Strasburg, 7 lipca 2005 r.

Szanowny Panie,

W dniu 31 sierpnia 2004 r. złożył Pan skargę w imieniu Université des sciences et technologies de Lille do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej w związku z jej decyzją o odzyskaniu 34 289 EUR z całkowitej kwoty dotacji w wysokości 38 099 EUR przyznanej w ramach programu Leonardo da Vinci (F/97/2/00015/PL/II.1.2.b/FPC).

W dniu 30 września 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 6 stycznia 2005 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 25 marca 2005 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego fakty można podsumować w następujący sposób:

Skarżący jest prezesem Université des sciences et technologies de Lille i składa niniejszą skargę w jego imieniu.

W dniu 14 listopada 1997 r. uniwersytet w Lille otrzymał w ramach programu Leonardo da Vinci (1) dotację (38 099 EUR) na sfinansowanie projektu o nazwie MOBILITE VAP (F/97/2/00015/PL/II.1.2.b/FPC). Projekt dotyczył walidacji umiejętności zawodowych i osobistych. Jego celem było zachęcanie do wymiany między uniwersytetami, kadrami zarządzającymi zasobami ludzkimi i partnerami społecznymi z kilku krajów europejskich w celu ułatwienia wymiany doświadczeń i know-how.

W celu opracowania konwencji finansowej odbyły się rozmowy między skarżącym a Urzędem Pomocy Technicznej (2) (TAO). W dniu 18 lutego 1998 r. TAO zwróciła się do skarżącego o wyjaśnienia dotyczące rozmieszczenia uczestników i budżetu. W dniu 4 marca 1998 r. skarżący przedstawił wyjaśnienia, wskazując, że partnerzy projektu nie mogą spędzić 2 tygodni w jednym miejscu i że przyjęło się, iż każdy z partnerów będzie zaangażowany łącznie przez 2 tygodnie. W dniu 11 marca 1998 r. TAO przedstawiła dalsze uwagi dotyczące rozmieszczenia uczestników oraz kosztów podróży i organizacji. W dniu 16 marca 1998 r. skarżący przesłał dalsze wyjaśnienia.

W dniu 8 kwietnia 1998 r. Komisja poinformowała skarżącego, że wkrótce otrzyma on umowę.

W dniu 20 maja 1998 r. podpisano umowę. Projekt zakończył się w dniu 31 maja 1999 r., a w dniu 15 lipca 1999 r. skarżący przesłał Komisji sprawozdanie końcowe.

W dniu 9 sierpnia 2000 r. Komisja zażądała dokumentów potwierdzających (wyciągi bankowe wykazujące przekazanie środków beneficjentom) w celu przeprowadzenia oceny finansowej projektu i wypłaty salda w odpowiednim czasie.

W dniu 7 listopada 2003 r. Komisja poinformowała skarżącego, że w świetle oceny sprawozdania końcowego uniwersytet powinien zwrócić część otrzymanej kwoty (34 289 EUR) wraz z odsetkami (1 376,05 EUR).

W dniu 24 listopada 2003 r. skarżący skierował pismo do Komisji, w którym zakwestionował jej decyzję i zwrócił się o ponowne zbadanie jego akt.

W dniu 30 stycznia 2004 r. Komisja potwierdziła swoją decyzję, wskazując, że każdy z partnerów uczestniczył w niej przez 8 dni, że koszty organizacji i podróży były wyższe niż planowano oraz że nie przedłożono ani umów, ani sprawozdań ze studiów. Poinformowała ona wykonawcę, że roszczenie o zapłatę odsetek może zostać zmienione, jeżeli może on udowodnić, że rachunek, na którym posiadał przydział, nie generuje odsetek.

W dniu 18 lutego 2004 r. skarżący ponownie zakwestionował decyzję Komisji. Potwierdził, że staże nie trwały 20 dni (tj. 4 razy 5 dni) zgodnie z planem, ponieważ partnerzy prosili o mniej i bardziej intensywnych dni roboczych oraz że jeden partner w ogóle nie wziął udziału w projekcie. Jeżeli chodzi o koszty podróży i koszty organizacyjne, całkowita kwota była wyższa niż całkowita planowana kwota, co oznaczało, że zadeklarowano dodatkową kwotę w wysokości 3 436,02 EUR. Skarżący stwierdził, że nie dostarczono sprawozdań dla studentów. Wskazał wreszcie, że uniwersytet jako organ publiczny nie może gromadzić odsetek od przydziału i przedstawił dowód statusu uniwersytetu.

