z tym.”

Ponadto Komisja nie mogła negocjować z kontrolowanym przedsiębiorstwem w celu ustalenia pewnych ustaleń z audytu dotyczących tego przedsiębiorstwa. Jedynie na podstawie jasnych, istotnych i opartych na wzajemności informacji i dokumentacji można uwzględnić wszelkie ustalenia z audytu.

Około czerwca 2005 r. Dział Audytu Zewnętrznego dowiedział się o wiadomości e-mail wysłanej przez skarżącego do urzędnika ds. finansowych w Dyrekcji J DG RTD, w której stwierdzono, że „[audytor Komisji] zgodził się ponownie rozważyć wynik audytu i obiecał nam odpowiedź na naszą sprawę pod koniec spotkania”. W dniu 10 czerwca 2005 r. audytor Komisji udzielił następującej odpowiedzi:

„Podczas tego spotkania [28 lutego 2005 r.] jasno wyjaśniłem, że rola jednostki audytu zewnętrznego (DG RTD R4) została „wyczerpana”, a audyt CINAR przeprowadzony przez Komisję został zamknięty w 2003 r. Ponadto zwróciłem uwagę, że nie byłem w stanie (w sensie „braku kompetencji”, biorąc pod uwagę podział obowiązków w Komisji) dokonać przeglądu ustaleń audytu i zaangażować się w jego realizację, ponieważ była to wyłączna odpowiedzialność urzędników zatwierdzających odpowiednich dyrekcji operacyjnych DG RTD.”

Wnioski Komisji

Na podstawie wszystkich powyższych ustaleń Komisja stwierdziła, że (i) prawidłowo wykonała swoje prawa umowne do przeprowadzenia audytu czterech umów zawartych z przedsiębiorstwem CINAR; (ii) uważa, że audytorzy zachowywali się prawidłowo przez cały czas; (iii) CINAR był na bieżąco informowany o ustaleniach, miał wystarczająco dużo czasu i możliwości na obronę i dostarczenie wymaganych informacji; (iv) charakter wniosków o udzielenie tych informacji był jasny; oraz (v) nie doszło do niewłaściwego administrowania ani niesprawiedliwego traktowania.

Uwagi skarżącego

Skarżący podtrzymał swoją skargę i argumentował, że przekazał Komisji i LF brakujące informacje, gdy ich sprawozdanie było jeszcze na etapie projektu. Wnioski Komisji opierały się jednak wyłącznie na projekcie sprawozdania, mimo że do tego czasu Komisja zapoznała się z listami płac i kartami czasu pracy dotyczącymi kosztów personelu i kosztów ogólnych.

Ponieważ CINAR odwiedziło trzech członków Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), którzy w tym czasie dokładnie badali wszystkie projekty CINAR z lat 1996-2006, w tym te, które zostały już skontrolowane, udzielenie obszernej i szczegółowej odpowiedzi na opinię Komisji wykraczało poza ograniczone zasoby CINAR.

Odnosząc się do niejednoznacznych ustaleń zawartych w projekcie sprawozdania w sprawie czterech skontrolowanych umów, które były wówczas rozpatrywane przez OLAF, skarżący zasugerował, aby Rzecznik zawiesił wszelkie dalsze działania dotyczące niniejszej skargi.

W dniu 29 stycznia 2008 r. skarżący przesłał kolejne pismo informujące Rzecznika Praw Obywatelskich o zakończeniu dochodzenia OLAF-u, które obejmowało wyżej wymienione cztery umowy.

DECYZJA

1 Uwagi wstępne

1.1 Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że w toku dochodzenia Komisja Europejska wyraziła swoje obawy co do dopuszczalności niniejszej skargi z dnia 5 sierpnia 2005 r. Podniosła ona, że warunek dopuszczalności dwuletniego terminu na wniesienie skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich nie został spełniony, ponieważ okoliczności faktyczne leżące u podstaw skargi miały miejsce w dniach 20–21 sierpnia 2002 r. (data audytu) i 29 maja 2003 r. (data przesłania projektu sprawozdania z audytu).

1.2 Na podstawie powyższych stwierdzeń Rzecznik nie rozumie, że Komisja chciała zakwestionować kompetencje Rzecznika do rozpatrzenia niniejszej sprawy. Zwraca on w tym względzie uwagę, że skarga dotyczyła nie tylko audytu, który rzeczywiście miał miejsce ponad dwa lata przed złożeniem skargi do niego, ale także wydarzeń, które wynikły z audytu, a zatem miały miejsce po nim. Wydarzenia te obejmowały wniosek Komisji z dnia 15 września 2003 r. o przedstawienie przez skarżącego w terminie jednego miesiąca uwag do projektu sprawozdania z audytu w celu pełnego poszanowania prawa skarżącego do obrony i prawa do bycia wysłuchanym.

Niemniej jednak Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje oświadczenie Komisji, że w duchu dobrej współpracy z Rzecznikiem postanowiła odnieść się do wszystkich uwag skarżącego.

1.3 Ponadto Rzecznik zauważa, że skarżący wspomniał w swoich uwagach o dochodzeniu OLAF-u. Zwraca jednak uwagę, że niniejsza skarga została pierwotnie złożona przeciwko Komisji, w związku z czym kwestie związane z dochodzeniami OLAF-u nie zostały omówione w niniejszej decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich.

1.4 Wreszcie Rzecznik zauważa, że w swoich uwagach skarżący zwrócił się do niego o zastosowanie środków tymczasowych i zawieszenie wykonania wniosków z audytu. Rzecznik wyjaśnia zatem, że w przeciwieństwie do sądów nie jest uprawniony do orzekania w przedmiocie środków tymczasowych.

2 Rzekome niesprawiedliwe traktowanie

2.1 Skarżący, małe przedsiębiorstwo konsultingowe specjalizujące się w spalaniu węgla i biomasy oraz kontroli emisji, zawarł z Komisją cztery umowy badawcze w ramach czwartego programu ramowego ("FP4") i piątego programu ramowego ("FP5") w zakresie programu badań i rozwoju technologicznego ("RTD"). Umowy te dotyczyły badań w dziedzinie biomasy, metali toksycznych i wybranych emisji związków chlorowanych, a także korozji i zoptymalizowanej kontroli wydajności banku palników i wydłużonego okresu eksploatacji instalacji (projekty/kontrakty VISCON, TESSA, CORROSION i ENDASH).

Na podstawie odpowiednich postanowień tych umów Komisja podjęła decyzję o przeprowadzeniu kontroli ksiąg rachunkowych skarżącego związanych z wykonaniem wspomnianych umów. Komisja powierzyła audyt zewnętrznej firmie audytorskiej, ale zaangażowała również własną jednostkę audytorską.

W dniach 20-21 sierpnia 2002 r. audytorzy zewnętrzni sprawdzili dokumenty w siedzibie skarżącego i przeprowadzili wywiady z pracownikami skarżącego.

Następnie, oprócz spotkań między skarżącym a Komisją, miała miejsce wymiana korespondencji między (i) skarżącym a audytorami zewnętrznymi; audytorzy zewnętrzni i księgowi skarżącego; oraz (iii) skarżącego i Komisji.

Skarżący zarzucił zasadniczo niesprawiedliwe traktowanie przez Komisję w odniesieniu do audytu zewnętrznego i jego kolejnych etapów. Skarżący przedstawił pięć konkretnych argumentów na poparcie swojego zarzutu („argumenty (i)–(v)”).

2.2 Komisja zajęła stanowisko w odniesieniu do każdego z argumentów skarżącego z osobna. Podsumowując, uznała ona ogólnie, że prawidłowo wykonała swoje prawa umowne do przeprowadzenia audytu czterech umów zawartych z CINAR. Uznała ona, że audytorzy zachowywali się prawidłowo przez cały czas. CINAR był na bieżąco informowany o ustaleniach audytorów i oferował wystarczającą ilość czasu i możliwości na obronę i dostarczenie wymaganych informacji. Charakter wniosków o udzielenie tych informacji był jasny. Komisja stwierdziła, że jej audytorzy zewnętrzni i ona sama traktowali skarżącego sprawiedliwie. Komisja utrzymywała również, że skarżący stwierdził podczas wizyty na miejscu w siedzibie CINAR „, że jego zdaniem procedura audytu była prawidłowo stosowana w trakcie wizyty na miejscu”.