W dniu 26 marca 2004 r. Komisja potwierdziła swoją decyzję, stwierdzając, że kilka artykułów umowy nie było przestrzeganych.

W dniu 16 kwietnia 2004 r. skarżący skontaktował się z Komisją, wnosząc o obliczenie kwoty subsydium na podstawie rzeczywistego udziału każdego beneficjenta. Skarżący wskazał, że w dniu 9 sierpnia 2000 r. otrzymał wniosek o przedłożenie wyciągów bankowych w celu przekazania środków beneficjentom i że nie rozumie, dlaczego nie złożono kolejnego wniosku o dodatkowe informacje. Stwierdził, że nie podpisano żadnej umowy z beneficjentami, ponieważ standardową umowę uznano za nieodpowiednią dla kadry kierowniczej wysokiego szczebla. Skarżący załączył dokumenty potwierdzające udział beneficjentów w seminariach. Załączył również dokument dotyczący ram prawnych regulujących funkcjonowanie uczelni.

W dniu 26 maja 2004 r. Komisja potwierdziła swoją decyzję, wskazując, że ani umowa, ani podręcznik finansowo-administracyjny nie przewidywały ponownego obliczenia subsydium zgodnie z rzeczywistym udziałem. Stwierdziła również, że nie dostarczono sprawozdania dla studentów, umowy ani przelewów bankowych. Komisja zwróciła się również o dokument podpisany przez księgowego instytucji zamawiającej w celu udowodnienia, że instytucja zamawiająca nie mogła wpłacić środków na oprocentowany rachunek.

W dniu 22 czerwca 2004 r. skarżący ponownie zakwestionował decyzję Komisji.

W dniu 16 sierpnia 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że akceptuje dokumenty wykazujące, że skarżący nie może posiadać oprocentowanego rachunku, i wskazała, że wkrótce otrzyma notę debetową na łączną kwotę 34 289 EUR.

W dniu 31 sierpnia 2004 r. skarżący przyjął do wiadomości decyzję Komisji i poinformował, że podjął decyzję o skierowaniu sprawy do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zgodność z podręcznikiem finansowo-administracyjnym

Projekt został zrealizowany zgodnie z planem na początku, tj. rozmieszczenie uczestników zorganizowano w kilku krajach (cztery pierwotnie, trzy ostatecznie). Od samego początku zaplanowano i uzgodniono, że organizowane będą staże w kilku krajach. Zgodnie z podręcznikiem finansowo-administracyjnym staże powinny trwać 20 dni w tym samym miejscu. Skarżący zaproponował 20 dni w różnych miejscach. W dniu 8 kwietnia 1998 r. otrzymał zgodę Komisji Europejskiej. Skarżący przyznaje, że na wniosek uczestników staże zostały skrócone i że jednego z nich nie można było zorganizować. To wyjaśnia, dlaczego nie wszystkie fundusze zostały wykorzystane.

Do Komisji nie przesłano żadnego sprawozdania dotyczącego studentów, ponieważ beneficjenci uznali, że ich praca zbiorowa była wystarczającym dowodem wykonanej pracy.

Ponadto nie podpisano żadnej umowy z każdym beneficjentem; ze względu na ich wysoki profil nieodpowiednie wydawało się zmuszanie ich do podpisywania standardowych umów.

Skarżący zgadza się na zwrot niewykorzystanej części dotacji (3 435 EUR), ale uważa, że zwrot wszystkich środków nie jest uzasadniony w świetle uzyskanych wyników.

Opóźnienie w rozpatrywaniu sprawy

W dniu 15 lipca 1999 r. skarżący przesłał Komisji sprawozdanie końcowe. W dniu 9 sierpnia 2000 r. otrzymał on pierwszy wniosek o dodatkowe dokumenty uzupełniające dotyczące tego sprawozdania. Dokumenty te zostały wysłane, ale najwyraźniej nigdy nie zostały otrzymane przez Komisję. W dniu 7 listopada 2003 r. skarżący otrzymał wyniki oceny finansowej projektu. Skarżący twierdzi, że ponad cztery lata po zakończeniu projektu trudno jest skontaktować się z byłymi beneficjentami i zażądać dokumentów potwierdzających. Składający petycję uważa, że Komisja nadużywa swoich uprawnień w związku z terminami rozpatrywania sprawy.

Podsumowując, skarżący twierdzi, że w świetle wyników uzyskanych w ramach projektu Komisja nie jest uprawniona do odzyskania pełnej kwoty, o którą się ubiega. Skarżący jest skłonny zwrócić Komisji niewykorzystaną część dotacji, tj. 3 435 EUR. Skarżący twierdzi również, że Komisja nadużyła władzy ze względu na opóźnienie w rozpatrywaniu sprawy.

WNIOSEK

Opinia Komisji

Opinię Komisji można podsumować następująco:

1. Historia akt

Projekt F/97/2/00015/PL/II.1.2.b/FPC został wybrany w pierwszej fazie programu Leonardo da Vinci w zaproszeniu do składania wniosków na rok 1997.

W dniu 14 listopada 1997 r. TAO poinformował skarżącego, że jego propozycja została wybrana. W dniu 12 grudnia 1997 r. skarżący zwrócił formularz zawierający informacje dotyczące umowy, w którym oświadczył, że podejmie 40 staży dla uczestników, z których każdy będzie trwał 2 tygodnie.

W dniu 18 lutego 1998 r. TAO przesłał skarżącemu faks, w którym stwierdził: „Il est impossible dans l'état de définir votre programme en terme quantitatif. 20 échanges d'une semaine ou 40 échanges de deux semaines ? - Strefa-X.pl - Recenzje Filmów i Gier, forum dyskusyjne Strefa X Nous vous rappelons que la durée minimale de tout échange est deux semaines”(3).

Przyszły wykonawca odpowiedział faksem z dnia 4 marca 1998 r. i pismem z dnia 9 marca 1998 r., informując, że w wizytach uczestniczyło 20 osób, a każda osoba brała udział w co najmniej dwóch stażach, co oznaczało, że ogółem było 40 przepływów. Wykonawca wskazał również, że jeżeli minimalny okres dwóch tygodni oznacza, że uczestnicy muszą pozostać w jednym miejscu przez co najmniej dwa tygodnie, będzie musiał wycofać swój projekt, ponieważ beneficjenci byli kierownikami ds. zasobów ludzkich wysokiego szczebla, a zatem nie mogli pozostawać poza pracą dłużej niż kilka dni. Wykonawca zinterpretował zasadę minimalnego okresu dwóch tygodni jako mającą zastosowanie do łącznej liczby kilku mniejszych wymian, co oznaczałoby łącznie dwa tygodnie, co zostało zaakceptowane przez TAO.

W dniu 11 marca 1998 r. TAO zwrócił się do wykonawcy o skorygowanie jego arkusza finansowego dotyczącego budżetu projektu oraz o wskazanie, że liczba przepływów wyniesie 20, a czas trwania 40 tygodni. W dniu 16 marca 1998 r. wykonawca dostarczył żądane dokumenty. W dniu 25 marca 1998 r. TAO zaakceptował formularz umowy.

Komisja wysłała do wykonawcy pismo z dnia 8 kwietnia 1998 r., w którym stwierdziła, że wykonawca wkrótce otrzyma umowę, która zostanie przez niego podpisana.

Umowa

W dniu 20 maja 1998 r. wykonawca zwrócił zamówienie obejmujące okres od dnia 8 grudnia 1997 r. do dnia 7 grudnia 1998 r. Maksymalny wkład Komisji wyniósł 38 099 EUR. Ponieważ umowa została wysłana wykonawcy z opóźnieniem, Komisja zaproponowała przedłużenie o cztery miesiące (do dnia 7 kwietnia 1999 r.) okresu zatrudnienia.

Płatności

W dniu 6 grudnia 1998 r. wypłacono pierwszą zaliczkę w wysokości 34 289 EUR.

Realizacja i ocena projektu

Pismem z dnia 5 marca 1999 r. wykonawca wniósł o przedłużenie okresu obowiązywania umowy do dnia 31 maja 1999 r. Komisja zaakceptowała wniosek i w dniu 22 marca 1999 r. poinformowała o tym wykonawcę. Zamiast otrzymać sprawozdanie końcowe miesiąc po zakończeniu okresu umownego, Komisja otrzymała je w dniu 22 września 1999 r.

Oceny merytoryczne i finansowe przeprowadzono na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu końcowym. W ocenie treści stwierdzono, że wykonawca nie przestrzegał zasady, zgodnie z którą każdy beneficjent powinien uczestniczyć w stażu trwającym co najmniej dwa tygodnie. Maksymalny czas trwania każdego stażu wynosił osiem dni zgodnie ze sprawozdaniem końcowym. Podmiot oceniający zawartość zaproponował całkowity zwrot zaliczek już wypłaconych z powodu nieprzestrzegania przepisów. Ponadto nie dostarczono żadnych umów między wykonawcą a beneficjentami ani sprawozdań ze studiów, co było sprzeczne z postanowieniami umowy. Pomimo wniosku złożonego w dniu 9 sierpnia 2000 r. Komisja nie otrzymała żadnych wyciągów bankowych potwierdzających przekazanie środków finansowych każdemu beneficjentowi.