2.3 Rzecznik zajmie się niniejszym zarzutem, odnosząc się do każdego z konkretnych argumentów (i)-(v), które skarżący przedstawił na poparcie takiego zarzutu.

Argument (i) dotyczący zachowania audytorów

2.4 Skarżący twierdził, że przedstawiciele CINAR "poczuli się jak przestępcy przed audytorami, a (...) podczas jednej z sesji wywiadu padły nawet komentarze rasistowskie". Ponadto skarżący argumentował, że „cel kontroli zdaje się graniczyć z obsesją zamknięcia nas”.

2.5 Jeśli chodzi o stwierdzenie dotyczące "obsesyjnego zamykania CINAR", Komisja kontrargumentowała, że po prostu przeprowadziła audyt zgodnie ze zwykłymi procedurami przewidzianymi w umowach WE i z poszanowaniem wszystkich potencjalnych gwarancji dla badanego przedsiębiorstwa. W odniesieniu do uwagi „rasowej” Komisja podkreśliła, że skarżący nie sprecyzował, jakie uwagi można sklasyfikować jako „rasowe”, ani nie określił, kto zgłosił taką uwagę.

2.6 Rzecznik zwraca w tym względzie uwagę, że zdaniem Komisji była ona uprawniona, na podstawie odpowiednich przepisów art. 24 ust. 1 załącznika II do przedmiotowych umów, do przeprowadzenia kontroli do dwóch lat po zakończeniu umowy. Ponadto procedura związana z audytem została określona w art. 26 („Kontrola”) załącznika II do umów.

2.7 Na podstawie dostępnych dowodów wydaje się, że audytorzy zewnętrzni Komisji i audytor Komisji kilkakrotnie zwracali się do skarżącego o informacje w pismach i wiadomościach e-mail (5 września, 19 września, 24 września, 8 października, 14 października, 30 października, 8 listopada i 27 listopada 2002 r., a także 13 stycznia i 4 marca 2003 r.) w celu uzupełnienia przedmiotowej dokumentacji. Ponadto w dniu 28 lutego 2005 r. spotkały się one ze skarżącym, aby wysłuchać jego argumentów.

2.8 W związku z powyższym Rzecznik uważa, że skarżący nie przedstawił żadnych uzasadnionych dowodów na poparcie swojego argumentu, zgodnie z którym celem audytu lub "był wyrazem obsesyjnego wysiłku"w celu zamknięcia CINAR.

2.9 Ponadto Rzecznik zauważa, że (i) Komisja zdecydowanie zaprzeczyła w swojej opinii, że jej urzędnicy lub audytorzy zewnętrzni poczynili "rasowe" lub jakiekolwiek inne uwagi, które sprawiły, że pracownicy badanego przedsiębiorstwa czuli się przestępcami, oraz (ii) skarżący nie rozwinął tego konkretnego argumentu w swoich późniejszych uwagach. W związku z tym Rzecznik nie uważa za użyteczne prowadzenie dalszych dochodzeń w odniesieniu do tych dwóch argumentów dotyczących zachowania audytorów.

Argument (ii) dotyczący nieprzestrzegania prawa do prywatności

2.10 Skarżący twierdził, że prawo do prywatności CINAR nie było przestrzegane, ponieważ zażądano danych osobowych i umownych, w tym kwoty wynagrodzeń wypłacanych poszczególnym naukowcom.