Ocenę finansową przeprowadzono na podstawie sprawozdania finansowego zawartego w sprawozdaniu końcowym oraz propozycji oceny treści. W ocenie finansowej zaproponowano całkowity zwrot w wysokości 34 289 EUR, co odpowiadało pierwszej zaliczce alokacji. Oceny finansowe i merytoryczne zakończono w dniu 11 maja 2001 r. Przygotowano pismo informujące wykonawcę o odzyskaniu należności. Pismo to zostało wysłane do Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu (DG BUDG) wraz z notą debetową, która zostanie przesłana wykonawcy przez DG BUDG w lutym 2002 r. Pismem z dnia 7 listopada 2003 r. Komisja poinformowała wykonawcę o saldzie końcowym i odsetkach podlegających zwrotowi zgodnie z umową.

Oświadczenia skarżącego

Pismami z dnia 24 listopada 2003 r., 18 lutego 2004 r., 16 kwietnia 2004 r. i 22 czerwca 2004 r. wykonawca zakwestionował decyzję Komisji.

W dniach 30 stycznia 2004 r., 26 marca 2004 r., 26 maja 2004 r. i 16 sierpnia 2004 r. Komisja udzieliła skarżącemu odpowiedzi.

Komisja otrzymała od wykonawcy pismo z dnia 31 sierpnia 2004 r., w którym oświadczył on, że przedstawi swoją sprawę Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Pismem z dnia 6 października 2004 r. Komisja poinformowała wykonawcę, że nie dostarczył on żadnych dodatkowych informacji, które uzasadniałyby wstrzymanie windykacji. W związku z tym wystawiona zostanie nota debetowa dotycząca już wypłaconych zaliczek w wysokości 34 289 EUR i przesłana wykonawcy.

2. Uwagi Komisji dotyczące argumentów skarżącego

Komisja nie jest w stanie zmienić swojej decyzji o odzyskaniu wszystkich już wypłaconych zaliczek. Wykonawca wyraźnie wskazał, że zinterpretował zasadę minimalnego okresu dwóch tygodni jako mającą zastosowanie do całkowitego czasu trwania stażu dla każdego beneficjenta. Komisja zgodziła się, że staże będą odbywać się w kilku częściach, ale łączna liczba różnych staży każdego beneficjenta wyniesie co najmniej dwa tygodnie (10 dni roboczych). Jest to obowiązek i warunek wstępny określony w decyzji Rady i w umowie. Wykonawca wiedział o tym w piśmie z dnia 18 lutego 2004 r. Jego sprawozdanie końcowe wskazuje jednak, że łączna liczba staży każdego beneficjenta wyniosła maksymalnie osiem dni, przy czym niektóre z nich nie trwały nawet dłużej niż dwa lub trzy dni. Nie przedstawiono sprawozdań studentów ani umów między beneficjentami a wykonawcą w celu udowodnienia, że jest inaczej. Wymogi dotyczące złożenia umowy między każdym beneficjentem a wykonawcą oraz przedłożenia sprawozdania ze studiów są określone w umowie. Wykonawca nigdy nie zażądał żadnych informacji dotyczących swoich zobowiązań. Nigdy nie poinformował TAO ani Komisji, że może mieć problemy z tymi wymogami. Dokumenty przesłane przez skarżącego stanowiły porządki obrad seminariów i korespondencję z beneficjentami. Większość z tych dokumentów nie została podpisana. Wykonawca przedstawił również niepodpisany dokument słowny, w którym wyjaśniono zarządzanie środkami finansowymi i system rachunkowości organizacji zamawiającej.

Jeśli chodzi o opóźnienia, Komisja wyraża ubolewanie z powodu czasu, jaki upłynął między otrzymaniem sprawozdania końcowego a pismem z dnia 7 listopada 2003 r. skierowanym do skarżącego i przeprasza. Należy jednak zauważyć, że Komisja napotkała duże trudności w zarządzaniu programem Leonardo da Vinci w latach 1999-2000. Komisja musiała podjąć decyzję o nieprzedłużeniu umowy z TAO, która pomagała Komisji we wdrażaniu programu. Komisja musiała w bardzo krótkim czasie zarządzać tymi aktami wewnętrznie, podczas gdy oryginalne akta projektów zostały zapieczętowane przez belgijski organ sądowy (pieczęcie zostały ostatecznie zniesione pod koniec 1999 r.). W tych trudnych okolicznościach Komisja postanowiła przyznać pierwszeństwo ocenie i wypłacie starych projektów (1995, 1996) oraz projektów wybranych pod koniec 1999 r. Jednocześnie Komisja rozpoczęła drugą fazę programu Leonardo da Vinci. Należy również zauważyć, że w okresie od 2003 r. do dnia dzisiejszego projekt nie mógł zostać zamknięty z powodu skarg otrzymanych od wykonawcy.

Podsumowując, Komisja nie może być sprzeczna z zasadami określonymi w decyzji Rady 94/819/WE ustanawiającej program Leonardo da Vinci ani z zasadami określonymi w umowie. Decyzja Rady i umowa przewidują takie same wymogi dla wszystkich projektów i nie można czynić wyjątków, które stanowiłyby niekorzystną sytuację dla innych projektów. Ponieważ nie przedstawiono wyciągów bankowych ze środków wypłaconych beneficjentom, umów ani sprawozdań od beneficjentów, nie ma dowodów na to, że alokacja została wypłacona beneficjentom. Komisja podtrzymuje swoją decyzję o odzyskaniu wszystkich już wypłaconych zaliczek.

Uwagi skarżącego

Uwagi skarżącego można podsumować w następujący sposób:

Skarżący nigdy nie otrzymał pisma Komisji zawierającego propozycję oceniającego i wnioskującego o zwrot przydzielonych środków (4). Skarżący zauważa, że przesłane przez niego dokumenty nie zostały uwzględnione przez Komisję, ponieważ stwierdza ona, że nie otrzymała żadnego dowodu na przekazanie środków beneficjentom. Zauważa on również, że Komisja nigdy nie poinformowała go, że przesłane przez niego dokumenty były niewystarczające.

Skarżący wyjaśnia, że był otwarty wobec Komisji i uważał, że ostateczna kwota zostanie dostosowana do rzeczywistego czasu trwania stażu. Wyraził również przekonanie, że można uwzględnić jakość wyników osiągniętych w ramach tej współpracy i ich wpływ oraz zrekompensować niedobór dni stażu (w rzeczywistości przedstawione dokumenty oznaczają ponad dwa tygodnie pracy dla wszystkich partnerów). Co więcej, wykonana praca była wstępna.

Skarżący przyznaje, że nie przedstawił żadnych sprawozdań ze studiów, ponieważ pracy nie można było porównać z programem staży i ponieważ standardowe dokumenty nie mogły przekazać rzeczywistości pracy. Uważa on, że dokumenty dostarczone przez beneficjentów są bardziej namacalnym dowodem wykonanej pracy. Gdyby akta sprawy zostały rozpatrzone na czas i gdyby skarżący zrozumiał, że finansowanie projektu jest zagrożone, skarżący mógłby spełnić ten wymóg. Dokumenty, o które wnioskowano, mogły zostać sporządzone, ale obecnie trudno jest skontaktować się z beneficjentami i zwrócić się do nich o podjęcie prac w celu spełnienia wymogów. Komisja nigdy nie uznała, że opóźnienie w rozpatrywaniu sprawy miało negatywne konsekwencje dla skarżącego. Jest on zdania, że po obu stronach popełniono błędy i że należy znaleźć wynegocjowane rozwiązanie.

Zwrot kosztów Komisji stanowi duże obciążenie dla skarżącego, ponieważ wszystkie wydatki beneficjentów zostały pokryte, a także jest niesprawiedliwy, ponieważ osiągnięto rezultaty.

DECYZJA

1 Rzekomo nieprawidłowy nakaz odzyskania środków

1.1 Skarga jest składana przez Prezesa Uniwersytetu w Lille w jego imieniu. W ramach programu Leonardo da Vinci Uniwersytet otrzymał dotację (38 099 EUR) na sfinansowanie projektu o nazwie MOBILITE VAP. W dniu 20 maja 1998 r. podpisano umowę. W dniu 6 grudnia 1998 r. skarżący otrzymał pierwszą zaliczkę w wysokości 34 289 EUR. W dniu 31 maja 1999 r. projekt został zakończony, a w dniu 15 lipca 1999 r. skarżący przesłał Komisji sprawozdanie końcowe. W dniu 7 listopada 2003 r. Komisja poinformowała skarżącego, że po zbadaniu sprawozdania końcowego uniwersytet powinien zwrócić otrzymaną kwotę (34 289 EUR) powiększoną o odsetki (1 376,05 EUR).