2.11 Komisja oparła się na postanowieniach zawartych w skontrolowanych umowach, podsumowując, że skarżący był zobowiązany do (i) prowadzenia ksiąg rachunkowych i udostępniania ich podczas audytu wraz ze wszystkimi szczegółowymi informacjami zawartymi w tych umowach zgodnie z prawem krajowym mającym zastosowanie do rachunkowości. Zgodnie z tymi przepisami skarżący został również poproszony o (ii) podanie nazwisk osób pracujących na podstawie czterech umów oraz dodatkowo, w odniesieniu do dwóch umów; czas poświęcony przez konkretne osoby na realizację projektów; za jaką pensję; oraz czy wynagrodzenie to zostało faktycznie wypłacone przez CINAR. Komisja wyjaśniła również, że takie informacje były niezbędne do sprawdzenia, czy kwota wnioskowana przez CINAR z tytułu kosztów personelu była prawidłowa.

2.12 Rzecznik uważa, że wyjaśnienia Komisji są racjonalne i nie stwierdza niewłaściwego administrowania w odniesieniu do argumentu skarżącego (ii).

Argument (iii) dotyczący niepowiązanych i nieuzasadnionych informacji

2.13 Skarżący twierdził, że Komisja zażądała niepowiązanych i nieuzasadnionych informacji, takich jak "pełna lista wszystkich wniosków i projektów, które (...) nie mogą być objęte kontrolą, ponieważ tylko ułamek wniosków [CINAR] został zaakceptowany i sfinansowany przez Komisję".

2.14 W swojej opinii Komisja uzasadniła potrzebę zapoznania się z tymi dokumentami, ponieważ w momencie przeprowadzania kontroli CINAR był już zaangażowany w szereg innych projektów finansowanych przez UE, nad którymi pracowali prawie wszyscy pracownicy CINAR. W związku z tym audytorzy uznali za uzasadnione dokonanie oceny, czy nadal dostępne są zasoby ludzkie, których praca może zostać oddzielona od innych projektów realizowanych przez CINAR, co pozwala na zatrudnienie ich w celu realizacji przedmiotowych umów. Komisja stwierdziła również, że przedsiębiorstwo CINAR stosowało bardzo duże różnice w ogólnych wartościach procentowych w odniesieniu do umów w ramach czwartego programu ramowego (od 40 % do 100 %) i nie wspomniało o nazwiskach kluczowych pracowników pracujących w ramach projektów.

2.15 W świetle powyższych wyjaśnień wniosek Komisji o sporządzenie pełnej listy wszystkich wniosków i projektów wydaje się uzasadniony. Ponadto, jak podniosła Komisja, a skarżący nie zakwestionował, skarżący zgodził się dostarczyć informacje dotyczące wszystkich propozycji podczas wizyty na miejscu w dniach 20-21 sierpnia 2002 r., a porozumienie to zostało odnotowane w protokole z wizyty. W związku z tym Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania przez Komisję w odniesieniu do argumentu skarżącego (iii).

Argument (iv) dotyczący braku tylko części informacji o wynagrodzeniach oraz argument (v) dotyczący roli audytora Komisji

2.16 Skarżący twierdził, że w sprawozdaniu z audytu (projekt i wersja ostateczna) audytorzy zewnętrzni złożyli fałszywe oświadczenie, że "nie uzyskano od CINAR żadnych informacji dotyczących wynagrodzeń". Twierdził, że dostarczył część informacji o wynagrodzeniu.

2.17 Komisja utrzymywała, że jej audytor potwierdził, iż podczas wizyty na miejscu nie otrzymano żadnych informacji dotyczących wynagrodzeń oraz że audytorzy zostali skierowani do księgowych CINAR, którzy z kolei zaprzeczyli, jakoby posiadali takie dokumenty.

2.18 Rzecznik zwraca jednak uwagę, że rozumiejąc argument skarżącego, odniósł się on do częściowych informacji o wynagrodzeniach dotyczących projektu VISCON, które zostały załączone do jego pisma do audytorów zewnętrznych z dnia 30 lipca 2003 r., to znaczy z dnia następującego po: a) wizycie na miejscu, b) konsultacjach z księgowymi skarżącego oraz c) projekcie sprawozdania z audytu przedłożonym mu w dniu 29 maja 2003 r.