Skarżący twierdzi, że w świetle wyników uzyskanych w ramach projektu Komisja nie jest uprawniona do odzyskania całej wnioskowanej kwoty. Skarżący jest skłonny zwrócić Komisji niewykorzystaną część dotacji, tj. 3 435 EUR.

1.2 Komisja stwierdza, że nie jest w stanie zmienić swojej decyzji o odzyskaniu wszystkich już wypłaconych zaliczek. Wykonawca wyraźnie wskazał, że zinterpretował zasadę minimalnego okresu dwóch tygodni jako mającą zastosowanie do całkowitego czasu trwania stażu dla każdego beneficjenta. Komisja zgodziła się, że staże będą odbywać się w kilku częściach, ale łączna liczba różnych staży każdego beneficjenta wyniesie co najmniej dwa tygodnie (10 dni roboczych). Jest to obowiązek i warunek wstępny określony w decyzji Rady i w umowie. Wykonawca wiedział o tym w piśmie z dnia 18 lutego 2004 r. Jego sprawozdanie końcowe wskazuje jednak, że łączna liczba staży każdego beneficjenta wyniosła maksymalnie osiem dni, przy czym niektóre z nich nie trwały nawet dłużej niż dwa lub trzy dni.

Nie przedstawiono sprawozdań studentów ani umów między beneficjentami a wykonawcą w celu udowodnienia, że jest inaczej. Wymogi dotyczące złożenia umowy między każdym beneficjentem a wykonawcą oraz przedłożenia sprawozdania ze studiów są określone w umowie. Wykonawca nigdy nie zażądał żadnych informacji dotyczących jego obowiązków w odniesieniu do umów między beneficjentami a wykonawcą lub sprawozdań ze studiów. Nigdy nie poinformował TAO ani Komisji, że może mieć problemy z tymi wymogami.

1.3 W swoich uwagach skarżący wyjaśnia, że jego zdaniem jakość wyników osiągniętych dzięki współpracy i ich wpływ mogłyby zrekompensować niedobór dni odbywania stażu.

1.4 Jeśli chodzi o staże, Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że zgodnie z pkt II.1.2 załącznika do decyzji Rady z dnia 6 grudnia 1994 r. ustanawiającej program działań w celu realizacji polityki Wspólnoty Europejskiej w zakresie kształcenia zawodowego (5) "wymiany takie trwają zwykle dwa tygodnie, a maksymalnie 12 tygodni". Zauważa on również, że zgodnie z pkt II.B.2 załącznika III do umowy "żadne staże nie mogą trwać krócej niż dwa tygodnie".

Rzecznik zauważa, że w pismach z dnia 18 lutego 1998 r. i 11 marca 1998 r. TAO zwróciła się do skarżącego o wyjaśnienia w sprawie umieszczenia w placówkach i zgodziła się, że umieszczenie w placówkach będzie miało miejsce w różnych miejscach.

Zauważa on ponadto, że w piśmie z dnia 18 lutego 2004 r. skarżący przyznał, że staże nie trwały 20 dni zgodnie z planem, ponieważ partnerzy wnioskowali o mniej i bardziej intensywnych dni roboczych oraz że jeden partner w ogóle nie brał udziału w projekcie. Zauważa on, że skarżący stwierdził w swojej skardze, że staże były krótsze na wniosek uczestników i że jednego z nich nie można było zorganizować. Rzecznik zauważa ponadto, że wydaje się, iż skarżący nie zakwestionował informacji przedstawionych w opinii Komisji, zgodnie z którą według sprawozdania końcowego skarżącego staże beneficjentów trwały najwyżej osiem dni, a niektóre z nich nie trwały nawet dłużej niż dwa lub trzy dni.

1.5 Rzecznik zauważa, że zgodnie z art. 7 ust. 2 umowy skarżący powinien był poinformować TAO o każdej zasadniczej zmianie w organizacji i realizacji staży. Z analizy akt sprawy Rzecznik Praw Obywatelskich wnioskuje, że skarżący nie dostarczył takich informacji.

Składający petycję zauważa ponadto, że zgodnie z art. II.B.2 załącznika III do umowy, jeżeli staż trwa krócej niż dwa tygodnie, TAO może zwrócić się o zwrot części lub całości przyznanych środków. Zostało to powtórzone w art. II.D.2 i II.D.6. tego samego załącznika.