W tym względzie skarżący przedstawił również argument (v), że chociaż faktycznie przekazał te informacje (niezależnie od daty), audytor Komisji działał niesprawiedliwie, ponieważ nie zmienił sprawozdania z audytu sporządzonego przez audytorów zewnętrznych, ale zaakceptował je jako ostateczne.

Skarżący skupił się zatem na roli audytora Komisji od momentu ukończenia sprawozdania z audytu przez zewnętrzną firmę audytorską do spotkania z przedstawicielami CINAR w dniu 28 lutego 2005 r. W szczególności skarżący skrytykował decyzję audytora Komisji o zatwierdzeniu sprawozdania z audytu sporządzonego przez audytorów zewnętrznych oraz o odrzuceniu wszystkich wyjaśnień i dowodów skarżącego tylko dlatego, że nie zostały one przedstawione wcześniej.

2.19 Na wstępie Rzecznik zauważa, że w odpowiedzi z dnia 3 września 2003 r. na pismo skarżącego z dnia 30 czerwca 2003 r., zawierające częściowe informacje dotyczące wynagrodzeń, audytorzy zewnętrzni wyjaśnili, że sprawozdanie z audytu zostało już ukończone do dnia 29 maja 2003 r. Wyjaśniły one również, że jeżeli na podstawie obecnie dostarczonych częściowych informacji dotyczących wynagrodzeń miałyby zmienić sprawozdanie z audytu, wymagałoby to znacznej dodatkowej pracy, a koszty tej dodatkowej pracy musiałyby zostać poniesione przez przedsiębiorstwo CINAR. Kwota tej dodatkowej pracy wynosiła około £2 900, bez VAT. Wydaje się, że skarżący nie dokonał takiej płatności.

2.20 Nie zajmując stanowiska w sprawie wniosku audytorów zewnętrznych o dokonanie takiej płatności, pojawia się zatem pytanie, czy audytor Komisji może podjąć środki w celu zmiany końcowego sprawozdania z audytu z dnia 15 września 2003 r. i odejścia od projektu sprawozdania z dnia 29 maja 2003 r. w celu uwzględnienia częściowych informacji o wynagrodzeniach, które w międzyczasie zostały dostarczone.

2.21 W świetle informacji dostarczonych przez obie strony Rzecznik zauważa zatem, że w korespondencji (6) Komisji skierowanej zarówno do skarżącego, jak i do księgowych CINAR, skarżący otrzymał kilka możliwości, po wizycie na miejscu w dniach 20-21 sierpnia 2002 r., dostarczenia odpowiednich dowodów potwierdzających, w szczególności pełnych informacji o wynagrodzeniach po audycie.

Rzecznik zauważa również, że Komisja wielokrotnie, w tym w wiadomości e-mail z dnia 5 września 2002 r., podkreślała znaczenie dostarczania pełnych informacji o wynagrodzeniach, podkreślając, że jest to najważniejsza nierozstrzygnięta informacja.

Ponadto Komisja wyjaśniła skarżącemu, że w przypadku nieotrzymania tych informacji audytorzy będą zmuszeni do zamknięcia sprawozdania bez tych informacji. Komisja wyznaczyła skarżącemu ostateczny termin na dostarczenie pełnych informacji dotyczących wynagrodzeń, upływający dnia 30 listopada 2002 r.

Wydaje się jednak, że skarżący nie dostarczył pełnych, a jedynie częściowych informacji o wynagrodzeniach i uczynił to dopiero osiem miesięcy po upływie powyższego ostatecznego terminu. Ponadto nie wyjaśniła, dlaczego nie mogła dotrzymać terminu.

2.22 W świetle powyższego nie wydaje się, aby audytor Komisji działał niesprawiedliwie wobec skarżącego, nie zmieniając sprawozdania końcowego na podstawie częściowych informacji o wynagrodzeniach. Rzecznik zauważa jednak, że Komisja zamieściła w sprawozdaniu z audytu kopie zarówno pisma skarżącego z dnia 30 lipca 2003 r., jak i odpowiedzi audytorów zewnętrznych z dnia 3 września 2003 r., w których podziękowała skarżącemu za częściowe informacje dotyczące odcinka wypłaty (7). Wydaje się zatem, że Komisja słusznie odniosła się w swoim sprawozdaniu z audytu do częściowego przekazywania informacji dotyczących wynagrodzeń. Rzecznik nie stwierdza zatem przypadku niewłaściwego administrowania przez Komisję w odniesieniu do argumentu skarżącego (iv).

2.23 Jeśli chodzi o ogólną rolę audytora Komisji, Rzecznik przyjmuje do wiadomości (i) informacje przekazane mu w kontekście niniejszego dochodzenia; (ii) w szczególności odpowiednie przepisy regulujące poddane audytowi zamówienia JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 i ENK5-CT99-0025; (iii) istotne ustalenia zawarte w sprawozdaniu z audytu, zgodnie z którymi zarządzanie finansami w ramach tych umów nie zostało przeprowadzone w akceptowalny sposób oraz że sprawozdanie nie było zgodne z wymogami umowy; oraz (iv) szczegółowe wyjaśnienia przedstawione przez Komisję w jej opinii. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że nie ustalono, iż audytor Komisji lub Komisja potraktowały skarżącego niesprawiedliwie w odniesieniu do audytu zewnętrznego i jego kolejnych etapów.

Wyjaśnienie Komisji przedstawione w jej opinii wskazuje natomiast, że jej audytor zastosował postanowienia odpowiednich umów. Ponadto wydaje się, że skarżący miał możliwość obrony swoich praw przed zatwierdzeniem ostatecznego audytu.

Rzecznik nie stwierdza zatem niewłaściwego administrowania w odniesieniu do argumentu skarżącego (v).

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do argumentów skarżącego na poparcie jego zarzutu niesprawiedliwości. W odniesieniu do argumentu dotyczącego wypowiedzi rzekomych „rasowych” lub wszelkich innych uwag, które sprawiły, że pracownicy badanego przedsiębiorstwa czuli się jak przestępcy lub że audyt był wyrazem obsesyjnego wysiłku zmierzającego do zamknięcia CINAR, z powodów wyjaśnionych w pkt 2.9 powyżej Rzecznik uważa, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione.

W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Kontrola dotyczyła następujących umów badawczych zawartych między Komisją a CINAR jako Wykonawcą: (i) JOR3-CT98-0285 w sprawie stosowania wykorzystania i emisji pozostałości biomasy z przemysłowych spalarni - ENDASH; (ii) ENV4-CT97-0597 w sprawie oznaczania ilościowego i kontroli cząstek podmikronów wzbogaconych metalami toksycznymi oraz wybranych emisji związków chlorowanych z pieców cementowych opalanych paliwem alternatywnym - TESSA; (iii) ENK5-CT99-0002 w sprawie korozji przy kominku w kotłach zasilanych węglem kamiennym - CORROSION; oraz (iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime – VISCON.

(2) Okresy obowiązywania umów były następujące: ENDASH od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2001 r.; TESSA od dnia 1 czerwca 1998 r. do dnia 30 listopada 2000 r.; Sprostowanie od dnia 1 maja 2000 r. do dnia 30 kwietnia 2003 r.; oraz VISCON od dnia 1 kwietnia do dnia 31 marca 2003 r.

(3) Zob. przypis 1.

(4) LF był członkiem międzynarodowej sieci audytu I/A, z którą Komisja zawarła wówczas umowę ramową. W tym celu w lipcu 2002 r. zawarto z tym przedsiębiorstwem specjalną umowę.

(5) Sprawozdanie z audytu, s. 7 (sekcja 4.1).

(6) W szczególności wiadomości e-mail z dnia 5 września, 24 września, 8 października i 27 listopada 2002 r., jak również pisma z dnia 27 listopada 2002 r. oraz z dnia 13 stycznia, 30 stycznia i 4 marca 2003 r.

(7) Zob. sprawozdanie z audytu, s. 71–73 (pismo skarżącego z dnia 30 lipca 2003 r.) oraz s. 74 (odpowiedź Littlejohn Frasier z dnia 3 września 2003 r.).