1.6 Jeśli chodzi o umowy między skarżącym a beneficjentami, Rzecznik zauważa, że zgodnie z art. 2.3 i 2.4 umowy wykonawca powinien sporządzać indywidualne umowy z każdym partnerem i beneficjentem programu. Rzecznik zauważa ponadto, że w piśmie z dnia 16 kwietnia 2004 r. skarżący przyznaje, że nie podpisano żadnych indywidualnych umów.

1.7 Jeśli chodzi o sprawozdania studentów, Rzecznik zauważa, że zgodnie z art. 6 ust. 4 umowy sprawozdania studentów są dostarczane przez wykonawcę wraz ze sprawozdaniem końcowym. Rzecznik zauważa ponadto, że w piśmie z dnia 18 lutego 2004 r. skarżący przyznał, że nie dostarczono sprawozdań ze studiów. Argumenty skarżącego zawarte w jego uwagach dotyczących opóźnienia w rozpatrywaniu sprawy przez Komisję w odniesieniu do tej kwestii omówiono w części 2 niniejszej decyzji poniżej.

1.8 Na podstawie dostępnych dowodów Rzecznik uważa, że postanowienia umowne, na które powołuje się Komisja, zostały wyraźnie określone w umowie, i stwierdza, że dokonana przez Komisję ocena wyników skarżącego i jej wniosek, że jest on uprawniony do odzyskania żądanej kwoty, wydają się rozsądne. W związku z tym Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania przez Komisję w odniesieniu do tego aspektu skargi.

2 Domniemane nadużycie władzy i niesprawiedliwość

2.1 Skarżący twierdzi również, że doszło do nadużycia władzy z powodu opóźnienia w rozpatrywaniu sprawy przez Komisję.

2.2 Komisja wyraża ubolewanie z powodu czasu, jaki upłynął między otrzymaniem sprawozdania końcowego a pismem z dnia 7 listopada 2003 r. skierowanym do skarżącego i przeprasza za opóźnienie. Komisja wyjaśnia, że w latach 1999–2000 napotkała poważne trudności w zarządzaniu programem Leonardo da Vinci. Komisja musiała podjąć decyzję o nieprzedłużeniu umowy z TAO, która pomagała Komisji we wdrażaniu programu. Komisja musiała w bardzo krótkim czasie zarządzać tymi aktami wewnętrznie, podczas gdy oryginalne akta projektów zostały zapieczętowane przez belgijski organ sądowy (pieczęcie zostały zniesione pod koniec 1999 r.). W tych trudnych okolicznościach Komisja postanowiła przyznać pierwszeństwo ocenie i wypłacie starych projektów (1995, 1996) oraz projektów wybranych pod koniec 1999 r. Należy również zauważyć, że w okresie od 2003 r. do dnia dzisiejszego projekt nie mógł zostać zamknięty z powodu skarg otrzymanych od wykonawcy.

2.3 Skarżący twierdzi w swoich uwagach, że gdyby Komisja rozpatrzyła sprawę na czas, mógłby spełnić wymóg przedstawienia sprawozdań ze studiów, ale obecnie trudno jest skontaktować się z beneficjentami i zażądać od nich podjęcia pracy w celu spełnienia wymogów. Skarżący twierdzi również, że zwrot kosztów Komisji stanowi duże obciążenie, ponieważ wszystkie wydatki beneficjentów zostały pokryte, a także jest niesprawiedliwy, ponieważ osiągnięto rezultaty.

2.4 Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina, że zgodnie z art. 7 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego, który odnosi się do nadużycia władzy, "uprawnienia są wykonywane wyłącznie do celów, do których zostały przyznane na mocy odpowiednich przepisów. Urzędnik unika w szczególności korzystania z tych uprawnień do celów, które nie mają podstawy prawnej lub nie są uzasadnione żadnym interesem publicznym”. Przypomina również, że art. 11 kodeksu wymaga również, aby administracja działała sprawiedliwie.

2.5 Rzecznik zauważa, że w swojej opinii Komisja przeprosiła za okres między otrzymaniem sprawozdania końcowego skarżącego (22 września 1999 r.(6)) a jego pismem z dnia 7 listopada 2003 r. skierowanym do skarżącego i wyjaśniła trudności, jakich doświadczyła w zarządzaniu programem Leonardo da Vinci.

2.6 Rzecznik dokładnie przeanalizował pismo, które zdaniem Komisji miało na celu poinformowanie skarżącego w lutym 2002 r. o odzyskaniu pomocy. Pismo to zostało załączone do opinii Komisji skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich. Zdaniem Komisji pismo to zostało wysłane do Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu wraz z notą debetową, która miała zostać przesłana skarżącemu w lutym 2002 r. Rzecznik zauważa, że przedmiotowe pismo jest podpisane, ale nie ma daty ani numeru referencyjnego. Rzecznik zauważa, że opinia Komisji nie zawiera żadnych informacji na temat tego, co stało się z pismem po jego wysłaniu do DG ds. Budżetu. Rzecznik uważa, że jak wyraźnie stwierdza skarżący w swoich uwagach, że nigdy nie otrzymał pisma, wydaje się prawdopodobne, że w rzeczywistości nigdy nie zostało ono wysłane przez Komisję.

2.7 Rzecznik jest zdania, że ponad czteroletnie opóźnienie między sprawozdaniem końcowym a przesłaniem skarżącemu informacji o odzyskaniu pieniędzy jest godne ubolewania i z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Komisja przeprosiła skarżącego w tym względzie. Rzecznik uważa jednak, że nawet jeśli skarżący ma rację, twierdząc, że sprawozdania ze studiów mogłyby zostać sporządzone, gdyby Komisja nie wystąpiła z opóźnieniem, nie umożliwiłoby to skarżącemu wykazania kwalifikowalności przedmiotowych wydatków, biorąc pod uwagę, że skarżący nie zakwestionował zbyt krótkiego stażu. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa również, że zgodnie z art. 7.5 umowy wykonawca podejmuje wszelkie niezbędne działania w celu umożliwienia kontroli ze strony Komisji i Trybunału Obrachunkowego oraz że dokumenty potwierdzające przechowuje się przez pięć lat po dokonaniu ostatniej płatności i po zamknięciu projektu.

2.8 W tych okolicznościach Rzecznik nie uważa, aby opóźnienie w rozpatrzeniu sprawy przez Komisję czyniło wystawienie nakazu odzyskania środków niesprawiedliwym. Rzecznik nie uważa również, że istnieją dowody na nadużycie władzy przez Komisję. Rzecznik uważa zatem, że nie ma przypadku niewłaściwego administrowania w odniesieniu do zarzutów skarżącego dotyczących nadużycia władzy i niesprawiedliwości.

2.9 W świetle powyższych ustaleń Rzecznik uważa, że nie byłoby właściwe opóźnianie jego decyzji w sprawie niniejszej skargi w celu dalszego zbadania ewentualnego braku wysłania przez Komisję podpisanego listu do skarżącego w lutym 2002 r. Rzecznik zwraca uwagę, że skarżący może zwrócić się bezpośrednio do Komisji o wyjaśnienia w tej sprawie, jeżeli uzna to za przydatne, i w razie potrzeby złożyć kolejną skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do zarzutów skarżącego. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) W dniu 6 grudnia 1994 r. Rada Ministrów Unii Europejskiej przyjęła program Leonardo da Vinci w celu wdrożenia wspólnotowej polityki kształcenia zawodowego. Głównym celem tego programu, przyjętego na okres pięciu lat (1995-1999), było wspieranie rozwoju polityki i innowacyjnych działań w państwach członkowskich poprzez promowanie projektów w kontekście partnerstw transnarodowych, w które zaangażowane są różne organizacje zainteresowane szkoleniem.

(2) Programem Leonardo da Vinci zarządzała Komisja (DG ds. Edukacji, Szkolenia i Młodzieży). Ponieważ umowne działania następcze w odniesieniu do większości projektów musiały być zarządzane na poziomie scentralizowanym, polityka Komisji polegała na outsourcingu niektórych funkcji pomocy technicznej. W wyniku zaproszenia do składania ofert Komisja wybrała prywatne przedsiębiorstwo do pełnienia funkcji Biura Pomocy Technicznej (TAO). Na początku 1999 r. Komisja podjęła decyzję o nieprzedłużeniu umowy z powodu niezadowalającego zarządzania, organizacji i kontroli w ramach TAO.

(3) "W obecnym stanie niemożliwe jest zdefiniowanie projektu w kategoriach ilościowych. Czy organizujesz 20 jednotygodniowych lub 40 dwutygodniowych wymian? Przypominamy, że minimalny czas trwania każdej wymiany wynosi dwa tygodnie.”

(4) Rzecznik rozumie, że skarżący odnosi się do pisma informującego skarżącego o odzyskaniu pomocy, które, jak twierdzi Komisja, „zostało wysłane do Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu wraz z notą debetową, która miała zostać wysłana w lutym 2002 r.”.

(5) Dz.U. L 340 z 29.12.1994.

(6) Rzecznik zauważa, że skarżący oświadczył, iż w dniu 15 lipca 1999 r. przesłał Komisji sprawozdanie końcowe.